Zentralisierung von IT-Dienstleistungen

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1 Zentralisierung von IT-Dienstleistungen Wolfgang Berger Theo Kratz Fachbereichsleiter Personal, Organisation u.a. Abteilungsleiter IT

2 Bergheim - Kreisstadt des Rhein-Erft-Kreises ca Einwohner 700 Jahre alt in IT-Arbeitsplätze Aachen Düsseldorf Köln 04. Mai

3 Bergheim - Kreisstadt des Rhein-Erft-Kreises IT Aufwendungen je Arbeitsplatz aus dem Prüfbericht GPA NRW 2010: Ungeachtet des vorhandenen Abstands zum Minimalwert heben wir positiv hervor, dass Bergheim in einer Rangbetrachtung die zweitniedrigsten IT- Aufwendungen je Arbeitsplatz erreicht. 04. Mai

4 Bergheim - Kreisstadt des Rhein-Erft-Kreises Erfüllungsgrad der IT-Sicherheit aus dem Prüfbericht GPA 2010: Platz 1 - im Vergleich mit Kommunen gleicher Größenordnung Platz 2 - im Vergleich aller Kommunen 04. Mai

5 Bergheim - Kreisstadt des Rhein-Erft-Kreises - Lokale Energiebilanz der IT 04. Mai

6 Wir hatten: Traditionelle Anwendungsbereitstellung Desktop Support reduzieren! Desktop Design des künftigen IT- Arbeitsplatzes stetig wachsendes Support-Aufkommen = steigende IT-Aufwendungen Daten/Programme Desktop übliche PC/Server Infrastruktur gehärtetes Betriebssystem Programm-/DB-/Fileserver automat. Updates für Sv.&Cl.- (WSUS) automatisierte Softwareverteilung funktionierender Remote-Support virtuelle Server 04. Mai

7 Anforderungen an den künftigen IT-Arbeitsplatz wirtschaftlich funktional sicher performant ökologisch nachhaltige Lösung portierbar!!! 04. Mai

8 Anforderungen an den künftigen IT-Arbeitsplatz Alte Weisheiten: Standardisierung Zentralisierung Neue IT-Strategien: Virtualisierung Cloud Computing / Software as a Service (SaaS) 04. Mai

9 Cloud Computing / Software as a Service (SaaS) IT-Dienstleistungen (hier Software) eines RZ nutzen, die jederzeit und skalierbar zur Verfügung stehen, selbstbuchbar sind und nach tatsächlicher Nutzung (Zeit, Menge, User) abrechenbar sind. 04. Mai

10 Erstes Virtualisierungsprojekt: Zentrale Bereitstellung der Software für die Einrichtung der ARGE 2004/2005 Reaktivierung von bereits ausgemusterten PC (650 MHz) 1 Microsoft- Server 2003 & MS- Terminalserverdienste Microsoft RDP PC 16 Arbeitsplätze mit 1 Mitarbeiter an einem Nachmittag eingerichtet 04. Mai

11 Zweiter Schritt: Ende 2005 Die erste Citrix-Farm zentrale Bereitstellung von 5 Anwendungen Ca. 80 PC im Hause mit installiertem Citrix-ICA-Protokoll 3 Microsoft- Server 2003 & MS- Terminalserverdienste und Citrix- Presentation- Server 4.0 Citrix ICA Support spürbar entlastet PC Bei den virtualisierten Anwendungen sank der Supportaufwand spürbar 04. Mai

12 Dritte Entwicklungsstufe : 2008/2009 Umfassende zentralisierte Bereitstellung der Anwendungen (Applikationsvirtualisierung) vor Ort Kostenersparnis: lt. Fraunhofer -27,9%/Apl. BM real 5 >-29,6%/Apl. 329 Thin Clients 18 Microsoft-Server 2003 & MS-Terminalserver-dienste und Citrix-Presentation-Server 4.5 Streaming /Paketierung PC Thin Client PC 9+25 EMA/AuslA/StandA 04. Mai

13 Kostenvergleich Virtualisierung ja/nein im Produktlebenszyklus, Fraunhofer Studie / Bergheim 500,00 465,78 450,00 400,00 350,00 300,00 335,69 j ä h r l i c h e K o s t e n 315,07 273,55 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 Server Entsorgung Betrieb Beschaffung - PC Fraunhofer ohne Virtual. TC Fraunhofer TC BM real 5 Jahre TC BM real 7 Jahre 04. Mai

14 Was wir (aber auch) gelernt haben Virtualisierung ist kein "einfaches" Geschäft verlangt nach ganzheitlicher Betrachtung der IT (Apl./Server/Software/Provider/Personal/Qualität) braucht Spezialistenwissen auf hohem Niveau setzt hohe Veränderungsbereitschaft bei allen IT-Akteuren voraus, insbesondere im Bereich der IT-Verantwortlichen 04. Mai

15 Ausländerwesen EWO Serverlandschaft WWW - Vor der Zentralisierung Mai

16 EWO Cloud Computing Ausländerwesen WWW SaaS Virtuell Serverlandschaft Backup - Nach der Zentralisierung - Stadt X Stadt Y 04. Mai

17 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung Kalkulationsgrundlagen / Kostenarten - 1 Hardware Software Energiekosten Elektronikversicherung Raumkosten Dienstleistungen Personalkosten Personalnebenkosten Sachkosten Gemeinkosten IT-Sicherheit Serverüberwachung Schulungen Leitungskosten Verbrauchsmaterialien Wartungsverträge 04. Mai

18 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung Kalkulationsgrundlagen / Kostenarten - 2 Position Hardware Software Zentrale Komponenten Sicherheit Eigener Internetzugang Betriebskosten Angebotspreis KDVZ Internetnutzung über die KDVZ Maßgebliche Komponenten SAN Server VMWare Visionapp Windows Lizenzen Oracle Wartungsverträge Firewall ISA Aventail Serverüberwachung BSI-Maßnahmen Kosten des bestehenden Internetzugangs Strom Versicherung Raumkosten Preisliste für jedes Verfahren Nutzung einer 4 Mbit/s-Anbindung Quelle Angebot eines anerkannten Systemhauses bestehende Kosten Angebot eines anerkannten Systemhauses selbstermittelte Kosten und Zeiten selbstermittelte Kosten aktuelle Kosten selbstermittelte Kosten Anhand des KDVZ-Angebotes selbstermittelte Kosten geschätzte Kosten Exchange -Server abgeschlossener Vertrag mit der KDVZ 04. Mai 2011 Citrix-Erstattung 18 Erstattung für an die KDVZ überstellte Angabe der KDVZ Citrix-Lizenzen

19 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung Regelbetrieb oder Optimalbetrieb? 4 Szenarien ohne SK,GK,PC , , , ,37 Szenario 1 1 Szenario Szenario 2 2 Szenario 3 3 Szenario Szenario 4 4 Optimalbetrieb / Optimalbetrieb / Regelbetrieb / Regelbetrieb / Kostenart Beschreibung eigenes Optimalbetrieb Personal eigenes Personal Optimalbetrieb + ext. Dienstleister eigenes Regelbetrieb Personal eigenes Personal Regelbetrieb + ext. Dienstleister Gesamtbetriebskosten schwerpunktmäßig ,78 schwerpunktmäßig ,95 schwerpunktmäßig ,71 schwerpunktmäßig ,73 Differenz (SK,GK, PC) eigenes ,49 Personal externer Dienstleister ,82 eigenes ,42 Personal externer Dienstleister ,36 Eigenes Gesamtbetriebskosten Personal schwerpunktmäßig wenig schwerpunktmäßig wenig ohne SK,GK,PC , , , ,37 Externe Dienstleister - überwiegend - überwiegend BSI Investitionen Hard- & Softwareinvestitionen Sicherheitsvorkehrungen sind alle selbst zu ergreifen Verantwortung + Investitionen liegen umfassend bei der Stadt Bergheim Investitionen liegen umfassend bei der Stadt Bergheim Schulungsbedarf hoch niedrig hoch niedrig 04. Mai

20 Qualitätsmerkmale Szenario 4 Szenario 5 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung Beschreibung Eigenes Personal Externe Dienstleister Reaktionszeiten Ausfälle Regelbetrieb schwerpunktmäßig externer Dienstleister wenig überwiegend mittel bis lang mittel Optimalbetrieb durch die KDVZ wenig - kurz wenig Äpfel und Birnen Wiederherstellungszeiten Datensicherheit länger mittel kurz hoch funktionale IT Nachhaltigkeit ο ++ Wirtschaftlichkeit ο + Portierbarkeit von Daten + ++ Teilnahme am IT-Markt - ++ Datenschutz/- sicherheit ο ++ Verfügbarkeit ο +++ Standardisierung + ++ Zentralisierung Mai

21 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung Kostenbetrachtung: Ergebnis Sach- und Personalkosten Stand: Juli 2010 Szenario 4 Szenario 5 Regelbetrieb / eigenes Personal + ext. Dienstleister Optimalbetrieb / KDVZ Kostenart Gesamtbetriebskosten , ,47 Differenz (SK,GK, PC) , ,31 Gesamtbetriebskosten ohne SK,GK,PC , ,16 wirtschaftlicher jährlicher Vorteil ca jährlicher Vorteil bei Zentralisierung: ca Mai

22 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs - Kostenbetrachtung 3,0 Stellen abgebaut (Stand Januar 2011) GPA NRW In der Kostenermittlung (zur Zentralisierung des -Dienstes) sind nach unserer (GPA) Einschätzung alle relevanten Kostenarten eingeflossen. bewirkt die Auslagerung des Maildienstes gegenüber den spezifischen Selbstkosten eine Einsparung von > 10 Prozent. 04. Mai

23 Zentralisierung des technischen IT-Betriebs 04. Mai

24 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs Cloud Light und Perfect Cloud Wir haben noch keine perfekte Cloud! aber transparente Kosten ein sicheres IT-Umfeld Weshalb nicht schon heute Vorteile abschöpfen? 04. Mai

25 Zentralisierung des technischen IT- Betriebs Interesse am Good Practice Citrix Government & Healthcare 2011 Best Practice Citrix Virtual Computer Seminar 2011 Artikel in der Kommune 21 im Mai 2011 KGSt-Report in Vorbereitung 04. Mai

26 Die nächsten Schritte Community Cloud, ISPARAT Studie Virtualisierung EWO/CAD? Desktop-Virtualisierung Automatisiertes Buchungs- und Abrechnungssystem für SaaS-Produkte künftige Teilnahme am IT-Markt? zumindest nicht (mehr) ausgeschlossen! 04. Mai

27 Haben Sie Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 04. Mai

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