AUSWERTUNGEN IN NTCS

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1 BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5 AUSWERTUNGEN IN NTCS Stefan Wenninger Stand:

2 Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG GRUNDLAGEN ZU BMD VORSTELLUNG VON BMD 5.5 UND NTCS GRUNDLAGEN DER BEDIENUNG VON BMD DIE WICHTIGSTEN TASTATURKÜRZEL IN BMD GRUNDLEGENDE TIPPS ZU BMD ÜBERSICHT ÜBER DIE WICHTIGSTEN PROGRAMME FÜR BUCHHALTUNGEN ORDNERSTRUKTUR UND SPEICHERPFADE IN BMD EINSPIELEN EINER BUCHHALTUNG IN BMD EINE BUCHHALTUNG AN DEN MANDANTEN ZURÜCKSENDEN EINE NEUE MANDANTENBUCHHALTUNG ANLEGEN BUCHEN IN BMD GRUNDLEGENDE KONTROLLEN VOR DEM BUCHEN GRUNDLEGENDE FUNKTIONEN IM BUCHUNGSPROGRAMM PR OP-VERWALTUNG BUCHEN IN PR SPLITTBUCHUNGEN TIPPS FÜR UMBUCHUNGEN ANLAGEVERZEICHNIS JAHRESÜBERNAHME DES VORJAHRES-AVZ NEUANLAGE EINES AVZ ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM AVZ ÄNDERN VON BUCHWERTEN ODER AUSSCHEIDEN VON ANLAGEN BERECHNEN DER ABSCHREIBUNG AUTOMATISCHES EINBUCHEN DER ABSCHREIBUNG AUSDRUCK AVZ UND ANLAGENSPIEGEL GRUNDLAGEN ZU NTCS BEDIENUNG VON NTCS WICHTIGE TASTENKÜRZEL DIVERSE TIPPS ZU NTCS KUNDE, BUCHHALTUNG UND AUSWERTUNGEN ANLEGEN GRUNDSÄTZLICHE ORGANISATION DER KUNDEN UND FIRMEN NEUANLAGE EINES KUNDEN FIRMA AUS KUNDE ERZEUGEN BUCHHALTUNGEN VON FIRMEN ANLEGEN KONTEN GLIEDERN AUSWERTUNGEN MANDANTENSPEZIFISCHE BILANZGLIEDERUNG ANHANG A - BASISGLIEDERUNG DES BMD-STANDARDS

3 Einleitung Willkommen zur Anleitung über die Fibu-Auswertungen in NTCS. Wir beginnen mit den Grundlagen zum Buchen in BMD 5.5, sehen uns auch die Möglichkeiten der Anlagenbuchhaltung an und sehen uns dann die Buchhaltungs-Auswertungen in NTCS an: Hauptanwendungsgebiet werden laufende, unterjährige Auswertungen sein wie eine KERF, ein 3-Jahreserfolgsvergleich oder eine Saldenliste, die als Zwischenbilanz gegliedert ist. Gerne möchten wir Sie zu unserer Homepage einladen, wo Sie sich zahlreiche weitere kostenlose BMD-Skripten downloaden können. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Einstieg in das Erstellen von Fibu-Auswertungen mit BMD! 3 3

4 1 Grundlagen zu BMD Vorstellung von BMD 5.5 und NTCS BMD* begann als rein filebasierendes Softwarepaket ohne Datenbank im Hintergrund. Diese ursprüngliche Software gibt es aktuell in der Version 5.5. (* Büromaschinen Mittlerer Datentechnik) Etwa mit der Jahrtausendwende führte BMD parallel ein neues Softwarekonzept - NTCS* genannt - ein, das zum einen eine fortschrittlichere Bedienung aufweist und als wesentlichste Änderung die Speicherung aller Daten in einer Datenbank einführte. (* New Technoloy Commercial Software) Seit der Entwicklung von NTCS wurden sukzessive fast alle früheren BMD Module in der neuen NTCS abgebildet und dabei jedes Mal auch im Funktionsumfang ausgeweitet. Zahlreiche Module gibt es überhaupt nur in der NTCS. Aktuell wird seit Jänner 2010 gerade die Buchhaltung in der NTCS eingeführt, aber viele warten noch mit dem Umstieg, weil die Buchhaltung in BMD 5.5 sehr stabil läuft und die meisten Module in der NTCS anfangs noch kleinere Probleme aufweisen. Zum gegenwärtigen Stand hat man als Steuerberater fast immer beide Software-Welten im Einsatz: - In der BMD 5.5 werden die Buchhaltung (inklusive den Jahresabschlussbuchungen), das AVZ und die Lohnverrechnung geführt. - In der NTCS verwendet man die Kostenrechnung, die Bilanzierung und die Steuererklärungen (und all die übrigen Module wie Zeiterfassung, Leistungsverrechnung, Dokumentenarchiv, Standardbriefe, CRM, WP, etc). Die beiden Softwarewelten sind nahtlos mit einander verbunden, sodass z.b. der Austausch der Buchhaltungsdaten aus der BMD 5.5-Welt mit der Bilanzierung in der NTCS-Welt - nach einer einmalig angelegten Verknüpfung je Mandant - automatisch erfolgt. Wurde z.b. bei einem Mandanten seit dem letzten Aufbereiten eines Jahresabschlusses in NTCS eine Buchung in BMD 5.5 im betreffenden Jahr gemacht, erhält man automatisch den Hinweis, das sich in 5.5 etwas geändert hat und es wird vorgeschlagen, dass die Buchhaltungsdaten neu in die NTCS übernommen werden. Vereinfacht kann man sagen, dass man - zuerst in der BMD 5.5 die Buchhaltung kontrolliert und die Abschlussbuchungen macht und das Anlageverzeichnis führt - und anschließend in der NTCS den Bilanzbericht und die Steuererklärungen macht. In der Praxis wird man immer wieder einmal aus der NTCS-Welt zurückspringen in die BMD 5.5-Welt, um z.b. noch die Gewinn-Umbuchung zu machen etc Dieses Wechseln zwischen den beiden Welten stellt keinerlei Problem dar, da Änderungen in der BMD 5.5 von NTCS automatisch erkannt werden

5 1.2 Grundlagen der Bedienung von BMD 5.5 In BMD 5.5 gibt es 4 verschiedene Möglichkeiten, um ein Programm aufzurufen. Alle Programme sind direkt über die Menüleiste erreichbar: Über die hier einblendbare, individuell anpassbare Schnellstartleiste kann jeder User seine häufig benötigten Programme hier nach Programmgruppen sortiert aufrufen. Das zentrale Startfenster hilft als übersichtlicher Programm-Navigator rasch aus allen vorhandenen Programmen das gewünschte auszuwählen. Kennt man den Programmnamen, kann man ihn auch direkt in der Programmaufruf-Leiste eingeben. Tipp: die aktuelle BMD-Version und BMD-Kundennummer sieht man hier unten in der Infozeile. 5 5

6 1.3 Die wichtigsten Tastaturkürzel in BMD F1: dort wo man Zeiträume oder Kontenbereiche eingibt, wird mit F1 das gesamte Jahr oder der ganze Kontenbereich ausgewählt (z.b. ALLE Lieferanten- oder ALLE AVZ-Konten) Wenn im Buchungsprogramm in einem Feld eine Kontonummer einzugeben ist: o mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und F1-Taste ein Sachkonto suchen o o mit der F2-Taste ein Kundenkonto und mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen. Weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren. Möchte man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt bekommen, drückt man die F4-Taste F3: manchmal möchte man ein Eingabefeld, das bereits mit einem Wert befüllt ist, löschen, z.b. in den Parametereinstellungen. Gerade dort wird oft die Eingabe von "0" nicht genommen - in diesem Fall löscht man ein bereits befülltes Feld mit F3. F4: In den meisten Eingabefeldern von BMD öffnet sich mit der F4-Taste ein Suchen- Fenster mit einer Liste der möglichen Eingaben: Praktisch ist dies bei Feldern wo Dateipfade einzugeben sind: hier öffnet F4 einen Pfadnavigator (ähnlich dem Explorer). F5: damit startet man beim Buchen den BMD-Taschen-Rechner. Mit ihm kann man auch Beträge errechnen und anschließend direkt in das Betragsfeld der Buchung übernehmen. F7: Manchmal kann es sein, dass man aus einer Fehlermeldung nicht mehr herauskommt. Häufig kann dieser Fehlerkreislauf mit 3x F7 beendet werden. F8: Die F8-Taste ist in den meisten Eingabefeldern mit einer Hilfe-Funktion belegt, sodass man sich zum aktuellen Eingabefeld eine Hilfeinfo einblenden kann. F9: Dies ist die "Powertaste" im Buchungsprogramm pr03: in allen Programmbereichen wird ein nützliches Kontextmenü mit zahlreichen wichtigen Funktionen eingeblendet: o o im Kontoblatt kann dieses direkt nach Excel exportiert werden, oder in ein früheres oder späteres Buchhaltungsjahr gewechselt werden, oder der Kontenstamm (Kontoname / USt-Hinterlegung etc) eingestellt werden, oder der laufende Kontensaldo eingeblendet werden je Buchung in der Saldenliste kann man sich das Vorjahr einblenden lassen usw. Es lohnt sich daher in allen Bereichen des Buchungsprogrammes pr03 (beim Buchen / in der Saldenliste / in der OP-Liste / in der Kontoansicht) die F9-Taste zu drücken und sich die weiteren Möglichkeiten anzusehen! Shift-F11: Möchte man den aktuellen BMD 5.5-Bildschirm ausdrucken (Bildschirm- Hardcopy), so geht dies am einfachsten über Shift-F11 ESC-Taste: damit steigt man aus dem aktuellen Programm aus oder schließt eine aktuelle Listung Für lange Listen (z.b. Vorschau der Saldensliste, Liste aller Konten, Buchungsjournal) kann man - mit der Bild-Auf und Bild-Ab-Taste schnell seitenweise blättern - und mit der Pos1- (Ende-) Taste springt man beim ersten Druck an den Anfang (Ende) der aktuellen Listseite, um beim zweiten Druck direkt ganz an den Anfang (Ende)

7 1.4 Grundlegende Tipps zu BMD 5.5 Vorschlagswerte in Klammern Bei zahlreichen BMD 5.5-Programmen steht rechts neben einem Eingabefeld in Klammer ein Vorschlagswert. Wenn man diese auswählen möchte, braucht man das aktuelle Eingabefeld einfach nur ohne Eingabe mit der ENTER-Taste abschließen: Durchlesen und Durchschalten durch Infozeile (Funktionszeile) BMD zeigt bei den allermeisten Feldern eine Vielzahl von möglichen Funktionen jeweils ganz unten in der Infoleiste an. Diese Zeile ist die wertvollste Quelle von Informationen, welche Möglichkeiten und Automatismen man im aktuellen Feld hat: Häufig enthält diese Zeile mehr Hinweise als sie auf einmal Platz haben. Das TAB-Symbol zeigt dann an, dass man mit der Tabulator-Taste durch die übrigen Hinweiszeilen durchschalten kann. Hilfe-Dokumentation Innerhalb jedes BMD 5.5-Programmes kann man über das violette Hilfe-Symbol ein Hilfehandbuch zum konkreten Programm öffnen. Drucker 7 7

8 Bei Programmen, die einen Ausdruck erzeugen, fragt BMD, welchen Drucker man beim Ausdruck verwenden möchte. Dabei gibt es folgende Druckermöglichkeiten: lp01 dies ist der am aktuellen PC hinterlegte Standarddrucker lp62 Adobe PDF lp94 es kommt der Windows-Drucker-Dialog, wo man alle seine am PC angelegten Drucker auswählen kann lp96 der Ausdruck wird direkt als Excel-Datei geöffnet lp98 ist die BMD-eigene Druckvorschau, die direktes Vermailen oder Speichern als PDF und auch alle Windows-Drucker ansprechen kann lp99 der Ausdruck erfolgt direkt in ein Word-Dokument Wir haben bei den meisten BMD-Programmen den lp98 als Standarddrucker hinterlegt. Diese Ausdruckvorschau sieht so aus und bietet folgende Vorteile: - man kann mit dem Pfeiltasten durch das Dokument schalten und durch Klick auf die Seitennummern direkt zu einer gewünschten Seite springen - zudem kann über die Taste 'Bearbeiten' das Dokument zum direkten Bearbeiten geöffnet werden, um z.b. noch eine kleine Korrektur zu machen

9 Aufruf eines weiteren Programms Gerade während dem Buchen benötigt man öfter mal ein anderes BMD-Programm, um z.b. schnell eine Saldenliste auszudrucken. Man muss in diesem Fall NICHT aus dem Buchungsprogramm pr03 aussteigen, sondern kann direkt mit der F9-Taste und der X-Taste zur gewohnten BMD-Programmstart-Maske wechseln. Sobald man das externe Programm beendet hat, ist man automatisch zurück im Buchungsprogramm. Parameter in BMD 5.5 Jedes Programm hat eigene Parameter. Diese können - ALLGEMEIN für alle Mandanten in der Kanzlei eingestellt werden - oder MANDANTENBEZOGEN für jede einzelne Buchhaltung Es wird ersucht die Parameter immer nur mandantenbezogen zu ändern. Vorschläge für eine gesamte Änderung für alle in der Kanzlei werden gerne entgegengenommen. Die mandantenbezogenen Parameter haben IMMER Vorrang vor den allgemeinen Parametern. Daher, sobald ein Parameter mandantenbezogen eingestellt wird, übersteuert dieser den allgemeinen Parameter. Einblenden der Programmstartseite Hat man einmal zuviel auf ESC gedrückt, wird auch die Programmstartseite geschlossen und man erhält ein leeres BMD 5.5. Mit der F9-Taste blendet man sich die Programmstartseite wieder ein. Mit gehaltener linker Maustaste kann man sich direkt aus dieser Programmstartseite Programme in die eigene Schnellstart-Leiste ziehen. Da die Schnellstart-Leiste Bildschirmplatz verbraucht und daher die Programmfenster und auch deren Schrift kleiner macht, darum empfiehlt es sich bei Bedarf diese Schnellstart-Leiste auszublenden. Viele User lassen sie gänzlich ausgeblendet, um die einzelnen Programme immer automatisch in maximaler Größer vor sich zu haben. 9 9

10 1.5 Übersicht über die wichtigsten Programme für Buchhaltungen pr00: zum Anlegen einer neuen Buchhaltung bzw. Ändern der Firmenstammdaten pr01: zum Anlegen neuer Konten / Verändern bestehender Konten. Beides geht auch direkt im Buchungsprogramm pr03: - beim Buchen gibt man einfach eine neue Kontonummer ein - im Kontoblatt kann man mit F9 und K direkt in den Kontenstamm wechseln pr01c: um von mehreren Konten auf einmal den Kontenstamm zu ändern (kann nur von Keyusern ausgeführt werden) pr03: ist das klassische Programm zum buchen (auch der Bilanzbuchungen) pr03v: Automatikbuchungen anlegen und ausführen (das ist NICHT die automatische Steuerverbuchung, die direkt in pr03 gemacht werden kann) pr03s: Spezialprogramm, wenn die automatischen Skonto-Sammelbuchungen nach Kostenstellen aufgetrennt werden sollen pr03j: Belegdatum / Buchungsdatum nachträglich über viele / alle Buchungen ändern pr04: dient zum automatischen Abstatten (Ausgleichen der OP-Verwaltung) pr07: Fibu-Kontrollprogramm (Salden, OP, Journal, EB-Salden, Kassastand, Beleg-Nr.) pr07a: nach Betrag in Fibu suchen und Kontrolle der Sammelbuchungen auf Steuer- und Personensammelkonten pr08: um Buchungen aus Fremdsystemen (Fakturen etc) einzuspielen pr08i: um Kontostammdaten aus Fremdsystemen einzuspielen pr09: Jahresübernahme der Buchhaltung (Kontenstamm, EB-Salden, OP) pr09e: Jahresübernahme der Buchhaltungs-Nebendaten (Mahntexte, ZV ) pr09f: Jahresübernahme der Bilanz-Nebendateien (Chronik und vor allem wichtig wenn man mit pr76a die Personalrückstellungen rechnet!) pr10: Stammdatenlistung (alle Kontennummer / -bezeichnungen / Steuercodes pr10g: Alle Kontenblätter oder alle Buchungen exportieren (z.b. nach Excel) pr11: OP-Liste pr11f: OP-Liste sortiert nach der Abstattung (=Zuordnung Zahlung zu Rechnung) pr12: Journal gesamt ausdrucken oder nur ein bestimmtes Buchungs-Symbol (z.b. die Abschlussbuchungen) pr12a: Buchungsjournal für eine bestimmte Periode nach Konten sortiert pr13: Saldenliste ohne EB pr13a: 12-Monats-Saldenliste mit Vorjahr pr13c: Saldenliste mit EB pr13f: Saldenliste mit Umsatz (auch für Personenkonten) pr13a: Saldenliste über mehrere Monate (zum Vergleich) ausdrucken pr14: eines oder mehrere / alle Konto ausdrucken: 6 Konten nach Datum: z.b. ein Konto für bestimmten Zeitraum 3 X-X Konto total: von einem Konto bis zu einem anderen Konto alles pr15: Umsatzliste / ABC-Analyse der Personenkonten

11 pr25b: Konten gliedern pr26a: Übernahme der Bilanzsalden aus Vorjahr - besser: pr26akto übernimmt gleich für mehrere Jahre gleichzeitig pr32n: Punkt 1 eine Bilanz (Zwischenbilanz) aufbereiten und mit 7 ausdrucken pr34: USt-Verprobung + Kammerumlage (monatlich oder für gesamtes Jahr) pr34c: USt-Verprobung detailliert (jedes Monat einzeln) pr34eu: zum detaillierten Überprüfen von allen Ust-Arten inkl. VSt pr44: Personenkonten-Saldenliste (im Gegensatz zu pr13f mit Adresse) pr45: UVA + ZM + Meldung grenzüberschreitender Dienstleistungen + Zahlschein-ausdruck oder Telebankingdatei für Mandant erstellen pr45kons: Erfassen Konsolidierung von UVA pr49: Buchhaltungen konsolidieren (ganz oder auch nur %-anteilig) pr51: Löschen von (in den letzten 3 Jahren) nicht bebuchten Konten pr55: Buchungen von einem Fibu-Konto auf ein anderes umspielen (Referenzkonto) pr57a: zum Import und Export von Buchhaltungen pr76a: Rechner für Abfertigungsrückstellung pr77: Bewertung von Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten ka15: Kassabuch ausdrucken ka15bel: zum Ausdrucken von Eigenbeleg / Kassabeleg ap00: AVZ-Hauptprogramm ap01c: Stammdaten mehrerer Anlagegüter auf einmal befüllen / ändern ap03dmon: AVZ monatlich ausdrucken ap09e: Jahresübernahme des AVZ ap13i: AVZ-Daten importieren ap16: mehrere AVZ konsolidieren ap18a: Freibetrag für investierte Gewinne ap30: Erfassung Konten für automatische AfA-Buchungen ap31: Verbuchen der AfA ap32: Ausdruck Anlagenspiegel ap93: Inventarnummern von Anlagegütern ändern (Anlagen verschieben auf andere Inventarnummer) ap93umb: Anlagegüter auf anderen Mandanten umbuchen ap97abg: Gesamtabgang aller Anlagen euroanbu: Einstellen auf welchen Wert abgeschrieben wird (1, 7 Cent, 1Cent) bpexport: Export ACL-Daten für die Betriebsprüfung; empfohlen: Ausgabe in und anschließend die Dateien aus dem Anhang der speichern - Dateien danach in Excel öffnen und als TXT-Datei (Tabstopp-getrennt) speichern für den Prüfer 11 11

12 1.6 Ordnerstruktur und Speicherpfade in BMD 5.5 Die BMD-Daten (Buchhaltung / Kostenrechnung / AVZ / Lohn) sind meist in einem eigenen Verzeichnis oder sogar in einem eigenen Netzlaufwerk gespeichert, das auch einen entsprechenden Namen trägt: z.b. BMD_DATA oder ähnlich. Meist findet man im Arbeitsplatz ein eigenes Laufwerk mit dem Namen BMD_DATA (oder ähnlich). (Falls man kein Laufwerk oder Verzeichnis findet, bitte beim Administrator veranlassen, dass es eingeblendet wird.) Innerhalb des BMD-Datenverzeichnisses die Lohnverrechnung und die Buchhaltung immer in getrennten Verzeichnissen und meist gibt es für jedes Jahr einen eigenen Jahresordner. Im nachfolgenden Screenshot sind die Buchhaltungen in den Jahresordnern b1, b2, b3 und die Lohnverrechnungen sind in den Jahresordnern lv2001, lv2002, lv2003 Steigt man in einen Buchhaltungs-Jahresordner hinein, so sind darin alle Mandantenbuchhaltungen dieses Jahres enthalten. Wie man am nachfolgenden Screenshot sieht, werden die Mandanten-Ordner meist die Klientennummer enthalten, es sind aber auch Namen möglich:

13 Sieht man in einen Mandanten-Buchhaltungsordner hinein, so findet man zumindest immer einen Unterordner fib: In diesem Unterordner 'fib' befinden sich die eigentlichen Buchhaltungsdaten. Wenn es bei einem Mandanten auch eine Kostenrechnung gibt, so findet man im Mandanten- Buchhaltungsordner immer auch einen Ordner 'kore': Wenn beim betreffenden Mandanten bereits eine Anlagenbuchhaltung besteht, gibt es noch einen dritten Unterordner 'anbu' im Mandanten-Buchhaltungsordner: Findet man im Unterordner eine Textdatei mit Namen info57, so bedeutet dies, dass diese Buchhaltung bereits einmal aus einem BMD-System exportiert wurde und in einem anderen BMD-System importiert wurde mittels dem Programm pr57a (siehe nächstes Kapitel). Dies geschieht meistens dann, wenn der Klient selber in BMD bucht und am Jahresende seine Buchhaltung an den Steuerberater mailt. Wichtig: die Ordnerstruktur sollte immer nur diese 3 Ebenen haben und nicht mehr: Jahresordner / Mandantenordner / FIB-Ordner 13 13

14 Im folgenden Beispiel wurde eine Buchhaltung falsch eingespielt und es gibt den Mandanten- Ordner zweimal ineinander verschachtelt. Da eine Buchhaltung immer nur gezippt an jemand anderen g t werden kann, entstehen dabei immer ZIP-Dateien. Diese sollten bitte nie in den Mandanten-Buchhaltungsordner oder gar in den 'fib'-ordner gespeichert werden, sondern am besten immer nur am eigenen PC (z.b. auf dem Desktop), da sonst beim nächsten Exportieren und Mailen der Buchhaltung, auch das Zip-File zusätzlich mitgepackt und versendet wird und die Buchhaltung dadurch immer unnötig größer wird: bitte nicht Direkt im Jahresordner sind die ZIP-Dateien auch nicht optimal (weil sie die Datensicherung unnötig vergrößern), aber sie stellen ansonsten dort kein Problem dar: Mandantenverzeichnis beim Aufruf eines BMD 5.5-Programmes Damit BMD beim Start eines Programmes welche Mandantenbuchhaltung man bearbeiten möchte, muss man immer den Jahres-Ordner und den Mandantenordner eingeben. Im Buchungs-Hauptprogramm pr03 sieht das z.b. so aus: Die Unterordner 'fib' für die Buchhaltung und 'kore' (falls es eine Kostenrechnung gibt) muss man nicht zusätzlich eingeben. Es reicht immer der Jahres-Ordner und der Mandantenordner. Ob man als Trennzeichen zwischen diesen beiden Ordner / oder \ nimmt, ist in BMD 5.5 egal. Anmerkung: da die Buchhaltungen für dieses Skriptum in einer Testumgebung stattfinden, lauten die Jahresordner t7, t8, t

15 1.7 Einspielen einer Buchhaltung in BMD 5.5 Erhält man eine Buchhaltung als ZIP-Datei zug t und möchte man sie bei sich selbst einspielen, speichert man sie zuerst aus dem Anhang der . Am einfachsten direkt über einen rechten Mausklick auf den Anhang in der geöffneten Ich empfehle die Speicherung am besten auf der Festplatte mit den BMD-Datem und dort direkt ins betreffende Fibujahr hinein - hier in b9: Anschließend sollte man die Zip-Datei dort kurz öffnen und darin die Datei info57.txt öffnen: Denn diese Datei wird beim Exportieren des Senders erstellt und enthält vor allem die Hinweise - aus welchem Jahresordner - und aus welchem Jahr die Buchhaltung stammt - und wann sie exportiert wurde: 15 15

16 Nun kann diese ZIP-Datei in BMD 5.5 mit dem Programm pr57a eingespielt werden (ohne dass die ZIP-Datei zuerst entpackt werden muss): Dazu wählt man im Programm pr57a den Punkt Mandant entpacken: BMD fragt nun nach dem Mandanten-Buchhaltungspfad, in den die Buchhaltung gespeichert werden soll. Für die Erstellung des Skriptums wird das Testverzeichnis t9 statt b9 verwendet: Wenn die Buchhaltung bereits unter diesem Pfad vorhanden ist, fragt BMD, ob es diese überschreiben darf. In diesem Fall sollte man sicher sein, dass die Buchhaltung, die man g t bekommen hat und nun einspielen möchte, auch wirklich aktueller ist, als der eigene Buchhaltungsstand. Danach bzw wenn es die Buchhaltung noch gar nicht gibt fragt BMD nun, wo es die ZIP-Datei suchen soll. Beantworten Sie diese Frage mit '1-Datei lokal': Zuletzt gibt man nun den Speicherpfad ein, unter dem man die ZIP-Datei gespeichert hat. Die Datei-Endung '.zip' kann man auch eintragen, aber dies ist nicht zwingend notwendig: Es folgt nun eine Frage, ob die gebuchten Zeilen bei der Verrechnung berücksichtigt werden sollen. Nur wenn in BMD 5.5 die Verrechnung von Buchungszeilen für die Honorarnoten verwendet wird und die Buchungszeilen direkt in den Honorarnotenvorschlag von BMD übergeleitet werden, muss bei der Beantwortung aufgepasst werden - ansonsten hat die Antwort keinerlei Bedeutung. In den meisten Fällen wird man immer NEIN wählen. Anschließend wird die Buchhaltung korrekt eingespielt und man kann den aktuellen Buchungsstand z.b. direkt in pr03 überprüfen. Um seine Festplatte C aufgeräumt zu halten, empfiehlt es sich nun die ZIP-Datei zu löschen

17 1.8 Eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden Möchte man eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden, so muss - zuerst das aktuelle Zwischenjournal mit einer Sammelbuchung abgeschlossen werden, - niemand darf in der Buchhaltung aktuell drinnen sein und buchen (auch kein Kollege), - und erst dann kann man das Zurücksenden mit dem Programm pr57a starten. Diesmal wählt man den Punkt 'Mandant packen' Man gibt den Mandanten-Buchhaltungspfad ein: Auf die Frage, ob die Buchhaltung gesperrt werden soll, wird man in den meisten Fällen mit NEIN antworten. Würde man JA antworten, wird die Buchhaltung bei einem selbst gesperrt und man kann nicht weiterbuchen. Die Sperre wirkt sich IMMER NUR beim Sender aus und nicht beim Empfänger. Wenn man eine Buchhaltung monatlich zwischen dem Klienten hin und hersendet und nicht möchte, dass jemand in der Kanzlei in der Buchhaltung irrtümlich weiterbucht, während der Klient die Buchhaltung führt, dann kann man auch mit '1 - BH sperren' die Buchhaltung in der Kanzlei für eine weitere Bearbeitung sperren, bis beim Zurückerhalten und Einspielen der Buchhaltung diese Buchungssperre wieder aufgehoben wird. Tipp: Den Status der Sperre kann man jederzeit im Firmenstamm (pr00 - Kennzahl 26) einsehen und auch ändern: Es kommt eine Anfrage, was man dem Klienten mailen möchte - meist wird man ihm die gesamte Buchhaltung zurücksenden: Auf die Frage, wohin die Buchhaltung gezippt werden soll, antwortet man Zuletzt füllt man die -Adresse aus und schon wird eine neue erzeugt, die direkt an den Empfänger der Buchhaltung gesendet werden kann und die die Buchhaltung als gezippten Anhang enthält: 17 17

18 1.9 Eine neue Mandantenbuchhaltung anlegen Wenn es eine Buchhaltung noch gar nicht gibt, legt man sie erstmalig im Programm pr00 an. Man gibt den gewünschten FIBU-Pfad im richtigen Jahresordner ein und drückt 2x ENTER; (das Sachbearbeiter-Feld wird seit der Einführung der Benutzer in BMD nicht mehr genutzt). BMD fragt danach, ob es den Mandanten anlegen soll: Anschließend fragt es nach einem Standardkontenrahmen. Es empfiehlt sich z.b. den BMDeigenen Standardkontenrahmen rlgbmd zu wählen, da dieser bereits perfekt gegliedert ist. Es gibt auch einen rlgbmd5 der ident mit dem rlgbmd ist, aber 5-stellige Sachkonten hat. Anschließend muss der Firmenstamm einmalig eingestellt werden, inklusive der Kontengrenzen der Lieferantenkonten und der Sammelkonten. Da wir dies im Skriptum "Umsatzsteuer in BMD 5.5" schon ausführlich beschrieben haben, verweisen wir an dieser Stelle nur auf den betreffenden Downloadlink: VBA/BMD_SUPPORT/bmd_support.html Für das Einspielen von Sach- und Personenkonten, von Kontosalden oder OP-Positionen eignet sich folgende Schnittstelle:

19 2 Buchen in BMD Grundlegende Kontrollen vor dem Buchen Kontrolle der Abstimmsummen (pr03) Gleich zu Beginn sollte man bei einer Buchhaltung immer die Abstimmsummen kontrollieren. Dazu geht man in das Buchungsprogramm pr03: Als FIBU-Verzeichnis gibt man den richtigen Jahresordner und den Mandantenordner ein: Wenn es keine Kostenrechnung gibt, lässt man das Feld KORE-Verzeichnis leer. Das Feld Sachbearbeiter lässt man in BMD IMMER leer, weil man besser mit der Benutznummer arbeitet: Bis zu 99 Benutzer können in einer Buchhaltung buchen. Da wir hier in Klammer die 1 sehen, ist aktuell wahrscheinlich niemand anderer in der Buchhaltung, da die meisten mit dem Benutzer 1 buchen. Die 1 in der Klammer bedeutet auch - (wie bei allen Werten die BMD bei einem Feld rechts davon in Klammer anzeigt) - dass BMD den Benutzer 1 vorschlägt. Man muss daher nicht extra eine 1 eingeben, sondern kann direkt nur die ENTER-Taste drücken

20 Im Feld Buchungsmonat empfiehlt es sich dringend als Bilanzierer in die Periode 13 zu wechseln, da diese in BMD für die Abschlussbuchungen reserviert ist und auch zwei wichtige Vorteile aufweist: - in der Periode 13 können alle auch schon abgeschlossenen Zwischenjournale der Periode 13 problemlos geöffnet werden - zudem kann man ganz einfach die Belegnummern der Abschlussbuchungen automatisch neu durchnummerieren lassen (wenn man z.b. eine Abschlussbuchung gelöscht hat). (Tipp: Wenn man gerade in der betreffenden Buchhaltung bereits im Buchungsprogramm pr03 gewesen war und man erneut einsteigt, kann man die Einstiegsmaske von pr03 mit 2x Druck auf die F1-Taste schnell überspringen.) Die Abstimmsummen kontrolliert man mit dem Punkt 8 Abstimmsummen Es empfiehlt sich immer die '4. Kontrolle Total' zu machen: In unserem Testfall sieht das Ergebnis anfänglich nicht so gut aus: Die Sachkonten-Summen SOLL und HABEN sind gleich und weisen keine Differenz auf

21 (Bei den Sachkonten gibt es nur ganz selten Differenzen - etwa wenn die Buchhaltung manipuliert wurde durch unerlaubtes Wiederöffnen von bereits abgeschlossenen Buchungen oder durch fehlerhafte Buchungsimporte aus Fremdsystemen. Man kann in diesem Fall den Betrag der Differenz suchen mit dem Programm pr07a und wird vielleicht fündig. Falls nicht muss man sehr aufwendig die einzelnen Buchhaltungsmonate löschen und nach jedem Monat schauen, ob damit die Differenz behoben ist. Im betreffenden Monat löscht man dann die einzelnen Buchungskreise und sieht nach bei welchem Buchungskreis die Differenz aufgetreten ist. Zuletzt exportiert man sich diesen Buchungskreis nach Excel und rechnet manuell die Sammelbuchungen nach - meist wird man hier fündig.) In unserem Fall sind die Fehler zum Glück nur bei den Personenkonten. Konkret ist am Sammelkonto der Kunden- und Lieferanten-Kontenkreise 2 und 3 ein Saldo, während es scheinbar überhaupt keine Buchungen auf die Kunden und Lieferanten in diesen Kreisen gibt, da deren Saldo überall Null ist. Dadurch, dass der Saldo auf den Sammelkonten der Kreise 2 und 3 gleich ist mit dem Sammelkonto des Kreises 1, vermutet man, dass es gar keine Kundenkreise 2 und 3 gibt, aber in bei ihnen das gleiche Sammelkonto wie im Kreis hinterlegt ist. In diesem Fall müssen wir im Firmenstamm die Personen-Kontengrenzen und die Personen- Sammelkonten überprüfen. Dazu muss das Programm pr03 gar nicht verlassen werden - man schließt nur mit ESC die Abstimmsummenseite und drückt F9 und startet dann pr00. Man sieht sich die Fixkonten an mit dem Punkt 3: Richtig: jemand hat irrtümlich dieselben Sammelkonten der Kreise 1 auch bei den Kreisen 2 und 3 eingetragen. Man klickt auf die Sammelkonto-Felder der Kundenund Lieferantenkreise 2 und 3 und löscht die Felder mit der F3-Taste. Anschließend drückt man einmal ESC, sodass man sich im Code-Feld befindet und speichert nun mit der RETURN-Taste die Änderung. Mit 2x ESC ist man wieder im Buchungsprogramm und prüft erneut die Abstimmsummen. (Mit dem obigen Punkt '4 - Erfassen Kontengrenzen' kann man sich ansehen, welche Kontengrenzen für die Kreise 2 und 3 hinterlegt sind und prüft dann im Programm pr01 mit dem Programmpunkt 7, ob in diesen Kontenbereichen tatsächlich keine Personenkonten sind.) 21 21

22 Überprüfen ob Jahresübernahme aus Vorjahr vollständig Damit man in NTCS eine Fibu-Auswertung machen kann, sollte man sicherstellen, dass eine komplette Jahresübernahme in BMD 5.5 gemacht wurde. Typische Fehlerquelle: die KollegIn der Buchhaltung übernimmt am Jahresbeginn alle Konten aus dem Vorjahr. Einige Monate später legt die KollegIn der Bilanzierung im Vorjahr ein paar neue Konten für die Bilanz an. Wenn die Bilanz fertig ist, machen viele nur eine Neuübernahme der Salden, aber nicht mehr der gesamten Konten. Entsprechend kommen die im Vorjahr von der Bilanzierung neu angelegten Konten aus dem G&V-Bereich nicht im aktuellen an. Macht man nun eine Auswertung in NTCS vom aktuellen Jahr, so fehlen darin die neu angelegten G&V-Konten aus dem Vorjahr und werden auch nicht (in der Vorjahresspalte) angedruckt. Man erhält zwar von NTCS einen Hinweis, dass eine Aktiva/Passiva und eine G&V- Differenz bestehen, die betragsmäßig von einander abweichen - aber übergeht diesen Hinweis oft. Daher: sobald eine Bilanz fertig ist, sollte man eine komplette Jahresübernahme machen inklusive der Sachkonten. a.) Vorjahressalden übernehmen mit pr26a Mit dem Programm pr26a werden die gesamten Salden des Vorjahres im aktuellen Jahr als Vorjahressaldo übernommen. Meist wird in BMD 5.5 das Feature nicht genutzt, dass man sich in der pr03-saldenliste mit F8 die Vorjahressalden aller Konten einblenden kann. Gerade im ersten Jahr einer Auswertung in NTCS ist es jedoch ZWINGEND notwendig, dass die Vorjahressalden in der BMD 5.5-Fibu vorhanden sind, damit es die Vorjahresspalte korrekt andrucken kann. (Ab dem 2. Jahr verwaltet die NTCS die Vorjahressalden ohnedies automatisch und unabhängig von der BMD 5.5 und eine Saldenübernahme mit pr26a könnte theoretisch für die NTCS-Auswertungen ab dem 2. Jahr entfallen.) Man steigt in das Programm pr26a ein und fügt den aktuellen Fibu-Jahrespfad und den Vorjahres-Fibu-Pfad ein: Mit dem Programmpunkt 1 startet man dann die Übernahme - und fertig:

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