Dokumentenmanagement. Stand : Februar 2006

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1 Dokumentenmanagement Stand : Februar 2006

2 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

3 Definition - Dokument Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z.b. nach Rechnungen, Verträgen etc.

4 Daten - Merkmale

5 Vorteile papiergestützter Dokumente vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit)

6 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier geht verloren ist unvollständig ist im Umlauf wird falsch abgelegt wird langsam transportiert

7 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt unvollständige Information redundante Information Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert (Gründe für) Entscheidungen nur über Notizen dokumentiert keine standardisierte Terminologie keine Sicht für kooperative Dokumentation

8 Nachteile papiergestützter Dokumente fragmentierte Information Information nicht geordnet bezüglich Relevanz verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten chronologisch problemorientiert nach Autoren nach Prozessen Verfügbarkeit ist problematisch teure Informationssuche Lesbarkeit von Handschriften

9 Nachteile papiergestützter Dokumente passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen

10 Elektronische Dokumente Verwaltung : in Dateisystemen durch Imaging in Dokumentenmanagementsystemen durch COLD-Verfahren in volltextindizierte Systeme über elektronische Formulare über Workflows

11 Dokumentenformate Bilder (.tif,.bmp,.jpg,.gif) Office-Dokumente (.doc,.ppt,.xls) s CAD-Zeichnungen Video-Clips Audiodateien (.wav) Electronic Data Interchange (EDI) Computer Output to Laser Disk (COLD) Internet Documents (HTML, DHTML, XML)

12 Strukturierte vs. unstrukturierte Dokumente Quelle : SAP

13 Informationsform - CI CI-Information (coded information): Informationen, die bereits in einem EDV-Format vorliegen, sei es, dass sie auf Datenträgern verfügbar sind oder durch die eigene EDV produziert wurden. Die Übernahme von CI-Dokumenten erfolgt daher ohne Medienbrüche; manuelles Sortieren oder Scanvorbereitungen entfallen, die Indexierung kann automatisiert werden und Ressourcen in Form von Speicherkapazität und Rechnerleistung werden sparsam genutzt.

14 Informationsform - NCI NCI-Information (Non-coded information): Informationen, die nur bildlich in Form von Pixel-/Rastergraphik vorliegen und sich per EDV inhaltlich nicht erschließen lassen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsbriefe, Kaufverträge u.ä., die das Unternehmen verlassen, aber es auch über den Posteingang erreichen. Eine anschließende Konvertierung der Dokumente per OCR erfolgt zwar in der Mehrzahl der Fälle fehlerfrei, in der Praxis dürften aber allenfalls 5 10 % der Schriftstücke per OCR bearbeitet werden. Dazu gehören Korrespondenz und Prospekte, aber nicht Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.

15 Dokumentenperspektive Organisationsperspektive Dokumente in Organisation Funktionalitäten des Dokumentenmanagement Schwerpunkt: Effektivität und Kosteneffizienz Geschäftsprozessperspektive Dokumente als Ergebnis von Geschäftsprozessen Dokumente repräsentieren Geschäftsprozesse Schwerpunkt: automatisierte Geschäftsprozess und Arbeitsabläufe unterstützt durch effizienten Dokumententransfer

16 Dokumentenperspektive cont. Kommunikationsperspektive Dokumente repräsentieren Kommunikationsakte Dokumente als Medium (schriftlicher) Kommunikation Dokumente zur Koordination und Kooperation Schwerpunkt: effektiver Austausch von Kommunikationsakten mit einem bestimmten Ziel Wissensverwaltungsperspektive Dokumente repräsentieren Wissen Dokumente zum Wissensaustausch Schwerpunkt: Wissenstransfer zwischen Beteiligten

17 Dokumentenperspektive cont. Informationsperspektive Dokumente als Informationsmedium Dokumente als Datenbehälter Ablage von Dokumenten Zugriff auf Dokumente Dokumente zur Datenverarbeitung Schwerpunkt: effiziente Speicherungs- und Zugriffsstrukturen von Daten und Informationen für verschiedene Anwendungen

18 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

19 Definition - Dokumentenmanagement Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.

20 Dokumentenmanagement - Inhalt Die Verwaltung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus umfasst : Erstellung Änderung Zugriffsrechte Publikation Verteilung Löschung

21 Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung digitaler Dokumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

22 Dokumentenmanagement - Bausteine/Architektur ERFASSEN Scannen Dateien-Import Massenübernahme (COLD) direkte Fax-Übernahme BEARBEITEN Dokumentenretrieval Integration von Applikationssoftware Verteilung (Outlook, Notes) Dokumentenmanagement VERWALTEN Klassifizierung Status-/Versionsverwaltung Referenzierung Historienverfolgung ARCHIVIEREN Langzeit-Speicherung Optische Speichermedien Hierarchical Storage Management Revisionssicherheit

23 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

24 DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben V s umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht

25 DMS-Funktionen - präzise Ermöglicht Erzeugen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Anzeigen und Archivieren aller Arten von Dokumenten Bindet Verteilung und Verwaltung der Dokumente in den unternehmensweiten Informationsfluss ein Gewährleistet bedarfsgerechte Bereitstellung von Dokumenten an allen Arbeitsplätzen mit den abgestuften Zugriffsrechten der Mitarbeiter Dokumente erfassen Dokumente attributieren

26 DMS-Funktionen - präzise Gestattet Zugriff auf das aktuelle Dokument für alle Berechtigten Erlaubt schnelles Dokumentenretrieval durch leistungsstarke Suchalgorithmen Ermöglicht einfache Zuordnung der Dokumente zu beliebigen Objekten wie Bestellung, Kreditor, Auftrag,... Gewährleistet Verwaltung einer Dokumentenhistorie

27 DMS-Funktionen - Übersicht Erstellung Ablage Öffnen und Ansehen Indexierung Suchkriterienvergabe Suche Check in/out Versionskontrolle/Historie Weiterleitung/Wiedervorlage Zugriffskontrolle Notizen Stempelfunktion

28 Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung Scannen von Papierdokumenten ohne Nachbearbeitung (nur Image, Non-Coded Information - NCI) mit Nachbearbeitung (z.b. Umwandlung in Text durch OCR - Optical Character Recognition) COLD-Verfahren: Computer Output on Laser Disc Umwandlung von Dokumenten in NCI (z.b. TIFF) für Langzeitarchivierung Speicherung

29 Dokumentenerschließung Aus Dokumenten / Daten werden Informationen gewonnen Kategorisierung von Dokumenten Optional: Schlagwortvergabe Volltextindizierung Gewichtung von Dokumenten innerhalb von Kategorien Gruppierung ähnlicher Dokumente Versionisierung und Historie

30 Dokumentenausgabe Ausgabe Unterstützung unterschiedlicher Ausgabeformate Publikation über verschiedene Kanäle (Mail, PDA, CD) System- und benutzergesteuerte Personalisierung Zusammenarbeit Ergänzung zu Workflow und Wissensmanagement Anmerkungen und Notizen zu Dokumenten

31 DMS-Funktion - Anzeige Der Nutzen: Zoom Anzeige mehrseitiger Tiff-Dokumente Keine Zusatzsoftware nötig Anzeige größter Zeichnungen auf einen Blick (z.b. 14m x 2m) Höchste Darstellungsqualität Kein Wechsel zwischen Applikationen zum Anzeigen nötig

32 DMS-Funktion - Zugriffsschutz D C Der Nutzen: Sichere Zugriffsregelung C A C D A B A Rechtevergabe bis auf Feldinhaltsebene möglich (z.b. Geheim - Kennzeichnung) Festlegung der Benutzeroberflächenelemente Schutz vor unberechtigtem Zugriff

33 Dokumentenzugriff - Zeitverlauf Vorgang Vorgang A Zugriffshäufigkeit Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Zugriffshäufigkeit Vorgang Vorgang B Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Reproduktionspflicht Jahre

34 DMS-Funktion - Indizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus Nutzdaten (Dokumentinhalt) beschreibenden Metadaten Metadaten Attribute zur Beschreibung des Dokuments ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Voraussetzung: eindeutige Indizierung Indizierung Festlegung der Metadaten zu einem Dokument

35 Indizierung - Beispiele Bericht Angebot

36 Indizierung - Formen Manuelle Indizierung: Eingabemaske Automatische Indizierung bei strukturierten Informationen z.b. EDIFACT bei eindeutiger Kodierung, z.b. Barcode

37 Manuelle Indizierung - Beispiel Speichern Indizieren Dokument erstellen Meta-DB

38 Automatische Indizierung - Beispiel Speichern im EDM Vorschlag für Index Dokument erstellen Meta-DB Verifikation Quelle: Hinkelmann, FH Solothurn

39 DMS-Funktion - Suche Kategorisierung auf der Basis von Metadaten Eigene Suchmaschine mit boolschen Operatoren Sortierung der Ergebnisse nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen Ranking der Ergebnisse nach Bedeutung

40 Suche - Gegenstand Metadaten: Effizienter Zugriff für Suche Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt Nutzdaten: Verwaltung großer Datenmengen Die eigentlichen Dokumente liegen z.b. auf optischen Speichermedien (z.b. Jukebox) Es gibt DMS, die auch Papierarchive mitverwalten

41 Suchformen Strukturierte Suche Suche über Metadaten Da unterschiedliche Dokumenttypen verschiedene Attribute enthalten, gibt es für jeden Dokumenttyp separate Recherchemaske Im Idealfall ist die Recherchemaske je Dokumenttyp und Anwender(gruppe) frei wählbar Volltextsuche DMS bieten in der Regel auch Volltextsuche (meist durch Einbinden einer Fremdkomponten z.b. Verity, Fulcrum,...) Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen

42 DMS-Funktion - Zugriffsrechte Zugriffsrechte Check-In, Check-Out Speicherung und Rollback von Dokumentenversionen Automatische Zusammenfassung

43 DMS-Funktion - Versionierung Dokument Anwendung mit der Dokument erstellt Version Anhänge nge Aussehen Layout Bild Text

44 DMS-Funktion - Versionierung Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.b. AGB vom Versionsverwaltung Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en)

45 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Person 2 Nur Lesezugriff Lese- und Schreibzugriff Version 1 Version 2 Archiv Check-Out Check-In Version 1 Version 2 Person 1 Schreibzugriff (z.b.: in WORD )

46 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Check-In Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument Wichtig: Nur auf diesem Weg kommen Dokumente in die Ablage Check-Out Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen)

47 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

48 Nutzen - detailliert Umfassende Auskunftsbereitschaft Fortschrittlicher Arbeitsplatz Freiräume für höherwertige Arbeiten Bessere Entscheidungen Sicherheit Abdeckung rechtlicher Anforderungen Verbesserung des Servicegrades, höhere Kundenbindung Sachbearbeiter ist Dienstleister nicht Aktenverwalter Routinearbeiten werden durch das DMS abgedeckt Bereitstellung vorgangsbezogener Informationen Keine verlorenen Dokumente oder unvollständige Akten GDPdU- und AO-konform

49 Nutzendefizite Zeitverschwendung im Dokumentenmanagement ohne Rechnerunterstützung : Dokumente sind schwer zu verteilen Dokumente zu veröffentlichen ist aufwendig Dokumente sind schwer zu finden Dokumentenerstellung ist ein Ad-Hoc-Vorgang Papierbasierte Archivierung ist teuer und ineffizient

50 Nutzen - Quantifizierung Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform : Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und Tätigkeit Einsparung Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung der Archivfläche 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%

51 Signaturgesetz definiert. elektronische Signatur ( 2 Nr. 1 SigG) elektronische Daten, die zur Authentifizierung dienen fortgeschrittene Signatur ( 2 Nr. 2 SigG) elektronische Signatur, die außerdem ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglicht mit Mitteln erzeugt wird, die der Signaturschlüssel- Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann mit den signierten Daten so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann

52 Signaturgesetz definiert. qualifizierte elektronische Signatur ( 2 Nr. 3 SigG) fortgeschrittene elektronische Signatur, die außerdem auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wird

53 Schlüssel Symmetrische Verschlüsselung Gleiche Schlüssel Asymetrische Verschlüsselung PKI: Public Key Infrastructure Ungleiches Schlüsselpaar Privater und Öffentlicher Schlüssel Zuordnung von Schlüssel zu Schlüsselinhaber: Das Zertifikat

54 Zertifikat Ordnet öffentliche Schlüssel einer Person oder Instanz zu Enthält persönliche Daten und zusätzliche Informationen Ist vom ausstellenden Trustcenter elektronisch signiert

55 Funktionsweise

56 Funktionsweise

57 Dilemma Das UStG schreibt eine qualifizierte elektronische Signatur nach SigG vor Das SigG geht von jeder Signatur als Einzelaktion mit Eingabe einer PIN aus eine Massensignatur ist nicht vorgesehen Die Bundesnetzagentur steht der Massensignatur sehr kritisch gegenüber

58 DMS - Importwege

59 DMS - Exportwege

60 Poststelle: traditionell Postkorb Sachgebiet A: H. Müller Zentrale Posteingang Post- Verteilung Postkorb Sachgebiet B: H. Maier Postkorb Sachgebiet C: H.Schulze Posteingang

61 Poststelle: traditionell Postkorb Sachbearbeiter A Verfügung/ Dokumentenweiterleitung Akt.Zeich. AK Vorgangsakte Dokument Vorlagekorb Sachbearbeiter D + Akt.Zeich. AK Vorgangsakte Postkorb + Sachbearbeiter C Ablage im Archiv/ Registratur Akt.Zeich. AK Vorgangsakte

62 Poststelle: digital

63 Poststelle: digital hohes Volumen

64 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

65 Inhalt: Personalakte Quelle: A. Kalz Optimal Systems

66 Digitale Personalakte Rechtliche Rahmenbedingungen Datenschutz Beweissicherheit Ordnungsgemäße Archivierung Fachliche Rahmenbedingungen Aktenansicht Recherche nach, Sicht und Zugriff auf Daten Ergänzen, Löschen von Dokumenten Drucken einer Personalakte etc.

67 Digitale Akte: Recherche Zugriff auf alle Dokumente oder Akten gemäß Zugriffsberechtigung durch gezielte Eingabe von Suchbegriffen kombinierte Ordner/Dokumenttyp-Anfrage Volltextrecherche Anzeige Trefferliste (Abhängigkeit von der Recherche) Anzeige der Dokumente im System oder eingebundenen Viewern

68 Digitale Akte: Aktionen Quelle: A. Kalz Optimal Systems

69 Literatur und Demos Info-CD windream Demo-Version : Info-CD ELO-Office Informationen :

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