MPS Managed Print Service

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1 MPS Managed Print Service Eine Herausforderung mit Spareffekt! Dr. Hans-Werner Stottmeister VP & COO, Off Script GmbH Andreas Drechsler Off Script Consultancy Solutions & Sales Unabhängiger Berater

2 Agenda 1. Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor 2. Anforderungen an die Output- Infrastruktur aus unterschiedlicher Sicht 3. Entwicklung des Marktes 4. MPS: von der Analyse über Op(mierung zum effek(ven Output Management 5. Methoden und Werkzeuge für MPS 6. IT Trends bei Applika(onen und im Device Management 7. Prak(sches Beispiel eines Device Portals als SaaS 8. Résumé 2

3 1. Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor Deutsche Unternehmen geben 34 Mrd. für Drucken aus; 22,6 Mrd. Inhouse, 11.1 Mrd. Outsourcing *) In EMEA (23 Länder) betragen Druckosten 258 Mrd. (mehr als Bru`oinlandsprodukt von Irland o. Finnland) 1 bis 3 % des Umsatzes großer und mi`elständiger Firmen wird für Output ausgegeben **) Ursachen: o o o Drucken von Web Seiten und s Beliebiger Druck in Farbe Wildwuchs der Druckerinfrastruktur mit passendem Output Management und Op(mierter Output Infrastruktur können Output - Aufgaben schneller und Ressourcen schonender erfüllt und Einsparungen von 10% bis 30% erreicht werden *) Studie des cebr: eines bri;schen Wirtscha>sins;tutes im Au>rag von OKI **) Gartner/IDC/Printer vendors 3

4 2. Anforderungen an die Output Infrastruktur Master(nhal,ormat aus unterschiedlicher bearbeiten Sicht Es liegt auf der Hand, dass zwischen den Wünschen nach Bequemlichkeit, Wechsel und Neuordnung der Unternehmensabläufe, grenzenloser Flexibilität der Nutzer sowie den Zwängen und Notwendigkeiten zur Kostenreduzierung eine Op(mierung der Output Prozesse in der Bürokommunika(onsbranche gefunden werden muss! Dieses Modell wird durch Analyse der Outputgeräte- infrastruktur, Dokumenten Workflows & fortwährendem Repor(ng gefunden. Das Ergebnis ist: Managed Print Service 4

5 Typische Output Umgebung als Spielwiese des MPS Application systems Supply Chain Systems ERP Systems Financial Systems Network Printer Electronic forms MFP Document storage Files and directories Mainframe System Office Applications Plotter Data centre Printer 5

6 3. Entwicklung des Marktes Im Mi`elpunkt Im Mi`elpunkt Daraus standen: folgen die neuen stehen Schwerpunkte: heute: Fleet Management, Servicebereitstellung und Koordination, Kostenkontrolle und Auswertung Hardware Klick - Verträge Outsourcing oder Ou`asking der Dokumentenstrategie Output-Systeme werden als Teil der IT Infrastruktur betrachtet und eingesetzt Service Management und Systemüberwachung sowie Kostenkontrolle Sokware Fortwährende Workflow- und Prozessgestaltung 6

7 Erfolgreiche Voraussetzungen für Managed Master(nhal,ormat Services? bearbeiten Bereitschaft zur Konsolidierung der Budgets... Kunde Bereitschaft zur Zentralisierung der Verantwortung gezielte Analyse der Kundenprobleme und sachkundige Beratung von Unternehmensberatern, Anbietern & Serviceprovidern 7

8 4. MPS: von der Analyse über Optimierung zum effektiven Output Management Regelmäßige Vorschläge zur Verbesserung der Performance aus Service-, Workflow- und Finanzgesichtspunkten Review Analyse Grundsätzliches Verständnis über Druckverhalten, IT-Umgebung und Machbarkeiten Design Definition eines business case, Vorschlag über technische Lösungen und Einsparmöglichkeiten Erbringen der Dienstleistung und Management der Flotte. Dauerhaftes Monitoring der Outputflotte mit unserem Device Portal Manage & Support Aufstellung & Einführung Roll out (Technologie) und Change Management (Anwender) 8

9 Prin/ng Solu/ons & Professional Service Einsparpoten(ale im MPS Prozess Master(nhal,ormat bearbeiten Bis 20% technologische Standardisierung Konsolidierung Output-Systeme flexible Verträge Professioneller Service " 20% - 30% Output-Steuerung (Software) Reduzierung Druckvolumen zentrale Vervielfältigung Flottenoptimierung " 30% - 50% Workflow-Optimierung Dokumenten-Management Prozesskostenoptimierung Outtasking/ Outsourcing Quelle: Gartner 9

10 5. Methoden & Werkzeuge für MPS Turnschuh- Analyse manuelles Erfassen aller relevanten Daten der Output- Umgebung durch Rundgang Vorteil: Erfassung der Nutzergewohnheiten Nachteil: hoher manueller Zeitaufwand, hohe Fehlerquote Device Scanner Analyse lokaler SNMP Scanner zur Erfassung aller Zählerstände, Netzwerkdaten der Geräte, Standorte und Tonerfüllstand; keine Sokwareinstalla(on nö(g Vorteil: große Zeitersparnis, quasi fehlerlos Nachteil: keine Informa(onen vom Nutzer Beispiel: RAK Printaudit S(ck von OFF SCRIPT 10

11 5. Methoden & Werkzeuge für MPS OFF SCRIPT - MPS Analyse 2.0: Visualisierung und Erfassung im Grundriss, automa/sche Auswertung, TCO Berechnung und Entwickeln eines Lösungsvorschlages Digitalisierter Grundriss auf Table` PC, Einfügen der Geräte/Standorte sowie Hinzufügen der Gerätedaten vom Device Scanner RAK oder My Device Portal sowie Einfügen von Informa(onen des Nutzers Beste Analyseform, sehr exakt, aussagefähig & schnell: Asset DB von Newfield IT zusammen mit RAK oder My Device Portal 11

12 5. Methoden & Werkzeuge für MPS Universal Device Management Portal (als SaaS in der Cloud) EigenschaUen: erfasst die Geräte aller Hersteller und deren wesentlichen technischen Parameter (Zähler, Toner, Störungen, Alarme, - Informa(onen) keine lokale Sokwareinstalla(on und Wartung nö(g, leichte Installa(on ferngesteuert über das Internet, Benutzerfreundlichkeit der Portalfunk(onen, Standardinterface zu Dri`anbieter Sokware, variables automa(sches Repor(ng mit Einführung können sofort die vorhandenen Printer verwaltet werden Installa(onen über 3 6 Monate als Analyse sehr effek(v für die Beurteilung von saisonalen Schwankungen in der Output- Umgebung Im Dauerbetrieb: als Fleet Manager der Output - Flo`e zu betreiben Produkt von OFF SCRIPT: My Device Portal 12

13 5. Methoden & Werkzeuge für MPS Printer Management SoUware lokale benutzerbezogene Analyse Middleware, erfasst alle Output Systeme im Netzwerk und an lokalen PC, erfasst alle Printjobs und deren Verursacher (Device- und User Management), Administratorplatorm zur Realisierung des komple`en Printmanagement als Ziel des MPS EigenschaUen: umfangreiches benutzerbezogenes Druckmanagement nach Regeln und Treibermanagement Produkt von OFF SCRIPT: Printaudit PA 6 Printaudit Assessor (60 Tage Lizenz von PA 6) 13

14 6. IT Trends bei Applika(onen und im Device Management Die Cloud etabliert sich SaaS ist das bevorzugte Modell! (Befragung *) Sokware zur Miete: 20% Platorm as Service: 16% IT Outsourcing in Cloud: 15% Wesentliche Gründe: - Kostensenkung:22% (kein Hos(ng, keine Wartung, keine Update Probleme) - bessere Skalierbarkeit und Verfügbarkeit:20% - mehr Flexibilität: 19% 107 von 114 befragten IT Unternehmen schätzen, dass die Bedeutung von SaaS auch in Deutschland steigen wird **) z.b. In den USA sind Cloud Compu4ng und SaaS weiter verbreitet! Ist das deutsche IT Management konserva4v? *) WOLFGANG MARTIN TEAM **) FRAUNHOFER IOA, BITKOM 14

15 Prin/ng Solu/ons & Professional Service 7. Prak(sches Beispiel: My Device Portal als Master(nhal,ormat SaaS von OFF SCRIPT powered bb y earbeiten Print Audit Lassen Sie sich das Device Portal bei OFF SCRIPT auf dem Stand A20 (4D) vorführen 15

16 8. Resümee MPS beherbergt für Endkunden ein erhebliches Einsparpoten(al und ermöglicht eine bessere Anpassung von Vertriebs- und Serviceverträgen an neue Herausforderungen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung in Unternehmen sowie eine hochwer(ge Kosten- und Inves((onskontrolle Vertriebsorganisa(onen der Gerätehersteller stehen bei der Preiserosion der Hardware vor der Aufgabe, mit Value Add Geschäksmodellen für den Anwendermarkt durch komplexere Serviceleistungen, wie etwa die Übernahme des komple`en Output Managements, die Margen wieder in die Gewinnzone zu heben. Das Hauptaugenmerk wird schon jetzt auf Service- und Workflow- management, Automa(sierung der Output Prozesse sowie auf eine flexible Anpassung der Service Verträge an die Kundenbedürfnisse gelegt Durch die Komplexität der MPS Prozesse wird der Beratungsbedarf bei Endkunden- sprich Anwendern- stärker zunehmen, was unabhängige Unternehmensberatung in diesem Bereich mehr als bisher erforderlich macht. Eine Grundlage dazu soll der vom BITKOM herausgegeben Lei,aden Managed Print Services schaffen. 16

17 Wir sind für Sie da! Besuchen Sie uns in Halle 3, Stand A20 (4d) Dr. Hans-Werner Stottmeister Printing Solutions & Professional Services OFF SCRIPT GmbH " Maternusstraße 44, " D Korschenbroich" Andreas Drechsler" Consultancy Solutions & Sales OFF SCRIPT " Markstädter Straße 23, " D Berlin" Tel , Mobil: " " " script.com script.com Tel , Mobil: " " 123

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