Reise- und Bewirtungskosten-Richtlinie Tyco Integrated Fire & Security

Transkript

1 Seite 1 von 10 Reise- und Bewirtungskosten-Richtlinie Tyco Integrated Fire & Security Gültig ab 01.Januar.2015 ADT Deutschland GmbH Tyco Fire & Security Holding Germany GmbH ADT Sensormatic GmbH ADT Service-Center GmbH CKS Systeme GmbH Tyco Holding GmbH Total Walther GmbH, Feuerschutz und Sicherheit Total Feuerschutz GmbH Cosmos Feuerlöschgerätebau GmbH Inhaltsverzeichnis Ausgabe: A Tyco International Company

2 Seite 2 von 10 1 Grundsätze Geltungsbereich Ersatz angemessener Kosten Dienstreisen Genehmigung von Dienstreisen für nicht ständig im Außendienst tätige Mitarbeiter Sachliche und rechnerische Prüfung Verstoß gegen die Reisekostenordnung Begriffsbestimmungen Dienstreise Erste Tätigkeitsstätte Reisekosten Fahrtkosten Verkehrsmittel Buchungen von Fahrkarten und Flugtickets Kostenersatz Verpflegungsaufwendungen Hotelübernachtungen Reservierungsgrundsätze Geltendmachung von Hotelrechnungen Kostenersatz Reisenebenkosten Bewirtungskosten Bewirtete Personen Formale Voraussetzungen zur Anerkennung von... 9 Bewirtungskosten Vorlage einer maschinell erstellten Rechnung Betrieblicher Anlass Reisekostenabrechnung Zeitraum Reisekostenabrechnung Ausschlussfrist Schlussbestimmungen... 10

3 Seite 3 von 10 1 Grundsätze 1.1 Geltungsbereich Die Regelungen der Richtlinie Reisekosten gelten für alle Gesellschaften der TIFS Gruppe in Deutschland. Sie basieren auf den gesetzlichen Bestimmungen und die jeweils gültigen steuerlichen Höchstsätze können Anwendung finden. Diese Reisekostenordnung gilt für alle Mitarbeiter mit Ausnahme derjenigen Mitarbeiter, für die besondere tarifvertragliche Vorschriften gelten (z.b. Monteure). 1.2 Ersatz angemessener Kosten Es ist ein Grundsatz des Unternehmens, den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern (nachfolgend Mitarbeiter oder Arbeitnehmer genannt) alle angemessenen Kosten zu ersetzen, die durch die Geschäftstätigkeit für die Unternehmen der TIFS-Gruppe entstanden sind. Alle Mitarbeiter sind gehalten, ihre Aufgaben so effektiv und kostengünstig wie möglich zu gestalten. 1.3 Dienstreisen Genehmigung von Dienstreisen für nicht ständig im Außendienst tätige Mitarbeiter Alle Dienstreisen müssen vor Antritt der Reise von dem zuständigen Vorgesetzen genehmigt werden Sachliche und rechnerische Prüfung Der zuständige Vorgesetzte gibt die Reisekostenabrechnung durch seine Unterschrift sachlich frei. Die rechnerische Prüfung erfolgt durch den Bereich Finanzen. 1.4 Verstoß gegen die Reisekostenordnung Falsche Angaben, die Geltendmachung nicht entstandener Kosten und/oder Verstöße gegen die Reisekostenordnung können zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

4 Seite 4 von 10 2 Begriffsbestimmungen 2.1 Dienstreise Eine Dienstreise ist ein Ortswechsel einschließlich der Hin- und Rückfahrt aus Anlass einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. 2.2 Erste Tätigkeitsstätte a) Tätigkeitsstätte Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtung sind keine Tätigkeitsstätten in diesem Sinne. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers (Homeoffice) ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch keine erste Tätigkeitsstätte sein. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen oder mehrere Arbeitsräume anmietet, die der Wohnung des Arbeitnehmers zuzurechnen sind. Die Zuordnung muss auf Dauer angelegt sein (Prognose) Typische Fälle: - Unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung (hierzu zählt auch die Formulierung bis auf weiteres ) - die Zuordnung für die gesamte Dauer des befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses oder - die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. b) Zuordnung erfolgt mittels dienst- oder arbeitsvertraglicher Festlegung durch den Arbeitgeber Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsvertragliche Festlegung sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt. Sofern eine solche Zuordnungsentscheidung getroffen wurde, ist diese maßgeblich. Änderungen sind jederzeit möglich und müssen schriftlich festgehalten werden. c) Qualitative Zuordnungskriterien Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den vorstehenden Kriterien (z. B. weil der Arbeitgeber ausdrücklich auf eine Zuordnung verzichtet hat oder ausdrücklich erklärt, dass die organisatorische Zuordnung keine steuerliche Wirkung entfalten soll) oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, an der der Arbeitnehmer

5 Seite 5 von 10 - typischerweise arbeitstäglich oder - je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder - mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft (s.o.) tätig werden soll. 3 Reisekosten Reisekosten sind Kosten, die durch eine Dienstreise unmittelbar verursacht werden. Dazu zählen: - Fahrtkosten - Verpflegungskosten - Übernachtungskosten - Reisenebenkosten. Über die Reisekostenabrechnung sind auch Nebenkosten wie z.b. Kauf von Kleinmaterial, Porto u. ä. abzurechnen. 3.1 Fahrtkosten Grundsätzlich ist das kostengünstigste Verkehrsmittel unter Beachtung des Zeitaufwandes zu benutzen Verkehrsmittel Öffentliche Nahverkehrsmittel und Taxen Öffentliche Nahverkehrsmittel (Straßenbahn, Bus, U-Bahn usw.) sind immer dann zu benutzen, wenn mit ihnen die jeweiligen Einsatzorte erreicht werden können. Soweit mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln keine geeignete Verbindung zu den vorgesehenen Einsatzorten besteht, dürfen Taxen benutzt werden Bahn, Flugzeug und Schiff Bei Reisen mit der Bahn ist die zweite Klasse zu nutzen. Flugreisen sind nach Möglichkeit über Low-Cost-Carrier zu buchen, ansonsten ist bei Flug- und Schiffsreisen die Economyklasse zu belegen. Bei Flugreisen über 6 Stunden kann auch Business Class gebucht werden. Flugreisen bedürfen einer vorherigen Genehmigung durch den zuständigen Vorgesetzten.

6 Seite 6 von Kraftfahrzeuge Reisen mit dem PKW sollten nach Möglichkeit in einer Fahrgemeinschaft erfolgen. Grundsätzlich sind dabei Firmenfahrzeuge bevorzugt einzusetzen. Wird ein privates Kraftfahrzeug zu dienstlichen Fahrten eingesetzt, muss dies im Vorfeld vom zuständigen Vorgesetzten genehmigt werden. Eine gültige Fahrerlaubnis und fahrtüchtiger Zustand des Fahrzeugführers, sowie der ordnungsgemäße und verkehrssichere Zustand des eingesetzten Kraftfahrzeugs wird jeweils vorausgesetzt Mietwagen / Poolfahrzeuge Die Benutzung von Poolfahrzeugen wird durch den zuständigen Vorgesetzten gemäß den Vorgaben der Fuhrparkverwaltung genehmigt. Die Benutzung eines Mietwagens wird durch den Vorgesetzten genehmigt. Die anzumietende Fahrzeugklasse richtet sich nach der jeweiligen Firmenfahrzeugordnung. Poolfahrzeuge werden über die Fuhrparkverwaltung bereitgestellt Buchungen von Fahrkarten und Flugtickets Fahrkarten und Flugtickets werden durch die jeweils zuständigen Personen in den Regionen bzw. Bereichen gebucht. Buchungen durch den Mitarbeiter sind nur in absoluten Ausnahmefällen und nach Genehmigung des zuständigen Vorgesetzten zulässig Kostenersatz Fahrtkosten Fahrtkosten, die durch die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstehen, werden in der durch Belege nachgewiesenen Höhe über die Reisekostenabrechnung erstattet Erstattung Kilometergeld Für Fahrten mit dem eigenen PKW werden zzt. 0,30 je km vergütet. Es ist stets die kürzeste benutzbare Strecke anzusetzen. Diese Regelung gilt nicht für Mitarbeiter, die firmenwagenberechtigt sind, hier findet die jeweils gültige Car-Policy Anwendung. Mitarbeiter, die keinen Firmenwagen fahren und dafür eine Car Allowance erhalten, können für dienstlich gefahrene Kilometer 0,10 pro km erstattet bekommen.

7 Seite 7 von Verpflegungsaufwendungen Sofern keine Verpflegungspauschalen erstattet werden (können), sind unentgeltliche Mahlzeiten mit dem maßgebenden Sachbezug zu versteuern. Für Auswärtstätigkeiten / Dienstreisen werden im Inland die folgenden steuerfreien Verpflegungspauschalen, vorbehaltlich vorzunehmender Kürzungen aufgrund von Sachbezügen, erstattet: a) Eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung 6,00 bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit b) Mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: 6,00 am An- und Abreisetag 24,00 für Tage mit 24 Stunden Abwesenheit Werden die Kosten für das Frühstück durch den Arbeitgeber übernommen, so ist die Verpflegungspauschale um 20% des Tageshöchstsatzes der Verpflegungspauschale (derzeit 4,80 ) zu kürzen. Lässt der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung (vom Hotel) vermerken, dass kein Frühstück eingenommen wurde, erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Enthält die Hotelrechnung im Ausland neben den Kosten der Unterkunft auch die Kosten des Frühstücks in einem Betrag, so werden 20% des Tageshöchstsatzes der Verpflegungspauschale von der Verpflegungspauschale in Abzug gebracht. Sollte der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten haben, so hat er dies auf der Hotelrechnung zu vermerken. Tagungen / Seminare (An- und Abreisetage) etc. sind wie Dienstreisen zu behandeln. Werden durch den Arbeitsgeber weitere unentgeltliche Mahlzeiten wie Mittag- oder Abendessen gewährt, die Sachbezüge darstellen, werden die Verpflegungspauschalen um jeweils 40% für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale gekürzt. Die Tagespauschale kann maximal auf einen Betrag von Null gekürzt werden. Können keine Verpflegungspauschalen erstattet werden, erfolgt die Versteuerung der durch den Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert. c) Auswärtstätigkeiten im Ausland Die Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt entsprechend den Auslandstagegeldern nach dem Bundesreisekostengesetz (die Bekanntmachung erfolgt durch BMF-Schreiben) vorbehaltlich vorzunehmender Kürzungen aufgrund von Sachbezügen. d) Dreimonatsfrist

8 Seite 8 von 10 Die Erstattung von Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. 3.3 Hotelübernachtungen Hotelübernachtungen sind grundsätzlich vom zuständigen Vorgesetzten zu genehmigen Reservierungsgrundsätze Hotels werden durch die jeweils zuständigen Personen in den Regionen bzw. Bereichen gebucht. Buchungen durch den Mitarbeiter sind nur in Ausnahmefällen zulässig Geltendmachung von Hotelrechnungen Hotelrechnungen müssen grundsätzlich auf die jeweilige Gesellschaft gemäß Arbeitsvertrag des Mitarbeiters ausgestellt werden. Sollte der Mitarbeiter die Rechnung unmittelbar bezahlen, so hat er die Rechnung mit der nächsten Reisekostenabrechnung einzureichen Kostenersatz Die reinen Übernachtungskosten werden in der durch Belege nachgewiesenen Höhe erstattet. Belege müssen hierbei auf die jeweilige Gesellschaft gemäß Arbeitsvertrag des Mitarbeiters ausgestellt sein. 3.4 Reisenebenkosten Als Reisenebenkosten sind ausschließlich anzusehen: - Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck - Aufwendungen für dienstliche Kommunikation - Portokosten - Parkgebühren - Tankkosten bei Mietwagennutzung 4 Bewirtungskosten 4.1 Bewirtete Personen Bewirtungskosten unterliegen immer einer Prüfung durch den zuständigen Vorgesetzten. Die im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Bewirtungsrechnungen werden nur in Verbindung mit dem ausgefüllten und unterzeichneten Bewirtungsbeleg erstattet.

9 Seite 9 von 10 Werden für diese Dienstreise Verpflegungspauschalen erstattet, erfolgt (gem. derzeitiger Auffassung der Finanzverwaltung) eine Kürzung der Tagespauschale (Höchstsatz) von jeweils 40% bei Mittag- bzw. Abendessen. Trinkgelder in angemessener Höhe werden nur erstattet, wenn diese vom Empfänger auf der Bewirtungsrechnung gegengezeichnet worden sind. Bewirtungen von Mitarbeitern untereinander sind zu vermeiden, können jedoch nach Genehmigung durch die zuständige Regional- bzw. Bereichsleitung vorgenommen werden (nur bei Veranlassung aufgrund außerordentlichen Arbeitsaufwands). 4.2 Formale Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungskosten Vorlage einer maschinell erstellten Rechnung Es ist eine maschinell erstellte Rechnung mit folgendem Inhalt vorzulegen: o Name, Straße, Ort des leistenden Unternehmens (Gaststätte) o Datum der Bewirtung o genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen o Gesamtpreis o Die Angabe des Mehrwertsteuersatzes; z:b. inkl. XX% MwSt. (derzeit 19%) o Ausstellungsdatum der Rechnung - Bei Rechnungen über 150,00 o Name, Straße, Ort der jeweiligen Gesellschaft o Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer Gaststätte o Einmalige fortlaufende Rechnungsnummer o genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke o Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag und Mehrwertsteuersatz Betrieblicher Anlass sowie bewirtete Personen Der betriebliche Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen müssen auf dem Bewirtungsbeleg dokumentiert werden. Der Bewirtungsbeleg ist vom bewirtenden Mitarbeiter zu unterschreiben.

10 Seite 10 von 10 5 Reisekostenabrechnung 5.1 Zeitraum Reisekostenabrechnung Die Reisekostenabrechnung soll zeitnah erstellt, vom zuständigen Vorgesetzten freigegeben und die Belege im Original an den Bereich Finanzen übermittelt werden. Die Auszahlung der Reisekosten erfolgt wöchentlich. 5.2 Ausschlussfrist Reisekosten müssen spätestens innerhalb von 45 Tagen nach Entstehung abgerechnet werden. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch und es wird keine Auszahlung mehr vorgenommen. 6 Schlussbestimmungen Diese Reisekostenrichtlinie tritt mit Wirkung vom in Kraft und ersetzt alle bis- herigen Reisekostenrichtlinien.