Kategorie Nachschlagen und Verweisen

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1 Kategorie Nachschlagen und Verweisen SVERWEIS Syntax: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Die Funktion SVERWEIS sucht zu einem Wert in einer Tabelle einen dazugehörigen Wert. Der Suchwert muss rechts des Suchkriteriums stehen, denn SVERWEIS sucht ausschließlich nach rechts! Suchkriterium ist der Wert, für den wir eine Entsprechung suchen. Also angenommen wir möchten eine Tabelle nach der Personalnummer von Herrn Schmidt auslesen lassen. Dann ist Schmidt das Suchkriterium (man könnte auch auf die Zelle klicken, in der das Suchkriterium steht). Excel benötigt also 3 Argumente und ein optionales Argument für den SVERWEIS: Diese Funktion kann man am besten an folgendem Beispiel erklären: Stellen Sie sich vor, Sie sind Verkäufer. Sie können sich nicht die Preise von allen Waren merken. Also schauen Sie die Preise in einer Preisliste nach. Genau das kann die Funktion SVERWEIS. SVERWEIS sucht für Sie einen benötigten Preis. Natürlich benötigt Excel die Angabe, wofür Sie den Preis suchen, also für ein Produkt, für eine Bestellnummer etc. Sie geben also an, wofür, als für welches SUCHKRIERIUM Preis ausgelesen werden soll. Als nächstes benötigt Excel natürlich auch die Information, wo sich die zum Suchkriterium gehörige Wert, also in unserm Beispiel ist das ja der Preis, befindet. 1. Das Suchkriterium kann sowohl ein Wert (in unserem Fall die Artikelnummer) als auch Text sein. Um den SVERWEIS durchführen zu können, benötigen wir also ein Suchkriterium bzw. die Zelle, in der das Suchkriterium steht. 2. Natürlich benötigt Excel eine Tabelle, in der alle Daten enthalten sind. Diese Tabelle nennt man auch Matrix. Die Matrix ist die Tabelle, in der die Daten gesucht werden sollen. 3. Excel benötigt die Angabe, in welcher Spalte sich der Wert, der zum Suchkriterium ausgelesen werden soll, befindet. Wenn es die zweite Spalte der Tabelle ist, tragen wir eine 2 ein, wenn es die 3. Spalte ist, tragen wir eine 3 ein und so weiter. Man nennt das auch den Spaltenindex. Der Spaltenindex ist also die Nummer der Spalte in der Tabelle, in der sich der gesuchte Wert befindet, hier wird eine Zahl eingetragen, z. B. 2 für die zweite Spalte

2 4. WAHR und FALSCH: Jetzt benötigt Excel noch ein Argument: den Bereich_Verweis. Für das Argument Bereich_Verweis gibt es 3 Möglichkeiten: 1. FALSCH Falsch (0) wird eingetragen, wenn eine genaue Übereinstimmung gesucht wird. Bei Falsch muss der Bereich nicht sortiert sein. 2. WAHR Als Bereich_Verweis wird Wahr (1) eingetragen, wenn nach einer größtmöglichen Entsprechung gesucht wird. Zum Beispiel möchten wir den Preis für 119 Gramm Safran auslesen lassen, in der Tabelle ist als Grammzahl aber nur der Bereich 1 bis 120 angegeben Also suchen wir nicht nach einer genauen Entsprechung, sondern nach der größtmöglichen, also wir suchen nach einem Wert, der dem gesuchten am nächsten kommt. Excel gibt stets den nächstkleineren Wert aus. Der Bereich, also die Matrixspalte muss in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein. 3. Feld BEREICH_Verweis bleibt leer Excel geht automatisch vom Wert WAHR aus, in dem Fall muss die Tabelle alphabetisch sortiert sein. Falsch: Suchkriterium muss rechts der Spalte sein nicht sortiert genaue Übereinstimmung Wahr: aufsteigend sortiert keine genaue Übereinstimmung(annähernder Wert) So geht s: Funktion eingeben (=SVERWEIS). Wenn man die Funktion über den Funktionsassisten eingeben möchte, dann klickt man das folgende Symbol an: Klammer auf (Zelle anklicken, in der das Suchkriterium, also das, wonach man sucht, steht; Tabelle markieren, in der gesucht werden soll ohne Überschrift; die Spaltenzahl, in der der gesuchte Wert steht eintragen; Klammer zu). Achten Sie darauf, dass die Tabelle möglichst aufsteigend sortiert ist. Die Vergleichswerte müssen sich rechts der Werte befinden, nach denen man sucht.

3 Übung: Kostenarten zuordnen (SVERWEIS). Sie arbeiten in der Buchhaltung und erhalten von den Abteilungen Ihrer Firma Kostenbelege. Die Belege bzw. Kostenarten müssen Sie den einzelnen Kostenstellen zuordnen. In unserem Beispiel erhalten Sie einen Kassenbeleg über Benzinkosten. Sie lassen sich die Kostenartengruppe mit Hilfe der Funktion SVERWEIS anzeigen Sie benötigen eine zweite Tabelle mit zwei Zellen. Eine Zelle benötigen Sie, um dort das Suchkriterium, also die Kostenart einzutragen, für die die passende Kostenstellennummer gesucht wird und eine Zelle wird benötigt, um dort die erforderliche Formel zwecks Anzeige des Ergebnisses einzutragen Wenn wir Als Argument Falsch oder 0 eingeben, muss die Tabelle nicht sortiert werden.. Klicken Sie in die freie Zelle KOSTENART und geben Sie die Kostenart (das ist das Suchkriterium) ein, in unserem Fall ist das Benzin, da uns ja eine Quittung über Benzin vorgelegt wurde, die zuzuordnen ist. Klicken Sie jetzt in das freie Feld Kostenstellennr. (das ist die Ergebniszelle) und öffnen Sie den Funktionsassistenten im Register FORMELN in der Gruppe Funktionsbibliothek oder klicken Sie einfach im Register START auf das fx In der Kategorie Funktion auswählen klicken wir auf SVERWEIS und dann auf OK

4 Tabelle muss alphabetisch sortiert sein, oder unter Bereich_Verweis muss FALSCH oder 0 eingetragen werden. Suchkriterium: Wir klicken in unserer kleinen Tabelle auf die Zelle des Suchkriteriums Benzin, das ist in unserem Fall die Zelle E2 Matrix: Wir markieren den Tabellenbereich, der relevant ist, in unserem Fall B3 bis C14 Spaltenindex: Der Wert, den wir suchen, steht in der zweiten Tabellenspalte Mit OK bestätigen Ergebnis: Übung: Sie müssen regelmäßig Ausgaben von verschiedenen Abteilungen Ihrer Firma den entsprechenden Kostenstellennummern zuweisen. Sie erstellen eine Excel-Grundtabelle mit den Abteilungen und den dazugehörigen Kostenstellennummern Hilfstabelle Diese Grundtabelle kann auf einem anderen Tabellenblatt sein, sogar in einer anderen Arbeitsmappe. Sie fertigen außerdem eine kleine Hilfs-Tabelle an mit 4 Zellen. Die beiden ersten Zellen erhalten die Überschriften, in unserem Fall Abteilung (weil Sie ja die Kostenstelle einer bestimmte Abteilung ermitteln möchten) und die zweite Zelle erhält die Überschrift Kostenstellennr., weil diese ja von Excel ermittelt werden soll. Die beiden unteren Zellen bleiben zunächst frei. Die Formatierung bleibt Ihnen überlassen Sie erhalten nun Ihren ersten Beleg z.b. von der Abteilung EDV (A16). Sie tippen den Abteilungsnamen in das entsprechende Kästchen, siehe Beispiel.

5 Nun klicken Sie in die Zelle unter der Überschrift Kostenstelle und erstellen hier eine Formel. Die Formel soll so erstellt werden, dass jedes Mal, wenn Sie eine Abteilung in die Zelle mit der Überschrift Abteilung eintippen, die entsprechende Kostenstellennummer sofort ausgewiesen wird. Wir verwenden zur Lösung die Funktion SVERWEIS. Klick auf den Funktionsassistenten: oder öffnen Sie den Funktionsassistenten in der Gruppe Funktionsbibliothek. LÖSUNG: Suchkriterium A16 ist das Suchkriterium, also der Wert/Begriff (EDV), nachdem gesucht wird Matrix ist die gesamte Grundtabelle, die durchsucht werden soll. Der Spaltenindex ist hier 2, weil die Tabelle nur zwei Spalten hat und der Wert, den wir suchen (die Kostenstellennummer) in der zweiten Spalte steht Bereich_Verweis: Hier tragen wir FALSCH ein. Grund: Wenn FALSCH eingetragen wird, dann muss die Liste nicht alphabetisch sortiert sein. Außerdem sucht Excel dann nach dem genauen Wert. Übung: Gefragt wird nach dem Zimmerpreis Typ B: Übung: Wer war 2002 der Jahrgangsbeste?

6 Wie viel kosten 111 g gebrannte Mandeln? Lösung: Hier gibt es keinen genauen Wert, Excel muss den annähernden Wert aus der Tabelle herauslesen, 111 gibt es nicht, Excel nimmt den nächst kleineren, also 100. Demnach kosten 111 Gramm soviel wie 100 bis 149. Dies ist nur möglich, wenn das Feld Bereich_Verweis den Eintrag WAHR aufweist Merke: Trägt man im Feld BEREICH_Verweis nichts ein, geht Excel automatisch vom Wert WAHR aus, in dem Fall muss die Tabelle alphabetisch sortiert sein. Excel sucht dann einen annähernden Wert. Die Vergleichswerte müssen sich rechts der Werte befinden, nach denen man sucht. Es empfiehlt sich, die Matrix immer absolut setzen (mit F4) Übung: Sie arbeiten in der Buchhaltung. Sie erhalten Kostenbelege aus dem Bereich Materialverwaltung. Sie möchten die dazugehörige Kostenstellennummer ermitteln. Beachten Sie, dass die Tabelle aufsteigend sortiert sein muss! Übung: Wieviel kostet das Menü Kibbeling mit Kräuterdipp am Familientag?

7 Übung: In der folgenden Tabelle soll SVERWEIS nach der PLZ von Musterhausen suchen DIE SVERWEIS-FORMEL KOPIEREN Wir haben folgende Tabelle: Aufgabe: Wir möchten mit Hilfe der Funktion SVERWEIS bestimmte Informationen aus dem Tabellenbereich zu dem Suchkriterium auslesen. Das Suchkriterium selbst ist in Zelle I1 definiert (Schmidt, Anna). Vorbereitung zur Lösung der Aufgabe Die Tabelle erstreckt sich von C1 bis G11. In der Spalte H definieren wir die Spalten, in denen Excel Informationen zu dem Suchkriterium finden soll (Spaltenüberschriften). In der Zelle I1 definieren wir das Suchkriterium (Schmidt, Anna) In den Zellen I2, I3, I4, I5 möchten wir jeweils die entsprechenden Ergebnisse haben. Daher sind diese Zellen noch frei. So geht s: Zunächst geben wir unsere SVERWEIS-Formel ein, dies können wir ja bereits: Das Suchkriterium steht in I1, der Tabellenbereich erstreckt sich von C1 bis H11, die Personalnummer ist in der 2. Spalte zu finden, daher die Zahl 2 in der Formel und 0 steht für

8 das Argument Bereich_Verweis, Excel soll ja nach dem genauen Namen suchen und nicht nach einem ähnlichen. Das Feld in welchem das Suchkriterium (Schmidt, Anna) steht, haben wir absolut gesetzt (mit der Funktionstaste F4) und den Tabellenbereich ebenfalls, da diese Bereiche fix sind und beim Kopieren der Formel nicht verändert werden dürfen (siehe auch Thema absolute Bezüge). Excel gibt uns nun das richtige Ergebnis aus: Leider sind die Zellen Geb.-Datum, Tarif und Abteilung noch frei, wir müssen hier also ebenfalls die Formel für den SVERWEIS eingeben. Hier haben wir nur eine kleine Tabelle, aber in der Praxis müssen wir oft mit großen Tabellen arbeiten, daher empfiehlt es sich, die Formel einfach nach unten zu kopieren. Kopiert man jedoch die Formel einfach nach unten, erhält man folgendes Ergebnis: Das kommt daher, dass in der Formel jetzt noch jeweils die 2 als Suchspalte angegeben ist, denn konstante Zahlen in einer Formel werden ja nicht angepasst, nur Bezüge werden angepasst. Aber die Spaltennummer wird als Zahl in die Formel eingegeben. Lösung: Man klickt jeweils auf die betreffende Formel und ändert dann in der Bearbeitungszeile die Spaltennummer. Das wäre für das Geb.-Datum in diesem Beispiel also die Spalte 3, da die Informationen hierzu in der 3. Spalte der Tabelle zu finden sind. Für den Tarif ändert man die Nummer dann in 4 um und so weiter. Alternativ kann man auch wieder das fx für den Funktionsassistenten anklicken, also erst die Formel anklicken, dann den Funktionsassistenten und dann kann man in dem Fenster des Funktionsassistenten ganz bequem die Spaltennummer verändern. Jetzt ist das Ergebnis korrekt:

9 FUNKTION ZEILE MIT SVERWEIS KOMBINIEREN Wir haben im obigen Beispiel gesehen, wie mühsam es sein kann, die Formel manuell anzupassen, daher ist es ratsam, anstelle der Zeilennummer als konstante Zahl mit der Funktion Zeile zu arbeiten. Dazu gibt man einfach an der Stelle, an der die Zeilennummer erscheint, den Funktionsnamen Zeile ein und dahinter in Klammern die 2. Aber ACHTUNG: Excel benötigt an dieser Stelle auch einen Spaltenbuchstaben, hier kann man einen beliebigen Spaltenbuchstaben eingeben, es geht nur darum, die Syntax zu erfüllen, und diese benötigt einen Buchstaben. Die Formel sieht dann im Funktionsassistenten so aus: Excel erkennt an dieser Stelle (Zeile (A2) jeden Buchstaben an, hier hätte man auch (X2) eintragen können! Jetzt kann die Formel nach unten kopiert werden, eine manuelle Nachbesserung ist nicht mehr erforderlich. FUNKTION SPALTE MIT SVERWEIS KOMBINIEREN Häufig kommt es jedoch vor, dass die Ergebnisse nicht wie im Beispiel untereinander sondern nebeneinander ausgewiesen werden sollen: Hier funktioniert die Funktion Zeile nicht, sondern wenn man die SVERWEIS-Formel waagerecht kopieren möchte, kommt die Funktion SPALTE ins Spiel. Es funktioniert genauso wie oben mit der Funktion ZEILE beschrieben. An die Stelle, an welcher die Spaltennummer eingetragen wird, trägt man nun einfach die Funktion SPALTE ein und in das Klammernpaar wird die Spaltenbezeichnung eingetragen, aus welcher die Information, die benötigt wird, ausgelesen werden soll. Schauen wir uns mal die untenstehende Tabelle an. Die Personalnummer steht zwar in der Spalte D, aber für Excel ist das die Spalte B! Warum? Weil Excel bei der ersten Spalte beginnt zu zählen, und die erste Spalte der Tabelle ist Name,Vorname, für Excel ist die erste Spalte die Spalte A und die zweite Spalte die Spalte B und so weiter. Daher steht die Personalnummer ungeachtet des

10 Spaltenkopfs in der Tabelle, in Spalte B. Und hier wiederum ist Excel die Nummer, die danach folgt, hier kann man jede beliebige einstellige Nummer eintragen, wichtig ist nur die korrekte Spaltenbezeichnung. Die Formel sieht dann so aus: Nun kann die Formel nach rechts kopiert werden, Excel passt nun automatisch alle Zellbezüge richtig an, eine manuelle Nachbesserung ist nicht mehr erforderlich. HILFSZEILE ZUM WAAGERECHTEN KOPIEREN ANLEGEN Nun haben wir gelernt, wie wir das umständliche manuelle Nachbessern vermeiden, wenn wir die SVERWEIS-Formel senkrecht oder waagerecht kopieren müssen. Es gibt noch einen dritten Weg für das waagerechte Kopieren. Man legt sich unterhalb der Tabelle eine Hilfszeile an und trägt dort die Spaltenbezeichnungen ein. In der Formel bezieht man sich dann auf die Zelle mit der Spaltenbezeichnung. Da Bezüge sich beim Kopieren anpassen, wird auch mit dieser Methode in jeder Zelle die korrekte Spaltenbezeichnung eingetragen. Hilfszeile Die Formel sieht dann so aus: Anstelle der Spalte 2 für die Personalnummer ist nun der Bezug D12 angegeben, da hier die Spaltennummer eingetragen ist.

11 SVERWEIS VERSCHACHTELUNG MIT WENN UND ISTEXT Nachfolgend versuchen wir die Funktion SVERWEIS mit zwei Funktionen zu verschachteln. Beim Verschachteln müssen wir darauf achten, dass die Syntax der Funktionen, mit denen wir verschachteln, bedient wird. Aufgabe: Wenn in der Spalte A eine Nummer steht, dann soll der zu der Auftragsnummer der entsprechende Kunde ausgegeben werden, sonst soll die Ausgabe "Nicht vergeben" erfolgen. Das heißt für Excel übersetzt: Wenn Istzahl in Spalte A, dann suche mit SVERWEIS zu dieser Zahl den passenden Eintrag in Spalte B, also den Kundennamen, wenn nicht, also wenn in A keine Zahl steht, dann gibt an, dass die Auftragsnummer nicht vergeben ist. Diese Anweisung müssen wir nun noch in eine für Excel verständliche Formel bringen. Dazu nehmen wir die Funktionen Wenn, Istzahl und SVERWEIS Diese drei Funktionen müssen jetzt nur noch genau in dieser Reihenfolge miteinander verschachtelt werden und zwar so, dass die Syntax jeder Funktion erfüllt wird. Am leichtesten geht das wenn man den Funktionsassistenten aufruft: Schritt 1) Wir rufen den Funktionsassistenten für die Wenn-Funktion aus, denn unsere Formel soll ja mit Wenn beginnen: Wenn in Spalte A eine Zahl ist, dann. Wir wollen also die erste Zelle unserer Tabelle daraufhin prüfen, ob hier eine Zahl steht, genauso geben wir es in das Feld Prüfung ein. Wir tippen direkt die Funktion ISTZAHL ein (es gibt auch ISTLEER, ISTTEXT, WennIstFehler, u.a.), denn Excel soll ja prüfen ob ISTZAHL in Zellbezug. Die Syntax von Istzahl lautet ISTZAHL(Wert), also geben wir in Klammern den Wert, der geprüft werden soll ein, in unserem Beispiel ist das A5, weil diese Zelle unserer Tabelle als erstes daraufhin geprüft werden soll, ob eine Zahl in der Zelle steht oder nicht. Schritt 2) Jetzt geht es zum nächsten Feld Dann_Wert. Hier müssen wir definieren, was Excel tun soll, wenn die Bedingung zutrifft, also im Beispiel Was soll geschehen, wenn in A5 eine Zahl ist? Wenn wir uns die Frage nochmal durchlesen, lesen wir, dass Excel dann mit Hilfe der Funktion SVERWEIS den Kundennamen auslesen soll, also müssen wir im Dann-Feld den SVERWEIS verschachteln, dazu geben wir die Funktion einfach ein, einschließlich der geöffneten Klammer. Nun kann man entweder direkt die Funktionssyntax eingeben oder im Namenfeld die Funktion SVERWEIS aufrufen und darüber verschachteln

12 . Wir erinnern uns, das Namenfeld ist links der Bearbeitungsleiste. Hier einfach die gewünschte Funktion anklicken (ich finde es einfacher, direkt im Wenn-Assistenten zu verschachteln, aber das sollte jeder so machen wie er möchte). Wenn ich über das Namenfeld den SVERWEIS aufgerufen habe, kann ich die Funktionssyntax ganz normal bedienen, wie wir es oben gelernt haben. Also im Feld Suchkriterium klicken wir auf die Zelle, in welcher das Suchkriterium steht (wir erinnern uns, das ist der Wert, für welchen wir den zugehörigen auslesen lassen möchten), dann markieren wir die Tabelle (direkt danach F4 drücken, damit der Tabellenbereich absolut gesetzt wird) und dann tragen wir die Spaltennummer ein, dann eine 0 wenn das Suchkriterium genauso in der Tabelle vorkommt, sonst eine 1. Das sieht für unser Beispiel dann so aus: Wir klicken in Bereich_Verweis (hier können wir auch leer lassen, da wenn nichts eingetragen wird, Excel automatisch vom Wert 0=FALSCH ausgeht) und SCHRITT 3) klicken in der Bearbeitungsleiste auf WENN,

13 und dann auf das, so dass wir wieder zum WENN-Assistenten zurückgeführt werden. Jetzt sind wir wieder im WENN-Assistenten, die Verschachtelung mit SVERWEIS hat geklappt: SCHRITT 4) Jetzt tragen wir den SONST_Wert ein. Wir lesen die Aufgabe, da steht ja, dass wenn in A5 keine Zahl ist, der Vermerk Nicht vergeben erscheinen soll. Genauso tippen wir den Text in das Sonst-Feld, am besten ganz korrekt mit Anführungszeichen. Jetzt mit OK bestätigen SCHRITT 5) Formel nach unten ziehen und prüfen, ob es geklappt hat. WVERWEIS =WVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Zeilenindex; Bereich_Verweis); Wverweis wertet von oben nach unten aus. Wie SVERWEIS, mit der Funktion WVERWEIS können Werte zeilenweise anstatt spaltenweise herausgefiltert werden. Achtung: Das Suchkriterium, also der Wert, für welchen

14 ein Kriterium ausgelesen werden soll, muss oberhalb der Tabelle stehen. Wir erinnern uns: Der SVERWEIS sucht nach rechts, heißt also das Suchkriterium muss links stehen, beim WVERWEIS muss der Suchkriterium oberhalb stehen. Ich habe eine Tabelle mit den Stadtteilen Bonns und den dazu gehörigen Postleitzahlen. Nun möchte ich für Duisdorf die Postleitzahl herausfiltern. Am besten geht s mit dem Funktionsassistenten: Hier hätte auch FALSCH stehen können. Bei FALSCH muss die Tabelle nicht sortiert sein, Excel sucht nach dem genauen Wert, bei WAHR muss die Tabelle sortiert sein, ist der gesuchte Wert nicht vorhanden, gibt Excel den nächst kleineren aus. Erklärungen siehe auch Kapitel SVERWEIS.