ELSA-Deutschland e.v. STEP-Team

Transkript

1 ELSA-Deutschland e.v. STEP-Team Arbeitsgrundlagen des STEP-Teams März 2012

2 Inhaltsverzeichnis I. Einleitung und Vorwort... 2 II. Aufgaben des STEP Teams... 4 III. Wer kann mitmachen?... 5 IV. Funktionsweise und Organisation Regionale Aufteilung Kommunikation Zuständigkeiten... 7 V. Finanzierung... 8

3 I. Einleitung und Vorwort Liebe ELSAner, die XLVIII. Generalversammlung in Heidelberg hat beschlossen, auf nationaler Ebene ein STEP-Team einzuführen. Die Teamstruktur an sich ist bereits durch die Etablierung des IT - und des Marketing-Teams bekannt. Dennoch bedarf es zusätzlich der Festlegung der genauen Aufgaben und Funktionsweisen, um diese für alle Beteiligten nachvollziehbar zu gestalten. Dieses Konzept möchte daher als Anleitung und gleichzeitig auch als Leitfaden dienen. Mit der Einführung eines solchen Teams bezwecken wir, die Unterstützung der lokalen STEP-Vorstände von Seiten des Bundesvorstandes im operativen Geschäft zu erhöhen. Gerade die Vergangenheit hat gezeigt, dass der Bedarf nach vermehrten Schulungen, regionsspezifischer Problemanalyse und dementsprechender Wissensvermittlung sowie der Unterstützung beim Ansprechen externer Kontakte vorhanden ist. Diesem in viel größerem Maße nachzukommen als bisher möglich und somit auf Dauer die Qualität des Programmes zu sichern und stückweise zu erhöhen, soll Ziel dieses Teams sein. Vergleicht man ELSA und vor allem das STEP Programm mit seinem großen Bruder AIESEC werden die unterschiedlichen Erfolge (AIESEC hatte im Jahr 2011 ca Stellen in 400 Ländern) insbesondere bei einem Blick auf die Human Resources verständlich. Während bei ELSA ein Vorstandsposten allein und vor allem gleichzeitig für die Koordination von Incoming und Outgoing Exchange sowie die Bewerbung und Stellenakquise zuständig ist, wird diese Arbeit bei AIESEC auf lokaler Ebene auf sieben Vorstandsposten verteilt. Zudem werden die lokalen Standorte dort von einem siebenköpfigen, vollzeitarbeitenden Bundesvorstand unterstützt, der wiederherum - ähnlich wie wir - Teams von fünf bis sieben Leuten hat, die regional übergreifend als operative Unterstützer für jeden einzelnen Posten (daher Marketing, Incoming Exchange, Outgoing Exchange etc.) fungieren. Der Erfolg und die international angesehene Qualität des Programms geben ihnen wohl Recht. Mit Sicherheit kann man die Unterschiede aber auch den großen Erfolg der Organisation nicht alleine an diesem Punkt festmachen, noch sollte man hergehen und STEP als Programm, so wie es bei uns strukturiert ist, die Zukunftsaussichten absprechen. Denn wir bieten ein auf internationaler Ebene unvergleichliches und einmaliges Produkt an. Dennoch sind die inves-

4 tierte Zeit und der Personalaufwand ein nicht wegzudiskutierender Faktor. Es ist daher an der Zeit strukturell die Stellschrauben zu drehen, die wir in Bewegung setzen können, um STEP in die Erfolgsspur zurückzubringen. Meistens muss man dafür aus althergebrachten und bekannten Bahnen ausbrechen und neue Wege einschlagen, denn auch unsere Umwelt ändert sich Tag für Tag. Die Einführung eines STEP-Teams ist dahingehend ein erster Schritt. Ich hoffe auf eine gute und zukünftige Kooperation zwischen Netzwerk, Vorständen, Bundesvorstand und STEP Team. Wir alle können dazu beitragen. Lasst uns damit anfangen! Theresa Gutsche Bundesvorstand für STEP 2011/2012

5 II. Aufgaben des STEP-Teams Die Aufgaben des STEP Teams liegen in erster Linie in der Wissensvermittlung und der operativen Unterstützung der Lokalvorstände. Wissensvermittlung: Training von Lokalvorständen zu Beginn des Amtsjahres in überregional stattfindenden STEP Meetings (Solche Art Treffen sind bei anderen Studenteninitiativen üblich). Sie sind notwendig, da sich die Arbeit des STEP-Vorstandes am gesamten Amtsjahr orientiert (STEP Calendar), die erste Wissensvermittlung auf nationaler Ebene jedoch erst im November (Referententreffen) stattfindet. Schulung im Bereich STEP und Funktionsweise: Das Programm ist in der Hauptsache im internationalen Decision Book geregelt und beinhaltet eine Vielzahl von Verpflichtungen der lokalen Vorstände, die jedoch wenig bekannt sind. Es hat eine eigene Terminologie, und ein ausgeklügeltes Procedure, welches, um eine durchgehende Qualität zu gewährleisten, allen STEP-Vorständen bekannt sein sollte. Schulung im Bereich Ansprache und Pflege externer Kontakte: Dieser Bereich ist nicht allein Präsidentenaufgabe, sondern gerade in der Phase des Jobhuntings müssen STEPer externe Kontakte ansprechen und mit diesen umzugehen wissen. Um die Erfolge aber auch die Sicherheit der Vorstände auf diesem Gebiet zu erhöhen, sollen hierzu gezielt Trainings und Simulationen angeboten werden. Gerade eine Zusammenarbeit mit der EAD ist hier denkbar. Die beiden oberen Punkte sollen nach Möglichkeit auf regional stattfindenden STEP Meetings zu Beginn des Amtsjahres (spätestens September) behandelt werden. Ein STEP Meeting ist ein eintägig stattfindender Workshop. Davon soll es in den vier Regionen Deutschlands (Nord, Ost, Süd und West) jeweils eines zu Beginn des Jahres geben. Operative Unterstützung: Soweit gewünscht, sollen Teammitglieder die Lokalvorstände auch bei dem direkten Stellengebergespräch unterstützen. Insbesondere dadurch, dass sie zu dem Termin

6 mitkommen oder aber das Treffen inhaltlich durch Erfahrungsaustausch und Wissensweitergabe mit vorbereiten. Im Bereich der Reception sollen überregionale Aktivitäten angestoßen und eventuell mit organisiert werden. Häufig fällt die Phase der Reception in die vorlesungsfreie Zeit. Es würde daher den Arbeitsaufwand aller Lokalvorstände entlasten, wenn das Angebot an überregionalen, gemeinsamen Veranstaltungen steigen würde. Diesen könnten sich die Praktikanten anschließen und die Hosting Group bräuchte nicht jede Woche eigene Projekte anzubieten. III. Wer kann mitmachen? Ihr solltet bereits einige Erfahrung im Bereich STEP gesammelt haben, daher z.b. bereits ein Amtsjahr als Vorstand auf lokaler Ebene tätig gewesen sein. Eine eurer Aufgaben ist die Wissensvermittlung aber vor allem auch die Erfahrungsweitergabe im Bereich STEP. Wenn ihr die Bedürfnisse der lokalen Vorstände aus eigener Perspektive kennt, ist es deutlich einfacher sich in deren Situation hineinzuversetzen. Ihr müsstet ein wenig Zeit mitbringen, um euch intensiv noch einmal mit dem Programm auseinanderzusetzen. Ihr werdet auch einige Fragen der Lokalvorstände beantworten müssen, insbesondere wenn ihr diese vor Ort trefft. Aus diesem Grund sollte euer Wissensschatz über STEP größer sein als der eines normalen Vorstandes, damit ihr dessen Fragen auch wirklich beantworten könnt. Aber keine Sorge, all die Informationen wird euch der Bundesvorstand bereitstellen. Dieser wird mit euch auch eine Übergabe machen und als Ansprechpartner für eure Fragen jeglicher Art immer zur Verfügung stehen. Und natürlich solltet ihr Spaß an ELSA haben und daran interessiert sein mit Menschen in Kontakt zu kommen. Einen Workshop zu halten ist sicherlich eine Herausforderung aber gleichzeitig auch für euch die Gelegenheit euch weiter zu entwickeln und neue Methoden und Techniken zu erlernen. Daneben solltet ihr Interesse daran haben, auf überregionaler Ebene operativ tätig zu werden.

7 IV. Funktionsweise und Organisation Das STEP-Team ist ein Team, welches auf nationaler Ebene agiert und ist dementsprechend dem Bundesvorstand unterstellt. Aus diesem Grund ist eine enge Kooperation mit dem jeweiligen Bundesvorstand STEP notwendig, der in erster Linie für die Koordination zuständig ist. 1. Regionale Aufteilung Das STEP-Team arbeitet überregional. Daher soll es im Mindesten aus vier Mitgliedern bestehen, die sich verantwortlich jeweils um eine Region kümmern. Aufgrund der Verteilung der Fakultätsgruppen innerhalb Deutschlands ergibt sich folgende regionale Verteilung: Nord/Ost: Berlin, Bremen, Dresden, Frankfurt/Oder, Greifswald, Halle, Hamburg, Kiel, Leipzig, Lüneburg, Potsdam, Wismar Nord/West: Bielefeld, Bochum, Bonn, Düsseldorf, Gelsenkirchen, Göttingen, Hannover, Köln, Münster, Osnabrück, Süd/Ost: Augsburg, Bayreuth, Erlangen-Nürnberg, Jena, München, Passau, Regensburg, Würzburg, Süd/West: Frankfurt/Main, Freiburg, Gießen, Heidelberg, Konstanz, Mainz, Mannheim, Marburg, Pforzheim, Saarbrücken, Trier, 2. Kommunikation Um ein Funktionieren des Teams zu gewährleisten, ist es notwendig die Zusammenarbeit auf einer funktionierenden Kommunikationsstruktur aufzubauen. Da es bisher üblich war, dass die Lokalgruppen direkt mit dem Bundesvorstand kommunizieren und dieser erster Ansprechpartner für alle Fragen ist, ergibt es zunächst Sinn an dieser Verteilung festzuhalten. Es lassen sich daher folgende generellen Regelungen festhalten: Der Bundesvorstand bleibt in erster Linie Ansprechpartner für den Lokalvorstand. Er delegiert die ankommenden Anfragen an das regional jeweils zuständige STEP-Team-Mitglied. Die weitere Beantwortung der Fragen obliegt nach einer solchen Delegation dem Teamitglied.

8 Dieses setzt den Bundesvorstand beim weiteren verkehr ins cc, so dass eine umfangreiche Information gewährleistet ist. Bundesvorstand und Teammitglieder kommunizieren regelmäßig untereinander. Es sollte daher ca. alle zwei bis vier Wochen eine gemeinsame Telefonkonferenz stattfinden, damit sich das Team gegenseitig auf einem aktuellen Stand halten kann. Nach Möglichkeit gibt es zu Beginn des Amtsjahres ein Treffen des gesamten Teams im Büro des Bundesvorstandes. Dieses wird vom Bundesvorstand vorbereitet und dient der Übergabe aber auch der Festlegung von Strategie und Vorgehensweise im jeweiligen Jahr. Zudem vernetzt es die Mitglieder und erleichtert durch den persönlichen Kontakt die Zusammenarbeit. Die weitere interne Kommunikation wird zu Beginn des Jahres zwischen Bundesvorstand und Team abgeklärt. Da das Team nicht an den Amtsjahreszyklus gebunden ist, kann es Erfahrungswerte in die Beziehung miteinbringen, die der jeweilige Bundesvorstand zu Beginn seines Jahres eventuell noch nicht besitzt. 3. Zuständigkeiten Dem STEP-Team obliegt die Durchführung der oben beschriebenen Aufgaben. Diese sind in erster Linie operativer Natur. Die Gestaltung insbesondere der STEP Meetings liegt in erster Linie in ihrem Verantwortungsbereich. Die inhaltliche Ausgestaltung wird dabei mit dem Bundesvorstand für STEP abgesprochen. Soweit das Interesse besteht, können auch mehr als das eine vorgesehene Meeting in jeder Region pro Jahr durchgeführt werden. Die Anwesenheit von STEP-Team-Mitgliedern auf nationalen Treffen von ELSA- Deutschland e.v. ist keine notwendige Voraussetzung. Die Vorbereitung der Workshops dort obliegt dem Bundesvorstand. Der Bundesvorstand hingegen arbeitet vorrangig konzeptionell und strukturell. Er bleibt weiterhin erster Ansprechpartner für die Lokalgruppen und delegiert die Anfragen gegebenenfalls. Er koordiniert das Team, beruft Telefonkonferenzen ein, stellt sicher, dass Teammitglieder die notwendigen Materialien für die Durchführung ihrer Aufgaben besitzen.

9 V. Finanzierung Das STEP-Team finanziert sich aus dem Budget von ELSA-Deutschland e.v. Ab dem Amtsjahr 2012/2013 wird das Budget einen solchen Posten aufweisen. Die Teammitglieder sind berechtigt, ihre Fahrtkosten zu den STEP Meetings sowie zu Besuchen der Lokalgruppen, die innerhalb dieses Konzeptes vorgesehen sind, im Rahmen von Kostenerstattungsanträgen gegenüber dem Bundesvorstand gelten zu machen. Sie sind gehalten, genauso wie die gesamte Bundesebene, die Kosten so gering wie möglich zu halten.