PraxismanagerIn - Entlastung für den Pneumologen? Dr. Andreas Deimling, Birte Bienefeld, Marion Saladin, Maike Heber

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1 PraxismanagerIn - Entlastung für den Pneumologen? Dr. Andreas Deimling, Birte Bienefeld, Marion Saladin, Maike Heber

2 Der Arzt als Unternehmer 2

3 3

4 Aufgaben des Praxismanagements Betriebswirtschaftliche Praxisführung Kontrolle / Organisation der Abläufe Personalführung Reporting Qualitätsmanagement Interne & Externe Kommunikation Öffentlichkeitsarbeit Rechtsvorschriften Zeitliche und inhaltliche Entlastung des Praxisinhabers 4

5 5

6 Birte Bienefeld Arzthelferin, Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen seit 2006 in der Lungenpraxis Schleswig (Ablauf, QMB) seit 2010 Praxismanagerin & QMB 6

7 Lungenpraxis Schleswig Rendsburg Heide Schlaflabor Schleswig - Rendsburg 7

8 Verantwortungsbereiche QM-System Kontrolle und Unterstützung verschiedener Bereiche (Ausbildung, Fortbildung, Hygiene, Bestellwesen, Controlling, ) Buchhaltung Ansprechpartner für das gesamte Team, Schnittstelle Ansprechpartner Externe (Steuerbüro, Dienstleister und Lieferanten, Gesundheitsamt ) 8

9 Tätigkeiten Standortübergreifende Kommunikation Pflege und Weiterentwicklung des QMS Medizinprodukte Buchhaltung, Vorbereitung fürs Steuerbüro Öffentlichkeitsarbeit (Homepage, Veranstaltungen) Verwaltung von Vertragsangelegenheiten etc. Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit (Zuarbeit) Überprüfung der Kennzahlen (Controlling, QM-Ziele), ggf. Einleitung von Korrekturmaßnahmen 9

10 Interne Kommunikation Funktion der Praxismanagerin Schnittstelle & Vermittlung zwischen Team und Leitung Vorstopper Vermittler Absprachen erarbeiten, umsetzen, prüfen 10

11 Interne Kommunikation Funktion der Praxismanagerin Schnittstelle zwischen den Standorten Überblick Infoweitergabe durch Einsicht in alle Bereiche Vereinheitlichung der Abläufe Vermittler 11

12 Interne Struktur der Lungenpraxis Schleswig-Rendsburg-Heide 6 MA 7 MA 20 MA 20 MA 4 MA 12

13 Interne Kommunikation Funktion der Praxismanagerin Leitung 13

14 Interne Kommunikation Funktion der Praxismanagerin Wege Teambesprechungen Teamtag, Praxisfeiern Kleeblätter Teamschnack Interne Fortbildungen Werkzeuge Mail Praxisprogramm Intranet Telefon Mitarbeiter-Fächer Post, Laborpost Info-Weitergabe Organisation Wiedervorlage Moderation 14

15 Interne Kommunikation Funktion der Praxismanagerin Voraussetzungen Vertrauen durch die Leitung und das Team Zuverlässigkeit, offene Kommunikation Kenntnisse über die Ablaufe und einzelnen Personen 15

16 Maike Heber Dipl.-Betriebswirtin (FH) Schwerpunkt Gesundheitsmanagement MVZ-Geschäftsführerin (IHK) Geschäftsführende Gesellschafterin Physio GmbH Neu-Ulm Tätigkeit als angestellte Praxismanagerin Seit 2013 freiberufliche Praxismanagerin Projektarbeit als Praxismanagerin Laufende Beratung 16

17 Leistungsangebot des externen Praxismanagements Vorteile für die Praxis: flexibler Einsatz ohne Fixkosten Ansprechpartnerin für spezielle Fragestellungen objektive & neutrale Betrachtung 17

18 Externe Anspruchsgruppen Aufgaben für das Management Bestehend aus: Behörden Patienten Zuweiser Ärztenetze Medizinindustrie Pharmafirmen Aufgaben der Praxismanagerin: Kontaktpflege und - Aufbau Zentrale Anlaufstelle Entlastung des Praxisteams Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Schnittstelle zum QM 18

19 Externe Anspruchsgruppen Beispielhaftes Vorgehen 19

20 Ablaufoptimierung Was gibt es zu tun? TEAM? 20

21 Ablaufoptimierung - Sprechstundengestaltung Beispiel Arbeitszeiten/Dienstplanung: hohe empfundene Arbeitsbelastung lange Arbeitstage hohe Krankenstände Urlaubszeiten Lösung: flexible Schichtplanung Jobrotation abwechslungsreiche Tätigkeit 21

22 Ablaufoptimierung - Sprechstundengestaltung Beispiel - Telefonische Erreichbarkeit Warteschleifen erhöhtes Aufkommen zu Stoßzeiten 8-Stunden Telefondienst!? Lösung: Ausdehnung der Telefonzeiten Auswahlmenü Begrenzung des Telefondienstes pro MA 22

23 Ziele der Ablaufoptimierung entspannte Atmosphäre im Team und der Sprechstunde gleichmäßige Auslastung der Praxis/Technik/Personal/Arzt Vermeidung von Leerläufen und Arbeitsspitzen kostenbewußte Organisationsstruktur 23

24 Ablaufoptimierung Beispielhaftes Vorgehen 24

25 Müde macht uns die Arbeit die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun. 25

26 Praxismanagement Marion Saladin

27 Praxismanagement Seit 31 Jahren in der Praxis Dr. Hellmann und Kollegen beschäftigt Seit 1991 als Gesundheitspädagogin Seit 1996 als Referentin und Trainerin tätig Seit 1997 als Praxismanagerin beschäftigt Seit Vorstand des VPAD

28 Praxismanagement Eine Führungskraft ist dazu da, dass die anderen die Arbeit tun!

29 Praxismanagement stimmt das? Immer??? Ab wann ist Praxismanagement ein VOLLZEITJOB? Geht das überhaupt? PM und trotzdem in der Praxis mitarbeiten? Wie sieht in den meisten Praxis die Realität aus? Welche Konsequenzen hat das für die / den PM?

30 Praxismanagement Vollzeitjob? Mitarbeit bedingt keine Routine-Funktionsarbeiten mehr ABER: - Telefondienst - PFA - Schulung - QM u.ä. Dafür muss die angehende PM Verantwortung abgeben ABER NICHT: - Führungsaufgaben - Personalverantwortung - Buchhaltung u.ä

31 Praxismanagement ist Führung Delegation Motivation Kommunikation Konfliktmanagement Bindeglied zwischen Praxisinhaber und Team Praxisorganisation Kontrolle der Arbeitsablaufe und Ergebnisse

32 Praxismanagement Sie sind das Bindeglied zwischen Ärztin/Arzt und Team!!!

33 Praxismanagement - FÜHREN Mitarbeiter führen bedeutet Mitarbeiter nach seinen Fähigkeiten einsetzten Ziele vorgeben Aufgaben verteilen Delegieren Verantwortung übergeben

34 Praxismanagement - Delegation Jede/jeder auf dem RICHTIGEN PLATZ! DELEGIEREN SIE!!! Routineaufgaben Funktionsdiagnostik, Telefondienst, Sprechstundendienst, Hygienebeauftragte der Woche, Spezialistentätigkeiten Einarbeitung neue MA durch die Abteilungsleitung, DMP, Abrechnung, Study-Nurse,

35 Praxismanagement - Delegation Richtig Delegieren: 1) Was ist mein ZIEL? (ggf. MA einbeziehen ) 2) Planen Lösungswege suchen! ( ggf. MA einbeziehen ) 3) Entscheiden was könnte der beste Weg sein? ( ggf. MA einbeziehen ) 4) Realisieren UND DELEGIEREN!!! 5) Kontrollieren

36 Praxismanagement Motivation

37 Praxismanagement Wertschätzung, Bestätigung Anerkennung Persönliche Entwicklung Herausforderung Verantwortung Honorierung

38 Weiter- und Ausbildungsmöglichkeiten PraxismanagerIn Z. B. PraxismanagerIn: IHK (u. a. Dresden, Stuttgart), BIG, Bildungswerk Gesundheitsberufe, FachwirtIn im Gesundheits- und Sozialwesen: IHK (u. a. Berlin, München, E-Learning) Edmund-Christiani-Seminar, Bad Segeberg, FachwirtIn für ambulante medizinische Versorgung Edmund-Christiani-Seminar, Bad Segeberg, 38

39 39

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Geschäftsstelle des VPAD c/o med info GmbH Hainenbachstraße Heidenheim Telefon: Telefax: Internet:

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