Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Einheit 6: Excel als Datenbank Seiteneinrichtung Excel als Datenbank Excel kann nicht nur Berechnungen durchführen, sondern in seine Tabellen lassen sich auch bequem und übersichtlich Daten ablegen. Excel fungiert also als Datenbank. Datenbanken dienen weniger der Berechnung von neuen Werten als dem Speichern von Informationen in einer einheitlichen Form. So lassen sich beispielsweise sämtliche Schülerdaten einer Schule in eine derartige Datenbank eingeben: Vorname, Klasse, Geburtsdatum, m/w, Konfession, Staatsangehörigkeit, Wohnort und Schulzweig. Die Daten einer Datenbank können z. B. sortiert oder nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. In der Datenbanktechnik besitzen die einzelnen Elemente einer Tabelle andere Namen. Jede einzelne Information zu jedem Schüler nennt man ein Datenfeld. In Excel stehen die Datenfeldnamen in der obersten Zeile als Spaltenüberschrift. Eine gesamte Zeile mit den jeweiligen Daten zu einem Schüler nennt man Datensatz. Jeder Datensatz sollte ein eindeutiges Feld besitzen, das nur in diesem Datensatz vorkommt, sodass der Datensatz eindeutig zu identifizieren ist. Das ist im vorliegenden Beispiel das Feld Nr. Jeder Datensatz erhält eine andere Nummer. Die Daten können in die Tabelle direkt oder aber mit Hilfe der Maskenfunktion von Excel eingegeben werden. Eine Eingabemaske ist ein Dialog mit Eingabefeldern für einen gesamten Datensatz und funktioniert wie ein Formular. Um eine Eingabemaske

2 zu erstellen, ist allerdings ein wenig Vorarbeit nötig, da die entsprechende Schaltfläche nicht im Menüband vorhanden ist. Zunächst klickst du auf den Drop-down-Pfeil in der Schnellzugriffsleiste, um das Menü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen zu öffnen. Dort klickst du auf den Eintrag Weitere Befehle. Es wird der große Dialog Excel-Optionen eingeblendet. Auf der linken Seite des Dialogs ist die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff aktiviert. Wähle in dem Listenfeld Befehle auswählen die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle. Markiere den Eintrag Maske im darunterliegenden Listenfeld und klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen>>. Der Eintrag ist nun im Fenster daneben zu sehen. Schließe den Dialog mit einem Mausklick auf OK. Die Schaltfläche Maske

3 findest du nun in deiner Schnellzugriffsleiste. Markiere irgendeine Zelle in der Tabelle und klicke auf die Schaltfläche Maske. Excel blendet nun eine Eingabemaske ein. Mit dieser Maske kannst du Daten suchen, ändern, löschen oder neue Daten hinzufügen. Auf der linken Seite der Maske stehen die Feldnamen, rechts daneben die Eingabefelder zum Bearbeiten oder Eingeben der Daten. Mit der Bildlaufleiste in der Mitte navigierst du schnell zwischen den Datensätzen. Rechts oben kannst du ablesen, in welchem Datensatz du dich befindest und wie viele Datensätze die Tabelle enthält. Darunter befinden sich die Befehlsschaltflächen. Um Daten zu ändern, klickst du in das entsprechende Eingabefeld und löschst überflüssige Einträge oder schreibst neue hinein. Mit der Tab-Taste gelangst du in das nächste Eingabefeld. Durch Drücken der Enter-Taste oder der Pfeil-Taste nach unten gelangst du in den nächsten Datensatz, mit der Pfeiltaste nach oben in den vorherigen Datensatz.

4 Um einen neuen Datensatz hinzuzufügen, klickst du auf Neu. Die Eingabefelder sind nun leer und du kannst neue Daten eingeben. Um nach Daten zu suchen, musst du zunächst auf Kriterien klicken. Die Eingabefelder sind nun wieder leer. In eines oder mehrere Felder gibst du entweder den Eintrag oder die Anfangsbuchstaben bzw. Ziffern ein und drückst die Enter-Taste. Excel sucht nun nach Einträgen, die mit der Suche übereinstimmen, und zeigt den ersten gefundenen Datensatz an. Stimmen mehrere Datensätze mit den Suchkriterien überein, findest du diese durch Mausklick auf Weitersuchen. Mit Vorherigen suchen läuft die Suche rückwärts. Im Original veränderbare Word-Dateien Daten sortieren Excel verfügt über komfortable Funktionen zum Sortieren von Datenspalten. Diese findest du in der Befehlsgruppe Sortieren und Filtern auf dem Register Daten. Wenn du z. B. die Namen der Schüler in der Beispieltabelle alphabetisch von A bis Z sortieren willst, klickst du auf irgend einen Namen in der Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Von A bis Z sortieren (Aufsteigend). Schon sind die Namen sortiert.

5 Die umgekehrte Reihenfolge erhältst du, indem du auf die darunterliegende Schaltfläche klickst (Von Z bis A sortieren (Absteigend)). Das funktioniert natürlich auch mit Zahlen. Es wird der gesamte Datensatz mit einbezogen. Du brauchst also nicht zu befürchten, dass die Daten innerhalb eines Datensatzes beim Sortieren durcheinandergeraten. Merke: Markiere nie einzelne Spalten zum Sortieren. Excel sortiert dann nur die markierten Spalten und bringt so die Daten durcheinander! Es ist möglich, die Daten nach mehreren Kriterien zu sortieren. Du willst z. B. die Namen alphabetisch sortieren, innerhalb der sortierten Datensätze nach Alter und anschließend nach Klassenzugehörigkeit. Dazu musst du auf die Schaltfläche Sortieren klicken, um den Dialog Sortieren zu aktivieren. Hier findest du drei Klapplisten, in denen du die Sortierung definieren kannst. Du wählst die Spalte Vornamen, sortierst nach Werten und in der Reihenfolge aufsteigend (A bis Z). Um weitere Sortierkriterien zu öffnen, klickst du auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen. Es erscheint eine weitere Reihe mit drei Klapplisten, aus denen du Geburtsdatum, Werte und Nach Alter (absteigend) auswählst. In der dritten Reihe (auf Ebene hinzufügen klicken) wählst du Klasse, Werte, A bis Z. Nach dem Schließen des Dialogs mit OK ist die Tabelle nach diesen Kriterien sortiert. Beachte: Das Optionsfeld Daten haben Überschriften muss aktiviert sein (Häkchen), sonst behandelt Excel die Feldnamen wie einen Datensatz und sortiert diese mit.

6 Fixieren In einer großen Tabelle mit vielen Datensätzen siehst du beim Navigieren schnell die Spaltenüberschriften nicht mehr und weißt dann unter Umständen nicht, welcher Eintrag welchen Feldnamen hat. Das lässt sich leicht verhindern, indem du die oberste Tabellenzeile fixierst. Aktiviere die Registerkarte Ansicht im Menüband und klicke in der Befehlsgruppe Fenster auf die Schaltfläche Fenster fixieren und anschließend im Menü auf Oberste Zeile fixieren. Die oberste Zeile der Tabelle bleibt nun immer sichtbar, egal wie weit du in der Tabelle nach unten gehst. Das erkennst du an der schwarzen Linie am unteren Rand der Zeile. Dasselbe kannst du mit Spalten machen, wenn z. B. die Tabelle viele Spalten hat und die erste Spalte Bezeichnungen für die Zeilen führt. Achtung! Es wird die oberste sichtbare Zeile auf dem Monitor fixiert. Es muss also die Zeile mit der Spaltenüberschrift als oberste sichtbar sein. Filterfunktionen für die Datensuche Du kannst eine Datensuche so gestalten, dass die Tabelle nur die Daten zeigt, die du suchst. So etwas nennt sich Filterfunktion, die gesuchten Daten werden herausgefiltert. Du willst z. B. alle Schüler in der Tabelle anzeigen, die aus Wang kommen und männlich sind. Zunächst markierst du irgendeine Zelle in der Tabelle. Danach klickst du auf die Schaltfläche Filtern in der dir bereits bekannten Befehlsgruppe Sortieren und Filtern. Nun erscheint am rechten Rand jeder Spaltenüberschrift ein Drop-down-Pfeil.

7 Klicke auf den Drop-down-Pfeil neben Wohnort und du siehst ein Menü, in dem alle unterschiedlichen Einträge dieser Spalte aufgelistet sind. Entferne alle Häkchen aus den Boxen neben den Namen außer neben Wang. Nach dem Bestätigen mit OK enthält die Tabelle nur noch Datensätze mit Schülern, die aus Wang kommen. Nun gehst du mit der Spalte m/w genauso vor. Da entfernst du das Häkchen bei w. Die Tabelle zeigt jetzt alle männlichen Schüler aus Wang. Dass die Tabelle gefilterte Daten anzeigt, erkennst du daran, dass die Nummern der Zeilenköpfe blau hervorgehoben sind. In den gefilterten Spalten verwandelt sich der Drop-down-Pfeil in der Überschrift in ein Trichtersymbol. Um die Filteroperation einzeln wieder rückgängig zu machen, klickst du nacheinander auf die Trichtersymbole und klickst im Menü auf das Kontrollkästchen (Alles auswählen) oder auf die Schaltfläche Filter löschen. Danach befinden sich in allen Kontrollkästchen wieder Häkchen und die Tabelle ist vollständig. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Filtern verschwinden die Drop-down-Pfeile und sämtliche Filterungen sind gleichzeitig rückgängig gemacht.

8 Eine andere Methode ist, den Textfilter zu nutzen. Klicke auf den Eintrag Textfilter im Drop-down-Menü und es öffnet sich ein Untermenü, mit dem du Zelleinträge suchen kannst, die mit einem Suchbegriff übereinstimmen. Wenn du z. B. alle Schüler suchen willst, die den Namen Michael tragen, wählst du den Eintrag Ist gleich Es geht der Dialog Benutzerdefinierter AutoFilter auf. Dieser enthält eine Klappliste oben auf der linken Seite, auf der das Suchkriterium entspricht voreingestellt ist, und eine Klappliste auf der rechten Seite, aus der du Einträge aus der Spalte aussuchen oder den Suchbegriff von Hand eintragen kannst. Trage in das leere Feld Michael ein und bestätige mit OK. Es erscheinen nun in der Tabelle alle Datensätze, die im Feld Vornamen den Eintrag Michael haben. Mit den beiden darunter stehenden Klapplisten lässt sich ein weiteres Filterkriterium definieren. Suchst du z. B. nach Schülern, die Michael oder Johanna heißen, trägst du in die beiden Listen entspricht (links) und Johanna (rechts) ein. Das Optionsfeld Oder muss aktiviert sein. Die Tabelle gibt nun alle Schüler wieder, die Michael oder Johanna heißen. Diese Suche nennt man Oder-Verknüpfung. Das bedeutet, dass eines der beiden Kriterien erfüllt sein muss (Michael oder Johanna). Bei einer Und-Verknüpfung müssen beide Kriterien erfüllt sein. Aktivierst du die Option Und, sucht Excel nach Datensätzen, in denen der Schülername sowohl Michael als auch

9 Johanna ist. Da dies hier nicht möglich ist, liefert Excel kein Ergebnis, also eine leere Tabelle. Du kannst es auch umgekehrt machen und Einträge suchen, die nicht enthalten sind, z. B. alle Schüler, außer denen, die in der Klasse 10a sind. Das machst du mit dem Eintrag Ist nicht gleich im oben beschriebenen Untermenü. Im Dialog steht nun in der linken Klappliste entspricht nicht. Nun werden alle Schülerdaten angezeigt, außer denen der Schüler der Klasse 10a. Der Filter erlaubt auch Suchaktionen nach Teilen von Einträgen, wie Wortanfang (Beginnt mit ) und Wortende (Endet mit ), oder Buchstabenkombinationen (Enthält ), die im Suchbegriff enthalten sind. Das Suchkriterium icha unter Enthält liefert Datensätze mit den Namen Michael und Michaela, da beide Namen diese Buchstaben enthalten. Klickst du auf den Drop-down-Pfeil neben Nr, bietet Excel statt eines Textfilters einen Zahlenfilter an. In der Spalte Datum bietet Excel einen Datumsfilter an. Excel erkennt automatisch das Eingabeformat (Datentyp) und zeigt daher jeweils den passenden Filter an.