Daniel Drexelius Zentrum für Informationstechnologie (ZI) der Fachhochschule Köln Seite 1 / 7

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1 Der ZI-ImperiaNewsletter (ZI-Inl) KW07/2005 Der Schreibtisch und das Löschen von freigeschalteten Dokumenten Sehr geehrte Webbeauftragte, das Thema des heutigen ZI-Inl ist das Löschen von Dokumenten innerhalb von Imperia und der Umgang mit der Schreibtischansicht. Es gibt zwei grundsätzliche Löschvorgänge, die für Sie relevant sind. Zum ersten das Löschen eines Dokumentes aus der Schreibtischansicht, auf dass gleich näher eingegangen wird. Bitte beachten Sie dabei, dass es sich bei diesem Vorgang lediglich um eine Art "Aufräumen" des Schreibtisches handelt. Das Dokument wird also nicht wirklich gelöscht, sondern nur vom Schreibtisch entfernt. Der Sinn dieses Löschens ist die Beibehaltung der Übersichtlichkeit in der Schreibtischansicht. Grundsätzlich wird jedes Dokument, dass Sie erstellt, importiert oder über OneClickEdit (OCE) bearbeitet haben, zunächst auf dem Schreibtisch abgelegt und dort angezeigt. Der übliche Weg ist das Freischalten des Dokumentes, woraufhin es vom Schreibtisch automatisch "verschwindet", ein Löschen auf dem Schreibtisch ist in diesem Falle also nicht nötig. "Schreibtisch-Leichen" entstehen eher bei nicht ganz sachgemäßer Bedienung oder im Laufe eines Genehmigungsverfahrens. Dazu ein Beispiel: Sie wollten ein Dokument erstellen, haben aber bei der Auswahl des Rubrik-Bereiches einen Fehler gemacht und in einem nicht gewünschten Bereich ein Dokument erstellt. An dieser Stelle wird oft einer der häufigsten Fehler gemacht. Durch Unsicherheit oder zu schnelle Bedienung wird nach der Erstellung oft vergessen, dem Dokument einen Namen zu geben. Bitte benennen Sie auch Dokumente, von denen Sie bereits wissen, dass Sie es irrtümlich erstellt haben, da der Name des Dokumentes Ihnen behilflich ist, dass Dokument korrekt zu identifizieren. Nachdem Sie dem neuen Dokument einen Namen gegeben haben, kommen Sie in die Schreibtischansicht, in der Ihnen das neue Dokument angezeigt wird (siehe Abbildung1). Abbildung1 In dieser Ansicht wird deutlich, dass zwei der obersten Dokumente bei der Erstellung keinen Namen erhalten haben, die Namensfelder sind leer (siehe schwarze Pfeile in Abb.1). Eine Unterscheidung zu Dokumenten der gleichen Rubrik, wäre also ausgesprochen schwierig. Das erste Dokument trägt die eindeutige Bezeichnung "Semestertermine" (siehe weißer Pfeil in Abb.1). Um eines der Dokumente vom Schreibtisch zu löschen - denn hier sollten Sie nur zeitweise Dokumente "parken", um Sie z.b. später fertig zu bearbeiten müssen Sie nur einfach den Button "löschen" anklicken (siehe grauer Pfeil in Abb.1). Bei einigen etwas umfangreicheren Dokumenten oder mehreren Seiten, die miteinander im Verbund stehen, sind durchaus längere Verweilzeiten auf dem Schreibtisch nicht unüblich. Wenn die Arbeiten also in mehreren Zeitabschnitten durchgeführt wurden, wird am Ende das Dokument genauso freigeschaltet, und es verschwindet daraufhin aus der Schreibtischansicht. Bitte beachten Sie dabei, dass die Dokumente, die Sie auf Ihrem Seite 1 / 7

2 Schreibtisch sehen, von Ihren Rechten (Rollen) abhängig sind. Sie können also nur Dokumente dort sehen, auf die Sie auch ein Zugriffsrecht haben. Bei einigen Imperiabenutzern sind die Rechte so eingestellt, dass vor dem Freischalten erst eine Genehmigung durch eine andere Person erfolgen muss. Auch dann liegt ein solches Dokument also möglicherweise für eine bestimmte Zeit auf dem Schreibtisch, bis die Person mit dem Recht zur Genehmigung und damit auch Freischaltung des Dokumentes die Änderungen an der Seite überprüft und dann durch Freischalten vom Schreibtisch entfernt hat. Es ist also nicht immer ein Versäumnis, wenn Dokumente auf dem Schreibtisch "ruhen", deswegen sollten Sie auch nicht ohne Rückfragen Dokumente vom Schreibtisch löschen, da diese möglicherweise gerade von anderen Benutzern bearbeitet werden und die Dokumente nur auf den nächsten Arbeitsschritt warten. Wenn Sie ein Dokument löschen wollen, das von jemand anderem auf dem Schreibtisch abgelegt wurde, wird Ihnen möglicherweise sogar ein Dialog angezeigt, dass ein Konflikt mit einem anderen Benutzer besteht: Abbildung2 Sie haben also mehrere Möglichkeiten, wie Sie jetzt weiter vorgehen können. Der beste Weg ist, mit der Person Kontakt aufzunehmen, um sich zu informieren, ob Sie das Dokument vom Schreibtisch entfernen können oder ob es dort auf den nächsten Arbeitsschritt wartet. Eine Sperre einfach zu ignorieren, ohne sich vorher zu informieren, was es mit dem Dokument auf sich hat, kann für die Person, die an dem Dokument gerade arbeitet, Ärger und Mehrarbeit bedeuten, wenn Sie das Dokument einfach vom Schreibtisch entfernen. In jedem Falle wird das Umgehen einer Sperre protokolliert und Sie sollten dem ursprünglichen Bearbeiter aber auf jeden Fall eine Nachricht zur Erklärung zukommen lassen (siehe schwarzer Pfeil in Abb.2). Für die richtige Vorgehensweise, um den beiden, noch unbenannten Dokumenten doch noch einen Namen zukommen zu lassen - denn so können Sie diese Seiten gegebenenfalls später doch noch bearbeiten oder endgültig vom System löschen vollziehen Sie bitte folgende Schritte: Klicken Sie auf Workflow (siehe schwarzer Pfeil in Abb.3) Seite 2 / 7

3 Abbildung3 Ihnen bietet sich danach folgende Ansicht (Abbildung4): Abbildung4 In dieser Ansicht klicken Sie bitte auf "MetaEdit" (siehe schwarzer Pfeil in Abb.4). In der Regel sollte danach folgender Dialog erscheinen. Die Dialoge sind, je nach Auswahl des Dokumentes, etwas unterschiedlich. Allen Dialogen im Bereich MetaEdit ist jedoch gemeinsam, dass hier die Möglichkeit zur Namensvergabe oder zur Änderung des Namens geboten wird. Tragen Sie dazu einfach nur den gewünschten Namen, den die Seite danach tragen soll, in das entsprechende Feld ein (siehe schwarzer Pfeil in Abbildung5). Danach speichern Sie das Dokument mit einem Klick auf "OK". Hier können Sie auch die Benennung des Dokumentes ablesen. Um das Dokument später besser finden zu können, weil Sie es doch noch komplett aus dem System löschen wollen (siehe Grauer Pfeil in Abb5), Abbildung5 Seite 3 / 7

4 merken oder kopieren Sie sich die Benennung des Dokuments. In diesem Falle ist die Benennung /studium/semestertermine/index.html. Die Suche nach einem Dokument gehorcht immer den gleichen Gesetzen. Sie benötigen also die Pfadangaben der Datei. Nachdem Sie sich die Benennung also die Pfadangabe der Datei kopiert und die MetaEdit-Ansicht mit OK gespeichert haben, kommen Sie in die Bearbeitungsansicht. Sie könnten das Dokument jetzt also bearbeiten oder freischalten. Da in unserem Beispiel nur der Weg beschrieben werden sollte, wie ein Dokument nachträglich mit einem Namen versehen werden kann, speichern Sie die Datei nach bekanntem Muster durch einen Klick auf "Speichern", das Dokument kehrt auf den Schreibtisch zurück. Beenden Sie das Dokument und schalten Sie es frei. Um das Dokument nun endgültig aus dem System zu löschen, verlassen Sie bitte die Schreibtischansicht und wählen durch Klicken den Menüpunkt "freigeschaltete Dokumente bearbeiten" aus (siehe schwarzer Pfeil in Abb.6). Abbildung6 Nach dem Klick öffnet sich ein neues Dialogfenster (siehe Abb7): Abbildung7 Tragen Sie nun den zuvor kopierten/notierten Pfadnamen, also die Benennung des Dokuments (/studium/semestertermine/index.html), in das Eingabefeld "URL-Maske" ein (siehe grauer Pfeil in Abb.7) und drücken den Button OK. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die Einstellung "alle Dokumente" ausgewählt haben, sonst ist die Suche bereits im Vorwege eingeschränkt und würde so möglicherweise kein befriedigendes Suchergebnis liefern (siehe schwarzer Pfeil in Abb.8). Seite 4 / 7

5 Abbildung8 Nach der Suche sollte Ihnen dann das gewünschte Dokument angezeigt werden. Jetzt stehen Ihnen zwei grundsätzliche, weitere Schritte zur Verfügung. Erstens können Sie das Dokument importieren und anschließend bearbeiten dieses ist auch die Methode, mit der Dokumente zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn kein OneClickEdit zur Verfügung steht. Setzten Sie dazu einfach ein Häkchen (siehe grauer Pfeil in Abb.8) bei "Importieren" und bestätigen Sie mit OK. Die zweite Möglichkeit ist das Löschen. Dazu müssen Sie nur, anstelle des Häkchens bei "Importieren", das Häkchen bei "Löschen" setzten (siehe gestrichelter, schwarzer Pfeil in Abb.8) und mit OK bestätigen das Dokument ist jetzt gelöscht. Hierbei ist unbedingt zu beachten, dass Sie hier "Dateien auf Ziel- und Entwicklungssystem löschen" ausgewählt haben (siehe grauer, gestrichelter Pfeil in Abb.8); anderenfalls würden an verschiedenen Stellen "Leichen" entstehen, die nur schwer vom System zu entfernen sind; die Einstellung ist jedoch standardisiert vorgegeben. Es gibt noch eine zweite Methode, wie Sie Dokumente in der Dialogmaske "freigeschaltete Dokumente bearbeiten" aufrufen können, wenn Sie sich der korrekten Benennung der Datei nicht wirklich sicher sind, denn selbst kleinste Fehler in der Schreibweise würden ein richtiges Suchergebnis verhindern. Für diese zweite Methode müssen Sie lediglich wissen, wie man im Webauftritt zu der gesuchten Seite kommt. Der Weg, den Sie durch Klicken zu diesem Dokument gewählt haben, ist nämlich auch ein fester Bestandteil der Benennung des Dokumentes. Unser eben gewähltes Beispieldokument, "Semestertermine", trägt wie Sie wissen die Benennung /studium/semestertermine/index.html. Die Benennung weist also hier aus, dass dieses Dokument unmittelbar aus der Hauptrubrik "Studium" kommt. Diese Pfadangaben können Sie nutzen, um das Dokument durch eine Rubrikenauswahl zu finden. Noch einmal zur Verdeutlichung eine Abbildung. Abbildung9 Seite 5 / 7

6 In Abbildung9 sehen Sie die Seite "Semestertermine" in der normalen Ansicht im Web. Unterhalb des Atmobildes sehen Sie den Navigationspfad, wie Sie zu der Seite gelangt sind (siehe schwarze Ellipse in Abb.9). Sie haben auf der Startseite der F06 begonnen, haben dann auf "Studium" geklickt und dann die Seite "Semestertermine" ausgewählt. Ebenso finden Sie den gleichen Pfad auch in der Adresse (URL) oder Benennung der Seite (siehe schwarzer Pfeil in Abb.9). Diesen Weg müssen Sie nun auch in Imperia "gehen", um über die Rubrikenauswahl das Dokument zu finden. Dazu gehen Sie bitte einfach wie folgt vor: Öffnen Sie aus der Dialogmaske "freigeschaltete Dokumente bearbeiten" mit einem Klick auf "über die Rubriken-Auswahl eingeschränkte Liste einschränken" (siehe schwarzer Pfeil in Abb.10) ein neues Dialogfenster. Abbildung10 Jetzt folgen eine Reihe von Klicks, die genau dem Pfad entsprechen, den die schwarze Ellipse in Abbildung9 vorgibt. Bitte beachten Sie hierbei, dass immer das Plus-Zeichen geklickt werden muss (siehe schwarze Pfeile in den folgenden Abbildungen), um den Rubrikenbaum zu erweitern, bzw., zu öffnen. Sobald Sie nämlich auf einen Bereich klicken, ist der Vorgang abgeschlossen. Der nächste Klick erzeugt jetzt die Rubriken-Einschränkung für Ihre Suche nach dem Dokument. Seite 6 / 7

7 Nach dem letzten Klick direkt auf "Semestertermine", der in diesem Falle direkt auf den Begriff, also nicht auf das Plus-Zeichen erfolgen muss, kehren Sie wieder in den Bereich "freigeschaltete Dokumente bearbeiten" zurück. Imperia hat die, von Ihnen vorgegebenen Rubrik-Pfade zur Einschränkung der Suche übernommen und es werden Ihnen in der Übersicht nun alle Dokumente angezeigt, die in dieser Rubrik existieren, auch das gesuchte Dokument ist dabei. Jetzt können Sie das Dokument löschen oder natürlich auch importieren und dann bearbeiten. Bitte beachten Sie bei dieser Suchmethode, dass Sie möglichst bist zum Letzten den Rubrik-Pfad des gesuchten Dokumentes vorgeben, denn sonst könnte, je nach Bereich, eine wahre Flut an Dokumenten angezeigt werden, was eher hinderlich wäre. Sollte dies doch einmal unumgänglich sein, so sollten Sie beachten, dass theoretisch auch gleich mehrere Seiten mit Suchergebnissen erzielt werden können, denn eine Seite zeigt nur 50 Einträge an, weswegen das von Ihnen gesuchte Dokument also möglicherweise nicht gleich auf der ersten Seite zu finden ist. Wie immer stehe ich Ihnen für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Gerne nehme ich auch für künftige Ausgaben des ZI-Inl Anregungen Ihrerseits auf, denn es ist für uns wichtig, dass wir auf Ihre Problematiken und Anforderungen an Imperia und die Zentrale Webredaktion eingehen können. Seite 7 / 7

27.01.2005 Daniel Drexelius. Zentrum für Informationstechnologie (ZI) der Fachhochschule Köln. Seite 1 / 5

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