Prozessbeschreibung Mahnung

Transkript

1 Prozessbeschreibung Mahnung In der fibu.3000 können Kunden oder debitorische Kreditoren, die ihre Verbindlichkeiten nicht fristgerecht bezahlt haben, an ihre Außenstände erinnert werden. Dies geschieht durch das Verschicken von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen über den Programmteil Mahnen. Grundsätzlich können maximal 4 Mahnstufen festgelegt werden. Für die Zahlungserinnerung oder Mahnung kann je Mahnstufe unter dem Menüpunkt Stammdaten/Personenkonten/Mahntexte" ein eigener Mahntext hinterlegt werden. Über einen im Personenkonto hinterlegten Mahntextschlüssel wird gesteuert, welcher Mahntext verwendet wird. Auf diese Weise kann beispielsweise durch die Definition eines anderen Mahntextschlüssels der Mahntext in einer anderen Sprache hinterlegt werden. Weitere Einstellungen zum Mahnwesen können einerseits im Mandantenstamm (Angabe der höchsten Mahnstufe) sowie in den Kontengruppen vorgenommen werden (siehe Stammdaten/Personenkonten/Kontengruppen Debitoren oder Kreditoren ). Bei den jeweiligen Kontengruppen kann festgelegt werden, ob in dieser Kontengruppe generell gemahnt werden soll und wenn ja, in welcher Form (z.b. Mahnung, Kontoauszug usw.). Hier können auch weitere Einstellungen zu Mahnzinsen, Mahnintervall, Fälligkeitsüberschreitung, Mahntextschlüssel oder der höchsten Mahnstufe in der Kontengruppe vorgenommen werden. Grundsätzlich gelten für die einzelnen Personenkonten die Einstellungen aus ihrer Kontengruppe, es können aber auch von der Kontengruppe abweichende Mahndaten im jeweiligen Personenkonto hinterlegt werden. Folgende Schritte sind beim Mahnen durchzuführen: 1. Erstellung des Mahnvorschlags über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag erstellen 2. Ausdruck des Mahnvorschlages über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag drucken 3. Bearbeitung des Mahnvorschlages über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag bearbeiten 4. Ausdruck der Mahnungen über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnschreibung 5. Aktualisierung der offenen Posten über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnung Aktualisierung der offenen Posten 6. Bei Bedarf Druck einer Rechtsanwaltsliste über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Rechtsanwaltsliste Unter dem Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag erstellen" werden überfällige offenen Posten von Debitoren bzw. debitorischen Kreditoren ausgewählt und im Mahnvorschlag abgestellt. Grundsätzlich ist der Mahnvorschlag mandantenbezogen. Im Mandantenstamm kann aber abweichend eingestellt werden, dass das Mahnwesen sachbearbeiterbezogen durchgeführt wird. In diesem Fall wird der Mahnvorschlag je Sachbearbeiter erstellt. Hierzu ist im Vorfeld sicherzustellen, dass von den Sachbearbeitern unterschiedliche Personenkontenbereiche bearbeitet werden. Andernfalls könnten Positionen falsch gemahnt werden, da bereits in einem Mahnvorschlag befindliche Positionen nicht gekennzeichnet werden. drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Mahnung 1

2 Weiterhin ist zu beachten, dass Offene Posten, die sich in einem Mahnvorschlag befinden, nicht gekennzeichnet sind. Sie können bearbeitet oder ausgeglichen werden. Beim Mahnvorschlag erstellen werden alle Debitoren bzw. debitorische Kreditoren bearbeitet, bei denen in den Stammdaten die Mahnung erlaubt wurde (Kennzeichen Mahnung auf Mahnung gesetzt). Der offene Posten darf nicht gesperrt sein. Liegt das Fälligkeitsdatum plus Tage der Fälligkeitsüberschreitung aus dem Debitoren- bzw. Kreditorenstamm vor dem Mahndatum, so wird diese Position in den Mahnvorschlag aufgenommen und erhält die erste Mahnstufe. Bei Positionen mit höheren Mahnstufen müssen mindestens die Tage des festgelegten Mahnintervalls zwischen den einzelnen Mahnläufen liegen. Ob der Mahnintervall je Personenkonto oder je offenen Posten zu prüfen ist, wird in der Parameterverwaltung unter Mahnung/Steuerung Mahnintervall übergloss_personenkonten.htm Personenkonten" festgelegt. Das Fälligkeitsdatum von Gutschriften und Zahlungen wird nicht berücksichtigt. Gutschriften und Zahlungen erhalten keine Mahnstufen, werden aber auf jeder Mahnung angeführt. Mahnstufen können auch nach Erstellung des Mahnvorschlages mit dem Programm OP Bearbeitung geändert werden. Beim nächsten Aufruf der Mahnvorschlagsliste oder der manuellen Bearbeitung erscheint beim offenen Posten die korrigierte Mahnstufe. Während der Erstellung des Mahnvorschlags kann zudem angegeben werden, ob Mahnkosten oder Mahnzinsen berechnet werden sollen und wenn ja, ab welcher Mahnstufe. Diese werden dann auf der Mahnung angedruckt, aber nicht gebucht. Über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag drucken" können die Positionen, die im Mahnvorschlag abgespeichert sind, nach unterschiedlichen Kriterien (z.b. Kundennummer, Selektionsmerker) sortiert und ausgedruckt werden. Auch nach den freien Gruppen kann eingeschränkt oder sortiert werden. Neben den Angaben zum Personenkonto oder den Einzelinformationen zu den Offenen Posten, wie etwa Fälligkeitsdatum, Mahnstufe oder Belegnummer, werden auch Gesamtsummen, z.b. zu den einzelnen Mahnstufen, den Gutschriften oder Rechtsanwaltspositionen, ausgegeben (Beispiel Mahnvorschlagsliste siehe Bild 1). Über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnvorschlag bearbeiten" können in dem bereits erstellten Mahnvorschlag Positionen gesperrt und wieder aktiviert werden. Die Sperre bezieht sich nur auf den Mahnvorschlag. Der offene Posten bleibt unverändert. Wird im Programm OP-Bearbeitung eine Mahnstufe verändert, so wird diese Änderung sofort in den Mahnvorschlag übernommen. Über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnschreibung" werden die Mahnungen gedruckt. Es erfolgt keine Veränderung der Daten. Solange die Aktualisierung der offenen Posten nicht gestartet wurde (siehe nächsten Punkt), können die Mahnungen immer wieder ausgedruckt oder der Mahnvorschlag neu erstellt werden. Für den Mahndruck selbst besteht die Wahl zwischen unterschiedlichen Layouts sowie die Möglichkeit zu steuern, ob z.b. Rechtsanwaltspositionen, der Kontensaldo oder etwa die Summe je Mahnstufe mit angedruckt werden soll. Eine Sortierung nach unterschiedlichen Kriterien, beispielsweise die Sortierung nach Kundennummer oder Selektionsmerkern, ist ebenfalls möglich. drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Mahnung 2

3 Weitere Voreinstellungen sind in der Parameterverwaltung unter dem Punkt Mahnung möglich (z.b. Leerzeilen am Ende der Mahnung, Pfad für die Hinterlegung eines Logos, usw.). Die Mahnungen können auch als PDF-Datei ausgegeben werden. Dies hat den Vorteil, dass der Mahndruck des jeweiligen Mahnlaufs nachträglich für Kontrollen oder Nachfragen zur Verfügung steht (Beispiel Mahnung siehe Bild 2). Über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Mahnung Aktualisierung der offenen Posten" werden im Offenen Posten die Mahnstufen erhöht und das Datum der letzten Mahnung eingetragen. Wird der Mahnintervall über den Personenkontenstamm gesteuert, so wird das Datum der letzten Mahnung im Offenen Posten und im Personenstamm vermerkt. Für die Erstellung des Mahnvorschlages wird das Datum dann aus dem Personenstamm herangezogen. Die Aktualisierung kann nur gestartet werden, wenn die Mahnungen auf einem Drucker ausgedruckt oder ein PDF erstellt wurde. Wichtiger Hinweis: Nach der Aktualisierung kann der Mahnlauf nicht mehr rückgängig gemacht werden. Über den Menüpunkt Mahnen und Zahlen/Mahnen/Rechtsanwaltsliste kann bei Bedarf eine sog. Rechtsanwaltsliste ausgedruckt werden. In dieser Liste werden alle Offenen Posten ausgegeben, die bereits die höchste Mahnstufe überschritten haben. In der OP-Anzeige haben diese Positionen die Mahnstufe 5. Diese Liste kann erst nach der Aktualisierung der Offene Posten gestartet werden, da erst dann die Mahnstufen gespeichert werden. Bei dieser Liste werden keine Daten verändert. Sie kann immer wieder gestartet werden. drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Mahnung 3

4 Bild 1 Mahnvorschlagsliste drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Mahnung 4

5 Bild 2 Mahnung mit Standardlayout drink.3000 Dokumentation Prozessbeschreibung Mahnung 5