Effizientes Arbeiten mit dem TU Graz - Telefonsystem

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1 Effizientes Arbeiten mit dem TU Graz - Telefonsystem Ziel des Workshops: Lernen Sie, von den Grundfunktionen einer Nebenstellenanlage beginnend, weitere nützliche und hilfreiche Funktionen des TU Graz-Telefonsystems kennen und effektiv zu nutzen, werden Sie mit grundlegenden und erweiterten Funktionen des Voic systems vertraut, und lernen Sie die Grenzen der Möglichkeiten des TU Graz- Telefonsystems kennen. Spüren Sie Fehlerquellen auf, versuchen Sie, diese zu beseitigen und lernen Sie, hilfreiche Fehlermeldungen für die zuständigen Telefontechniker zu erstellen. Bei Fragen zum TU Graz-Telefonsystem steht Ihnen der Systembetreuer Thomas Probst (6395) gerne zur Verfügung ( Zentraler Informatikdienst,

2 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 2/50 1. DAS TU GRAZ - TELEFONSYSTEM GRUNDLEGENDE FUNKTIONEN DER NEBENSTELLENANLAGE... 5 A. BESCHREIBUNG DER WICHTIGSTEN TASTEN... 5 B. EINSTELLEN VON KLINGELTÖNEN C. HÖRERLAUTSTÄRKE VERÄNDERN D. FREISPRECHEINRICHTUNG (FSE) E. INTERNE UND EXTERNE WAHL F. UNTERSCHIED ZWISCHEN DIENST-, PRIVAT- UND PROJEKTTELEFONATEN G. RÜCKFRAGE H. VERBINDEN EINES GESPRÄCHS I. MAKELN ERWEITERTE FUNKTIONEN A. DREIERKONFERENZ B. DTMF-WAHL C. PROGRAMMIEREN VON TASTEN D. WAHLWIEDERHOLUNG E. SPEICHERWAHL (NUR 4012/4020!) F. INTERCOM G. SET SUPERVISION (APPARATEÜBERWACHUNG) H. ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN BEI DEN MODELLEN 4028/ KENNZAHLEN A. RUFUMLEITUNGEN B. PROJEKTGESPRÄCHE (19) C. GESPRÄCHSÜBERNAHME IN DER GRUPPE (28) D. GESPRÄCHSÜBERNAHME (29) E. QUERVERBINDUNG ZU JOANNEUM RESEARCH (33) F. RÜCKRUFLISTE ABFRAGEN (111) G. MEET ME-CONFERENCE (112) H. ANRUFSCHUTZ (214) I. ANKLOPFEN (215) J. ÜBERLAUF ZU ASSOZIIERTER NEBENSTELLE EIN/AUS (216/217) K. ASSOZIIERTE NEBENSTELLE ÄNDERN (218) L. RUF ZUR PARTNERNEBENSTELLE (219) M. TERMINRUF PROGRAMMIEREN (240) N. TERMINRUF LÖSCHEN (241) O. TÖNE TESTEN (243) P. CLIP/CLIR (247) Q. SPRACHE DER BEDIENERFÜHRUNG ÄNDERN (248) R. KONTRAST EINSTELLEN (249) S. APPARAT (ENT-)SPERREN (270) T. APPARATEPASSWORT ÄNDERN (271) U. BERECHTIGUNG HERANHOLEN/SUBSTITUTION (272) DIVERSE FUNKTIONEN A. RECORD ONLINE (141) B. GESPRÄCH PARKEN/ABFRAGEN (170) C. AMTSHOLUNG MIT BLOCKWAHL (277) D. RÜCKRUF BUCHEN BEI FREI/BESETZT (NACHWAHLKENNZIFFER 5 ) E. ANKLOPFEN (NACHWAHLKENNZIFFER 6)... 29

3 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 3/50 F. VOIC BOX ANWÄHLEN (NACHWAHLKENNZIFFER 8) VOIC SERVER BESCHREIBUNG FÜR DEN VOIC SERVER 140 (4-STELLIGE NEBENSTELLEN) A. EINRICHTEN EINER VOIC BOX B. AKTIVIEREN VON RUFUMLEITUNGEN AUF DEN VOIC SERVER C. GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN DER VOIC BOX (VMB) D. ERWEITERTE FUNKTIONEN DER VOIC BOX E. SPRACHSTEUERUNGSFUNKTIONEN F. DIVERSES BESCHREIBUNG FÜR DEN VOIC SERVER 142 (5-STELLIGE NEBENSTELLEN) A. MENÜ "SENDEN" (ZIFFER 2) B. ARCHIVIERTE NACHRICHTEN ABHÖREN (ZIFFER 3) C. BEGRÜßUNGSVERWALTUNGSMENÜ (ZIFFER 4) D. PERSÖNLICHE OPTIONEN (ZIFFER 5) HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN/PROBLEMLÖSUNGEN DIVERSES A. TELEFONVERWALTUNG ÜBER TUGRAZONLINE B. GSM-GATEWAYS C. CHEF/SEK-ANLAGEN D. TELEFONTARIFE E. EINTEILUNG DER WÄHLZONEN F. LISTE DER GESPEICHERTEN NOTRUFNUMMERN PRAXISTEST... 48

4 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 4/50 1. Das TU Graz - Telefonsystem Einleitend ein paar technische und geschichtliche Informationen zum TU Graz- Telefonsystem: Die Telefonanlage ist vom Typ Alcatel 4400 und wurde im Herbst 1995 von der Firma Alcatel in Betrieb genommen. Damals bestand die Anlage aus neun Sub-Anlagen, die zwar alle eigenständig lebten, aber nur über die Hauptanlage Neue Technik externe Gespräche führen konnten. Um Kostenersparnisse bei Upgrades der Telefonanlagen-Soft- und Hardware zu erzielen, wurden die einzelnen Anlagen in eine große Anlage zusammengeschaltet und untereinander über LWL bzw. Ethernet vernetzt. Es konnte mittels dieser Technik auch die Telefonanlage am Observatorium Lustbühel in das zentrale Telefonsystem der TU Graz integriert werden, wodurch die Nebenstellen am Observatorium nun ebenfalls über 0316/873-xxxx erreichbar sind (vormals 0316/4673-yy). Die einzelnen Anlagen waren von diesem Zeitpunkt an keine eigenständigen Systeme mehr, sondern alle an die Hauptanlage Neue Technik angeschlossen und davon abhängig. Wenn also die Haupt-Telefonanlage abstürzt, sind auch alle daran angeschlossenen Anlagen von diesem Ausfall betroffen. Damit dieses Risiko so gering wie möglich gehalten wird, wurde eine CPU-Duplikation installiert. Sollte eine der beiden CPUs ausfallen, übernimmt die zweite CPU deren Arbeit, sodass ein ungestörter Betrieb ermöglicht wird. Für die Anlagen in der Alten Technik und Inffeldgasse wurden außerdem so genannte Passive Call Server (PCS) angeschafft. Sollten tatsächlich beide CPUs der Hauptanlage ausfallen, kann mittels dieser PCS zumindest innerhalb des eigenen Standortes (Alte Technik, Inffeldgasse) telefoniert werden. Externe Gespräche können jedoch nicht geführt werden, da hierzu eine Verbindung zur Hauptanlage notwendig ist. Auch gegen Stromausfälle ist die Telefonanlage recht gut gewappnet: Eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) kann bis zu sechs Stunden lang die Telefonanlage mit Strom versorgen. Zusätzlich wurde ein eigenes, ebenfalls USV-gestütztes, Netzwerk nur für das Telefonsystem aufgebaut. Zurzeit (Stand: Oktober 2012) gibt es rund Nebenstellen an der TU Graz!

5 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 5/50 2. Grundlegende Funktionen der Nebenstellenanlage Der grundlegende Einsatzzweck einer Nebenstellenanlage dürfte allgemein bekannt sein: Unternehmensintern sollen keine Verbindungsentgelte anfallen bzw. bei Unternehmen, deren Standorte weit verstreut sind, sollen diese Entgelte möglichst gering gehalten werden. Es gibt aber auch noch eine Vielzahl von weiteren Möglichkeiten, die mit den verschiedenen Systemen der Telefonanlagenhersteller genutzt werden können. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des TU Graz- Telefonsystems, beginnend mit einer a. Beschreibung der wichtigsten Tasten Modell Alcatel 4012

6 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 6/50 Modell Alcatel Premium Reflexes Grundsätzlich stehen Ihnen, mit Ausnahme der integrierten Schreibmaschinentastatur und der Umleitung sofort -Taste des Modells Alcatel Premium Reflexes, bei beiden Apparattypen Tasten mit denselben Funktionen zur Verfügung. Da der Apparattyp 4012 ohnehin schon seit vielen Jahren nicht mehr produziert wird, bezieht sich die Beschreibung der Tasten auch nur mehr auf die neuen Apparatemodelle. Sind Tasten mit denselben Funktionen bei den beiden Apparattypen unterschiedlich bezeichnet, findet sich in Klammern die für den Typ 4012 gültige Bezeichnung! Info Nach Drücken der i -Taste können Sie entweder direkt eine der Zifferntasten 1 bis 3 drücken oder mit den Links - und Rechts -Tasten durch die Menüs blättern.

7 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 7/50 Ist der Apparat gesperrt, so müssen Sie, um die nachstehenden Funktionen nutzen zu können, das Apparatepasswort eingeben (ausgenommen Menüpunkt Eigene Nummer ). Sub-Menü Abfrage : Zeigt die Nummer für die Amtsholung und die Nummer der Vermittlung an. Sub-Menü Programmieren : Hier können Sie durch Drücken von 1 eine der freien Funktionstasten oder durch Drücken von 2 ein indirektes Kurzwahlziel programmieren. In beiden Fällen geben Sie nach dem Drücken von 1 oder 2 die gewünschte Rufnummer bzw. das zu programmierende Leistungsmerkmal ein. Wollen Sie eine Funktionstaste programmieren, so drücken Sie nach Eingabe der gewünschten Ziffernfolge jene Funktionstaste, auf der diese Ziffernfolge gespeichert werden soll. Wollen Sie ein indirektes Kurzwahlziel programmieren, so drücken Sie nach Eingabe der gewünschten Ziffernfolge die Kurzwahltaste und danach eine der Tasten auf dem Ziffernblock (auch die Belegung der Stern- und Raute-Tasten mit einer indirekten Kurzwahl ist möglich!). Sub-Menü Eigene Nummer : Zeigt die eigene Rufnummer sowie den Displaytext an. Kurzwahl Drücken Sie die Kurzwahltaste und danach eine der Tasten am Ziffernblock, um auf den Tasten des Ziffernblocks abgespeicherte Nummern oder Leistungsmerkmale an- bzw. auszuwählen. LS-/links Während eines Telefonates können Sie mit dieser Taste die Hörerlautstärke verringern. Bei der Auswahl der Klingeltöne (siehe Einstellen von Klingeltönen ) können Sie die Lautstärke des Läutsignals verringern. In diversen Programmmenüs dient die Taste als Cursor links vergleichbar mit der Pfeiltaste links auf EDV-Tastaturen. LS+/rechts Bewirkt die gegenteiligen Einstellungen von LS-/links.

8 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 8/50 Lautsprecher/OK Während eines Telefonates können Sie durch Drücken dieser Taste den integrierten Lautsprecher aktivieren (nicht die Freisprecheinrichtung!), d. h. die Sprachausgabe Ihres Telefonpartners erfolgt zwar über den Lautsprecher, der Gesprächspartner selbst hört aber nur das über das Mikrofon des Telefonhörers Gesprochene. Bei der Auswahl von diversen Menüoptionen dient diese Taste zur Bestätigung der jeweiligen Option vergleichbar mit Return/Enter bei EDV-Tastaturen. Im Ruhezustand des Apparates können Sie durch Drücken dieser Taste Klingeltöne auswählen. Durch mehrmaliges Drücken von LS/OK können Sie zwischen den verschiedenen Klingeltönen auswählen. Mikrofon/Intercom Während eines Telefonates können Sie mittels dieser Taste das bzw. die eingebaute(n) Mikrofon(e) stumm schalten, d.h. Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht mehr hören. Als Kennzeichen dafür, dass diese Funktion aktiviert ist, sehen Sie beim Apparattyp 4020 eine rote LED auf dieser Taste blinken und beim Apparattyp 4012 einen Balken am Display neben dieser Taste. Nochmaliges Drücken von Mikrofon/Intercom deaktiviert die Funktion wieder. Vorsicht beim Drücken dieser Taste im Ruhezustand des Apparates! Es ist dann die so genannte Intercom -Funktion aktiv. Das bedeutet, dass jede TU Graz-Nebenstelle, die eine auf Intercom geschaltete Nebenstelle anwählt, sofort auf die Freisprecheinrichtung dieser Nebenstelle geschaltet wird und man somit auch alles mit hören kann, was in dem betreffenden Raum gesprochen wird! Nochmaliges Drücken von Mikrofon/Intercom deaktiviert die Funktion wieder. Trenntaste Unterbricht die aktuelle Aktion (Gespräch, Anwahl, Programmierung). Nachricht Die Nachrichten-Taste hat recht umfangreiche Funktionen. Sie können damit Ihre Voic box (sofern vorhanden) anwählen, einen gebuchten Rückruf durchführen, und Sie zeigt Ihnen, teilweise in

9 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 9/50 Verbindung mit der grünen Nachrichten-LED, an, ob neue oder alte Nachrichten auf Ihrer Voic box sind. Ist eine neue Nachricht vorhanden, so blinkt die rote LED in Verbindung mit der grünen (beim Apparattyp 4012 blinkt nur die grüne LED und es erscheint ein Balken auf dem Display neben der Nachrichten - Taste). Drücken Sie die Nachrichten -Taste und am Display erscheint xx neue Nac (xx = Anzahl der neuen Nachrichten), danach Drücken Sie OK ( LS/Best. bei 4012). Haben Sie sowohl eine neue Nachricht auf Ihrer Voic box, als auch einen Rückruf, der von einer anderen TU Graz-Nebenstelle aus gebucht worden ist, so haben Sie nun noch die Auswahlmöglichkeit zwischen xx Msg RückRu und xx Msg VoiceM. Drücken Sie bei der ersten Option die OK -Taste, so sehen Sie den Namen der Nebenstelle, die den Rückruf gebucht hat. Sie können nun entweder den Rückruf durchführen, indem Sie nochmals die OK -Taste drücken oder den Rückruf stornieren, indem Sie die Trenntaste drücken. Bei der zweiten Option wird Ihre Voic box angewählt (siehe Kapitel Voic server ). Verbinden Verbindet ein Gespräch zu einer anderen Nebenstelle. Eigentlich eine recht nutzlose Taste, da das Verbinden von Gesprächen ohnehin auch mit simplem Auflegen des Hörers funktioniert. Umleitung sofort Diese Taste steht nur beim Apparattyp 4020 zur Verfügung. Sie können damit eine Rufumleitung sofort zu einer anderen Nummer oder auf den Voic server einrichten. Letztwahl Wählt die zuletzt gewählte, externe Rufnummer nochmals an. Die Raute -Taste hat dieselbe Funktion! Speicherwahl (WW/Sp.) Wenn Sie diese Taste während eines Telefonates drücken, so wird die Nummer der angewählten Gegenstelle auf dieser Taste gespeichert. Sie können die Nummer dann durch Drücken dieser Taste nochmals anwählen, danach ist die Taste wieder ohne Belegung. Eine auf Speicherwahl gespeicherte Nummer wird durch einen Balken am Display neben dieser Taste angezeigt.

10 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 10/50 ISDN Befindet sich auf dem Display neben dieser Taste ein Balken, so hat ein externer Anrufer Ihre Nebenstelle angewählt, Sie haben allerdings nicht abgehoben und der Anrufer hat aufgelegt, bevor er auf die Voic box oder zur Vermittlung gelangt ist. Sie können die externe Rufnummer anzeigen lassen, indem Sie die ISDN -Taste drücken. Sollten mehrere externe Rufnummern gespeichert sein, können Sie sich mit der Pfeiltaste rechts die Rufnummern anzeigen lassen. Wollen Sie eine dieser Rufnummern zurückrufen, so drücken Sie die OK -Taste. Achtung: Haben Sie die Liste der externen Rufnummern zu Ende geblättert und drücken danach die Trenntaste, so wird die Liste automatisch gelöscht! (Privat) Diese Funktion muss vom Systembetreuer programmiert werden und steht nicht auf allen Apparaten zur Verfügung. Nach dem Drücken der Privatgesprächs -Taste werden Sie zur Eingabe des Apparatepasswortes aufgefordert; nach dessen Eingabe können Sie ein externes Telefonat führen, das Sie aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen müssen. Frei Alle mit Frei bezeichneten Tasten stehen zur eigenen Programmierung zur Verfügung. Tastatur Die im Telefonapparat 4020 unter einer Abdeckung befindliche Tastatur ermöglicht es, nach Namen im Adressbuch des Telefonsystems zu suchen. Natürlich ist diese Suche nur so gut, wie die Displaytexte der einzelnen Nebenstellen von den Verantwortlichen gewartet werden (Verwaltung erfolgt über den Punkt Telefonverwaltung in TUGrazOnline). Zur Suche eines Namens bzw. Displaytextes geben Sie den gesuchten Namen oder einen Teil dieses Namens ein und drücken Sie danach die Return -Taste (ganz rechts). Gibt es mehrere Nebenstellen mit derselben Zeichenfolge, so können Sie mit den Cursortasten auf der integrierten Tastatur (nicht jenen, die

11 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 11/50 sich unter dem Ziffernblock befinden!) zwischen den verschiedenen Möglichkeiten auswählen. Um sich die Nummer zu den jeweiligen Displaytexten anzeigen zu lassen, drücken Sie die Taste Space. Die restlichen Tasten verhalten sich gleich wie bei einer EDV-Tastatur (Shift, Ctrl, Backspace, etc.). Modell 4028/4029 Die meisten Tastenfunktionen sind analog zu den voran gegangenen Apparatebeschreibungen. Nachstehend sind nur noch die Beschreibungen zu jenen Tasten angeführt, die bei den beiden anderen Apparatemodellen nicht vorhanden sind!

12 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 12/50 Pfeiltasten Mit diesen Tasten können Sie durch die am Display angezeigten Menüs scrollen. Die Auswahl einzelner Menüpunkte erfolgt durch Drücken der zugehörigen Softkeys (Funktionstasten neben dem Display). OK Bestätigen Sie mit OK diverse Tastatureingaben. Zurück Mit dieser Taste gelangen Sie eine Menüebene höher, wenn Sie ein mehrfach verschachteltes Menü ausgewählt haben. Programmierbare Tasten (F1, F2) Im Gegensatz zu den natürlich ebenfalls programmierbaren- Funktionstasten bzw. Softkeys (s.u.), bleibt die Funktion dieser beiden Tasten immer erhalten, was bei den Softkeys nicht immer der Fall ist. Auf diese beiden Tasten können beliebige Leistungsmerkmale oder Rufnummern programmiert werden. Info Sie können zu jeder beliebigen Taste Ihres Telefons eine Hilfefunktion aufrufen, indem Sie die Taste Info drücken und danach jene Taste, zu der Sie eine Hilfestellung benötigen. Nachricht Prinzipiell hat diese Taste dieselbe Funktion wie auch bei den anderen Apparatemodellen (Anzeige von evtl. Sprachnachrichten bzw. entgangenen Anrufen). Zusätzlich können Sie beim Modell 4028/4029 aber auch Textnachrichten (ähnlich SMS) an kompatible Telefone senden bzw. abrufen. Lautsprecher Während eines Telefonates hat diese Taste zwei Funktionen: Kurzes Drücken aktiviert die integrierte Freisprecheinrichtung des Telefons. Langes Drücken (ca. 3 Sekunden) aktiviert nur den Lautsprecher, nicht aber das in das Telefon integrierte Mikrofon. Im ersten Fall sind also sowohl Lautsprecher als auch Mikrofon des Telefonapparates selbst aktiviert (die Gegenstelle hört also auch die Geräusche aus Ihrer Umgebung!).

13 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 13/50 Im zweiten Fall ist lediglich der Apparatelautsprecher aktiviert, nicht jedoch das Apparatemikrofon; es wird weiterhin das Mikrofon des Telefonhörers verwendet, womit die Gegenstelle die Geräusche Ihrer Umgebung nicht bzw. nur sehr schwach hören kann. Drücken Sie die Lautsprecher-Taste erneut, um den Freisprech- bzw. Lautsprechermodus zu verlassen und wieder mittels Telefonhörer zu telefonieren. Hinweis: bei aktivierter Freisprecheinrichtung kann der Hörer auch aufgelegt werden! b. Einstellen von Klingeltönen Modell 4012 und Premium: Bei aufgelegtem Hörer drücken Sie die OK -Taste ( LS/Best. ); es ertönt der aktuell eingestellte Klingelton. Danach können Sie durch mehrmaliges Drücken dieser Taste zwischen den verschiedenen Klingeltönen auswählen. Um die Auswahl zu bestätigen, drücken Sie die Trenntaste. Wollen Sie die Lautstärke des Klingeltons verändern, so können Sie dies durch Drücken der Pfeiltasten links und rechts ( LS- und LS+ ) tun. Bestätigen Sie Ihre Auswahl ebenfalls mit der Trenntaste. Modell 4028/4029: Wählen Sie mittels der Pfeiltasten und Softkeys das Menü Menü aus und danach folgende Punkte: Einstellungen/Telefon/Klingeln/Int./ext. Anrufe. Sie können nun mittels Pfeiltasten und Softkeys den gewünschten Klingelton auswählen und mit der OK -Taste bestätigen. Im Menü Klingeln stehen noch folgende Weitere Optionen zur Verfügung: Stummer Modus : Das Telefon läutet nicht, sondern zeigt einen Anruf lediglich mittels blinkender LED an. Progressiver Rufton : Der Klingelton ertönt nicht gleich in voller (eingestellter) Lautstärke, sondern steigt sukzessive an. 1 bzw. 3 Pieptöne vor Klingeln : Vor dem eigentlichen Klingeln ertönen ein oder drei leise Pieptöne. Wichtig: auch wenn die Option Stummer Modus aktiviert ist, ertönen diese Pieptöne! Im Menü Klingeln steht Ihnen außerdem die Option Lautstärke zur Verfügung, in dem Sie die Lautstärke des Klingeltons mithilfe der entsprechenden Softkeys oder der Tasten Plus und Minus ändern und mit OK bestätigen können.

14 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 14/50 c. Hörerlautstärke verändern Während eines Gespräches können Sie durch Drücken der Tasten Plus und Minus (4028/4029) bzw. der Pfeiltasten links und rechts (4020) bzw. LS- und LS+ (4012) die Hörerlautstärke variieren. Bei den Apparattypen 4020/4028/4029 wird die aktuell eingestellte Lautstärke mittels Balken auf dem Telefondisplay dargestellt, beim Typ 4012 erscheint dieser Balken zwischen der LS- - und LS+ -Taste. Haben Sie auf Freisprechen geschaltet oder den integrierten Lautsprecher zugeschaltet, so können Sie auf diese Weise ebenso die Lautstärke variieren. d. Freisprecheinrichtung (FSE) Das Aktivieren der FSE ist sowohl bei aufgelegtem, als auch bei abgehobenem Hörer möglich. Drücken Sie die Freisprechen -Taste, um diese Funktion zu aktivieren. Hinweis: Haben Sie die Lautstärke des eigenen Lautsprechers zu hoch aufgedreht, kann es zu Rückkopplungen kommen, weshalb Sie den Gesprächspartner dann im Endeffekt leiser hören. Es empfiehlt sich daher, bei aktivierter FSE, die Lautstärke des Lautsprechers im mittleren Bereich zu belassen. Bei abgehobenem Hörer können Sie durch nochmaliges Drücken der Freisprechen -Taste die FSE-Funktion wieder deaktivieren, bei aufgelegtem Hörer beendet ein nochmaliges Drücken dieser Taste das Telefonat. e. Interne und externe Wahl Wählen können Sie sowohl bei aufgelegtem, als auch bei abgehobenem Hörer. Geben Sie in beiden Fällen für eine interne Wahl einfach die gewünschte, vierstellige Rufnummer ein. Bei externen Gesprächen gibt es drei verschiedene Gesprächskategorien, die nachstehend beschrieben werden. f. Unterschied zwischen Dienst-, Privat- und Projekttelefonaten Die am häufigsten verwendete Gesprächsart ist wohl jene des Dienstgesprächs. Um ein dienstliches Telefonat führen zu können, müssen Sie lediglich die Ziffer 0 wählen und, sollte der Apparat gesperrt sein, das Passwort eingeben. Danach erhalten Sie eine Amtsleitung und können ein Telefonat führen, dessen Verbindungsentgelte dem Institut angelastet werden. Am Ende eines jeden Abrechnungszeitraumes erhält ausschließlich der Leiter der jeweiligen Institution eine Aufstellung über die Kosten, die durch Dienstgespräche verursacht worden sind. Diese Aufstellung enthält eine Summe Kurzgespräche, d. h. alle Verbindungsentgelte, die pro Verbindung weniger als EUR 1,46 an Kosten verursacht haben, werden als Summenbetrag ausgegeben.

15 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 15/50 Die restlichen Gespräche (> EUR 1,45) werden pro Nebenstelle maskiert, d. h. nur mit Vorwahlen der angewählten Rufnummern sowie Datum, Uhrzeit und Dauer der Gespräche, ausgegeben. Privatgespräche können geführt werden, indem die mit (Privat) bezeichnete Taste gedrückt wird. Hier wird aus Sicherheitsgründen, unabhängig davon, ob der Apparat gesperrt ist oder nicht, immer nach dem Apparatepasswort gefragt, da alle TU Graz-Nebenstellen, bei denen das Feature Privatgespräch aktiviert ist, bei dieser Gesprächsart internationale Wahlberechtigung haben auch wenn die Nebenstelle für Dienstgespräche lediglich TU Graz-interne Wahlberechtigung besitzt! Nach Eingabe des Passwortes erhalten Sie eine private Amtsleitung, d. h. die Kosten, die durch dieses Gespräch verursacht werden, müssen Sie selbst bezahlen. Für Privatgespräche erhalten Sie am Ende jedes Abrechnungszeitraumes Einzelgesprächsnachweise. Um Projektcodegespräche führen zu können, ist es notwendig, dass ein entsprechender Antrag über TUGrazonline für einen Projektcode eingereicht wird! Zum Führen eines Telefonates mittels Projektcode wählen Sie die Kennzahl 19, geben dann den achtstelligen Projektcode ein und drücken die Ziffer 0. Ein Projektcodegespräch kann auch bei einem abgesperrten Apparat, dessen Passwort Ihnen unbekannt ist, geführt werden, da keine Passwortabfrage erfolgt. Wie bei Privatgesprächen erhalten Sie auch bei Gesprächen mittels Projektcode am Ende eines jeden Abrechnungszeitraumes Einzelgesprächsnachweise. g. Rückfrage Während eines bestehenden Telefonates haben Sie die Möglichkeit, in Rückfrage zu gehen, das bedeutet, dass Sie das bestehende Gespräch in Wartestellung parken und eine andere Nummer anwählen können. Der Apparattyp 4020 hat eine eigene Rückfrage -Taste, mit der Sie die Rückfrage einleiten können. Sie können aber auch, ohne diese Taste zu drücken, einfach nur die Nummer wählen, insofern ist die Rückfrage -Taste für die Einleitung des Gesprächs überhaupt nicht notwendig. Meldet sich die zweite Gegenstelle, so können Sie nun zwischen beiden Gesprächen makeln. Drücken Sie hierzu einfach die Ziffer 2. Apparate des Typs 4012 haben für diese Funktion noch eine Makeln -Taste (siehe Grafik). eine Dreierkonferenz aufbauen (siehe Erweiterte Funktionen ) eines der beiden Gespräche beenden. Schalten Sie hierzu zum zu beendenden Gespräch und drücken Sie die Ziffer 1. Beim Apparattyp 4020 können Sie anstelle von 1 auch die Rückfrage -Taste drücken.

16 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 16/50 h. Verbinden eines Gesprächs Um ein bestehendes Gespräch zu verbinden, wählen Sie einfach die gewünschte Rufnummer, zu der das Gespräch verbunden werden soll. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie warten, bis sich der angewählte Gesprächspartner meldet, oder ob Sie den Hörer gleich auflegen. i. Makeln Die Makeln -Funktion wurde bereits unter Rückfrage erläutert. Zum Makeln (Hin- und Herschalten zwischen zwei Telefonaten) drücken Sie einfach die Zifferntaste 2.

17 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 17/50 3. Erweiterte Funktionen a. Dreierkonferenz Bei einer Dreierkonferenz können Sie, wie schon der Name aussagt, gleichzeitig mit zwei anderen Gesprächspartnern telefonieren. Um eine Dreierkonferenz aufzubauen, wählen Sie während eines Telefonates eine weitere Rufnummer an. Sobald der zweite Partner das Gespräch entgegen genommen hat, können Sie durch Drücken der Zifferntaste 3 eine Dreierkonferenz aktivieren. Wollen Sie den zweiten Gesprächspartner wieder aus der Dreierkonferenz ausschließen, so drücken Sie wiederum die Zifferntaste 3. Das Ausschließen des ersten Gesprächspartners aus der Dreierkonferenz ist nicht möglich! Wichtig: Wenn Sie während einer von Ihnen initiierten Dreierkonferenz einfach den Hörer auflegen bzw. die Trenntaste drücken, so bleiben die beiden anderen Gesprächspartner trotzdem miteinander verbunden, die Kosten werden jedoch Ihrer Nebenstelle angelastet! Es gibt auch noch die Möglichkeit, eine Konferenz mit bis zu fünf Teilnehmern aufzubauen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in Kapitel 4.g! b. DTMF-Wahl DTMF bedeutet Dial Tone Multi Frequency, was übersetzt so viel heißt wie Mehrfrequenzwahl. DTMF wird immer dann benötigt, wenn Ihre angerufene Gegenstelle die Eingabe von Ziffern fordert, also z. B. computergestützte Vermittlungen ( Wählen Sie 1 für Fragen zu ). Um DTMF in einem bestehenden Gespräch zu aktivieren, wählen Sie die Ziffernfolge 274 am Display erscheint dann DTMF und Sie können danach die erforderlichen Ziffern eingeben. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, andere Features der TU Graz- Telefonanlage (z. B. Verbinden) zu nutzen, während DTMF aktiv ist! DTMF lässt sich auch nicht ohne weiteres abschalten. Um DTMF abschalten zu können, müssen Sie die Ziffernfolge 274 auf eine der Funktionstasten programmiert haben. Durch Drücken dieser Taste könnten Sie dann die DTMF-Funktion auch ausschalten. c. Programmieren von Tasten Man unterscheidet bei den Modellen 4012/4020 zwei Arten von programmierbaren Tasten: Funktionstasten Indirekte Kurzwahlziele

18 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 18/50 Wie Sie die Tasten dieser Apparattypen programmieren können, entnehmen Sie bitte Kapitel 2.a, Punkt Info! Bei den Apparattypen 4028/4029 erfolgt die Programmierung über die Menüs Menü/Einstellungen/Telefon/Tasten programmieren: Wählen Sie nun entweder eine der beiden Funktionstasten F1 oder F2 für die Programmierung oder den Punkt Persönliche Seite und wählen Sie danach mittels Softkeys die zu programmierende Taste aus. Mithilfe der Pfeil nach oben - bzw. Pfeil nach unten -Tasten können Sie seitenweise durch die zur Verfügung stehenden Softkeys blättern. Wenn Sie die zu programmierende Taste gewählt haben, erscheint, sofern die Taste nicht schon belegt ist, die Meldung Taste nicht programmiert. Wählen Sie nun Dienste, um z.b. Rufumleitungen, DTMF, etc. zu programmieren, oder Kurzwahl, um eine beliebige Nummer auf die gewählte Taste zu programmieren. Nachdem Sie die gewünschte Funktion programmiert und im Falle von Kurzwahl einen Namen eingegeben und Ihre Eingaben mittels Übernehmen bestätigt haben, erscheint von nun an auf der Seite Persönlich die zuvor programmierte Taste beim jeweiligen Softkey. Gegebenenfalls müssen Sie mit den Pfeiltasten zum gewünschten Softkey blättern. Wollen Sie einen Dienst oder eine Nummer auf eine bereits programmierte Taste speichern, so werden Sie zuvor gefragt, ob Sie diese Funktion löschen wollen. Achtung: Nicht alle Optionen, die unter Dienste angezeigt werden, stehen Ihnen auch tatsächlich bei unserer Telefonanlage zur Verfügung (z.b. Personensuchdienste)! Abgesehen von den Funktionen und Rufnummern, die Sie selbst programmieren können, gibt es auch noch einige andere Features beim Telefonsystem, die ausschließlich vom Systembetreuer programmiert werden können (z. B. Multiline, Apparateüberwachung, Privatgesprächsfunktion). d. Wahlwiederholung Durch Drücken der Wahlwiederholungs - oder Raute-Taste wird die zuletzt angewählte, externe Rufnummer nochmals angewählt. Ist der Apparat gesperrt, müssen Sie auch noch das Passwort des Apparates eingeben. e. Speicherwahl (nur 4012/4020!) Drücken Sie während eines bestehenden Telefonates die Speicherwahl -Taste, so wird die aktuell angerufene Rufnummer auf dieser Taste gespeichert dies wird durch einen Balken am Display neben der Taste angezeigt. Sie können dann nach Beendigung des Telefonates durch Drücken dieser Taste die gespeicherte Nummer nochmals anrufen; danach ist die Speicherwahl -Taste so lange ohne Funktion, bis Sie erneut eine Rufnummer darauf speichern.

19 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 19/50 f. Intercom Drücken Sie im Ruhezustand des Apparates die Mikrofon/Intercom -Taste, um die Intercom-Funktion zu aktivieren. Jeder eingehende, interne Anruf wird nach zweimaligem, kurzem Läuten sofort auf die Freisprecheinrichtung geschaltet. Eine aktive Intercom-Funktion wird durch das Leuchten der roten LED auf dieser Taste angezeigt. Beim Apparattyp 4012 erscheint neben der Taste ein Balken. Drücken Sie die Taste im Ruhezustand des Apparates nochmals, um die Funktion zu deaktivieren. g. Set Supervision (Apparateüberwachung) Die Apparateüberwachung, auch Chef-/Sek-Konfiguration genannt, ermöglicht es, am eigenen Apparat anzuzeigen, dass es bei einer anderen Nebenstelle läutet oder an dieser Nebenstelle gerade telefoniert wird. Der Vorteil gegenüber der gewöhnlichen Rufübernahme in der Gruppe (siehe Kapitel 4, Kennzahlen ) mittels 28 ist, dass Sie auch bei Ihrer eigenen Nebenstelle angezeigt bekommen, wer der Anrufer ist. Diese Funktion kann nur vom Systembetreuer programmiert werden. Außerdem ist es notwendig, dass auch zwei Tasten mit der Funktion Multiline programmiert werden. h. Zusätzliche Funktionen bei den Modellen 4028/4029 Bei diesen Apparattypen stehen Ihnen folgende Funktionen zusätzlich zur Verfügung: Menü/Einstellungen/Telefon: Sprache : Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Bedienerführung Ihres Telefons aus! Passwort : Hier können Sie Ihr aktuelles Apparatepasswort ändern. Geben Sie dazu das alte und zwei Mal das neue Passwort ein! Startseite : Wählen Sie aus, welches Startmenü (Menü, Persönlich, Info) auf dem Hauptbildschirm Ihres Telefons angezeigt werden soll. Sie können auch jenes Menü anzeigen lassen, das Sie zuletzt ausgewählt hatten (Zuletzt besuchte Seite). Kontrast: Wählen Sie mit den entsprechenden Softkeys den Kontrast des Telefondisplays aus. Klinkenstecker : Ihr Telefonapparat besitzt auf der linken Seite einen Standard- 3,5 -Klinkenstecker, wie er z.b. auch für Kopfhörer verwendet wird. In diesem Menü können Sie auswählen, welches externe Gerät Sie daran betreiben möchten (Hör-/Sprechgarnitur, Externe Freisprecheinrichtung, Externer Lautsprecher).

20 Effizientes Arbeiten mit dem TU GRAZ-Telefonsystem Seite 20/50 Menü/Einstellungen/Optionen: In diesem Menü können Sie diverse technische Daten in Bezug auf die verwendete Firmware Ihres Telefons abfragen ( Version ) bzw. einen Telefontest durchführen. Bei IP-Apparaten (4028) wird zusätzlich der Punkt IP-Parameter angezeigt, in dem Sie diverse Netzwerkeinstellungen Ihres Telefons abfragen können. Menü/Termin: Hat die gleiche Funktion wie die Kennzahl 240 (Terminruf programmieren). Geben Sie eine Uhrzeit ein, zu der das Telefon Sie mit einem Anruf an einen Termin erinnern soll. Das Löschen eines Termins muss mittels der Kennzahl 241 erfolgen! Menü/Sperren: Ent-/sperrt Ihren Telefonapparat (gleichbedeutend mit der Kennzahl 270 )! Menü/Textnachricht: Hiermit können Sie eine kurze Textnachricht an eine kompatible TU-Nebenstelle senden. Wählen Sie Senden und geben Sie die gewünschte Nebenstelle ein, an die Sie die Textnachricht schicken wollen! Sollte die Empfänger-Nebenstelle nicht Textnachricht-kompatibel sein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung! Haben Sie die Nummer eingegeben, können Sie eine vordefinierte, zu vervollständigende oder zu erstellende Nachricht eingeben, danach drücken Sie den Softkey für Übernehmen und Ihre Nachricht wird an den Empfänger übermittelt. Menü/Ereignisse: Hier werden der letzte Anrufer und eventuell vorhandene, nicht beantwortete Anrufe angezeigt. Menü/Rufumleitungen: Analog zu den Kennzahlen 20, 210, 211, 212 und 22 können Sie in diesem Menü Rufumleitungen einrichten bzw. löschen. Persönlich: Die Softkeys des Menüs Persönlich ersetzen die Funktionstasten älterer Apparatemodelle und stehen großteils zur eigenen Programmierung zur Verfügung. Info: In diesem Menü werden Ihnen diverse Informationen zu Ihrer Nebenstelle angezeigt (z.b. eigene Nummer, eigener Name, Rufumleitungen, etc.).

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