Sich und seinen Arbeitsplatz organisieren

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1 Sich und seinen Arbeitsplatz organisieren Einführung Jeder von uns hat pro Tag gleich viel Zeit: 24 Stunden oder genau Sekunden. Die Frage ist lediglich, wie wir unsere Zeit nutzen und welche Prioritäten wir setzen. Erfolgreiche Menschen betreiben ein strategisches Selbstmanagement. So lauten zumindest die guten Tipps, die ich aus verschiedenen Zeitmanagementseminaren mitgenommen habe. Eine ineffektive Büro-Organisation ist der Zeit- und Kostenfresser Nummer 1. Im Chaos verschwenden Selbstständige ca.15% der Arbeitszeit mit "Suchen und Finden" - das sind bis zu 300 Arbeitsstunden pro Jahr. Zeit, die wirklich viel Geld kostet. Nicht zu vergessen sind dabei auch die Kosten für überflüssige Ordner, Ablageberge und Büroraum. Ich habe es mir vor einigen Jahren zur Angewohnheit gemacht, immer an den Tagen zwischen Weihnachten und Neujahr mein Büro aufzuräumen. Ich hatte damals wieder ein wirklich gutes Buch über Zeitmanagement und Arbeitsplatzorganisation gelesen und mich dadurch zum Aufräumen bewegen lassen. Bei meiner ersten Aufräumaktion, ich glaube das war im Jahr 2004, als ich noch den T-Punkt Business hier in Bonn auf der Bornheimer Strasse geleitet haben, haben meine Mitarbeiter mich ganz ängstlich gefragt, ob ich meinen Job gekündigt hätte und die Firma verlassen würde. Ich habe damals fast 10 Kartons mit alten Akten, Prospekten, Ordnern, Werbegeschenken und was man sonst noch so alles in einem Büro finden kann, mit der Sackkarre in den Müll gebracht. Mittlerweile werfe ich Sachen, die ich nicht wirklich brauche, immer sofort weg, sodass meine Weihnachtsaufräumaktion immer weniger Aufwand mit sich bringt. Ich schaffe es jetzt kaum noch, einen ganzen Karton Müll zusammen zu kriegen und meine Mitarbeiter haben jetzt auch keine Angst mehr, dass ich verschwinde. Ich habe aber festgestellt, dass es keine einfache Patentlösung gibt, wie man Stress und Bürochaos abbaut. Schließlich stresst jeden Menschen etwas anderes. Zudem sind jedem von uns andere Aktivitäten, Werte oder Menschen wichtig. Auch hier gibt es wieder kein»normal«, sondern Ihre ganz eigene Sicht der Dinge. Überlegen Sie deshalb in Ruhe, wobei Sie Stress empfinden. Dabei ist es ganz egal, was andere Menschen stresst. Es geht um Sie und das, was Sie als Stress empfinden Seite 1 von 8 Virnich, Michael, Geschäftskundenvertrieb Verkaufsgebietsleiter Köln/Bonn

2 In welchem Umfang der Einzelne Planung, Struktur und technische Hilfsmittel braucht, um den Alltag im Griff zu haben, ist verschieden. Einige leben exakt nach Zeitplan, andere jedoch fühlen sich von Zeitplänen eher eingeengt. Einige sind Technikfreaks, bei anderen löst die Bedienung eines neuen Handys schon Stress aus. Finden Sie heraus, wie viel Planung Ihnen gut tut. Finden Sie heraus, wie viel an mehr Struktur oder mehr Freiräume für Ihren Unternehmensalltag gut ist. Vorstellung Mein Name ist Michael Virnich. Ich arbeite als Verkaufsgebietsleiter für Geschäftskunden in der Region Köln-Bonn und bin für die Deutsche Telekom tätig. Mein Team und ich beraten kleine bis mittelgroße Geschäftskunden persönlich, auch vor Ort beim Kunden, zu allen Produkten des Konzerns Deutsche Telekom, also Festnetz, T-Mobile und auch Telefonanlagen. Vom Ein-Personen-Unternehmen bis hin zu mittelgroßen Unternehmen sind wir für Sie zuständig. Ich bin Gründungsmitglied von 40plus und viele von Ihnen haben mich bei vorhergehenden 40plus-Netzwerktreffen in den letzen sechs Jahren persönlich kennen gelernt. Mein privater Hintergrund: Ich bin verheiratet, Vater von einem kleinen Sohn, der bald auch noch ein kleines Brüderchen bekommen wird. Heute ist die erste 40plus Veranstaltung an der ich regelkonform teilnehmen darf, da auch ich nun 40 Jahre alt bin. Mein Erfolgskonzept im Job ist, dass man sich auf mich verlassen kann. Mein privates Erfolgskonzept ist es, dass ich auch Zeit für meine Familie und meine Freunde finde. Dieser Spagat gelingt mir, in dem ich moderne Telekommunikationstechnik, sinnvolle Arbeitsplatzorganisation und Zeitmanagement ganz systematisch einsetze, um meine Zeit besser zu nutzen Seite 2 von 8

3 Welchen Beitrag kann ich heute hier mit meinem Fachvortrag leisten, damit Sie sich und Ihren Arbeitsplatz noch besser organisieren? Um neben einem erfüllten Berufsleben auch noch Zeit für ein glückliches Privatleben zu haben, sind mir diejenigen Hilfstools besonders sympathisch, die mir dabei helfen, die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Zeitmanagement optimiert Abläufe so, dass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen. Zeitmanagement kann den eigenen Tagesplan umkrempeln oder ganze Arbeitsprozesse verändern. Mein Wunsch ist es, dass auch Sie, als erfolgreiche Unternehmerin und erfolgreicher Unternehmer, einen freien Tag pro Woche oder sogar freie Wochenenden genießen können. Bis dahin ist es für viele noch ein weiter Weg. Es ist sicherlich ein Segen, dass wir Dank moderner Technik heute immer und überall erreichbar sind, sowohl per Telefon, Fax als auch per . Aber genau diese Tatsache führt für viele Menschen auch dazu, dass sie nicht mehr richtig abschalten können und im Kopf immer bei der Arbeit sind. Zum Beispiel schalten nur sehr wenige Blackberry-Nutzer ihren Blackberry am Wochenende ab. Die moderne Kommunikation macht es möglich, immer und überall erreichbar zu sein. Es liegt an Ihnen, die gesamte Vorteilspalette der modernen Kommunikation zu nutzen, um sich besser zu organisieren und auf der anderen Seite die bewusste Entscheidung zu treffen, wann sie nicht mehr erreichbar sein wollen oder auch mal nicht organisiert, sondern liebevoll chaotisch oder einfach unverplant sein wollen. Bevor ich Sie nun in meinem Vortrag drei Themen über technische Hilfsmittel, mit denen Sie Ihren Tagesplan und Ihre Arbeitsprozesse optimieren können, beleuchten werde, möchte ich Ihnen einen ganz wichtigen Tipp geben: Jedes technische Gerät hat einen Knopf zum ausschalten! Der sieht meistens so oder ähnlich aus: Wenn Sie da drauf drücken, beginnt Ihr Privatleben Seite 3 von 8

4 So, nun zu den drei Themen, die ich heute ansprechen möchte. 1. Das Telefon besser nutzen 2. Unterwegs arbeiten 3. Professionelle -nutzung unter Wahrung der Datensicherheit Alles, was ich Ihnen heute hier vorstelle, nutze ich auch selber. 1. Das Telefon besser nutzen Es sind oft die Kleinigkeiten, die uns hier das Leben erleichtern können. Hierzu habe ich einige Tipps für Sie. Man kann mehrere Telefonnummern unter einem Kontakt speichern, sodass auch bei Anrufern die mit verschiedenen Nummern anrufen immer derselbe Name im Display erscheint. Sie brauchen den Kontakt dann nicht mehr für jede Nummer einzeln anzulegen. Ich zeige Ihnen das mal auf meinem iphone. Sie können mit modernen Telefonen Anrufern besondere Klingeltöne zuordnen. So kann man z.b. Privat und Geschäft trennen. Mobilbox Tipps: Die Box sollte man auf jeden Fall einschalten. Dann geht nichts Wichtiges verloren, man muss aber nicht immer dran gehen. Nutzen Sie mit Ihrem iphone die VisualVoic oder künftig mit vielen Handys die Funktion Mobilbox Pro und verwalten Sie damit Ihre Mobilbox-Nachrichten ähnlich wie ein Mailpostfach. Fragen Sie die Mobilbox beim Autofahren ab oder machen sie sich vor Ihren Autofahrten eine Telefonliste. So können sie die Zeit im Auto sinnvoll nutzen. Vom Headset, das bei vielen Handys schon inklusive ist, über mobile Einbauten (schon unter 100 Euro) bis hin zu fest installierten Einbauten der Fahrzeughersteller. Jetzt kommt immer die Frage, wie man das Handy im Auto nutzen darf. Hierzu haben wir einen Artikel aus dem Handelsblatt gefunden, der alle Fragen beantwortet. Dieser Artikel steht ab morgen auf zum Download bereit. Sie können vom Festnetz eine Rufumleitung auf T-Mobile einrichten, diese dauerhaft nutzen und das für nur 15 brutto im Monat. So werden Sie mit sehr geringen Kosten über Ihre Festnetznummer überall erreichbar Seite 4 von 8

5 Mit modernen Telefonanlagen, wie z.b. OctopusOpen von der Telekom, können Sie mit einem Knopfdruck ihre Rufumleitung ein- und ausschalten oder sogar einen Parallelruf einstellen, sodass ihr Handy und ihr Festnetz gleichzeitig klingeln, wenn jemand anruft. Empfehlenswert ist es, nur die Mobilbox als Anrufbeantworter zu nutzen und nicht noch zusätzlich einen Anrufbeantworter im Büro zu haben. Reduzieren Sie Ihre Kommunikations Eingangskanäle auf möglichst wenige. Das erleichtert die Arbeit. Ich habe es auf einen Kommunikationseingangskanal reduziert. Alle Anrufe landen auf meinem Handy, dass ich abnehme oder die Anrufe sind auf der Mailbox. Alle Faxe landen auf meinem Handy. Statt lange Anfahrten zu Besprechungen zu machen, nutzen Sie doch mal eine Telefonkonferenz. Infos hierzu finden Sie unter Dort wird Schritt für Schritt erklärt, wie man selber eine Telefonkonferenz einberuft oder selber an einer teilnimmt. Es ist viel einfacher als Sie denken und Sie müssen dafür keine neue Technik kaufen. Sie brauchen jetzt nichts mitzuschreiben. Meinen Vortrag können Sie ab Morgen über die 40plus Seite im Internet herunterladen Seite 5 von 8

6 2. Unterwegs arbeiten Auf den neuen Handys kann man bequemer Mails schreiben. Auf einer Taste sind nicht drei Buchstaben hinterlegt, sondern man hat eine Tastatur, wie am PC. Das geht zum Beispiel mit MDA, Blackberry oder Iphone. Wem ein Handy zu klein ist um das alles zu machen, wem es aber auch zu lästig ist immer ein großes Laptop mit sich rum zu schleppen, der kann heute prima sämtlichem Mailverkehr über ein sogenanntes Netbook abwickeln. Ein Netbook sieht so aus (Werde dann ein Gerät zeigen). Wenn Sie z.b. mit uns einen Mobilfunkvertrag abschließen, mit dem sie deutschlandweit über eine Flatrate mobil im Internet surfen können, dann bekommen sie so ein schickes kleines Teil schon ab 25 dazu. Der Mobilfunkvertrag kostet netto dann rund 33 im Monat und läuft nur 24 Monate. Selbstverständlich können sie auch unterwegs ihren Kalender nutzen. Es ist kein Problem ihren Outlook-Kalender auch unterwegs dabei zu haben. Ich werde bei meinem dritten Punkt nochmal tiefer in dieses Thema einsteigen. Wenn ich jetzt schon alles unterwegs erledige, was mache ich dann mit Telefaxen? Kein Problem: Sie können ankommende Faxe in eine Datei umwandeln lassen und diese per Mail in Ihren Posteingang schicken lassen. So empfangen sie ihre Faxe bequem und schnell auch unterwegs, sparen das Papier zum ausdrucken und können die Datei dann auf ihrem Rechner speichern. Das spart Papierordner! An dieser Stelle noch mal ein paar Tipps zur Arbeitsplatzorganisation: Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. Kurt Tucholsky, deutscher Schriftsteller, Bedenken sie, dass es diesen großen Papierkorb auch in ihrem Computer gibt. Hier sollte man auch ab und zu mal aufräumen. Ich komme bei der Verwaltung meiner Aufgaben mit nur einer kleinen Papiermappe aus. Alles andere ist elektronisch gespeichert. So kann ich alle Dokumente und alle Aufgaben professionell von überall aus verwalten. Zum Beispiel kann ich bei einem Stopp bei MC Donalds über den Hotspot mit meinem Laptop auf alles zugreifen was ich brauche. Das ist für mich, als Mensch der sehr viel unterwegs ist, häufig sehr praktisch Seite 6 von 8

7 Wenn ich unterwegs eine gute Idee habe oder mir einfällt, dass ich was vergessen habe, nehme ich mein Handy, schicke mir selber eine Mail und schreibe mir nur einen kurzes Stichwort rein. So landet die Idee in meinem Posteingang und ich kann sie nicht wieder vergessen. Beschäftigen Sie sich mit jeder Mail möglichst nur einmal. Überlegen Sie sofort: reagieren, archivieren oder löschen. Antworten Sie kurz und bündig (maximal eine Bildschirm-Seite, nicht scrollen). Ihr Adressat wird sich freuen und ist motiviert, seine Antwort ebenfalls knapp zu halten. Im Zeitalter der Informationsflut freut man sich doch über Mails, die einfach nur in Textform das wesentliche enthalten. Vermeiden sie auch Mails mit großen Anhängen. Ein 8 MB großer Werbeflyer wird ihre Kunden nicht wirklich begeistern. Nun zu meinem dritten Thema: 3. Professionelle -nutzung unter Wahrung der Datensicherheit In der EU haben im Jahr 2006 erstmals mehr als die Hälfte der Beschäftigten mit einem PC gearbeitet. Nicht nur die Verbreitung der Computer in der EU stieg, sondern auch der Anteil der Arbeitsplätze mit Internet-Anschluss. Im EU- Durchschnitt lag der Wert bei 36 Prozent und stieg damit leicht um einen Punkt im Vergleich zum Vorjahr. In Deutschland können 40 Prozent der Beschäftigten mit ihrem Arbeitsrechner online gehen. Um ihren Mailverkehr zu sichern und auch über verschiedene Geräte, z.b. PC, Laptop, Netbook, iphone oder auch Blackberry, auf ihre Mails zugreifen zu können, ist es heute empfehlenswert, ihr Postfach auf einem sicheren Server im Netz zu betreiben. Wir bieten solche Lösungen schon ab ca. 5 pro Postfach monatlich an. Das Produkt nennt sich IT-Softwareservice. Sie haben dann nicht mehr die lästige Aufgabe die Mails zu sichern und sie arbeiten von allen Geräten immer mit aktuellen Daten in Outlook. Mit einer solchen Lösung können sie auch komfortabel über die genannten Geräte auf ihren Kalender zugreifen. So kann z.b. ihre Sekretärin über den Rechner im Büro einen Termin in ihren Kalender eintragen, den sie dann nach wenigen Sekunden auf ihrem Handy im Kalender sehen können. Viele kleine Firmen nutzen solche preisgünstige, sichere Lösungen als Steuerungstool über den Kalender für ihren Außendienst. Die Außendienstler müssen bei einer solchen Steuerung deutlich seltener ins Büro kommen und sparen somit unnötige Wegezeiten Seite 7 von 8

8 Trotzdem sollte man die Daten auf einer Festplatte das wissen wir alleregelmäßig, d.h. täglich sichern. Fragen sie hierzu ihren PC-Spezialisten, welche Lösungen es gibt. Abfrage: Darf ich mal eine Abfrage in die Runde machen, wer von ihnen seine Daten wie oft sichert? Ich bitte um Handzeichen: Täglich? Monatlich? Noch nie? Dann möchte ich ihnen allen den guten Tipp geben, sich mit dem Thema Datensicherheit zu beschäftigen. Nachdem im letzten Jahr mein privater Laptop ganz plötzlich einen Schaden an der Festplatte hatte, den man nicht mehr oder nur für sehr viel Geld reparieren konnte, kann ich mir wirklich vorstellen, was es für sie, als kleine Unternehmer bedeuten würde, wenn plötzlich alle Daten weg wären. Bedenken Sie, dass in ihren Daten ein Großteil ihres Kapitals liegt. Zum Abschluss habe ich noch eine kleine Anregung für sie: Ich habe Ihnen heute viele Tipps gegeben, wovon sie sich jetzt vielleicht vorgenommen haben, den ein oder anderen umzusetzen. Bitte denken Sie in diesem Zusammenhang an die 72-Stunden Regel! Diese besagt: "Wenn man sich etwas vornimmt, muss man innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt durchführen, da sonst die Chance nur 1 % beträgt, dass man das Vorhaben überhaupt ausführt." Selbstverständlich darf auch diesmal der Hinweis nicht fehlen, dass ich Ihnen, mit meinem Team, bei allen Fragen zu Ihrer Telekommunikation, immer gerne zur Verfügung stehe. Beim anschließenden get together können Sie meine Mitarbeiter und mich gerne ansprechen und wenn sie wünschen sofort einen verbindlichen Beratungstermin bei Ihnen vor Ort vereinbaren. Meine persönlichen Kontaktdaten finden sie auch auf der Webseite von 40plus. Nun wünsche ich Ihnen einen spannenden Erfahrungsbericht von Frau Marion Bischoff, die darauf eingehen wird, was der Köper uns für Warnsignale sendet, wenn wir uns überfordern überfordern auch, weil wir uns und unseren Arbeitplatz nicht gut genug organisieren. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 8 von 8

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