ILIAS Kurs anlegen Via Kernsystem Lehre (KSL) oder Online-Formular

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1 ! ILIAS Kurs anlegen Via Kernsystem Lehre (KSL) oder Online-Formular Stand: 0. Juli 06! Supportstelle für ICT-gestützte, innovative Lehre Hochschulstrasse 6 0 Bern info@ilub.unibe.ch Diese Anleitung zur Lernplattform ILIAS ist folgender Creative Commons-Lizenz (V..5) unterstellt: This work is licensedunder a Creative Commons License: - by: Namensnennung - nc: Nicht-Kommerziell - sa: Weitergabe unter gleichen Bedingungen

2 Inhalt Sie können eine Veranstaltung mit der Lernplattform ILIAS ( begleiten und didaktisch anreichern. Wenn eine Veranstaltung im Kernsystem Lehre (KSL) erfasst wird, kann der ILIAS-Kurs direkt über KSL eröffnet werden. Ist die Veranstaltung nicht im Veranstaltungsverzeichnis ausgeschrieben, kann über ein Web-Formular ein ILIAS-Kurs bestellt werden. Diese Anleitung informiert darüber, wie Sie ILIAS-Kurse erstellen und Anmeldungen zur Veranstaltung bzw. direkte Beitritte zu ILIAS verwalten.. Quicksteps. ILIAS-Kurs anlegen mit KSL a) Option : An-/Abmeldungen werden in KSL verwaltet und nach ILIAS übertragen b) Option : Anmeldung nicht in KSL, Studierende müssen selbständig in ILIAS beitreten c) Wichtiges für beide Optionen. ILIAS-Kurs anlegen ohne KSL 4. Kurskopie erstellen 5. Kurs löschen 6. Häufige Fragen zu KSL und ILIAS Entnehmen Sie aktuelle Informationen der folgenden Webseite:

3 . Quicksteps Ihnen stehen zwei Varianten zur Verfügung, wie Sie an der Universität Bern einen ILIAS- Kurs anlegen können: ILIAS-Kurs mit KSL ILIAS-Kurs ohne KSL ILIAS-Kurs mit KSL erstellen Voraussetzung: Erfassung der Veranstaltung in KSL ( ILIAS-Kurs ohne KSL erstellen Option : An-/Abmeldungen werden in KSL verwaltet und automatisiert nach ILIAS übertragen Option : Anmeldung nicht in KSL, Studierende müssen bzw. können selbständig in ILIAS beitreten Voraussetzung: Die Veranstaltung wird nicht in KSL geführt ILIAS Kursantrag ohne KSL Sie werden per über die Eröffnung benachrichtigt ILIAS Kurs kann eingesetzt werden Voraussetzung: Veranstaltung hat in KSL den Status «Angekündigt» Automatisierte Eröffnung des ILIAS- Kurses über Nacht Sie werden per über die Eröffnung benachrichtigt ILIAS Kurs kann eingesetzt werden

4 . ILIAS-Kurs anlegen mit KSL Wenn Sie in KSL unter «Beschreibung» eine Veranstaltung erfassen, entscheiden Sie, wie Sie ILIAS einsetzen möchten. Am Ende der Beschreibung im Bereich «Links» stehen Ihnen dazu drei Optionen zur Verfügung. Sie entscheiden sich, ILIAS nicht einzusetzen. Sie legen einen ILIAS-Kurs an. Die angemeldeten Studierenden und die Administrierenden, Dozierenden und Lehrveranstaltungsverantwortliche werden automatisiert (über Nacht) aus KSL nach ILIAS übertragen. Studierende können dem Kurs nicht selbständig in ILIAS beitreten, die An-/Abmeldungen werden direkt von KSL gesteuert. ( nachfolgend Option genannt.) Sie legen einen ILIAS-Kurs an und wünschen, dass die Studierenden Ihrem Kurs selbständig in ILIAS beitreten. Bei den Einstellungen in ILIAS ist vorzugsweise «Beitritt mit Kurspasswort» einzustellen. In KSL kann jetzt die An- /Abmeldung nicht verwaltet werden. ( nachfolgend Option genannt.) HINWEIS: Möchten Sie für mehrere KSL- Veranstaltungen nur einen ILIAS-Kurs, so lassen sich mehrere Laufnummern zusammenfassen. Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Option.

5 Damit der ILIAS-Kurs eröffnet werden kann, müssen Sie die Veranstaltung in KSL soweit eröffnen und erfassen, bis sie den Status «Angekündigt» erreicht hat. ( Anleitung für die Benutzung von KSL: Nun wird in der folgenden Nacht automatisiert ein Kurs in ILIAS angelegt. KSL-Stammnummer, Semester, Laufnummer und Titel der Veranstaltung werden aus KSL übernommen (z.b HS06-0: Testkurs XYZ) Sämtliche unter «Dozierende» erfassten Dozierende, Administrierende sowie Verantwortliche werden in ILIAS als Administrationspersonen eingeschrieben. HINWEIS: Personen die sich noch nie in ILIAS eingeloggt haben, werden erst nach einem erstmaligen Login in ILIAS in der darauffolgenden Nacht in den Kurs eingeschrieben. Die Administrationspersonen erhalten untenstehende Guten Tag Sie wurden als Administrationsperson in folgenden ILIAS- Kurs aufgenommen: FS05-0: Testkurs XYZ Diese Veranstaltung ist in ILIAS unter folgendem Link auffindbar: Freundliche Grüsse Ihr ilub-team +4 (0) ilias@ilub.unibe.ch Beachten Sie die folgenden Hinweise und Unterlagen: ) Hinweise für Kursadministrationspersonen: Anleitungen ILIAS: - Einsatzszenarien für ILIAS: ) Bitte setzen Sie das ILIAS-Werkzeug Test ausschliesslich für Übungen oder Prüfungsvorbereitungen ein. Für rechtlich verbindliche Leistungskontrollen fehlen vorläufig die universitären Richtlinien. ) Sollten Sie noch nie im ILIAS der Universität Bern gewesen sein, loggen Sie sich jetzt unter mit Ihrem Campus-Account ein. Sie werden diesen Kurs am darauffolgenden Tag auf Ihrem Persönlichen Schreibtisch in ILIAS vorfinden.

6 a) Option : An-/Abmeldungen werden in KSL verwaltet und nach ILIAS übertragen Wenn Sie sich für die Option entscheiden und die Teilnehmendenverwaltung direkt von KSL übernehmen möchten, dann müssen Sie für Ihre Veranstaltung in KSL die Priorisierungsregeln festlegen () und zwingend die maximale Teilnehmendenzahl () sowie eine An- und Abmeldefrist () festlegen. Wenn Sie im Menüpunkt «Studium» und dann unter «Priorisierungsregeln für Lehrveranstaltung» keine Auswahl treffen, wird die Zahl der maximal zugelassenen Studierenden nach dem Prinzip «First come first served» festgelegt. Sie können das unter «Neue Priorisierungsregel» ändern. HINWEIS: Anleitung für die Benutzung von KSL:

7 Die maximale Teilnehmendenzahl legen Sie im Menüpunkt «Termine» fest. Die An- und Abmeldefrist legen Sie unter «Anmeldefristen» fest. Während des Zeitraums der An- und Abmeldefrist werden Studierende jeweils in der darauffolgenden Nacht in Ihren ILIAS-Kurs eingeschrieben. Bei Abmeldungen durch Studierende oder Dozierende in KSL werden die Studierenden in der darauffolgenden Nacht auch aus ILIAS ausgetragen. HINWEIS: Während des Zeitraums der An- und Abmeldefrist können mehr Studierende in Ihrem ILIAS- Kurs eingeschrieben sein, als Sie in KSL unter «Kapazität» festgelegt haben (siehe oben). à Erst nach Ende der An-/Abmeldefrist erfolgt die definitive Zuteilung durch KSL. Die Studierenden werden aufgrund der festgelegten Priorisierungsregel zugeteilt. Studierende mit Status «Angemeldet» bleiben in ILIAS, alle anderen werden nach der definitiven Zuteilung in der darauffolgenden Nacht aus ILIAS ausgetragen.

8 Studierendenverwaltung unter Option Die Studierendenverwaltung unter Option ist nur noch über KSL möglich. Studierende, die Sie nachträglich hinzufügen möchten und solche, die Sie abmelden oder löschen möchten, müssen Sie in KSL verwalten (Ausnahme Hörer/innen). Unter «Anmeldungen» sehen Sie im Bereich «Anmelde-/Teilnahmeliste» den neuesten Stand. Grundsätzlich haben Sie 4 Möglichkeiten der Studierendenverwaltung. Sie können neue Studierende Ihrem Kurs hinzufügen. Falls Sie mehr als eine Veranstaltung durchführen, können Sie Studierende von einem Kurs in einen anderen verschieben. 4 Sie können Studierende von der Warteliste in Ihren Kurs aufnehmen, sofern die An- oder Abmeldefrist abgelaufen und die definitive Zuteilung bereits erfolgt ist. 4 Sie können Studierende abmelden bzw. löschen. WICHTIG: Falls Sie Änderungen vornehmen, werden diese erst in der darauffolgenden Nacht in ILIAS angepasst. SPEZIALFALL: Hörer/innen müssen Sie in jedem Fall manuell in den ILIAS-Kurs aufnehmen, da diese keinen Zugriff auf KSL haben.

9 b) Option : Anmeldung nicht in KSL, Studierende müssen selbständig in ILIAS beitreten Wenn Sie sich für die Option entscheiden, ist die Anmeldung zur Veranstaltung über KSL nicht möglich. Das Verfahren, wie Ihre Studierende Ihrem Kurs beitreten können, ist in ILIAS festzulegen. Eine Anleitung dazu finden Sie unter: ilias.unibe.ch» Support» ILIAS Anleitungen» Kurseinstellungen Entscheidend sind die Einstellungen der «Verfügbarkeit» (Vergessen Sie nicht Ihren Kurs bei Semesterbeginn «Online» zu schalten.)... und des «Kursbeitrittes». (Wir empfehlen Ihnen u.a. wegen Urheberrechtsfragen den «Beitritt mit Kurspasswort.) Die Studierendenverwaltung unter Option erfolgt in ILIAS im Register «Mitglieder». Eine Anleitung dazu finden Sie unter: ilias.unibe.ch» Support» ILIAS Anleitungen» Kursmitglieder verwalten

10 c) Wichtiges für beide Optionen Unabhängig davon, ob Sie Option oder nutzen, dürfen Sie () nicht vergessen, Ihren ILIAS-Kurs «Online» zu schalten und () die Studierenden darüberzu informieren, wie der Beitritt zu Ihrem ILIAS-Kurs geregelt ist (über KSL oder ILIAS). Setzen Sie spätestens vor Semesterstart Ihren ILIAS-Kurs «Online». Nur so erhalten Studierende Zugriff auf Ihre Materialien und ILIAS-Objekte. HINWEIS: Sie können den «Zugriff» in ILIAS zeitlich begrenzen und Wochen vor Semesterbeginn «Online» stellen. Diese Kombination bedeutet, dass Studierende erst ab diesem Datum Zugriff auf Ihren Kurs erhalten. Sie müssen dann nicht mehr daran denken, Ihren Kurs vor Semesterbeginn «Online» zu schalten. Informieren Sie Ihre Studierenden, wie diese Ihrem ILIAS-Kurs beitreten können. a) Option : An-/Abmeldungen werden in KSL verwaltet und automatisiert nach ILIAS übertragen. Die Studierenden nehmen Ihren Kurs in KSL in die Planungssicht auf und melden sich in KSL (innerhalb der gesetzten An- /Abmeldefrist) für die Veranstaltung an. Am darauffolgenden Tag haben die Studierenden den ILIAS-Kurs auf dem «Persönlichen Schreibtisch» in ILIAS. b) Option : Anmeldung nicht in KSL, Studierende müssen selbständig in ILIAS beitreten. Die Studierenden klicken in der KSL-Veranstaltungsausschreibung auf den ILIAS-Link und treten dem ILIAS-Kurs entsprechend Ihren Einstellungen selbstständig in ILIAS bei. Wenn Sie den Titel Ihres ILIAS-Kurses ändern wollen, müssen Sie die Änderungen in KSL vornehmen. Alle anderen ILIAS-Kurseinstellungen bleibenunverändert.

11 . ILIAS-Kurs anlegen ohne KSL Wenn Ihre Veranstaltung nicht in KSL erfasst ist, können Sie einen ILIAS-Kurs wie folgtbeantragen. Suchen Sie die folgende ilub-webseite auf: Klicken Sie nun auf «ILIAS Kursantrags-Formular».

12 Füllen Sie das Formular aus. Bedingung ist, dass die Veranstaltung nicht in KSL erfasst ist. Beachten Sie die Hinweise. 4 Beachten Sie, dass Kurse über diesen Kursantrag in ILIAS im Bereich «Weitere Institutionen; Weiterbildungen und Studiengänge» angelegt werden Wichtig ist deshalb, dass Sie einen für die zukünftigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern Ihres Kurses klar verständlichen und leicht auffindbaren Titel Ihrer Veranstaltung festlegen. Falls noch keine passende Kategorie unter «Weitere Institutionen; Weiterbildungen und Studiengänge» vorhanden ist, geben Sie hier bitte einen passenden Namen für eine neue Kategorie an. 5 6

13 4. Kurskopie (Inhalte übernehmen) Sie möchten aus einem früheren Kurs alle oder bestimmte Materialien übernehmen. Unabhängig davon, wie Ihr ILIAS-Kurs erstellt wurde, können Sie diese Inhalte nachträglich in den neuen leeren ILIAS-Kurs hinzufügen. Klicken Sie im neuen Kurs auf das Menü «Verwalten». Klicken Sie auf den Button «Inhalte übernehmen». Navigieren Sie zu Ihrem früheren Kurs. Wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf «Weiter». 4 Ihnen werden nun alle Materialien dieses Kurses aufgelistet. Wählen Sie für jedes Kursobjekt, ob Sie es «kopieren», «verknüpfen» oder «auslassen» möchten Klicken Sie nun auf den Button «Kurs kopieren».

14 5. Kurs löschen Um Ihren Kurs in ILIAS zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: Gehen Sie in ILIAS ( und klicken Sie auf den ILIAS-Kurs, den Sie löschen möchten. Sie befinden sich nun innerhalb Ihres ILIAS-Kurses. Klicken Sie im Breadcrumb auf die vorgelagerte Kategorie, so dass Sie sich direkt ausserhalb des Kurses befinden. Nun können Sie rechts auf das Aktionen-Menü (blauer Kasten mit weissem Dreieck) klicken und «Löschen» anwählen. Bestätigen Sie, dass Sie den Kurs wirklich löschen wollen. Wenn IhrKurs mit KSL erstellt wurde, befolgensie zusätzlich folgenden Schritt: 4 Gehen Sie ins KSL ( und stellen Sie in der gewünschten Veranstaltungsausschreibung unter «Beschreibung» den «Link zu ILIAS» wie folgt ein: «Keinen ILIAS-Kurs anlegen». Wenn Sie das nicht tun, wird über Nacht wieder ein ILIAS-Kurs angelegt. 4

15 6. Häufige Fragen zu KSL und ILIAS Häufigste Fragen, wenn der ILIAS-Kurs über KSL eröffnet wurde. (/) Frage Antwort Ich will den Titel der Veranstaltung in ILIAS ändern. Geht das? Nein. KSL liefert beim Erstellen des ILIAS-Kurses den Titel. Werden Änderungen in ILIAS vorgenommen, werden diese nächtlich wieder überschrieben. (Ausnahme: Kurztitel) Was bewirkt der Kurztitel in KSL? Wird in KSL ein Kurztitel eingetragen, wird dieser von ILIAS übernommen. Ist kein Kurztitel vorhanden, wird der normale Titel von KSL für den ILIAS-Kurs verwendet. Ist das Beschreibungsfeld in ILIAS dasselbe wie in KSL? Wer ist Kontaktperson für die Studierenden? Ich will eine Studentin aus dem Kurs entfernen. Kann ich sie einfach in ILIAS löschen? Nein. Das Beschreibungsfeld von KSL erlaubt lange Texte, diese werden daher nicht in das ILIAS-Beschreibungsfeld übernommen. Die ILIAS Beschreibung kann zum Beispiel dafür verwendet werden, die Kurse mit unterschiedlichen Gruppen (a, b, c) zu kennzeichnen. Sie können im ILIAS-Kurs im Register «Mitglieder» eine Administrationsperson als «Kursbetreuung» markieren. Dann wird mind. ihr Vorname, Name auf dem Info-Register des ILIAS-Kurses angezeigt. Zusätzlich gibt es einen Link, damit man die Person direkt per kontaktieren kann. Bei Option (Anmeldung über KSL): Nein. Die Anmeldungen werden werden von KSL an ILIAS übertragen. Werden mitglieder in ILIAS gelöscht und sind sie in KSL noch vorhanden, werden sie über Nacht wieder in den ILIAS-Kurs eingetragen. Um eine Studentin von der Veranstaltung abzumelden, muss sie in KSL gelöscht werden. Bei Option (keine Anmeldung über KSL): Ja. Ich will eine Studentin als Tutorin/Administratorin hochstufen, damit sie meinen Kurs administriert. Geht das? Kann ich die Anmeldung in KSL und in ILIAS die Selbstregistrierung nutzen? Ja. Gehen Sie ins Register «Mitglieder», klicken Sie rechts neben der Studentin auf «Bearbeiten» und wählen Sie die Rolle «Tutor» oder «Administrator» aus. Nein, beides zusammen geht nicht. Die Option (Anmeldung über KSL) schliesst die Anmeldung im ILIAS-Kurs aus (die Einstellungen für die Selbstregistrierung sind daher in dieser Situation nicht veränderbar).

16 Häufigste Fragen, wenn der ILIAS-Kurs über KSL eröffnet wurde. (/) Frage Ich habe Kurse mit mehreren Laufnummern, möchte aber nur einen ILIAS-Kurs. Geht das? Was sehen Personen, wenn ein Kurs noch offline ist? Ich habe fälschlicherweise die Option gewählt, ab wann ist der Wechsel zu Option aktiv? Obwohl in KSL hinzugefügt, erscheint der Dozent nicht als Administrator im ILIAS-Kurs. Weshalb? Antwort Ja. In KSL kann eingestellt werden, dass für mehrere Laufnummern nur ein ILIAS-Kurs generiert werden soll. Dabei werden alle Anmeldungen aus den anderen Laufnummern, dem Kurs mit der tiefsten Laufnummer zugeteilt (im Normalfall Laufnummer 0). Sie sehen die Meldung: Dieser ILIAS-Kurs ist aktuell nicht online. Versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal oder wenden Sie sich bei Semesterbeginn an die Verantwortlichen der Veranstaltung. Bei einem Optionen-Wechsel in KSL muss eine Nacht gewartet werden. Die Änderungen werden erst über Nacht in ILIAS übernommen. In ILIAS sind nicht automatisch alle Unibe-Mitarbeitenden erfasst. Der Dozent hat sich möglicherweise noch nie in ILIAS eingeloggt. Daher kann ILIAS keine Zuordnung zum Kurs machen. Der Dozent muss sich ein erstes Mal selber in ILIAS einloggen. Nach dem Login muss er über Nacht warten, bis die Daten von KSL geliefert werden und sein neuer Benutzeraccount dem Kurs zugeordnet werden kann. Am darauffolgenden Tag nach seinem ersten Login hat er dann aber Zugriff auf den ILIAS-Kurs.