ECDL Computerbenutzung und Dateimanagement Kapitel 5

Transkript

1 Kapitel 5 Drucker und Datenträger Bei der Arbeit mit Ihrem Computer werden Sie häufig Dateien erstellen und diese auf der Festplatte in einem Ordner speichern. Um eine Datei an einen anderen Ort zu transportieren oder einfach nur als Sicherheit, falls die Festplatte einen Schaden erleidet und Sie nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen können, können Sie eine Kopie der entsprechenden Dateien auf einer Diskette abspeichern (Backup). Und falls Sie den erstellten Brief, die Einladung oder die Tabelle auf Papier sehen möchten, müssen Sie diese Datei ausdrucken. Mit Disketten arbeiten Auf Disketten werden heutzutage keine Programme mehr ausgeliefert, weil die Speicherkapazität von 1,44 Megabyte für diese Zwecke nicht mehr ausreicht. Für den Datenaustausch oder die Sicherung wichtiger Daten reicht die Kapazität meist aber noch aus. Ausserdem benötigen Sie bei den meisten Computersystemen eine Diskette, um den Computer hochfahren zu können, falls schwerwiegende Fehler aufgetreten sind. Disketten formatieren Bevor Sie Daten auf eine Diskette kopieren oder verschieben können, müssen Sie diese formatieren. Beim Formatieren wird am Anfang der Diskette eine Art Inhaltsverzeichnis für die Diskette angelegt, die Dateizuordnungstabelle. Somit können die gespeicherten Daten später wiedergefunden und aufgerufen werden. Ausserdem wird bei der Formatierung die Diskette auf fehlerhafte Bereiche überprüft. Wird ein solcher Bereich gefunden, wird dieser als unbrauchbar markiert und dort keine Daten gespeichert. Alle bereits auf der Diskette gespeicherten Daten gehen bei der Formatierung verloren, achten Sie also darauf, dass Sie nicht versehentlich eine falsche Diskette ins Laufwerk einlegen oder gar Ihre Festplatte formatieren. Wenn Sie heute Disketten kaufen, sind diese in der Regel bereits formatiert, unformatierte Disketten sind allerdings preiswerter und das Formatieren geht auch schnell von der Hand. Übung 5.1 Wählen Sie START PROGRAMME WINDOWS EXPLORER Legen Sie eine Diskette in das Diskettenlaufwerk Ihres Computers. Führen Sie in der linken Fensterhälfte einen Rechtsklick auf das Diskettensymbol aus Aus dem Kontextmenu wählen Sie den Befehl FORMATIEREN Windows 98 Kapitel 5.doc 1

2 Es öffnet sich ein Dialogfenster Das Diskettenlaufwerk ist bereits ausgewählt. Wählen Sie die Option wenn Sie Diskette nur formatieren, aber nicht auf fehlerhafte Bereiche überprüfen möchten. Der Vorgang ist schneller, die Diskette muss aber bereits einmal formatiert worden sein Die Option formatiert und überprüft die Diskette Wenn Sie der Diskette einen Namen geben möchten, geben Sie diesen hier ein Wenn kein Name vergeben werden soll, setzen Sie durch Klick das Häkchen in dieses Kästchen Am Ende sollten Sie sich immer eine Zusammenfassung anzeigen lassen, damit Sie über etwaige fehlerhafte Bereiche (Sektoren) informiert werden Starten Sie den Vorgang durch Klick auf die Schaltfläche Am unteren Rand des Dialogfensters sehen Sie den Fortschritt der Formatierung und am Ende bekommen Sie die Zusammenfassung eingeblendet Klicken Sie in diesem und im nächsten Dialogfenster auf die Schaltfläche Auf eine Diskette speichern Das Kopieren oder Verschieben einer Datei auf eine Diskette funktioniert genauso, wie Sie es bereits bei den Ordnern durchgeführt haben. Sie markieren die Datei, wählen den Befehl KOPIEREN bzw. AUSSCHNEIDEN und fügen die Datei im gewünschten Ordner wieder ein. Nur in diesem Fall wählen Sie als Ziel keinen Ordner sondern das Diskettenlaufwerk aus. In dieser Übung werden Sie aber nicht die Menubefehle benutzen, sondern Sie führen die Aktion mit Hilfe der Maus durch. Dieses Verfahren nennt sich Drag & Drop und kann in den meisten Programmen unter Windows genutzt werden. Windows 98 Kapitel 5.doc 2

3 Übung 5.2 Der Explorer sollte aus der letzten Übung noch geöffnet sein, ansonsten starten Sie ihn jetzt. Legen Sie die soeben formatierte Diskette wieder ins Laufwerk, falls Sie sie herausgenommen haben Suchen Sie die Datei. Sie sollte in der rechten Fensterhälfte angezeigt werden In der linken Fensterhälfte sollten Sie das Symbol für Ihr Diskettenlaufwerk sehen. Wenn nicht, verschieben Sie den Fensterinhalt mit der Bildlaufleiste Klicken Sie nun auf die Datei, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Dateinamen auf das Diskettensymbol. Klicken Sie in der linken Fensterhälfte einmal auf das Diskettenlaufwerkssymbol. Sie sehen nun, dass sich auf der Diskette eine Datei befindet. Die Datei könnten Sie nun auf einem anderen Computer mit dem Editor öffnen, bearbeiten und wieder auf Diskette speichern Wenn Sie Dateien mit Drag & Drop kopieren oder verschieben möchten, müssen Sie folgendes beachten: Von einem Laufwerk auf ein anderes wird immer kopiert Von einem Ordner auf z.b. Laufwerk C: in einen anderen Ordner auf dem selben Laufwerk wird verschoben Um in jedem Fall zu verschieben, drücken Sie die Umschalt-Taste, und halten diese während des Vorgangs gedrückt. Lassen Sie dann zuerst die Maustaste los Wenn Sie kopieren möchten, benutzen Sie die Strg-Taste zusammen mit der Maustaste Wenn Sie einen Ordner kopieren oder verschieben, werden auch seine Unterordner und die darin enthaltenen Dateien mit kopiert bzw. verschoben Besteht im Ziel schon eine Datei mit dem gleichen Namen, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Datei überschrieben werden soll Wenn Sie kopieren, wird Ihnen ein kleines Plus-Zeichen angezeigt, beim Verschieben wird kein zusätzliches Zeichen mit eingeblendet. Das Kopieren bzw. Verschieben von der Diskette auf die Festplatte funktioniert genauso wie oben beschrieben. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner von einer Diskette löschen, werden diese nicht in den Papierkorb verschoben, sondern wirklich sofort gelöscht. Windows 98 Kapitel 5.doc 3

4 Eine Diskette kopieren Sie haben mehrere Dateien aus verschiedenen Ordnern auf Ihrer Festplatte zur Sicherung auf eine Diskette kopiert? Nun möchten Sie die Dateien an einen Bekannten weitergeben. Sparen Sie sich das erneute Heraussuchen der Dateien. Sie können von der Diskette ganz einfach eine Kopie erstellen. Übung 5.3 Der Explorer sollte noch geöffnet sein und die Diskette muss sich noch im Diskettenlaufwerk befinden Führen Sie einen Rechtsklick auf das Diskettenlaufwerk aus und wählen den Befehl DISKETTE KOPIEREN aus dem Kontextmenu Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf Die Quelldiskette wird eingelesen. Sie sehen den Staus des Vorgangs an den kleinen blauen Balken Wenn die Daten eingelesen wurden, werden Sie aufgefordert, die Zieldiskette einzulegen. Entnehmen Sie dem Laufwerk die Diskette und legen eine neue formatierte Diskette ein und klicken danach auf Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie in dem Dialogfenster eine Meldung und Sie können das Fenster durch Klick auf wieder schliessen Informationen über den Drucker Wenn Sie nähere Informationen zu Ihrem Drucker erhalten möchten, öffnen Sie das passende Dialogfenster über START EINSTELLUNGEN DRUCKER oder Sie öffnen den Arbeitsplatz und klicken doppelt auf das Symbol. Windows 98 Kapitel 5.doc 4

5 Im Dialogfenster sehen Sie die auf Ihrem Computer installierten Drucker. Wahrscheinlich werden Sie nur einen Drucker finden, und zwar den an Ihren Computer angeschlossenen lokalen Drucker. Wenn Sie aber an ein Netzwerk angeschlossen sind, können in der Liste noch weitere Netzwerkdrucker erscheinen. Sie können auf jedem der in der Liste erscheinenden Drucker Ihre Dokumente ausgeben. Damit die einzelnen Programme wissen, auf welchen Drucker der Brief oder das Photo ausgedruckt werden soll, müssen Sie einen der Drucker als Standarddrucker definieren. Dieser Drucker wird dann immer gewählt, es sei denn, Sie wählen vor dem Druck einen anderen Drucker. Um einen Standarddrucker zu definieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Drucker und wählen dann aus dem Kontextmenu den Befehl ALS STANDARD DEFINIEREN. Dieser Drucker wird dann durch einen kleinen Pfeil gekennzeichnet. Wenn Sie doppelt auf klicken, hilft Ihnen ein Assistent, einen Drucker mit der passenden Software (Treiber) zu installieren. Schliessen Sie den Drucker nur vorher über das mitgelieferte Kabel an Ihrem Computer an. Führen Sie eine Rechtsklick auf Ihren Drucker aus und wählen Sie den Befehl EIGENSCHAFTEN, um sich die Informationen zu den Druckereinstellungen und Anschlüssen anzeigen zu lassen. Das Dialogfenster kann, je nachdem welchen Drucker Sie verwenden, in einigen Punkten etwas anders aussehen. Die Auswahl, ob Sie in Farbe oder schwarz/weiss, im Quer- bzw. Hochformat und auf welches Papierformat Sie drucken möchten, bietet Ihnen jedoch jeder Drucker an. Windows 98 Kapitel 5.doc 5

6 Eine Datei drucken In der Regel werden Sie das Programm, mit dem Sie die Datei erstellt haben, öffnen und dort aus dem Menu DATEI DRUCKEN wählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster wie hier abgebildet (aus Microsoft Word ) in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Hier erscheint Ihr Standarddrucker, Sie können aber auch einen anderen aus der Liste wählen. Über die Schaltfläche kommen Sie zum oben abgebildeten Dialogfenster, wo Sie z.b. die Papiergrösse und das Format auswählen. Die gängigsten Einstellungen sind die Auswahl des Druckbereichs. Hier legen Sie fest, ob Sie das gesamte Dokument oder nur die Seite drucken wollen, auf der sich die Einfügemarke befindet. Sie können auch vorher einen Teil des Dokuments markieren und nur diesen Teil ausdrucken. Benötigen Sie bestimmte Seiten, so geben Sie zusammenhängende Seiten durch Bindestrich und nicht zusammenhängende Seiten durch Semikola getrennt ein. Weiterhin können Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien festlegen und diese auch gleich sortieren lassen. Wenn Ihr Drucker korrekt angeschlossen ist und die Treiber installiert wurden, sollte der Inhalt der Datei ausgedruckt werden. Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten. Drucken im Explorer Sie haben auch die Möglichkeit, den Explorer zu öffnen und die Datei durch Anklicken zu markieren. Aus dem Kontextmenu oder aus dem Menu des Explorers wählen Sie dann den Befehl DRUCKEN. Die Datei wird allerdings sofort mit den Grundeinstellungen für den Drucker ausgegeben. Wenn Sie die Einstellungen ändern möchten, müssen Sie diese zuvor über START EINSTELLUNGEN DRUCKER EIGENSCHAFTEN VON DRUCKER einstellen. Windows 98 Kapitel 5.doc 6

7 Drucken mit Drag & Drop Wenn Sie sich eine Verknüpfung für Ihren Drucker auf dem Desktop erstellt haben (oder das Fenster Drucker zusätzlich zum Explorer öffnen), können Sie die Datei auch anklicken und mit gedrückter Maustaste auf das Druckersymbol ziehen und dort die Taste wieder loslassen. Auch jetzt wird die Datei ausgedruckt. Die Druckerwarteschlange Wenn Sie den Befehl zum Ausdrucken einer Datei geben, wird diese der Druckerwarteschlange hinzugefügt. Von diesem Bereich aus wird sie dann an den Drucker weitergegeben und gedruckt. Von diesen Dingen bemerken Sie nichts, da das Betriebssystem die Steuerung übernimmt. Die Warteschlange ist in sofern wichtig, da Sie auch den Befehl zum Ducken von mehreren Dateien oder aber auch für sehr umfangreiche Dateien geben können. Diese Dateien können natürlich nicht alle gleichzeitig, sondern nur nacheinander verarbeitet werden. Aus diesem Grund müssen Sie auch nicht erst warten, bis die erste Datei ausgedruckt wurde, um den nächsten Druck zu starten. Um sich die Zahl der Dokumente, die sich noch in der Druckerwarteschlange befinden, anzusehen, öffnen Sie das Dialogfenster Drucker über START EINSTELLUNGEN DRUCKER und klicken doppelt auf den Drucker, über den Sie die Informationen erhalten möchten. Sie sehen die Datei mit dem zugehörigen Programm, ob und wie viel bisher gedruckt wurde. Ausserdem wird Ihnen angezeigt, wer den Druckauftrag wann gegeben hat. Einen Druckauftrag löschen Vielleicht haben Sie den Druck für eine Datei gestartet und merken, dass Sie doch noch Änderungen vornehmen möchten oder Sie haben die Datei bereits ausgedruckt. In diesem Fall können Sie den Druckauftrag löschen. Rufen Sie dazu das Dialogfenster Druckerwarteschlange auf und markieren in der Liste den Auftrag, den Sie löschen möchten. Wählen Sie danach aus dem Menu DOKUMENT DRUCKAUFTRAG ABBRECHEN. Sie finden den Befehl auch im Kontextmenu. Wenn Sie alle Druckaufträge löschen möchten, wählen Sie den passenden Befehl aus dem Menu DRUCKER. Die Reihenfolge der Druckaufträge ändern Windows 98 Kapitel 5.doc 7

8 Wenn Sie mehrere umfangreiche Druckaufträge gestartet haben, müssen Sie normalerweise warten, bis diese der Reihe nach abgearbeitet wurden. Benötigen Sie aber einen Ausdruck, der z.b. an 8. Stelle in der Liste steht sehr dringend, können Sie diesen im Dialogfenster Druckerwarteschlange anklicken und bei gedrückter Maustaste an eine andere Stelle verschieben. Dies können Sie mit allen Aufträgen, ausser mit dem der sich bereits im Druck befindet, durchführen. Den Druckauftrag oder Drucker anhalten Wenn Sie den Druckauftrag gestartet haben und das zu druckende Dokument doch noch einmal überprüfen möchten, können sie, statt zu löschen, den Druck anhalten. Markieren Sie den entsprechenden Auftrag und wählen im Menu DOKUMENT DRUCKER ANHALTEN. Wollen Sie dies für alle Aufträge durchführen, wählen Sie aus dem Menu DRUCKER DRUCKER ANHALTEN. Die Aufträge werden nun nicht gelöscht, sondern der Ausdruck wird gestoppt. Über die gleichen Befehle setzen Sie den Ausdruck wieder fort. Datenträgerwartung Über den Menupunkt START PROGRAMME ZUBEHÖR SYSTEMPROGRAMME können Sie verschiedene Programme aufrufen, um z.b. Ihre Daten zu sichern, die Festplatte auf Fehler hin untersuchen oder genauere Informationen über Ihr Computersystem in Erfahrung bringen. Backup Ein Backup dient zur Datensicherung auf ein anderes Medium als Ihre Festplatte. Sollte diese einmal defekt sein, können Sie eine neue einbauen und die Programme einzeln wieder neu installieren. Ihre bis dahin erstellten Dateien wären aber unwiederbringlich verloren. Wenn Sie allerdings regelmässige Sicherungen erstellen, können Sie Ihre Daten wieder auf die neue Festplatte zurücksichern. Windows 98 Kapitel 5.doc 8

9 Datenträgerbereinigung Auf Ihrer Festplatte landen im Laufe der Zeit immer wieder Dateien, die z.b. für die Installation von Programmen erstellt wurden, sich noch im Papierkorb befinden oder die durch den Internet- Explorer gespeichert wurden. Diese Dateien nehmen Speicherplatz in Anspruch und werden in der Regel nicht mehr benötigt. Um diesen Speicherplatz wieder frei zu geben, können Sie mit Hilfe der Datenträgerbereinigung die Dateien löschen lassen. Defragmentierung Bildlich gesehen, wird Ihre gesamte Festplatte in kleine Schachteln mit einer festen Grösse unterteilt. Wenn Sie nun eine Datei speichern, wird diese in so eine Schachtel gelegt. Sollte der Platz in der Schachtel nicht reichen, wird die Datei auf entsprechend viele Schachteln verteilt. Mit der Zeit füllen sich die Schachteln vom Beginn zum Ende der Festplatte. Wenn Sie nun eine Datei löschen, wird Sie aus der oder den Schachteln entfernt und es ist wieder Platz für neue Dateien. Wenn nun zwei Schachteln am Anfang der Festplatte frei sind, Ihre Datei aber nur in drei Schachteln passt, wird die Datei fragmentiert, dass heisst die einzelnen Teile der Datei befinden sich nicht mehr in aufeinanderfolgenden Schachteln. Dies ist für das Betriebssystem kein Problem, da es sich die einzelnen Dateistücke zusammensuchen kann. Aber genau diese Suche kann bei starker Fragmentierung viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Systemprogramm Defragmentierung sortiert den Inhalt der Schachteln nun so um, dass möglichst alle Dateien wieder in aufeinanderfolgenden Schachteln zu finden sind. Windows 98 Kapitel 5.doc 9

10 ScanDisk Mit der Zeit können durch die mechanische Beanspruchung Teile der Festplatte Defekte aufweisen. Wenn dann in einen dieser defekten Sektoren gespeichert wird, kann die Datei eventuell nicht mehr geöffnet werden. Mit dem Programm ScanDisk können Sie Ihre Festplatte auf diese Fehler hin untersuchen und die defekten Sektoren als solche markieren. Diese stehen dann nicht mehr als Speicherplatz zur Verfügung. Unter Umständen kann ScanDisk auch Dateien, die in diesen Bereichen gespeichert wurden, so reparieren, dass Sie sie wieder öffnen können. Systeminformationen Wenn Sie detaillierte Informationen zu Ihrem Computersystem benötigen, finden Sie diese in der Systeminfo. Es werden Angaben zu den Innereien Ihres Computers sowie zu Installierten Programmen aufgelistet. Diese Informationen benötigen Sie zum Teil, wenn Sie ein Problem mit einer eingebauten Hardwarekomponente haben. Wartungs-Assistent Mit Hilfe des Wartungs-Assistenten können Sie einen Teil der oben genannten Programme zu bestimmten, von Ihnen festgelegten Zeiten, automatisch ausführen lassen. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Windows 98 Kapitel 5.doc 10

11 Explorer und Internet Wenn Sie sich mit dem Internet verbinden, benutzen Sie normalerweise den Internet-Explorer. Aber auch der Explorer, den Sie ja für die Datei- und Ordnerverwaltung nutzen, bietet Ihnen die Möglichkeit, Webseiten darzustellen. Geben Sie einfach in der Adressleiste die Internetadresse (URL) ein und im rechten Fenster erscheint die Webseite. Auch den Inhalt von FTP-Servern können Sie auf diese Weise einsehen: Sie können nun mit Disketten arbeiten und Ihr System warten. Auch die Verwaltung der Druckaufträge sollte kein Problem mehr darstellen. Ausserdem haben Sie soeben das Kapitel 5 beendet Windows 98 Kapitel 5.doc 11