Magie von Kanban Ein Praxisbericht

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2 AGENDA Warum Kanban? Die Einführung von Kanban Wie Kanban uns hilft Wo stehen wir jetzt? Was ist die Magie von Kanban?

3 DIE NEWMEDIA Chur, Ilanz & Glarus 30 Mitarbeiter 5 Teams TYPO3 (Chur & Ilanz) Drupal (Chur & Glarus) Services und Support Services Applikationen und Websites für externe Kunden Betrieb und Entwicklung der Portale

4 ZU MEINER PERSON Ausbildung Offsetdrucker Informatiktechniker HF Applikationsentwickler NDS Werdegang Reto Zahner CTO und Web Developer Informatiker / Entwickler Mitbegründer und CTO Applikationsentwickler Web Entwickler CTO und Web Entwickler

5 «Wir wollen die Produktivität steigern, und gleichzeitig den Stress reduzieren.»

6 WARUM KANBAN? Rückblick Wachstum und ungeeignete Strukturen... Projekt «Newmedia 2.0» Die Suche nach Methoden und Prozessen beginnt... Analyse der Situation Drei wesentliche Faktoren wurden erkannt. Rahmenbedingungen Einheitliche Prozesse und Methoden nicht möglich...

7 RÜCKBLICK Ein Team mit wenigen Entwickler Jeder Entwickler macht alles Viele kleine Projekte Wenig Nachbetreuung Arbeiten werden an Spezialisten weitergegeben

8 RÜCKBLICK Team wächst Projekte werden grösser Aufwand für Nachbetreuung steigt Verzögerungen sind kritisch Spezialisierung der Entwickler Autonome Weitergabe von Arbeiten

9 RÜCKBLICK Mehrere Teams mit Projektleiter Projekte werden komplexer Websites sind z.t. geschäftskritisch für die Kunden Wildwuchs mit internen Projekten Stress steigt, Produktivität sinkt

10 PROJEKT «Newmedia 2.0» Anpassung der Strukturen an die Grösse der Firma Definition von Aufgabengebieten Steuerbare Weiterentwicklung der Firma Erstellung von Richtlinien Leitsatz: Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Reduktion von Stress

11 ANALYSE DER SITUATION Planbarkeit Projekte <=> Dienstleistungen Terminarbeiten <=> Support, Anpassungen und Bugfixes Interne Auftragsvergabe und Delegationen Jeder ist ein Unternehmer (Evtl. Missverständnis?) Kommunkationsaufwand (Ausschnitt aus orginaler Präsentation) Viele Aufgaben (Tickets) gehen unter Selbstverwaltungsaufwand ist für MA sehr hoch Viele Tickets werden nicht am Stück zu Ende gebracht Wird auch bei reinem persönlich Ansatz nicht besser werden

12 Komplexität bei 2 Mitarbeiter MA 1 MA 2 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

13 Komplexität bei 3 Mitarbeiter MA 1 MA 2 MA 3 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

14 Komplexität bei 4 Mitarbeiter MA 4 MA 1 MA 2 MA 3 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

15 Komplexität bei 5 Mitarbeiter MA 5 MA 4 MA 1 MA 2 MA 3 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

16 Komplexität bei 5 Mitarbeiter MA 5 MA 4 MA 1 MA 2 Formel Aufwand = MA * (MA -1) MA 3 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

17 Komplexität bei 5 Mitarbeiter (Tendenz) MA 4 MA 1 MA 3 MA 5 MA 2 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

18 Komplexität bei 5 Mitarbeiter (Optimum) MA 4 Team MA 3 MA 2 MA 1 MA 5 Ein Unternehmen der Südostschweiz Medien

19 RAHMENBEDINGUNGEN Kunden fordern oft eine sehr kurzfristige Planung Resourcenknappheit verhindert Lösungen Mischung von planbaren und unplanbaren Tätigkeiten in den Teams erforderlich

20 «Wir können das Chaos nicht besiegen. Aber wir können lernen damit umzugehen!»

21 DIE EINFÜHRUNG VON KANBAN Vorbereitung der Initiative Auseinandersetzung mit dem Thema Kanban «Guerilla-Kanban» Sammlung von ersten Erfahrungen in einem Team Zusicherung des Managements Initiative dem Management präsentieren Einführung und Etablierung Schrittweise Einführung in den Teams

22 VORBEREITUNG DER INTIATIVE Artikel über DevOp-Teams mit selben Anforderungen Studium der Mechanik und Methoden von Kanban Analyse der bestehenden Situation und deren theoretische Lösung

23 «GUERILLA-KANBAN» Prozess mittels Kanban-Board visualisiert WIP-Limite gesetzt Regeln explizit gemacht Angrenzende Prozesse informiert Erstaunliche Resultate

24 ZUSICHERUNG DES MANAGEMENTS Sammeln von Fakten/Argumenten Aufzeigen der Probleme Erläuterung der Lösung Einführung in Kanaban Vorgehen festlegen Erlaubnis für Implementation

25 EINFÜHRUNG UND ETABLIERUNG Teamweise Einführung des Kanban-Systems Abbildung des Prozesses auf einem Kanban-Board WIP Limits festlegen Schulung der Mitarbeiter (Einführung in explizite Regeln) Meetings und Rhythmen festlegen Verantwortliche Personen ernennen Regeln für Eskalation und Blockaden festlegen Aufgabendelegation zwischen den Teams Kennzeichnung blockierter Aufgaben im Tracker-Software

26 SCHWIERIGKEITEN - AKZEPTANZ Minimale Aufgabengrösse? Was macht Sinn? Zum Teil sehr grosse Varianz in der Aufgabengrösse. Akzeptanz bei ganz kleinen Teams. Teams mit vielen Teilzeitbeschäftigten. Stark verteilte Teams. (3 Personen, 2 Standorte) Abbildung der Situation in Tracker-Software. Definition von Aufgaben ungeeignet.

27 «Wir alle stehen hinter dem System, somit steht das System auch hinter uns.»

28 WIE KANBAN UNS HILFT Entwickler Der Stress lässt nach... Projektleiter Ordnung im Chaos... Management Die Produktivität wird messbar...

29 ENTWICKLER Weniger Stressgefühl Sichtbare Arbeit Bessere Arbeitsverteilung Weniger Aufgaben mit Verzug Abgeschlossene Aufgaben

30 PROJEKTLEITER Als Werkzeug integriert Durchlaufzeiten bekannt Planungsänderungen möglich Kurze Reaktionszeit Vorbereitung von Abwesenheiten

31 MANAGEMENT Abschlussorientierung Steuerung der Aufgaben Höhere Produktivität Änderungen an der Struktur einfacher umsetzbar Reduktion von Resourcenmangel

32 «Der Weg ist nicht unser Ziel, unser Ziel liegt auf unserem Weg.»

33 WO STEHEN WIR JETZT? Metriken und Messbarkeit verbessern Metriken sauber erstellen (Nach Möglichkeit automatisch) Auswertung von Messungen in Fluss und Ertrag Kulturwandel aktiv weiterführen Operation Reviews einführen Aktive Betreuung der Teams Optimierung der Teamleistung Aufbau Betriebsteam (Reduktion externer Varianz) Schutz von High Performer -Resourcen

34 «Nicht wer einen Fehler macht, ist dumm. Dumm ist, wer aus Fehlern nichts lernt.»

35 WAS IST DIE MAGIE VON KANBAN? Schnelle Erfolge (Je nach Chaos) Einstieg ohne grosse Veränderungen Ergebnisse relativ schnell wahrnehmbar Kulturelle Veränderungen Wahrnehmung der Arbeit (Quantität) Kommunikation Kontinuierliche Verbesserung Langsame Annäherung an Ziel Fehler sind erlaubt

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