Workflow, Anzeigetableau und Browser Terminal

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1 KRUTEC SOFTCON GMBH Workflow, Anzeigetableau und Browser Terminal Abwesenheiten und Überstunden beantragen und genehmigen Erfassen von Personen- und Projektdaten via Web-Browser Anzeigetableau für Buchungen, Abwesenheiten, Konten und Kalender

2 Workflow Mit dem Workflow werden interne Genehmigungsabläufe papierlos vereinfacht. Es wird viel Zeit, Energie und Papier gespart. Der Informa onsfluss im Unternehmen ist op miert, wodurch auch Kosten reduziert werden. Sta Ze el oder Formulare auszufüllen, stellen Mitarbeiter Urlaubsanträge, Überstunden, Genehmigungen und Buchungskorrekturen am Bildschirm im Workflow. Über eine vorher definierte Genehmiger-Struktur werden die Anträge bearbeitet. Im Workflow sind das Anzeigetableau und das Browser-Terminal enthalten. Iterm Browser-Terminal Mit dem Browser-Terminal können die Mitarbeiter ihre Kommt- und Geht-Buchungen erfassen. Jede Person, die die entsprechenden Rechte hat, kann den Jahreskalender, die eigenen Konten und den Abteilungskalender einsehen. Ein Monatsbericht kann auf dem Bildschirm dargestellt und ausgedruckt werden. Weiterhin werden Projekte oder Kostenstellen in Echtzeit gebucht. Die Zeiten können auch später als Zeitbuchungen oder als Summen nachgebucht werden. Das Terminal lässt sich individuell nach den jeweiligen Bedürfnissen anpassen. Anzeigetableau Übersicht und Informa onen am Monitor via Browser-Anzeigetableau. Mit dem Anzeigetableau werden über das Intranet (intern) oder Internet (extern) aktuelle Informa onen über den Status angezeigt: Kommt- und Geht-Buchungen, Urlaub, Dienstreise, Dienstgang, Krank usw. Die Mitarbeiter können individuell in frei definierbaren Gruppen dargestellt werden. Autorisierte Personen können Konten und Jahreskalender von Mitarbeitern einsehen, für die sie eine Berech gung haben. Das Anzeigetableau, das Iterm Browser-Terminal und der Workflow können in jedem gängigen Browser genutzt werden und sind auch für Tablets op miert. Workflow Nach dem Starten des Workflows kann man sich über den Bu on Log-in/Log-out anmelden. Es ist ein vorher definiertes Benutzerwort und ein Passwort für die Iden fizierung einzugeben.

3 Einstellungen In den Einstellungen wird eine differenzierte Rechtevergabe parametriert, mit der Mitarbeitern und Führungspersonal die einzelnen Funk onen des Workflows gezielt freigeschaltet werden. Eine frei definierbare Genehmiger-Struktur stellt die op male Bearbeitung und Freigabe der Anträge sicher. Passwörter werden von den Mitarbeitern bei der Erst-Installa on selbst definiert und können später auch geändert werden. Jede Funk on des Workflows kann individuell definiert werden. Das Gleiche gilt für das Anzeigetableau und das Browser-Terminal. Personal In der Personalmaske werden alle Einstellungen für den Antragsteller und den Entscheider vorgenommen. Die bereits in der Krutec Zeiterfassung erfassten Stammdaten können hier soweit nö g eingesehen werden. Der Personalstamm ist nur für berech gte Personen einsehbar.

4 Workflow Genehmiger-Struktur Durch das Erstellen von Genehmiger-Strukturen wird das Antragssystem definiert. Hier werden die Entscheidungsebenen eingestellt, also welche Personen an einem Entscheidungsprozess beteiligt sind. Es können Ersatzpersonen hinterlegt werden für den Fall, dass ein Entscheider abwesend ist. Auch die Personen, für die eine Genehmiger-Struktur gül g ist, werden hier hinterlegt. Folgende Prozesse können mit einer Genehmiger-Struktur beantragt werden: alle Abwesenheiten - es kann frei definiert werden, welche genehmigt werden sollen Überstunden Korrekturen im Korrektur-Assistenten Nacherfassung von Buchungen in der Stempelkarte Benachrich gung per Wird ein Antrag gestellt oder genehmigt, kann dieser Vorgang per an die entsprechenden Personen verschickt werden. Die Einstellungen sind hier im rechten Bild erklärt.

5 Monitor für Abwesenheiten Im unteren Bild wird der Antrag für eine Abwesenheit gestellt. Dem Antragsteller stehen diverse Informa onen zur Verfügung. So kann er seine Konten einsehen, den Urlaubskalender und seinen Jahreskalender. Selbstverständlich sieht er seine Anträge und bei bereits gestellten den Antragsfortschri. Wenn ein Antrag beendet ist, wird dieser ins Archiv verschoben. Alle Funk onen können in den Einstellungen aber auch beschni en werden. Einen Antrag stellen Um einen Abwesenheits-Antrag zu stellen, wird unten am Bildschirm der Bu on Antrag neu geklickt. Es werden der Abwesenheitsgrund und die Anzahl der Tage ausgewählt. Bei Urlaub wird automa sch die Anzahl der Tage angezeigt, die noch genommen werden dürfen. Zum Antrag kann ein Memo Text hinterlegt werden. Durch den grafischen Personalkalender und die Darstellung des Urlaubanspruches stehen dem Antragsteller weitere wich ge Informa onen übersichtlich zur Verfügung. Im dargestellten Entscheidungsverlauf ist nachvollziehbar, wo sich der Antrag befindet. Um einen Überstunden-Antrag zu stellen, wird in der linken Naviga onsleiste auf den Bu on Monitor Überstunden geklickt. Dann werden Datum und Uhrzeit eingetragen. Es wird automa sch errechnet, wie viele Stunden beantragt werden. Auch hier kann ein Memo Text hinterlegt werden. Abwesenheitskalender Der Abwesenheitskalender gibt einen Überblick über das gesamte Jahr. Hier findet man genommene Abwesenheiten, sowie Feiertage wieder. Zusätzlich kann man zwischen den Jahren zurück- oder vorwärtsnavigieren.

6 Stempelkarte geteilt Mit der Stempelkarte können einfach und komfortabel Kommt- und Geht-Buchungen nachgetragen werden. Auf der rechten Seite ist die Stempelkarte in zwei Monatshäl en geteilt. Pro Tag können hier vier Buchungen vorgenommen werden. Über den Status sind die Vorlauffunk onen wie Dienst-, Arzt-Gang usw. einstellbar. Stempelkarte - als Monat dargestellt Op male Datenpflege nachträglich für Montageteams, Ingenieure usw. Auf der linken Seite ist die Pflege der Daten für einen gesamten Monat möglich. Es können bis zu 12 Buchungen vorgenommen werden. Stempelkarte Tageseingabe Sowohl in der geteilten wie auch in der als Monat dargestellten Stempelkarte ist es möglich, durch das Betä gen des blauen Kreuzes am linken Bildschirmrand die Eingabe für jeweils einen Tag zu tä gen. Hier können bis zu 16 Buchungen vorgenommen werden. Auch das Hinterlegen einer Abwesenheit ist hier möglich.

7 Persönliche Korrekturen In der oberen Bildschirmmaske kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Korrekturen vornehmen, wenn dies in den Einstellungen hinterlegt ist. Sollen die Korrekturen genehmigt werden, ist dies genauso möglich wie mit den Abwesenheiten. Monatsbericht Jedem Mitarbeiter kann die Möglichkeit gegeben werden, seinen Monatsbericht auf dem Bildschirm einzusehen und selbst auszudrucken. Im Monatsbericht kann man sich schnell einen Überblick über den Buchungsverlauf eines Monats verschaffen. Auch im laufenden Monat ist dies möglich. Das erspart dem Lohnbüro viel Arbeit.

8 Monitor Entscheider Der Monitor Entscheider ist die wich gste Bedienungsmaske für die Genehmigungsvorgänge. Am rechten Rand werden die noch offenen und zu genehmigenden Anträge aufgelistet. Klickt man in eine Zeile, werden die Daten für einen Antrag angezeigt. Man erhält Informa onen über den Mitarbeiter und dessen Daten, die Genehmiger-Struktur und den Status über die bereits getä gten Entscheidungen der beteiligten Personen am Genehmigungsprozess. Anträge, die gelb dargestellt werden, müssen noch entschieden werden. Grün markierte Anträge sind noch im Genehmigungsvorgang. Eine Entscheidung trifft man über den grünen oder roten Bu on. Für eine Entscheidungshilfe können der Abteilungskalender, der Abwesenheitskalender und die Konten direkt aus der Bildschirmmaske aufgerufen werden. So stehen schnell wich ge Informa onen zur Verfügung, um einen Antrag zu entscheiden. Ein abgeschlossener Antrag wird automa sch in eine Protokolldatei verschoben. Über den Bu on, Protokolle können die abgelegten Anträge eingesehen werden. Abteilungskalender Im Abteilungskalender rechts werden die Abwesenheiten einer Abteilung dargestellt. Die Mitarbeiter, die einer Abteilung zugeordnet sind, werden hier untereinander nach Monaten sor ert angezeigt. Der Abteilungskalender kann auch von einem Mitarbeiter eingesehen werden, der die Rechte dafür hat.

9 Korrekturassistent Rechts in der Maske wird der Korrekturassistent dargestellt. Hier kann jeder Abteilungsleiter seine Mitarbeiter korrigieren, wenn es gewünscht ist. Ist eine Buchung vergessen worden oder ist jemand unerlaubt abwesend, wird dies in der Tabelle rechts angezeigt. Klickt man auf den entsprechenden Mitarbeiter, werden dessen Fehler und Daten sichtbar. Eine Korrektur ist dann schnell und effek v möglich. Gruppenbuchungen Zeiten, die von einem oder mehreren Mitarbeitern nacherfasst werden, müssen/können in der Gruppenbuchung vorgenommen werden. In Form einer Stempelkarte werden die Zeiten eingegeben und dann den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Zum Beispiel bei Montageteams können so in kurzer Zeit Daten nachgepflegt werden.

10 Buchungen und Informa on auf dem Bildschirm via Browser mit dem Iterm Browser-Terminal Mit der Buchungsmaske Iterm werden über das Intranet (intern) oder Internet (extern) Kommt, Geht, Projekt und Abwesenheit am Bildschirm gebucht. Es können auch Informa onen über Buchungsvorgänge und Kontostände angezeigt werden. Es muss keine zusätzliche So ware installiert werden. Es wird nur ein gängiger Browser benö gt. Das Modul kann nach dem Erwerb betriebsintern beliebig o genutzt werden. Die Eingabebuttons können individuell parametriert werden. Dieses Modul ist im Workflow enthalten. Suchebene für Projekte und Au räge Die Gestaltung der Eingabe ist gut durchdacht und funk onal aufgebaut. Neben der Eingabe von Zeit- und Projektbuchungen lassen sich auch wich ge Informa onen abrufen. Die Buchungen erfolgen online und sind damit in der Auswertung sofort sichtbar. Projekte können auch als Buchungssätze oder als Summen nachgebucht werden. Die Suche der Projekte ist über eine Tabelle oder wie hier im Bild über eine Baumstruktur möglich.

11 Informa onen bei der Eingabe Bei jeder Eingabe werden die letzten Buchungen angezeigt. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird die Iterm allein genutzt, kann sie über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Nutzer-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welche Ebenen der einzelne Mitarbeiter nutzen darf. Auch werden in den Einstellungen die Bu ons definiert, die im Browser-Terminal sichtbar sein sollen. Memo Text Hinter jedem Arbeitsgang kann ein Memo Text hinterlegt werden. Einstellungen des Iterm Browser-Terminals Die Iterm-Maske wird über den Workflow gestartet. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird die Iterm allein genutzt, kann sie über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Nutzer-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welche Ebenen der einzelne Mitarbeiter nutzen darf. Auch werden in den Einstellungen die Bu ons definiert, die im Browser-Terminal sichtbar sein sollen.

12 Übersicht und Informa onen auf Ihrem Monitor via Browser-Anzeigetableau Das Modul Anzeige-Tableau arbeitet auch ohne den Workflow. Mit dem Anzeige-Tableau werden über das Intranet (intern) oder Internet (extern) aktuelle Informa onen über die Mitarbeiter angezeigt. Die Anzeige wird über Berech gungsgruppen gesteuert. So kann für die autorisierten Personen die speziell definierte Anzeigeebene hinterlegt werden. Es muss keine zusätzliche So ware installiert werden. Es wird nur ein gängiger Browser benö gt. Das Modul kann nach dem Erwerb betriebsintern beliebig o genutzt werden. Anzeigetableau Das Anzeigetableau wird über den Workflow gestartet. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird das Anzeigetableau allein genutzt, kann es über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Anzeige-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welches Tableau der einzelne Nutzer sehen darf. Durch Klicken auf einen Mitarbeiter werden alle Tagesbuchungen angezeigt. Auf dieser Ebene können auch weitere Informa onen abgerufen werden, wenn eine Berech gung vorhanden ist. Der Jahres- und Abteilungskalender eines Mitarbeiters stellt Abwesenheiten auch über einen längeren Zeitraum dar. Bei Freigabe der Kontenübersicht können hier die Kontenstände abgerufen werden. Individuelle Anpassungen können von uns nach Rücksprache realisiert werden. Das Anzeigetableau im Workflow kann auch autark installiert werden, z. B. im Empfang oder beim Pförtner.

13 Weitere Erfassung und Ergänzung für den Workflow Apps für die Zeit- und Projekterfassung von Krutec So Con GmbH Einfache Installa on einer App und schon können Sie schnell und komfortabel Ihre Daten auch mobil erfassen. Die Daten sind nach der Eingabe sofort präsent. Wenn kein Netz vorhanden ist werden die Buchungen zwischengespeichert.

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