Der Senat von Berlin Berlin, den 17. Dezember 2002 SenFin St

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1 Der Senat von Berlin Berlin, den 17. Dezember 2002 SenFin St An die 1166 Vorsitzende des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen Betr.: Bericht zum Beschluss des Abgeordnetenhauses über das Konzept für ein Zentrales Personalüberhangmanagement - Rote Nummer Vorg.: Zuletzt Beschluss des Hauptausschusses vom 28. August 2002 Sehr geehrte Frau Vorsitzende, das Abgeordnetenhaus von Berlin hat im Rahmen der Haushalts- und Nachtragshaushaltsberatungen zum Haushaltsplan 2001 zum Einzelplan 05 Folgendes beschlossen: 33 a) Der Senat wird aufgefordert, bis zum 30. Juni 2001 ein Konzept vorzulegen, welches unter Berücksichtigung der bis dahin gemachten Erfahrungen mit dem Führungskräfte Pool, Möglichkeiten für die schnellstmögliche Installierung eines weitergehenden zentralen Überhangmanagements aufzeigt. Hierbei sind zunächst insbesondere die Berufsgruppen der Techniker und Erzieher zu berücksichtigen. Das Konzept soll auch Personalabbaumaßnahmen wie Altersteilzeit, 55er- Regelung beinhalten. b) Der Senat wird aufgefordert, in den für Führungskräfte aus den Bezirken geplanten Stellenpool auch Führungskräfte der Hauptverwaltung aufzunehmen. Mit Datum des 22. August 2001 hat der Senat einen Zwischenbericht - Rote Nummer 0047 abgegeben und gleichzeitig einen Schlussbericht zum zugesagt. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 26. September 2001 den Zwischenbericht zur Kenntnis genommen. Ergänzend zum genannten Berichtsauftrag hat das Abgeordnetenhaus in seiner Sitzung am 12. Juli 2001 im Zusammenhang mit der Beschlussfassung zum Haushaltsplan von Berlin für das Haushaltsjahr 2001 und zur Änderung des Haushaltsgesetzes 2001 (NHG 2001) weiterhin beschlossen: - 1 -

2 Der Senat wird aufgefordert, ein umfassendes Konzept für ein wesentlich verbessertes Personalmanagement, u. a. zum Abbau des Personalüberhangs, vorzulegen. Dabei sind die bisher gemachten Erfahrungen aus der Umsetzung des Auflagenbeschlusses 33 a) und b) 2001 zu berücksichtigen. Dem Hauptausschuss ist bis zum 31. Dezember 2001 zu berichten. Ferner wurde in der Sitzung des Hauptausschusses vom 26. September 2001 folgender Beschluss gefasst: Der Senat wird gebeten, bei der Fortschreibung des Berichts zum Personalüberhangmanagement sicherzustellen, dass entweder ein zentraler Zugriff auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalüberhang geschaffen wird oder ein Modell installiert wird, das eine Steuerung durch Sanktionen und Anreize für die jeweils verantwortlichen Verwaltungen ermöglicht. Damit sollen auch die Nutzungen verschiedener arbeitsmarkpolitischer Instrumente, die zur Personalkostenreduzierung beitragen, wie Teilzeitarbeit, Sabbaticaljahr, Urlaub statt Weihnachtsgeld etc. ausgeweitet und Ablehnungen entsprechender Anträge durch die Verwaltung sanktioniert werden. Insbesondere sich auch Aussagen über die Finanzierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalüberhang zu treffen. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung vom 16. Januar 2002 die von der Senatsverwaltung für Inneres beantragte Fristverlängerung bis zum 28. Februar 2002 eingeräumt. In der Sitzung vom 20. März 2002 wurde eine beantragte Fristverlängerung bis zum zur Kenntnis genommen, mit der Maßgabe, dass ein Zwischenbericht zum vorgelegt wird. Als Begründung für die Fristverlängerung wurde die übergegangene Zuständigkeit für das Personalüberhangmanagement von der Senatsverwaltung für Inneres auf die Senatsverwaltung für Finanzen angeführt, sowie die umfangreiche Erarbeitung der erforderlichen Neuordnung der bisherigen dezentralen Personalüberhangverantwortung und der erforderlichen Anpassung der Personalkostenabbau Instrumente. Dazu wurde mündlich am in der Sitzung des Hauptausschusses berichtet und folgender Beschluss gefasst: Die Senatsverwaltung für Finanzen wird aufgefordert, dem Hauptausschuss zum das Konzept betr. Zentrales Überhangmanagement vorzulegen. Mit Schreiben vom wurde um erneute Fristverlängerung gebeten, mit der Begründung, dass der fristgerecht erstellte Bericht der Senatsverwaltung für Finanzen zum aufgrund einer ausführlichen Erörterung unter den Senatsverwaltungen als abgestimmtes Konzept überarbeitet werden soll. In der Sitzung wurde der Fristverlängerung stattgegeben, mit der Maßgabe, dass zum ein Schlussbericht vorgelegt wird. Hierzu wird berichtet: - 2 -

3 Gliederung: A Eckpunkte zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements 1. Behördeneinrichtung 2. Personalüberhangkräfte 3. Einsatzmöglichkeiten 4. Abfindungsmöglichkeiten 5. Zusammenarbeit mit dem Hauptpersonalrat B Aktueller Stand zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements 1. Auswahl zum Personalüberhang (VBSV 2000) 2. Zugang zum Zentralen Personalüberhangmanagement (Errichtungsgesetz) 3. Konzeptionen zum Umgang mit Personalüberhangkräften 3.1. Vermittlung 3.2. Akquise 3.3.Qualifizierung 4. Datenerhebung 5. Stellenbesetzungsverfahren 6. Behördeneinrichtung 7. Verbesserung der Fluktuationsregelungen C Weiteres Verfahren A Eckpunkte zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements Der Senat von Berlin hat in den Grundsätzen der Regierungspolitik zu Beginn der laufenden Legislaturperiode die Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements für die Mitarbeiter/innen beschlossen, die durch Wegfall eines Aufgabengebiets infolge der bisherigen bzw. künftigen Sparmaßnahmen des Senats bzw. infolge sonstiger haushaltsentlastender Maßnahmen zum Personalüberhang des unmittelbaren Landesbereichs gehören. Die Fragen, die sich im diesem Zusammenhang stellen, sind äußerst vielfältig, ebenso die Möglichkeiten der Gestaltung eines Zentralen Personalüberhangmanagements und die jeweiligen Auswirkungen auf die Beschäftigten und auf die Verwaltung. Daher führte das im Sommer dieses Jahres erarbeitete erste Konzept zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements aufgrund seiner erheblichen rechtlichen und konzeptionellen Komplexität zu breiten Prüf- und Erörterungserfordernissen. In mehreren Besprechungen der Mitglieder des Senats sind nunmehr die Grundsätze für die Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements vereinbart worden. Danach ergeben sich folgende Eckpunkte, die im Rahmen des Gesamtkonzepts detailliert abgestimmt werden sollen: 1. Behördeneinrichtung Das Zentrale Personalüberhangmanagement erhält auf gesetzlicher Grundlage eine eigene Organisationsform, die bei der Senatsverwaltung für Finanzen angebunden wird. Das Zentrale Personalüberhangmanagement erhält die Finanz- und Personalverantwortung für die Personalüberhangkräfte des unmittelbaren Landesdienstes

4 Die Einrichtung und damit der Übergang der Personalüberhangkräfte in das Zentrale Personalüberhangmanagement wird voraussichtlich zur Jahresmitte 2003 erfolgen. Das Zentrale Personalüberhangmanagement soll als schlanke, effektive Organisationseinheit eingerichtet werden. Das Personal der neuen Organisationseinheit des Zentralen Personalüberhangmanagements rekrutiert sich aus bisher landesweit mit der Organisation des Personalüberhang beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, insbesondere aus den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Vermittlungsbereichs der ehemaligen Personalagentur und weiteren dafür geeigneten Personalüberhangkräften. Zur Organisation der Auswahl des Überhangs und der Unterbringung sowie der Vermittlung von Übergangseinsätzen bedarf es in den einzelnen Personalwirtschaftsstellen auch weiterhin qualifizierter Personalkapazitäten. 2. Personalüberhangkräfte Die Personalüberhangkräfte verbleiben zunächst in der bisherigen Dienststelle bis zur Gestaltung eines Übergangseinsatzes oder einer erfolgreichen Vermittlung auf einen finanzierten Arbeitsplatz. Jede Verwaltung regelt den zwischenzeitlichen Einsatz (Tätigkeit und Ort) in ihrem Verantwortungsbereich selbst, wobei grundsätzlich zu beachten ist, dass eine organisatorische Herauslösung hinsichtlich Stellenzeichen, Zeichnungsleiste u.a. erfolgt. Der Einsatz der Personalüberhangkräfte in ihren bisherigen Dienststellen unterliegt der jederzeitigen Abrufbarkeit durch das Zentrale Personalüberhangmanagement auf eine neue dauerhafte oder nach Rücksprache mit der aktuellen Einsatzdienststelle - zeitlich befristete Tätigkeit, ggf. mit vorheriger Qualifizierungsmaßnahme. 3. Einsatzmöglichkeiten Die Verwaltungen sind aufgefordert, Vorschläge für Einsatzmöglichkeiten für Überhangpersonal unter dem Gesichtspunkt von Effizienzsteigerung und Bürgerfreundlichkeit zu unterbreiten. Dabei ist auch die jeweils erforderliche Qualifizierung und die geschätzte Einsatzdauer anzugeben. Einsätze zur Einsparung von Drittmitteln sowie zur Erzielung von Mehreinnahmen oder Minderausgaben sind ebenfalls denkbar. Hierbei sind Einsätze zur Verstärkung von Daueraufgaben (z.b. Fallmanager, Grundbuchämter) mit einzubeziehen. 4. Abfindungsmöglichkeiten Die bisherigen Abfindungs- und Fluktuationsregelungen (Prämien, Altersteilzeit) werden mit dem Ziel einer möglichst kostengünstigen Lösung bei weitest gehendem Ausschluss sogenannter Mitnahmeeffekte überprüft. Die Inanspruchnahme soll - sofern Einsparungen erzielt werden können - grundsätzlich jedem Interessierten ermöglicht werden. 5. Zusammenarbeit mit dem Hauptpersonalrat Die umfassende Unterrichtung des Hauptpersonalrats wird in Kürze erfolgen

5 B Aktueller Stand zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements Die Senatsverwaltung für Finanzen hat inzwischen einen Arbeitsstab für die Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements eingerichtet, der auf der Grundlage der Beschlusslage aus den Arbeitsbesprechungen des Senats folgendes veranlasst hat: 1. Auswahl zum Personalüberhang (VBSV 2000) Die auf die neue Behörde übergehenden Personalüberhangkräfte werden nach aufgabenkritischen Vorgaben in den jeweiligen Dienststellen gemäß den Auswahlgrundsätzen der Verwaltungsreform- und Beschäftigungssicherungsvereinbarung 2000 (VBSV 2000) ausgewählt. Damit bleibt die Einheitlichkeit des Auswahlverfahrens landesweit erhalten. 2. Zugang zum Zentralen Personalüberhangmanagement (Errichtungsgesetz) Der Zugang zum Zentralen Personalüberhangmanagement ist gesetzlich zu regeln. Hierzu ist inzwischen der Entwurf eines Errichtungsgesetzes über das Zentrale Personalüberhangmanagement erarbeitet worden. Der Gesetzentwurf soll insbesondere regeln: die Organisation des Zentralen Personalüberhangmanagements als nachgeordnete Behörde der Senatsverwaltung für Finanzen die personalrechtliche und finanzverantwortliche Zuständigkeit der neuen Behörde für den Personalüberhang des unmittelbaren Landesdienstes die gesamtstädtische Aufgabe der Behörde, insbesondere durch Vermittlung und Fortbildung der Personalüberhangkräfte sowie durch Organisation von Übergangseinsätzen für Personalüberhangkräfte den Übergang des Personalüberhangs in die neue Dienstbehörde im Einzelfall nach Zuordung zum Personalüberhang und Versetzung 3. Konzeptionen und Verfahrensweisen zum Umgang mit Personalüberhangkräften Der Aufbaustab bei der Senatsverwaltung für Finanzen erarbeitet z.z. umfassende Konzepte zur Vermittlung, Qualifizierung und Akquise von Beschäftigungsmöglichkeiten für Personalüberhangkräfte nach folgenden Eckpunkten, die im Rahmen des Gesamtkonzepts detailliert abgestimmt werden sollen: 3.1 Vermittlung - Rahmenbedingungen Gemäß 47 LHO besteht die Verpflichtung zur Übernahme von Personalüberhangkräften. Das Verbot der Außeneinstellung analog des 2. HWR vom soll aufrechterhalten werden. Möglichkeiten der Personalentwicklung von Dienstkräften außerhalb des Personalüberhangs sollen Berücksichtigung finden. - Zugang der Personalüberhangkräfte zum Zentralen Personalüberhangmanagement Die Dienststellen führen zur Ermittlung der Personalüberhangkräfte die Auswahl nach den in der VBSV 2000 festgelegten Zuordnungskriterien durch. Mit Zuordnung zum Personalüberhang und anschließender Versetzung im Einzelfall wird das Zentrale Personalüberhangmanagement Dienstbehörde der Personalüberhangkräfte

6 Mit der Versetzung der Personalüberhangkräfte zum Zentralen Personalüberhangmanagement wird die Personalakte übersandt. - Organisation im Vermittlungsbereich Es sollen Vermittlungsteams entsprechend der Fachrichtung und Besoldung/Eingruppierung der Überhangkräfte gebildet werden. Jede/r Vermittler/in soll bis zu 150 Personalüberhangkräfte betreuen. - Maßnahmen im Stellenpool Vermittlungstätigkeit Vorrangiges Ziel ist die dauerhafte Unterbringung der Überhangkräfte. Das Zentrale Personalüberhangmanagement organisiert Übergangseinsätze. - Ausschöpfung dienst-/arbeitsrechtlicher Möglichkeiten Zur Bearbeitung der zu erwartenden umfangreichen juristischen Fragen, insbesondere dienst- und arbeitsrechtlicher Art, soll ein Justitiariat eingerichtet werden. Soweit Dienstkräfte die Vermittlung erschweren, sollen alle dienstrechtlich und arbeitsvertraglich möglichen Maßnahmen ausgeschöpft werden. - Controlling / Statistiken Durch das Zentrale Personalüberhangmanagement werden regelmäßig Statistiken für die Durchführung eines Controllings erstellt. Hierzu soll ein aussagefähiges Berichtswesen entwickelt werden. 3.2 Akquise Vor dem Hintergrund des umzusetzenden Personalkostenabbaus unter Ausschluss betriebsbedingter Kündigungen muss auf das vorhandene Beschäftigtenpotenzial zurückgegriffen werden. Daher konzentriert sich die Akquise prioritär auf finanzierte Stellen bzw. Übergangseinsätze innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes. - Akquise von finanzierten Stellen innerhalb des unmittelbaren Landesdienste Mit Hilfe eines geeigneten Verfahrens sollen die Dienststellen dem Akquisebereich aktuelle und perspektivische Stellenbesetzungsbedarfe sowie befristeter Einsätze melden.die Dienststellen sollen zur Meldung besetzbarer Stellen und befristeter Beschäftigungsmöglichkeiten verpflichtet werden. - Akquise von Übergangseinsätzen innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Der Einsatz von Personalüberhangkräften für Aufgaben, die durch Personal- oder Sachkosten gegenfinanziert sind, soll forciert werden und von allen Dienststellen verpflichtend und vorrangig zu prüfen sein. Die Verminderung von Ausgaben und / oder die Erhöhung von Einnahmen sind Ziele dieser befristeten Beschäftigungsmöglichkeiten. Insofern sollen nur Übergangseinsätze anerkannt werden, die zur Einsparung von Drittmitteln sowie zur Erzielung von Mehreinnahmen oder Minderausgaben dienen. Hierbei sollen auch Einsätze zur Verstärkung von Daueraufgaben (z.b. Fallmanager, Grundbuchämter) mit einbezogen werden. - Akquise außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Um alle Handlungsmöglichkeiten zur Personalkosteneinsparung auszuschöpfen, ist die Akquise externer Beschäftigungsmöglichkeiten unverzichtbar. Hierfür ist der Aufbau von engen Kooperationen zu Bereichen des mittelbaren Landesdienstes, der Verwaltungen des Bundes und anderer Bundesländer sowie zu Unternehmen der Privatwirtschaft erforderlich. Anreizmodelle sollen sowohl Überhangkräfte als auch potenzielle Arbeitgeber motivieren, ein dauerhaftes bzw. befristetes Arbeitsverhältnis zu begründen

7 3.3 Qualifizierung Der zu erbringende Personalkostenabbau erfordert eine möglichst zeitnahe Unterbringung aller Überhangkräfte in finanzierte Arbeitsgebiete innerhalb bzw. außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes. Dies setzt u.a. die Organisation und Durchführung von Orientierungsund Qualifizierungsmaßnahmen voraus. - Orientierungsmanagement Zur Steigerung der persönlichen / beruflichen Mobilität und Flexibilität sollen gruppenbezogene und / oder personenbezogene, individuell einsetzbare und miteinander koordinierbare Bausteine konzipiert und angeboten werden wie bspw. Orientierungsseminare, Potenzialanalysen, Einzel- und Gruppen-Outplacements. - Qualifizierung für Tätigkeiten innerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Voraussetzung für entsprechende Qualifizierungen ist ein anerkannter Bedarf an entsprechend geschultem Personal und damit realistische Vermittlungsmöglichkeiten in vorhandene oder zukünftig frei werdende finanzierte Arbeitsgebiete sowie in befristete Ü- bergangseinsätzen in Bereichen mit personellen Engpässen und hohem Arbeitsanfall. Dabei wird es sich vorrangig um Einzel- bzw. zielgruppenorientierte Maßnahmen zur Vorbereitung bzw. Unterstützung eines geplanten finanzierten Arbeitsplatzwechsels bzw. anderweitiger befristeter Einsätze sowie um Maßnahmen zur Erhöhung der fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen handeln. - Qualifizierung für Tätigkeiten außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes Um alle Vermittlungsmöglichkeiten auszuschöpfen sowie das Land Berlin nachhaltig von Personalkosten zu entlasten, sollen verstärkt Qualifizierungen incl. Anreizmodelle für eine Unterbringung außerhalb des unmittelbaren Landesdienstes konzipiert und angeboten werden. - Dozenten/-innen / Fortbildungsträger Mit der Konzeption und Durchführung sollen fachlich ausgewiesene und methodischdidaktisch erfahrene Dozenten/-innen / Trainer/innen von Fortbildungseinrichtungen und Praktiker/innen des öffentlichen Dienstes sowie externe Fortbildungsträger etc. beauftragt werden. Ergänzend dazu soll das vorhandene Potenzial an fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen von Personalüberhangkräften genutzt und ggf. durch Fortbildungsmaßnahmen gestärkt werden. Darüber hinaus sollen geeignete Qualifizierungsangebote der Industrie- und Handelskammern und der Arbeitsämter genutzt und eine enge Kooperation mit der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen und den entsprechenden Bundesministerien forciert werden. 4. Datenerhebung Die Senatsverwaltung für Finanzen ermittelt derzeit bei allen Dienststellen Anzahl und Struktur des zu erwartenden Gesamtüberhangs (z.b. Anzahl, Alter, Laufbahngruppen, Berufsgruppen). Es ist davon auszugehen, dass zum voraussichtlich bis zu Personalüberhangkräfte von den Dienststellen gemeldet werden. 5. Behördeneinrichtung Zur Vorbereitung des Zentralen Personalüberhangmanagements wurde bei der Senatsverwaltung für Finanzen ein Aufbaustab eingerichtet. Der Aufbaustab beschäftigt sich aktuell mit der konzeptionellen und organisatorischen Vorbereitung der Einrichtung der neuen Behörde (Erstellung eines Gesamtkonzepts incl. Kostenkalkulation, Abstimmung von - 7 -

8 integrierten Einzelkonzepten, z.b. zur Vermittlung und Qualifizierung von Personalüberhangkräften; zum Organsationsablauf der Behördenaufgaben wie Personalaktenverwaltung, Zahlbarmachung der Bezüge über IPV, Justiziariat; zum funktionsfähigen Controlling und Berichtswesen im Zusammenhang mit einem verbesserten Stellenbesetzungsverfahren). 6. Verbesserung der Fluktuationsregelungen Die Senatsverwaltung für Finanzen überarbeitet z.z. die Prämien- und Altersteilzeitregelung mit dem Ziel einer deutlichen Steigerung der Anreizwirkung bei gleichzeitiger Realisierung von Stelleneinsparungen. Geprüft wird insbesondere die Aufhebung der Verpflichtung des frühestmöglichen Renteneintritts bei der Altersteilzeitregelung sowie Prämienmöglichkeiten bei einem Netto-Stellenwegfall, ggf. unter Betragserhöhungen. C Weiteres Verfahren Die Senatsverwaltung für Finanzen erarbeitet auf der Grundlage der beschriebenen Eckpunkte zur Zeit sowohl das Gesamtkonzept zur Einrichtung eines Zentralen Personalüberhangmanagements als auch das erforderliche Gesetz über das Zentrale Personalüberhangmanagement. In diesem Zusammenhang wird auch der voraussichtliche Kostenumfang ermittelt und im Gesamtkonzept dargestellt werden. Um eine möglichst abgestimmte und einvernehmliche Regelung des Gesamtvorhabens herzustellen, ist geplant, im Vorfeld des herbeizuführenden Senatsbeschlusses die Stellungnahmen der Senatsverwaltungen und Bezirksverwaltungen, des Hauptpersonalrats sowie der Gewerkschaften und Berufsverbände einzuholen. Unter Einberechnung des parlamentarischen Erörterungs- und Gesetzgebungsverfahrens wird das Zentrale Personalüberhangmanagement voraussichtlich Mitte des Jahres 2003 eingerichtet. Wir bitten, den Beschluss als erledigt zu betrachten. W o w e r e i t Reg. Bürgermeister D r. S a r r a z i n Senator für Finanzen - 8 -

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