Flächeneinführung Inga Welle 2

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1 Umsetzungsmonitoring Inga Welle MI 11 INTERN Flächeneinführung Inga Welle 2 Beschreibung und Inhalte des IT unterstützten Monitorings (IMo) für die Einführung von Inga in den AA der Welle 2

2 Impressum Zentrale der BA MI 11 Postfach: _BA-Zentrale-MI11

3 Umsetzungsmonitoring Inga Welle MI11 INTERN Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Unterstützung der Einführung durch UniMog Aufrufen und Begleiten Aufrufen Zugriffseinrichtung und Verwaltung technischer und fachlicher Support Support bei technischen Fragen Support bei fachlichen Fragen Aufbau des IMo Erfassung Übersicht Auswahl Status- und Risikobericht (SuR) Auswertungen Nachrichten Meilensteine Inhalte und Anwenderhinweise allgemeine Anwenderhinweise Inhalte und Anwenderhinweise pro Meilenstein Erhebungsnotwendigkeit...25 ANLAGE

4 Einleitung 1. Einleitung 1.1. Unterstützung der Einführung durch UniMog Um die Flächeneinführung der internen ganzheitlichen Integrationsleistung (Inga) zu begleiten, zu unterstützen und zu steuern, wird mit dem nachfolgend beschriebenen IT-unterstützten Monitoring (IMo) im Verfahren UniMog die hierfür notwendige Transparenz hergestellt. Durch die rechtzeitige Reaktion auf Risiken, die aus dem IMo erkennbar sind, können Gegensteuerungsmaßnahmen auf allen beteiligten Ebenen wirksam getroffen werden. Die Risiken für den Gesamteinführungsprozess werden so vermieden. Die Flächeneinführung von Inga erfolgt im Rechtskreis SGB III in 2 Wellen (s. auch HEGA 11/2011 Nr. 02). Ab dem wird Inga in den AA der Welle 2 umgesetzt. Über das Monitoring werden 5 Meilensteine der Flächeneinführung Inga (einschließlich der Vorbereitungsphase) in den 101 AA der Welle 2 (d. h. ohne die ehemaligen PINGUIN-AA Bautzen und Leipzig) nachgehalten. Name des IMo: Flächeneinführung Inga Welle 2 Kurzbezeichnung: INGA2 Gesamtlaufzeit: bis Im Folgenden wird der Aufbau des IMo Flächeneinführung Inga Welle 2 beschrieben und die Verantwortlichkeiten erläutert. Die Anwenderhinweise dienen als Hilfestellung für die korrekte Befüllung des IMo Bundesagentur für Arbeit 5

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6 Aufrufen und Begleiten 2. Aufrufen und Begleiten 2.1. Aufrufen Der Start der Anwendung UniMOG erfolgt über das Desktop-Icon: Alternativ kann die Anwendung aus dem Explorer über den Eintrag: T:\Kleinloesungen\zenKL\UniMog\UniMog.exe aufgerufen werden. Eine Verknüpfung auf den Desktop kann eingerichtet werden Zugriffseinrichtung und Verwaltung Für den Zugriff auf das Verfahren UniMog ist zuerst eine Eintragung in die zentrale Active-Directory Gruppe zenkl-unimog erforderlich, hierzu ist der elektronische Benutzerantrag an den örtlichen RITS zu stellen. Hierüber werden die jeweils höchsten Rechte vergeben, die Personen im Fachverfahren UniMog ausüben können (siehe dazu auch Kapitel 1 der Arbeitshilfe Rechteverwaltung, Verfahrensinformation vom ). Für dieses IMo sind folgende Eintragungen in IAM zu hinterlegen: Rolle: Benutzer Ebene: RD bzw. AA Hierarchietyp: SGB III Rechtskreis: SGB III Über Nacht erfolgt ein Abgleich der Verfahren IAM und UniMog. Am nächsten Morgen kann dann durch die Rechteverwalterinnen in der AA bzw. in der RD im Verfahren UniMog die Zuweisung mit den Rechten, die den wahr zu nehmenden Aufgaben entsprechen, erfolgen. Durch die Rechteverwaltung muss daher eine Zuordnung der betroffenen Personen zur jeweiligen RD oder AA erfolgen. Die Festlegung der für das IMo Verantwortlichen erfolgt durch die AA bzw. RDn. Folgende Rechte von Benutzern sind für das IMo INGA2 notwendig: RD - Bewerten (Eingabe der Status- und Risikoberichte (SuR-Berichte) - Lesen (SuR-Berichte, Eingaben der zugehörigen AA) AA - Erfassen (Beantworten der Einzelmaßnahmen für die jeweilige Dienststelle) - Lesen (SuR-Berichte) Bundesagentur für Arbeit 7

7 Aufrufen und Begleiten 2.3. technischer und fachlicher Support Support bei technischen Fragen Bei Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte an den UHD. Anfragen, die im Rahmen des allgemeinen Supports nicht vom UHD bearbeitet werden können, werden von dort an die zuständigen Fachleute weitergeleitet. Ein Handbuch zu UniMog (u. a. zur Bedienung des Programms, zur Erfassung des Umsetzungsstandes, zu Auswertungen) ist unter dem Punkt Hilfe im UniMog hinterlegt. Es kann sich dort direkt zu den einzelnen Kapiteln belesen werden. Die jeweiligen Kapitel können einzeln über den Button Drucken >Themen drucken ausgedruckt werden. Das komplettes Handbuch als pdf-datei (UniMog-HB.pdf) ist hier hinterlegt: T:\Kleinloesungen\zenKL\UniMog Support bei fachlichen Fragen Für fachliche Fragen vor Ort ist immer der IMo-Verantwortliche in der RD einzuschalten. Bei fachlichen Fragen zum IMo, die nicht innerhalb der RD geklärt werden können, wendet sich die RD an das Postfach _BA-Zentrale-MI11 der Zentrale. Zudem ist zur Unterstützung dieses Handbuch im IMo hinterlegt und unter Dokumente aufrufbar. Screenshot Menüleiste Dokumente 8 Bundesagentur für Arbeit

8 Aufbau des IMo 3. Aufbau des IMo Das IMo Flächeneinführung Inga Welle 2 besteht aus der Erfassen-Seite, den Status- und Risikoberichten und den Auswertungen. Zugriffsberechtigt für die RDn und AA sind die Verantwortlichen der jeweiligen Dienststelle. Ziel ist es, den Umsetzungsstand der Einführung von Inga in den einzelnen AA der Welle 2 zu den festgelegten Zeitpunkten abbilden zu können Erfassung Im IMo sind Einzelmaßnahmen hinterlegt. Unter Einzelmaßnahmen versteht man Aufgaben, die durch die AA erledigt werden müssen. Diesen Aufgaben sind durch die Zentrale bereits ein Start- und Endtermin zugewiesen worden. Eingaben können erst ab Beginn der Einzelmaßnahme erfolgen. Die Einzelmaßnahme ist bereits 14 Tage vor Beginn sichtbar. Die Gesamtverantwortung für das Monitoring liegt bei dem/der VG der AA. Diese/r kann Verantwortliche für die Eintragungen in dem IMo bestimmen. Das Erfassen des Standes der Umsetzung nimmt der Verantwortliche der AA zum jeweiligen Endtermin (1 Tag vor dem jeweiligen SuR-Termin bzw. 1 Tag vor dem Enddatum des jeweiligen Meilensteins) vor. Im gesamten IMo werden keine personen- bzw. teambezogenen Daten hinterlegt, sondern ausschließlich Daten auf Ebene der AA. Wenn eine Einzelmaßnahme/Frage durch die AA mit Nein beantwortet wurde und bei weiteren Umsetzungsproblemen, muss die jeweilige RD im Status- und Risikobericht immer eine Bewertung dieser vornehmen (s. auch Punkt 3.4). Screenshot Beispiel Erfassen 3.2. Übersicht Über den Menüpunkt Übersicht ist jederzeit der aktuelle Umsetzungsstand der jeweiligen AA einsehbar (ggf. sortiert nach Meilenstein/Bereich). Die Übersichten sind für die jeweiligen AA und RDn einsehbar Bundesagentur für Arbeit 9

9 Aufbau des IMo 3.3. Auswahl Benutzer, die Rechte für mehrere Dienststellen oder auch für weitere IMo besitzen, müssen nach Öffnen des Verfahrens UniMog eine entsprechende Auswahl vornehmen: Rechtskreis IMo Dienststelle Es ist möglich, von einer/m bereits geöffneten Dienststelle/IMo einen Wechsel zu einer/m anderen Dienststelle/IMo vorzunehmen. Die Sitzung schließt automatisch, wenn die Frage nach Speichern der Änderungen, beantwortet wurde unabhängig von der Art der Beantwortung. Flächeneinführung Inga Welle 2 Screenshot Auswahl IMo/Dienststelle 3.4. Status- und Risikobericht (SuR) Für das IMo INGA2 sind Status- und Risikoberichte abrufbar. Zwischen folgenden Status wird unterschieden: Im Plan Durch den Verantwortlichen in der RD wird eingeschätzt, dass keine Risiken der Einführung in der betroffenen Einheit vorliegen. Nicht im Plan - unkritisch Durch den Verantwortlichen in der RD wird eingeschätzt, dass zwar Risiken vorliegen, aber der Einführungsprozess insgesamt nicht gefährdet ist. Nicht im Plan - kritisch Durch den Verantwortlichen in der RD wird eingeschätzt, dass Risiken vorliegen, die den Einführungsprozess insgesamt gefährden. 10 Bundesagentur für Arbeit

10 Aufbau des IMo Es besteht die Möglichkeit durch eine Eskalationsmeldung an die nächst höhere Ebene auf mögliche Risiken hinzuweisen. Die Status- und Risikoberichte werden zentral gespeichert und sind jederzeit, auch für die Vergangenheit, über den Menüpunkt Status- und Risikobericht abrufbar. Screenshot Ansicht SuR Die Gesamtverantwortung für die rechtzeitige Erstellung des SuR und deren Einträge liegt bei dem/der VG der RD. Dieser kann Verantwortliche für die Eintragungen in dem IMo bestimmen. Die Erstellung des SuR hat zu den monatlichen Meilensteinen, deren Termine im IMo hinterlegt sind, zu erfolgen unabhängig davon, ob Einzelmaßnahmen/Fragen mit Nein beantwortet wurden oder Umsetzungsprobleme vorliegen. Wenn Einzelmaßnahmen/Fragen durch die AA mit Nein beantwortet oder weitere Umsetzungsprobleme durch die AA angegeben wurden, muss allerdings die jeweilige RD im Status- und Risikobericht immer eine Bewertung dieser vornehmen. Im Status- und Risikobericht wird neben den Risiken und dem Aufführen der entsprechenden Gegenmaßnahmen mitsamt Zeitschiene auch eine Gesamteinschätzung der aktuellen Situation vorgenommen. Hier werden absehbare Risiken und kritische Punkte erläutert und dargestellt Auswertungen Die Auswertungen werden immer bezogen auf alle im jeweiligen Zuständigkeitsbereich hinterlegten Dienststellen maschinell bereitgestellt Bundesagentur für Arbeit 11

11 Aufbau des IMo Folgende Auswertungen können ausgewählt werden: Auswertung SuR-Berichte: Hierbei werden alle erfolgten Eintragungen zu einem SuR-Termin der erstellten SuR-Berichte abgerufen. Auswertung aller laufenden Einzelmaßnahmen: Es werden alle laufenden Einzelmaßnahmen abgerufen. Die maschinellen Auswertungen erfolgen jeweils freitags nach der Tagesverarbeitung und werden wöchentlich im Excel-Format zur Verfügung gestellt. Sie sind in der jeweils nächsten Woche abzurufen und außerhalb des Verfahrens UniMog (z. B. auf einer Ablage) zu sichern, da bereits vorhandene maschinelle Auswertungen von den neueren Auswertungen durch das Verfahren überschrieben werden Nachrichten Nachrichten, die durch die Zentrale oder die Verfahrensadministration für das IMo versandt wurden, werden bei Aufruf des IMo angezeigt. Innerhalb von drei Monaten nach Erstellung werden diese weiterhin über den Menüpunkt Nachrichten angezeigt. Screenshot Menüleiste Nachrichten 3.7. Meilensteine Innerhalb der Gesamtlaufzeit des IMo INGA2 vom bis wurden 5 Meilensteine festgelegt. Zu diesen Terminen werden auch gleichzeitig SuR-Berichte maschinell erstellt und zur Verfügung gestellt. Folgende Meilensteine sind vorgesehen: Meilenstein 1: Meilenstein 2: Meilenstein 3: Meilenstein 4: Meilenstein 5: Bundesagentur für Arbeit

12 Inhalte und Anwenderhinweise 4. Inhalte und Anwenderhinweise In diesem Kapitel werden die hinterlegten Einzelmaßnahmen mit dem entsprechenden Bereich pro Meilenstein aufgeführt und Anwenderhinweise zur korrekten Befüllung gegeben allgemeine Anwenderhinweise Für die Beantwortung der Einzelmaßnahmen stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: - Optionsfeld (Ja/Nein) - Textfeld (freie Texteingabe von max. 255 Zeichen) - Auswahlfeld Universell (eine Auswahl aus mehreren Auswahltextfeldern) - Datumfeld - Zahlenfeld Dem IMo INGA2 liegt eine anwenderfreundliche Benutzerführung zugrunde. Die Einzelmaßnahmen werden im Regelfall mit dem Optionsfeld (Ja/Nein) abgefragt. Nur bei einer bestimmten Antwort öffnen sich Unterfragen. Die Einzelmaßnahmen sind dabei bestimmten Bereichen zugeordnet: - Information/Kommunikation - Organisation - Qualifikation - Sonstiges Bundesagentur für Arbeit 13

13 Inhalte und Anwenderhinweise 4.2. Inhalte und Anwenderhinweise pro Meilenstein Meilenstein 1 ( ) Information/Kommunikation: 1. Hat eine Kick-Off-Veranstaltung der RD mit allen AA der Welle 2 stattgefunden? ja/nein Aus welchem Grund hat die Veranstaltung nicht stattgefunden? Auswahlfeld Universell (späterer Termin, Terminschwierigkeiten, keine Notwendigkeit seitens der RD, keine Notwendigkeit seitens der AA, Sonstiges ) Wann wird diese voraussichtlich stattfinden? (Datumfeld) Beantwortung der Unterfrage kann entfallen Wie werden/wurden die neuen Inga-Agenturen informiert? (Textfeld) Hinweis: Die Frage bedeutet nicht, dass erst im Januar 2013 eine Information der AA über die RDn stattfinden soll. Erfahrungsgemäß wird dieses bereits in 2012 in geeigneter Form erfolgt sein. In dem Fall ist die Frage mit ja". Eine Beantwortung der Frage Wann wird diese voraussichtlich stattfinden? ist entbehrlich, wenn keine Notwendigkeit für eine Kick-Off- Veranstaltung gesehen wurde. 2. Wurde die arbeitnehmerorientierte AV über Inga informiert (inkl. Fachkonzept, Arbeitshilfe Inga) und Absprachen getroffen? ja/nein Bis wann wird die arbeitnehmerorientierte AV informiert bzw. werden Absprachen getroffen? (Datumfeld) Hinweis: Für die Schnittstelle zur arbeitnehmerorientierten AV gilt, dass im Rahmen der künftigen Zuweisung (einschl. eines frühzeitigen Kundenbestandsaufbaus) und ggf. Rücküberführung von Inga-Kunden, immer eine enge Absprache mit den arbeitnehmerorientierten Vermittlern notwendig ist. Die arbeitnehmerorientierte AV ist daher frühzeitig über Inga zu informieren. Anpassungen der Schnittstellenpapiere sollen dabei erfolgen. Organisation: 3. Wurden erste Schritte zur Schaffung der personellen Voraussetzungen unternommen (z. B. Absprachen mit IS in Bezug auf Rekrutierung und Qualifizierung in Betracht kommender Inga-Berater; Ausschreibungen/Interessenbekundungen für Arbeitsvermittler der arbeitnehmerorientierten AV)? ja/nein Aus welchem Grund wurden noch keine Schritte unternommen? Auswahlfeld Universell (Rekrutierungsprobleme, Qualifizierungsprobleme, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Sonstiges) Wann werden erste Schritte unternommen? (Datumfeld) Bis wann wird die Rekrutierung voraussichtlich abgeschlossen sein? (Datumfeld) Hinweis: Alle Inga-Berater sollen spätestens ab dem vollumfänglich arbeitsfähig sein. Somit müssen bereits frühzeitig Schritte zur Rekrutierung (einschl. Ausschreibungen der freiwerdenden Stellen in der arbeitnehmerorientierten AV bzw. Interessenbekundungen) und Qualifizierung einge- 14 Bundesagentur für Arbeit

14 leitet werden. Dies bedeutet nicht, dass bereits zum Meilenstein 1 alle Rekrutierungen und Qualifizierungen erfolgt sein müssen. Allerdings sollte eine klare Planung und Abstimmung mit dem IS vorliegen. 4. Steht die Teamleitung fest? ja/nein Aus welchem Grund steht die Teamleitung noch nicht fest? Auswahlfeld Universell (mangelnde Anzahl an Bewerbungen/Interessenbekundungen, fehlende Voraussetzungen, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Sonstiges) Bis wann steht die Teamleitung fest? (Datumfeld) Hinweis: Es ist von Vorteil, wenn die Teamleitung frühzeitig feststeht, um erste Absprachen mit anderen Teams (auch in Bezug auf die regelmäßige Sensibilisierung zum Thema Kundenüberstellung vor dem Beginn Inga) und die organisatorischen Vorbereitungen (einschl. Bestandssichtung) besser zu begleiten. Die Bedeutung dieser Thematik nimmt zu, wenn ein Beginn von Inga bereits vor dem angestrebt wird. Inhalte und Anwenderhinweise 5. Wurden erste Schritte zur Schaffung infrastruktureller/technischer Voraussetzungen unternommen (z. B. Absprachen mit dem IS, der IT)? ja/nein Aus welchem Grund wurden noch keine Schritte unternommen? Auswahlfeld Universell (Abstimmungsproblem mit der IT, Probleme bei der IT- Bereitstellung, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Bauverzögerungen, Sonstiges ) Wann werden erste Schritte unternommen? (Datumfeld) Hinweis: Spätestens ab dem soll die Dienstleistung Inga vollumfänglich angeboten werden. Insofern müssen auch zuvor die infrastrukturellen Voraussetzungen geschaffen werden, eine ausreichende technische Ausstattung der Arbeitsplätze der Integrationsberater sowie der IT-Räume sichergestellt sein. Dies bedeutet nicht, dass bereits zum Meilenstein 1 diese Voraussetzungen vorliegen sollen. Allerdings sollte eine klare Planung und Abstimmung mit dem IS sowie der IT vorliegen. Sonstiges: 6. Traten (bisher nicht genannte) Umsetzungsprobleme bis zum auf? ja/nein wenn ja: Welche Umsetzungsprobleme traten auf? (Textfeld) Können diese bis zum behoben werden? (Optionsfeld) Bundesagentur für Arbeit 15

15 Inhalte und Anwenderhinweise Meilenstein 2 ( ) Information/Kommunikation: 7. Wurde der AG-S über Inga informiert (inkl. Fachkonzept, Arbeitshilfe Inga) und liegen klare Absprachen vor? ja/nein Bis wann wird der AG-S informiert bzw. werden Absprachen getroffen? (Datumfeld) Hinweis: Für die Schnittstelle zum AG-S gilt, dass z. B. im Rahmen einer assistierter Vermittlung und künftigen aktiven und kundenbezogenen Stellenakquise und der daraus entstehenden Kontakte zu Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern, immer eine enge Absprache mit dem AG-S notwendig ist. Der AG-S ist daher frühzeitig, adressatengerecht über Inga zu informieren. Anpassungen der Schnittstellenpapiere sollen dabei erfolgen. 8. Wurde das Kundenportal über Inga informiert (inkl. Fachkonzept, der Arbeitshilfe Inga) und liegen klare Absprachen vor? ja/nein Bis wann wird das Kundenportal über Inga informiert bzw. werden die Absprachen getroffen? (Datumfeld) Hinweis: Für die Schnittstelle zum Kundenportal gilt, dass im Rahmen der Sicherstellung eines direkten Zugangs von Inga-Kunden sowie der selbstbestimmten ATV, immer eine enge Absprache mit dem Kundenportal notwendig ist. Das Kundenportal ist daher frühzeitig, adressatengerecht über Inga zu informieren. Anpassungen der Schnittstellenpapiere sollen dabei erfolgen. Organisation: 9. Stehen mind. 70% der benötigten Inga-Berater zur Verfügung? ja/nein Aus welchem Grund stehen nicht genügend Inga-Berater zur Verfügung? Auswahlfeld Universell (mangelnde Anzahl an Bewerbungen/Interessenbekundungen, fehlende Voraussetzungen, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Sonstiges) Bis wann werden mind. 70% der Inga-Berater zur Verfügung stehen? (Datumfeld) Hinweis: Alle Inga-Berater sollen spätestens ab dem vollumfänglich arbeitsfähig sein. Somit müssen bereits frühzeitig Rekrutierungen erfolgen. Zum Meilenstein 2 sollen 70% der benötigten Inga-Berater rekrutiert sein (d. h. nicht, dass die Dienstleistung Inga bereits zum Meilenstein 2 angeboten werden muss). 16 Bundesagentur für Arbeit

16 10. Ist sichergestellt, dass allen Inga-Beratern ein Teamkenner zum Start von Inga zugeordnet ist? ja/nein Bis wann wird dieses sichergestellt? (Datumfeld) Hinweis: Nur über einen korrekten Teamkenner kann die Dienstleistung Inga im Zielsystem korrekt abgebildet und nachgehalten werden. Dies bedeutet nicht, dass bereits vor dem dieser Teamkenner vergeben werden muss (nur wenn die Dienstleistung bereits vor dem angeboten wird). Allerdings soll im Rahmen der Planungen zu Inga die Vergabe spätestens zum Zeitpunkt für alle Inga-Berater sichergestellt sein. 11. Ist sichergestellt, dass allen Inga-Beratern/Teamleitern Inga die benötigten Zugriffe (im Rahmen des Rollen- und Berechtigungskonzeptes) eingeräumt wurden? ja/nein Bis wann wird dieses sichergestellt? (Datumfeld) Hinweis: Für einen erfolgreichen Start von Inga muss spätestens ab dem sichergestellt sein, dass alle Inga-Berater/Teamleiter Inga die benötigten Zugriffe eingeräumt wurden Inhalte und Anwenderhinweise 12. Berücksichtigt die arbeitnehmerorientierte AV Inga bereits in ihren Gesprächen zum Zweck eines ausreichenden Bestandsaufbaus? ja/nein Aus welchem Grund ist dies nicht erreicht? Auswahlfeld Universell (mangelnde Information der arbeitnehmerorientierten AV, Zeitmangel, Probleme bei der Identifizierung geeigneter Kunden, Sonstiges) Bis wann hat die arbeitnehmerorientierte AV ihren Bestand gesichtet? (Datumfeld) Hinweis: Durch einen intensiveren Personaleinsatz (Verbesserung der Betreuungsrelationen bei Kunden mit komplexen Profilen) soll eine bessere Wirkung im Integrationsgeschäft und zugleich eine besserer Wirtschaftlichkeit erreicht werden. Somit stellt die Betreuungsrelation ein wichtiges Kernelement von Inga dar. Bereits vor dem Start von Inga muss sichergestellt sein, dass die arbeitnehmerorientierte AV u. a. über die Zugangskriterien von Inga-Kunden frühzeitig informiert ist und ausreichend Kunden für einen Betreuungsschlüssel von 1:65 vorhanden sind (sog. Bestandsaufbau - z. B. über eine Kennzeichnung der Kunden in VerBIS oder Übermittlung der Namen an das Team-PF-Inga sofern schon vorhanden). Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Dienstleistung Inga zum Meilenstein 2 bereits angeboten werden muss. Volle Leistungsfähigkeit der Inga-Teams (d. h. einschließlich voller Bestandsaufbau der Inga-Kunden) soll am vorliegen Bundesagentur für Arbeit 17

17 Inhalte und Anwenderhinweise Qualifikation: 13. Verfügen die bislang rekrutierten Inga-Berater über die notwendige Qualifikation? ja/nein Bis wann werden die erforderlichen Qualifikationen nachgeholt? (Datumfeld) Hinweis: Die Inga-Berater sollen vor ihrem Einsatz über eine ausreichende Qualifizierung (d. h. Abschluss der Grundqualifizierung SGB III Entwicklungsprozess von neu angesetzten Vermittlungsfachkräften einschl. Teilnahme an BeKo Workshop II und III, ggf. auch bereits Teilnahme an den Qualimodulen Problemlagen I und II) verfügen. Diese personellen Voraussetzungen sind erfolgskritisch für Inga. Darüber hinaus wird eine Berufserfahrung als Vermittlungsfachkraft (ca. 3 Monate ausgehend vom Ende der Grundqualifikation) empfohlen, da die Inga-Berater (ausschließlich) einen schwer zu integrierenden Personenkreis betreuen. Sonstiges: 14. Traten (bisher nicht genannte) Umsetzungsprobleme bis zum auf? ja/nein wenn ja: Welche Umsetzungsprobleme traten auf? (Textfeld) Können diese bis zum behoben werden? (Optionsfeld) 18 Bundesagentur für Arbeit

18 Inhalte und Anwenderhinweise Meilenstein 3 ( ) 15. Information/Kommunikation: Ist sichergestellt, dass die Zielsetzung Inga bei den Inga-Beratern sowie den Schnittstellenteams verinnerlicht ist? ja/nein Beschreiben Sie die Ursachen. (Textfeld) Bis wann wird dieses sichergestellt? (Datumfeld) Hinweis: Inga ermöglicht einem besonders schwer zu integrierenden Personenkreis der Kunden mit komplexen Profillagen, im Rahmen deutlich verbesserter Betreuungsrelationen, eine interne, ganzheitliche Dienstleistung. Der ganzheitliche Betreuungsansatz ist dabei an den individuellen Bedürfnissen der Kunden ausgerichtet. Es erfolgt eine engmaschige Begleitung der Kunden, um letztlich die Integrationsziele mit kleinen Schritten zu erreichen. In diesem Zusammenhang werden die Kunden z. B. durch Gruppenberatungen und assistierte Vermittlung unterstützt. Alle notwendigen Dienstleistungen werden aus einer (Team-) Hand erbracht. Inga bietet den Integrationsberatern aufgrund der verbesserten Betreuungsrelation somit auch ein breites Spektrum an Handlungsspielräumen (z. B. auch konzeptionelle und gestalterische Freiräume im Rahmen der individuellen Maßnahmen), die es so bislang nicht gab. Diese können und sollen genutzt werden, um Inga-Kunden schnellstmöglich zu integrieren. Das Zielsystem Inga ermöglicht die Nachhaltung der Ergebnisse und soll als Teil des gesamten Zielsystems der BA verstanden werden auch um mögliche Zielkonflikte zu vermeiden. Ein wichtiger Erfolgsfaktor stellt somit die Verinnerlichung der Zielsetzung von Inga dar, die in der Regel nicht allein durch Qualifizierungen erreicht werden kann. Maßgeblich ist zudem, dass die Schnittstellenteams (insbes. AG-S, Kundenportal und arbeitnehmerorientierte AV) ebenso zum Erfolg von Inga beitragen und dazu ebenfalls die Ziele verinnerlichen müssen. Organisation: 16. Stehen alle benötigten Inga-Berater für einen Einsatz ab dem zur Verfügung? ja/nein Aus welchem Grund stehen nicht alle Inga-Berater zur Verfügung? Auswahlfeld Universell (mangelnde Anzahl an Bewerbungen/Interessenbekundungen, fehlende Voraussetzungen, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Sonstiges) Bis wann werden alle Inga-Berater zur Verfügung stehen? (Datumfeld) Bundesagentur für Arbeit 19

19 Inhalte und Anwenderhinweise Hinweis: Nur eine ausreichende Personalausstattung Inga stellt sicher, dass ab dem die Dienstleistung vollumfänglich angeboten werden kann. Zum Meilenstein 3 müssten alle Inga-Berater zur Verfügung stehen. 17. Liegen die Infrastrukturvoraussetzungen (d. h. Mitarbeiterbüros, zugesicherte Gruppen- bzw. IT-Räume) für Inga vor? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (Bauverzögerungen, Abstimmungsprobleme mit dem IS, Sonstiges) Bis wann liegen diese vor? (Datumfeld) Hinweis: Ab dem soll die Dienstleistungen Inga vollumfänglich angeboten werden. Insofern müssen auch zuvor die infrastrukturellen Voraussetzungen sichergestellt sein. Zum Meilenstein 3 müssen diese Voraussetzungen bereits vorliegen. 18. Ist die technische Ausstattung einsatzbereit? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (Abstimmungsprobleme mit der IT, Lieferverzögerungen, Sonstiges) Bis wann ist die technische Ausstattung der Arbeitsplätze der Inga-Berater einsatzbereit? (Datumfeld) Beantwortung der Unterfrage kann entfallen Bis wann ist die technische Ausstattung der IT-Räume einsatzbereit? (Datumfeld) Beantwortung der Unterfrage kann entfallen Hinweis: Ab dem soll die Dienstleistungen Inga vollumfänglich angeboten werden. Insofern muss auch eine ausreichende technische Ausstattung sichergestellt sein. Zum Meilenstein 3 muss diese Voraussetzung bereits vorliegen. Die Beantwortung von Unterfragen Bis wann ist die technische Ausstattung der Arbeitsplätze der Inga-Berater einsatzbereit? oder Bis wann ist die technische Ausstattung der IT-Räume einsatzbereit? kann entfallen, wenn eine der beiden Unterfragen nicht zutrifft Qualifikation: 19. Verfügen alle Inga-Berater über die notwendige Qualifikation? ja/nein Bis wann werden die erforderlichen Qualifikationen nachgeholt? (Datumfeld) Hinweis: Die Inga-Berater sollen vor ihrem Einsatz über eine ausreichende Qualifizierung (d. h. Abschluss der Grundqualifizierung SGB III Entwicklungsprozess von neu angesetzten Vermittlungsfachkräften einschl. Teilnahme an BeKo Workshop II und III, ggf. auch bereits Teilnahme an den Qualimodulen Problemlagen I und II) verfügen. Diese personellen Voraussetzungen sind erfolgskritisch für Inga. Zum Meilenstein 3 müssen diese Voraussetzungen bereits vorliegen. Darüber hinaus wird eine Berufserfahrung als Vermittlungsfachkraft (ca. 3 Monate ausgehend vom Ende der Grundqualifikation) empfohlen, da die Inga-Berater (ausschließlich) einen schwer zu integrierenden Personenkreis betreuen. 20 Bundesagentur für Arbeit

20 Inhalte und Anwenderhinweise Sonstiges: 20. Traten (bisher nicht genannte) Umsetzungsprobleme bis zum auf? ja/nein wenn ja: Welche Umsetzungsprobleme traten auf? (Textfeld) Bis wann werden diese behoben? (Datumfeld) Bundesagentur für Arbeit 21

21 Inhalte und Anwenderhinweise Meilenstein 4 ( ) Organisation: 21. Liegt die volle Leistungsfähigkeit des Inga-Teams bzw. der Inga- Berater vor? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (personelle Probleme, infrastrukturelle Probleme, mangelnde technische Ausstattung der Arbeitsplätze der Inga-Berater, mangelnde technische Ausstattung der IT-Räume, zu geringer Kundenbestand Inga, Schnittstellenprobleme, Sonstiges ) Bis wann liegt die volle Leistungsfähigkeit vor? (Datumfeld) 22. Liegt die Betreuungsrelation 1:65 bei jedem Inga-Berater vor? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (zu wenig Personal, zu viele Inga-Kunden, zu wenig Inga-Kunden, Sonstiges ) Bis wann wird diese voraussichtlich erreicht? (Datumfeld) Hinweis: Durch einen intensiveren Personaleinsatz (Verbesserung der Betreuungsrelationen bei Kunden mit komplexen Profilen) soll eine bessere Wirkung im Integrationsgeschäft sowie zugleich eine bessere Wirtschaftlichkeit erreicht werden. Somit stellt die Betreuungsrelation ein Kernelement von Inga dar. Wichtig ist, dass nach dem Start von Inga eine Betreuungsrelation von 1:65 frühzeitig erreicht wird. Zum Meilenstein 4 sollte dies der Fall sein. 23. Wieviele Inga-Kunden betreuen die Inga-Berater im Durchschnitt? Zahlenfeld Hinweis: Diese Frage hat nur einen informellen Charakter und geht somit nicht in die Risikobewertung ein. 24. Ist der schnellstmögliche (direkte) Zugang von Inga-Kunden sichergestellt? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (mangelnde Abstimmung mit dem Kundenportal, Sonstiges ) Bis wann wird der schnellstmögliche Zugang von Inga-Kunden sichergestellt? (Datumfeld) Hinweis: Inga-Kunden sollen einen unmittelbaren und direkten Zugang zum zuständigen Integrationsberater (u. a. durch Ausgabe der Durchwahl und E- Mail des Teams) haben. Dadurch sollen lange Wartezeiten vermieden und somit eine sehr zeitnahe Kommunikation mit den Inga-Kunden erreicht werden. 22 Bundesagentur für Arbeit

22 25. Wurde allen Inga-Beratern der Teamkenner für Inga zugeordnet? ja/nein Bis wann verfügen alle Inga-Berater über den Teamkenner Inga? (Datumfeld) Hinweis: Nur über einen korrekten Teamkenner kann die Dienstleistung Inga im Zielsystem korrekt abgebildet und nachgehalten werden. Sonstiges: 26. Wird eine frühzeitige Übernahme der Kunden nach erfolgter Zuweisung der arbeitnehmerorientierten AV durch eine zeitnahe Einladung zum Inga-Folgegespräch sichergestellt? ja/nein Nennen Sie die Ursachen. Auswahlfeld Universell (Abstimmungsprobleme innerhalb des Inga-Teams, Abstimmungsprobleme zwischen den Inga- Beratern, Abstimmungsprobleme mit der arbeitnehmerorientierten AV, technische Schwierigkeiten, Terminschwierigkeiten, Sonstiges) Hinweis: Es ist wichtig, dass Inga-Kunden zeitnah nach der Zuweisung eine persönliche Beratung bei ihrem zuständigen Inga-Berater erhalten. Dadurch soll eine schnelle Übernahme der Betreuung und ein rascher Beginn der Vermittlungs-/Integrationsaktivitäten erreicht werden. Inhalte und Anwenderhinweise Bundesagentur für Arbeit 23

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