Kurz-Handbuch Deskline 3.0 für Beherbergungsbetriebe

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1 Kurz-Handbuch Deskline 3.0 für Beherbergungsbetriebe UNTERSTÜTZTE BROWSER: Internet Explorer 7.0 und 8.0, Firefox (= empfohlen), Opera und Safari. EINSTIEGSURL AB 02. MAI 2011: - Linkabspeicherung unter Favoriten ist empfohlen - Benutzername und Passwort bleiben wie gehabt. - Der alte Link funktioniert ab 02. Mai 2011 nicht mehr! 1. ALLGEMEINE FUNKTIONEN EINSTIEGSSEITE HOME/COCKPIT zeigt einen Überblick über letzte Transaktionen via Deskline zeigt einen Überblick über letzte Nachrichten/News DATA MANAGER (DER WICHTIGSTE PUNKT: WARTUNG FREIMELDUNGEN, PREISE ) Alle Daten, die vor angelegt waren wurden migriert (Haus Zimmerbeschreibung, Bilder, Konditionen etc.). Daten oder Änderungen, die danach eingegeben wurden, müssen neu ein gepflegt werden. Die Verfügbarkeiten werden am 2. Mai übernommen. Überprüfen Sie bitte: a) Ihre Stammdaten (Haus Zimmerbeschreibungen) b) Saisonzeiten 1

2 c) Preise und Konditionen (Mahlzeiten, Kinderermäßigungen) d) Freimeldungen Leistungsträger (Betriebsebene) - in blau Alle Häuser werden hier inklusive ihrer Leistungen und Produkte angezeigt. Die Buttons Info, Allgemeine Daten, Beschreibungen, Bilder, Kriterien, und Jahreskalender können eingesehen und kontrolliert werden. Leistungen: Zimmer und Appartements im Sinne des Raumes (Hardware) - in grün Hier werden alle Leistungen des Hauses angezeigt. Auf dieser Ebene sind die Freimeldungen (Vakanzen) und Beschreibungen der einzelnen Einheiten zu warten Produkte: (Zimmer, Appartements, Hauspauschalen im Sinne des aus den Leistungen gemachten Produktes - in orange Hier werden alle Produkte der Leistung angezeigt. Eine Leistung kann aus mehreren Produkten bestehen. Beispiel: Doppelzimmer und Skipauschale Preise, Kinderermäßigungen, An-/Abreisebedingungen sind hier zu warten. Beschreibung nur wenn abweichend von der Leistungsbeschreibung (z.b. Hauspauschale) 2

3 Menüpunkt Simuliere Buchung auf Produktebene: Diese Funktion wird verwendet, um zu kontrollieren, ob die Daten des gewählten Produktes OK sind bzw. ob das Produkt zur gewünschten Zeit angeboten oder gebucht werden kann. Weiters kann geprüft werden, ob der eingepflegte Preis auch das gewünschte Ergebnis (Gesamtpreis) liefert. Sollte eine Eingabe nicht richtig sein, sehen Sie sofort eine Fehlermeldung, gekennzeichnet durch ein rotes Rufzeichen: 3

4 INFO CENTER Hier wird eine Liste aller Nachrichten angezeigt. Neue Nachrichten werden auch im Cockpit angezeigt. Hier haben Sie Filter-, Druck- und Export-Möglichkeiten. ANFRAGEPOOL In diesem Bereich haben Sie wie gehabt Zugriff auf den Anfrage-Pool. Sie sehen ebenso wieder alle aktuellen bzw. neuen Anfragen, Ihre aktivierten sowie bearbeiteten Anfragen. Ab 02. Mai 2011 ist der Anfragepool nur mehr im neuen System abzurufen! 4

5 STATISTIK Hier werden Statistiken, die Sie über die Daten-Historie, Transaktionen und Kunden-Online- Verhalten (Web Statistiken) informieren, angezeigt. (nur sinnvoll bei online buchbaren Betrieben) LINKS Hier finden Sie Links der Region. HILFE-SYSTEM Im WebClient befindet sich auf jeder Maske bzw. auf sämtlichen Bearbeitungs-Ebenen, ein rotes Hilfe- Symbol in der rechten oberen Ecke. SYMBOL-LEGENDE: Diese sind wie gehabt. Neu/Hinzufügen Ändern Löschen 5

6 DATA MANAGER ÄNDERUNG VON KONTINGENT-, PREIS- SOWIE AN- & ABREISEBEDINGUNGEN Freimeldungen bzw. Verfügbarkeiten, Preise sowie An- und Abreisezeiten sind im Jahreskalender ersichtlich und können dort auch geändert werden. Vorlagen mit unterschiedlichen Farben, Perioden und Namen können erstellt, geändert und gelöscht werden. Der Jahreskalender ist unter mehreren Menüpunkten abrufbar: Leistungsträger Jahreskalender Leistungen - Verfügbarkeit & Monatskalender Produkte - Preise & An- Abreise Menüreiter Verfügbarkeit Vorgehensweise bei Einpflege bzw. Änderung: Gewünschte Leistung (Zimmer/App) auswählen Zeitraum für Datenänderung wählen (Eingabe von/bis Zeitraum wie gehabt) oder mit der Maus einen beliebigen Zeitraum im Kalender markieren oder eine fixe Vorgabezeit Ihrer Region (TVB Saisonen) auswählen einen neuen Wert zuweisen (Eingabe Anzahl der freien Zimmer bzw. Fewos etc. wie gehabt auch vorhandene Werte mit +- erhöhen, reduzieren) Ein Belegungs-Zeitraum kann gleichzeitig auf mehrere Leistungen übertragen werden. Übernehmen(=Speichern) 6

7 Die Kennzeichnung ist wie gehabt: Tage mit einer Verfügbarkeit größer 0 [Null] sind grün hinterlegt. Tage mit der Verfügbarkeit 0 [Null], E (Eigenbelegung) oder G (geschlossen) haben einen roten Hintergrund. Bereits vergangene Tage sind mit - gekennzeichnet und haben einen grauen Hintergrund. ACHTUNG: Von/bis Zeitraumeingaben oder von/bis Markierungen innerhalb des Kalenders werden nun als Tage und nicht wie bisher als Nächte angezeigt, d.h. eine Freimeldung bis 15. Mai bedeutet, dass das Zimmer auch in der Nacht von 15 auf 16. Mai frei ist. Allg: Vorlagen bzw. Templates: Preise sowie An-/Abreisebedingungen basieren auf einem Vorlagen-Konzept.. Diese erstellten Vorlagen müssen nur mehr auf beliebige Zeiträume zugewiesen werden. Es gibt jeweils ein Standardvorlage (grün) die grundsätzlich ganzjährig gültig ist. Weitere Saion/Hochsaison/Weihnachtsvorlagen mit allen nötigen Informationen (Preise, An/Abreise, Kinderermässigungen usw.) können nach Bedarf angelegt und definiert werden. Bsp: Mit der Schnellerfassung können Sie die Daten der letzen Woche übernehmen: Wichtig: eine 7 tägige Kontingentswartung ist, wie auch in den Vergangen Jahren nötig, damit die Leistungen als frei aufscheinen und Sie Zugriff auf den Anfragepool haben. 7

8 Menüreiter Preise Vorgehensweise bei Änderung: Die Vorlagen (Templates) mit Ihren bereits im alten Deskline System eingegebenen Preisen bestehen bereits, diese sind im Kalender-Bereich ersichtlich. Hier gibt es zwei Möglichkeiten zur Preispflege: 1. Erfassung und Änderung von Preisvorlagen (nur Schritt 2) 2. Zuweisung von Vorlagen zu bestimmten Zeiträumen bzw. Saisonen (Schritte 1 bis 3 erforderlich) Änderung von Preisen: Sie wählen die gewünscht Leistung aus und überarbeiten eine bereits bestehende Vorlage. Standard ist die Preisvorlage, diese ist immer gültig ist. Die Standard Vorlage ist immer gültig. Sie erstellen nur eine neue Vorlage für z.b. für die Hauptsaisonen. Hier können Sie den Preis mit der gewünschten Standard Verpflegung eintragen. Zu- und Abschläge von Mahlzeiten können ebenfalls eingetragen werden: 8

9 Unter diesem Punkt gibt es auch Kinderermäßigungen einzugeben: sowie weitere Ermäßigungen: 9

10 Menüreiter An-/Abreise - Vorgehensweise bei Änderung: Schritt 1 - Periode definieren (Methoden wie bei der Kontingentwartung) Schritt 2 neue An- und Abreisebedingungen erstellen - durch Wählen einer bereits existierenden Vorlage oder Neuanlegen einer Vorlage Schritt 3 Übernehmen/Speichern Die Standard-Vorlage befindet sich in dieser Übersichtsliste aller Vorlagen immer an erster Stelle, gefolgt von möglichen weiteren Vorlagen. Eine weitere Vorlage definieren sie hier: 10

11 Wichtige Hilfe: Sollten Sie eine Eingabe vergessen haben, finden Sie den Hinweis durch ein gelbes Rufzeichen: Sollten eine Verfügbarkeit nicht aktuell sein, finden Sie den Hinweis durch ein rotes Rufzeichen: Mit dieser Funktion haben Sie immer einen guten Überblick, ob alle Ihre Daten aktuell gewartet sind! 11