Personalwesen Ausbildungsmaterial für die Berufsausbildung im Einzelhandel

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1 Hans-Ulrich Müller, Jürgen Voigtländer, Jürgen Högner, Anita Richter, Claudia Wernicke in enger Zusammenarbeit mit der Universität Siegen, Berufs- und Wirtschaftspädagogik, Herrn Prof. Dr. Huisinga Personalwesen Ausbildungsmaterial für die Berufsausbildung im Einzelhandel 1. Auflage Bestellnummer 21188

2 Das Material entstand als Ergebnis der Arbeit des Modellversuchs Unterstützung der kleinen und mittleren Unternehmen des Einzelhandels bei der Umsetzung der neuen gestaltungsoffenen Ausbildungsordnung; FKZ D B. Der Träger dieses Modellversuchs ist das Bildungszentrums des Einzelhandels Sachsen- Anhalt (BZE), welches die Materialien entwickelt hat. Der Modellversuch wird gefördert vom Bundesinstitut für Berufsbildung aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und unterstützt vom Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Sachsen- Anhalt. Bildungszentrum des Einzelhandels Sachsen-Anhalt Lange Straße 32 in Neu Königsaue Telefon: Internet: Telefax: BZE-Sachsen-Anhalt@t-online.de Universität Siegen Lehrstuhl für Berufspädagogik Adolf-Reichwein-Straße 2 in Siegen Telefon: Internet: Telefax: huisinga@berufspaedagogik.uni-siegen.de Bildquellenverzeichnis Umschlagfoto: Mit freundlicher Genehmigung der Kaufhof Warenhaus AG. Bildungsverlag EINS Sieglarer Straße 2, Troisdorf ISBN Copyright 2008*: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Vorwort 3 Arbeitsanleitung zum Lernmaterial Mit diesem Arbeitsmaterial erhalten Sie Unterlagen, die auf dem modernsten Stand sind. Sie sollen Ihnen helfen, sich das Wissen und Können anzueignen, das Sie für Ihren Beruf brauchen. Wir haben dazu das Prinzip des handlungsorientierten Lernens gewählt. Dies ist eine der modernsten Lernmethoden und sichert eine effiziente und nachhaltige Aneignung der Lerninhalte. Sie lernen, indem Sie sich direkt und bewusst mit dem Lerngegenstand auseinandersetzen. In dieser Handlung, im direkten Umgang mit dem Lernstoff erkennen Sie Zusammenhänge und erleben alle Seiten des Lerngegenstandes. Sie müssen bewusst und gezielt mit ihm umgehen und ihre bereits früher erworbenen Kenntnisse auf neue Sachverhalte anwenden. Durch diese aktive und bewusste Auseinandersetzung mit den Lerninhalten eignen Sie sich diese selbstständig und nachhaltig an, Sie erweitern Ihre Fachkompetenz. In diesem Prozess der eigenverantwortlichen Erkenntnisgewinnung erarbeiten Sie sich neben Faktenwissen auch Erkenntnisse darüber, mit welchen Methoden Sie die Erkenntnisse gewonnen haben. Diese Methodenkompetenz ist für Ihre weitere Tätigkeit sehr hilfreich und formt Ihre eigene Persönlichkeit. Der Lernprozess vollzieht sich im Unternehmen. Sie arbeiten mit anderen Menschen zusammen und benötigen deren Hilfe. In dieser Tätigkeit entwickeln sich Ihre sozialen Kompetenzen weiter. Auch diese brauchen Sie in Ihrer beruflichen Tätigkeit. Sozialkompetenz wirkt sehr stark auf Ihre Gesamtpersönlichkeit zurück. Dieses Material ist so angelegt, dass es alle Bereiche Ihrer Persönlichkeit anspricht und damit auch beeinflusst. Sie werden durch das Material geführt und Schritt für Schritt erweitern sich Ihre Kompetenzen.

4 4 Vorwort Dazu noch einige spezielle Hinweise: Die Führung durch das Material erfolgt mittels einheitlicher Icons. Der nachfolgenden Übersicht können Sie die Icons und deren Bedeutung entnehmen. Fallbeispiel/ Situation Definition/ Merksatz Lernziele Fragen/ Aufgabenstellungen Zusammenfassung Gelbe Hinterlegung ist besonders wichtig Der äußere Rand ist für Ihre Notizen bestimmt. Hier können Sie Ihre eigenen Gedanken, Beobachtungen, Erfahrungen usw. festhalten. Lesen Sie die Texte und Aufgabenstellungen gründlich durch und durchdenken Sie diese, bevor Sie die Antworten aufschreiben. Denken geht schneller als schreiben, Sie erkennen das Wesentliche und brauchen folglich nur dieses aufzuschreiben. Die Materialien sind Arbeitsmaterialien, d. h., schreiben Sie die Antworten in die dafür vorgesehenen Kästchen in das Material hinein. So erhalten Sie eine vollständige Darstellung, die Ihnen später helfen wird, z. B. bei der Vorbereitung auf die Prüfung. Wenn Sie Fragen haben oder etwas nicht verstehen, wenden Sie sich an den Ausbilder, Lehrer oder auch das Personal im Markt. Sie sind die Fachleute und helfen Ihnen weiter. Von Anfang an sollten Sie sich angewöhnen, die Ergebnisse auch mit Ihren Mitauszubildenden zu diskutieren. Es ergeben sich häufig neue Aspekte und Sichtweisen und Sie haben die Möglichkeit, die eigenen Ergebnisse kritisch zu überprüfen. Nun wünschen wir Ihnen in Ihrer Ausbildung und in der Arbeit mit diesem Material viel Spaß und gutes Gelingen. Ihr BZE-Modellversuchs-Team

5 Inhalt 5 Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan vom für die Berufsausbildung zum Kaufmann im Einzelhandel/zur Kauffrau im Einzelhandel sachliche Gliederung 7 Personal 7.1 Selbstverantwortung und Motivation 7.2 Führen mit Zielen 7.3 Selbst- und Zeitmanagement 7.4 Kommunikation 7.5 Personalentwicklung 7.6 Personaleinsatz

6 6 Inhalt Inhaltsverzeichnis Vorbemerkungen Personalwirtschaft Personalplanung Personalbestandsanalyse Personalbedarfsplanung Personaleinsatzplanung Personalbeschaffung Personalauswahl Personaleinstellung Personalführung Führungsverhalten analysieren Mitarbeitermotivation Personalentwicklung Personalentlohnung Selbst- und Zeitmanagement

7 1 Personalwirtschaft 7 Ziel der 7. Wahlqualifikationseinheit Personal Mithilfe dieses Heftes lernen Sie unter Beachtung personalwirtschaftlicher Ziele Aufgaben und Tätigkeiten des Personalwesens eines Einzelhandelsunternehmens durchzuführen. Sie analysieren dabei Mitarbeiterbestand und Mitarbeiterstruktur und wirken bei der Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung mit. Bei der internen und externen Personalbeschaffung lernen Sie unterschiedliche Instrumente einzusetzen und Kriterien zur Bewerberauswahl zusammenzustellen. Sie werden an das Führen mit Zielen herangeführt. Bei allen Aufgaben wenden Sie das schon Gelernte über Kommunikation bewusst an. 1 Personalwirtschaft Es ist schon fast eine Binsenweisheit, dass die Mitarbeiter das wichtigste Kapital eines (Handels-)Unternehmens sind, denn sie stehen in der vordersten Front, sie repräsentieren das Unternehmen und seine Leistungen, sie sind die Kommunikationspartner und Blitzableiter, sie müssen informiert sein, weil sie Auskunft geben müssen, fallen sie in Aussehen oder Erscheinung unangenehm auf, wenn auch nur ganz kurz oder bei einem Kunden, dann erscheint das gesamte Unternehmen in diesem negativen Bild. Die gute Qualifikation und hohe Motivation der Mitarbeiter bei guter Qualität der Waren bieten den entscheidenden Wettbewerbsvorteil für den Einzelhändler. Das sollte jeder Einzelhändler beachten, wenn man gleichzeitig bedenkt, dass die

8 8 1 Personalwirtschaft Mitarbeiter auch den größten Kostenfaktor in den Unternehmen darstellen. motivierte, qualifizierte Mitarbeiter & = Kundenzufriedenheit Bevor Sie an die systematische Erarbeitung der einzelnen Schwerpunkte zum Personalwesen herangehen, machen Sie sich doch bitte einmal Gedanken darüber, was Sie von der Personalführung erwarten. Versetzen Sie sich dafür in die Rolle eines Vorgesetzten und versuchen Sie, mithilfe Ihrer bisherigen Personalführungserfahrungen die nachfolgenden Fragen zu beantworten. Schreiben Sie Ihre Antworten auf. 1. Was tue ich dafür, dass sich meine Mitarbeiter mit der Firma identifizieren und in besonders schwierigen Situationen hinter mir stehen und die anstehenden Aufgaben gern realisieren?

9 1 Personalwirtschaft 9 2. Wie sollen Mitarbeiter zur Firma stehen, wenn Probleme zu lösen sind oder besondere Anstrengungen nötig werden? 3. Was erwarte ich von meinen Mitarbeitern im Hinblick auf meine Ziele und Wünsche als Vorgesetzter? 4. Was tue ich dafür, dass meine Mitarbeiter meine Ziele und Wünsche als Vorgesetzter erkennen und realisieren?

10 10 1 Personalwirtschaft 5. Wie verhalte ich mich als Vorgesetzter, wenn meine Mitarbeiter privat vor besonderen Problemen oder Schwierigkeiten stehen? Die von Ihnen notierten Antworten werden Sie nach der Bearbeitung des Materials noch einmal zur Hand nehmen, um zu sehen, inwieweit Ihre Meinung mit den erarbeiteten Kenntnissen zum Personalwesen übereinstimmt. Gibt es viele Übereinstimmungen, dann besitzen Sie gute Voraussetzungen, die Sie noch ausbauen und verstärken sollten, um die anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgabe der Personalführung im Interesse Ihres Unternehmens optimal zu realisieren. Personalwirtschaft als Unterstützungsprozess Die Unterstützungsprozesse (Supportleistungen) helfen bei der Bewältigung der Kernprozesse eines Unternehmens durch Versorgungs- und Steuerungsleistungen und gewährleisten so deren Funktionsfähigkeit. Zu den Unterstützungsprozessen zählen unter anderem alle Prozesse im Bereich der Personalwirtschaft.

11 1 Personalwirtschaft 11 Personalwirtschaft Personeller Aspekt der Systemgestaltung Prozesssteuerung Schaffung von Regeln und Bedingungen zur Steuerung des Verhaltens der Mitarbeiter Beeinflussung des Mitarbeiterverhaltens Für die Personalwirtschaft gelten grundsätzlich folgende Hauptziele: Wirtschaftliche Ziele/Unternehmensbedürfnisse Die Versorgung des Unternehmens mit bestgeeigneten Mitarbeitern unter Berücksichtigung des ökonomischen Prinzips ist der Ausgangspunkt der wirtschaftlichen Ziele der Personalwirtschaft. Soziale Ziele/Mitarbeiterbedürfnisse Die bestmögliche Gestaltung der Arbeitsumstände für die Mitarbeiter ist das soziale Hauptziel der Personalwirtschaft. Grundanliegen ist dabei die Herstellung einer harmonischen Beziehung zwischen den Zielen des Unternehmens und den Interessen der Mitarbeiter. Auf die Erreichung der Ziele haben verschiedene unternehmensinterne und unternehmensexterne Faktoren Einfluss. Nutzen Sie für die Erstellung der Übersicht dieser Faktoren Ihre Aufzeichnungen/Kenntnisse aus dem Lernfeld 13 der Berufsschule. Setzen Sie die nachfolgende Übersicht über unternehmensinterne und unternehmensexterne Einflussfaktoren auf die Personalwirtschaft eines Unternehmens mit je 4 weiteren Beispielen fort.

12 12 1 Personalwirtschaft Unternehmensinterne Faktoren Unternehmenskultur und -philosophie Unternehmensexterne Faktoren volkswirtschaftliche Rahmenbedingungen Gleichzeitig erfüllt die Personalwirtschaft eine Querschnittsfunktion. Sie tangiert alle Unternehmensbereiche. Management Personalwirtschaft Einkauf Produktion Marketing Die Kernaufgaben der Personalwirtschaft sind damit die Bereitstellung und der zielorientierte Einsatz von Personal für das gesamte Unternehmen. Daraus lässt sich die Untergliederung der Personalwirtschaft in folgende Teilprozesse ableiten, die auch nachfolgend in diesem Ausbildungsmaterial so bearbeitet werden:

13 1 Personalwirtschaft 13 Personalplanung Personalbestandsanalyse Personalbedarfsplanung Personaleinsatzplanung Personalbeschaffung Personalauswahl Personaleinstellung Personalführung Führungsverhalten analysieren Mitarbeitermotivation Personalentwicklung Personalentlohnung Selbst- und Zeitmanagement In einem Einzelhandelsunternehmen sind verschiedene nachfolgend beschriebene Aktivitäten feststellbar. Welchen Arten von den in der oberen Übersicht dargestellten personalwirtschaftlichen Aufgaben sind sie zuzurechnen? Aktivitäten 1. Es wird eine neue Regelung der betrieblichen Arbeitszeit erarbeitet. 2. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden mithilfe von Erfassungsgeräten festgestellt. 3. Es wird ein neues Seminar Kommunikation entwickelt. 4. Mit den Mitarbeitern im Vertrieb werden die Leistungsziele für das kommende Jahr vereinbart. 5. Zur Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle werden Vorstellungsgespräche geführt. 6. Für das kommende Jahr werden die voraussichtlich anfallenden Personalkosten ermittelt. Aufgaben