Online-Aktualisierung unter:

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2 Online-Aktualisierung unter: Exklusiv und kostenlos für Buchkäufer! Und so geht s: Einfach unter den Buchcode eingeben oder direkt per QR-Code über Ihr Smartphone bzw. Tablet auf die Website gehen. Buchcode: BTP-ATU4 Ihr Online-Service: M Aktualisierung einzelner Kapitel auf Basis von gesetzlichen Änderungen und/oder Software-Anpassungen

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4 buchhalter training Iris Thomsen

5 Die Autorin Iris Thomsen ist Betriebswirtin mit jahrelanger Erfahrung in Steuerberaterkanzleien und Industriebetrieben. Sie betreut kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Buchführung selbst erledigen. Mit den täglichen Problemen, aber auch mit schwierigen Sachverhalten in der Buchführung ist sie deshalb bestens vertraut. Ihr Wissen gibt sie als Referentin sowie als Autorin zahlreicher Publikationen der Haufe Mediengruppe weiter. Auf der Internetseite finden Sie Änderungen bzw. Neuerungen zu Themen, die in diesem Buch beschrieben werden. Sie können auch gerne per E- Mail Fragen stellen oder Feedback geben.

6 buchhalter training Iris Thomsen Haufe Gruppe Freiburg München

7 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Print: ISBN: Bestell-Nr.: epdf: ISBN: Bestell-Nr.: Auflage , Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg/München Telefon: (089) Telefax: (089) Produktmanagement: Jutta Thyssen Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Lektorat und Desktop-Publishing: Tina Braun, b-satz, Berlin Umschlag: RED GmbH, Talangerstraße 3, Krailling/München Druck: Schätzl Druck & Medien, Am Stillflecken 4, Donauwörth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

8 Vorwort Diese Trainingsunterlage enthält Übungen, die teilweise aufeinander aufbauen. Um die einzelnen Ergebnisse getrennt von den anderen Übungen sichtbar zu machen, erfolgen die Eingaben eines Kapitels jeweils in einem bestimmten Monat. Achten Sie also bei der Auswahl Ihrer Berichte auf den richtigen Monat. Gleich am Anfang wird eine neue Firma angelegt, in der Sie die Übungen durchführen sollten. Wählen Sie hier den Kontenplan SKR 03, stimmen auch die Kontonummern auf den Bildern mit Ihren Ergebnissen überein. Arbeiten Sie in der Praxis mit dem Kontenplan SKR 04, können Sie auch diesen wählen, denn in den Übungen werden jeweils beide Kontonummern gezeigt, sowohl die von SKR 03 als auch die von SKR 04. Auch die Gewinnermittlungsart, Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanzierung, können Sie ebenfalls frei wählen, da Sie immer einen Hinweis bekommen, wenn es Unterschiede gibt. In einer Tabelle zeigen wir Ihnen vor jedem Kapitel, wenn bestimmte Einstellungen und Eingaben für die jeweiligen Übungen erforderlich sind. So können Sie einzelne Kapitel überspringen oder eine andere Reihenfolge bei Ihrem Training wählen. Einstellungen Voraussetzungen für die Übungen Was sollten Sie beachten? Hinweise zu den Eingaben Wer die Unterlage in der vorgegebenen Reihenfolge durcharbeitet, kann diese Übersicht jeweils überspringen. Bezüglich der verschiedenen Programmversionen ist Folgendes zu beachten: Grundsätzlich können Sie die Übungen in allen Programmversionen durchführen. Lediglich die beiden Kapitel Firma anlegen im Programm und Jahresabschluss mit dem Programm bilden eine Ausnahme. Hier müssen Sie sich nur das Kapitel für Ihre Programmversion, standard und plus oder pro und premium, heraussuchen. Iris Thomsen 5

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10 Inhaltsverzeichnis Ist Ihre Software aktuell? Sind Ihre Daten sicher? 13 Ist das Service Center aktiviert? 14 Hat Ihr Computer keinen Internetanschluss? 15 Sicherung Welche Daten werden gesichert? 17 Rücksicherung Wann ist das notwendig? 19 Datenexport Welche Daten werden gesichert? 19 Was ist beim Datenimport zu beachten? 21 Die Firma anlegen (buchhalter standard und plus) 23 Firmendaten anlegen 24 Welche Gewinnermittlungsart wenden Sie an? 25 Welches ist Ihr erstes Buchungsjahr? 27 Mit welchem Kontenrahmen arbeiten Sie? 28 Unterliegen Sie der Soll- oder der Ist-Versteuerung? 29 Belegnummernkreise und DATEV-Unterstützung 30 Angaben zum Mahnwesen 31 Angaben des Finanzamts 32 DATEV-Angaben 32 Die Firmenangaben ändern und ergänzen 33 Die Firma anlegen (buchhalter pro und premium) 35 Firmendaten anlegen 36 Angaben des Finanzamts 37 Wahl des Kontenrahmens und Angaben zum Wirtschaftsjahr 38 Wahl der Gewinnermittlungsart und Anzahl der Perioden 40 Soll- oder Ist-Versteuerung 42 DATEV-Unterstützung aktivieren 44 Das erste Buchungsjahr und die Belegnummernkreise 45 Firmenstammdaten nachträglich ändern und ergänzen 47 Die Buchungsarten Stapel oder Dialog und die Buchungsmasken 49 Umgang mit Stapelbuchungen 50 Umgang mit Dialogbuchungen 53 7

11 Inhaltsverzeichnis Einnahmen/Ausgaben in den Stapel für Kasse und Bank 55 Was bietet die Schnellbuchungsmaske? 56 Arbeiten mit Belegnummern und Buchungsvorlagen 59 Belegnummernkreise anlegen 60 Belegnummernkreise verwenden 62 Buchungsvorlagen anlegen 62 Buchungsvorlagen verwenden 65 Buchungsvorlagen automatisch buchen lassen 66 Ihre Programmeinstellungen 69 Die allgemeinen Einstellungen überprüfen 70 Ihre Buchungsmasken einrichten 71 Arbeiten mit mehreren Stapeln 73 Arbeiten mit Belegdatum und Buchungsperioden 74 Ausnahme Handels- und Steuerbilanz 74 Allgemeine Einstellungen 75 Auswahl der Menüpunkte 76 Die Eröffnungswerte im ersten Jahr erfassen 77 Welche Anfangsbestände werden wann erfasst? 78 Belegnummernkreis für Anfangsbestände 79 Anfangsbestände von Kasse und Bank erfassen 79 Eröffnungsbilanz vervollständigen, wenn die Vorjahresbilanz vorliegt 81 Vorteile von Debitoren und Kreditoren 83 Ihr Unternehmen wurde gerade erst gegründet 85 Bisher wurde mit einer anderen Software gearbeitet 85 Kassenbelege schnell und effektiv erfassen 87 Belegnummernkreis für Kassenbelege 88 Anfangsbestand kontrollieren 88 Kontensuche während der Eingabe 90 Kontrolle des Steuersatzes 91 Vorlagen beim Buchen anlegen 93 Buchungsvorlagen verwenden 94 Ihre Buchungen sind noch im Stapel 96 Ihre Buchungen sind im Journal 97 8

12 Inhaltsverzeichnis Wie wird der Kontenplan optimal genutzt? 99 Konten finden im Kontenplan 100 Konten finden in der Buchungsmaske 101 Die verschiedenen Kontenkategorien 102 Einstellungen zur Umsatzsteuer 103 Einstellungen zur Gewinnermittlung 104 Die Kontenbezeichnung anpassen 105 Konten neu anlegen durch kopieren 107 Die individuelle Kontenübersicht einrichten 108 Debitoren anlegen und Kundenrechnungen erfassen 111 Die Vorteile von Debitorenkonten 112 Für welchen Kunden lohnt es sich ein Debitorenkonto anzulegen? 112 Notwendige Eingaben für die Buchführung 113 Angaben im Debitorenkonto ändern oder ergänzen 115 Angaben im Debitorenkonto ändern oder ergänzen 116 Belegnummernkreis für Rechnungen 118 Anfangsbestände von Debitorenkonten erfassen 118 Kundenrechnungen erfassen 120 OP-Debitoren und Debitorenkonten ansehen 121 Kreditoren anlegen und Eingangsrechnungen erfassen 125 Die Vorteile von Kreditorenkonten 126 Für welchen Lieferanten lohnt es sich ein Kreditorenkonto anzulegen? 126 Notwendige Eingaben für die Buchführung 127 Angaben im Kreditorenkonto ändern und ergänzen 129 Angaben im Kreditorenkonto ändern oder ergänzen 130 Belegnummernkreis für Rechnungen 131 Anfangsbestände von Kreditorenkonten erfassen 132 Eingangsrechnungen erfassen 134 OP-Kreditoren und Kreditorenkonto ansehen 135 Kontoauszüge Zahlungen von Debitoren und an Kreditoren 139 Belegnummernkreis für Kontoauszüge 140 Anfangsbestand kontrollieren 140 Die offenen Posten ansehen 141 Geldeingang über das Feld OP 142 9

13 Inhaltsverzeichnis Keine Steuer bei Zahlungen 144 Teilzahlungen buchen 145 Zahlung mehrerer Rechnungen 146 Zahlungen mit Skontoabzug 147 OP-Listen ansehen 149 Kontoauszüge sonstige Geldeingänge und Zahlungen 153 Buchungsmaske für Finanzkonten 154 Finanzkonto einstellen 155 Geldeingänge und die Umsatzsteuer 156 Zahlungen und die Vorsteuer 156 Kontoauszüge buchen 158 Die Summen- und Saldenliste 161 Splittbuchungen und die Nettobetragserfassung 163 Positionen des Kontoauszugs erfassen 164 Splittbuchungen als Buchungsvorlagen anlegen 166 Rechnungen erfassen 168 Buchungen mit Nettobetragserfassung 169 Die wichtigsten Berichte im laufenden Jahr 171 Ihre Buchungen 172 Listeneinstellungen am Bildschirm 173 Die richtigen Berichtseinstellungen 175 Besondere Einstellungen in den Versionen standard und plus 176 Besondere Einstellungen in den Versionen pro und premium 177 Die Exportmöglichkeiten 178 Die Werte in der Umsatzsteuer-Voranmeldung 179 Die Umsatzsteuer-Berichte mit ELSTER übermitteln 180 Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung 181 Hinweis zur Handels- und Steuerbilanz 182 Einnahmen-Überschussrechnung ansehen 183 Einnahmen-Überschussrechnung mit ELSTER übermitteln 184 Was ist beim Jahreswechsel zu beachten? (buchhalter standard und plus) 187 Ein Blick auf Ihre Vorjahresbestände 188 Hinweis zur Einnahmen-Überschussrechnung

14 Inhaltsverzeichnis Ein neues Buchungsjahr anlegen 190 Anfangsbestände von Kasse und Bank erfassen 191 Hinweis zur Offenen-Posten-Liste und sonstigen Berichten 193 Mit dem technischen Jahresabschluss die Anfangsbestände übertragen 193 Technischen Jahresabschluss aufheben 197 Monat abschließen und wieder öffnen 197 Was ist beim Jahreswechsel zu beachten? (buchhalter pro und premium) 199 Ihre Vorjahresbestände 200 Hinweis zur Einnahmen-Überschussrechnung 201 Buchungsjahr anlegen und Saldenvortrag aktivieren 202 Saldenvortrag einstellen und Salden übertragen 203 Hinweis zur Saldenübernahme 206 Restliche Anfangsbestände übertragen durch Vortragsaktualisierung 207 Hinweis zur Handels- und Steuerbilanz 208 Technischer Jahresabschluss 209 Periode abschließen und wieder öffnen 210 Ihre Buchungen mit der DATEV-Schnittstelle exportieren 211 Die DATEV Schnittstelle einrichten 212 Ein Blick auf Ihre Buchungen 213 Die beiden Exportmöglichkeiten 214 Mehr zu den DATEV-Angaben im neuen CSV Format 215 Mehr zu den DATEV-Angaben im KNE Format 216 Debitoren- und Kreditorenkonten exportieren 218 Ihre Buchungen exportieren 220 Die Konten für den Steuerberater hinterlegen 221 Die Buchungen mit dieser Funktion exportieren 222 Hinweis zu den DATEV-Steuerschlüsseln 222 Das Mahnwesen nutzen 225 Die Angaben im Debitorenkonto prüfen 226 Die Offene-Posten-Liste prüfen 228 Mahnfristen in den Firmenstammdaten hinterlegen 229 Ihre Bankverbindung hinterlegen 231 Die fälligen Rechnungen auswählen 231 Die Mahnschreiben erstellen

15 Inhaltsverzeichnis Das Mahnschreiben anpassen 235 Die Mahnstufe setzen 236 Den Zahlungsverkehr erledigen 237 Die Angaben in den Personenkonten prüfen 238 Die Offene-Posten-Liste prüfen 242 Ihre Bankverbindung hinterlegen 243 Programmeinstellungen 245 Die fälligen Rechnungen bezahlen 247 Gelder von Kunden einziehen 248 Die Zahlungen automatisch verbuchen 249 Den Kontoauszug nach der Verbuchung erfassen 250 Arbeiten mit Kostenstellen, Kostenträger und Budgetverwaltung 251 Kostenstellen aktivieren und anlegen in den Versionen standard und plus 253 Kostenstellen/Kostenträger aktivieren und anlegen in den Versionen pro und premium 254 Buchen mit Kostenstellen/Kostenträger 256 Kostenstellen-Berichte ansehen, Ergebnisse aufteilen 257 Weitere Kostenstellen-Berichte ansehen, Kosten aufteilen 258 Zusätzliche Konteneinstellungen in den Versionen pro und premium 260 Soll-Ist-Vergleich ansehen 262 Die E-Bilanz erstellen und online übermitteln 263 Was ist die E-Bilanz? 264 Die E-Bilanz Zentrale im Lexware buchhalter 265 Stammdaten in der E-Bilanz-Zentrale ergänzen 266 Die Kontenzuordnung prüfen und manuell anpassen 267 Die E-Bilanz prüfen und anpassen 271 Die E-Bilanz online übertragen 275 Stichwortverzeichnis