FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG

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1 FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG Uns hat besonders gefallen, dass viele Systeme schnell und unkompliziert integriert werden.

2 Von der Holschuld zur Bringschuld Das Unternehmen Die FIEGE Gruppe mit Stammsitz in Greven, Westfalen, zählt zu den führenden Logistikanbietern in Europa. Ihre Kompetenz besteht insbesondere in der Entwicklung und Realisierung integrierter, ganzheitlicher Logistiksysteme. Die Gruppe beschäftigt rund Mitarbeiter weltweit. Über 222 Standorte und Kooperationen in 18 Ländern bilden ein engmaschiges logistisches Netzwerk. Der Umsatz der Gruppe betrug 1,75 Milliarden Euro in ,85 Millionen Quadratmeter Lager- und Logistikflächen sprechen für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. FIEGE Deutschland hat sich in den letzten Jahren vom Transportunternehmen zu einem der europäischen Marktführer im Bereich ganzheitlicher Logistiklösungen für Handel und Industrie entwickelt. Die Projektziele Den aktuellen Sendungsstatus von Aufträgen via Internet bereitzustellen, gehört im Logistikgewerbe heute zum Standard. In der Zusammenarbeit mit Paket-Dienstleistern wird die reine Statusübermittlung auch künftig genügen. Unternehmen aus anderen Branchen aber erwarten auch die Einsicht in die zum jeweiligen Auftrag gehörenden Dokumente. FIEGE Deutschland wollte ihren Kunden diesen Service flächendeckend zur Verfügung stellen und suchte daher nach einer Möglichkeit, die neu eingerichtete Tracking & Tracing Lösung F-XL Monitor mit einem webfähigen Archiv- und Dokumenten- Management-System zu verbinden. Effizienz FIEGE bietet seinen Kunden mit der web basierten T&T-Plattform F-XL Monitor in Verbindung mit d.3ecm eine durchgängige Lösung. Die Logistik-Kette wird lückenlos dokumentiert und somit größtmögliche Transparenz über die laufenden Aufträge garantiert. Das Logistikunternehmen stärkt dadurch seine Wettbewerbsfähigkeit: Wenn ein Kunde seine Ablieferbelege selbständig im Web einsieht, muss diese Art der Informations bereitstellung nicht mehr aktiv vom Logis tiker geleistet werden und das eigene Personal lässt sich effizienter einsetzen. FIEGE Kunden möchten diese Möglichkeit sich jederzeit und auf Knopfdruck über laufende Aufträge informieren zu können nicht mehr missen. Früher musste der Customer Service, wenn er etwas zum Verbleib einer Sendung wissen wollte, bei seiner Logistikabteilung anrufen. Von dort wurde dann bei FIEGE der Empfangsspediteur

3 kontaktiert, der wieder erst seinen Frachtführer fragen musste. Viele Anrufe waren nötig, wo heute im Customer Service ein Klick im Web genügt. Aus einem aufwändigen Verfahren hat FIEGE eine einfache, servicefreundliche Dienstleistung mit großem Nutzen für die Kunden des Unternehmens gemacht; und damit aus der Holschuld eine Bringschuld. Warum gerade d.3ecm? An d.3ecm schätzt man bei FIEGE dessen einfache Bedienbarkeit sowie die sehr schnellen Zugriffszeiten auf Dokumente per Webclient. Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von den Modulen her sehr breit gefächert ist, sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS bei FIEGE Deutschland, und dass man durch die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme schnell und unkompliziert integrieren kann, wie wir im konkreten Fall mit dem F-XL Monitor gesehen haben. Auf Draht muss auch das d.velop-team sein, wenn es an den weiteren Ausbau des Projektes geht. Die Logistikbranche ist äußerst schnelllebig, da kann es vorkommen, dass innerhalb von Tagen ein neuer Standort mit DMS-Technologie ausgestattet werden soll dass dies funktioniert, hat d.velop beim Anschluss der ersten vier Niederlassungen eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Projektverlauf und Status Torsten Gronemann: Dokumentenmanagement und Sendungsverfolgung sind für uns als Logistik-Dienstleister natürlich schon länger ein Thema. Wir setzen d.3ecm seit einigen Jahren im Rechnungswesen für die SAP/FI-Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein. Eine Tracking & Tracing Lösung war bereits im Einsatz. Allein mit deren Funktionalität war man nicht zufrieden und auch die Möglichkeit der Anbindung eines DMS- und Archivsystems gab es nicht. Deshalb führte das Unternehmen im Jahr 2005 die T&T-Plattform F- XL Monitor ein. Der F-XL Monitor bietet allen Kunden seitdem eine funktionierende Sendungsverfolgung. Doch die Anforderungen der Kunden steigen; viele Unternehmen erwarten von ihrem Spediteur mittlerweile die Bereitstellung nicht nur der Informationen zum Stand der Sendung, sondern auch der Ablieferbelege, im Fachjargon Proof of Deliveries (PoD). So lag es nahe, das im Rechnungswesen bereits eingesetzte d.3 repository auf einen Einsatz in der Sendungsverfolgung auszuweiten. Die offene Programmierschnittstelle des d.3 repository ermöglichte eine schnelle Zusammenführung beider IT-Plattformen. Die d.velop Fachleute errichteten innerhalb von wenigen Tagen eine Schnittstelle zwischen dem d.3 web-modul und dem F-XL Monitor. Diese sorgt dafür, dass die im d.3ecm archivierten Belege im F-XL Monitor über das d.3 web-modul zur Anzeige gebracht werden. Anschließend konnte das erste Projekt realisiert werden: In der Niederlassung Bocholt wurde Ende 2006 der erste Scanner zur Erfassung der Sendungsbelege installiert. Seit März 2007 läuft das System produktiv. Zwischen und Sendungen verlassen den Standort täglich. Diese erhalten einen Ablieferbeleg, auf den zuvor ein 34-stelliger Barcode aufgebracht wurde. Den Ablieferbeleg unterzeichnet der Empfänger bei der Sendungsübergabe, der Spediteur bringt ihn wieder in die Niederlassung, wo er dann zusammen mit dem Speditionsauftrag gescannt wird und der Inhalt des Barcodes in die Attributfelder der Dokumentart PoD übernommen wird. Anschließend werden die Dokumente an das zentrale d.3 repository im FIEGE-Hauptsitz in Greven übertragen.

4 Von manchen Empfängern haben wir keinen Lieferschein vorliegen, in diesen Fällen nutzen wir den Speditionsübergabeschein als Beleg, erklärt Jörg Klöpper, Leiter Support F-XL Logware bei FIEGE. Es geht darum, dass wir ein Dokument haben, welches den Speditionsauftrag belegt und wir dieses Dokument mittels DMS- und Webtechnologie unseren Auftraggebern innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung stellen können. Die Kunden können sich dann mit ihren Zugangsdaten auf der Web-Plattform F-XL Monitor einloggen und den Status der verschiedenen Sendungen an sehen. Ist der Ablieferbeleg eingescannt, erscheint hinter dem Sendungseintrag ein kleiner Notizzettel, nach dessen Anklicken das Dokument aus dem Archiv per d.3 web zur Ansicht gebracht wird. Dieser Service wird sehr gut angenommen, freut sich Peter Hardebeck, IT-Leiter der FIEGE Systemzentrale in Greven, dies sehen wir an den täglichen Abrufen der Ablieferbelege. Nicht nur der Großkunde Diageo, sondern auch etliche andere Kunden der Bocholter Niederlassung, nutzen das System produktiv. Hinzu gekommen sind innerhalb kurzer Zeit auch die FIEGE-Standorte Dortmund (Januar 2008) und Lahr/Schwarzwald (Februar 2008) letzterer eine brandneue Nie der lassung für die Versorgung des Großkunden Bridgestone, der die kombinierte T&T/DMS-Lösung ebenfalls nutzen wird. Ausblick Nachdem Anfang 2008 bereits in drei deutschen Niederlassungen die Ablieferbelege gescannt werden, sollen in kurzer Abfolge die Standorte in Hamburg und in Coesfeld folgen. Außerdem denkt man bei FIEGE darüber nach, künftig eventuell auch Fotos zu digitalisieren und per Web zur Ansicht bereitzustellen, um somit etwa Schäden dokumentieren zu können. Es wird darüber hinaus innerhalb der FIEGE Holding derzeit ein Konzept für den internationalen Ausbau der bislang nur in Deutschland eingesetzten T&T-Lösung entwickelt. Hier käme dann ebenfalls d.3ecm als zentrale DMS-Plattform zum Einsatz. Fakten & Statistiken Die FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG bietet ihren Kunden durch eine Kombination von d.3ecm mit der Technologie F-XL Monitor ein webbasiertes Tracking & Tracing (T&T) Verfahren. Sendungsbelege werden mit der d.velop Scan Software d.capture digitalisiert und den Kunden mittels der d.velop web services im T&T-Verfahren zur Ansicht bereitgestellt bis zu Stück täglich allein in der ersten Niederlassung Bocholt. Sämtliche relevanten Informationen über jeden Speditionsauftrag sind für die Kunden in einem zentralen Monitor unabhängig von Zeit und Ort verfügbar. Auftraggeber schätzen die Transparenz und den dadurch erhöhten Service Level des Logistikunternehmens.

5 Uns hat besonders gefallen, dass viele Systeme schnell und unkompliziert integriert werden. Torsten Gronemann, Projektleiter DMS FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG d.velop AG Schildarpstraße Gescher, Deutschland Fon d-velop.de Version: Projektbericht Success Story FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG August 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.

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