KYOCERA whitepaper MDS in Europa Oktober KYOCERA-Document-Solutions-Studie in EuROPA

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1 KYOCERA whitepaper MDS in Europa Oktober 2012 KYOCERA-Document-Solutions-Studie 2012 Managed Document Services in EuROPA

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort I II III IV Begriffsabgrenzung Management-Summary Methodik Die Studie im Detail Impressum Das Whitepaper kann unter folgendem Link über die KYOCERA-Document-Solutions-Webseite heruntergeladen werden: kyoceradocumentsolutions.de/index/unternehmen/presse.html Seite 2

3 Vorwort In den europäischen Unternehmen sind die Anforderungen an die IT in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Sicherheitsaspekte, neue Customer-Relationship-Management(CRM)- oder Enterprise- Resource-Planning(ERP)- Lösungen sind nur zwei der zentralen Themen für die IT-Manager in Unternehmen. Parallel ist der Kostendruck kontinuierlich angestiegen und die IT-Abteilungen sollen Geschäftsprozesse in den Fachbereichen stärker als bisher unterstützen, um auf konjunkturelle Entwicklungen oder strukturelle Veränderungen im Unternehmen schneller reagieren zu können. Diese Situation erfordert neue Software- und Hardwarestrukturen. Im Fokus steht hierbei auch der Bereich des Druck- und Dokumentenmanagements. Diesen wesentlichen Kostentreiber innerhalb ihrer IT haben die europäischen Unternehmen in den vergangenen Jahren eher vernachlässigt. Denn häufig sind bislang etwa die mit dem Druck- und Dokumentenmanagement verbundenen Kosten nicht ganzheitlich erfasst worden. Gleichzeitig wächst der Bedarf an neuen Lösungen. Denn nach wie vor bestimmen in vielen Unternehmen heterogene Gerätestrukturen die Situation im Druck- und Kopierbereich. Dies führt zu immensen Zusatzkosten, hohem administrativen Aufwand und ineffizientem Service. Zudem stellt das Thema der Big Data die IT-Verantwortlichen vor die Aufgabe, neue effiziente und intelligente Prozesse in die Unternehmens-IT zu integrieren. Mit Managed Document Services (MDS) steht den Unternehmen heute ein ganzheitliches System zur Analyse und Optimierung der Gerätestruktur sowie des Dokumentenmanagements mit intelligenten Softwarelösungen zur Verfügung, das zunehmend an Relevanz gewinnt. Mit der Umfirmierung zu KYOCERA Document Solutions haben wir als Spezialist für Druckund Dokumentenmanagementlösungen im April unser Geschäft mit intelligente Lösungen für den Anwender sichtbar gemacht, in den Jahren zuvor wurde die Expertise im Bereich der Managed Document Services konsequent ausgebaut. Im Rahmen der KYOCERA-Studie MDS in Europa haben wir jetzt für acht zentrale europäische Regionen (Großbritannien, Italien, Spanien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Skandinavien, Schweiz) systematisch erfasst, welchen Stellenwert Managed Print Services und Document Solutions für die europäischen Unternehmen haben und welche Pläne sie in diesem Bereich in den kommenden Jahren umsetzen wollen. Dazu sind im Rahmen dieser europaweiten Onlinestudie, die wir gemeinsam mit dem unabhängigen Research-Institut Loudhouse durchgeführt haben, im August 2012 rund 750 IT-Leiter, CIOs und IT-Manager europäischer Unternehmen (ab 200 Mitarbeitern) nach ihren MDS-Strategien befragt worden. Die Studie ist ein wichtiges Werkzeug, um den Status der MDS-Implementierung in Europa zu erfassen und über die Ländergrenzen hinweg Trends und Entwicklungen zu erkennen, die uns helfen, uns noch stärker auf die Bedürfnisse der Anwender und Kunden einzulassen und gemäß dem Anspruch von Managed Document Services immer die individuell richtige Strategie für den einzelnen Kunden zu finden. Oliver Kreth General Manager European Marketing bei der KYOCERA Document Solutions Europe B.V. Seite 3

4 I Begriffsabgrenzung Managed Document Services: Unter Managed Document Services (MDS) versteht KYOCERA einen ganzheitlichen Ansatz für Druck- und Dokumentenmanagement. Darin enthalten sind sowohl Aspekte der Managed Print Services, die den Bereich des Print Managements in einem Unternehmen regeln, als auch der Document Solutions, die sich mit der Prozessoptimierung im Zusammenhang mit Dokumentenverarbeitung beschäftigen. Print Management: Unter Print Management versteht KYOCERA alle das Druckmanagement betreffenden Aspekte in einem Unternehmen. Dazu gehören sowohl Hardwarestrukturen als auch Kosten- und Flottenmanagementsysteme, die sich allein auf den Bereich des Druckens beziehen. Managed Print Services: Mit Managed Print Services bezeichnet KYOCERA Print Management durch externe Dienstleister. Dabei werden Basisleistungen wie Verträge über Hardware, Verbrauchsmaterial und Service durch Zusatzelemente wie Hardware-Analysen oder aktives Management und fortlaufende Optimierung der Hardwarestrukturen ergänzt. Document Solutions: Mit Document Solutions bezeichnet KYOCERA alle das Dokumentenmanagement betreffenden Softwarelösungen. Dazu gehören Automatisierungs- und Verarbeitungssoftware für elektronische und gedruckte Dokumente genauso wie Archivierungs- und Authentifizierungslösungen. Seite 4

5 II Management summary Die europäische MDS-Studie von KYOCERA belegt: Immer mehr Unternehmen in Europa erkennen, dass ein effizientes Dokumentenmanagement ein wesentlicher Hebel ist, um dem wachsenden Kostendruck zu begegnen. Demnach sehen 70 Prozent der befragten IT-Entscheider den Hauptvorteil eines entsprechenden MDS-Konzepts in der Senkung der Unternehmenskosten. 52 Prozent versprechen sich überdies eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse, 47 Prozent eine bessere Kostentransparenz. MDS bzw. die Optimierung von Dokumentenmanagement-Prozessen ist damit europaweit ein zentrales IT-Thema. Insbesondere mittelständische Unternehmen ( Beschäftigte) planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, sowohl Managed Print Services als auch Document Solutions verstärkt in ihre Prozesse zu integrieren. Dabei ist das Thema MDS in Europas Unternehmen vor allem ein strategisches: Da eine ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse im Unternehmen sich auf alle Unternehmensbereiche auswirkt, liegt die Entscheidung über MDS im oberen Management. So entscheidet über die Verwirklichung eines MDS-Konzepts bzw. über die Beschaffung von Drucksoftware und -hardware sowie Service in den meisten Unternehmen der IT-Leiter (65 Prozent) oder der CIO (39 Prozent). In jedem fünften Unternehmen (21 Prozent) ist sogar der CEO in den Entscheidungsprozess involviert. Da Unternehmen durchschnittlich rund 12 Prozent des gesamten IT-Budgets alleine für Drucker- und Kopiererhardware, Betrieb und Service aufwenden die Kosten für Dokumentenverarbeitung und automatisierte Prozesse sind hierin noch nicht erfasst lassen sich die Erwartungen, die die Unternehmen an Managed Document Services stellen, zusammenfassen: Managed Print Services und Document Solutions sollen künftig (1.) für niedrigere Gesamtkosten, bei (2.) besserer Kostentransparenz und -kontrolle, mit (3.) optimierten Dokumentenmanagementprozessen sowie (4.) einen besseren Product- Carbon-Footprint sorgen. Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass Unternehmen, die bislang keine integrierten Verbesserungen am Druck- und Dokumentenmanagement umgesetzt haben, mit dem bisherigen Kostenmanagement in ihrer Drucker- und Kopiererlandschaft unzufrieden sind. Demgegenüber gibt die deutliche Mehrheit der Unternehmen an, die bereits Erfahrungen mit dem Einsatz von Managed Print Services oder Document Solutions gemacht haben, deutliche Vorteile daraus zu ziehen. Automatisierte Dokumentenprozesse spielen hier für die Unternehmen eine genauso große Rolle wie etwa einheitliche und deswegen insgesamt günstigere Verbrauchsmaterialien durch eine einheitlichere Hardwarestruktur. Zweistufige Implementierung von MDS Die Studie belegt den hohen Kostendruck, unter dem die Unternehmen auch im IT- Bereich stehen. Sie zeigt außerdem, dass sie zunehmend auf Managed Print Services und Document Solutions setzen, um den wachsenden Anforderungen zu begegnen. Dabei gehen sie in der Regel in zwei Schritten vor: Zunächst reduzieren die Unternehmen im Rahmen von Print Management ihre Druckkosten. In diesem ersten Schritt wird die Gerätestruktur optimiert, die Verfügbarkeit der Service-Qualität gesteigert und bessere Kostentransparenz geschaffen. Im zweiten Schritt nutzen Unternehmen intelligente Document Solutions, um die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten, etwa über automatisierte Archivierungs- und Weiterleitungsroutinen oder auch durch automatisierten Formularund Rechnungsdruck. Seite 5

6 Dabei ist die Implementierung von Print Management schon weit vorangeschritten und zudem größtenteils in-house organisiert. Hingegen zeigt sich im Bereich der Document Solutions immer noch ein großes Potenzial. Nur jedes dritte Unternehmen nutzt bereits Document Solutions, der Wunsch nach Automatisierung ist groß. Rund ein Drittel der Unternehmen sucht noch nach Automatisierungslösungen im Bereich der Archivierung sowie der Verarbeitung gedruckter und elektronischer Dokumente. Dabei bleiben die hochkomplexen Softwarelösungen und deren Implementierung in die bestehenden IT-Strukturen inklusive Abrechnungs- und Buchungssysteme Sache der externen Berater. Steigende Marktdynamik Die Marktdynamik wird in den kommenden Jahren weiter ansteigen. Jedes vierte Unternehmen plant in den kommenden zwölf Monaten Veränderungen seiner Druck- und Dokumentenmanagement-Strukturen. Weitere 36 Prozent der Unternehmen wollen in den kommenden zwei Jahren ihre Strukturen anpassen. Dabei gibt es allerdings ein Gefälle zwischen den Teilnehmerländern. Während in Deutschland (73 Prozent), Frankreich (70 Prozent), Spanien (69 Prozent) und Italien (66 Prozent) mehr als zwei Drittel der Unternehmen in den kommenden zwei Jahren Veränderungen an ihrem Druck- und Dokumentenmanagement planen, fallen die Planungsvorhaben in Skandinavien (40 Prozent), Großbritannien (46 Prozent), Österreich (47 Prozent) und der Schweiz (52 Prozent) etwas niedriger aus. Länderübergreifend ist dabei die Total Cost of Ownership (TCO) für 88 Prozent ein zentrales Kriterium bei der Kaufentscheidung für neue IT-Solutions. Bei der Optimierung von Dokumentenprozessen steht jedoch nicht allein der Austausch der Hardwarekomponenten im Fokus: So gaben zwölf Prozent der befragten Entscheider an, dass die Implementierung von Softwarelösungen der Hauptgrund für die Veränderung des Print- und Outputmanagements war. Intelligente Software-Lösungen spielen dementsprechend eine immer größere Rolle im Geschäft mit MDS. Vor allem Lösungen für den Formulardruck (34 Prozent) sowie für das Monitoring (ebenfalls 34 Prozent) bzw. zur automatischen Archivierung (33 Prozent) werden länderübergreifend in allen Unternehmen besonders häufig eingesetzt. Für die meisten Entscheider liegt der Vorteil von Lösungen insbesondere in der Automatisierung von Prozessen: So gaben 38 Prozent der Befragten an, dass dieser Aspekt am meisten auf die Reduktion der Kosten einzahlt. Umweltaspekte gewinnen an Bedeutung Die überwiegende Mehrheit der europäischen IT-Manager ist außerdem der Meinung, dass die Bedeutung von Umweltaspekten auch für den Bereich des Druck- und Dokumentenmanagements in den kommenden Jahren noch steigen wird. Sie erwarten aus wachsenden Anforderungen auch steigende Kosten. Gütesiegel wie der Energy Star sind daher wichtige Entscheidungshilfen bei der Auswahl der Hardware und Infrastruktur. Seite 6

7 Kernaussagen der europäischen MDS-Studie von KYOCERA: Entscheidungen über MDS-Prozesse fallen auf der oberen Managementebene zwischen IT, CIO und Procurement, in jedem fünften Unternehmen auch mit dem CEO. Die befragten Unternehmen sind hier insgesamt zufrieden mit ihrer Druckund Dokumentenmanagement-Infrastruktur (81 Prozent). Jedes vierte Unternehmen gibt sogar an, vollkommen zufrieden zu sein. Die Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) sieht in den Druckkosten pro Seite ein wichtiges Kriterium. Allerdings sind nur 21 Prozent mit den Kosten zufrieden. Weitere wichtige Kriterien sind Qualität (43 Prozent) und Geschwindigkeit (35 Prozent). Jedes dritte Unternehmen gibt an, das Kostenmanagement sei von entscheidender Bedeutung für seine Druck- Infrastruktur. Gleichzeitig sind nur 18 Prozent mit der aktuellen Situation zufrieden. Außerdem wollen die Unternehmen eine stärkere Kostentransparenz im Druck- und Kopierbereich (74 Prozent). Die Unternehmen wünschen sich vor allem in der Dokumentenverarbeitung noch stärker automatisierte Prozesse. So würden 30 Prozent der Unternehmen automatische Archivierungslösungen und Möglichkeiten zur automatischen Erfassung von gedruckten (31 Prozent) und elektronischen (28 Prozent) Dokumenten einsetzen wollen. 64 Prozent der befragten Unternehmen haben in den vergangenen zwei Jahren begonnen, ihren Druck- und Dokumentenmanagementprozess umzustellen. Dazu sind etwa einzelne Komponenten (31 Prozent) oder die gesamte Hardware (23 Prozent) getauscht worden. Außerdem kommen bei 17 Prozent der Unternehmen neue Hardware oder zusätzliche Software (12 Prozent) zum Einsatz. Jedes vierte europäische Unternehmen plant, in den kommenden zwölf Monaten sein Outputmanagement zu verändern. Weitere 36 Prozent wollen ihre Strukturen in den kommenden 24 Monaten anpassen. Die Unternehmen sind überzeugt, mit Managed Document Services die Kosten deutlich zu reduzieren (70 Prozent), eine bessere Kontrolle ihrer Budgets zu erhalten (47 Prozent) sowie die Arbeitsprozesse deutlich zu verbessern (47 Prozent). Gleichzeitig steigt auch die Produktivität der Mitarbeiter mit dem Einsatz von MDS-Lösungen deutlich an (49 Prozent). Ziele für den Einsatz von MDS sind eine standardisierte Print- und Kopierstruktur (44 Prozent) sowie eine bessere Kontrolle über den Dokumenten-Output (38 Prozent) und reduzierte Gesamtkosten (35 Prozent). Jedes dritte Unternehmen (34 Prozent) gibt an, mit der Einführung von MDS auch die eigene Klimabilanz deutlich verbessern zu wollen. Seite 7

8 III Methodik Die europäische MDS-Studie von KYOCERA basiert auf einer Umfrage unter IT-Entscheidern und Managern in acht europäischen Regionen. Für die Untersuchung sind insgesamt 746 europäische Manager in Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Österreich, Skandinavien und der Schweiz durch das unabhängige Research-Institut Loudhouse befragt worden. Die Untersuchung ist als Onlinestudie im August 2012 durchgeführt worden. Die befragten Manager repräsentieren zu jeweils rund einem Drittel Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern (38 Prozent), zwischen Mitarbeitern (26 Prozent) und zwischen Mitarbeitern (36 Prozent). Die Studienteilnehmer beschreiben ihre Position innerhalb des Unternehmens als IT-Direktor (21 Prozent) oder IT-Manager (79 Prozent). Rund zwei Drittel (69 Prozent) sind männlich, ein Drittel (31 Prozent) weiblich. Die Mehrheit von ihnen ist zwischen 25 und 44 Jahren alt. Stichprobe I / II Über 1000 Beschäftigte 39 % 201 bis 500 Beschäftigte 36 % Die befragten Unternehmen verteilen sich überwiegend auf die IT- und Technologiebranche (37 Prozent) sowie den öffentlichen Sektor (13 Prozent), produzierendes Gewerbe (10 Prozent) und den Handelssektor (8 Prozent). 501 bis 1000 Beschäftigte 26 % Branche IT- / Technologie Sektor Öffentlicher Sektor Produktionssektor Handel Logistiksektor Wirtschaftsdienstleister (Recht, Personal, Beratung) Finanzdienstleister Konstruktion, Ingenieur oder Baudienstleister 13% 10% 8% 6% 6% 5% 37% Land Anzahl Teilnehmer Großbritannien 100 Deutschland 100 Frankreich 100 Italien 100 Spanien 100 * Daten basieren auf Unternehmen mit 200 oder mehr Mitarbeitern, außer Schweiz (100 und mehr Mitarbeiter) Versorgung / Telekommunikation Reise & Gastronomie Medien- / Marketing-Kommunikation Andere 3% 2% 2% 7% Österreich 100 Skandinavien 96 Schweiz 50 Gesamt* 746 Seite 8

9 STICHPROBE II / II IT- Direktor oder darüber 21 % Funktion IT- Manager 79 % Geschlecht Weiblich 31% Männlich 69% % Alter 65 und älter 1% % % % % Seite 9

10 IV Die Studie im Detail Budgetverteilung und Zufriedenheit mit den installierten Druck- und Kopierlösungen. Im Schnitt wenden die europäischen Unternehmen rund 12 Prozent ihrer IT-Budgets für die Drucker- und Kopierer-Infrastruktur auf. Hierin sind allerdings noch nicht die Kosten für das Dokumentenmanagement enthalten. Einige Unternehmen gaben außerdem an, ihre Kosten durch verschiedene Zuständigkeiten etwa der Einkaufsabteilung für Verbrauchsmaterialien und der IT für die Hardware exakt benennen zu können. Im Landesvergleich fällt auf, dass insbesondere bei den schweizerischen und österreichischen Unternehmen die Kosten mit 7,8 Prozent und 9,7 Prozent signifikant niedriger liegen als im europaweiten Durchschnitt der Untersuchung. Druck und kopie sind wesentliche grössen für die IT Koster Anteil des IT Budgets für Druck und Kopierinfrastruktur (%) 12,1 12,0 Total Großbritannien 12,5 Deutschland 13,0 Frankreich 14,2 Italien 12,4 Spanien Wie viel Ihres IT-Budgets geben Sie insgesamt für die Druck- und Kopierinfrastruktur aus? Datenbasis: 746 (gesamt) 9,7 Österreich 12,3 Skandinavien 7,8 Schweiz Die befragten Unternehmen sind insgesamt zufrieden (81 Prozent) mit ihrer Druck- und Kopiererinfrastruktur. Jedes vierte Unternehmen gibt sogar an, mit der Hardware in diesem Bereich sehr zufrieden zu sein. Dies gilt im Rahmen der Untersuchung auch über die Landesgrenzen hinweg. Hier zeigt sich in den teilnehmenden Ländern der Studie ein weitgehend einheitliches Bild. Hohe zufriedenheit mit druck und kopie Hardware Sehr zufrieden Eher zufrieden Weder zufrieden noch unzufrieden Eher unzufrieden Sehr unzufrieden Gesamt Großbritannien 25% 29% 56% 48% Deutschland 28% 64% 13% 18% 5% 1% 5%0% 5% 3% 0% Frankreich 23% 61% 9% 7% 0% Italien 12% 66% 19% Spanien 30% 57% 10% 3% 0% 2%1% Österreich 29% 51% 12% 7% 1% Skandinavien 23% 47% 6% Schweiz 32% 48% 12% 6% 2% 2% Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 10

11 Ausschlaggebende Faktoren für die Anwenderzufriedenheit mit der Drucker- und Kopiererinfrastruktur sind insbesondere die Kosten für Druck und Verbrauchsmaterial. 49 Prozent der befragten IT-Manager sehen diesen Aspekt als Schlüsselfaktor, noch weit vor Aspekten wie Druckqualität (43 Prozent) und Geschwindigkeit (35 Prozent) oder einer guten Servicequalität (27 Prozent). Auch der Möglichkeit, Dokumente vertraulich zu behandeln und bearbeiten zu können, messen die IT-Manager eine hohe Bedeutung bei (24 Prozent). Zunehmend spielen für die Zufriedenheit auch Umweltaspekte (21 Prozent) eine wichtige Rolle. Besonders auffällig an dieser Stelle ist jedoch, dass bei den Schlüsselfaktoren noch eine deutliche Diskrepanz zwischen der zugemessenen Bedeutung und dem Grad der momentanen Zufriedenheit besteht. So hält zwar fast die Hälfte der befragten IT- Manager die Kosten für Hardware und Verbrauchsmaterial für die wichtigste Größe, jedoch ist nur jeder Fünfte mit den aktuellen Preismodellen zufrieden. Ein ähnliches Bild zeigt sich beim Kostenmanagement. Auch hier sind vier von fünf Befragten nicht vollständig zufrieden. Eine umfassende Funktionalität ist den Unternehmen hingegen weniger wichtig. So gaben dies lediglich 17 Prozent als zentrales Kriterium für den Druck- und Kopierbereich an. Umfassende Ausgabefunktionen wie Broschürendrucke oder Heftoptionen (7 Prozent) halten nur wenige IT-Manager für ausschlaggebende Aspekte ihrer Druckund Kopiersysteme. Druckqualität / -Geschwindigkeit und Kosten sind Schlüsselfaktoren für Zufriedenheit Bedeutung für die Infrastruktur Vollständig zufrieden Kosten pro Seite/ Verbrauchsstoffe (Papier, Toner etc.) Druckqualität Druckgeschwindigkeit Kostenmanagement (Transparenz, Reportings) Service/ Wartung Vertraulichkeit System Integration Verbrauchsmittelmanagement (Papier, Toner etc.) Umweltbelange Erwerbliche Verbrauchsmittel (Papier, Toner etc.) Funktionsumfang der Hardware Laufendes Management Mobile Integration Archivierungsoptionen Druck Ausgabeoptionen (Stapel, Broschüren, Größen etc.) Lagerung von Verbrauchsstoffen (Papier, Toner etc.) Autorisierungsmanagement 8% 7% 7% 5% 21% 33% 35% 29% 33% 18% 27% 25% 24% 24% 23% 19% 21% 18% 18% 17% 21% 17% 19% 14% 21% 21% 23% 43% 49% Wie zufrieden sind Sie mit den einzelnen Aspekten der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? // Welche Aspekte wären Ihnen bei einer neuen Druck- und Kopierinfrastruktur besonders wichtig? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 11

12 Damit lassen sich aus Anwendersicht klar zwei Aspekte benennen: Qualität und Geschwindigkeit sind die zentralen Stellhebel für die Zufriedenheit mit der Druck- und Kopiererlandschaft. Die Kosten für Druck und Kopie sind die wichtigste Entscheidungskomponente. Kostenaspekte dominieren Druckqualität Zufriedenheit Druckgeschwindigkeit Service Autorisierungsmanagement Lagerung der Verbrauchsmaterialien Vertraulichkeitsaspekte System Integration Verbrauchsmaterialien Druck-Ausgabeoptionen Mobile Funktionsumfang der Hardware Kosten pro Seite Archivierungsoptionen Generelles Integration Management von Verbrauchsmaterial Management Umweltbelange Kostenmanagement Relevanz Wie zufrieden sind Sie mit den einzelnen Aspekten der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? // Welche Aspekte wären Ihnen bei einer neuen Druck- und Kopierinfrastruktur besonders wichtig? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 12

13 Organisation zwischen eigenen Ressourcen und externer Expertise Services für das Druckmanagement werden von den Unternehmen überwiegend als inhouse-lösungen realisiert. Lediglich rund 30 Prozent der Unternehmen geben an, nach Implementierung von Managed Print Services dauerhaft auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Besonders hoch ist der Anteil von In-house-Lösungen im europäischen Vergleich in Deutschland (76 Prozent), in der Schweiz (72 Prozent) sowie in Spanien (72 Prozent). Im Bereich Document Solutions setzen die Unternehmen aufgrund der Komplexität unternehmenskritischer Daten und der Datenvolumina verstärkt auf externe Beratung. Die Entscheidungen für den Einsatz neuer Druck- und Dokumentenmanagementlösungen fallen in nahezu allen europäischen Ländern auf gemeinsamer Basis von IT, CIO und dem Procurement. In jedem fünften befragten Unternehmen ist auch der CEO direkt in die Entscheidung eingebunden. DRUCKMANAGEMENT ÜBERWIEGEND IN-HOUSE REALISIERT Nur externe Service-Provider 2% Kein Wissen 3% Land In house Großbritannien 61% Zum Großteil externe Service- Provider 10% Halb innerbetriebliche und halb externe Service-Provider 18% Nur innerbetrieblich 30% Deutschland 76% Frankreich 62% Italien 62% Spanien 72% Österreich 69% Zum Großteil innerbetrieblich 37% Skandinavien 63% Schweiz 72% Welcher Teil des Services für Print Management ist in Ihrem Unternehmen in-house oder mit externen Dienstleistern organisiert? Datenbasis: 746 (gesamt) MDS IST CHEFSACHE II / II Gesamt Großbritannien Deutschland Frankreich Italien Spanien Österreich Skand. Schweiz IT-Leitung 65% 73% 58% 66% 55% 71% 65% 78% 50% CIO 39% 29% 36% 63% 64% 36% 29% 18% 34% Einkauf 28% 19% 33% 23% 21% 51% 38% 12% CEO 21% 23% 15% 17% 27% 25% 20% Wer entscheidet über die Beschaffung von Druck-Software, Hardware und Services in Ihrem Unternehmen? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 13

14 Implementierungsgrad und MDS-Marktdynamik im europäischen Vergleich Aufgrund des hohen Kostendrucks in den IT-Budgets wie auch im Bereich Druck und Kopie, haben sich nahezu alle Unternehmen bereits mit den Themen Print Management und Document Solutions auseinandergesetzt. 64 Prozent der befragten Unternehmen haben in den vergangenen 24 Monaten Veränderungen an ihrem Druck- und Dokumentenmanagement vorgenommen. Im Fokus standen neben dem Austausch einzelner Hardwarekomponenten (31 Prozent) und dem Kauf zusätzlicher Druck- und Kopiersysteme (17 Prozent) insbesondere die Implementierung neuer Softwarelösungen (12 Prozent) und der komplette Austausch der Systeme im Druck- oder Kopierbereich (23 Prozent). 16 Prozent der Unternehmen haben in den vergangenen zwei Jahren sogar ihre gesamte Druck- und Dokumentenmanagementinfrastruktur modernisiert. Hohe Dynamik bei Integration neuer Lösungen Keine Angabe 3% Vor fünf bis zehn Jahren 5% Vor zehn oder mehr Jahren 1% Vor zwei bis fünf Jahren 23% Zeitraum Wir haben nie Veränderungen vorgenommen 3% Im letzten Jahr 30% Vor einem oder zwei Jahren 34% Ersetzen der gesamten Druck-/Kopier- Output-Struktur 16% Kauf zusätzlicher Software- Lösungen 12% Kauf zusätzlicher Druck- oder Kopiergeräte 17% Veränderung Andere 1% Keine Angabe <1% Ersetzen aller Druck- oder Kopiergeräte 23% Wann hat Ihr Unternehmen zum letzten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement geändert? // Und was wurde in dieser Zeit verändert? Datenbasis: 746 / 699 (gesamt) Ersetzen einzelner Druck- oder Kopiergeräte 31% Seite 14

15 Im europäischen Vergleich beweisen die Schweiz (74 Prozent), Italien (73 Prozent), Spanien (72 Prozent), Deutschland (68 Prozent) und Frankreich (65 Prozent) dabei die höchste Dynamik in der Investition der letzten zwei Jahre. Österreich (61 Prozent) und vor allem Großbritannien (54 Prozent) sowie die skandinavischen Länder (54 Prozent) bleiben etwas hinter dem europäischen Trend zurück. Die Unternehmen setzen heute schon intelligente Softwarelösungen zur Kostenkontrolle (24 Prozent), zum Monitoring der Druck- und Kopiersysteme (34 Prozent) oder auch zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten (32 Prozent) ein. Automatische dokumentenverarbeitungs- und Archivierungslösungen im Fokus Formulardruck Monitor Automatische Archivierung Statusmonitor Automatische Erfassung gedruckter Dokumente 34% 34% 33% 32% 32% Automatische Erfassung elektronischer Dokumente Barcode-Druck Autorisierungsfunktionen Kostenkontrolle 27% 25% 24% 24% Sicherer Druck 21% Sonstige 0% Keine 6% Welche der folgenden Document Solutions nutzt Ihr Unternehmen aktuell? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 15

16 Antriebsfaktoren für Investitionen Die Unternehmen sehen vor allem deutliche Vorteile durch eine standardisierte Infrastruktur (40 Prozent) und eine erhöhte Kontrolle sowie Transparenz im gesamten Outputmanagement (33 Prozent). Dabei unterscheiden sich die Antriebsfaktoren für vergangene und zukünftige Investitionen kaum. Lediglich Sicherheitsaspekten und gesetzlichen Vorgaben wird zukünftig eine minimal höhere Bedeutung als bisher zugemessen. Standardisierung und Kostenkontrolle als Treiber für IT-Investitionen In der Vergangenheit In der Zukunft Standardisierung Druck- und Dokumentenmanagement Bessere Kontrolle über Druck-Output Kostenreduzierung Ersatz defekter Druck- oder Kopiergeräte Hoher Stromverbrauch der alten Hardware Höhere Verlässlichkeit Hardware / Software Angehen von Umweltthemen Verbesserung der Sicherheit Anpassung an Gesetze Erhöhung der MA-Produktivität Andere 2% 1% 16% 17% 19% 16% 17% 39% 38% 33% 35% 34% 33% 28% 27% 24% 26% 25% 24% 24% 44% Was hat zu den letzten Veränderungen geführt? // Und was ist der Auslöser für zukünftige Veränderungen?Datenbasis: 696 / 618 (gesamt) Seite 16

17 Optimierungspotentiale: Kosten senken, Zeit sparen Unternehmen, die sich bereits mit Managed Print Services und Document Solutions arbeiten, haben sehr positive Erfahrungen mit der Implementierung gemacht. Sie sehen signifikante Vorteile. Die Optimierungen, die sich Unternehmen von einer Einführung von Managed Print Services und Document Solutions versprechen, werden in der Regel noch deutlich übertroffen. So erwarten 66 Prozent der Unternehmen, die bislang noch keine Druck- oder Dokumentenmanagementlösungen einsetzen, eine deutliche Reduzierung ihrer Kosten. Demgegenüber nennen mehr als drei Viertel der Unternehmen, die bereits MDS implementiert haben, Kostenvorteile als einen wesentlichen Erfolgsfaktor von MDS. Als weitere Vorteile nennen die Unternehmen dieser Gruppe außerdem: deutlich reduzierte Arbeitszeiten und optimierte Arbeitsabläufe (60 Prozent) bessere Transparenz und Kostenkontrolle (58 Prozent) erhöhte Mitarbeiterproduktivität (49 Prozent) geringere Fehlerquoten durch automatisierte Prozesse und Abläufe (47 Prozent) heutige MDS-Nutzer sehen deutlich grössere Vorteile durch Integration von Lösungen Nutze aktuell eine Lösung zum Monitoring der Drucker und Kopierer Nutze aktuell keine Lösung zum Monitoring der Drucker und Kopierer Kostenreduktion Reduzierung der Arbeitszeit Transparenz / Kontrolle über das Druck-Budget 41% 48% 66% 60% 58% 76% Erhöhung der MA-Produktivität Möglichkeit zum Online-Monitoring Reduzierung von Fehlern durch Prozess-Automatisierung Verbesserung des Carbon Footprints 20% 49% 34% 49% 40% 47% 41% 34% Was glauben Sie sind die Hauptvorteile von MDS? Datenbasis: Mit Monitoring-Software: 225; Ohne Monitoring-Software: 491 Seite 17

18 In der detaillierten Betrachtung der Kostensenkungspotenziale zeigt sich, dass automatisierte Dokumentenprozesse und einheitliches Verbrauchsmaterial aufgrund einer homogenen Outputlandschaft die größten Potenziale bergen. Jeweils 38 Prozent der Unternehmen nennen sie als Hauptaspekte zur Kostenoptimierung. Weitere wichtige Faktoren zur Kostenreduktion sind für die Unternehmen unter anderem: erhöhte Produktivität (29 Prozent), reduziertes Printvolumen (24 Prozent) und schnellere Services (27 Prozent). Auch eine kleinere Anzahl von Anfragen bei den IT-Hotlines und IT-Helpdesks (16 Prozent) sehen die befragten Unternehmen als positiven Kosteneffekt. HÖCHSTE SPAREFFEKTE DURCH AUTOMATISIERTE PROZESSE Automatisierte Prozesse (Scan to Mail etc.) Günstigeres Verbrauchsmaterial Geringer Energieverbrauch Einheitliches Verbrauchsmaterial Erhöhte Produktivität Schneller Service Günstige Hardware (zentrale Einkäufe) Reduzierung Druckvolumen Weniger Lagerbedarf für Verbrauchsmaterial Reduzierung Asset Management Platzersparnis Weniger Helpdesk Calls Besseres Lifecycle Management Leasing Andere Keine der Genannten 5% 0% 2% 17% 16% 16% 14% 34% 31% 29% 27% 26% 24% 38% 38% Welche der folgenden Veränderungen an Ihrem Print- und Dokumentenmanagementprozess senkt die Kosten am meisten? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 18

19 Investitionsgeschwindigkeit Dieser Markttrend wird sich in den kommenden zwei Jahren unvermindert fortsetzen. Rund jedes vierte Unternehmen plant in den kommenden zwölf Monaten Veränderungen seiner Druck- und Dokumentenmanagement-Strukturen, 36 Prozent der Unternehmen wollen in den kommenden zwei Jahren ihre Strukturen anpassen. Schwerpunkte dieser Anpassungen sind der Austausch der gesamten Druck- oder Kopierhardware (35 Prozent), die Integration weiterer Hardwaresysteme (22 Prozent) sowie ein verstärkter Einsatz von intelligenten Softwarelösungen für das Outputmanagement (16 Prozent). GEPLANTE ÄNDERUNGEN DER INFRASTRUKTUR In zehn oder mehr Jahren 1% In den nächsten fünf bis zehn Jahren 6% In zwei bis fünf Jahren 19% Zeitraum Wir planen keine Veränderungen Keine Angabe 4% 11% In diesem Jahr In zwei Jahren 36% Ersetzen der gesamten Druck- / Kopier- Output-Struktur 13% Kauf zusätzlicher Software- Lösungen 16% Kauf zusätzlicher Druck- oder Kopiersysteme Veränderung Andere 1% Keine Angabe 2% Ersetzen einzelner Druck- oder Kopiergeräte 24% Ersetzen aller Druck- oder Kopiergeräte Wann wird Ihr Unternehmen zum nächsten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement ändern? // Und was soll dann verändert werden? Datenbasis: 746 / 633 (gesamt) Die Studie zeigt zwischen den untersuchten europäischen Ländern signifikante Unterschiede in der geplanten Implementierung von neuen MDS-Lösungen. Insbesondere in Deutschland (73 Prozent), Frankreich (70 Prozent), Spanien (69 Prozent) und Italien (66 Prozent) ist die Bereitschaft besonders hoch, in den kommenden zwei Jahren weitere Veränderungen im Outputmanagement der Unternehmen umzusetzen. Hier geben rund zwei Drittel der IT-Entscheider an, in den kommenden Monaten neue Projekte zum Outputmanagement umzusetzen. Deutlich geringer ist diese Dynamik in Skandinavien (40 Prozent), Großbritannien (46 Prozent), Österreich (47 Prozent) und der Schweiz (52 Prozent). Seite 19

20 DEUTSCHLAND IST TREIBER DER MDS-DYNAMIK Dieses Jahr In zwei bis fünf Jahren In zehn Jahren oder später Wir planen keine Veränderung In den nächsten zwei Jahren In fünf bis zehn Jahren Keine Angabe Gesamt Großbritannien Deutschland Frankreich Italien Spanien Österreich Skandinavien Schweiz 36% 19% 6% 1% 11% 4% 13% 33% 26% 9% 0% 14% 5% 26% 47% 14% 5% 6% 1% 1% 27% 43% 18% 3% 0% 8% 1% 44% 18% 8% 0% 8% 0% 40% 29% 17% 3% 1% 7% 3% 12% 35% 14% 8% 0% 24% 7% 19% 21% 25% 10% 4% 18% 3% 14% 38% 28% 8% 2% 4% 6% Wann wird Ihr Unternehmen zum nächsten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement ändern? Datenbasis: 746 (gesamt) Die befragten Unternehmen setzen in vielen Bereichen darauf, den Einsatz von Document Solutions in den kommenden Jahren deutlich auszubauen. Priorität haben für die europäischen IT-Manager hier insbesondere Archivierungslösungen (30 Prozent), sowie Lösungen zur automatischen Verarbeitung von elektronischen (28 Prozent) und gedruckten (31 Prozent) Dokumenten. Auch beim Einsatz von Lösungen für das Outputmanagement zeigt sich die hohe Priorität von besserer Kostenkontrolle und -transparenz. Jedes dritte Unternehmen möchte künftig verstärkt Lösungen zur Kostenkontrolle einsetzen, 27 Prozent der Unternehmen planen zudem den Einsatz von umfassenden Monitoringlösungen für ihre gesamten Druck- und Kopiersysteme. AutomAtiSche DokumentenVerArbeitunG und ArchiVierunGSLöSunGen im FokuS bei Document SoLutionS Formulardruck 25% Monitoring Automatische Archivierung Statusmonitor Automatische Erfassung gedruckter Dokumente Automatische Erfassung elektronischer Dokumente 32% 30% 28% 31% 28% Barcode-Druck Autorisierungsfunktionen 23% Kostenkontrolle 27% Sicherer Druck 18% Sonstige 1% Nichts 8% Welche der folgenden Document Solutions würden Sie sich wünschen? Datenbasis: 746 (gesamt) Welche der folgenden Document Solutions würden Sie sich wünschen? Datenbasis: 746 (gesamt) Seite 20

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MANAGED DOCUMENT SERVICES IN EUROPA. KYOCERA-Studie 2012 MANAGED DOCUMENT SERVICES IN EUROPA KYOCERA-Studie 2012 2 INHALT Methodik Seite 3 10 Kernergebnisse Seite 7 Einzelaspekte im Detail Seite 10 Budgetverteilung und Zufriedenheitsaspekte Seite 10 Organisation

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