Sonderausgabe Steuertipp

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1 Sonderausgabe Steuertipp Das Reisekostenrecht 2014 Um Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben wir in dieser Ausgabe alle bisher erschienenen Beiträge der letzten Monate zu diesem Thema zusammengefasst und um ein paar Informationen ergänzt. Bitte beachten Sie, dass die nachstehenden Ausführungen die Rechtslage nicht abschließend darstellen. Generell gilt: Haben Sie Fragen rund um das Thema Reisekosten? Sprechen Sie Ihren Steuerberater an! Zentrale Änderungen Ab 2014 gilt ein neues steuerliches Reisekostenrecht. Das zugrundeliegende Gesetz wurde am im Bundesgesetzblatt verkündet. Waren 2013 die Verpflegungsmehraufwendungen noch in drei Stufen unterteilt, gelten ab 2014 nur noch zwei Pauschalen: steuerfreie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen 2013 ab 2014 bei einer Abwesenheit bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 6,00 von mehr als 8 Stunden 12,00 von mehr als 14 Stunden 12,00 24 Stunden 24,00 von 24 Stunden 24,00 Bei mehrtägigen Reisen (mit auswärtiger Übernachtung) gilt ab 2014 zudem für den An- und Abreisetag generell eine Pauschale von 12, unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Wird die Auswärtstätigkeit über Nacht, aber ohne Übernachtung ausgeübt, so greift bei einer Abwesenheit von insgesamt mehr als 8 Stunden die Pauschale von 12. Die Pauschale ist dann für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. Beispiel: Ein Busfahrer fährt am um Uhr mit einem Bus vom Betriebshof mit einer Reisegruppe weg und kommt um Uhr am nächsten Morgen zurück. Weder an dem einen noch an dem anderen Tag ist er jeweils mehr als 8 Stunden unterwegs. Insgesamt beträgt seine Abwesenheit aber mehr als 8, nämlich 9 Stunden, und zwar über Nacht ohne Übernachtung. Er kann daher für den eine Pauschale von 12 ansetzen, denn auf diesen Tag entfällt der überwiegende Anteil seiner Abwesenheit. Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten unverändert länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die vorstehend genannten Vereinfachungen gelten ab 2014 aber auch hier entsprechend.

2 Grundsätzlich gilt: Erstatten Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern weniger als die steuerfrei möglichen Verpflegungspauschalen, so kann der Arbeitnehmer die Differenz im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Achtung: Die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist wie bisher auf drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit in derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (so genannte Dreimonatsfrist). Dies muss allerdings nur dann geprüft werden, wenn der Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte (Einsatzort) regelmäßig mindestens an drei Tagen pro Woche auswärts tätig wird. Anwendungsbeispiel: Mehrtägig auf Reisen Der Fall: Ihr Mitarbeiter ist mehrere Tage für Sie beruflich unterwegs. Er verlässt am Tag 1 um Uhr seine erste Tätigkeitsstätte (das Büro, den Betriebssitz) und fährt beruflich veranlasst nach Hamburg. Dort kommt er am Abend des 1.Tages an und übernachtet dort. Den zweiten Tag verbringt er tagsüber in Hamburg. Am Abend des 2.Tages tritt er seine Rückreise an und kommt am 3.Tag frühmorgens um Uhr - ohne zuerst in das Büro oder zum Betriebssitz zu fahren - in seiner Wohnung wieder an. Am 1. Tag ist er 12 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend, am 2.Tag 24 Stunden und am 3.Tag 1,5 Stunden. Die Frage: Welche Verpflegungsmehraufwendungen kann Ihr Arbeitnehmer nun geltend machen? Sie haben ihm keine Mahlzeiten während seiner Auswärtstätigkeit gestellt. Die Lösung: Insgesamt 48 kann Ihr Arbeitnehmer als Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen: Tag 1 (Anreisetag): 12, Tag 2 (Zwischentag): 24, Tag 3 (Abreisetag): 12. Die Abwesenheitszeiten von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte spielen für die Spesenbemessung an dem An- und Abreisetag seit diesem Jahr keine Rolle mehr. Das an dem zweiten Tag bereits die Rückreise beginnt, macht den Tag 2 nicht zum Abreisetag, denn der Arbeitnehmer ist am Tag 2 über 24 Stunden unterwegs und beendet eben gerade noch nicht endgültig seine Reise. Für die Qualifizierung des Tages 3 als Abreisetag ist es nach Auskunft der Finanzverwaltung unschädlich, dass der Arbeitnehmer in der Nacht von Tag 2 auf Tag 3 nicht mehr außerhalb übernachtet hat. Übernachtung mit Frühstück Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten und hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungsmehraufwandspauschale (Spesen), so ist für die Mahlzeitengestellung ab 2014 nicht mehr der amtliche Sachbezugswert anzusetzen und zu versteuern, sondern die Spesen sind zu kürzen. Und zwar pauschal um 20% für ein Frühstück und um 40% für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf eine Verpflegungspauschale für einen vollen Tag. Damit ergeben sich als Kürzungsbeträge für ein Frühstück 4,80 und für ein Mittag- oder Abendessen je 9,60 bei einer Auswärtstätigkeit im Inland.

3 In allen anderen Fällen der Gestellung von Mahlzeiten mit einem Wert bis zu 60 - also immer dann, wenn die Voraussetzungen für die Spesen nicht erfüllt sind - verbleibt es weiterhin bei dem Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert. Beispiel: Arbeitnehmer ist drei Tage im Inland unterwegs. Am Abreisetag reist er Mittags um 12 Uhr ab. Am Rückreisetag kommt er um 14 Uhr wieder am Betriebssitz an. Am ersten Tag ist er damit 12 Stunden abwesend, am zweiten Tag 24 Stunden und am dritten Tag 14 Stunden. Er bekommt vom Arbeitgeber am zweiten und dritten Reisetag das Frühstück gestellt. Rechtslage bis Ende 2013: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für den ersten Tag 6, für den zweiten Tag 24 und für den dritten Tag 12, insgesamt also 42 Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei auszahlen. Verpflegungsmehraufwendungen: Reisetag 1 Abwesenheit 12 h 6,00 Reisetag 2 Abwesenheit 24 h 24,00 Reisetag 3 Abwesenheit 14 h 12,00 Summe steuerfreie Erstattung durch AG 42,00 Zugleich muss er in der Lohnabrechnung den amtlichen Sachbezugswert für das Frühstück von derzeit 1,60, also 2 x 1,60 = 3,20 als steuerpflichtigen Sachbezug erfassen. Rechtslage ab 2014: Der Arbeitgeber könnte dem Arbeitnehmer für den Abreise- und den Anreisetag jeweils 12, für den zweiten Reisetag 24, insgesamt also zunächst 48 steuerfrei ausbezahlen. Aber: Auf Grund der Gestellung des Frühstücks sind die Verpflegungspauschalen vom zweiten und dritten Reisetag jeweils um 4,80, insgesamt also um 9,60 zu kürzen. Damit kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diese Reise nur 38,40 steuerfreie Verpflegungspauschalen ausbezahlen. Verpflegungsmehraufwendungen: Reisetag 1 Anreisetag, tats. Abwesenheitsdauer egal 12,00 Reisetag 2 Abwesenheit 24 h 24,00 Reisetag 3 Abreisetag, tats. Abwesenheitsdauer egal 12,00 Zwischensumme 48,00 Kürzung wegen Reisetag 2 Frühstück -4,80 Reisetag 3 Frühstück -4,80-9,60 Summe steuerfreie Erstattung durch AG 38,40 Ein steuerpflichtiger Sachbezug muss darüber hinaus nun nicht mehr in der Lohnabrechnung erfasst werden. Soweit der Arbeitnehmer steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erstattet bekommt, kann er diese nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Zu diesem Zweck musste bereits bisher der Arbeitgeber etwaige steuerfrei gezahlte Beträge in der Lohn-

4 steuerbescheinigung bescheinigen. Dies ist auch zukünftig der Fall. Nach neuem Recht muss zusätzlich der Großbuchstabe M bescheinigt werden, wenn einem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von bis zu 60 gestellt worden ist. Keine Kürzung bei Zuzahlung? Sofern der Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im üblichen Rahmen für die Verpflegung seines Mitarbeiters sorgt und ihm zum Beispiel ein Frühstück oder ein Mittagessen spendiert, sind die Verpflegungspauschalen ab 2014 zu kürzen. Und zwar pauschal um 20% für ein Frühstück und um 40% für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf eine Verpflegungsmehraufwandspauschale für einen vollen Tag. Damit ergeben sich bei einer Auswärtstätigkeit im Inland als Kürzungsbeträge für ein Frühstück 4,80 (20% von 24 ) und für ein Mittag- oder Abendessen je 9,60 (40% von 24 ). Kann der Arbeitnehmer diese Kürzung durch Zuzahlung vermeiden? Ja, das kann er. Allerdings wird der Kürzungsbetrag nur in Höhe des tatsächlich vom Arbeitnehmer entrichteten Entgeltes reduziert. Es reicht also nicht mehr aus, wenn der Arbeitnehmer eine Zuzahlung in Höhe des jeweiligen amtlichen Sachbezugswertes vornimmt, um die Kürzung komplett zu vermeiden. Beispiel: Der Arbeitnehmer ist drei Tage unterwegs. Am Abreisetag reist er Mittags um 12 Uhr ab. Am Rückreisetag kommt er um 14 Uhr wieder am Betriebssitz an. Am ersten Tag ist er damit 12 Stunden abwesend, am zweiten Tag 24 Stunden und am dritten Tag 14 Stunden. Er bekommt vom Arbeitgeber am zweiten und dritten Reisetag das Frühstück sowie am ersten und zweiten Reisetag ein Abendessen gestellt, zum Beispiel weil er als Reisebusfahrer einen Freiplatz bekommt. Oder weil er sich auf einer dreitätigen Fortbildungsveranstaltung befindet und in den Seminargebühren, die der Arbeitgeber trägt, die Verpflegung enthalten ist. Der Arbeitnehmer bezahlt für das Abendessen jeweils einen Betrag in Höhe von 3,00 (entspricht dem Sachbezugswert für ein Abendessen in 2014). Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014: Reisetag 1 Anreisetag, tats. Abwesenheitsdauer egal 12,00 Reisetag 2 Abwesenheit 24 h 24,00 Reisetag 3 Abreisetag, tats. Abwesenheitsdauer egal 12,00 Zwischensumme 48,00 Kürzung wegen Reisetag 2 Frühstück -4,80 Reisetag 3 Frühstück -4,80-9,60 Reisetag 1 Abendessen -9,60 Reisetag 2 Abendessen -9,60 Zuzahlung AN Abendessen 3,00 Zuzahlung AN Abendessen 3,00-13,20 Summe steuerfreie Erstattung durch AG 25,20

5 Eine Versteuerung des Sachbezugs "Mahlzeit" hat nicht zusätzlich zu erfolgen. In der Lohnsteuerbescheinigung ist der Großbuchstabe M einzutragen. Der geldwerte Vorteil durch die Mahlzeitengestellung mindert sich im Falle der Zuzahlung durch den Arbeitnehmer maximal auf 0. Zahlt ein Arbeitnehmer zum Beispiel für ein Frühstück 5 dazu, so werden die Verpflegungspauschalen nicht um 4,80 gekürzt. Die "überschießenden" 0,20 (5-4,80 ) kann der Arbeitnehmer jedoch nicht als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung steuerlich geltend machen. Fazit: Eine Zuzahlung durch den Arbeitnehmer stellt diesen wirtschaftlich gesehen nicht besser. Unterm Strich bleiben immer dieselben Beträge übrig, nämlich die pauschal gekürzten Verpflegungspauschalen. In obigem Beispiel zahlt der AN insgesamt 6 zu, erhält vom AG 25,20 steuerfrei ausgezahlt. In der Tasche hat er am Ende 19,20. Diese hätte ihm der AG auch ohne jede Zuzahlung unter Vornahme der pauschalen Kürzungen steuerfrei auszahlen können. Risiko Sie beschließen, Ihren Arbeitnehmern auch dann, wenn diese ein Frühstück oder ein Abendessen auf Ihre Kosten erhalten, die Verpflegungspauschalen weiterhin ungekürzt auszubezahlen. Was kann Ihnen schon passieren? Im Ergebnis handelt es sich bei zu hoch ausgezahlten Verpflegungsmehraufwendungen um steuerund sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Das Risiko der Nachzahlung tragen Sie als Arbeitgeber. Konkret gilt Folgendes: Zahlen Sie bis zu 100% der zulässigen steuerfreien Verpflegungspauschalen (ohne Anwendung der Kürzungsregelung nach 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG, siehe Rz. 57 des BMF- Schreibens vom ) mehr an Ihre Arbeitnehmer aus, so kann der die zulässigen steuerfreien Pauschalen übersteigende Betrag pauschal mit 25% versteuert werden, 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG. Soweit die Pauschalierung gewählt wird, tritt Sozialversicherungsfreiheit ein. Ein darüberhinausgehender Betrag ist individuell zu versteuern und unterliegt generell der Sozialversicherungspflicht. Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist von 8.00 Uhr Uhr beruflich unterwegs. Das Mittagessen erhält er auf Veranlassung und Kosten seines Arbeitgebers seitens eines Dritten (Seminarveranstalter, Hotelier, Gastwirt,...) gestellt. Der Arbeitgeber bezahlt dem Arbeitnehmer für diesen Tag 20 Verpflegungsmehraufwendungen aus. Lösung: Der Arbeitnehmer ist 9,5 h von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend. Er hat damit grundsätzlich Anspruch auf 12 steuerfreie Verpflegungspauschale. Diese sind vorliegend um 9,60 für das Mittagessen zu kürzen. Damit sind von den erhaltenen 20 lediglich 2,40 grundsätzlich steuerund sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber kann darüber hinaus weitere 12 auszahlen und diese

6 pauschal mit 25% versteuern. Insoweit besteht dann Sozialversicherungsfreiheit. Die verbleibenden (20-2,40-12 =) 5,60 sind individuell steuer- und sozialversicherungspflichtig. Mahlzeitengestellung in anderen Fällen Sie schicken Ihren Mitarbeiter auf eine auswärtige Schulung, Dauer Uhr. Das Mittagessen ist im Veranstaltungspreis mit inbegriffen. Sie als Arbeitgeber tragen die Kosten, die Rechnung lautet auf Ihr Unternehmen. Ihr Arbeitnehmer ist weniger als 8 Stunden von seiner Wohnung und seiner Arbeitsstätte (1. Tätigkeitsstätte) abwesend. Er hat damit keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen für diesen Tag. Gleichwohl bekommt er auf Ihre Veranlassung hin eine Mahlzeit gestellt, nämlich das Mittagessen im Rahmen seiner Schulungsveranstaltung. Ein geldwerter Vorteil ist gegeben. Soweit die betreffende Mahlzeit den üblichen Rahmen nicht übersteigt (ab 2014: 60 inkl. USt) ist sie mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Dieser ist grundsätzlich individuell zu versteuern. Es besteht aber (ab 2014) in diesem Fall auch die Möglichkeit der pauschalierten Versteuerung nach 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG. Wann liegt eine Mahlzeitengestellung überhaupt vor? Eine Mahlzeitengestellung durch Sie als Arbeitgeber liegt insbesondere dann vor, wenn sie entweder Ihren Arbeitnehmer direkt verköstigen oder Sie den Tag und den Ort der Mahlzeit bestimmen. Erstatten Sie als Arbeitgeber die Kosten der Mahlzeit, wurde die Rechnung auf Sie ausgestellt oder liegt Ihnen eine Kleinbetragsrechnung im Original vor, so spricht das für eine Mahlzeitengestellung. In der Praxis erhält ein Busunternehmer im Rahmen des Einkaufs einer Hotelleistung häufig durch den Hotelier einen Freiplatz. Dieser wird manchmal - nicht aber immer - explizit für den Busfahrer gewährt. Der Busfahrer, der den Bus mit der Reisegruppe fährt, erhält während seiner Auswärtstätigkeit eine Übernachtungsleistung mit Frühstück. Die Rechnung für die Hotelleistung (abzüglich Freiplatz) geht an den Busunternehmer, welcher Arbeitgeber des Fahrers ist. Wirtschaftlich hat der Busunternehmer von dem Hotelier in Form des Freiplatzes eine Art Rabatt auf die eingekaufte Hotelleistung bekommen. Der Busunternehmer trägt damit wirtschaftlich die Aufwendungen für die Verpflegung seines Fahrers, er hat die Eingangsleistung lediglich günstiger eingekauft. Die Finanzverwaltung vertritt hier die Auffassung, dass es sich in dem geschilderten Sachverhalt um eine auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten (Hotelier) zur Verfügung gestellte Mahlzeit handelt. In diesem Fall ist stets eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen, vgl. Rz. 76 des BMF-Schreibens vom Welche Konditionen der Arbeitgeber mit dem Hotelier ausgehandelt hat, hat hierauf keinen Einfluss.

7 Bescheinigungspflicht Sofern Sie Ihrem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Auswärtstätigkeiten Mahlzeiten im üblichen Rahmen gestellen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, den Großbuchstaben M im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Die genaue Anzahl und Art der gewährten Mahlzeiten ist hier irrelevant. Andere Bescheinigungspflichten sieht der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang nicht vor. Der Großbuchstabe M ist in folgenden Fällen zu bescheinigen: Bewirtung des AN während einer Auswärtstätigkeit und 1. Wert der Mahlzeit < 60, Abwesenheitsdauer > 8 h (Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen), oder 2. Wert der Mahlzeit < 60, Abwesenheitsdauer < 8h oder nicht bekannt (Kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen, individuelle Versteuerung des Sachbezugswertes bzw. Pauschalierung des Sachbezugswertes). Der Großbuchstabe M ist nicht zu bescheinigen, wenn 1. die Mahlzeit entweder Belohnungscharakter hat (Wert > 60, Versteuerung des tatsächlichen Werts) oder aber 2. die Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung erfolgt, ein geldwerter Vorteil also nicht gegeben ist. Praxishinweis: In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist das M im unteren Teil der Zeile 2 zu bescheinigen, dort wo auch die Großbuchstaben F und S bescheinigt werden (F für eine steuerfreie Sammelbeförderung, S im Falle der Abrechnung sonstiger Bezüge bei AG-Wechsel ohne Berücksichtigung der Bezüge des alten AG). Bei DATEV im LODAS erfolgt die Eingabe in den Personalstammdaten unter Steuer/Steuerkarte, dort im Reiter "Allgemeine Daten". Dort finden Sie unter "sonstige Angaben" den Punkt "Bereitstellung einer Mahlzeit". Genaue Aufzeichnungen erforderlich! Zwar sieht der Gesetzgeber außer der Bescheinigungspflicht (Großbuchstabe M) im Zusammenhang mit der Mahlzeitengestellung keine weiteren Aufzeichnungspflichten vor. Gleichwohl werden Sie oder der Arbeitnehmer nicht umhinkommen, genaue Aufzeichnungen über die genaue Anzahl der arbeitgeberseitig gestellten Mahlzeiten, getrennt nach Frühstück, Mittag- und Abendessen zu führen. Andernfalls ist eine genaue Ermittlung der möglichen steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen nicht gewährleistet. Sinnvoll ist es zum Beispiel, die Reisekostenabrechnungen der Arbeitnehmer um entsprechende laufende Aufzeichnungen zu erweitern.

8 Erste Tätigkeitsstätte von zentraler Bedeutung Seit dem gelten die Grundsätze des neuen Reisekostenrechtes. Dreh- und Angelpunkt der Neuregelung ist unter anderem der Begriff der so genannten ersten Tätigkeitsstätte. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt nur dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und zugleich außerhalb der sog. ersten Tätigkeitsstätte auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird. Vorrangig: Zuordnung durch den Arbeitgeber Der bisherige Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird ab 2014 durch den neuen Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt. Es kann höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Arbeitsverhältnis geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste betriebliche Tätigkeitsstätte des Arbeitsgebers, eines verbundenen Unternehmens oder aber eines Kunden, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, sodass Schiffe oder Fahrzeuge nicht hierunter fallen. Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind grundsätzlich keine ersten Tätigkeitsstätten. Auch das häusliche Arbeitszimmer kann keine erste Tätigkeitsstätte in diesem Sinne sein. Die Zuordnung richtet sich vorrangig nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss die Zuordnung zwingend dokumentieren (z. B. im Arbeitsvertrag, Einsatzplänen, internen Reiserichtlinien, Protokollnotizen), da die Zuordnungsentscheidung eindeutig und nachweisbar sein muss. Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauerhaftigkeit zugeordnet sein. Dies setzt voraus, dass die Zuordnung unbefristet, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten erfolgt. Hierbei ist eine Prognose zu Beginn der Tätigkeit zu erstellen. Arbeitsverträge, die bis zum abgeschlossen worden sind, müssen nicht geändert werden. Für eine Zuordnung durch den Arbeitgeber reicht ein Zusatz zum Arbeitsvertrag oder eine anderweitige Dokumentation aus. Die Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), ohne dass der Arbeitnehmer an diesem Ort irgendwie beruflich tätig wird, funktioniert nicht und führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Es genügt aber, wenn der betreffende Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung Hilfs- oder Nebentätigkeiten ausführt. Die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung kann damit unabhängig von der Qualität und der Quantität des beruflichen Tätigwerdens erfolgen. Hilfsweise: Zuordnung anhand quantitativer Kriterien Haben Sie als Arbeitgeber keine ausdrückliche arbeitsvertragliche Zuordnung für einen Arbeitnehmer vorgenommen, so wird anhand gesetzlich vorgegebener Prüfpunkte abgeprüft, ob und wenn ja wo die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers gegeben ist.

9 Nach 9 IV 4 EStG ist die erste Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers gegeben, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Anders als im Falle der ausdrücklichen arbeitsvertraglichen Zuordnung durch den Arbeitgeber muss der Arbeitnehmer hierbei an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung (z. B. zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Abholung von Auftragsbestätigungen, zur Abgabe von Stundenzetteln, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen) führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte! Auswirkungen Sofern eine erste Tätigkeitsstätte gegeben ist, hat dies insbesondere diese steuerlichen Folgen: - Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte: Fahrtkosten können nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden (0,30 pro Entfernungskilometer (einfache Strecke)). Bei Nutzung eines Firmenwagens für diese Fahrten: Versteuerung eines geldwerten Vorteils. - Verpflegungsmehraufwendungen: Abwesenheit von Wohnung UND erster Tätigkeitsstätte maßgeblich. Einsatzort = erste Tätigkeitsstätte Auswirkungen auf Ja Nein Fahrten - Einsatzort Erstattung Aufwendungen Entfernungspauschale Reisekostenrecht 0,30 pro Entfernungs- 0,30 pro gefahrenem kilometer (einfach) Kilometer Nutzung eines Firmenwagens Versteuerung eines betriebliche Fahrt geldwerten Vorteils Verpflegungsmehraufwendungen Abwesenheit von Wohnung Auswärtstätigkeit UND erster Tätigkeitsstätte erforderlich Sonderfälle: Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet Gegebenenfalls liegt nach den vorstehend genannten Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber hat auch keine (vorrangige) arbeitsvertragliche Zuordnung getroffen. Er hat aber bestimmt, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der nicht alle Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, einfinden soll, um von dort seinen eigentlichen Einsatzort aufzusuchen oder von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen. Beispielsweise muss er sich arbeitstäglich an einem Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport einfin-

10 den, seine Fahrtätigkeit arbeitstäglich an einem Busdepot beginnen, etc.. In diesem Fall sieht das Gesetz vor, dass die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber vorgegebenen Ort ab 2014 wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte zu behandeln sind. Beispiel (basierend auf den Beispielen Nr. 15 und 23 im BMF-Schreiben vom , IV C 5 - S 2353/13/10004): Ein Linienbusfahrer soll typischerweise arbeitstäglich den Betriebssitz des Arbeitgebers aufsuchen, um dort das Fahrzeug abzuholen sowie dessen Wartung und Pflege durch zu führen. Darüber hinaus ist der Busfahrer nicht am Betriebssitz tätig. Eine arbeitsvertragliche Zuordnung hat der Arbeitgeber nicht getroffen. Allein das Abholen sowie die Pflege und Wartung des Fahrzeugs - als Hilfs- und Nebentätigkeiten - führen nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers. Allerdings handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen so genannten Sammelpunkt. Die Aufwendungen für Fahrten Wohnung - Sammelpunkt (Betriebssitz) kann der Arbeitnehmer nicht nach Reisekostengrundsätzen abrechnen, sondern nur in Höhe der Entfernungspauschale. Auch Fahrten zwischen Wohnung des Arbeitnehmers und erstem Zugang zu seinem weiträumigen Tätigkeitsgebiet sind wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte zu behandeln. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet hat ein Arbeitnehmer mangels erster Tätigkeitsstätte im Sinne einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung immer dann, wenn er seine vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche zu erbringen hat. Zum Beispiel Hafenarbeiter, Forstarbeiter oder auch Zusteller werden regelmäßig in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet dauerhaft und arbeitstäglich tätig. Achtung: Diese Sonderregelungen zu den Sammelpunkten bzw. zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet gelten nur bezüglich der Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt bzw. erster Zugang zum Tätigkeitsgebiet. Darüber hinaus wird keine erste Tätigkeitsstätte fingiert. Für Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungskosten spielt diese Regelung damit keine Rolle. Hier bleibt es dabei, dass der Arbeitnehmer außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und damit auswärts beruflich tätig wird. Der Steuertipp wurde nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr erstellt und ersetzt in keinem Fall die eingehende Erklärung und Beratung Ihres steuerlichen oder rechtlichen Beraters.

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