Digitaler Betriebsablauf: Prozedur für Lieferantenrechnungen

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1 Titel Digitaler Betriebsablauf: Prozedur für Lieferantenrechnungen Guido HERRMANN Soclair Equipements S.A.

2 Kurzvorstellung Luxemburg - Kalchesbrück Differdange - Niederkorn 1920 Soclair S.A. Société Anonyme d éclairage, de chauffage et d installations sanitaires. Heute nach 96 Jahren beschäftigen wir: 230 Mitarbeiter: 75 Angestellte 155 Monteure Eine gemeinsame Buchhaltung! Lieferantenrechnungen: im Jahr ca. pro Arbeitstag

3 Inhalt 1. Analoges System: Papierrechnungen 2. Systemvergleich Empfang Buchhaltung - Rechnungserfassung Abteilungen Buchhaltung - Zahlungsvorbereitung Direktion 3. Vor- und Nachteile 4. Hinweise & Kommentare

4 Analoges System Analoge Prozedur der Lieferantenrechnungen: Langer Weg der Rechnungen: Empfang über Buchhaltung zum Bearbeiter Langer Weg der Laufzettel: Von Buchhaltung zum Bearbeiter und wieder zurück Viele Sortieren, Kopieren und viel Papier Langsamer Informationsfluss Grösste und langwierigste Prozedur im Betrieb

5 Empfang Analoges System Erhalt der Rechnungen Papierformat Informationen Posteingang Posteingangsstempel: Datum Stempel Interne Rechnungsnummer Stempel der Buchhaltung Digitales System Erhalt der Rechnungen Bisher noch Papierformat später par Informationen Posteingang Posteingangsstempel: Datum Informationen auf PDF: Rechnungsnummer, Eingabeinformationen

6 Empfang Analoges System Erhalt der Rechnungen Papierformat Informationen Posteingang Posteingangsstempel: Datum Stempel Interne Rechnungsnummer Stempel der Buchhaltung Sortieren der Rechnungen Original: Buchhaltung Kopie: Abteilungen (Baustellenordner) Digitales System Erhalt der Rechnungen Bisher noch Papierformat später par Informationen Posteingang Posteingangsstempel: Datum Informationen auf PDF: Rechnungsnummer, Eingabeinformationen Sortieren und Scannen Aller Rechnungen in ein Dokument

7 Buchhaltung: Rechnungserfassung Analoges System Eingabe in Verwaltungssoftware (Papierrechnung vor dem Bildschirm) Digitales System Eingabe in Verwaltungssoftware Gleichzeitiges Zerstückeln in einzelne Pdf s

8 Buchhaltung: Rechnungserfassung

9 Buchhaltung: Rechnungserfassung Analoges System Eingabe in Verwaltungssoftware (Papierrechnung vor dem Bildschirm) Digitales System Eingabe in Verwaltungssoftware Gleichzeitiges Zerstückeln in einzelne Pdf s Vorbereitung der Laufzettel entfällt (dazu später mehr)

10 Buchhaltung: Rechnungserfassung Analoges System Eingabe in Verwaltungssoftware (Papierrechnung vor dem Bildschirm) Vorbereitung der Laufzettel Digitales System Eingabe in Verwaltungssoftware Gleichzeitiges Zerstückeln in einzelne Pdf s entfällt (dazu später mehr) Prüfung des Rechnungsinhalts durch Direktion und Abteilungsleiter (Stapel der Papierrechnungen)

11 Buchhaltung: Rechnungserfassung

12 Buchhaltung: Rechnungserfassung Analoges System Eingabe in Verwaltungssoftware (Papierrechnung vor dem Bildschirm) Digitales System Eingabe in Verwaltungssoftware Gleichzeitiges Zerstückeln in einzelne Pdf s Vorbereitung der Laufzettel entfällt (dazu später mehr) Prüfung des Rechnungsinhalts durch Direktion und Abteilungsleiter (Stapel der Papierrechnungen) Prüfung des Rechnungsinhalts durch Direktion und Abteilungsleiter ( mit verlinkten PDFs)

13 Abteilung Analoges System Bearbeiter erhält Rechnungen und Laufzettel Unterschrift auf Laufzettel Bzw. Blockierung der Rechnung

14 Abteilung Analoges System Bearbeiter erhält Rechnungen und Laufzettel Digitales System Bearbeiter erhält BI-Liste per Mail (2 mal pro Woche)

15 Abteilung Analoges System Bearbeiter erhält Rechnungen und Laufzettel Unterschrift auf Laufzettel Bzw. Blockierung der Rechnung Digitales System Bearbeiter erhält BI-Liste per Mail (2 mal pro Woche) Elektronische Freigabe im Programm Bzw. Eingabe eines Litiges

16 Abteilung

17 Abteilung Analoges System Bearbeiter erhält Rechnungen und Laufzettel Unterschrift auf Laufzettel Bzw. Blockierung der Rechnung Übertrag der Rechnungsfreigabe auf Abteilungslaufzettel Rückgabe Laufzettel an Buchhaltung Abheften Rechnung im Baustellenordner Nachfragen bei Verlust der Rechnungen und bei ausbleibendem Rücklauf Digitales System Bearbeiter erhält BI-Liste per Mail (2 mal pro Woche) Elektronische Freigabe im Programm Bzw. Eingabe eines Litiges entfällt entfällt entfällt (durch Eingabe der Buchhaltung geschehen) entfällt

18 Buchhaltung: Zahlungsvorbereitung Analoges System Übertrag des BAP auf Rechnung Eingabe des BAP ins Programm Vorbereitung einer Mappe mit allen Rechnungen und Übersichtsblatt Abheften der Original-Rechnungen Suchen von Rechnungen Kopieren für Bearbeiter Digitales System Ist elektronisch erfolgt Ist bereits erfolgt Senden einer auf Knopfdruck Wird direkt nach dem Scan gemacht entfällt entfällt

19 Direktion: Prüfung und Bezahlung Analoges System Erhalt der Mappe mit Laufzettel und allen freigegebenen Rechnungen Digitales System Prüfen von BAP, Skonto, IBAN, Betrag

20 Direktion: Prüfung und Bezahlung

21 Direktion: Prüfung und Bezahlung

22 Direktion: Prüfung und Bezahlung Analoges System Erhalt der Mappe mit Laufzettel und allen freigegebenen Rechnungen Digitales System Erhalt einer Prüfen von BAP, Skonto, IBAN, Betrag Prüfen von BAP, Skonto, IBAN, Betrag

23 Direktion: Prüfung und Bezahlung

24 Direktion: Prüfung und Bezahlung

25 Direktion: Prüfung und Bezahlung

26 Direktion: Prüfung und Bezahlung Analoges System Erhalt der Mappe mit Laufzettel und allen freigegebenen Rechnungen Digitales System Erhalt einer Prüfen von BAP, Skonto, IBAN Prüfen von BAP, Skonto, IBAN Vergleich mit Multiline (Gleichzeitig mit Original-Rechnung) Vergleich mit Multiline (In zweitem Arbeitsschritt)

27 Direktion: Prüfung und Bezahlung Analoges System Digitales System Erhalt einer Prüfen von BAP, Skonto, IBAN

28 Direktion: Prüfung und Bezahlung Analoges System Erhalt der Mappe mit Laufzettel und allen freigegebenen Rechnungen Digitales System Erhalt einer Prüfen von BAP, Skonto, IBAN Prüfen von BAP, Skonto, IBAN Vergleich mit Multiline (Gleichzeitig mit Original-Rechnung) Bezahlung Vergleich mit Multiline (In zweitem Arbeitsschritt) Bezahlung Rückgabe der Mappe Weiterleiten der Mail mit Vermerk OK

29 Vor- und Nachteile Vor- und Nachteile der digitalen Prozedur Empfang: Scannen der Dokumente + Weniger Sortieren Techniker: + Kein Abheften + Kein Suchen + Schnellere Verfügbarkeit der Rechnungen im Programm Sekretärinnen: + Kein Sortieren, Umsortieren + Keine unnötigen Laufzettel + Kein Suchen von Laufzetteln und Rechnungskopien Buchhaltung Arbeitsumstellung + Kein Suchen von Rechnungen + Verfügbarkeit der Rechnungen in allen Programmen + Automatische Mahnungen der Rechnungsfreigabe Direktion: + Keine dicken Unterschriftenmappen + Externes Arbeiten ohne Verbindung zum Netzwerk Allgemein: + Zeitgewinn zwischen den Arbeitsplätzen!

30 Kommentare Hinweise & Kommentare Umfangreiche Vorbereitungsphase und Testphase erforderlich Investition: Nicht nur im BI-System und Programmierung 2 Bildschirme und Grafikkarte an jedem Arbeitsplatz Keine Illusionen : Die erforderliche Rechnungsprüfung bleibt. Das Erinnern der Techniker teilweise auch. Umstellungen sind umfangreich: Vielleicht erst ab einer gewissen Firmengröße / Rechnungsmenge sinnvoll!?

31 Lichtblicke Papier-Rechnungen verschwinden Suchen verschwindet

32 Merci Merci