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1 Konto einrichten in 10 Minuten! Nach der Registrierung helfen Ihnen folgende 4 Schritte, absence.io schnell und einfach einzuführen.

2 absence.io bietet Ihnen eine unkomplizierte und effiziente Urlaubverwaltung, welche keine Installation benötigt. Direkt nach der Registrierung, werden Sie aufgefordert die Grundeinstellungen zu konfigurieren. Dieses beinhaltet die Sprachauswahl sowie die Kalender Grundeinstellungen. 1. Feiertage auswählen: Feiertage können entweder zu Beginn der Einrichtung oder nachträglich angepasst/verändert werden. In der Grundeinstellung werden die Anzahl der jährlichen Urlaubstage, das Land und die Region festgelegt. Die gängigen Feiertage für die ausgewählte Region werden aktiviert und können gegebenenfalls mit nur einem Klick angepasst werden.. Bild 1 Kalender Grundeinstellungen

3 Neben der Möglichkeit Feiertage anzupassen, können Sie auch eigene freie Tage ergänzen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen à Kalender à Feiertage à Neuer Freier Tag. Bild 2 Kalender Einstellungen

4 2. Abwesenheitstypen definieren: Wir bieten Ihnen vordefinierte Abwesenheitstypen wie z.b. Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub an, welche Sie unter Einstellungen à Kalender à Abwesenheitstypen finden. Die bestehenden Abwesenheitstypen können jedoch den eigenen Bedürfnissen nach angepasst werden. Hierfür gehen Sie über den Button Neuer Abwesenheitstyp : Bild 3 Abwesenheitstypen Einstellungen Ob Sie nun einen vordefinierten Abwesenheitstypen optimieren oder einen Neuen anlegen steht Ihnen frei. In der Grundeinstellung des Abwesenheitstypen (sh. Abbildung) haben Sie die Möglichkeit folgende Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren: Ordnen Sie ein Kontingent zu, dadurch verringert eine Buchung des gewählten Abwesenheitstypen lediglich das zugewiesene Kontingent. Entscheiden Sie ob die Buchung eine Genehmigung benötigt oder nicht. Regeln Sie die Sichtbarkeit des Abwesenheitstypen. Hinterlegen Sie eine Adresse, welche von einer Abwesenheit benachrichtigt wird, z.b. könnten Sie veranlassen, dass die HR-Abteilung bei der Buchung eines krankheitsbedingten Ausfalls eine Nachricht erhält.

5 Bild 4 Abwesenheitstyp Konfigurierung 3. Nutzer einladen & Rollen zuweisen: Um Ihr Team/Ihre Abteilung/Ihre Firma hinzuzufügen, müssen Sie vorerst die gewünschten Nutzer einladen, klicken Sie hierfür auf Einstellungen à Nutzer à Benutzer anlegen.

6 Bild 5 Nutzer-Einstellungen

7 Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Bild 6 Benutzer anlegen Hier können Sie nicht nur neue Benutzer anlegen, sondern auch deren Benutzerrollen definieren. Wir haben verschiedene Benutzerrollen und Berechtigungen vordefiniert, welche eine flexible Administration von absence.io ermöglichen. Sie können wählen zwischen, Inhaber, Administrator, Personalwesen, Genehmiger und Nutzer. Die genannten Rollen gehen mit ihren eigenen Rechten und Zugriffen einher.

8 Nutzer: Ein Nutzer kann... Nur Mitarbeiter aus derselben Abteilung/Team sehen Eigene Abwesenheiten eintragen und Abwesenheitsanfragen stellen Abwesenheiten von Kollegen im gleichen Team sehen, jedoch nicht den Abwesenheitsgrund Ausnahme es sind für das gesamte Team einsehbaren Abwesenheitstypen Genehmiger: Hat alle Rechte eines Nutzers und kann zusätzlich Genehmigungspflichtige Abwesenheiten annehmen oder ablehnen Personalwesen: Hat alle Rechte eines Genehmigers und kann... Neue Nutzer hinzufügen/einladen Bestehende Nutzer bearbeiten und löschen Abwesenheiten von Mitarbeitern einsehen und bearbeiten Abwesenheiten, die keine Genehmigung erfordern, für alle Nutzer einstellen Abwesenheitstypen bearbeiten und erstellen Hat Zugang zu Reports und Einstellungen, wie der Verwaltung von Feiertagen Administrator: Hat alle Rechte des Personalwesens und kann... Abwesenheiten für alle Nutzer einstellen, auch solche die eine Genehmigung erfordern Inhaber: Hat alle Rechte eines Administrators und... Kann das Unternehmen löschen

9 4. Teams/Abteilungen erstellen und Nutzer zuweisen: Sie können Nutzer in absence.io ganz einfach Teams/Abteilungen zuweisen. Zuerst müssen diese jedoch erstellt werden. Um eine neue Abteilung bei absence.io anzulegen, klicken Sie auf Einstellungen à Organisation à Abteilung à Abteilung anlegen. Bild 7 Abteilungen Teams erstellen Sie, indem Sie im Nutzer-Fenster auf Teams verwalten klicken. Bild 8 Team Erstellung

10 Danach suchen Sie in den Nutzer-Einstellungen nur noch die betreffenden Mitarbeiter aus und weisen diesem das gewünschte Team und/oder die Abteilungen zu. Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen zur Einrichtung von absence.io jederzeit schriftlich oder telefonisch zur Verfügung: 089/ Ihr absence.io Team

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