Departement Bildung, Kultur und Sport Abteilung Volksschule. Geleitete Schule. Einrichten einer Schulleitung: Informationen zum Schulsekretariat

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1 Departement Bildung, Kultur und Sport Abteilung Volksschule Geleitete Schule Einrichten einer Schulleitung: Informationen zum Erstausgabe Juni 2006

2 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 1. Sinn und Zweck des s 3 2. Stellung des s 3 3. Klassische Sekretariatsaufgaben 3 4. Delegieren von Arbeitsbereichen 4 5. Arbeitsplatzgestaltung 4 6. Öffnungszeiten 5 7. Arbeitszeitmodell 5 8. Pensum 5 9. Anstellung 5 Anhang: Beispiel: Stellenbeschreibung 6 Beispiel: Anforderungsprofil 7 spensen an Aargauer Schulen 8

3 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport Einleitung Mit der Einführung der geleiteten Schule werden zur Entlastung der Schulleitung und der Schulpflege vielerorts e eingerichtet oder bestehende Sekretariate überdacht. Im dritten Teil des Dossiers Einrichten einer Schulleitung werden grundsätzliche Betrachtungen zur Arbeit in en und allgemeine Informationen dargestellt sowie Empfehlungen formuliert. Der Aufbau und die Ausgestaltung der e liegen in der Kompetenz der Gemeinden. 1. Sinn und Zweck des s Ein hat grundsätzlich zwei Aufgaben: Entlastung der Schulleitung und der Schulpflege von administrativen und organisatorischen Aufgaben Anlaufstelle für Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler, Eltern, Behörden, Bevölkerung in administrativen Fragen 2. Stellung des s Das ist der Schulleitung unterstellt. Diese ist für die Personalführung und die Aufgabenzuteilung verantwortlich. Vielerorts führt das ebenfalls administrative Aufgaben für die Schulpflege aus. In diesem Fall braucht es zwischen der Schulleitung und der Schulpflege eine Absprache bezüglich der Weisungsbefugnis. Die Beanspruchung des s durch die Schulpflege soll abgeschätzt und im Pensum berücksichtigt sein. Es ist sinnvoll, die Sekretariate möglichst nahe bei den Schulleitungen zu platzieren. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Auftraggebenden und Auftragsempfangenden massgeblich. Kurze Informationswege, genügend direkte Kontakte und geeignete Kommunikationsgefässe bilden gute Voraussetzungen für eine optimal funktionierende Kommunikation. 3. Klassische Sekretariatsaufgaben Es ist wichtig, dass zwischen der Schulleitung und der sperson klare Absprachen getroffen werden, wer welche Aufgaben bearbeitet. Damit können Doppelspurigkeiten sowie Missverständnisse vermieden und die Effizienz gesteigert werden. Zu den klassischen Aufgaben eines Sekretariats gehören repetitive Aufgaben aus dem Bereich der Organisation und Administration wie Post bearbeiten Telefondienst allgemeine Korrespondenz erledigen Korrespondenz mit BKS übernehmen Akten pflegen und ablegen Daten verwalten Listen erstellen Kopieraufträge der Schulleitung ausführen Dokumentationen, Unterlagen zusammenstellen Sitzungsprotokolle erstellen (vgl. Anhang: Beispiel Stellenbeschreibung, Beispiel Anforderungsprofil)

4 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport 4. Delegieren von Arbeitsbereichen Je nach Stellendotation, Einstufung, Fertigkeiten, Fähigkeiten und Interesse der Sekretariatsperson kann die Schulleitung diese Routineaufgaben durch Sachbearbeitungsaufgaben ergänzen und ganze Arbeitsbereiche delegieren wie Budget administrativ vorbereiten interne Abrechnungen führen Statistiken erstellen Umfragen beantworten Inventar vorbereiten Abklärungen treffen Verträge der Lehrpersonen vorbereiten jährlich wiederkehrende Anlässe organisieren (Impfaktionen, Kindergarteneinschreibungen usw.) Pensenbewirtschaftung administrieren Gesuche um Förderlektionen erstellen. In der Regel ist es interessanter und anspruchsvoller ganze Arbeitsbereiche anstelle von isolierten Teilaufgaben zu bearbeiten. Wenn zudem die Schulleitung für die Bearbeitung einer Aufgabe einen gewissen Handlungsspielraum (Übertragung von Kompetenzen und Verantwortung) einräumt, wirkt sich dies auf die Motivation, die Zufriedenheit, die Identifikation und die Weiterentwicklung der Sekretariatsperson aus. Vor allem bei kleinen Pensen eignet sich das Delegieren ganzer Arbeitsbereiche, welche zugunsten der Effizienz selbstständig ausgeführt werden können. Das Delegieren entbindet die Schulleitung nicht von der Führungsverantwortung (Verantwortung für das Ganze). Diese wird wahrgenommen, indem geeignete Zielvereinbarungen getroffen und geeignete Informations- und Kontrollverfahren eingesetzt werden. Führungsaufgaben der Schulleitung Die Hauptaufgaben der Schulleitung umfassen neben dem Bereich Organisation und Administration die Bereiche pädagogische Führung, Qualitätsentwicklung und sicherung, Personalführung sowie Information und Kommunikation. Führungsaufgaben aus diesen Bereichen wie Entscheidungen treffen Personalgespräche führen Kriseninterventionen Personalentwicklung initiieren Beratungen Behandeln von Elternreklamationen.. können hingegen auf keinen Fall delegiert werden und bleiben zwingend bei der Schulleitung. 5. Arbeitsplatzgestaltung Die Büroräumlichkeiten sollten gewisse Minimalstandards erfüllen. Es braucht zwingend einen Computer mit Internetzugang, da ein Grossteil der Korrespondenz über das Internet oder per Mail abgewickelt wird. Weiter ist ein abschliessbares Archiv zum Ablegen der Personaldossiers der Mitarbeitenden und genügend Stauraum für die Aktenablage nötig.

5 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport 6. Öffnungszeiten spersonen sind Ansprechpersonen für die Bevölkerung, das heisst, die Arbeit wird häufig unterbrochen durch Telefonanrufe oder Publikumsverkehr. Dies erschwert das konzentrierte und effiziente Arbeiten. Das Aufteilen der Arbeitszeit in Arbeitszeit mit Störungen (fixe Öffnungszeiten) und ungestörte Arbeitszeit (Telefonbeantworter einschalten, Türen schliessen usw.) kann dem entgegenwirken. Der Dienstleistungsgedanke - möglichst lange Ansprechzeiten / Öffnungszeiten anzubieten - ist gegen die Produktivitätsüberlegung des ungestörten Arbeitens abzuwägen. 7. Arbeitszeitmodell In der Schule ist das Arbeitsaufkommen im Jahresverlauf schwankend. Wenn Pensenmeldungen, Promotionen, Planung des neuen Schuljahres usw. anstehen, nehmen die administrativen Aufgaben zu. spersonen müssen die arbeitsintensiven Perioden kennen und sollten bereit sein, ihre Arbeitseinsätze dementsprechend flexibel zu gestalten. Dies heisst nicht, dass sie auf Abruf arbeiten sollen. Eine Jahresplanung erlaubt der Schulleitung und der sperson die Arbeitszeit bzw. die Ferien dem Jahresverlauf entsprechend zu vereinbaren. Das Jahresarbeitszeit-Modell eignet sich besonders für diese Art der Arbeitseinteilung. Ein weiterer Vorteil dieses Modells besteht darin, dass die Entlöhnung in regelmässigen Monatsraten erfolgt und die monatliche Arbeitsleistung dennoch dem Arbeitsanfall angepasst werden kann. 8. Pensum Die Gemeinde bewilligt auf Antrag der Schulpflege den Umfang der Stellenprozente des s. Seitens BKS bestehen keine Vorschriften zu spensen. Aufgrund der Evaluation des Projekts Geleitete Schule 2006 wurden die aktuellen spensen an 60 Aargauer Schulen erhoben und ausgewertet. Daraus ergeben sich Vergleichszahlen, welche eine Orientierung erlauben. (vgl. Anhang: spensen an Aargauer Schulen) 9. Anstellung Die spersonen werden gemäss dem Personalreglement der Gemeinde angestellt. Es empfiehlt sich zwischen Gemeinderat, Schulpflege und Schulleitung vorab abzusprechen, wer welche Aufgabe beim Einstellungsverfahren übernimmt: Ausschreiben der Stelle Selektion Anstellungsvertrag ausstellen

6 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport Anhang Beispiel: Stellenbeschreibung Stelle Sekretär, Sekretärin Position / Funktion Schulsekretär oder Schulsekretärin an der Schule / im Schulhaus. / für Schulleitung und Schulpflege / an der Oberstufe Stellenumfang 40% Abteilung Stelleninhaberin Andrea Muster Vorgesetzte Schulleitung Weisungsbefugnis Schulpflegepräsidentin; Schulpflegepräsident Unterstellung - Ziele der Stelle Entlastung der Schulpflege und der Schulleitung von administrativen und organisatorischen Arbeiten Anlaufstelle für die Bevölkerung Aufgaben / Tätigkeiten Allgemeine Auskünfte geben, bzw. Anfragen weiterleiten (Triage) Allgemeine Sekretariatsaufgaben selbstständig erledigen - Telefondienst - Post bearbeiten - Schülerausweise ausstellen - Ausgabe von Formularen - Informationen weitergeben bzw. beschaffen - Dokumentationen zusammenstellen - Datenverwaltung, Listen erstellen, Schülerzahlen erheben - Tabellen erstellen und bearbeiten - Akten ablegen und Archiv pflegen - Korrespondenz für Schulpflege und Schulleitung vorbereiten bzw. führen - allgemeine Korrespondenz - mit Eltern - mit BKS (Pensenbewilligungen, Unfallmeldungen usw.) - mit Aussenstellen der Schule (Schulpsychologischer Dienst, Jugendberatung usw.) Aufträge der Schulleitung ausführen - Diverse, regelmässige Anlässe oder Aktionen organisieren (Zahngutscheine, ärztliche Untersuchungen, Pausenapfel, Prüfungsanmeldungen, Kindergarteneinschreibungen usw.) - Schulhaus interne Abrechnungen führen - Geschäfte für Schulpflege und Schulleitungen vorbereiten - Inventar vorbereiten - Budget vorbereiten - Umfragen beantworten - Kopierarbeiten - Generelle Anforderungen Der Schulsekretär oder die Schulsekretärin beherrscht administrative Aufgaben und hat gute PC-Kenntnisse. Sie kennt die Abläufe innerhalb der Schule und interessiert sich für schulische Themen. Sie ist flexibel und verhält sich gegenüber der Schule xx loyal. Spezielle Anforderungen Siehe Anforderungsprofil Kompetenzen und Verantwortung Selbstständiges Arbeiten im Rahmen des Anstellungsvertrags und Ausführen übertragener administrativer Aufgaben. Erstellungsdatum 1. Mai 2005 Diese Stellenbeschreibung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wird regelmässig überarbeitet.

7 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport Beispiel: Anforderungsprofil Kompetenzbereiche Kompetenzen Erforderlich Erwünscht Fachkompetenz Kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung in ähnlicher Position Kenntnisse des Aargauischen Schulsystems Kenntnisse schulischer Abläufe Kenntnisse moderner Informations- und Kommunikationstechniken Kenntnisse der Datenverwaltung Sichere Anwendung der deutschen Sprache.. Sozialkompetenz Kommunikationsfähigkeit Kooperationsfähigkeit Kundenorientierung - gute Umgangsformen - unparteilichkeit im Publikumsverkehr - Geduld Kritikfähigkeit Diskretion Loyalität Toleranz Selbstkompetenz Belastbarkeit Flexibilität bezüglich - Arbeitsanfall - Arbeitszeiten Selbstständigkeit Interesse und Engagement - für die Schule - für schulische Fragen und Entwicklungen Arbeitsverhalten Einsatzbereitschaft Bereitschaft - in schulischen Funktionszusammenhängen zu denken und handeln - zumutbare Aufgaben ausserhalb des Pflichtenhefts / der Stellenbeschreibung zu übernehmen - zur Weiterbildung Zuverlässigkeit und Genauigkeit.

8 Geleitete Schule Departement Bildung, Kultur und Sport spensen an Aargauer Schulen Die Datenerhebung im Rahmen der Evaluation des Projekts Geleitete Schule (2005) ergibt stark variierende Sekretariatspensen. Im Mittel steht den befragten 60 Schulen im Jahr 2005 für 8 Schülerinnen und Schüler ein Stellenprozent für das zur Verfügung. Etwas mehr als die Hälfte dieser Sekretariate haben ein Pensum, welches über diesem Mittel liegt. Auf 5 Stellenprozente gerundet, ergibt dies folgende Tabelle, die sich fortsetzen lässt (Berechnung: Anzahl Kinder : 8 = Stellenprozente; auf 5% runden): Kinder (8 Kinder / Stellen%) Stellenprozent Kinder (8 Kinder / Stellen%) % bis 99 10% % % % % % % % % % % % % % % % % % usw. Stellenprozent Die Evaluation zeigt weiter, dass die e momentan vielerorts ausgebaut werden. Bei einem angemessenen spensum können viele administrative Aufgaben delegiert werden. Somit können die vielfältigen Bedürfnisse der Schulleitung, der Schulpflege, diverser Kommissionen und des BKS abgedeckt werden. Insbesondere die Schulleitungen können sich auf pädagogische Fragen, Qualitätsentwicklung und -sicherung sowie Personalführung konzentrieren. Empfehlungen Aufgrund dieser Erkenntnisse empfiehlt das BKS pro 6 Schülerinnen und Schüler ein Stellenprozent für das Sekretariat. Auf 5 Stellenprozente gerundet, ergibt dies folgende Tabelle, die sich fortsetzen lässt (Berechnung: Anzahl Kinder : 6 = Stellenprozente; auf 5% runden): Kinder (6 Kinder / Stellen%) Stellenprozent Kinder (6 Kinder / Stellen%) % bis 74 10% % % % % % % % % % % % % % % % % % usw. Stellenprozent Übernimmt das zeitintensive Schreibarbeiten von der Schulpflege (z.b. Sitzungsprotokolle, Korrespondenz, Dokumentationen usw.) oder Aufträge von der Gemeindeverwaltung (z.b. Vergabe von Schullokalitäten), muss dies in der Festlegung des spensums zusätzlich berücksichtigt werden.