Personalpolitik, Aufbau eines "Neuen Personalwesens"; Kreditbegehren

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1 Aarau, 23. Januar 2006 GV /12 Bericht und Antrag an den Einwohnerrat Personalpolitik, Aufbau eines "Neuen Personalwesens"; Kreditbegehren Sehr geehrte Frau Präsidentin Sehr geehrte Damen und Herren I. Ausgangslage 1. Bisherige Lösung betr. "Personalwesen" Bis Ende 1998 übte der juristische Sekretär der Stadtkanzlei - neben anderen Tätigkeiten, insbesondere solche juristischer Natur - die Funktion des Personalchefs aus. In den 36 und 37 Abs. 3 des Dienst- und Besoldungsreglementes für das Personal der Stadt Aarau (DBR) vom 26. September 1988 (in Kraft bis 31. Dezember 1998) z.b. waren dem Personalchef denn auch direkt Kompetenzen zugewiesen (Mitwirken bei der Festsetzung der Anfangsbesoldung und bei der Gewährung ausserordentlicher Dienstalterszulagen). Im Rahmen der in den Jahren 1997/98 erfolgten Überprüfung der Stadtkanzlei und der Finanzverwaltung wurde der damals beigezogene externe Experte speziell beauftragt, Aufgaben, Stellung und Kompetenzen des Personalchefs zu überprüfen. Einer neuen, gestützt auf die vorerwähnte Überprüfung vom Experten vorgeschlagene Aufgaben- und Kompetenzverteilung im Personalwesen standen die Abteilungsleiter/-innen indes mehrheitlich ablehnend gegenüber. Der Stadtrat entschied deshalb im Mai 1998, den Beschluss über die neue Aufgaben- und Kompetenzverteilung im Personalwesen noch auszusetzen; der Experte und der Stadtschreiber wurden beauftragt, eine Stellenbeschreibung für die neu zu konzipierende Stelle "juristischer Sekretär/allgemeines Personalwesen" auszuarbeiten und dem Stadtrat zur Genehmigung zu unterbreiten. Der Stadtrat wollte die Stelle des damaligen Personalchefs/juristischen Sekretärs neu ausgestalten, und zwar in dem Sinne, dass der Stelleninhaber sich schwerpunktmässig mit juristischen Aufgaben zu befassen hatte. Fragen und Probleme aus dem Personalbereich hatte er nur noch zu bearbeiten, wenn sie entweder von allgemeiner, genereller Bedeutung für die gesamte Stadtverwaltung waren, oder wenn sie - im Einzelfall oder im Allgemeinen - juristischer Natur waren und es um die Bearbeitung juristischer Fragen ging. Im Zuge der letzten grösseren Revision des städtischen Personalrechts (letzter grösserer Schritt bezüglich Abschaffung des Beamtenstatus, Einführung eines leistungsabhängigen I:\Daten\BESCHLUS\Er2006\E06-12.doc /V1.0

2 2 Lohnsystems, Abschaffung des gleitenden Teuerungsausgleichs) wurde denn auch darauf verzichtet, den Personalchef expressis verbis im seit 1. Januar 1999 in Kraft stehenden Personalreglement für die Stadtverwaltung Aarau vom 14. September 1998 zu erwähnen. 2. Mängel des heutigen "Personalwesens" In den letzten Jahren hat sich indessen immer wieder gezeigt, dass der Bereich "Personalwesen" nicht optimal organisiert ist und Verbesserungen wünschenswert sind. Vor rund drei Jahren sind die ersten Arbeiten verwaltungsintern an die Hand genommen worden, die zum Ziel gehabt haben, den Bereich "Personalwesen" zu reorganisieren. Insbesondere auch die Abteilungsleiter/-innen haben Mängel und Verbesserungspotential am heutigen System festgestellt. Die hauptsächlichsten Punkte, die moniert worden sind, lauten wie folgt: Es fehlt ein einheitliches Auftreten extern und vor allem intern, so insbesondere bezüglich o des Abfassens und Platzierens von Stelleninseraten, o des Aufstellens von Bewerbungskriterien, o des Einstufens in die Gehaltsbänder, o des Abfassens von Zeugnissen, o des Ausarbeitens von Verfügungen und Verträgen. Es fehlt eine zentrale und neutrale Ansprech- und Vertrauensperson für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es besteht keine zentrale Auskunftsstelle für externe Interessentinnen und Interessenten. Es fehlt die Gewährleistung einheitlicher Anstellungsbedingungen. 3. In der Folge ist durch die Stadtkanzlei das Konzept "Neues Personalwesen" erarbeitet und auf Stufe der Abteilungsleitungen breit diskutiert worden. Am 19. Dezember 2005 sodann hat der Stadtrat das Konzept "Neues Personalwesen" gutgeheissen. Dieses enthält die folgenden drei Teile: - "Einführung und Begriffe" (Ziff. 1): Hier werden die Begriffe "Personalleiter/Personalleiterin, "CI (Corporate identity) sowie "Arbeitgeberin" näher umschrieben. - "Die Personalpolitik" (Ziff. 2): Diese enthält 11 Leitsätze mit Werten und Zielen, die dem Stadtrat als Vertreter der Arbeitgeberin des städtischen Personals wichtig sind. Sodann sind die Erwartungen des Stadtrates an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, an die Führungskräfte und an die Personalfachleute aufgelistet. Aufbau und Inhalt der "Personalpolitik" entsprechen grösstenteils dem Wortlaut der "Personalpolitischen Leitsätze für die Bundesverwaltung", die am 19. November 2003 vom Bundesrat verabschiedet worden sind. - "Verteilung der Rechte und Pflichten im Personalwesen (Funktionendiagramm)" (Ziff. 3): Hier wird detailliert festgelegt, wer in Zukunft im Personalbereich welche Rechte und Pflichten wahrzunehmen haben wird. Auf die Ziff. 3 des Konzepts "Neues Personalwesen" wird nachfolgend in Ziff. II noch näher eingegangen.

3 3 II. Ziele und Aufgaben des "Neuen Personalwesens" 1. Ziele Mit der Schaffung eines professionellen Personalwesens können die Führungskräfte und die Mitarbeitenden aktiv unterstützt und beraten werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Menschen, die den Erfolg und das Image der Stadtverwaltung prägen. Für den Stadtrat ergeben sich die nachfolgenden Zielsetzungen: Schaffen einer professionellen Dienstleistung im Personalbereich für die Unterstützung der Führungskräfte und der Mitarbeitenden. Das Personalwesen stellt seine Dienstleistung flächendeckend für alle Abteilungen zur Verfügung. Das Personalwesen entlastet und unterstützt die Abteilungen aktiv bei der Rekrutierung. Das Personalwesen stellt sicher, dass bei allen Angelegenheiten des Personalwesens, z.b. bei der Neubesetzung von Stellen, der gleiche Qualitätsstandard angewandt wird. Das Personalwesen stellt im Personalbereich einen einheitlichen Auftritt gegen aussen und innen sicher. Das Personalwesen trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden in schwierigen Situationen oder bei Konflikten ihre Leistungsfähigkeit im veränderten Umfeld erhalten und/oder wieder erreichen können. Das Personalwesen bietet den Mitarbeitenden und Vorgesetzten professionellen Support, Beratung und Hilfe bei der gemeinsamen Suche nach Lösungen. Das Personalwesen steht dem Personal als unabhängige Beratungsstelle für Arbeitsplatzprobleme zur Verfügung, für welche bisher keine Ansprechperson definiert gewesen ist. 2. Aufgaben Aufgaben im Bereich des Personalwesens, wie sie heute gemeinhin anerkannt und wahrgenommen werden, und deren professionelle Erledigung - dies zumindest in mittleren und grösseren Betrieben - werden zur Zeit in der Stadtverwaltung teilweise überhaupt nicht oder dann zum Teil von dafür nicht ausgebildeten Personen und auch noch ohne institutionalisierte Unterstützung durch eine Fachperson erfüllt. Mit der Umsetzung des Konzepts Neues Personalwesen sollen diese Defizite in der Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und in der Personaladministration behoben werden. In einem Funktionendiagramm sind die wahrzunehmenden Aufgaben aufgelistet und die Rechte und Pflichten bei der Erfüllung dieser Aufgaben einzelnen Funktionsträgern zugeordnet. Das Funktionendiagramm enthält die Bereiche Rekrutierungen, Pensionierungen, Coaching der Führungskräfte, Beratung / Begleitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Lehrlingswesen, Unterstützung bei Entlassungen (Outplacements), Personalrechtliche Beratungen,

4 4 Fort- und Weiterbildungen, Lohnwesen, Back-Office-Aufgaben, Personalpolitik, Team-Analysen. Im Detail wird auf Ziff. 3 des Konzepts Neues Personalwesen vom 19. Dezember 2005 verwiesen. Der Stadtrat ist überzeugt, mit der hier vorgenommenen Zuordnung von Rechten und Pflichten im Personalbereich eine neuzeitliche Regelung getroffen zu haben. 3. Organisatorische Eingliederung Die Mitarbeiter/-innen des Personalwesens sollen unabhängig und für alle Abteilungen gleichermassen zuständig sein können. Daraus könnte die Forderung abgeleitet werden, dass für das Personalwesen eine eigenständige Abteilung notwendig sei. Da die personelle Dotation des Bereichs "Personalwesen" klein ist, macht es indes Sinn, jenes als eigenständige Sektion in die Stadtkanzlei einzugliedern. Damit ist die notwendige Unabhängigkeit genügend gegeben. III. Personalbedarf und dessen Kosten 1. Ermittlung der notwendigen Stellenprozente für das "Neue Personalwesen" In einem ersten Schritt sind die Neueintritte in die Stadtverwaltung während der 5-Jahres- Periode von , aufgeteilt nach Fachpersonal und Aushilfen, pro Dienststelle - inkl. Altersheime - zusammengestellt worden. Als Resultat hat sich ergeben, dass beim Fachpersonal durchschnittlich 49 und bei den Aushilfen durchschnittlich 67 Neuanstellungen pro Jahr erfolgt sind. Die Anzahl der Neueintritte - und diesen praktisch entsprechend die Anzahl der Kündigungen und Pensionierungen - ist massgebend für den im Zusammenhang mit Mutationen/Rekrutierungen entstehenden Aufwand. In einem nächsten Schritt sind auf Grund der Aufgaben in Ziff. 3 Verteilung der Rechte und Pflichten im Personalwesen (Funktionendiagramm)" des Konzepts "Neues Personalwesen" vom 19. Dezember 2005 die fiktiven Arbeitsstunden resp. die Stellenprozente ermittelt worden. Bei jeder einzelnen Aufgabe sind die notwendigen Arbeitsminuten/Jahr geschätzt und damit der Gesamtaufwand ermittelt worden. Speziell zu erwähnen ist in diesem Zusammenhang, dass die durchschnittlich 67 Neuanstellungen von Aushilfen pro Jahr bezüglich der Rekrutierungen keinen aufwandmässigen Einfluss auf das Personalwesen haben, weil die in Ziff. 3.1 "Rekrutierungen" des Konzepts aufgeführten Aufgaben sich nicht auf Aushilfen beziehen. Es wird hier auf das Papier "Aufwandschätzung Personalstelle" vom 19. Dezember 2005 verwiesen. Auf Grund dieser Aufwandschätzung und der vorerwähnten Durchschnittswerte für Neuanstellungen für ordentliche Stellen ergeben sich 2'790 Arbeitsstunden pro Jahr resp. ca. 150 Stellenprozente für das "Neue Personalwesen". Der Umfang dieser Stellenprozente ist stark abhängig von den notwendigen Rekrutierungen bzw. von den Aufgaben, die vom Personaldienst im Zusammenhang mit Rekrutierungen zu übernehmen sind. Die Rekrutierungen beanspruchen das Personalwesen mit rund 90 Stellenprozenten. Der Stadtrat geht davon aus, dass

5 5 es nicht zwingend ist, dass der/die Personalleiter/-in bei allen Bewerbungsgesprächen - neben dem/der Abteilungsleiter/-in bzw. dem/der Sektionsleiter/-in - anwesend sein muss. Die Anwesenheit des Personalleiters/der Personalleiterin ist bei anforderungsreicheren Stellenbesetzungen oder, wenn im Einzelfall besondere Probleme auftreten, erforderlich. Diese Differenzierung hat im Gesamttotal der 150 Stellenprozente ihren Niederschlag gefunden. Und letztlich kommt hinzu, dass die nicht unerheblichen jährlichen Schwankungen (ohne Berücksichtigung der Extremwerte) bei den Festanstellungen Auswirkungen im Umfang von über 30 Stellenprozenten haben können. Der geschätzte Bedarf liegt bei 150 Stellenprozenten. Da bis jetzt keine eigentliche Personalstelle existiert, ist für den Aufbau und die Umsetzung des mit dem vorliegenden Funktionendiagramm anvisierten Personalwesens eine längere Aufbauarbeit notwendig. Heute führen z.b. die Abteilungsleiter/-innen die Personaldossiers, soweit sich die Akten nicht bei der Finanzverwaltung befinden. Dies soll neu anders werden. Es ist vorgesehen, für den einmaligen Aufwand für die Ersterfassung/Erstellung aller Personaldossiers und für den Aufbau des Personalwesens schlechthin über eine Zeitspanne von 1-2 Jahren über eine Aushilfe eine temporäre Aufstockung um etwa 25 Stellenprozente vorzunehmen. Für den Stellenplan ist aber die absolute Grösse von 1,5 Stellen für das "Neue Personalwesen" von Bedeutung. Folgende Stellen werden somit als notwendig erachtet: Personalleiter/-in, 100 Stellenprozente, Personalassistent/-in, 50 Stellenprozente, zusätzlich eine Aushilfe zu zirka 25 %, befristet für längstens 2 Jahre. 2. Entlastungen der Abteilungen Mit der Einführung des "Neuen Personalwesens" übernimmt der Personaldienst gewisse Aufgaben, die bisher von den Abteilungen wahrgenommen worden sind und neu bei diesen wegfallen werden (so vor allem im Zusammenhang mit Rekrutierungen das Sammeln und Bearbeiten der Bewerbungsdossiers). Die erwartete Entlastung der Abteilungen liegt indessen - ausser in zwei Fällen (34 und 15 Stellenprozente) - unter 10 Stellenprozenten (1-8 Stellenprozente). Diese wenigen Stellenprozente lassen sich pro Abteilung nicht durch Stellenreduktionen realisieren resp. kompensieren. 3. Stellenerhöhung als Folge der Einführung des "Neuen Personalwesens" Um feststellen zu können, in welchem Umfang bedingt durch das "Neue Personalwesen" eine Stellenerhöhung effektiv eintreten wird, ist es notwendig, die bisherige Stelle "juristischer Sekretär/allgemeines Personalwesen" in die Betrachtungen einzubeziehen. a) Aufgabenschwerpunkte der bisherigen Stelle "Juristischer Sekretär/Allgemeines Personalwesen" Das Arbeitsgebiet des juristischen Sekretärs, der Ende 2005 in Pension gegangen ist, hat sich aus drei Hauptaufgabenbereichen mit der folgenden ungefähren Belastung zusammengesetzt:

6 6 - juristisches Sekretariat 30 % - allgemeines Personalwesen 40 % - Gemeindeammänner-Vereinigung (GAV) 30 % b) Zukünftige Stelle eines "Rechtsdienstes" In den letzten Jahren hat die Belastung des juristischen Sekretärs durch den GAV stark zugenommen. Die Folge davon ist insbesondere gewesen, dass der Stadtschreiber dem juristischen Sekretär weniger juristische Arbeiten hat zuweisen können, als sinnvoll und notwendig gewesen wäre. Ab dem 1. Januar 2006 ist nun das Aktuariat des GAV weggefallen (der juristische Sekretär führt nach seiner Pensionierung das Aktuariat des GAV privat noch bis im März 2006 [GV des GAV] weiter, auf die GV hin hat der Stadtammann seinen Rücktritt erklärt und dies wird auch der Zeitpunkt sein, ab welchem das [seit Jahrzehnten in Aarau - auch für auswärtige Präsidenten - geführte] Aktuariat des GAV nun von einer anderen Stadt wird geführt werden können). Das bedeutet, dass effektiv nur noch die Aufgabenschwerpunkte "juristisches Sekretariat" und "Allg. Personalwesen" theoretisch bei der Stelle des juristischen Sekretärs verbleiben. Nach Ansicht des Stadtrates ist es gerechtfertigt, die durch die wegfallende Belastung durch den GAV frei werdende Kapazität so aufzuteilen, dass sowohl für das "juristische Sekretariat" als auch für das "allgemeine Personalwesen" von einem Pensum von je 50 Stellenprozenten auszugehen ist. Als Fazit ergibt sich somit, dass in Zukunft, d.h. nach Einführen des "Neuen Personalwesens", bei der Stadtkanzlei eine Stelle "Rechtsdienst" geführt werden soll, die mit einem Pensum von 50 Stellenprozenten rechtliche Fragen und Aufgaben bearbeiten wird, dass mit den 50 Stellenprozenten folgende juristische Arbeiten erledigt werden sollen: Überprüfung in rechtlicher Hinsicht von Berichten an den Stadtrat, Abfassen von Rechtsschriften bzw. Vernehmlassungen, Ausarbeiten von Anträgen an den Stadtrat, Ausarbeitung von Reglementsentwürfen, Änderung von Reglementen, usw., dass eine solche 50 %-Stelle auch deshalb gerechtfertigt ist, weil sie zu einer notwendigen Entlastung des Stadtschreibers beitragen wird, der durch die Realisierung des Stadtbüros und durch die Einführung des "Neuen Personalwesens" (es ist vorgesehen, beide Bereiche organisatorisch der Stadtkanzlei anzugliedern) eine Mehrbelastung erfahren wird, dass sich andererseits aber auch ergibt, dass Arbeiten aus dem Bereich des "allgemeinen Personalwesens" im Umfang von 50 Stellenprozenten nicht mehr durch den bisherigen juristischen Sekretär wahrgenommen werden sollen, und dass diese 50 Stellenprozente zu Gunsten des "Neuen Personalwesens" "abgetreten" werden können. c) Stellenerhöhung effektiv als Folge der Einführung des "Neuen Personalwesens" In Ziff. III/1 hiervor ist ausgeführt worden, dass der Vollzug des "Neuen Personalwesens" einen Personalbedarf von 150 Stellenprozenten voraussetzt. In Ziff. III/3 lit. b hiervor ist aufgezeigt worden, dass von der bisherigen Stelle des juristischen Sekretärs 50 Prozente zu

7 7 Gunsten des "Neuen Personalwesens" "übernommen" werden können. Das bedeutet, dass für das "Neue Personalwesen" effektiv 100 Stellenprozente zusätzlich neu nötig sind. 4. Durch das "Neue Personalwesen" ausgelöste Kosten a) EffektiverPersonalbedarf Für die zusätzlichen 100 Stellenprozente wird mit Kosten von 100' '0000 Franken (ohne Sozialversicherungsbeiträge) gerechnet. Dabei ist berücksichtigt worden, dass neu ein(e) Personalleiter/-in (100%) und ein(e) Sachbearbeiter/-in Personalwesen (50%) zu entlöhnen sein werden und der anteilige Lohn des bisherigen juristischen Sekretärs entfällt. b) Aushilfskraft In Ziff. III/1 hiervor ist aufgezeigt worden, dass für den Aufbau des "Neuen Personalwesens", insbesondere für die Ersterfassung/Erstellung aller Personaldossiers über eine Zeit von maximal 2 Jahren eine Aushilfskraft in einem Umfang von 25 Stellenprozenten als nötig erachtet wird. Die Kosten für diese Aushilfskraft belaufen sich auf 25'000 Franken pro Jahr, d.h. auf 50'000 Franken total. c) Infrastruktur Für die Einrichtung von zwei Arbeitsplätzen mit der Möglichkeit, die Personaldossiers zentral abzulegen, muss mit Fr. 20' und mit Fr. 10' für die EDV-Installation gerechnet werden. d) Raumsituation Es ist darauf hinzuweisen, dass gegenwärtig im Rathaus keine Räumlichkeiten für die Stellen des "Neuen Personalwesens" vorhanden sind. Nach dem im Jahre 2007 durchgeführten Rathausumbau werden Büros vorhanden sein, das natürlich nur unter der Voraussetzung, dass die vorgesehenen Abteilungen wie geplant ausgesiedelt werden können. Für die nicht sehr lange Zeit, bis im Rathaus Büroräumlichkeiten frei sein werden, muss eine Übergangslösung anvisiert werden, die allenfalls gewisse Kosten (Miete) auslösen könnte. IV. Schlussbemerkungen und Anträge Der Stadtrat ist sich bewusst, dass das Personalwesen heute bei der Stadtverwaltung ungenügend ausgebaut ist und dass Handlungsbedarf besteht. Einiges soll professioneller angegangen werden, die Abteilungsleiter/-innen sollen durch eine Fachperson in personalrechtlichen Fragen unterstützt werden, das Personal soll eine fachlich kompetente Ansprechperson in Personalfragen erhalten. Letztlich wird die Stadt Aarau von einem gut funktionierenden Personalwesen profitieren. Ein Vergleich mit der entsprechenden Lösung bei der IBAarau AG hat dem Stadtrat gezeigt, dass die hier vorgeschlagene Lösung für ein "Neues Personalwesen" massvoll ist und nichts Aussergewöhnliches darstellt.

8 8 Der Stadtrat stellt dem Einwohnerrat deshalb folgende Anträge: 1. Der Stellenplan in der Stadtkanzlei sei für das "Neue Personalwesen" um 100 Stellenprozente zu erhöhen. 2. Für die Anstellung einer Teilzeitaushilfe im "Neuen Personalwesen" sei ein Kredit von 50'000 Franken zu bewilligen. 3. Für Büromobiliar und EDV-Einrichtungen sei ein Kredit von 30'000 Franken zu sprechen. Mit freundlichen Grüssen IM NAMEN DES STADTRATES Der Vizeammann Beat Blattner Der Stadtschreiber Dr. Martin Gossweiler Beilage für die Mitglieder des Einwohnerrates: - Konzept "Neues Personalwesen" vom 19. Dezember 2005 Verzeichnis der aufliegenden Akten: Personalpolitische Leitsätze für die Bundesverwaltung, vom Bundesrat am 19. November 2003 verabschiedet Dienst- und Besoldungsreglement für das Personal der Stadt Aarau (DBR) vom 26. September 1988 Personalreglement für die Stadtverwaltung Aarau (PR) vom 14. September 1998 Tabelle "Neuanstellungen in der Zeit von " Aufwandschätzung Personalstelle vom 19. Dezember 2005

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