elektronischer Zahlungsverkehr

Transkript

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2 Inhalt Allgemeines...3 Vorbereitungen für den elektronischen Zahlungsverkehr...3 Aufbereitung der Löhne und Gehälter...4 Aufbereitung der Zahlungen für das Finanzamt und die Krankenkassen...5 SEPA...5 Seite 2

3 Allgemeines Mit dem Modul können Überweisungen an Ihre Mitarbeiter, an das Finanzamt sowie an die Krankenkassen in maschinenlesbarer Form aufbereitet werden. Früher hieß so etwas Disketten-Clearing, in Zeiten des Online- Bankings eben, da die Bankaufträge nicht mehr auf einem Datenträger zur Bank gebracht werden, sondern direkt vom Computer aus übermittelt werden. Voraussetzung für den elektronischen Zahlungsverkehr ist, dass Sie bei den Mitarbeitern und sofern nicht per Lastschrift abgebucht wird - bei den Krankenkassen und beim Finanzamt die Daten der Bankverbindung pflegen. Seit August 2013 steht auch der neue SEPA-Zahlungsverkehr zur Verfügung. Bis Anfang 2014 kann aber auch noch mit dem alten Zahlungsverkehr gearbeitet werden. Beide Verfahren können in diesem Zeitraum parallel genutzt werden. Vorbereitungen für den elektronischen Zahlungsverkehr Im Programmteil Stammdaten Arbeitgeber-Bankenstamm Arbeitgeber-Banken legen Sie Ihre Bankverbindungen an. Im Programmteil Stammdaten Personalstamm Personalstamm bearbeiten können Sie bei jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter unter dem Kartenreiter Bank / Kostenstellen die individuelle Bankverbindung eintragen. Im Personalstamm kann auch je Mitarbeiter zugeordnet werden, von welcher Arbeitgeberbank die Zahlung erfolgen soll. (Diese Zuordnung kann, wenn gewünscht, bei der Aufbereitung der Zahlungen ignoriert und durch eine andere Arbeitgeberbank ersetzt werden.) Abb.: Zuordnung von Bankverbindungen im Personalstamm Seite 3

4 Für das Finanzamt und für die Sozialversicherungsträger können in den Stammdaten ebenfalls Bankverbindungen eingetragen werden. Der elektronische Zahlungsverkehr kann erfolgen, wenn Bruttolöhne und gehälter erfasst worden sind und eine Nettolohnberechnung durchgeführt worden ist. Aufbereitung der Löhne und Gehälter Abb.: Auswahlmaske für den elektronischen Zahlungsverkehr Im Programmteil Auswertungen Diskettenclearing Löhne und Gehälter können Sie nicht nur die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen in elektronischer Form aufbereiten, sondern auch Abschlagszahlungen, Verträge wie vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherungen, Pensionskassen, Pfändungen (im Zusammenspiel mit dem WinLohn- Modul Pfändungsverwaltung ) usw. Bei der Aufbereitung nach dem alten Zahlungsverkehr entsteht jeweils eine Datei DTAUS1 (das ist ein von den deutschen Banken vor Jahren festgelegtes Dateiformat). Diese Datei kann entweder auf einem Datenträger (Diskette oder CD/DVD) an die Bank übermittelt oder, wenn bei Ihnen ein Programm für das Online-Banking installiert ist, direkt in das Online-Banking-Programm eingelesen und verarbeitet werden. Seite 4

5 Wenn Sie mit einem Programm für das Online-Banking arbeiten, nehmen Sie der Bank die Arbeit ab. Deshalb sind die Banken daran interessiert, dass Sie Ihre Bankaufträge auf diese Art abwickeln und stellen Programme für das Online-Banking günstig bzw. kostenlos zur Verfügung. Aufbereitung der Zahlungen für das Finanzamt und die Krankenkassen Im Programmteil Auswertungen Diskettenclearing Finanzamt und Krankenkassen können Sie wahlweise die Lohnsteuer für das Finanzamt oder die Sozialversicherungsbeiträge für die Krankenkassen aufbereiten lassen sofern die Beträge nicht abgebucht werden anhand der Lohnsteueranmeldung, die Sie direkt aus dem Programm IN-LINE WinLohn mit dem Programmteil Auswertungen Lohnsteueranmeldung online vornehmen können, bzw. anhand der SV-Beitragsanmeldung, die Sie mit dem Programmteil Auswertungen Krankenkassenauswertungen Beitragsnachweise bei Nutzung der Dakota-Schnittstelle ebenfalls online abgeben können. Auch bei der Aufbereitung der Lohnsteuer oder der Sozialversicherungsbeiträge mit dem elektronischen Zahlungsverkehr entsteht wiederum jeweils eine Datei DTAUS1, die per Online-Banking oder per Datenträger an die Bank übermittelt werden kann. SEPA SEPA steht für Single Euro Payment Area und bezeichnet das neue Verfahren zur Abwicklung von Bankaufträgen, das nicht mehr an den deutschen Landesgrenzen Halt macht und für Geldgeschäfte mit dem Ausland zumindest mit dem EU-Ausland keine Speziallösungen mehr mit hohen Bankgebühren erforderlich macht. Der SEPA-Standard löst ab dem 1. Februar 2014 den alten Zahlungsverkehr nach dem DTA-Standard ab. SEPA kann aber bereits jetzt genutzt werden. Für das SEPA-Verfahren ist die Verwendung von IBAN und BIC/SWIFT-Code sowohl bei den Arbeitgeber-Bankverbindungen als auch im Personalstamm bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erforderlich. Für das Programm IN-LINE WinLohn steht ein Konvertierungsprogramm zur Verfügung, das aus den alten Bankverbindungen IBAN und BIC ermittelt und in die Stammdaten einträgt. Den SEPA-Zahlungsverkehr finden Sie im Programm IN-LINE WinLohn im Menü unter Auswertungen SEPA-Überweisungen. Dort gibt es einen Programmteil für Überweisungen an Ihre Mitarbeiter sowie zur Bedienung von VWL- und ähnlichen Verträgen. In einem zweiten Programmteil können SEPA-Überweisungen für die Krankenkassen und/ oder das Finanzamt erstellt werden, sofern die nicht per Lastschrift bei Ihnen abbuchen. Seite 5

6 Abb.: Auswahlmaske für den SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr im Programm IN-LINE WinLohn erzeugt XML-Dateien, deren Inhalt (= Überweisungsaufträge) von Online-Banking-Programmen ausgelesen und verarbeitet werden. Ihr Team der Seite 6