Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Übersicht über verschiedene Funktionen

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Übersicht über verschiedene Funktionen Dateiname: ecdl_p2_03_02_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation - Übersicht über verschiedene Funktionen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG DATUM- UND ZEITFUNKTIONEN MATHEMATISCHE FUNKTIONEN STATISTISCHE FUNKTIONEN TEXT-FUNKTIONEN FINANZMATHEMATISCHE FUNKTIONEN MATRIX-FUNKTIONEN LOGISCHE FUNKTIONEN DATENBANK-FUNKTIONEN ZUSAMMENFASSUNG... 15

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5 Übersicht über verschiedene Funktionen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit erhalten Sie einen Überblick über die Kategorien der Funktionen. Zudem wird aus jeder Kategorie eine Funktion detailliert an Hand eines Beispiels dargestellt. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 2 Datum- und Zeitfunktionen Die erste hier vorgestellte Kategorie ist die der Datums- und Zeitfunktionen. Die Werte dieser Funktionen werden intern jeweils als Zahlenwerte behandelt, da auf diese Weise Berechnungen einfacher durchgeführt werden können. Dabei beginnt die Zeitzählung bei Excel standardmäßig am Dieses Datum entspricht der Zahl 1. Wenn z.b. das Datum vom eingeben wird, entspricht das der Zahl HEUTE HEUTE() Gibt die fortlaufende Zahl des heutigen Datums wieder (aktuelles Datum). TAG TAG(Zahl) Wandelt eine fortlaufende Zahl in eine Zahl von 1 bis 31 für den Tag des Monats um. MONAT Monat(Zahl) Gibt eine Zahl von 1 (Januar) bis 12 (Dezember) für den Monat zurück. JAHR JAHR(Zahl) Wandelt eine fortlaufende Zahl im Bereich von in eine Jahreszahl um. Stellen Sie sich nun bitte einmal folgenden Fall vor: Das aktuelle Datum ist der und Sie möchten wissen, welches Datum in genau 59 Tagen ist. Dann können Sie einfach den Zahlenwert des Datums ausgeben und zu diesem 59 addieren. Den so berechneten Zahlenwert können Sie anschließend von Excel in ein 'verständliches' Datum umwandeln lassen und erhalten dann den

7 Übersicht über verschiedene Funktionen Hinweis: Die Ausgabe eines Wertes ist immer auch von der Formatierung der jeweiligen Tabellenzelle abhängig. Wenn diese mit der Eigenschaft Datum formatiert ist, wird z.b. der ausgegeben. Hat die Zelle aber die Formatierung Zahl, wird der äquivalente Wert ausgegeben. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 3 Mathematische Funktionen Eine vergleichsweise einfache aber sehr häufig eingesetzte Funktion aus dem Bereich der mathematischen Funktionen ist die der Summe. Dabei werden alle Zahlenwerte des festgelegten Wertebereichs addiert. SUMME SUMME(Wert1;Wert2;...) Summiert die Argumente. SUMMEWEN N SUMMEWENN(Bereich;Suchkriterien;S umme_bereich) Addiert Zahlen, die mit den Suchkriterien übereinstimmen. RUNDEN RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Rundet eine bestimmte Zahl auf eine bestimmte Anzahl an Dezimalstellen. Mit der Tabellenfunktion SUMMEWENN können Sie Zahlen addieren, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. In diesem Beispiel werden alle Werte summiert, die der Kategorie A aus der Spalte daneben zugeordnet sind. Zugeordnet meint hier, dass sich die Werte in der selben Zeile befinden. Das Ergebnis beträgt in diesem Fall 41. Hinweis: Durch die Dollar-Zeichen ($) werden relativen Zellbezüge (Standardzustand) zu absoluten Zellbezügen umgewandelt. In diesem Fall werden aber nur die Spalten absolut zugewiesen, die Zeilen bleiben relativ. Ein Beispiel für einen absoluten Zellbezug sowohl in Bezug auf die Spalte wie auch auf die Zeile wäre $A$1. 4

9 Übersicht über verschiedene Funktionen 4 Statistische Funktionen Mit Hilfe der statistischen Funktionen können Analysen und Vergleiche durchgeführt werden. Mit den hier aufgeführten Funktionen lassen sich z.b. die Zellen des angegebenen Wertebereiches zählen, die einen Wert haben. Nicht ausgefüllte Zellen werden dabei nicht berücksichtigt. ANZAHL ANZAHL(Wert1;Wert2;...) Berechnet, wie viele Zahlen eine Liste von Argumenten enthält. ANZAHL2 ANZAHL2(Wert1;Wert2;...) Berechnet, wie viele Werte eine Liste von Argumenten enthält. ZÄHLENWEN N ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkrite rien) Zählt die nichtleeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalt mit den Suchkriterien übereinstimmen. Dabei werden bei der Funktion ANZAHL Zellen mit einem Zahlen-Wert gezählt, bei der Funktion ANZAHL2 hingegen werden alle Zellen gezählt, die einen beliebigen Wert enthalten. In der untersten Zeile des Beispiels werden die beiden Funktionen miteinander kombiniert. Auf diese Weise lassen sich dann auch die Zellen zählen, die einen Wert haben, der keine Zahl darstellt. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 5 Text-Funktionen Die Text-Funktionen können dann sehr wertvoll sein, wenn Texte in einem bestimmten Format erscheinen sollen. Dabei kann bereits eingegebener Text in das entsprechend Format umgewandelt werden. Es kann aber auch festgelegt werden, in welchem Format die zukünftigen Eingaben erfolgen sollen, bzw. wie Text unmittelbar nach der Eingabe umgewandelt werden soll. GROSS2 GROSS2(Text) Wandelt den ersten Buchstaben aller Wörter einer Zeichnfolge in Grossbuchstaben um. GROSS GROSS(Text) Wandelt einen Text in Grossbuchstaben um. KLEIN KLEIN(Text) Wandelt einen Text in Kleinbuchstaben um. VERKETTEN VERKETTEN(Text1;Text2;...) Verknüpft einzelne Textelemente zu einer Zeichenkette. Hinweis: Wenn eine leere Tabellenzelle mit dem Text-Format belegt ist, werden alle Zahlen, die anschließend eingegeben werden, als Zeichenfolge (wie Text) behandelt und dementsprechend linksbündig dargestellt. Das ist z.b. dann sehr praktisch, wenn Sie Telefonnummern eingeben wollen. In diesem Beispiel wird der Text jeweils in der Spalte B in den angegebenen Formaten dargestellt. 6

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12 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 6 Finanzmathematische Funktionen In dem Bereich der finanzmathematischen Funktionen werden Formeln zusammengefasst, die vor allem Berechnungen für die Abschreibung von Wirtschaftsgütern und die Zinsoder Tilgungsbelastungen von Krediten ermöglichen. In dem folgenden Beispiel können Sie nachvollziehen, wie ein Zinssatz berechnet werden kann. ZW ZW(Zins;Zzr;Rmz;Bw;F) Gibt den zukünftigen Wert (Endwert) einer Investition zurück. NBW NBW(Zins1;Wert1;Wert2;...) Gibt den Nettobarwert (Kapitalwert) einer Investition auf Basis eines Abzinsungsfaktors für eine Reihe periodischer Zahlen (negative Werte) und Erträge (positive Werte) zurück. RMZ RMZ(Zins;Zzr;Bw;Zw;F) Gibt die konstante Zahlung einer Annuität pro Periode zurück. BW BW(Zins;Zzr;Rmz;Zw;F) Gibt den Barwert einer Investition zurück: den heutigen Gesamtwert einer Reihe zukünftiger Zahlungen. ZINS ZINS(Zzr;Rmz;Bw;Zw;F;Schätz wert) Gibt den Zinssatz einer Annuität pro Periode zurück. Z.B. verwenden Sie 6%/4 für quartalsweise Zahlungen von 6%. Bekannt sind die Laufzeit, der monatliche Betrag, der Zeitpunkt der monatlichen Einzahlung sowie der Endwert. 8

13 Übersicht über verschiedene Funktionen Das erste Argument gibt die Laufzeit in Monaten an, im zweiten Argument wird der monatliche Einzahlungsbetrag angegeben, das dritte Argument bleibt leer und im vierten Argument wird der Endbetrag angegeben. Dass die Einzahlungen jeweils am Monatsende vorgenommen werden, wird durch die Null in Form des fünften Arguments festgelegt. Zum Berechnen des jährlichen Zinssatzes wurde das Ergebnis noch auf 12 Monate hochgerechnet. Der Zinssatz entspricht dann 5,05%. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 7 Matrix-Funktionen Zu den so genannten Matrix-Funktionen gehören unter anderem die beiden VERWEIS- Funktionen. Mit diesen können Werte in senkrechter bzw. in waagerechter Richtung innerhalb eines festgelegten Datenbereiches gesucht werden. Der Datenbereich entspricht dabei dem Matrix-Bereich. WVER WEIS SVERW EIS WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeileninde x;bereich_verweis) SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenind ex;bereich_verweis) Durchsucht die erste Zeile einer Matrix und durchläuft die Spalte nach unten, um den Wert einer Zelle zurückzugeben. Durchsucht die erste Zeile einer Matrix und durchläuft die Spalte nach unten, um den Wert einer Zelle zurückzugeben. Hinweis: Mit Matrix-Funktionen kann auch die Schreibweise von Formelen optimiert werden. Dabei werden lediglich das Prinzip einer Formel und der Matrix- Bereich angegeben, auf den dann diese Formel entsprechend oft angewendet werden soll. In diesem Beispiel kommt die Funktion zum Suchen in senkrechter Richtung zum Einsatz. Der erste Wert ist das Suchkriterium, in diesem Fall Das zweite Argument ist der Bereich in dem gesucht werden soll, hier die Spalte A. Mit dem Spaltenindex wird festgelegt, welche Zelle aus der Spalte, in der eine Übereinstimmung gefunden wurde, den Ergebniswert liefern soll. 10

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16 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 8 Logische Funktionen Logische Formeln werden z.b. dann eingesetzt, wenn eine Wahrheitsprüfung für bestimmte Bedingungen oder Tatsachen durchgeführt werden soll. Auf diese Weise kann eine Verzweigung des Formelstrangs erreicht werden: Ist eine bestimmte Bedingung gegeben, wird die Formel A angewendet. Ist diese Bedingung nicht gegeben, wird Formel B angewendet. WENN UND ODER ISTFEH LER WENN(Prüfung;Dann_Wert;So nst_wert) UND(Wahrheitswert1;Wahrheit swert2;...) ODER(Wahrheitswert1;Wahrhei tswert2;...) ISTFEHLER(Wert) Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Gibt WAHR zurück, wenn alle Argumente wahr sind; gibt FALSCH zurück, wenn ein Argument falsch ist. Gibt WAHR zurück, wenn alle Argumente WAHR sind. Nur wenn alle Argumente FALSCH sind, wird FALSCH zurückgegeben. Prüft, ob ein Wert ein Fehlerwert ist (#N/V, #WERT!, #BEZUG!, #DIV/O!, #NUM!, #NAME? oder #NULL) und gibt WAHR oder FALSCH zurück. In diesem Beispiel wird die so genannte WENN-Funktion vorgestellt. Wenn der Umsatz eines Jahre größer ist als im Vorjahr, dann wird als Wert die Zeichenkette 'gutes Jahr' ausgegeben. Ist dieser Umstand nicht gegeben ist, wird als Wert die Zeichenkette 'schlechtes Jahr' ausgegeben. 12

17 Übersicht über verschiedene Funktionen 9 Datenbank-Funktionen Daten aus Excel-Tabellen können auch mit den so genannten Datenbank-Funktionen ausgewertet werden. Diesen Funktionen haben gewisse Ähnlichkeit mit denen der statistischen Funktionen, wobei bei den Datenbank-Funktionen aber zusätzlich Suchkriterien angegeben werden können. DBSUMM E DBMIN DBMAX DBANZA HL DBSUMME(Datenbank; Datenbankfeld;Suchkriterien) DBMIN(Datenbank; Datenbankfeld;Suchkriterien) DBMAX(Datenbank; Datenbankfeld;Suchkriterien) DBANZAHL(Datenbank; Datenbankfeld;Suchkriterien) Summiert Zahlen, die in einer Datenbank abgelegt sind. Gibt den kleinsten Wert aus den ausgewählten Datenbankeinträgen zurück. Gibt den größten Wert aus den ausgewählten Datenbankeinträgen zurück. Zählt die Zellen in einem Feld (Spalte) einer Datenbank, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen. Hinweis: Mit den Datenbank-Funktionen können nicht die Daten aus einer Access-Datenbank ausgewertet werden. Die Datenbank-Funktionen werden ausschließlich auf die Daten in Excel-Tabellen angewendet. Bei der Funktion DBSUMME wird in diesem Fall die Summe für die Bücher ermittelt, die Romane sind und mehr als 20 Euro kosten. Das funktioniert wie folgt: 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Als erstes Argument wird der Bereich von A1 bis C6 als zu durchsuchender Bereich angegeben. Das Argument Datenbankfeld gibt an, für welche Spalte die Summe gebildet werden soll. Mit dem dritten Argument wird der Bereich von A9 bis C10 als der Bereich gekennzeichnet, in dem die Suchkriterien enthalten sind. Die Grundkonstruktionen der oberen und unteren Tabelle müssen dementsprechend die gleichen Spaltenüberschriften haben. Damit haben Sie das Ende dieser Lerneinheit erreicht. Sie konnten sich einen Überblick über die Kategorien der Funktionen verschaffen und haben aus jedem Bereich mindestens ein Beispiel kennen gelernt. 14

19 Übersicht über verschiedene Funktionen 10 Zusammenfassung Funktionen im Überblick Die Funktionen werden bei Excel in Kategorien unterteilt. Grundsätzlich können alle Funktionen miteinander kombiniert werden. Die Kategorien, jeweils mit einigen Beispielen von Funktionen, sind folgende: 15