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1 HARTMUT DOLLMANN / STEFAN WANNER Direkt aus der Praxis Direct experience 200 Lernstunden Office 2010 in zwölf Monaten mit der TT Knowledge Force 200 Office 2010 study hours in 12 months with TT Knowledge Force Die Vortragsreihe Knowledge Technologies wurde von Hartmut Dollmann (Produktionsleiter) und Stefan Wanner (Lernsystem-Entwickler) von der Know How AG eröffnet. In einem abwechslungsreichen und praxisnahen Bericht brachten die beiden Referenten dem Publikum nahe, wie sie mit Hilfe der TT Knowledge Force (TTKF) innerhalb von zwölf Monaten den Inhalt von 200 Lernstunden für Office 2010 erstellt haben. Da Unternehmen in regelmäßigen Abständen auf ein neues Office-Release umstellen, müssen die Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit für die neuen Versionen fit gemacht werden kein Problem mit dem neuen Lernprogramm der Know How AG. The seminar stream on Knowledge Technologies was opened by Hartmut Dollmann (production manager) and Stefan Wanner (developer of learning systems) from Know How AG. In a varied and practical presentation the two speakers showed the audience how, with the help of TT Knowledge Force (TTKF), they created the content for 200 study hours for Office 2010 in 12 months. Given that companies frequently upgrade to new releases of Microsoft Office, employees must be made ready as quickly as possible which is not a problem if you have the new Know How AG learning program. TT Knowledge Force (TTKF) als ideales Instrument für das Projekt Als Anbieter von Lernprogrammen und Software für Standardlernprogramme entwickelte die Know How AG ein Gesamtqualifizierungskonzept für Office 2010 (im Vergleich zu der Version von 2003). Ausgangspunkt waren die verschiedenen Zielgruppen, vom Einsteiger über Umsteiger und Fortgeschrittene bis hin zum Experten: Jeder Lerner benötigt spezifisch aufbereitetes Material, das er sich über zwei Kanäle besorgen kann. Zum Einen gibt es die Möglichkeit, im Lernprogramm selbst zu lernen, zum Anderen kann aber auch direkt aus der Echtanwendung gelernt werden. TT Knowledge Force (TTKF) the ideal instrument for the project As a provider of training programs and software for standard training programs, Know How AG developed a complete qualification concept for Office 2010 (compared to the 2003 version). The starting point was the various target groups, from beginners through people switching versions to advanced users and experts. Every learner needs specially prepared materials that he can access via two channels. First, learning via the learning module, and second, learning directly from the actual application. 32

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3 am Ende des Vortrags. Das Office-Lernprogramm in Zahlen Die insgesamt 206 Lernstunden sind modular aufgebaut und beinhalten Lernobjekte, berichtete Dollmann. Diese Lernobjekte verteilen sich auf 31 Kurse. Am Stück wären das über 50 Mann-Tage. Das verteilt sich natürlich auf die zehn Sprachen, löste er die enorme Zahl auf. Die zehn Sprachen sind: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch Russisch, Portugiesisch, Türkisch, Chinesisch und Japanisch. Je nach Zielgruppe gibt es von einem bis zu acht Kurse in den jeweiligen Sprachen. Ein Kurs speziell für Umsteiger, die wissen wollen, was es Neues in der aktualisierten Version gibt, umfasst beispielsweise 63 Lernobjekte. Für die meisten Mitarbeiter ist dieser Umsteiger- Kurs völlig ausreichend und sie können danach wieder produktiv arbeiten. Für die restlichen Mitarbeiter, die mehr oder weniger Informationen benötigen, wurden die übrigen Kurse konzipiert. Das Vollprodukt wurde in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch produziert. Damit ist für ein weltweit agierendes Unternehmen gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vorkenntnissen schnellstmöglich mit der neuen Office-Version umgehen können. Mit der TT Knowledge Force wurden die gesamten Lerninhalte in Form von E-Learnings produziert. TT Knowledge Force-Spezialist Stefan Wanner erläuterte, warum sich die Know How AG nach eingehender Prüfung der zur Verfügung stehenden Tools für die Software Suite von TTS entschieden hat. Zunächst wurden drei Hauptanforderungen an das Instrument festgelegt: Erstens musste das Tool bewährt sein. In diesem Punkt hatte die Know How AG, aufgrund fundierter Erfahrungen mit der TT Knowledge Force, vollstes Vertrauen in das Instrument. Zweitens war es Bedingung, dass das Tool serverbasiert arbeitet. Da die Know How AG an mehreren Standorten europaweit produziert, war es wichtig, dass alle Beteiligten möglichst eng in die Produktion eingebunden werden konnten. Drittens gab die Mehrsprachigkeit der TTKF den Ausschlag. Das Tool ist derzeit in drei Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch), demnächst sogar in vier Sprachen erhältlich, und ermöglicht, den produzierten Lerninhalt in beliebig viele Sprachen zu übersetzen. Hierfür bietet die Knowledge Force gute Import- und Export-Möglichkeiten. Weitere Kriterien waren die Recording- und ReRecording-Funktion, die SCORM Kompatibilität, die Abspielbarkeit ohne Plug-Ins sowie der Testfragenpool und die Aufrufbarkeit aus der Zielanwendung heraus. Speziell bei der Recording-Funktion konnte die TT Knowledge Force durch die Objekterkennung und die Bildbasiertheit punkten. Für den Testfragenpool und den Aufruf aus der Zielapplikation hat die Know How AG eigene Lösungen installiert. Mittlerweile bietet die TTKF jedoch ebenfalls die Möglichkeit, Lernmodule aus der Anwendung heraus zu starten. Dazu referierte Alexander Gassmann, Vertriebsleiter bei TTS, Die Realisierung des Office-Projekts Die Kernaufgaben von Projekten wie etwa die Aufzeichnung werden grundsätzlich bei der Know How AG am Standort Stuttgart abgewickelt. Dank der serverbasierten TTS Software ist die Zusammenarbeit mit anderen Produzenten an verschiedenen Standorten jedoch kein Problem. Für die Reinaufzeichnung nutzen die Entwickler immer ein komplett sauberes Windows- System mit allen Standardeinstellungen, damit das System mit dem System der Kunden kompatibel ist. Der Projektstatus kann jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden, was komfortabel und effizient zugleich ist. Stefan Wanner erläuterte, wie die klassische Vorgehensweise der Know How AG von der Konzeption bis zum Endprodukt aussieht: Die Konzeption ist ausgelagert, was bedeutet, dass die Drehbücher extern erstellt werden. Für den nächsten Schritt, die Produktion, kommt die TT Knowledge Force zum Einsatz. Die Einheiten werden aufgenommen (Recording), veredelt, vertont, abschließend geprüft (Qualitätssicherung) und gegebenenfalls überarbeitet. Zur Finalisierung des Produkts werden die Inhalte aus der TT Knowledge Force exportiert. Anschließend wird das Endprodukt in die Systeme der Know How AG importiert. Während des gesamten Prozesses kann das Team den Workflow mit Hilfe der TTKF ständig verfolgen, was Wanner als großen Vorteil der TTS Autorensoftware hervorhob. Möglich wird das durch die Serverkomponente der TTS, die über eine eigene Internetadresse verfügt, über die jeder Kollege und Autor mit einem entsprechenden Account Zugriff auf das System hat. Mit einigen Worten ging Wanner außerdem noch auf den Projektablauf ein. Start der Produktion war Anfang Gleich zu Beginn wurden eigene Templates erstellt und das Recording optimiert, was je nach Applikation unterschiedlich einfach oder schwierig zu bewerkstelligen war. Da die eigentliche Office-Version erst im April 2010 auf den Markt kam, arbeitete die Know How AG zu diesem Zeitpunkt noch mit der Beta-Version und hatte dementsprechend einige Schwierigkeiten zu meistern. Grund für den ambitionierten Zeitplan war, dass die Know How AG bereits im Herbst 2010 mit den ersten Lernprogrammen an den Markt gehen wollte. In dieser Phase kam der Vorteil der TT Knowledge 34

4 The entire learning content was produced with TT Knowledge Force in the form of e-learning modules. TT Knowledge Force specialist Stefan Wanner explained why Know How AG selected the TTS software suite after extensive research into the available tools. At the start of the process Know How AG established three key requirements for the instrument. First, it must be proven. On this point Know How AG had complete confidence in the instrument, grounded in extensive experience with TT Knowledge Force. The second requirement was that the instrument should be server-based. Know How AG is active in several European locations so it was important that everybody involved should be closely integrated into the production process. Third, the multilanguage features of TTKF tipped the balance. It is currently available in three languages (German, English, Spanish) with a fourth to follow shortly, and it enables the translation of content into as many languages as required. In this respect Knowledge Force offers good import and export possibilities. Further criteria were the recording and re-recording functions, the SCORM compatibility, the playback capability without plug-ins, the pool of test questions and the ability to call up Knowledge Force from the target application. In particular, TT Knowledge Force scored through its recording function s object recognition and its image-based approach. Know How AG had installed its own solutions for the pool of test questions and invocation from within the target application. In the meantime, TTKF likewise offers the possibility to fire up learning modules from the application, as was pointed out by Alexander Gassman, TTS Sales Director, at the end of the presentation. through to end product: Drafting is outsourced, which means that the scripts are created externally. For the next step, production, TT Knowledge Force is brought into play. Units are recorded, refined and set to music, then finally tested (quality assurance) and if necessary reworked. To finalize the product, the contents are exported from TT Knowledge Force and the end-product imported into the Know How AG systems. Throughout the entire process, the team can follow the workflow with the help of TTKF, which Wanner put forward as a great advantage of TTS authoring software. This is made possible by the TTS server components, which can be accessed via a unique internet address by every colleague and author who has a system account. The Office Learning Program in numbers The total 206 study hours have been put together in a modular fashion and contain 1752 study objects, Dollmann reported.these study objects are spread across 31 courses. As a single chunk, that would exceed 50 man-days. That is of course spread across the ten languages, he said to clarify the huge figures. Those ten languages are German, English, French, Italian, Spanish, Russian, Portuguese, Turkish, Chinese and Japanese. Depending on the target audience, there are from one to eight courses in each language. A special course for people who are upgrading and want to know what features are available in the new version includes, for example, 63 study objects. For most employees, this upgrade course is fully adequate and it enables them to continue working productively. The other courses were designed for the remainder, who require more (or less) information. The complete product was produced in German, English, Spanish and French. Thus a globally active company is equipped to ensure that all its employees, with their wide range of previous knowledge, can use the new Office release as quickly as possible. Office project implementation The main project tasks were principally undertaken by Know How AG at its offices in Stuttgart. Because TTS software is serverbased, collaboration with other contributors at various locations presents no problem. For pure recording purposes developers always use a complete and clean Windows system with all standard settings, thereby ensuring that the system is compatible with the customer s. The project status is visible to all participants at all times, which is both convenient and efficient. Stefan Wanner explained Know How AG s classical approach from concept Wanner also briefly described the project execution. Production commenced at the start of Separate templates were created right at the start and the recording optimized, which was more or less difficult to accomplish according to the application. Given that the new Office version only came onto the market in April 2010, until this point Know How AG still worked with the beta version and therefore had to overcome a few difficulties. The reason for the ambitious schedule was that Know How AG wanted to go to the market with its first study programs in the fall of In this phase, the advantage of TT Knowledge Force with its rerecording function really came into its own. All of the changes that were subsequently required to an already existing se-quence could be integrated quickly and efficiently. The first major milestone was the finalization of the upgrade product with 63 lessons 35

5 Force mit der Funktion des ReRecordings voll zum Tragen. Alle erforderlichen, nachträglichen Änderungen einer bereits bestehenden Sequenz konnten schnell und einfach integriert werden. Der erste große Meilenstein war dann die Finalisierung des Umsteigerprodukts mit 63 Lektionen das war im Juni Danach erfolgten die Produktion der Vollprodukte und die Erstellung der ersten Sprachversionen. Dazu wurden die Texte exportiert, übersetzt, vertont und reimportiert. Dieser Prozess läuft derzeit immer noch, da ständig neue Sprachen hinzukommen. Etwa zum Jahreswechsel 2010/11 war das Vollprodukt Office 2010 komplett fertig. Das Endprodukt In einer Live-Präsentation erläuterte Wanner, wie das Produkt in der Realität aussieht und funktioniert: Entscheidend ist das Register Lernen, über das der Nutzer in das Lernprogramm gelangt. Will der Nutzer sich beispielsweise bei der Erstellung einer Power Point Präsentation informieren, wie er Effekte einsetzen kann, klickt er einfach auf Lernen, und schon öffnet sich ein Suchfenster, in dem er über den Index oder die Begriffsuche nach möglichen Effekten suchen kann. Er findet eine Lektion Mit Effekten arbeiten, startet diese aus der Echtanwendung und kommt direkt zum Lerninhalt, der von der TT Knowledge Force produziert wurde. Die TTKF bietet sogar die Möglichkeit, interaktive Schritte einzubinden. Für den Nutzer hat das den Vorteil, dass er mit der Hilfefunktion interagieren kann und jederzeit bei Bedarf Unterstützung vom System erhält. Durch diese Funktionen entstand eine lebendige Oberfläche, die genau auf die Bedürfnisse des Anwenders ausgerichtet ist. Nach dem Schließen des Registers landet der Nutzer wieder direkt in seiner offenen Anwendung, im erläuterten Beispiel in seiner Power Point Präsentation, und kann daran weiterarbeiten. Zu allen Online-Hilfen wurden auch Handbücher und Quick-Links produziert, um die unterschiedlichen Lerntypen bedienen zu können. Leichte Anpassung an Kundenwünsche Für die Standardlernprogramme zu Office 2010 hat die Know How AG bereits einen Award vom Fachmedium Checkpoint elearning erhalten. Dank der Zuverlässigkeit der TT Knowledge Force konnte das Projekt im geplanten Zeitraum fertig gestellt werden. Ein zusätzliches Plus des fertigen Lernprogramms ist, dass sich die Lektionen leicht an Kundenwünsche anpassen lassen. Außerdem bietet das Produkt eine gute Grundlage, sollten weitere Sprachversionen nötig werden. Wir sind nicht nur zufrieden mit unserem Endprodukt, sondern auch sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für die TT Knowledge Force. HARTMUT DOLLMANN 36

6 that was in June After this came the full production release and the creation of the first language versions. Texts were exported, translated, set to music and re-imported. This process continues, since new languages are being added all the time. The full Office 2010 product was completely ready by the end of The end product In a live presentation Wanner showed how the product actually looks and functions. The user accesses the learning program via the Learn tab. This is crucial. If the user wants, for example, to learn about the creation of a PowerPoint presentation and how to use animations, he simply clicks on Learn and a search window opens in which he can search for animation via the index or via search terms. He will find a lesson on Working with animations which he can start within the actual application, accessing the content that was produced in TT Knowledge Force. TTKF even allows you to include interactive steps. For the user, this has the advantage that he can interact with the help function and can get support from the system whenever required. These functions create a live user interface which is aligned to the user s requirements. After shutting the Learn tab the user lands directly back in his open application, in our example in his PowerPoint presentation, and can work further. Handbooks and Quicklinks were also produced alongside the online help functions so every type of learner is well served. Easy adaptation to customer wishes Know How AG has received an award from the trade publication Checkpoint elearning for its standard Office 2010 learning programs. Thanks to the reliability of TT Knowledge Force the project could be completed within the planned schedule. A further plus is that the lessons can be easily adapted according to the customer s wishes. In addition the product offers a good basis if customers require additional language versions. We are not only pleased with our end product; we are also very satisfied that we chose TT Knowledge Force. HARTMUT DOLLMANN 37

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