Dossier: Powerpoint elektronische Weihnachtseinladungen selbst erstellen

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1 Dossier: Powerpoint elektronische Weihnachtseinladungen selbst erstellen Wie Sie elektronische Weihnachtseinladungen selbst erstellen Sie organisieren die Weihnachtsfeier Ihres Unternehmens und wollen die Kollegen einladen. Die üblichen Standardmails sind Ihnen aber zu langweilig? Mit PowerPoint erstellen Sie Ihre eigenen animierten Einladungen. Da PowerPoint ja eigentlich ein Werkzeug für die Präsentation von eher nüchternen Fakten ist, ist Weihnachten als Thema für Illustrationen oder Hintergründe nicht besonders ausgeprägt. Gehen Sie also zunächst auf die Suche nach weiterem Bildmaterial. In PowerPoint 2003 gehen Sie etwa so vor: * Öffnen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Grafik und anschließend ClipArt. * Am rechten Rand erscheint nun der Aufgabenbereich. Gehen Sie in die obere Zeile unter Suchen nach nun beispielsweise Weihnachten oder Weihnachtsmann ein. * Aus dem Listenfeld Suchen in markieren Sie zusätzlich den Eintrag Websammlungen. * Klicken Sie nun auf OK ( Abb. 1) Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/ Wenn Sie nun über eine bestehende Verbindung mit dem Internet verfügen, startet PowerPoint nun die Abfrage eines von Microsoft betriebenen Servers nach Bildmaterial. Durchstöbern Sie in Ruhe die angebotenen Bilder. Gefällt Ihnen eine Grafik besonders, machen Sie sie am besten auch Offline verfügbar. So können Sie jederzeit erneut darauf zugreifen: * Dazu klicken Sie auf den kleinen Pfeil, der sichtbar wird, wenn Sie auf das Bild zeigen. Wählen Sie nun Offline verfügbar machen. 1

2 * Im nachfolgenden Dialog müssen Sie einen Ordner auswählen, in den Sie die Grafik speichern wollen. Legen Sie am besten mit einem Klick auf Neu einen weiteren Ordner an, in dem alle Dateien für das Projekt landen ( Abb. 2). * Tragen Sie in dem neuen Dialog eine Bezeichnung ein und verlassen Sie ihn. Sie kehren zur Auswahl des Ordners zurück, wo Sie Ihren Neuen Ordner markieren und mit einem Klick auf OK die Eingabe verlassen. * Die Grafik wird nun der Sammlung hinzugefügt. Suchen Sie sich nun einfach weitere Grafiken zusammen, die zum Thema Weihnachten passen. Denken Sie aber auch bei diesen Grafiken daran, sie anschließend zur Offline-Verwendung verfügbar zu machen. Fordern Sie Ihre Kreativität heraus Leider bietet PowerPoint keine Präsentationsvorlage, die unmittelbar mit dem Weihnachtsfest zu tun hat. Hier ist also Ihre Kreativität gefragt: * Suchen Sie sich aus den zur Verfügung stehenden Vorlagen zunächst eine aus, die mit gedeckten Farbtönen, vorzugsweise Grün, arbeitet. * Über Datei und Neu legen Sie zunächst eine neue Präsentation an. * Führen Sie nun den Befehl Foliendesign aus dem Menü Format aus. * Aus der Aufgabenliste am rechten Rand markieren Sie das Design, das Sie als Basis für Ihre Einladung nutzen wollen. Platzieren Sie nun die erste Grafik für Ihre Einladung. Dazu wählen Sie eine Folie aus und wählen aus dem Menü Einfügen den Befehl Grafik und anschließend ClipArt: * Am rechten Rand wird nun wieder der Aufgabenbereich sichtbar. * Navigieren Sie zu Ihrer Grafik und klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben der Abbildung. * Im Kontextmenü markieren Sie nun den Eintrag Einfügen Die Grafik wird nun auf die Folie übertragen. Durch Klicken und Ziehen platzieren Sie diese nun auf der Folie an ihre Position. 2

3 Bringen Sie Schwung hinein Damit die Einladung auch überzeugen, sollten die Folien animiert werden und die eigentliche Botschaft, wie der Veranstaltungsort und die Zeit in einzelnen Phasen erscheinen. Fügen Sie also weitere Folien über Einfügen/Neue Folie hinzu oder mit STRG+M. Haben Sie alles Wissenswerte rund um die Feier auf einzelnen Folien platziert, geht es an die Animation: Bei einer Einladung dürfen Sie von der üblichen Herangehensweise pro Präsentation immer nur eine bestimmte Form des Folienübergangs einzusetzen gern einmal abweichen. Rufen Sie sich also die Foliensortierung auf und führen Sie aus dem Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Folienübergang aus. Markieren Sie anschließend eine oder mehrere Folien und entscheiden Sie sich dann für einen Übergangseffekt aus dem Aufgabenbereich am rechten Rand des Bildschirms. Im nächsten Schritt animieren Sie nun einzelne Texte und Elemente auf den Folien mit den Funktionen aus dem Menü Bildschirmpräsentation selbst: * Wechseln Sie auf eine Folie Ihrer Wahl und markieren Sie den Eintrag Benutzerdefinierte Animation, den Sie unter Bildschirmpräsentation finden. * Markieren Sie mit einem Mausklick ein Element auf der Folie. * Im rechten Aufgabenbereich klicken Sie auf den Schalter Effekt hinzufügen ( Abb. 3). * Aus dem Untermenü entscheiden Sie sich etwa für Eingang, wenn die Animation beim Einblenden der Folie stattfinden soll. * Entscheiden Sie sich dann für einen der angebotenen Effekte. * Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für weitere Elemente der Folie. Übrigens: Über den mittleren Bereich in der Aufgabenliste haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der Animation zu verändern. Dazu markieren Sie ein Element und verschieben es über die Pfeiltasten am unteren Rand des Aufgabenbereichs. Verschaffen Sie allen Zugang Animieren Sie nun die Folienübergänge und einzelnen Elemente auf den Folien. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, können Sie den letzten Arbeitsschritt durchführen. In diesem richten Sie die Einladung so ein, dass auch Mitarbeiter oder Kollegen, die kein PowerPoint auf ihrem Rechner haben, die Einladung in animierter Form betrachten können: 3

4 * Aus dem Menü Datei führen Sie den Befehl Speichern unter aus. * Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie für die Datei zunächst einen Namen und entscheiden sich dann im Listenfeld Dateityp für den Eintrag PowerPoint-Bildschirmpräsentation. * Klicken Sie auf Speichern. Nun können auch Personen ohne die Software Ihre Einladung betrachten! Abb. 1 4

5 Abb 2 Abb. 3 Besuchen Sie uns im Internet unter: 5

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