1 Organisationsdiagramm (SmartArt)

Transkript

1 1 Organisationsdiagramm (SmartArt) Mit einem Organisationsdiagramm können Sie die Gliederung einer Firma oder sonstiger Institutionen darstellen. PowerPoint bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, diese Diagrammform zu erstellen. Ein Organisationsdiagramm Öffnen Sie die Datei PowerPointDiagramme18, aktualisieren Sie gegebenenfalls die Verknüpfungen und richten Sie am Ende der Präsentation eine neue Folie ein. Wählen Sie dafür das Layout Titel und Inhalt. Nach einem Klick auf das SmartArt-Symbol in der Mitte öffnet sich das Dialogfeld SmartArt-Grafik auswählen: Auf der neuen Folie auf dieses Symbol klicken Den Diagrammtyp aussuchen Hier wählen Sie auf der Seite Hierarchie den ersten Typ aus und bestätigen mit [_OK_]. Es wird das Kontextwerkzeug SmartArt-Tools mit den zwei Registerkarten Entwurf und Format eingeblendet und auf dem Bildschirm sehen Sie ein Beispieldiagramm. 1

2 Durch Klick auf die Schaltfläche am linken Rahmenrand öffnet sich ein kleiner Textrahmen, der so genannte Textbereich, mit dessen Hilfe die Objekte beschriftet werden können. Über die Schaltfläche können Sie den Textbereich auch wieder ausschalten. Das eingefügte Organigramm mit dem Kontextwerkzeug SmartArt-Tools und dem Textbereich Beim Bearbeiten ist es immer wieder notwendig, zwischen den Darstellungsgrössen zu wechseln. Dazu benutzen Sie die Zoom-Schaltfläche unten in der Statusleiste oder Sie zoomen mit der Radmaus. In dem Beispieldiagramm sehen Sie fünf Felder (Kästchen) mit dem Wort "Text". Dieser Text dient als Platzhalter, den Sie ersetzen können. 1.1 Text eingeben Mit einem Mausklick auf einen Platzhalter geben Sie Ihren Text ein oder Sie benutzen den Textrahmen. Der Platzhalter-Text wird nicht ausgedruckt. Klicken Sie im oberen Feld auf den Platzhalter. Tippen Sie ein: Frau Sonntag. Für eine neue Zeile drücken Sie die Tastenkombination (ª_)+( )-Taste (=Zeilenschaltung)! In die zweite Zeile geben Sie ein: Geschäftsführung. Beenden Sie den Editiermodus durch Mausklick ausserhalb des Feldes. Den Text können Sie auch jederzeit verändern: Klicken Sie auf den Text oder drücken Sie bei einem markierten Feld die (F2)-Taste. Textbereich Geben Sie auch den Text für die Mitarbeiter Montag, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag nach dem obenstehenden Organigramm ein. Als Seitentitel oberhalb des Diagramms tippen Sie Firma EDV-Woche ein und zentrieren den Titel.

3 1.2 Weitere Felder hinzufügen Über die Registerkarte Entwurf (SmartArt-Tools) fügen Sie einen Mitarbeiter hinzu: Klicken Sie auf den Rahmen des Feldes Frau Mittwoch. Das Feld wird von 8 Markierungspunkten als aktuelles Objekt gekennzeichnet. Über den Pfeil der Schaltfläche in der Registerkarte Entwurf (SmartArt-Tools) öffnen Sie die unten stehende Liste. Oder Sie öffnen mit rechtem Mausklick auf den Rahmen des Feldes das Kontextmenü und zeigen auf Form hinzufügen. Wählen Sie Form darunter hinzufügen aus. Kontextmenü Form einfügen Klicken Sie in dieses neue Feld und geben Sie in zwei Zeilen den Text Herr Samstag Vertriebsbüro Nord ein. Es muss jetzt noch ein Feld für den Kollegen von Herrn Samstag eingefügt werden: Klicken Sie auf den Rahmen des Feldes Herr Samstag. Das Feld wird von acht Markierungspunkten als aktuelles Objekt gekennzeichnet. Wählen Sie aus der Liste Form einfügen die Zeile Form davor hinzufügen aus. Form einfügen Geben Sie den Text für Herrn Freitag ein. Das Feld von Herrn Freitag hätten Sie auch erstellen können, indem Sie bei Frau Mittwoch Form darunter hinzufügen auswählen. 3

4 Organisationsdiagramm Wenn Sie die beiden letzten Felder nicht untereinander, sondern nebeneinander anordnen möchten, markieren Sie das untere Feld, zeigen mit der Maus auf den Markierungsrand bis die Maus zu einem Kreuz wird und ziehen das Feld dann neben das andere. Das Feld von Herrn Freitag verschieben Sie dann auf die gleiche Weise noch etwas nach links. Speichern Sie die Präsentation unter dem Namen PowerPointDiagramme19 ab. 1.3 Organigramm gestalten Im Untermenü der Schaltfläche auf der SmartArt-Tools Registerkarte Entwurf (Gruppe Grafik erstellen) finden Sie Möglichkeiten, die Anordnung der Felder und die Grösse des Organigramms zu verändern. Zum Verschieben zeigen Sie auf den Rahmen (Markierungskordel) und ziehen das Organigramm an eine andere Position. Autoformate Über das Symbol Weitere auf der SmartArt-Tools Registerkarte Entwurf in der Gruppe Layouts rufen Sie den rechts stehenden Katalog auf. Hier geben Sie sehr schnell dem Organigramm ein anderes Aussehen. Der Befehl Weitere Layouts öffnet wieder das nachfolgende Dialogfeld: Listenfeld Layout Katalog Layouts

5 Autoformate 1.4 Text, Felder und Verbindungslinien formatieren Nur markierte Objekte können Sie formatieren. Zum Markieren haben Sie mehrere Möglichkeiten: Ein Mausklick auf den Rahmen eines Feldes, wenn Sie ein Feld markieren möchten. (ª_) + Mausklick auf weitere Felder, um mehrere Felder gezielt zu markieren. Den Text eines Feldes können Sie im Editiermodus mit der Tastenkombination (Ctrl)+(A) markieren. Die Formatierung des Textes, z. B. Schriftart und -grösse, nehmen Sie im Editiermodus vor. Markieren Sie den Text und wählen Sie einen Befehl aus. Felder formatieren Die Registerkarte Format (SmartArt-Tools) bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten die Felder der SmartArt-Grafik zu ändern und Ihren Wünschen anzupassen. Wenn Ihnen z. B. die Form der Felder unseres Organisationsdiagramms nicht zusagt, können Sie diese nachträglich wie folgt umgestalten: markieren Sie alle Felder, deren Form geändert werden sollen, klicken Sie in der Gruppe Formen auf die Schaltfläche Form ändern und wählen Sie im Untermenü eine neue Form aus, z. B. Abgerundetes Rechteck. Organisationsdiagramm mit geänderten Formen Form ändern 5

6 Mithilfe der Schaltfläche Fülleffekt in der Gruppe Formenarten ändern Sie die Farbe der Felder, z. B. auf Orange. Verbindungslinien formatieren Auch die Verbindungen zwischen den Feldern können verändert werden und müssen zu diesem Zweck vorher markiert werden. Lassen Sie sich nicht dadurch verwirren, dass nach dem Anklicken ein rechteckiger Markierungsrahmen erscheint, der unter Umständen auch ein Feld mit einzuschliessen scheint. Tatsächlich ist nur die Linie markiert, wobei festzuhalten ist, dass vor allem bei gewinkelten Linien nicht unbedingt erkennbar ist, welche Teile zu einer Linie gehören: Fülleffekt (Ausschnitt) Markierung einer Linie (Ausschnitt) Markieren Sie alle Verbindungslinien, klicken Sie auf die Schaltfläche Formkontur und wählen Sie eine passende Farbe aus, z. B. das gleiche Orange wie beim Fülleffekt. Wenn Sie nicht mehr genau wissen, welche Farbe das war, wählen Sie im Untermenü der Schaltfläche Formkontur die Pipette aus und klicken damit auf das Orange eines Textfeldes. Auf diese Art können Sie jede erdenkliche Farbe, die bereits auf der Folie verwendet wird, auswählen. Mit der Pipette eine Farbe auswählen Die Pipette benutzen

7 Organisationsdiagramm mit formatierten Feldern und Verbindungslinien Sollten Sie aufgrund der Überlagerungen nicht alle Linien auf einmal markieren können, führen Sie einfach die Schritte mit den verbleibenden Linien noch einmal aus. Objekte aus dem Organisationsdiagramm entfernen Um Objekte aus dem Organisationsdiagramm zu entfernen, markieren Sie sie und drücken anschliessen die (Entf)-Taste. Unter Umständen verschieben sich dabei aber die verbleibenden Felder so, dass Sie sie erneut entsprechend anordnen müssen. Organigramm erstellen Öffnen Sie die Präsentation Laubach. Erstellen Sie am Ende der Präsentation eine neue Folie mit dem Folienlayout Titel und Inhalt. Geben Sie als Titel Firmenstruktur ein. Klicken Sie auf den Platzhalter für die SmartArt-Grafik und wählen Sie aus dem Register Hierarchie Organigramm. Geben Sie im ersten Rechteck Felicia Laubach und in die nächste Zeile des gleichen Rechtecks Geschäftsführerin ein. Entfernen Sie das mittlere Rechteck und geben Sie in den ersten beiden Rechtecken der zweiten Zeile Günther Wieland, Prokurist und Irene Laubach, Stellv. GF ein. Das dritte Rechteck entfernen Sie. Herr Wieland hat die Mitarbeiter Dirk Fiedler, Abt. Marketing und Klaus Peter, Abt. Vertrieb. Irene Laubach hat den Mitarbeiter Harald Mutschler, Abt. Technik. Mitarbeiter von Harald Mutschler sind Matthias Müller, Kelterung und Karen Borchert, Anlagentechnik. Günther Wieland bekommt noch eine Assistentin: Meriem Remmo, Chefsekretärin. Wählen Sie die SmartArt-Formatvorlage Moderater Effekt. Speichern Sie die Präsentation unter Laubach7_Bearbeitet. 7