B e r i c h t und A n t r a g des Stadtrates an den Einwohnerrat betreffend Erneuerung des Informatik-Betriebssystems und der Office-Suite 1

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1 EINWOHNERRAT BRUGG B e r i c h t und A n t r a g des Stadtrates an den Einwohnerrat betreffend Erneuerung des Informatik-Betriebssystems und der Office-Suite 1 1 Ausgangslage Seit 2001 wird das Betriebssystem Windows XP von Microsoft in der Stadtverwaltung Brugg eingesetzt. Diese Software steht somit seit 12 Jahren in Betrieb. Sie wird seit geraumer Zeit aufgrund ihres Alters nicht mehr weiterentwickelt. Seit April 2009 werden im Rahmen des sogenannten Extended Supports ausschliesslich Sicherheitslücken behoben. Dieser Supportzyklus beinhaltet Aktualisierungen, die bis zum 8. April 2014 erfolgen. Danach wird Microsoft gar keine Aktualisierungen mehr für Windows XP liefern. Aufgrund einer Anregung aus der Einwohnerratssitzung vom 18. Oktober 2013 wurde die Möglichkeit einer Verlängerung dieses Supports abgeklärt. Diese Möglichkeit besteht jedoch nicht. Die Verwaltung der Stadt Brugg hat nicht die notwendige Grösse, damit ein Weltkonzern wie Microsoft seine Software für diesen einzelnen Anwender weiter wartet. Damit wird Windows XP ab April 2014 zu einer immer grösser werdenden Sicherheitslücke. Dadurch, dass der Einwohnerrat die über das Budget 2014 beantragte Genehmigung eines Kredites in der Höhe von CHF abgelehnt und eine separate Antragsstellung für dieses Vorhaben verlangt hat, verzögert sich die Umsetzung des Projektes um ca. 8 Monate. Somit kann das neue Betriebssystem bei Genehmigung dieses Kreditantrages voraussichtlich erst gegen Ende 2014 eingeführt werden. Grund für die Verschiebung um so viele Monate ist, dass die provisorische Reservation der Personalressourcen der Dienstleister für das Frühjahr 2014 aufgehoben werden musste. Die Nutzung von Windows XP wurde aus Kostengründen bis zum letztmöglichen Termin verlängert. Wie bei allen Konsum- und Investitionsgütern, die bis zum letztmöglichen Termin genutzt werden, entstehen auch bei einem Betriebssystem technische und wirtschaftliche Sachzwänge, die keinen späteren Ersatz zulassen. Daher soll dieses Betriebssystem noch im Jahr 2014 abgelöst werden. 1 Eine Office-Suite (auch Office-Paket) ist eine Zusammenstellung gebräuchlicher Software für Arbeiten im Büro, wie etwa das Schreiben von Briefen, die Tabellenkalkulation sowie das Erstellen von Präsentationen. Das am weitesten verbreitete Office-Paket ist Microsoft Office.

2 2 2 Handlungsbedarf Ab April 2014 bis zur definitiven Einführung des neuen Betriebssystems kann die Sicherheit nicht mehr im bisherigen Rahmen gewährleistet werden. Daher muss während dieser Zeit die Nutzung externer Inhalte voraussichtlich eingeschränkt werden. Somit stehen den Mitarbeitenden für eine gewisse Zeit nicht mehr alle bisher genutzten Dienste in vollem Umfang zur Verfügung. Falls trotzdem Sicherheitsprobleme entstehen, müssten unter Umständen einzelne Geräte vom Netzwerk getrennt und neu konfiguriert werden. Betriebsausfälle sind somit nicht auszuschliessen. Neue Hardware (die Geräte an sich) funktioniert bereits heute oft nicht mehr mit diesem veralteten Betriebssystem, da sie ohne Treiber für Windows XP ausgeliefert wird. Daher können keine neuen, zusätzlichen Arbeitsplätze mehr mit dem Betriebssystem Windows XP eingerichtet werden. Es gibt vermehrt Software (Programme), deren aktuelle Version mit Windows XP nicht mehr funktioniert (z.bsp. auch der aktuelle Internet-Browser von Microsoft). Da die meisten Anbieter von Software davon ausgehen, dass ab April 2014 ein aktuelleres Betriebssystem als Windows XP eingesetzt wird, ist der Einsatz neuer Software auf Basis eines aktuellen Betriebssystems bereits ab Mitte 2014 vorgesehen. Zum Beispiel möchte der Bund, dass die Identitätskarten von den Einwohnerkontrollen der Gemeinden nur noch elektronisch bestellt werden. Die dafür vorgesehene Software NAVIG läuft jedoch nicht mehr auf Windows XP. Gemäss Zeitplan sollten alle Gemeinden ab Mitte 2014 mit dieser Software Identitätskarten bestellen. Falls das Projekt des Bundes termingerecht abgeschlossen wird, muss für die Stadt Brugg intern eine Speziallösung gefunden werden. Vorgesehene Aktualisierungen von Spezialsoftware werden verschoben, da diese im Rahmen der Erneuerung durchgeführt werden sollen. Durch die Aktualisierung bei der Einführung des neuen Betriebssystems können die Umsetzungskosten für diese Projekte markant gesenkt werden. Davon betroffen ist z.bsp. die Software, die von den Sozialen Diensten und dem Kindes- und Erwachsenenschutzdienst (KESD) verwendet wird. Aber auch die Erneuerungen zentraler Programme der Abteilung Planung und Bau sowie der Schulverwaltung machen aus wirtschaftlicher und technischer Sicht erst mit der Aktualisierung des Betriebssystems Sinn.

3 3 3 IT-Strategie und -Organisation Der Stadtrat ist überzeugt, dass die bisher verfolgte IT-Strategie einen effizienten, sicheren und kostengünstigen Betrieb ermöglicht. Mit einem einzigen IT-Verantwortlichen werden zwei Rechenzentren, 120 Arbeitsplätze und diverse Spezialprogramme betreut. Wo notwendig werden externe Dienstleister zugezogen. Soweit möglich wird alles standardisiert. Investitionen werden umsichtig und nur wo notwendig getätigt. Mit dem Entscheid, die Ablösung des Betriebssystems Windows XP bis zum letztmöglichen Termin zu verlängern, wurden die ursprünglich getätigten Investitionen beispielsweise optimal genutzt. Die gesamte IT-Strategie wird regelmässig überprüft. Die Zusammenarbeit mit anderen Partnern, z.bsp. durch Auslagerung der internen Dienstleistungen, kann zukünftig als Alternative geprüft werden. Grundsätzlich müssen die Arbeitsplätze der Stadtverwaltung jedoch auch bei einer solchen Zusammenarbeit erneuert werden. Anpassungen grosser Teile der eingesetzten Soft- und Hardware an das neue Betriebssystem wären trotzdem notwendig. Zudem sollten Vor- und Nachteile bzw. Kosten-/Nutzenkriterien einer neuen IT-Organisation vertieft geprüft werden. Eine Änderung der bisherigen IT-Strategie müsste in einem separaten Projekt mit genügend zeitlichen und personellen Ressourcen umgesetzt werden. Die Informatik ist das Hauptwerkzeug eines grossen Teils der Verwaltung und kann nicht problemlos von heute auf morgen völlig neu organisiert werden. Aufgrund der entstehenden Sicherheitsprobleme ab April 2014 kann mit der Ablösung des Betriebssystems nicht gewartet werden, bis eine neue Organisation projektiert und genehmigt ist. 4 Vorgesehene Versionen des Betriebssystems und der Office-Suite Nachfolgende Tabelle zeigt die Entwicklung vom XP-Vorgänger Windows 2000 bis zum aktuellen Windows 8 (gegenwärtig Version 8.1, nachfolgend jedoch Windows 8 genannt): Jahr Produkt 2000 Windows Windows XP 2006 Windows Vista 2009 Windows Windows 8 Windows 8 ist seit dem 26. Oktober 2012 erhältlich. Microsoft plant den Support bis zum 10. Januar 2023 aufrecht zu erhalten. Sofern es mit dieser aktuellsten Version des Betriebssystems keine Probleme bei der Einführung gibt, macht es daher Sinn, sofort dieses

4 4 Produkt mit der längsten Supportphase einzuführen. Es wird davon ausgegangen, dass diese Version ohne Schwierigkeiten im 2014 eingeführt werden kann, weil bis dahin die Kinderkrankheiten ausgemerzt sein sollten. Falls trotzdem Probleme mit Windows 8 zu erwarten sind, kann während der Konzeptionsphase problemlos und ohne Kostenfolge auf Windows 7, das dann bereits 5 Jahre auf dem Markt ist, gewechselt werden. Als Office-Suite wird von der Stadt Brugg gegenwärtig Office 2007 von Microsoft benutzt. Unterdessen gibt es bereits die Version Office 2013 von Microsoft. Diese Version ist für den Einsatz mit Windows 8 optimiert. Daher soll auch das Office-Paket mit der Erneuerung der Betriebssoftware aktualisiert werden. Für Office 2013 laufen die Supportphasen wie für Windows 8 bis Die gleichzeitige Erneuerung des Betriebssystems und des Office- Pakets macht daher Sinn. Dadurch, dass beide in einem Projekt aktualisiert werden, können Synergien erzielt und Kosten gespart werden. Eine spätere Aktualisierung der Office- Suite, z.bsp. nach zwei Jahren, würde über alles gesehen zu höheren Kosten führen. Der Kanton Aargau (Grosser Rat), mit welchem die Stadt Brugg zahlreiche Informatiklösungen gemeinsam betreibt, hat am 6. April 2011 einen Kleinkredit von CHF 840' für ein Vorprojekt zur Erarbeitung der Desktopstrategie bewilligt. Die kantonale Verwaltung ist zurzeit mit Windows XP und Office 2003 ausgerüstet. Der Regierungsrat hat in der Folge einen Grosskredit von 13,8 Millionen Franken für die Modernisierung der elektronischen Arbeitsplätze der kantonalen Verwaltung beantragt, welcher ebenfalls vom Grossen Rat bewilligt wurde. Bis Ende 2014 will der Kanton Aargau das Betriebssystem und das Office- Paket erneuern. Konkret soll Windows XP durch Windows 7 und Office 2003 durch Office 2010 abgelöst werden. Da dieses Projekt die Kapazitäten der internen Mitarbeitenden übersteigt, werden externe Spezialisten zur Unterstützung beigezogen. Zwar ist die Grössenordnung des kantonalen Projekts nicht mit dem Verwaltungsprojekt der Stadt Brugg zu vergleichen. Hingegen kommt der Kanton zu denselben strategischen Schlüssen, was die Ablösung von Windows XP anbelangt.

5 5 5 Kosten und Finanzierung Aufgrund der vorliegenden Richtofferten ist mit folgenden Projektkosten (inkl. MwSt) zu rechnen: Hardware CHF Aktualisierungen Spezialsoftware CHF Aktualisierungen Backend-Software CHF Vorbereitung / Analyse (Projektleitung) CHF Konzeption (Externe Dienstleister) CHF Integration (Externe Dienstleister) CHF Schulung CHF Total CHF Dabei handelt es sich um Bruttokosten. Dem KESD werden z.bsp. nach Abschluss des Projektes die direkten Investitionskosten in die Arbeitsplätze verrechnet. Die Kosten für die Infrastruktur-Anpassungen bis zum Arbeitsplatz trägt die Stadt. Diese werden über die jährlichen Gebühren pro Arbeitsplatz finanziert. Die Projektkosten für die Arbeitsplätze der Regionalpolizei, des Regionalen Zivilstandsamtes, der Regionalen Zivilschutzorganisation usw. werden ebenfalls von der Stadt getragen und jährlich über die Verwaltungsentschädigungen abbezahlt. Bei diesen regionalen Zusammenarbeiten übernimmt die Stadt Brugg die Verantwortung für einen reibungslosen und sicheren Betrieb. Sie erhält dafür jährliche Beiträge. Als Leistungserbringerin kann sich die Stadt Brugg keine möglichen Sicherheitsprobleme leisten. Die Verlässlichkeit als Partner und Dienstleister für die umliegenden Gemeinden ist ein weiterer Grund, warum das veraltete Betriebssystem im 2014 abgelöst werden soll. 5.1 Hardware Das Betriebssystem wird auf rund 120 Geräten eingesetzt. Diese Computer stehen in den Abteilungen Stadtkanzlei, Finanzen, Einwohnerkontrolle/Zivilschutz, Regionales Zivilstandsamt, Planung und Bau, Steueramt, Schulverwaltung, Musikschule, Soziale Dienste, Regionalpolizei, Forstverwaltung aber auch in der Galerie Zimmermannhaus oder dem KESD. Zum Zeitpunkt der Einführung von Windows 8 werden praktisch alle Computer wegen der langen Einsatzdauer die Anforderungen für den Betrieb von Windows 7 oder 8 nicht mehr erfüllen und müssen demnach ersetzt werden. Es wird ein paar wenige Geräte geben, die noch ca. ein Jahr eingesetzt werden könnten. Damit zukünftig der Betrieb wei-

6 6 terhin durch einen einzigen IT-Verantwortlichen gewährleistet werden kann, sollen jedoch alle rund 120 PCs auf ein Mal ersetzt werden. Zudem würde der Einsatz von zwei Gerätetypen die Projektkosten erhöhen. Es müssten zwei Profile (angepasst an die jeweiligen Treiber bzw. Hardwarekomponenten) anstatt einem erstellt werden. Ersetzt werden nur die Rechner. Die Bildschirme sind per Ende 2013 auf dem aktuellen Stand und können auch mit dem neuen Betriebssystem eingesetzt werden. Die der Stadt gehörenden Laptops sind nicht Bestandteil dieses Projektes, da sie nicht im Netz integriert sind und autonom durch den IT-Verantwortlichen betreut werden. Auch dieses Konzept soll beibehalten werden. Es wird somit vernünftig investiert und kein Wunschprogramm umgesetzt. Diejenigen Geräte, die noch rund ein Jahr betrieben werden könnten, sollen z.t. für andere Einsatzmöglichkeiten umgerüstet oder, soweit möglich, verkauft werden. Der beantragte Betrag entspricht Erfahrungswerten bei vergangenen Beschaffungen und ersten Richtofferten. Für die definitive Beschaffung wird eine Ausschreibung mittels Einladungsverfahren erfolgen. 5.2 Aktualisierungen Spezialprogramme und Backend-Software Rund 80 einzelne Programme werden zusammen mit dem Betriebssystem verwendet. Alle diese Programme müssen bei der beantragten Aktualisierung an das neue Betriebssystem angepasst werden. Es sind zahlreiche Aktualisierungen der in Betrieb stehenden Spezialsoftware zu beschaffen bzw. umzusetzen. Soweit möglich werden diese während des Projektes und in Absprache mit den betroffenen Abteilungen durch Standardlösungen abgelöst. Dadurch wird das in der Vergangenheit erfolgreich umgesetzte Konzept fortgeführt und dem IT-Verantwortlichen eine effiziente Bewirtschaftung/Betreuung ermöglicht. Im Backend-Bereich sind ebenfalls Anpassungen an das neue Betriebssystem vorzunehmen. Welche Aktualisierungen im Detail notwendig sind, zeigt sich erst während des Projektes. Der dafür vorgesehene Kreditbetrag ist aufgrund von Erfahrungswerten des externen Beraters kalkuliert und wird ausreichen. 5.3 Vorbereitung / Analyse / Konzeption / Integration Die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung ist bisher so aufgebaut, dass sie - wie erwähnt - problemlos durch einen einzigen IT-Verantwortlichen betreut werden kann. Grundlagen dafür sind eine hohe Standardisierung und die eingesetzte Streaming-Technologie. Dieses Konzept hat sich bisher bewährt und soll beibehalten werden. Erarbeitet wurde es vom langjährigen IT-Partner, der Xinet AG, die daher auch die Aktualisierung der Betriebssoftware begleiten soll. Nur dieser Partner kann die Aufrechterhaltung des bisherigen Standards gewährleisten, ohne dass Mehrkosten für die Projektierung (Mitarbeit bei der Aus-

7 7 schreibung, notwendiger Wissenstransfer, usw.) entstehen. Für die eigentlichen konzeptionellen Arbeiten und die Integration werden externe Dienstleister benötigt, die ein Projekt dieser Grössenordnung durchführen und den IT-Verantwortlichen unterstützen können. Es werden bis zu drei externe Dienstleister während ca. 4 5 Monaten eingesetzt. Die finale Einführung (das sogenannte Roll-out) kann danach vom IT-Verantwortlichen selber durchgeführt werden. 5.4 Schulung Für die Schulung wurde eine Richtofferte eines externen Anbieters eingeholt. Er würde halbtägige Kurse für bis zu 12 Personen in seinen eigenen Räumen durchführen. Microsoft selber bietet auch elektronische Kurse (e-learning) an. Falls machbar, sollen den Mitarbeitenden beide Möglichkeiten angeboten werden, damit die persönlichen Präferenzen und die individuellen Vorkenntnisse abgedeckt sind. Die in der Kostenaufstellung berücksichtigte Summe entspricht der externen Schulung von bis zu 80 Personen. Es handelt sich daher um einen Maximalbetrag. Die Schulung der Mitarbeitenden soll die Nachhaltigkeit der beantragten Investition sicherstellen. Die Informatik als Ganzes, aber auch das Betriebssystem und das Office-Paket im speziellen, sind wichtige Arbeitsmittel und sollen bestmöglich genutzt werden. Die Aktualisierung dieser Hilfsmittel bietet die Gelegenheit, bestehendes Wissen aufzufrischen und sich neue Fähigkeiten anzueignen. Zudem bietet jede aktuellere Version einer Software mehr Einsatz- und Problemlösungsmöglichkeiten, die die Anwender zuerst kennenlernen müssen. 5.5 Microsoft-Lizenzen Wie der Kostenaufstellung entnommen werden kann, gibt es keine Position für die Microsoft-Lizenzen. Das liegt daran, dass das früher angewandte Modell mit Lizenzkauf beim Start einer neuen Betriebssoftware und periodischem Kauf von Aktualisierungen nicht mehr aktuell ist. Die Lizenzen für die Microsoft-Produkte werden neu jährlich über das laufende Budget für die Informatik abbezahlt. Gleichzeitig wird eine sogenannte Software- Assurance fakturiert, die es erlaubt, zukünftig ohne zusätzliche Lizenzkosten immer die aktuellsten Microsoft-Produkte einzusetzen. Somit ist die Stadt nicht mehr gezwungen, aus rein finanziellen Überlegungen ein Betriebssystem bis zum allerletzten Supporttermin einzusetzen. Es gibt aber auch keinen Zwang, sofort jede Aktualisierung, die wieder mit Kosten für externe Dienstleistungen verbunden wäre, vorzunehmen. Zukünftig sollen Aktualisierungen jeweils beim optimalen Kosten-/Nutzen-/Risikoverhältnis erfolgen.

8 8 6 Umsetzungstermine Es ist vorgesehen, dass im Sommer 2014 die ersten Vorarbeiten erledigt werden. Die neue Software und sämtliche notwendigen Anpassungen/Aktualisierungen usw. sollen bis Ende Jahr bereit für das Roll-out sein. Bei der Erarbeitung des detaillierten Terminplans werden die betroffenen Abteilungen einbezogen, damit der laufende Betrieb so wenig wie möglich gestört wird. Bei einer Ablehnung dieses Antrags wird eine Umsetzung bis Ende 2014 nicht mehr möglich sein. 7 Würdigung Wie den Ausführungen entnommen werden kann, muss das Betriebssystem aus Sicherheitsgründen zwingend im 2014 aktualisiert werden. Es gibt keinen Spielraum für die Stadt. Aus Sicherheitsgründen müssen bereits im Jahr 2014 erste Massnahmen umgesetzt werden. Es muss davon ausgegangen werden, dass dies zu Einschränkungen für die Nutzer führt. Die Beschaffung neuer Geräte wird zunehmend schwierig oder gar unmöglich. Die Nutzungsdauer früher getätigter Investitionen wurde vollständig ausgeschöpft. Eine gleichzeitige Aktualisierung des Office-Pakets und die Erneuerung der Hardware sind aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll. Das beantragte Projekt entspricht vollumfänglich der bisherigen Strategie. Eine spätere Überprüfung dieser Strategie ist mit diesem Projekt nicht in Frage gestellt, da das Betriebssystem und die Infrastruktur sowieso erneuert werden müssen. Demgemäss der A n t r a g : Sie wollen der Realisierung des Projektes Erneuerung des Informatik-Betriebssystems und der Office-Suite zustimmen und dafür einen Kredit von CHF (inkl. MwSt.) bewilligen. Brugg, 11. Dezember 2013 NAMENS DES STADTRATES Der Stadtammann: Der Stadtschreiber: