Zentrales Testamentsregister V2.16

Transkript

1 Abfragen im Grund- und Firmenbuch Abfragen im Zentralen Melderegister Abfragen im Gewerbeinformationssystem Abfragen im Zentralen Testamentsregister Abfragen im deutschen Handelsregister Einbringung von Firmenbucheingabe, Grundbuchsgesuchen und Sonstigen Schriftsätzen auf elektronischem Weg Empfang des und Zuordnung zum entsprechenden Akt in Ihrem Programm Verwaltung der Akten mit Sortiermöglichkeit nach verschiedenen Kriterien und Auslagerung erledigter Akten Verwaltung der beteiligten Parteien in einer eigenen Personenliste Behördensuche TrustNetz Zentrales Testamentsregister V2.16

2 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS Einleitung Einrichten der Zugänge Kennungen und Standardtexte eintragen URL für cyberdoc und ZTR Optionen festlegen Einstellungen für den Import von Daten aus der Kanzleiverwaltung Verwendung des Moduls ZTR-Anfrage Übersicht Funktionen unter Anfragen Senden / Empfangen Neu Eingeben einer neuen Testamentssuche Mitteilungstexte an Fundstellen ändern Speichern der Anfrage Bearbeiten Entfernen Kopieren Import Drucken Abbrechen Funktionen unter Mitteilungen Senden / Empfangen Öffnen Drucken Seite 2/11

3 1. Einleitung Innerhalb der WebSUITE-Combi gibt es das Programmodul ZTR. Damit können Testamentsanfragen an 3 verschiedene Fundorte innerhalb einer Anfrage durchgeführt werden: (a) das mit cyberdoc behandelte notarielle ZTR der ÖNK (b) die Hinterlegungen von Verfügungen in den Notariatsarchiven (c) das anwaltliche Testamentsregister im Verantwortungsbereich des ÖRAK Erhaltene Mitteilungen aus dem cyberdoc werden ebenfalls in diesem Programmmodul angezeigt. Der Vorteil des ZTR Moduls innerhalb der WebSUITE-Combi liegt in der übersichtlichen Auflistung der Fundstellen in den 3 verschiedenen Verantwortungsbereichen (Notare, Notariatsarchive, Anwälte) sowie in der übersichtlichen Nachbearbeitung zur Anforderung der Verfügungen (automatisch per , per Register, per Telefon etc.). 2. Einrichten der Zugänge 1.1 Kennungen und Standardtexte eintragen Unter DATEI BERNUTZER VERWALTEN können Sie mit Bearbeiten unter dem Punkt Identifizierung die cyberdoc Kennung und das Passwort einzutragen. Falls unbekannt, bitte bei der ÖGIZIN- Hotline anfragen: Seite 3/11

4 Zusätzlich müssen die Kennungen für das Testamentsregister der Österreichischen Anwälte (erhalten Sie von uns) und die Standardtexte für Mitteilungen an Fundstellen eingegeben werden: Seite 4/11

5 1.2 URL für cyberdoc und ZTR Optionen festlegen Unter SERVICE SYSTEMEINSTELLUNGEN können Sie die URL zum cyberdoc eingeben und die Verbindung zum NTB-PC testen. Wenn diese Verbindung fehlschlägt setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 1.3 Einstellungen für den Import von Daten aus der Kanzleiverwaltung Anfragen können nicht nur händisch eingegeben werden, sondern auch automatisch aus den wichtigsten Kanzleiverwaltungsprogrammen übernommen werden. Unter ZTR Import Pfad tragen Sie bitte den Ordner ein, wo die Kanzleiverwaltung die XML Datei für ZTR Anfragen ablegt. Der Import und die Abarbeitung der Anfragen erfolgt laufend im Hintergrund. Alle korrekt importierten XML Dateien werden nach dem Import automatisch in den Unterordner \Imported verschoben. Ist eine Datei fehlerhaft, wird im Unterordner \Imported eine Fehlerdatei erzeugt und die selbe Datei bis zum nächsten Neustart der WebSUITE-Combi nicht nochmals importiert. Sollten keine Sonderparameter gesetzt sein, so werden standardmäßig alle Register angefragt. Die Ergebnisse werden an jene Fundstellen zur Übermittlung der Verfügungen gesendet, welche Übereinstimmungen in Name, Vorname und Geburtsdatum zeigen. Fundstellen ohne Geburtsdatum werden dann nicht automatisch angefragt. Die Ergebnisse der Anfrage können genauso wie händisch eingegebene Anfragen mittels Doppelklick geöffnet und geprüft werden. Seite 5/11

6 3. Verwendung des Moduls ZTR-Anfrage 1.4 Übersicht Wechseln Sie zuerst auf das Modul ZTR-Anfrage. Hier können Sie zwischen den Anfragen die Sie an das ZTR stellen können und den empfangenen Mitteilungen von anderen Kanzleien auswählen. Durch Klicken auf die Spaltentitel kann die Sortierung entsprechend geändert werden. 1.5 Funktionen unter Anfragen Senden / Empfangen Alle unerledigten und hier fett markierten Einträge werden mit dieser Funktion bearbeitet. Sowohl der ÖNK Status als auch der ÖRAK Status werden geprüft und das Ergebnis in den Spalten ÖNK Status und ÖRAK Status angezeigt. Im Fehlerfall prüfen Sie bitte nochmals mittels Senden / Empfangen den Status. Ist die Abfrage abgeschlossen, wir sie in normaler Schrift angezeigt und es erscheint beim Status die Anzahl mit ## gefunden sowie die Anzahl der verschickten Mitteilungen mit ## versandt Neu Eingeben einer neuen Testamentssuche Alle blau markierten Felder sind Pflichtfelder. Optional kann die Schreibweise erweitert werden mit z.b. M%er für Maier oder Mayer oder Meier und die Phonetische Suche aktiviert werden die auch ähnliche Schreibweisen findet. Seite 6/11

7 Am Ende der Maske können Sie auswählen, ob die Mitteilungen an Fundstellen gleich automatisch verschickt werden sollen Mitteilungstexte an Fundstellen ändern Zum Installationszeitpunkt wurden Standardtexte vorkonfiguriert, welche Sie (siehe Punkt 1.1) generell ändern können. Sie können auch zu jeder Anfrage charakteristische Daten zufügen, indem Sie vor der Speicherung den Reiter Testament-Fundstellen drücken und die Texte anpassen. Mit der Option Todesfallaufnahme für Notariatsarchiv können Sie die TA als PDF-Datei anhängen. Zusätzlich zur Mitteilung wird dann auch die Todesfallaufnahme an das Notariatsarchiv geschickt sofern ausgewählt ist, dass eine automatische Mitteilung geschickt werden soll. An Notarstellen oder Anwaltsstellen wird dieses PDF generell nicht geschickt, egal welche Auswahl getroffen wurde. Seite 7/11

8 Speichern der Anfrage Nach fertiger Datenerfassung wird der Knopf Speichern gedrückt. Wenn allerdings mehrere Anfragen vorliegen, dann drückt man auf weitere Anfragen. Daraufhin werden wie zuvor die nächsten Daten eingegeben ohne Bezug auf die aktuelle Eingabe. Sollten Fälle mit Doppelnamen bzw. mehreren Vornamen vorliegen, so drückt man die Schaltfläche Mehrfacheingaben. Die Daten der vorigen Eingabe werden damit bis auf den Vornamen für die nächste Anfrage verwendet. Dies kann bei Personen mit mehreren Vornamen oder Doppelnamen die Anfrage erleichtern Bearbeiten Noch nicht abgeschickte Anfragen können hier inhaltlich bearbeitet werden. Ist die Anfrage allerdings bereits abgeschickt können Sie nur mehr die Mitteilungstexte ändern und an zuvor gefundene Fundstellen eine Mitteilung verschicken. Siehe auch Anstelle dieser Funktion können Sie die gewünschten Einträge auch mit Doppelklick öffnen. Seite 8/11

9 1.5.4 Entfernen Noch nicht abgeschickte Anfragen können hier gelöscht werden Kopieren Kopierfunktion um eine ähnlich lautende Anfrage wie eine bestehende zu erstellen Import Um einmalig eine Auftragsdatei zu importieren. Für die Anbindung an die Kanzleiverwaltungssoftware setzen Sie bitte die Funktion lt. Kapitel 1.3 ein Drucken Zeigt eine Übersicht zum ausgewählten Fall als PDF Datei an die Sie bei Bedarf auch drucken können. Die automatische Druckfunktion in cyberdoc können Sie bei Bedarf deaktivieren um die Doppelte Ausgabe der Ergebnisse zu verhindern. Sie können für die Ausdrucke des ZTR einen eigenen Drucker unter SERVICE- DRUCKEINSTELLUNG im Reiter ZTR-Ausdruck definieren. Details dazu finden Sie auch in der Kurzanleitung im Kapitel Druckeinstellung Abbrechen Anfragen die noch Fett angezeigt werden (also unerledigte Anfragen) werden damit abgebrochen und keine weiteren Versuche mehr unternommen. Seite 9/11

10 1.6 Funktionen unter Mitteilungen Hier werden Mitteilungen aus dem cyberdoc angezeigt Senden / Empfangen Neue Mitteilungen werden damit abgeholt sofern die Mitteilungen nicht ohnehin immer automatisch lt. der Option unter Kapitel 1.2 abgeholt werden Öffnen Mitteilungen aus anderen Kanzleien können Sie hier bearbeiten und gegebenenfalls beantworten. Die Mitteilung wird über cyberdoc zugestellt. Standardtexte für Ihre Antworten können Sie unter Standardantworten ändern festlegen. Mittels Als erledigt setzen können Sie den Status von offen auf erledigt setzen. Dies dient nur für Sie als interne Information und wird ebenso im cyberdoc gesetzt. Seite 10/11

11 1.6.3 Drucken Zeigt eine Übersicht zum ausgewählten Fall als PDF Datei an die Sie bei Bedarf auch drucken können. Seite 11/11