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2 Liebe Leserinnen und Leser, die Rechenzentren in Baden-Württemberg haben in den letzten Jahrzehnten sowohl technologische Netzwerke geschaffen, aber auch persönliche Verbindungen geknüpft. Durch die Form unserer Organisation als Zweckverband stehen wir in engem Kontakt mit unseren Mitgliedern und Kunden. Ein nachhaltig partnerschaftliches Verhältnis sichert uns den gemeinsamen Erfolg: Wir entwickeln genau die Lösungen, die Sie bei Ihrer Arbeit in den Kommunalverwaltungen unterstützen, sei es im Bereich der elektronischen Bürgerservices, beim Datenaustausch mit anderen Behörden oder der Archivierung. Aber wir übernehmen auch Aufgaben, die Sie aus unterschiedlichsten Gründen gerne auslagern möchten, zum Beispiel die Administration Ihrer Serverlandschaft oder die Ausschreibung Ihrer Hardware. Bei all unseren Aufgaben knüpfen wir technische, organisatorische, aber auch persönliche Verbindungen. Das macht die Stärke unseres Zweckverbandes aus, der seit mehr als 40 Jahren für Sie arbeitet. An dieser Stelle möchte ich allen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Hause meinen ausdrücklichen Dank für ihre enorme Einsatzbereitschaft aussprechen. Unsere Beschäftigten identifizieren sich mit ihren Aufgaben und bringen sich mit Leidenschaft in die tägliche Arbeit sowie in unsere laufenden Projekte ein, um die Anforderungen unserer Mitglieder und Kunden zügig und kompetent zu lösen. Diese Einsatzbereitschaft sichert den wirtschaftlichen Erfolg unseres Unternehmens. Unserem strategischen Ziel, den Großrechner durch eine moderne Serverplattform zu ersetzen, kommen wir in Riesenschritten näher. Auf den Vorteilen und Erfolgen, die sich daraus ergeben, können wir uns aber nicht ausruhen. Die variable Serverplattform ist die zwingende Basis für die nächste Herausforderung: die Cloud-Technologie. Diese ständige Weiterentwicklung kann nur durch starke Verbindungen mit unseren Kooperationspartnern im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg und mit vielen Kontakten in die gewerbliche Wirtschaft gelingen. Damit wir weiter an diesen Verbindungen für Sie arbeiten können, wird sich die KIRU auch zukünftig als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Neben vielen anderen Faktoren zählen dazu auch moderne Arbeitsplatzbedingungen, wie sie jetzt im Rahmen der Sanierung des Betriebsgebäudes in Reutlingen geschaffen werden. Die Baumaßnahmen verlaufen planmäßig, so dass das rundum erneuerte Gebäude voraussichtlich schon im September 2014 bezugsfertig sein wird. Nun wünsche ich Ihnen eine interessante Lektüre und freue mich auf viele weitere Verbindungen mit Ihnen! 2013/

3 Wir schaffen Verbindungen Inhaltsverzeichnis 2013 / 2014 I Zweckverband 6 II Entwicklung 14 III Ausblick 32 Editorial 3 Anzeigen 67 Bildnachweise Gemeinde Dußlingen (7), Gemeinde Winterlingen (19), Bundesdruckerei (27), Stadt Giengen an der Brenz (30), baupilot GbR (37), LRA Zollernalbkreis (39), Stadt Rottweil (43, 44), Stadt Überlingen (46, 48), Gemeinde Krauchenwies (49), imagebase.net (60). Fotolia: alphaspirit (Titelbild, 16), rvlsof (15), PeJo (20), bloomua (21), Antje Lindert-Rottke (22), Franz Pfluegl (24), Der- Schmock (27), Mellimage (33), DOC RABE Media (36), Kara (38), Mired (42), Marcel Schauer (45), Karin & Uwe Annas (49), NinaMalyna (55), a_korn (65) Microsoft Pictures (18, 26, 28, 29, 50). Alle weiteren Bilder: KIRU Entscheidend ist die Zusammenarbeit 6 Bürgermeister Hölsch ist seit einem Jahr Aufsichtsratsvorsitzender der IIRU GmbH. Gemeinsamer Rechenzentrumsbetrieb zertifiziert 9 BSI zertifiziert die KomIT URS. Es geht nur gemeinsam 10 Regionalkonferenz in Tübingen zeigt erfolgreiche E-Government-Projekte aus dem Land. Alles im Griff 14 Sicheres Management für mobile Endgeräte. Ab in die Wolke 16 BackupToCloud-Lösung zur zentralen Datensicherung im Rechenzentrum. Mit Internet zum Kita-Platz 18 kiru.kindertagesstätten unterstützt bei der Verwaltung von Betreuungseinrichtungen. Eine gute Wahl 20 Das Wahlauswertungsverfahren der KIRU war bei 300 Kommunen im Einsatz. Von Standesamt zu Standesamt 22 Die elektronische Kommunikation im Standesamt macht weitere Fortschritte. Neuanfang für das Personalwesen 24 dvv.personal bietet einen ganzheitlichen Ansatz. Nur noch 15 Jahre 26 Die Fahrerlaubnisverordnung hat sich 2013 geändert. Ordnung im System 29 Erfahrungen der Stadt Giengen mit dem baramundi Client- Management. Wenn s ums Geld geht 32 Das Portfolio der KIRU wurde um kiru.finanzen_n erweitert. Applaus, Applaus 34 dvv.dokumentenmanagement bekommt App-Unterstützung. Baupilot hilft beim Bauplatzkauf 36 Kommunales Standortmarketing im Internet. Aktionsplan umgesetzt 38 Für das Kraftfahrzeugwesen stehen Reformen an. Fit für die Doppik und SEPA 40 Bei den Umstellungsprojekten unterstützt die KIRU. 4

4 IV Service 42 V Fortbildung 52 VI Intern 56 Überblick 42 Server- und Netzwerküberwachung bei der Stadt Rottweil. Beste Ergebnisse 45 dvv.webgis bietet viele Möglichkeiten, um Daten auszuwerten und grafisch darzustellen. Sitzungsdienst überzeugt 46 Die Stadt Überlingen setzt seit 2011 erfolgreich die Lösung iiru.sitzungsmanagement ein. Einblicke in den Ausblick 52 Bürgermeister-Seminar zur Zukunft der kommunalen IT. Maßgeschneidert 54 Individuelle Workshops für das Customizing liegen im Trend. Ihr Klick zum Rechenzentrum 55 Der Informationsserver des Rechenzentrums wurde erneuert. Alle Hände voll zu tun 56 Der Fachbereich Gebäudemanagement sorgt für den Erhalt der Betriebsgebäude der KIRU. Im Einklang 60 Arbeiten und Leben soll bei den Beschäftigten der KIRU im Einklang miteinander stehen. KIRU gefällt mir! 63 Die KIRU präsentiert sich mit einer Facebook-Fanpage. App für Krauchenwies 49 Die Krauchenwies App ist die erste im KIRU-Verbandsgebiet. Jubilare 64 Betriebs- und Dienstjubiläen der KIRU-Beschäftigten Rundum-Lösung für das Gewerbeamt 50 Schnelle Auskünfte und Auswertungen sind mit dvv.gewerberegister selbstverständlich. KIRU-Kalender Wichtige Termine für Ihren Terminkalender im Überblick. 2013/

5 I Zweckverband Entscheidend ist die Zusammenarbeit Bürgermeister Thomas Hölsch ist seit einem Jahr Aufsichtsratsvorsitzender der IIRU GmbH. Bürgermeister Thomas Hölsch berichtet im Interview mit KIRU-Forum über seine langjährige Arbeit als Bürgermeister in Dußlingen und seine neuen Aufgaben als Aufsichtsratsvorsitzender der IIRU GmbH und stellvertretender Verbandsvorsitzender des Zweckverbandes KIRU. Auf der Verbandsversammlung des Zweckverbandes KIRU in Laupheim wurde die Position des Aufsichtsratsvorsitzenden für die IIRU GmbH neu besetzt, nachdem Bürgermeister Rolf Müller im Dezember 2012 aus seinem Hauptamt als Bürgermeister von Langenargen und damit satzungsgemäß auch automatisch aus seinen Funktionen beim Zweckverband ausgeschieden ist. Anlässlich der 13. Verbandsversammlung 2012 wurde Bürgermeister Thomas Hölsch als neuer stellvertretender Verbandsvorsitzender und Vorsitzender des Aufsichtsrats der IIRU GmbH gewählt. Thomas Hölsch ist verheiratet, Vater einer erwachsenen Tochter und seit 1995 Bürgermeister der Gemeinde Dußlingen im Landkreis Tübingen. Er ist langjähriges Mitglied im Verwaltungsrat der KIRU. Im Gespräch mit KIRU-Forum berichtet er über seine Arbeit als Rathauschef und seine Ziele als neuer Aufsichtsratsvorsitzender der IIRU GmbH und stellvertretender Verbandsvorsitzender des Zweckverbandes KIRU. 6

6 I Zweckverband KIRU-Forum: Herr Bürgermeister Hölsch, Sie sind seit einem Jahr der Aufsichtsratsvorsitzende der IIRU GmbH. Was hat Sie dazu bewogen, dieses Amt zu übernehmen? Bürgermeister Thomas Hölsch: Knapp 85 Prozent unserer Verbandsmitglieder haben weniger als Einwohner. Für die Belange der eher kleineren Mitglieder möchte ich deren Sprachrohr sein. Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in anderen Bereichen der kommunalen Zusammenarbeit möchte ich meinen Teil dazu beitragen, dass die kommunale Familie in Fragen der IT auch künftig auf einem guten Weg ist. KIRU-Forum: Welche Schwerpunkte haben Sie sich für Ihre Tätigkeit als IIRU-Aufsichtsratsvorsitzender gesetzt? Thomas Hölsch ist seit einem Jahr Aufsichtsratsvorsitzender der IIRU GmbH und seit 1995 Bürgermeister in Dußlingen. Bürgermeister Thomas Hölsch: Die Anforderungen unserer Mitglieder sind aufgrund ihrer unterschiedlichen Strukturen und Aufgabenstellungen vielfältig und ändern sich laufend. IT wird zunehmend zu einer kritischen Infrastruktur. Das Rechenzentrum soll auch künftig seine Leistungen effizient, auf hohem Qualitätsniveau und zu wettbewerbsfähigen Kosten seinen Mitgliedern und Kunden zur Verfügung stellen können. KIRU-Forum: Sie begleiten das Rechenzentrum ja schon seit einigen Jahren als Gremiumsmitglied. Worin sehen Sie die Aufgabe der Gremienmitglieder im Sinne des Zweckverbandes? Wofür sollte man sich besonders engagieren? Bürgermeister Thomas Hölsch: Seit 1998 bin ich in den Gremien und habe auch die Fusion der früheren Rechenzentren Alb-Schwarzwald und Interkommunale Datenverarbeitung Ulm intensiv begleitet. Aufgaben der Gremienmitglieder sind einerseits die berechtigten Anliegen der Verbandsmitglieder vorzubringen, andererseits aber auch die Weiterentwicklung des kommunalen Datenverarbeitungsverbundes nach außen zu tragen und die Vorteile der interkommunalen Zusammenarbeit zu kommunizieren. KIRU-Forum: Sie sind nun bereits in Ihrer dritten Amtszeit als Bürgermeister in Dußlingen tätig. Welche entscheidenden Veränderungen in der kommunalen IT haben sich aus Ihrer Sicht in dieser Zeit ergeben? Die Gemeinde Dußlingen liegt mit ihren Einwohnern im Kreis Tübingen, eingebettet zwischen dem Vorland der Schwäbischen Alb und dem Landschaftsschutzgebiet Rammert. Die Gemeinde bildet seit dem 1. Juli 1975 zusammen mit Gomaringen und Nehren den Gemeindeverwaltungsverband Steinlach-Wiesaz. Bürgermeister Thomas Hölsch: Früher hat jeder Zweckverband die Herausforderung der kommunalen IT für sich zu lösen versucht. Nach und nach hat sich die partnerschaftliche Zusammenarbeit verstärkt. Die Notwendigkeit wächst, öffentliche IT übergreifend zu denken. Heute werden Strategien benötigt, die über das häufig verbreitete Inseldenken hinausgehen. Wir werden viel stärker im kommunalen Datenverarbeitungsverbund in Baden-Württemberg und auch über die Landesgrenzen hinaus zusammenarbeiten müssen, um einerseits die anspruchsvollen Datenverarbeitungsprozesse bewerkstelligen zu können und andererseits für die Mitglieder die damit verbundenen Kosten so gering wie möglich zu halten. KIRU-Forum: Wo sehen Sie den dringendsten Handlungsbedarf in der kommunalen IT? Wohin sollten sich die IT-Zweckverbände weiterentwickeln? 2013/

7 Bürgermeister Thomas Hölsch: Die Entwicklung der Soft- und Hardware erfolgt in deutlich kürzeren Zeitabständen wie früher. Es wird zunehmend schwieriger, geignetes Personal für die IT in den Rathäusern und Landratsämtern zu finden. Insofern sollten sich die IT- Zweckverbände zu Dienstleistern entwickeln, die möglichst alle Bereiche der IT zuverlässig und nachhaltig anbieten können. KIRU-Forum: Unser IT-Zweckverband schafft Verbindungen in vielerlei und nicht nur technischer Hinsicht. Das ist auch das Motto unseres diesjährigen Kundenmagazins. Welche Verbindungen sind Ihnen in Ihrer Arbeit wichtig? Bürgermeister Thomas Hölsch: Alle Kolleginnen und Kollegen haben den Anspruch, für ihre Gemeinde oder Stadt das Beste zu wollen. Hierzu benötigt man neben dem eigenen Sachverstand auch Netzwerke, Beziehungen und ein gemeinsames Miteinander. Auch konstruktive Kritik und der Austausch untereinander fördern ein positives Ergebnis. Insofern sind für mich persönliche Verbindungen und Begegnungen eminent wichtig. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / KIRU-Forum: Herr Bürgermeister Hölsch, wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Arbeit und danken Ihnen für das Gespräch! 8

8 I Zweckverband Gemeinsamer Rechenzentrumsbetrieb zertifiziert BSI zertifiziert Rechenzentrumsbetrieb der KomIT URS mit ISO Zertifikat. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dem gemeinsamen Rechenzentrum der Zweckverbände KIRU und KDRS und ihrer Betriebsgesellschaften IIRU und RZRS das ISO Zertifikat auf der Basis BSI Grundschutz ausgestellt und auf der Messe CeBIT offiziell überreicht. Das ISO Zertifikat wird auf der CeBIT überreicht: (v.l.n.r.) KIRU-Verbandsvorsitzender Dr. Ulrich Fiedler (OB Stadt Metzingen), Bernd Kowalski (BSI), KIRU-Geschäftsführer Manfred Allgaier und IIRU-Aufsichtsratsvorsitzender Thomas Hölsch (BM Gemeinde Dußlingen). Mit dem Zertifikat BSI-IGZ-0130 wurde der Geschäftsführung das Ergebnis der erfolgreichen Auditierung der Kommunalen Informationstechnologie Ulm-Reutlingen-Stuttgart (KomIT URS) überreicht. KomIT URS wickelt den Betrieb von IT- Systemen und Anwendungen ab im Auftrag der Zweckverbände Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) und Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) und ihrer Betriebsgesellschaften Interkommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm GmbH (IIRU) und Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH (RZRS). Die Zweckverbände und deren Betriebsgesellschaften arbeiten im Auftrag der Landkreise, Städte, Gemeinden, deren Unternehmen und Verbände in Baden-Württemberg. Um die Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Informationssicherheit dokumentieren und nachweisen zu können, hat sich KomIT URS für die Zertifizierung des Rechenzentrumsbetriebs gemäß der Norm ISO entschieden. Dabei handelt es sich um einen international anerkannten Standard, der die Anforderungen an ein ganzheitliches Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) definiert. Als Grundlage wurden die empfohlenen Maßnahmen des BSI-Grundschutzes vollständig umgesetzt. KIRU und KDRS sind damit die ersten kommunalen IT-Dienstleister in Baden- Württemberg, die dieses Zertifikat für ihr Informationssicherheits-Managementsystem des gesamten Rechenzentrumsbetriebs erhalten haben. Die dort verarbeiteten Daten sind sehr sensibel und müssen unter allen Umständen geschützt werden eine Selbstverständlichkeit, die in der Praxis erhebliche Anstrengungen bedeutet. Den Mitgliedern und Kunden der Zweckverbände KIRU und KDRS bestätigt und garantiert die Zertifizierung Sicherheit auf höchstem technischen Niveau. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / Im Rahmen der internationalen IT-Messe CeBIT in Hannover wurde das Zertifikat an Manfred Allgaier, einer der drei Geschäftsführer der KomIT URS, am Stand des BSI offiziell überreicht. 2013/

9 Es geht nur gemeinsam Regionalkonferenz zeigt erfolgreiche und praxisnahe E-Government-Projekte aus dem Land. Am 22. Oktober fand die erste E-Government-Regionalkonferenz in Tübingen statt. Im Rahmen einer Reihe werden erfolgreiche und praxisnahe E-Government-Projekte vorgestellt. Ziel ist es, eine Plattform zu schaffen, um über die Initiativen des Bundesministeriums des Innern, aber auch Landesinitiativen und regionale Projekte zu berichten, die ihre Umsetzungsergebnisse vorstellen. Für die Organisation der Konferenz in Tübingen war die KIRU verantwortlich. Das E-Government-Gesetz bietet echte Chancen. Wir wollen Sie heute ermutigen, E-Government-Prozesse in Ihre Häuser hineinzutragen. Mit diesen Worten begrüßte Geschäftsführer Manfred Allgaier die 120 Gäste der Auftaktveranstaltung einer Reihe von bundesweiten Regionalkonferenzen zum Thema E-Government. Eingeladen hatte die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister Vitako gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern. Mitveranstalter der ersten Regionalkonferenz waren der Datenverarbeitungsverbund und das Innenministerium Baden-Württemberg. Gemeinsamen Ziele E-Government ist umso erfolgreicher, je stärker sich die öffentliche Verwaltung vernetzt und sich an gemeinsamen Zielen orientiert, beschreibt die Nationale E- 10

10 I Zweckverband Government-Strategie des Bundes. Das im April 2013 verabschiedete E-Government-Gesetz schafft dafür jetzt die Voraussetzungen. Es soll die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anbieten. Im Rahmen der Regionalkonferenz wurden die E-Government- Initiative des Bundes und regionale Praxisbeispiele zum Thema D sowie der Online-Ausweisfunktion (eid) des neuen Personalausweises (npa) vorgestellt. Schöne Aussichten von der Terrasse des Casino am Neckar, dem Tagungsort der Regionalkonferenz in Tübingen. Infrastruktur für die Zukunft Ein sicheres E-Government ist notwendig, erklärte Frank-Rüdiger Srocke vom Bundesministerium des Innern. Da die Bürgerinnen und Bürger vermehrt Verwaltungsdienste online nutzen möchten, sind sichere, einfache und verschlüsselte Lösungen wie D und der neue Personalausweis unverzichtbar. Eine gegenseitige Authentifizierung zwischen Bürger und Verwaltung gibt es so nur in Deutschland, betonte Srocke. Dass die eid-funktion bis heute nur bei etwa 30 Prozent der ausgegebenen Ausweise eingeschaltet ist, erklärt Srocke unter anderem mit den noch wenigen Anwendungen sowie der Hürde, sich ein Kartenlesegerät anschaffen zu müssen. Srocke setzt deshalb auf Entwicklungen mit hohem Datenschutzniveau, die Tablet-PCs und Smartphones mit einbeziehen. Wir sind überzeugt, dass die Bereitschaft unserer Bürger zur Nutzung steigen wird. Denn wir haben eine Infrastruktur für die Zukunft aufgebaut! Srocke appellierte an das Einer für alle -Prinzip für die Entwicklung von Anwendungen und verwies auf die Praxisberichte der drei Kooperationspartner des Ministeriums. Praxisbeispiel aus dem Land Wie E-Government-Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, zeigten Praxisbeispiele zur eid-funktion, D und E-Akte aus dem Land. Alle Referenten betonten das Kosten-Nutzen-Argument, das durch schnelle, sichere und medienbruchfreie Online-Dienste auch die Bürger mittelfristig überzeugen werde. Unser Ziel war eine Win-Win-Situation für uns und die Bürger durch die Online- Zulassung, berichtete Felix Geibig, Dienststellenleiter der Zulassungsbehörde Wiesloch beim Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis. Geibig hat festgestellt, dass 72 Prozent der Dateneingaben außerhalb der Öffnungszeiten erfolgen. Seit Anfang August 2013 ist der neue Personalausweis in unsere Online-Anwendung integriert. Damit ist die Datenqualität und sichere Authentifizierung gewährleistet. Durchgängig elektronisch Nach der Mittagspause, die viele Gäste bei schönstem Herbstwetter für persönliche Gespräche auf der Terrasse mit Neckarblick oder im Garten nutzten, erläuterte Dr. Tanja Laier, Referatsleiterin beim Bundesinnenministerium, das E-Government-Gesetz des Bundes. Unsere Vision ist die bürgerfreundliche Verwaltung, 2013/

11 I Zweckverband 24 Stunden an sieben Tagen alles aus einer Hand, sagte Laier. Das E-Government-Gesetz ist der Rechtsrahmen für die Verwaltung von morgen. Laier geht davon aus, dass mit optimierten elektronischen Verwaltungsabläufen ineffiziente und teure Medienbrüche der Vergangenheit angehören. Die Umsetzung sei allerdings nur mit Hilfe der durchgängigen elektronischen Aktenführung möglich. Dass das E-Government-Gesetz des Bundes noch unvollständig ist, weiß Laier, denn: E-Government geht nur gemeinsam. Dazu sind Regelungen auf Länderebene notwendig. Sie kündigte weitere Modellprojekte an zur umfassenden Umsetzung des Gesetzes in Kernbereichen der kommunalen Verwaltung. Beispiele von gelungenen Praxisprojekten zum Thema eausländerakte bei der Stadt Karlsruhe und ebauantrag bei der Stadt Ulm folgten. Dass Projekte wie der ebauantrag trotz vieler Beteiligter, einer umfangreichen Aufgabe und eines komplexen Prozesses mit etwas Mut und einem klaren Ziel erfolgreich sein können, davon ist Reinhard Bleß überzeugt. Bleß ist bei der KIRU als Geschäftsbereichsleiter für E- Government-Projekte verantwortlich. Der durchgängig elektronische Baugenehmigungsprozess von der Antragsstellung bis zur Genehmigung wird verwirklicht, auch wenn im Moment noch die Schriftformerfordernis beim finalen Dokument eine kleine Hürde im Gesamtprozess darstellt. Christine Siegfried (Vitako) und Geschäftsführer Manfred Allgaier (KIRU). Software, die verbindet Für Frank Kämmle vom Rechenzentrum KDRS in Stuttgart ist die Internetplattform service-bw.de bereits Teil des Generationenauftrags E-Government: Die Rechenzentren und die Datenzentrale im Land haben im Rahmen des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg in den vergangenen Jahren schon einiges geleistet. Wichtig für Kämmle ist die nachhaltige Umsetzung. Unsere Angebote müssen niederschwellig, einfach, sicher, schnell und verständlich sein, so dass auch der Student im Nachtbus zu später Stunde das noch nutzen kann. Martin Riedel, Leiter des Bereichs E-Government bei der Datenzentrale Baden- Württemberg, erklärte die zentrale Plattform für alle Serviceangebote, den sogenannten Kommunalmaster egovcenter, auf der beispielsweise die Online-Zulassung des Rhein-Neckar-Kreises basiert. Wichtig dabei ist ein Bürgerkonto mit nur einer eid, um viele Services schnell und unkompliziert nutzen zu können. Am Bedarf der Bürger orientiert Den Abschluss der Regionalkonferenz bildete eine hochkarätig besetzte Gesprächsrunde unter der Moderation von Christine Siegfried, Referentin für egovernment bei Vitako, die auch durch den Tag führte. Der ehemalige KIRU- Verbandsvorsitzende und jetzige Ministerialdirektor im Innenministerium Baden- Württemberg, Dr. Herbert O. Zinell, erläuterte auf Nachfrage der Moderatorin die E-Government-Strategie des Landes. Zinell betonte, dass es ohne die vermittelnde Rolle des Landes kein E-Government-Gesetz des Bundes gegeben hätte. 12

12 I Zweckverband Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Baden-Württemberg arbeite an der Entwicklung eines E-Government-Gesetzes für das Land. Dazu tausche man sich auf fachlicher Ebene auch mit Kollegen aus Bayern aus, so Zinell. Das Praxiswissen aus den Kommunen müsse selbstverständlich mit einbezogen werden. Gemeinsam mit den kommunalen Spitzenverbänden und dem Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg werden die Eckpunkte für ein E-Government-Gesetz auf Landesebene abgestimmt. Gleichzeitig finden auf Bundesebene über den IT- Planungsrat Gespräche statt, um in den Ländern möglichst gleichlautende Regelungen herbeizuführen. Die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger sollten mehr im Fokus liegen, wünscht sich Jan-Ole Langemack vom Landkreistag Baden-Württemberg. Was würde ich mir von der Verwaltung wünschen, wenn ich zum Beispiel nach Stuttgart umziehe?, fragte Langemack. Er führte Projekte an, die entwickelt wurden, aber nicht am Bedarf der Bürger orientiert seien. Dass man E-Government vom Bürger her denken müsse, das findet auch der Erste Bürgermeister der Stadt Ulm, Gunter Czisch. Beim E-Government kommt erst das Government und dann das E, sagte Czisch. Mit einem Lächeln schlug er Jan-Ole Langemack vor, doch nach Ulm zu ziehen, denn dort habe man schon einige seiner Wünsche umgesetzt. Er appellierte an die anwesenden Vertreterinnen und Vertreter der Kommunen, auch an kleine Anwendungen zu denken, die oft eine größere Akzeptanz finden. Es gibt viele gute Ideen, die man in kleinen Anwendungen umsetzen kann. William Schmitt, Hauptgeschäftsführer beim Rechenzentrum KIVBF, betonte erneut die Gemeinsamkeit, die für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes unabdingbar sei. Die Basis ist da, aber es geht nur gemeinsam. Die größten Effekte sieht er in der Verwaltung selbst. Langemack richtete zum Schluss der Gesprächsrunde noch eine Bitte an die Gäste: E-Government ist eine Führungsaufgabe! Das wollen wir stärker an die Bürgermeister und Landräte herantragen, denn E-Government bringt Vorteile auf beiden Seiten. Die Podiumsteilnehmer beantworteten die Fragen der Moderatorin Christine Siegfried: (v.l.n.r.) Jan-Ole Langemack, William Schmitt, Gunter Czisch, Dr. Herbert O. Zinell. Gelungene Konferenz Sehr zufrieden mit der ersten Regionalkonferenz äußerten sich sowohl der für die Organisation verantwortliche Geschäftsbereichsleiter bei der KIRU, Thomas Wagner, wie auch die Moderatorin der Konferenz, Christine Siegfried von Vitako: Es war eine rundum gelungene Veranstaltung! Wir sind sehr zufrieden. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / /

13 II Entwicklung Alles im Griff Sicheres Management für mobile Endgeräte. Der Markt für sogenannte Mobile Devices wächst und wächst. Die Produktvielfalt am Markt ist groß, die Innovationszyklen sehr kurz. Mobile Devices sind mobile Computer mit anderer Systemumgebung und völlig neuen Möglichkeiten, aber höherem Bedarf an Betrieb und Management. Mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablet-PCs ist es sehr einfach möglich, Dienste über drahtlose Netzwerke oder lokal verfügbare mobile Anwendungen zu nutzen. Auch der dienstliche Bereich ist davon betroffen, denn mobile Endgeräte halten vor allem über die Führungsspitze und das mittlere Management Einzug in die Verwaltungen. Unter den Mitgliedern und Kunden der KIRU ist beispielsweise der Push-Dienst iiru.mobile Office inzwischen weit verbreitet. Dieser Trend aus dem privaten Bereich hinein in die Geschäftswelt lässt sich nicht mehr aufhalten. Mit der Nutzung von Smartphones und Tablets können nicht nur Führungskräfte flexibler und zeitnaher auf Anforderungen reagieren, wodurch eine Verwaltung einen beachtlichen Produktivitätszuwachs erreichen kann. Neben den dienstlichen Fachanwendungen wie zum Beispiel im Bereich Ordnungswidrigkeiten, Sitzungs- oder Dokumentenmanagement wollen die Beschäftigten zunehmend auch private Apps wie etwa Youtube, Bundesliga, Ebay oder Börse offiziell nutzen dürfen. 14

14 II Entwicklung Mobile Geräte müssen hinsichtlich Verwaltung, Wartung, Nutzung und Sicherheit ähnlich wie andere Computersysteme betrachtet werden. In Studien wird bestätigt, dass sich drei Viertel der IT-Verantwortlichen über die Existenz von Sicherheitsrisiken beim Einsatz von mobilen Endgeräten durchaus im Klaren sind, aber noch keine adäquate technische Lösung umgesetzt haben. Gerade Institutionen der öffentlichen Verwaltung haben für ihre Daten einen hohen Schutzbedarf, der über entsprechende technische, organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen gewährleistet werden muss. Deshalb brauchen Smartphones und Tablets, im Unterschied zu klassischen Handys, ein klares Betriebs- und Sicherheitskonzept für die gesamte Lebensdauer. Unser Sandbox-Ansatz bewirkt, dass wir einen abgeschotteten Unternehmenskontext auf die mobilen Endgeräte bringen. (Thomas Baum, Fachbereichsleiter bei der KIRU). Services nutzen - selber verwalten Michael Beier, Spezialist bei der KIRU für mobile Geräte, benennt die Problematik: Was tun Sie, wenn Sie nicht wissen, welche Apps Ihre Mitarbeiter auf den dienstlichen Geräten nutzen oder unwissentlich eine gefährliche App installiert wurde? Oder ein Gerät wurde verloren oder gestohlen und könnte Unbefugten Zugriff auf sensible Daten eröffnen? Oder Ihr Smartphone entspricht nicht mehr den notwendigen Sicherheitsanforderungen. In allen Fällen besteht dringender Handlungsbedarf. Eigene Installationen sind zeitaufwendig und erfordern viel Know-how. Die KIRU bietet deshalb im Rahmen ihres Dienstleistungsangebotes iiru.mobiledevicemanagment die zentrale Infrastruktur im Rechenzentrum an. Die Administration der Geräte können die Kunden dabei selbst übernehmen. Um die einzelnen Apps zu schützen, laufen diese gegeneinander abgeschottet jeweils in einem sogenannten Container oder auch Sandbox, erklärt KIRU-Fachbereichsleiter Thomas Baum. So können dann neben den dienstlichen Apps auch private Apps auf dem dienstlichen Gerät zugelassen werden. Rahmenbedingungen festlegen Das Mobile Device Management bedarf natürlich auch der organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Begleitung. Die KIRU bietet dazu umfangreiche Beratungsdienstleistung an. Neben einer Muster-Dienstanweisung unterstützen wir mit individuellen Regelungen und Vorgehensweisen. Danach besteht rege Nachfrage, wie wir bei unserem Kunden-Informationstag in diesem Jahr feststellen konnten, so Gert Presch, der sich in der Stabsstelle Planung und Strategie schon seit Längerem mit dem Thema beschäftigt. Kunden aus dem Bereich der Landratsämter und größeren Städte haben iiru.mobiledevicemanagement bereits bestellt. Die meisten haben die Option Premium, also die Containerlösung gewählt. Auch kleinere Kunden werden demnächst folgen. Ihr Ansprechpartner: Michael Beier / Zwei Komponenten-Angebot Basis und Premium Basislösung deckt die Managementfunktionen ab: Inbetriebnahme und Einbindung von Android-, ios- und Windows-Geräten Basis-Grundschutz Ausbringen der Apps, Self Service App-Store, Ortung, Remote-Wipe Premiumlösung mit Containern: Saubere Trennung der Apps untereinander Klare Trennung von dienstlich und privat Das können Sie als Nutzer tun: Orten Ihres Gerätes, Sperren und Entsperren Ihres Gerätes Komplettes oder selektives Fern-Löschen der dienstlichen Daten und Apps bei Diebstahl Das können Sie als Admin tun: Inventarisierung der Geräte, der Apps, der Benutzer und der Gruppen Ausrollen der Apps und Richtlinien, Zuweisen von Richtlinien Übersicht über den Stand Ihrer Geräte (Dashboard), Reports erstellen 2013/

15 II Entwicklung Ab in die Wolke Neues Modul BackupToCloud zur zentralen Datensicherung im Rechenzentrum im Einsatz. Nach erfolgreichem Testzeitraum und ersten Piloteinsätzen hat das Rechenzentrum KIRU ein neues Modul zur zentralen Datensicherung im Portfolio. Neben dem Patchmanagement, dem zentralen Virenschutz, der Serverüberwachung und dem Servermanagement ist damit ein weiterer wichtiger Baustein zur Entlastung der IT-Ansprechpartner bei den Kommunen verfügbar. Der Wunsch vieler Mitglieder und Kunden, lokal gesicherte Daten in einen zweiten Brandabschnitt (gemäß M 6.35 des BSI-Grundschutzkatalogs) auslagern zu können, bestand schon länger. Brandabschnitte sind ein gängiges Mittel, um einen ausfallsicheren IT-Betrieb zu gewährleisten. Die Erstellung eines eigenen Brandabschnittes für den Serverraum ist mit hohen Kosten und meist größeren baulichen Maßnahmen verbunden, was viele Entscheidungsträger an der Umsetzung hindert. Datensicherung gehört nicht zu meinem Kerngeschäft. Deshalb lag es nahe, die Auslagerung meiner lokal vorhandenen Daten den Spezialisten im Rechenzentrum anzuvertrauen, da meine Verfahrensdaten ohnehin dort verarbeitet werden, erklärt Frank Hartmann, Kämmerer beim Bürgermeisteramt Steinhausen an der Rottum. Von den zuständigen Spezialisten des Fachbereichs Service Kundensysteme bei der KIRU wurde diese Kundenanforderung aufgenommen und weiterver- 16

16 II Entwicklung folgt. Nach der Orientierung auf dem Markt, der folgenden Eingrenzung auf zwei Produkte und einem Testszenario fiel letztlich die Entscheidung, die Lösung mit der Software Acronis Backup&Recovery zu realisieren. Schnelle Datensicherung Diese Software ermöglicht eine Deduplizierung von Daten auf Kundenseite. Dadurch werden Daten nicht doppelt abgelegt beziehungsweise nicht doppelt übertragen, was sowohl den Speicherbedarf für die gesicherten Daten sowie die notwendige Bandbreite zur Datenübertragung ins Rechenzentrum deutlich reduziert. Nach der erstmaligen vollständigen Übertragung ins Rechenzentrum folgen nur noch inkrementelle Sicherungsläufe. Dabei werden nur die seit der letzten Datensicherung veränderten Datenblöcke übertragen. Die Rahmenbedingungen für diese Sicherungslösung waren dabei vorgegeben: Bei Kundeninstallationen werden virtualisierte Server auf Basis von VMware ESXi implementiert. Die Sicherung dieser Serversysteme erfolgt nicht mehr auf Bandlaufwerke, sondern auf NAS-Systemen (Network Attached Storage). Im Umfeld der KIRU sind Geräte der Hersteller QNAP und Fujitsu im Einsatz. Geringe Ausfallzeiten Durch die Kombination von lokaler Sicherung auf ein NAS-System und zentraler Sicherung der Server in die Cloud des Rechenzentrums werden zwei Ziele erreicht: Einzelne Daten, die zum Beispiel durch versehentliches Löschen verloren gingen, können schnell vor Ort wiederhergestellt werden. Durch die BackupTo- Cloud-Lösung des Rechenzentrums wird im Fall eines Systemausfalls (sogenannter K-Fall, beispielsweise durch Hardwaredefekt, Diebstahl, Elementarschäden) die Wiederherstellung des Komplettsystems auf einer neuen Serverhardware und damit eine zeitnahe Wiederaufnahme des Betriebs ohne Datenverlust ermöglicht. Bei Bedarf kann sogar eine Wiederherstellung des Servers direkt im Rechenzentrum erfolgen. Somit wird die Ausfallzeit auf ein Minimum reduziert, was auch für Kämmerer Frank Hartmann ein wichtiger Aspekt ist: Da bei der BackupTo- Cloud-Lösung die Wiederherstellbarkeit der gesicherten Daten regelmäßig mit dem Restore-Test überprüft wird, kann ich mich darauf verlassen, dass meine Daten im Fall der Fälle nicht verloren sind. Das ist beruhigend. Alle Daten im sicheren Netz Ein weiterer wesentlicher Vorteil zu anderen am Markt verfügbaren Backup- Angeboten ist die Garantie, dass Kundendaten stets im gesicherten Umfeld des Kommunalen Verwaltungsnetzes beziehungsweise Landesverwaltungsnetzes (KVN/LVN) bleiben. Somit erübrigen sich Aufwendungen für die Gestaltung und Pflege datenschutzkonformer rechtssicherer Verträge mit Drittanbietern. Hartmann bestätigt dies: Bisher haben wir die Auslagerung ins Schließfach der Bank vorgenommen. Mit dem Modul BackupToCloud ersparen wir uns Zeit und Aufwand für die Auslagerung. Zusätzlich zu sicherheitstechnischen Aspekten erfahren wir auch einen Komfortgewinn. Seit Abschluss des Pilotbetriebs sind bereits mehrere Kunden im Produktiveinsatz mit der BackupToCloud-Lösung der KIRU. Weitere Kunden stehen kurz vor der Beauftragung. Ihr Ansprechpartner: Harald Rathgeb 0731 / /

17 Mit Internet zum Kita-Platz kiru.kindertagesstätten unterstützt bei der Verwaltung von Kinderbetreuungseinrichtungen. Mit der Lösung kiru.kindertagesstätten wird die Verwaltung und Steuerung von Kinderbetreuungseinrichtungen entsprechend den Anforderungen von Kommune, Eltern, Einrichtungen und dem jeweiligen Träger kinderleicht. Eine gute Kinderbetreuung und frühe Förderung für alle Kinder gehören laut Bundesregierung zu den wichtigsten Zukunftsaufgaben in Deutschland. Deshalb gibt es seit August 2013 einen Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz für Kinder zwischen ein und drei Jahren. Die Kommunen haben in den vergangenen Jahren erhebliche Anstrengungen unternommen, um ein bedarfsgerechtes Angebot einzurichten. Trotzdem ist es schwierig, die vorhandenen Plätze zeitnah zu vergeben. Um jederzeit den Überblick über die Nachfrage- und Angebotssituation in den Einrichtungen zu haben, ist die Lösung kiru.kindertagesstätten die richtige Wahl. Alle Infos im Portal Die steigenden Anforderungen in der Kindertagesbetreuung bemerkt auch Hauptamtsleiter Ludwig Maag in Winterlingen. Die Gemeinde Winterlingen hat ihr Angebot an Betreuungsplätzen und die Öffnungszeiten der Einrichtungen in den letzten Jahren enorm ausgeweitet. Von der Krippengruppe bis zum integrativen Kindergarten und der Schulkindbetreuung haben wir alles am Ort. Seit einigen 18

18 II Entwicklung Monaten arbeitet man im Rathaus von Winterlingen nun mit einer Lösung des Rechenzentrums zur Steuerung und Verwaltung für Kinderbetreuungseinrichtungen. Der Abgleich von freien Plätzen zwischen den einzelnen Kindergärten war immer mit viel Aufwand verbunden, berichtet Hauptamtsleiter Maag. Jetzt kann man über das Portal mit einem Blick erkennen, wie viele Kinder in welcher Einrichtung angemeldet sind. Auch für die Eltern ist die Suche nach einem freien Platz für ihr Kind viel einfacher geworden. Über die Homepage von Winterlingen hat man direkten Zugriff auf eine Übersicht zu den freien Plätzen. Maag ist zufrieden mit der Lösung, die auch eine Schnittstelle ins Finanzwesen bietet. Damit ist die Erstellung der Beitragsbescheide ohne viel Aufwand möglich. Vereinfachte Abläufe Auch bei der Großen Kreisstadt Metzingen ist die Lösung kiru.kindertagesstätten seit geraumer Zeit im Einsatz. Simone Heilemann, Mitarbeiterin in der Abteilung Soziale Dienstleistungen, schätzt die Vorteile des Programms: Die Lösung kiru.kindertagesstätten erleichtert die Abläufe bei der Kindergartenverwaltung enorm. Sei es bei der Verwaltung der Kinder und der Kindergartenbeiträge oder beispielsweise bei Bescheinigungen für die Eltern für das Finanzamt oder sonstige Stellen. Das Verfahren bietet nicht nur vielfältige Berichts- und Auswertemöglichkeiten. Auch die SEPA-Umstellung ist gut gelaufen. Kurzum: das Verfahren kiru.kindertagesstätten möchte ich nicht mehr hergeben. Bei der Gemeinde Sonnenbühl hat man schon frühzeitig auf die elektronische Unterstützung für die Verwaltung der Betreuungseinrichtungen gesetzt. Um die Anmeldungen für Betreuungsplätze kümmert sich dort Monika Gekeler. kiru.kindertagesstätten ermöglicht uns einen guten und schnellen Überblick über die Belegung und Auslastung der einzelnen Einrichtungen. Hervorzuheben ist die leichte Bedienbarkeit. Änderungen der Kindergartenbeiträge lassen sich schnell und unkompliziert umsetzen. Für die Eltern ist die Suche nach einem freien Platz für ihr Kind viel einfacher geworden. Über die Homepage von Winterlingen hat man direkten Zugriff auf eine Übersicht zu den freien Plätzen. (Ludwig Maag, Gemeinde Winterlingen) Ihr Ansprechpartner: Joachim Koch / Personal und Finanzen im Blick Um den Einsatz des Personals in den verschiedenen Einrichtungen zu planen und den Überblick über die Finanzen zu behalten, ist kiru.kindertagesstätten eine geeignete Lösung. Eltern können online nach freien Kindergartenplätzen suchen, die Angebote der einzelnen Einrichtungen vergleichen und ihre Kinder direkt anmelden. Die Einrichtungen können Kinder auf die Warteliste setzen, doppelte Anmeldungen erkennen sowie umfangreiche Auswertemöglichkeiten nutzen. Die Adressverwaltung macht flexible Formular- und Serienbrieffunktionen möglich. Die komplexen, verwaltungsspezifischen Gegebenheiten von Kommunen können durch die Parametrisierung der Stammdaten abgebildet werden. Gesicherter Zugriff auf die Daten Kommunen unterschiedlichster Größenordnungen in Baden-Württemberg setzen inzwischen die Lösung für die Verwaltung ihrer Kindertagesstätten ein. Dabei wird bevorzugt die Terminal-Server-Variante benutzt, bei der die Daten zentral im Rechenzentrum gespeichert sind und der Zugriff über eine gesicherte VPN-Leitung über das Internet erfolgt. Diese Vorgehensweise vereinfacht die Bedienung der Schnittstellen zur Kasse, die Programmpflege und das Releasemanagement. Datensicherung und Datenschutz sind dadurch gewährleistet. Zertifizierte Allround-Lösung kiru.kindertagesstätten ist von der GPA zertifiziert, entspricht den kirchlichen Datenschutzanforderungen und kann damit auch bei evangelischen und katholischen Trägern eingesetzt werden. 2013/

19 Eine gute Wahl Das Wahlauswertungsverfahren der KIRU war bei 300 Kommunen in Baden-Württemberg im Einsatz. Nach der Wahl ist vor der Wahl - dieser bekannte Spruch trifft zu, denn die nächste Wahl steht bekanntlich bereits im Jahr 2014 vor der Tür. Das Wahlprogramm der KIRU wurde bei der Bundestagswahl 2013 in Baden-Württemberg von circa 300 Städten, Gemeinden und Landkreisen eingesetzt. Neu ist die Präsentationsmöglichkeit mit der WebApp, die sowohl für PC-Browser wie auch Mobilgeräte geeignet ist. Eine Bundestagswahl ist immer wieder etwas ganz Besonderes. Sie bestimmt nicht nur die öffentliche Diskussion über viele Monate, sondern sorgt in den Rathäusern für emsiges Treiben. Das beginnt schon viele Wochen vor dem eigentlichen Wahltermin, wenn es darum geht, die Wähler mit Wahlscheinen zu versorgen und die Wahllokale mit all dem auszustatten, was notwendig ist, einschließlich der zahlreichen freiwilligen Wahlhelfer. Ohne IT geht es nicht Wenn der Wahltermin näher rückt, beginnt die Vorbereitung der Wahlauswertung. Ziel ist es, möglichst zeitnah ein korrektes Ergebnis zu ermitteln und der Öffentlichkeit anschaulich zu präsentieren. All das geht nicht ohne IT-Unterstützung. Für die Wahlhelferverwaltung und auswertung setzt die KIRU seit vielen Jah- 20

20 II Entwicklung ren die Lösung kiru.wahlauswertung (PC-Wahl) ein. Die Verwaltung der Wahlberechtigten und die Wahlscheinausstellung werden durch dieses Fachverfahren im Einwohnerwesen unterstützt. Die verschiedenen Komponenten haben wie gewohnt zu einer weitgehend reibungslosen und erfolgreichen Abwicklung der Bundestagswahl 2013 beigetragen. Das Wahlauswertungsverfahren wurde in Baden-Württemberg von circa 300 Städten, Gemeinden und Landkreisen eingesetzt. Das bundesweit verbreitete Programm mit seinen circa 2000 Nutzern wird laufend weiterentwickelt. Der letzte Schwerpunkt lag im Bereich der Internetpräsentation. Neue WebApp für alle Geräte Traditionell hat kiru.wahlauswertung einen sehr starken Auswertebereich. Das gilt sowohl für die hausinterne Präsentation mittels Beamer als auch im Internet: Von der barrierefreien HTML-Seite bis zur aufwendigen Java-basierten Darstellung stehen verschiedene Präsentationsformen zur Verfügung. Neu hinzugekommen ist die Präsentationsmöglichkeit für das Smartphone unter dem Namen WebApp, die sowohl für PC-Browser als auch Mobilgeräte (Smartphones und Tablets) geeignet ist und viele Kunden sofort überzeugt hat. Sie passt sich automatisch der Auflösung des Endgerätes an und verfügt über integrierte Bedienelemente, die für eine Fingerbedienung optimiert sind. Zudem beinhaltet die App ein Einstiegsportal, mit dem die Bürger die Ergebnisse mehrerer Wahlen aufrufen können. Alle Wahlergebnisse im Überblick Die Ergebnisseiten der Wahl können zusätzlich über eine App namens Wahlportal des Softwareherstellers verlinkt werden. Daduch sind für die Bürger Zugriffe auf die Wahlergebnisse aus ganz Deutschland möglich. Diese App ist für alle gängigen Plattformen kostenlos verfügbar (ios für iphone und ipad, Android, Windows Phone, Windows 8) und als browserbasierte WebApp für diverse Plattformen wie Google oder Firefox nutzbar. Vorbereitungen für die Kommunal- und Europawahl 2014 PC-Wahl hat bei der Bundestagswahl einmal mehr seine Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt, berichtet Andreas Simon, Fachbereichsleiter bei der KIRU. In Kürze werden wir die Vorbereitungen zur bevorstehenden Kommunal- und Europawahl einleiten, denn nach der Wahl ist vor der Wahl! Jeder weiß, dass diese Wahlen wegen des deutlich komplizierteren Wahlrechts wesentlich aufwendiger sind als eine Bundestagswahl. Dank unserer ausgereiften Lösung sind wir sehr zuversichtlich, dass wir auch diese Herausforderung gemeinsam mit unseren Mitgliedern und Kunden bewältigen werden. Ihr Ansprechpartner: Ingo Niels 0731 / Link zur Browser-Version der WebApp 2013/

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