Anwenderdokumentation für den Lieferanten

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1 Anwenderdokumentation für den Lieferanten Gebote zu Auktionen Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ Version: 3.0 Stand: Autor: Bornemann 1/23 Lieferant Auktion myb Vers 3 4_ 2016_3 OGE.docx

2 1 Überblick In diesem Handbuch wird der Prozess der elektronischen Gebotsabgabe durch den Lieferanten beschrieben. Für die Nutzung unseres Systems entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Da es sich bei dem System der Open Grid Europe GmbH um eine Internetanwendung handelt, sind folgende Grundregeln zu beachten: 1. Bitte benutzen Sie nicht die Navigation über die Browser-Buttons (zurück, etc.). Bitte benutzen Sie nur die Buttons des Systems. 2. Einfacher Klick auf die Buttons des Systems (kein Doppelklick notwendig). Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte per an oder an Tel.: 0201/ Dokumentenhistorie 2.1 Änderungsverlauf Version Datum Bearbeiter Änderung Bornemann Änderung Bornemann Änderung 2/23

3 Inhaltsverzeichnis: 1 Überblick Dokumentenhistorie Änderungsverlauf Ausgangssituation Auktion Nutzen von Auktionen Spielregeln bei Auktionen Benachrichtigung zur Auktion per mit URL Alternative Möglichkeit zur Anmeldung am Lieferantenportal Benutzeranmeldung Auktion selektieren Auktionsparameter Auktion bearbeiten und freigeben Auktion Rangliste Gesamtgebot Auktion Rangliste der einzelnen Positionen Positionen Preisänderungen vornehmen Auktion freigegeben erneut aufrufen /23

4 2.2 Ausgangssituation Zugang zum Lieferantenportal der Open Grid Europe GmbH Ihre System-Zugangsberechtigung, d.h. Ihr Benutzer und das Kennwort wird Ihnen in der Regel per Telefon oder mitgeteilt. Bitte sorgen Sie dafür, dass Ihr(e) Vertreter(in) über den Benutzer und das Kennwort informiert ist, wenn kein weiterer Benutzer eingerichtet wurde, bzw. informieren Sie uns, wenn ein weiterer Benutzer eingerichtet werden soll. Senden Sie diese Information an die -Adresse der Materialwirtschaft Sie werden per über neue oder Änderungen von bereits laufenden Auktionen informiert. Um eine Auktion bearbeiten zu können, müssen Sie zunächst eine Absichtserklärung abgeben, mit der Sie sich zur termingerechten Abgabe eines Angebots verpflichten. Das System lässt je nach Einstellung der Auktion- das Speichern von Positionspreisen im Wert von 0,00 Euro zu. Der Positionspreis ist mit dem Wert 0,00 zu speichern, wenn die Position nicht angeboten werden kann. Sollten Sie bei einem Leistungsverzeichnis einzelne Leistungen nicht anbieten können, tragen Sie dazu den Wert 0,00 im Feld Preis in Euro ein. Der Einkäufer wird systemseitig über die Abgabe der Absichtserklärung und des Angebots informiert, er kann Ihr Angebot aber erst nach Ablauf der Angebotsfrist einsehen. Ein schriftlich abgegebenes Angebot kann nicht berücksichtigt werden. 4/23

5 3 Auktion 3.1 Nutzen von Auktionen - aus Sicht des Einkaufs: Reduzierte Verhandlungspreise Gewinnung objektiver Marktpreise (bezogen auf den definierten Bieterkreis) Prozessoptimierung durch Vermeidung von Preisverhandlungen - aus Sicht des Lieferanten: Möglichkeit zur schnellen Reaktion auf Gebote von Wettbewerbern Objektive Bestimmung seiner relativen Marktposition beim auktionierenden Kunden Reduzierte Transaktionskosten (Reisen, Personal) Kenntnis der Rangliste und dadurch Optimierung des eigenen Bieterverhaltens 3.2 Spielregeln bei Auktionen Bei vorgelagerter Auktion findet eine Änderung der Auktionstexte ohne vorherige Information des Bieters nicht statt Die Vergabe erfolgt an den für Open Grid Europe GmbH günstigsten Bieter Einkäufer und Bedarfsträger verzichten auf Nachverhandlungen Eine Auktionsunterbrechung /-wiederholung erfolgt nur bei gravierenden technischen Problemen Die Auktion beeinflussende Informationen werden an Dritte nicht weitergegeben Nur im System abgegebene Gebote werden berücksichtigt Die potenziellen Bieter werden rechtzeitig über eine anstehende Auktion unterrichtet Jeder Bieter hat sicherzustellen, dass nur zur rechtsgeschäftlichen Vertretung berechtigte Personen in seinem Namen an der Auktion teilnehmen Es gelten die Auktionsbedingungen E-Procurement der Open Grid Europe GmbH, die auf dem Lieferantenportal oben rechts im Menü unter dem Punkt Vertragsbedingungen hinterlegt sind 5/23

6 3.3 Benachrichtigung zur Auktion per mit URL Wenn Sie in den Bieterkreis zu einer Auktion aufgenommen worden sind, werden Sie mit Angabe der neuen Auktionsnummer und dem Auktionsstart und -ende per informiert. Vorgehensweise für die Systemanmeldung: Bitte klicken Sie auf den Link in Ihrer zur Anmeldung am Lieferantenportal: URL anklicken 3.4 Alternative Möglichkeit zur Anmeldung am Lieferantenportal Über die unten aufgeführte URL können Sie sich alternativ im Internet am Lieferantenportal anmelden: Alternativ können Sie über die Internetseite der Open Grid Europe das Lieferantenprotal aufrufen: 1. Begriff Lieferantenportal in die Suchmaske eingeben 2. Suchergebnis E-Procurement anklicken und 3. Link zum Portal mybusiness durch Klick auf hier auswählen 6/23

7 Klicken Sie auf hier um das Portal aufzurufen 7/23

8 3.5 Benutzeranmeldung Die Maske für die Benutzeranmeldung wird Ihnen angezeigt. Geben Sie Ihren Benutzer und das Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung im System werden Sie auf der nachfolgenden Maske aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Dieses muss mindestens fünfstellig und darf maximal achtstellig sein. Bei erstmaliger Anmeldung das Kennwort ändern und Speichern. 8/23

9 3.6 Auktion selektieren Im Menü Ausschreibungen finden Sie links in der Rubrik Auktionen, das Gebot, das Sie noch bearbeiten müssen. 9/23

10 Mit Klick auf die Belegnummer oder den Titel gelangen Sie zu den Details der Auktion. 3.7 Auktionsparameter Wichtige Daten zur Auktion finden Sie unter der Registerkarte Auktionsparameter.. 10/23

11 Details zu den Auktionsparametern: Gebotsstornierung möglich: Angabe, ob die Stornierung eines freigegebenen Gebots durch den Lieferanten möglich ist oder nicht. Bieter Ranking: Angabe der Art, wie Gebote der Lieferanten den anderen Lieferanten angezeigt werden, z.b. Rangauktion Auktionsstart und ende: Angaben zum Zeitpunkt, an dem die Auktion startet bzw. endet. % Gebotsverbesserung: Hier ist die maximale zulässige Schrittweite angegeben, also der Betrag, um den sich der Gesamtbetrag eines Gebots maximal verbessern darf. Dies bietet einen gewissen Schutz gegen irrtümliche Eingaben des Lieferanten. Fristverlängerung um : Wenn die Abgabe eines Gebots in einer vom Einkäufer festgelegten Frist vor Ablauf des Auktionsendes stattfindet, kann die Auktion um eine vom Einkäufer festgelegte Anzahl von Minuten verlängert werden. Es gibt keine Fristverlängerung bei der Auktion, wenn wie im aktuellen Beispiel - 0 Minuten eingestellt sind. Mindestbetrag: Hier ist die Größe angegeben, um die eine Verbesserung des Gebots erfolgen muss. Gebotsobergrenze: Wenn der Einkäufer dort einen Wert eingetragen hat, ist dieser Wert der zulässige Höchstbetrag eines Gebotes. Alle zulässigen Gebote müssen darunter liegen. Details zu den Auktionsvarianten: Rangauktion - der Bieter sieht nur seinen Rang Preisauktion Best- und Eigengebot (ohne Rang) - der Bieter sieht das Fremdgebot mit dem günstigsten Preis und sein Eigengebot Preisauktion Best- und Eigengebot (Preis und Rang) - der Bieter sieht sein Eigengebot mit dem Gebotspreis und Rang und das günstigere Fremdgebot mit dessen Gebotspreis und Rang Preisauktion alle Gebote (Preis und Rang) - Der Bieter sieht alle Bieter mit Preis und Rang, nach Rang sortiert aufsteigend Eigengebot (Preis und Rang) - Der Bieter sieht sein Gebot mit Preis und Rang Bestgebot (Preis und Rang) - Der Bieter sieht das Bestgebot mit Preis und Rang 11/23

12 3.8 Auktion bearbeiten und freigeben Wenn der Einkäufer die Auktion freigegeben hat, werden Sie automatisch per über die neue Auktionsnummer und den Auktionsstart mit der Start-Uhrzeit benachrichtigt. Für Sie ist damit die Bearbeitung der Auktion auch schon vor Auktionsstart möglich. Sie können nach Bearbeitung der Auktion diese auch schon freigeben. Der Button Rangliste ist erst aktiv, wenn der Starttermin der Auktion beginnt. Um die Auktion bearbeiten zu können, ist die Absichtserklärung abzugeben per Button und die anschließende Sicherheitsabfrage mit zu bestätigen. 12/23

13 Nach der erteilten Absichtserklärung und durch das Bestätigen mit dem Ja Button erhalten Sie die entsprechende Systemmeldung. Systemmeldung Wichtig: Nach der Abgabe der Absichtserklärung ist der Bearbeiten-Button aktiv. Bitte klicken Sie auf den Button 13/23

14 Erfassen Sie bitte zuerst auf der Registerkarte Standardfelder Ihre eigene Gebotsnummer und Ihre Telefonnummer. Die Gebotsnummer kann von Ihnen frei - z.b. als eine fortlaufende Nummer - eingetragen werden. Dann speichern Sie bitte diese Eingaben per Button wird der Bearbeiten Button wieder aktiv.. Nach dem Speichern Ihrer Eingaben Zur Bearbeitung Ihrer Positionen klicken Sie erneut auf den Button damit Sie Ihre Preise eingeben und wieder speichern können Wenn die Einstellung alle Positionen bepreisen mit nein voreingestellt ist, können Sie auch Preise für einzelne Positionen mit 0,00 Euro speichern, wenn Sie diese Positionen nicht anbieten wollen. In der Regel sollte die vorgeschlagene Preiseinheit 1 nicht geändert werden. Nur in Ausnahmefällen sollte die vorgeschlagene Preiseinheit 1 auf z.b. 10 oder 100 oder 1000 geändert werden. Zum Beispiel ist eine Änderung des Feldes Preiseinheit sinnvoll, wenn 50 St Sechskantschrauben angeboten werden und der Preis 40,56 Euro pro 100 St beträgt. Hier gäbe es nicht die Möglichkeit einen Preis von 0,4056 Euro pro 1 St einzutragen, da das Feld Preis nur 2 Nachkommastellen enthalten kann. Hier sollte dann der Preis mit der Preiseinheit 100 eingetragen werden. 14/23

15 Nach dem Speichern der Preise erhalten Sie die Systemmeldung, dass die Eingaben erfolgreich gespeichert wurden. Systemmeldung Damit Ihr Gebot aktiviert wird, klicken Sie auf mit. 15/23 und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage

16 Anschließend erhalten Sie die Systemmeldung, dass Ihr Gebot freigegeben wurde. Systemmeldung 16/23

17 Bitte beachten Sie immer die Systemmeldungen, die Ihnen oben auf der Maske angezeigt werden. Systemmeldung Bitte beachten Sie auch Fehlermeldungen in roter Schriftfarbe, die Ihnen oben auf der Maske angezeigt werden: Fehlermeldung 17/23

18 3.9 Auktion Rangliste Gesamtgebot Sobald Sie Ihr Gebot freigegeben haben, ist der Button Aufruf der Rangliste über den Stand Ihres Gebotes informieren. aktiv. Sie können sich jederzeit per Details zu den möglichen Auktions- und Anzeigevarianten sind auf Seite 12 beschrieben. Beispiel Rangauktion: In der Anzeige der Rangliste können Sie sich durch Klick auf den Button Aktualisieren jeweils den aktuellen Rang Ihres gesamten Gebotes anzeigen lassen. VORSICHT: Nach erstmaligem Freigeben wird ein neues Gebot nur durch Ändern und Speichern der Preise platziert! Eine erneute Freigabe für Preisänderungen ist dann nicht mehr vorgesehen! Der Einkäufer kann den Auktionsverlauf der Gebote ebenfalls online verfolgen. Erst nach Ablauf der Auktion kann der Einkäufer den Angebotsspiegel zur Auktion öffnen. 18/23

19 Sie können jederzeit durch klicken auf hier im Beispiel zu Ihrem gesamten Gebot. Ihren aktuellen neuen Rang anzeigen lassen, 3.10 Auktion Rangliste der einzelnen Positionen Sie können jederzeit während der Auktion auch Ihren Rang auf Positionsebene durch Klick auf den Button der hinter jeder Position eingeblendet ist, anzeigen lassen. 19/23

20 Es wird Ihnen jeweils die Rangliste auf Positionsebene unter Angabe der Positionsnummer angezeigt Sie können jederzeit durch klicken auf Ihren aktuellen neuen Rang anzeigen lassen zu der ausgewählten Position Ihres Gebotes. Die Positionsnummer zu Ihrem Rang wird Ihnen hinter dem Begriff Rangliste zur Position angezeigt. 20/23

21 3.11 Positionen Preisänderungen vornehmen VORSICHT: Nach erstmaligem Freigeben wird ein neues Gebot nur durch Ändern und Speichern der Preise platziert! Eine erneute Freigabe für Preisänderungen ist dann nicht mehr vorgesehen! Sobald Sie Ihr Gebot freigegeben haben, können Sie jederzeit noch Ihre Preise anpassen. Klicken Sie dazu auf den Button. Dann werden die Preisfelder zur Änderung eingabebereit. Bitte klicken Sie auf den Button damit Ihre Änderung wirksam wird. Achtung: Eine erneute Freigabe Ihres Gebotes ist nicht notwendig. Weitere Preisänderungen in anderen Feldern sind ebenfalls wieder zu speichern. 21/23

22 Nach jeder Preisänderung und Speicherung wird Ihnen die Systemmeldung eingeblendet: Das Gebot wurde geändert. Wir danken für Ihr Gebot. Systemmeldung Nach dem Speichern Ihrer Eingaben können Sie auch jederzeit über den Button in die Anzeige Ihres Gebotes verzweigen. Auch dort können Sie sich dann erneut die Rangliste zu den von Ihnen geänderten Gebotspreisen oder auch die Rangliste zum Gesamtgebot anzeigen lassen. 22/23

23 3.12 Auktion freigegeben erneut aufrufen Sobald Sie Ihr Gebot freigegeben haben, können Sie es jederzeit unter der Rubrik Auktionen freigegeben wieder durch Klick auf die Belegnummer oder den Titel öffnen. 23/23

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