Tipps Outlook Kalender... 5

Transkript

1 Tipps Outlook QuickSteps Postfach aufräumen s nach Unterhaltung sortieren Absender ignorieren oder sperren Ignorieren Sperren Kalender Planungsansicht Kalender per senden... 5 Seite 1

2 QuickSteps - QuickSteps ermöglicht eine häufig wiederholende gleichgelagerte Aufgabe automatisch auszuführen. - QuickSteps sind nur bei s möglich (nicht bei Kalender, Aufgaben, Notizen, Kontakte). Um einen QuickStep einzurichten, im Register Start auf QuickSteps verwalten klicken. Bestehende QuickSteps können in der Verwaltung gelöscht werden, ebenfalls sind hier jederzeit Änderungen oder neue Steps-Erstellungen möglich. Einen neuen QuickStep erstellen: auf den Button Neu klicken. In der darauf geöffneten Liste finden sich zahlreiche Aktionen wie z.b. einen QuickStep erstellen, der s in einen bestimmten Ordner verschiebt. Je nach ausgewählter Aktion müssen anschliessend noch zusätzliche Optionen festgelegt werden. - Dieser Vorgang kann beliebig oft ausgeführt werden. Seite 2

3 1.2. Postfach aufräumen Das einfachste Tool um die E- Mails aufzuräumen ist der Aufräumen Button im Register Start. - Es werden sämtliche redundanten Nachrichten, das heisst zum Beispiel, dass s oft beim Beantworten den kompletten Nachrichtenverlauf beinhalten und somit grösser werden, gelöscht werden. - Natürlich muss auch manuell aufgeräumt werden, denn das System kann nicht selber entscheiden, welche s noch gebraucht werden s nach Unterhaltung sortieren - Im Outlook gibt es verschiedene Möglichkeiten seinen Posteingang zu sortieren. Der bekannteste ist nach dem Datum. Der Überblick ist aber sehr gering. - Mit dem Sortieren nach Unterhaltung werden alle s, die das gleiche Thema betreffen, zusammen angezeigt und hat somit einen sehr guten Überblick. Im Register Ansicht kann unter Unterhaltung ein Häkchen bei Als Unterhaltung anzeigen gesetzt und die s sortiert werden. - Wenn Sie eine neue Nachricht empfangen, wird die gesamte Unterhaltung, zu der die Nachricht gehört, in der Nachrichtenliste nach oben verschoben. Perfekt um den Überblick zu behalten. Seite 3

4 1.4. Absender ignorieren oder sperren - Zwischen ignorieren und blockieren gibt es einen Unterschied. - Bei ignorieren werden aktuelle und zukünftige Nachrichten in der ausgewählten Unterhaltung in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. - Bei blockieren werden die ausgewählten Absender in den Junk Ordner verschoben Ignorieren Die gewünschte Unterhaltung auswählen und anschliessend ignorieren im Register Start Gruppe Löschen anklicken. Sämtliche s zu dieser Unterhaltung werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben Sperren Absender sperren: Im auf Junk im Register Start Gruppe löschen klicken. - Unter Junk Optionen kann die -Adresse oder eine Internetdomäne hinzugefügt werden und die s werden direkt in den Ordner Junk Verschoben. Seite 4

5 2. Kalender 2.1. Planungsansicht - Einen gemeinsamen Termin für das Team zu finden ist oft schwierig. - Im Outlook 2011 gibt es neu eine Planungsansicht. - Anhand der Planungsansicht sehen Sie sofort die freien Termine in der Wochenansicht und können ohne Probleme einen Termin finden. In der Kalenderansicht im Register Ansicht in der Gruppe Anordnen kann die Planungsansicht ausgewählt werden Kalender per senden - Kalender per versenden: Es kann ein gewisser Zeitraum ausgewählt werden. Ebenfalls können die Berechtigungsstufen eingestellt werden. Kalender per versenden: in der Kalenderansicht im Register Start in der Gruppe Kalender per senden auswählen und verschicken. Seite 5