Neue Modelle im Personaleinsatz IT- und Telekommunikationsgestützte

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1 Neue Modelle im Personaleinsatz IT- und Telekommunikationsgestützte Methoden

2 Organisation von Sekretariatsaufgaben in kleinen Unternehmen Eine Allroundkraft, die alles erledigen soll Bedienen des Telefons und freundliches Eingehen auf die Anliegen von Anrufern Erledigung von Schriftverkehr Gewährleistung einer strukturierten und einheitlichen Ablage für das Unternehmen Ansprechpartner für alles und jeden Ggf. vorbereitende Buchhaltung Eigene Projektaufgaben Akquisitionsunterstützung Erledigung von diversen Organisationsaufgaben, wie Reiseorganisation, Gästebewirtung, Terminverwaltung Chefentlastung 2

3 Organisation von Sekretariatsaufgaben in kleinen Unternehmen Sekretariatsaufgaben sind auf verschiedene Mitarbeiter verteilt Plus: Sekretariatsaufgabe Plus: Sekretariatsaufgabe 3

4 Organisation von Sekretariatsaufgaben in kleinen Unternehmen Die Folgen: Fehler durch herausgerissen Werden aus der Erledigung von Aufgaben, die Konzentration erfordern Ineffizienz bei der Erledigung von Aufgaben durch permanente Unterbrechungen Vernachlässigung einzelner Aufgaben durch Unsicherheit über die Prioritäten Unaufmerksamkeit gegenüber Anrufern ggf. schlechte telefonische Erreichbarkeit des Unternehmens für Kunden Informationsverluste im Unternehmen Besondere Engpässe bei Urlaub und Krankheit Unzufriedenheit und Frustration von Mitarbeitern Unzufriedenheit des Chefs 4

5 Möglichkeiten bei konsequenter Nutzung von IT- und Telekommunikatonslösungen Neue Paradigmen: Niemand muss mehr direkt im Büro anwesend sein, um telefonieren zu können. Für den Informationsaustausch gibt es diverse Lösungen. , Blackberry, Nicht alles muss virtuelle Office-Lösungen im Internet Sie können: Telefone umleiten wohin auch immer Sie wollen. Für Ihr Unternehmen von jedem Ort der Erde aus arbeiten. von eigenen Mitarbeitern erledigt werden Niemand muss: Mitten im größten Trubel arbeiten. Permanent anwesend sein, um für das Unternehmen richtig gute Arbeit zu leisten.. 5

6 Beispiel smile! smile! ist: Virtuelles telefonisches Vorzimmer für: Architekturbüros Rechtsanwälte Eine Gebäudereinigung Verschiedene Handwerker Telefonischer Auftragsdienst in Abwesenheitszeiten für: Ingenieurbüros Trainer und Dozenten Unternehmensberater Ein Kochstudio Telefonischer Überlauf für: Ein Versicherungsbüro Einen IT-Dienstleister Urlaubstelefondienst für: verschiedenen Handwerker, kleine Druckereien, Werbagenturen, verschiedene Trainer Akquisitionsunterstützer am Telefon für: Ein Versicherungsbüro Trainer Bildungsinstitute Gebäudereiniger 6

7 Beispiel smile! smile! ist: Externes Sekretariat, das: Telefonate entgegen nimmt, Auskunft erteilt, Gespräche durchstellt, Standardisierte Schreiben versendet, An Termine erinnert, Anrufe erledigt, Bestellungen vornimmt, Bücher und andere Materialien versendet, Recherchen erledigt, Alles mögliche organisiert Externes Schreibbüro, das: Gutachten nach Diktat schreibt, Mahnschreiben nach vereinbarten Standards, erstellt Ausgelagerte Warenwirtschaftsabteilung, die: Die Verwaltung eines Lagerbestandes übernimmt, Die Verwaltung der Kundendaten mit ihren Bestellungen übernimmt, Auf Anforderung Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Externe Buchführungsabteilung, die: Alle Belege sortiert, kontiert und bucht. So dass dann alles direkt zum Steuerberater kann. 7

8 Überlegungen für den Personaleinsatz und Outsourcing Prüfen Sie genau!? Welche Prozesse sind die Kernprozesse meines Unternehmens, die auch von eigenen Mitarbeitern sichergestellt werden müssen?? Welche Stärken und Kompetenzen haben meine Mitarbeiter?? Können sie diese Stärken und Kompetenzen voll zum Einsatz bringen?? Welche Hilfsprozesse haben meine Mitarbeiter zu leisten, die verhindern, dass sie den größten Teil ihrer Arbeitszeit in ihren Stärken und auf ihrem Hauptaufgabengebiet arbeiten?? Gibt es dafür intelligente andere Lösungen?? Können Aufgaben anders zugeschnitten oder auf andere Mitarbeiter im Hause verlagert werden?? Können Mitarbeiter durch externe Dienstleister unterstützt werden? 8

9 Überlegungen für den Personaleinsatz und Outsourcing Mögliche Lösungen für die Erledigung von Sekretariatsaufgaben: Für den Telefondienst wird ein eigener Arbeitsplatz eingerichtet und der Dienst routiert. Es wird ein Telefonüberlauf an einen externen Dienstleister eingerichtet, der ganztätig oder zu bestimmten Zeiten entlastet. Der Schriftverkehr wird so weit wie möglich standardisiert und dadurch beschleunigt. Die Sekretärin/ Teamassistentin stellt das Telefon für bestimmte Zeiten an eine Dienstleister um und bekommt so Ruhearbeitszeiten. Akquisitionsprojekte werden durch einen externen Dienstleister unterstützt. Mailings werden durch externe Dienstleister erledigt. Diktate werden an einen Schreibdienst gegeben. 9

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