toms spotlight Gezielte Suche verläuft nicht im Sande Inhalt Profil Sept./Okt. 2006

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1 toms spotlight Sept./Okt Gezielte Suche verläuft nicht im Sande Inhalt 3 Klartext Rechtssicherheit bei der Datenarchivierung 4 Fakten Im Netz der Paragrafen 5 Lösungen Stecken Sie die Köpfe zusammen 6 Wirkung Erst ein Ringen, dann ein Luftsprung 7 Referenz -Archivierung bei Dataport 8 Partner Wer sucht, der findet. Möglicherweise auch etwas, das er gar nicht suchte und zudem nicht finden sollte. Ein Wirtschaftsprüfer muss bisweilen schon tief in den Unternehmensdaten wühlen, um die steuerrelevanten Informationen zu finden. Es dem Prüfer dabei so einfach wie möglich zu machen, ist nicht nur im Sinne des Gesetzes. Es ist auch in Ihrem. >>> Profil Computacenter ist Europas führender herstellerübergreifender Serviceprovider für IT-Infrastrukturen. Wir optimieren den Nutzen der IT von Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Wie kein anderer Anbieter verstehen wir unsere Kunden und gehen auf deren Geschäftsanforderungen ein. Auf dieser Basis entwickeln und implementieren wir für sie maßgeschneiderte Lösungen und Services und stellen den Betrieb ihrer IT sicher. Neue Technologien integrieren wir schnell und professionell in die IT unserer Kunden. Unsere Finanzstärke und Marktpräsenz bieten Kunden und Partnern langfristige Stabilität und Sicherheit. toms spotlight Sept./Okt. 2006

2 2 tom ist ein Programm, mit dem Computacenter alle zwei Monate ein bedeutendes Thema der Informationstechnologie beleuchtet und seine herausragende Kompetenz darin unterstreicht. Impressum Herausgeber Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 2273/ Fax +49 (0) 2273/ Sitz der Gesellschaft: Kerpen Handelsregistereintrag: Amtsgericht Köln HRA Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE >>> Ein Meer von Daten und ebenso viele Rechtsfragen. Manche Unternehmen müssen in Sachen Archivierung dringend eine Schippe zulegen, sonst ist ihre Rechtssicherheit bald im Eimer. >>> Redaktion Matthias Vogel Tel. +49 (0) 2102/ Gestaltung design blaues Wunder, Köln Druck johnen-druck GmbH & Co. KG, Bernkastel-Kues toms spotlight Sept./Okt

3 Klartext 3 Oliver Leisering Practice Leader Information Management & Storage Solutions, Computacenter Nach dem Urlaub wird einem jedes Mal aufs Neue klar, mit welcher Geschwindigkeit der Datenbestand in Unternehmen wächst. Dann ist das elektronische Postfach meist so voll mit neuen s, dass man am liebsten gleich wieder die Koffer packen möchte. Gewiss, einige Nachrichten kann der erschrockene Anwender kurzerhand löschen, weil ihr Informationsgehalt inzwischen überholt ist. Doch manche s muss er sogar langfristig aufbewahren, wenn sie etwa Auftragsbestätigungen oder Rechnungen enthalten oder anderweitig geschäftliche Vorgänge dokumentieren. Das sind Informationen, die man selten braucht, im Bedarfsfall aber schnell wiederfinden muss. Als Unternehmen ihren Schriftverkehr noch vornehmlich auf Papier führten, hatten sie für solche Dokumente gewöhnlich einen wohlgeordneten Kellerraum: das Archiv. Heute jedoch speichern sie ihre Daten überwiegend elektronisch und zwar in unterschiedlichen Systemen. Fachanwendungen, Informationssysteme, Datei- und Mailserver haben infolgedessen meist eigene elektronische Archive. Trotzdem können die in ihnen getrennt abgelegten Daten durchaus miteinander in Zusammenhang stehen. Und diesen Zusammenhang möchte ein Wirtschaftsprüfer im Zweifelsfall gerne herstellen können. Unternehmen müssen ihm dafür eine zentrale Schnittstelle anbieten, über die er Zugriff auf alle steuerrechtlich relevanten Daten hat. Dabei soll er selbstverständlich alle Daten sehen, die er für die Steuerprüfung benötigt aber eben auch nicht mehr. Denn beispielsweise in s enthaltene persönliche Daten der Mitarbeiter gehen den Wirtschaftsprüfer eigentlich nichts an. Werden diese Daten jedoch ungewollt Bestandteil der Prüfung, ist er sogar verpflichtet, sie zu untersuchen. Es gilt also, die Spreu vom Weizen zu trennen und nur die rechtlich oder geschäftlich relevanten Informationen zentral zu archivieren. Keine leichte Aufgabe angesichts der Tatsache, dass mehr als die Hälfte aller neu erzeugten Unternehmensdaten unstrukturiert ist. Neben den juristischen Anforderungen spielen naturgemäß auch wirtschaftliche und betriebliche Faktoren eine wichtige Rolle für die technologische Umsetzung der Archivierung. Wie man alles zusammenbringt, lesen Sie in dieser Ausgabe von toms spotlight. toms spotlight Sept./Okt. 2006

4 4 Fakten Im Netz der Paragrafen Nach der Änderung der Abgabenverordnung haben die Finanzbehörden weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen. Im Falle einer elektronischen Betriebsprüfung darf der Prüfer alle steuerlich relevanten Daten einsehen. Zahlreiche Gesetze und Vorschriften nehmen Einfluss auf die doch zumeist ITgestützten Geschäftsprozesse von Unternehmen. Während Basel II, der Sarbanes Oxley Act und das Gesetz zu Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) eher die Geschäftsleitung beschäftigen (vgl. toms spotlight Mai/Juni 2005), müssen sich IT-Verantwortliche zunehmend mit Datenschutzbestimmungen, dem Telekommunikationsgesetz oder den Erweiterungen zum Handelsgesetzbuch auseinandersetzen. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bilden den rechtlichen Rahmen für eine Datenarchivierung. Unternehmen müssen steuerrelevante Daten zehn Jahre lang in einem vorgegebenen, unveränderlichen Format aufbewahren. s verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit, da sowohl der Textkörper der als auch ihre Dateianhänge solche Daten enthalten können. Auch elektronische Abrechnungen, die dem Umsatzsteuergesetz (UStG) nach 14 Abs. 4 unterliegen und Inhalt einer sind, müssen Unternehmen archivieren. Hierbei ist zu beachten, dass eine Pflicht zur maschinellen Aufbewahrung nur dann besteht, wenn sich die Daten zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem eignen. Heute übliche Datenmengen erlauben selbstverständlich keine manuelle Prüfung. Darum hat der kanadische Rechnungshof schon 1985 das Analyseprogramm IDEA für Finanzämter, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Investoren entwickelt. Inzwischen wird IDEA in über 40 Ländern eingesetzt und ist in Deutschland die offizielle Prüfsoftware des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Mehr als Steuerprüfer nutzen IDEA hierzulande bereits für die Prüfung von Datenbeständen nahezu beliebiger Größe aus unterschiedlichsten Quellen. Die Software analysiert die Prüfungsdaten automatisch und ermöglicht HGB Handelsgesetzbuch STGB Strafgesetzbuch KonTraG Gesetz zur Kontrolle & Transparenz im Unternehmensbereich PTSG Post- & Telekommunikations- Sicherstellungsgesetz G10 Grundgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz Quelle: A. Teuscher, Dezember 2005 TDDSG Teledienste- Datenschutz-Gesetz Unternehmen URHG Urheberrechtsgesetz TKG Telekommunikations- Gesetz KWG Kreditwesengesetz UWG Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen TKV Telekommunikations- Kundenschutzverordnung die Extraktion und Manipulation von Daten sowie das Auswerten von Stichproben, um Fehler und bestimmte Trends aufzuspüren. Wie jedes DV-gestützte Buchführungssystem benötigen auch Archivierungssysteme eine Verfahrensdokumentation, über deren Umfang die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Auskunft geben. Trotz all dieser Vorgaben kann die Finanzverwaltung jedoch keinem vorhandenen oder geplanten Archivierungssystem die Übereinstimmung mit den GDPdU grundsätzlich bescheinigen. Die vielzähligen Einstellungsund Kombinationsmöglichkeiten selbst marktgängiger Systeme lassen keine generellen Aussagen über ihre Konformität mit den GDPdU zu. Dennoch kann man beim Design eines Archivs von vornherein vieles richtig machen, wenn technologisches und rechtliches Know-how ineinandergreifen. toms spotlight Sept./Okt

5 Lösungen 5 Stecken Sie die Köpfe zusammen Die Anforderungen an ein Archiv sind vielfältig und interdisziplinär. Nur wer reichlich schlaue Köpfe zusammenbringt, muss seinen eigenen nicht in den Sand stecken. Zuerst sollte jedes Unternehmen eine wichtige Unterscheidung treffen: die zwischen einer Auslagerung von Daten und ihrer Archivierung. Bei der Auslagerung geht es in erster Linie darum, Daten auf kostengünstigere Speichermedien zu verschieben, um die produktiven Systeme und ihre Datensicherung zu entlasten. Im Gegensatz dazu ist der Aufbau eines Archivs deutlich komplexer und in der Regel rechtlich motiviert. Unternehmen müssen darin Daten über einen festgelegten Zeitraum unveränderbar und nach gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Für die Einhaltung dieser Vorschriften bürgt die enge Zusammenarbeit Computacenters mit Anwälten und Wirtschaftsprüfern. Ein Archiv muss zudem zukunftssicher in Hinblick auf Datenformate und eventuelle Migrationen sein. Es muss Revisionssicherheit bieten und braucht eine sorgfältige Verfahrensdokumentation, die geltende Datenschutzbestimmungen berücksichtigt. Wie gut, dass Computacenter auch die Datenschützer gleich mitbringt. Und vor allem muss ein Archiv natürlich eines bieten: Man muss darin suchen können. Den Grundstein dafür legen die Experten von Computacenter bereits auf der Hardwareebene, die auch die Datensicherheit, also den Schutz vor Verlust oder Zerstörung der Daten, gewährleistet. Als erste von drei Architekturebenen erlaubt diese bereits eine einfache Suche nach Objekten, bietet jedoch keine Möglichkeit, sie nach technischen Kriterien wie ihrem Speicherort oder dem Datum der letzten Änderung automatisch zu archivieren. Lösungen für ein Hierarchical Storage Management (HSM) hingegen enthalten eine Logik zur Verwertung solcher Informationen des Dateisystems. Unsere Speicherspezialisten können mit ihrer Hilfe Objekte Serviceadapter API CIFS NFS File Layer Hierarchical Storage Management API CIFS NFS API CIFS NFS gruppieren und klassifizieren sowie die Aufbewahrungszeit für jeden Dateityp oder pro Verzeichnis festlegen. Eine inhaltliche Verknüpfung der Objekte ermöglicht aber auch ein HSM nicht. Das bietet erst das sogenannte Enterprise Content Management (ECM). Es ermöglicht das Verknüpfen der Daten mit den zugehörigen Geschäftsprozessen und bietet eine singuläre Basis für verschiedene Applikationen. So lassen sich beispielsweise alle Reisekostendaten aus s, Kalkulationstabellen und dem SAP-System miteinander verknüpfen und in Übereinstimmung mit den GDPdU archivieren. Mit seinen vielfältigen Prozess- und Branchenkenntnissen kann Computacenter eine Core Layer Hardwareebene, physische Dateiablage Content Layer Enterprise Content Management Repository passende Lösung für jeden Geschäftsprozess implementieren. Anhand unserer Musterarchitektur für Archivierungen und nach eingehender Datenstrukturanalyse beziehen die Consultants von Computacenter alle drei Architekturebenen in ihre Planung ein. Auch die vor dem Aufbau eines neuen Archivs notwendige Konsolidierung vorhandener Archive eventuell unterschiedlicher Systeme und Fachabteilungen übernehmen dieselben Köpfe. Natürlich gilt das auch für die so wichtige Verfahrensdokumentation der Archivierung und die Verifikation einer Schnittstelle für die Steueraußenprüfung. toms spotlight Sept./Okt. 2006

6 6 Wirkung Erst ein Ringen, dann ein Luftsprung Ein solides Archivierungskonzept braucht aufgeräumte Prozesse und eine saubere technologische Implementierung. Doch die Mühe lohnt sich so oder so. Im Herbst 2005 bekam der deutsche Unternehmer P. Besuch von der Steuerprüfung. Die Prüfung auf Grundlage der GDPdU ergab, dass deren Anforderungen nicht erfüllt waren. Das hatte unangenehme Folgen für den Unternehmer: Sein Ergebnis wurde geschätzt und Herr P. erhielt eine Rüge sowie eine Geldstrafe. Außerdem versprach der Prüfer, im nächsten Jahr gleich wiederzukommen. Wie Unternehmen dieses unangenehme Szenario vermeiden können? Als Erstes sollten sie ihre Geschäftsprozesse etwa hinsichtlich der Datentrennung analysieren und entsprechend den Anforderungen an die GDPdU anpassen. Ebenso müssen bestimmte IT-Prozesse auf den Prüfstand: Wer auf welche Unternehmensdaten zugreifen darf und wie ein Benutzer das Zugriffsrecht erhält, sind Fragen, die beispielsweise das Identity Management des Unternehmens betreffen. Im Zuge dessen Überprüfung man übrigens gleich ein Benutzerprofil für Wirtschaftsprüfer erstellen sollte. Auch die zu archivierenden Daten sollten Unternehmen gut überblicken. Nicht nur die Gesamtdatenmenge spielt dabei eine Rolle, auch das vorhandene Volumen bestimmter Datei- und Datentypen müssen sie bei der Analyse berücksichtigen. Außerdem ist zu prüfen, ob das eingesetzte Buchhaltungssystem die Daten überhaupt zehn Jahre lang verwalten kann, wie es der Gesetzgeber fordert. Etwaige Systemund Versionswechsel, wie sie beispielsweise bei Migrationen oder einem Outsourcing vorkommen, sind entsprechend sorgfältig zu planen, um die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherzustellen. Dasselbe gilt natürlich auch für zukünftige Technologieanschaffungen. Durchschnittlich sichern Unternehmen etwa sechsmal so viele Daten wie sie in der Produktion verwenden. Vor diesem Hintergrund ist schnell klar, dass die Implementierung einer Archivierungslösung aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben auch ganz unabhängig davon einen positiven Effekt für Unternehmen hat, weil sie dadurch ihre Backupkosten reduzieren. Einmal archivierte Daten müssen sie nämlich nicht mehr sichern; über eine Webapplikation stehen die Daten jederzeit wieder zur Verfügung. Ein bisschen verhält es sich mit dem Besuch des Steuerprüfers also wie mit dem Besuch unliebsamer Verwandter: Wenn er erfolgt, will man sich keine Blöße geben, deshalb bereitet man sorgfältig alles dafür vor. Trotzdem freut man sich, wenn er ausbleibt. toms spotlight Sept./Okt

7 Referenz 7 -Archivierung bei Dataport In der öffentlichen Verwaltung ist kein Platz für verstaubte Systeme, deshalb legt ihr IT-Dienstleister die elektronischen Briefe in einem modernen Archiv ab. die Kopien in ihren persönlichen Verzeichnisstrukturen ablegen, erzeugt ein nicht mehr kontrollierbares Datenvolumen. Das erfordert leistungsfähige Suchfunktionen für die Recherche die aber nur wenige Mailsysteme von Haus aus bieten. Unseres auch nicht. tom: Deshalb das Archivierungsprojekt? Hauschildt: Unter anderem. Die rechtliche Motivation habe ich ja bereits erwähnt. Daneben erfordern das Backup und die Performance des eingesetzten Mailsystems eine Beschränkung der Serverpostfächer auf 50 MB. Die Benutzer legen sich deshalb persönliche Postfachdateien an, mit denen sie ihre Home-Laufwerke überfüllen. Im schlimmsten Fall speichern sie die Dateien sogar auf lokalen Laufwerken ohne besonderen Zugriffsschutz und ohne geregelte Datensicherung. tom: Was sind die Vorteile der neuen Lösung von Computacenter? Hauschildt: Die neue Lösung ist eine Kombination aus Management- und Archivierungssystem. Aufgrund der verlässlichen Speicherung der s können die Restriktionen des ursprünglichen Mailsystems beseitigt werden. Teams können ihre Mails jetzt gemeinsam strukturieren, ablegen und recherchieren. Bisher genutzte Hilfslösungen wie die Speicherung einzelner Mails auf Fileservern entfallen. Dadurch erwarten wir eine Verbesserung der Servicetom sprach mit Holger Hauschildt, Leiter der Abteilung für interne Informations- und Kommunikationstechnik bei Dataport, über eine -Managementlösung von Computacenter. Holger Hauschildt Dataport tom: Herr Hauschildt, wie wär s zu Anfang mit einem Kurzportrait von Dataport? Hauschildt: Gerne. Dataport ist der IT- Dienstleister für die öffentliche Verwaltung in Schleswig-Holstein, Hamburg und Bremen sowie für die Steuerverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern. Wir bieten unseren staatlichen und kommunalen Kunden eine breite Palette an Produkten und Dienstleistungen. Hierzu zählen u. a. Netzdienste für Sprach- und Datenübertragung, Fachanwendungen für Verwaltungsaufgaben sowie die Beschaffung und Schulungen. Mit rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben wir 2005 einen Umsatz von 180 Mio. Euro erzielt. tom: Gibt es in der öffentlichen Verwaltung noch immer so viel Briefverkehr? Hauschildt: Die Kommunikation per hat die papierene Kommunikation in vielen Bereichen ersetzt. Für zahlreiche Geschäftsvorgänge erfüllt sie aber nicht die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit oder gar die Revisionssicherheit. In diesen Fällen verlagert sich die Erstellung der Papierfassung vom Absender auf den Empfänger, der die ausdruckt und abheftet. tom: Dadurch werden es aber vermutlich nicht weniger s? Hauschildt: Im Gegenteil. Der Speicherplatzbedarf unseres -Systems steigt ständig weiter an. Insbesondere die Verteilung von Mail-Anhängen an viele Benutzer, qualität, eine Erleichterung der Arbeit für den Benutzer sowie eine deutliche Kostenersparnis bei den zentralen Ressourcen von Mail- und Fileservern. tom: Worin lagen die Herausforderungen bei diesem Projekt? Hauschildt: Neben dem eigenen Bedarf für die etwa Postfächer bei Dataport gab es auch erste Anfragen von Kunden zur Aufbewahrung und Verwaltung von s. Es galt also, gleichzeitig die Anforderungen eines IT-Dienstleisters und die vielfältigen Bedarfe der öffentlichen Verwaltung abzudecken. Insbesondere die organisatorischen und rechtlichen Aspekte unterscheiden sich mitunter deutlich. tom: Wie hat Ihnen Computacenter dabei geholfen? Hauschildt: Computacenter hat sein fachliches Know-how zielgerecht in das Projekt eingebracht. Sehr hilfreich waren auch die guten Beziehungen Computacenters zum Hersteller der Archivierungs-Software. Vor allem klappt die Zusammenarbeit mit den Fachexperten und vertrieblichen Ansprechpartnern von Computacenter problemlos. Deshalb arbeiten wir auch in anderen Projekten gerne mit Computacenter zusammen. toms spotlight Sept./Okt. 2006

8 8 Partner Computacenter pflegt qualifizierte Partnerschaften mit allen führenden Herstellern zum Nutzen seiner Kunden. Für die Realisierung der in diesem Heft beschriebenen Lösungen können insbesondere die Produkte folgender Hersteller eingesetzt werden: Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 22 73/ Fax +49 (0) 22 73/

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