HIFLEX Web2Print. Systembeschreibung

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1 HIFLEX Web2Print Systembeschreibung

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3 Web2Print Systembeschreibung

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5 Inhalt Einleitung 01. Firmenprofil Gründe für Web2Print Ein paar Referenzen: Web2Print by HIFLEX 10 Web2Print aus Sicht der Drucksacheneinkäufer 04. Produktmatrix und Kalkulation Online-Gestaltung von Druckvorlagen Angebot und Factsheet Warenkorb Benutzerverwaltung Daten-Upload und Preflight-Check Geschlossener Webshop für Geschäftskunden 26 Web2Print aus Sicht der Druckereien 11. Administration und Webdesign Konfiguration der Produktmatrix Abwicklung Mehrleistungen / Auftragsbuch Kundendatenbank Distribution an Produktionspartner Druckfreigabe Online-Bezahlsysteme Anbindung von Versandsystemen Job-Tracking Lagerabruf und Fulfillment Über Marketing Zielgruppen fokussieren Gutschein-Generator Partner- und Affiliate-Programme Drucken auf Sammelformen 48 Implementierung 25. Implementierung und Support Zehn Erfolgsfaktoren für Web2Print 51 5

6 Firmenprofil HIFLEX entwickelt als international tätiges Softwarehaus Lösungen speziell für die Print- und Medien- Industrie. Zu den Produkten zählen die Web2Print-Lösung»HIFLEX Webshop«, das»hiflex MIS«sowie»HIFLEX Print Support«. Automatisierung der kaufmännischen und technischen Geschäftsprozesse Der Name»HIFLEX«steht wie kein anderer für Software-Lösungen zur Automatisierung der kaufmännischen und technischen Geschäftsprozesse in der grafischen Industrie. Als markt- und technologieführender Anbieter ist es unsere Verpflichtung, unseren Kunden nachhaltig Wettbewerbsvorteile zu sichern. HIFLEX bedeutet Kundenorientierung, Servicebereitschaft, Zuverlässigkeit, Kompetenz und Innovation. Wir unterstützen unsere Kunden aktiv, die Herausforderungen und Möglichkeiten ihrer Märkte effektiv zu ihrem Vorteil zu nutzen. 100 motivierte und hoch qualifizierte Mitarbeiter stellen hierzu ihr Know-how in Verbindung mit unseren mehrfach ausgezeichneten Software-Lösungen»HIFLEX Webshop«,»HIFLEX MIS«und»HIFLEX Print Support«zur Verfügung.»HIFLEX WebshopHIFLEX MISHIFLEX Print Support«Mit dem»hiflex Webshop«und»HIFLEX Print Support«bietet HIFLEX zwei professionelle Online-Produkte an. Der»HIFLEX Webshop«ist ein optimales Web2Print-System, das auf die speziellen Bedürfnisse des Drucksachenmarktes abgestimmt ist. Er verfügt über einen integrierten Produktkonfigurator und bietet die Online-Kalkulation auch freier Formate, Umfänge und Auflagen an.»hiflex Print Support«ist ein leistungsstarkes, webbasiertes Beschaffungssystem für Print- und Media-Einkäufer und gestaltet den gewohnten Beschaffungsprozess durch seine digitale Abbildung wesentlich effizienter.»hiflex MIS«(Management Informationssystem) ist eine hoch entwickelte und leistungsstarke Branchensoftware, die alle Geschäftsprozesse der grafischen Industrie abbildet und unterstützt. Mehrfacher Gewinner beim weltweit ausgeschriebenen CIP4-Innovationspreis /02 HIFLEX ist als Partner-Mitglied führend in der CIP4-Organisation, dem internationalen Konsortium zur Integration der Prozesse in der Druck- und Medienindustrie. Die Auszeichnungen, die HIFLEX beim weltweit ausgeschriebenen CIP4-Innovationspreis (CIPPI Award) für besonders erfolgreiche JDF-Praxisinstallationen erhielt, sind Zeugnis für den tatsächlichen, praktischen und betriebswirtschaftlichen Nutzen, den Druckbetriebe und Printbuyer durch die JDF-Vernetzung erzielen wurde HIFLEX von der CIP4-Organisation in den Kategorien»Innovativste Nutzung der Prozessautomatisierung Weltweit«und»Beste Prozessautomatisierung Europa«für die Praxisimplementierung PrintPlaza (www.printplaza.com) ausgezeichnet. Die Juroren urteilten:»fantastisches Web2Print-Projekt, das dem Wettbewerb weit voraus ist.«im gleichen Jahr gewann HIFLEX als erster 6

7 Branchensoftware-Anbieter den InterTech-Award in der Kategorie MIS und Web2Print-Systeme. Die InterTech Award-Juroren lobten insbesondere die Management Funktionen und die ausgezeichnete JDF-Integration des JDF-zertifizierten HIFLEX MIS und der HIFLEX Web2Print-Systeme. Marktführerschaft durch Technologieführerschaft HIFLEX strebt die Position des weltweit wettbewerbsstärksten Unternehmens im Markt»MIS Systeme für die grafische Produktion«an. Das Firmenkonzept ist darauf ausgelegt, durch Technologieführerschaft gleichzeitig die Marktführerschaft zu festigen und auszubauen. Aus diesem Grunde werden jedes Jahr ca. 30% des Umsatzes in Forschung und Entwicklung reinvestiert. Bei der Software-Entwicklung wird darauf geachtet, keine Patente anderer Unternehmen zu verletzen. Zudem baut HIFLEX kontinuierlich eigene, internationale Patente auf und hat bereits mehr als 20 Patente zur Anmeldung gebracht. Dadurch sind die HIFLEX Webshop-Lösungen vor Nachahmern und Patent-Angriffen anderer Web2Print-Firmen geschützt. HIFLEX Patente sichern Web2Print-Lösungen gegen Nachahmer und andere Unternehmen Web2Print ist kein Nebenschauplatz im Druckgeschäft. Web2Print ist Mainstream. 7

8 Gründe für Web2Print DTP, PDF, CTP, Digitaldruck, JDF: Die Druckindustrie befindet sich seit mehr als 30 Jahren im ständigen Wandel. Die wichtigste Zukunftstechnologie ist Web2Print. Prognosen einer Marktforschung haben ergeben, dass schon bald mehr als ein Drittel aller Druckaufträge über das Internet abgewickelt werden. Web2Print gehört nicht den Spezialisten, sondern den klassischen Akzidenz- und Verpackungsdruckern Web2Print ist also kein Nebenschauplatz im Druckgeschäft: Web2Print ist Mainstream. Dabei gehört das Geschäft im Netz längst nicht mehr nur spezialisierten, reinen Online-Druckereien. Immer mehr klassische Druckereien beschäftigen sich mit dem Internet-Geschäft, um dem sich wandelnden Einkaufsverhalten der Kunden Rechnung zu tragen. Der Einsatz von Web2Print-Lösungen bietet Druckereien viele Chancen und Möglichkeiten. Statistiken belegen steigende Bedeutung von Web2Print Aus einem Bericht von Nielsen Media Research geht hervor, dass mehr als 85% der weltweiten Internet-Nutzer schon einmal etwas über das Internet gekauft haben. Ein eindeutiger Trend bei Verbrauchern und Unternehmen also, Produkte und Dienstleistungen online zu bestellen. Hieraus ergeben sich auch für Druckereien faszinierende Chancen. Die hohe Akzeptanz wird durch die Tatsache verdeutlicht, dass 66,5% der befragten Drucksacheneinkäufer entsprechende Web2Print- Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Immer mehr Druckereien nutzen Web2Print Die Anzahl der Druckereikunden, die ihr Auftragsgeschäft (ganz oder zum Teil) über das Internet abwickeln, steigt kontinuierlich. Jüngst meldete eine auf Web2Print spezialisierte Druckerei den Millionsten Auftrag via Web2Print. Studien zufolge soll bis 2012 mehr als ein Drittel aller Druckaufträge über das Internet abgewickelt werden. HIFLEX Webshop kann von jeder Druckerei eingesetzt werden Mit dem Webshop bietet HIFLEX ein fertiges Web2Print-System an, das einerseits auf die speziellen Bedürfnisse des Drucksachenmarktes abgestimmt ist und andererseits von den Anwendern im Layout frei gestaltbar ist und auf ein integriertes MIS-Paket zugreift, das im Hintergrund die Fäden zieht, Kunden, Aufträge und Artikel verwaltet. Dabei ist der HIFLEX Webshop so konzipiert, dass er von jeder Druckerei eingesetzt werden kann auch von Unternehmen, die bisher noch keine anderen HIFLEX-Produkte einsetzen. 8

9 Highlights der HIFLEX Web2Print-Lösung: Aus nur 25 Einzelkomponenten lassen sich über verschiedene Produkte konfigurieren. Druckereien zeigen das komplette Leistungsspektrum übersichtlich auf einen Blick. Dabei bietet der HIFLEX Webshop als weltweit erstes Web2Print-System Printprodukte mit variablen Formaten. Dadurch können Kunden auch Drucksachen außerhalb der Standard-Formate bestellen. Online-Gestaltung von Druckvorlagen: Neben dem Basis-Webshop bietet HIFLEX Zusatzsysteme an, die in den Webshop integriert werden können. Dadurch können Drucksacheneinkäufer professionelle und individuelle Druckerzeugnisse online erstellen und bearbeiten. Automatische Datenprüfung: Direkt nach dem Upload werden die übertragenen Daten optional über einen integrierten Preflight-Check auf ihre Drucktauglichkeit geprüft, um Rücksprachen weitgehend zu vermeiden. Warenkorb mit sicherem Bezahlverfahren: Der Bestellwert wird unmittelbar nach der Bestellung per Bankeinzug oder Kreditkarte über ein zertifizierbares Bezahlverfahren beim Kunden abgebucht. Der HIFLEX Webshop wird über eine Schnittstelle an sichere und bekannte Online-Bezahlsysteme wie PayPal oder PayOne angebunden.»drupal«als Content Management System: Der HIFLEX Webshop wird als Modul in das weltweit führende Open Source Content Management System»Drupal«eingebunden. Dadurch können auch mehrere Internetseiten sehr professionell und einfach erstellt und bearbeitet werden, die alle mit dem gleichen Backoffice laufen. Automatisierung im Backoffice: Die kaufmännische Auftragsabwicklung wird im Hintergrund automatisch erledigt: Angebotserstellung, Auftragsanlage, Rechnungsschreibung, Erstellung der Auftragstasche, der Lieferscheine und der Versandpapiere sind nur ein paar der automatisierten Abläufe. Weiterhin bietet das System bi-direktionale XML-Schnittstellen zur Anbindung von Dritt-Systemen. Drucken mit Sammelformen: Das Online-Geschäft bietet jedem Druckbetrieb ein enormes Ertragspotenzial durch eine effektive Nutzung der Druckkapazitäten mithilfe von Sammelformen. Dadurch können auch Kleinstauflagen zu lukrativen Preisen erstellt werden. HIFLEX bietet hier eine optionale Integration zu Metrix. Der HIFLEX Webshop unterstützt eine Vielzahl wichtiger Marketing-Kanäle. Neben einem integrierten Gutschein-Generator werden Werbe-Container erstellt, die Kunden auf Websites einbauen können. Über -Marketing können bestehende und potenzielle Kunden über Angebote und Neuigkeiten informiert werden. Suchmaschinen-Marketing: Die eigentliche Herausforderung eines Webshops ist seine Vermarktung. Der HIFLEX Webshop bietet die programmiertechnischen Voraussetzungen für ein hohes Suchmaschinen-Ranking. Die Integration von Google Analytics ist bereits vorkonfiguriert. Durch die Einrichtung passwortgeschützter Bereiche lassen sich kundenindividuelle Portale realisieren, in denen CI-konforme Drucksachen erstellt oder abgerufen werden können. Diese nachhaltige Verbesserung der Kundenkommunikation gewinnt und bindet Kunden, spart Zeit und senkt Kosten. 9

10 Ein paar Referenzen: Web2Print by HIFLEX Mit dem Webshop bietet HIFLEX ein fertiges Web2Print-System an, das auf die speziellen Bedürfnisse des Drucksachenmarktes abgestimmt ist und von den Anwendern im Layout frei gestaltet werden kann. Ein ausgereiftes Backend zieht im Hintergrund die Fäden und verwaltet Kunden, Aufträge und Artikel. Webshop für jede Druckerei einsetzbar Der HIFLEX Webshop ist so konzipiert, dass er von jedem Druckdienstleister eingesetzt werden kann auch von Unternehmen, die bisher noch keine HIFLEX-Produkte einsetzen. Erschließen Sie neue Märkte und realisieren Sie drastische Effizienzsteigerungen bei der Erzeugung von Druckprodukten. Der mehrfach prämierte Webshop unterstützt Sie bei der schnellen, kostengünstigen und qualitätsgesicherten Medienproduktion. Webshop-Lösungen aus der Praxis Schaffen Sie sich einen ersten Überblick über HIFLEX Web2Print-Lösungen und Praxisbeispiele, die bereits erfolgreich am Markt implementiert worden sind: Printello.de PrintBeyond.com Der HIFLEX Webshop kann individuell gestaltet und weltweit eingesetzt werden. PrintPlaza.com 10

11 Software ist etwas abstraktes, dessen Funktionsweise sich am Besten anhand eines konkreten Beispiels bewerten lässt. Daher hat HIFLEX seinen Webshop als Demo-Portal im Internet für Sie zur Verfügung gestellt. Unter der Domain können Sie jederzeit den HIFLEX Webshop testen. Demo-Webshop im Internet Dieses Demo-Portal zeigt beispielhaft, wie der Kunde unterschiedliche Produkte konfigurieren und bestellen kann. Keine Angst. Sie generieren keine echten Druckaufträge, da an diesen Webshop keine Druckerei angeschlossen ist. Überzeugen Sie sich live vom HIFLEX Webshop. Unter haben wir unseren Webshop für Sie zum Testen online gestellt. 11

12 Über eine komfortable Produktkonfiguration können Printprodukte online ausgewählt und konfiguriert werden. Nur wenige Komponenten werden im Hintergrund benötigt, um eine Vielfalt an Kombinationsmöglichkeiten zu erstellen: Aus 25 Einzelkomponenten ergeben sich bereits mehr als unterschiedliche Produktkombinationen. Das Besondere am HIFLEX Webshop ist seine einfache Struktur. Die einzelnen Bestandteile der Drucksachen sind in kleinste Einheiten zerlegt und auswählbar. Über eine komfortable Produktkonfiguration stellt der Drucksacheneinkäufer online die gewünschten Printprodukte zusammen. Die Benutzerführung des HIFLEX Webshop ist denkbar einfach und komfortabel: Produkteigenschaften aus den Kategorien Format, Umfang, Farbigkeit, Papier, Weiterverarbeitung und Veredelung werden schrittweise ausgewählt. Das System berechnet auf Basis der Auswahl online einen Angebotspreis. Dabei können auch eigene Wunschformate und individuelle Auflagen verwendet werden. Mit wenigen Einzelkomponenten eine breite Produktpalette anbieten Trotz der Vielfalt an Kombinationsmöglichkeiten werden nur wenige Komponenten im Hintergrund benötigt. Für einen gefalzten Flyer ergeben sich beispielsweise aus 25 Elementen verschiedene Möglichkeiten. Betrachtet man das gesamte Produktportfolio ergeben sich so mehr als Printprodukte. Über die komfortable Produktmatrix stellt der Drucksacheneinkäufer online die gewünschten Printprodukte zusammen =25 4 * 8 * 1 * 6 * 2 * 2 * 2 = 12

13 Während der Auswahl werden unmögliche Kombinationen über konfigurierbare Plausibilitätsprüfungen ausgeschlossen oder zwingende Verarbeitungsschritte (z. B. Nuten bei Papier mit 200 g/m 2 ) hinzugenommen. Die Produkte können auf mehreren Produktteilen wie beispielsweise Umschlag und Inhalt beruhen. Plausibilitätsprüfungen schließen Weltweit neu ist dabei die Produktkonfiguration mit freien Formaten und freien Umfängen. Die Seitengrößen der gewünschten Drucksachen lassen sich dabei stufenlos in mm-schritten eingeben. Weltpremiere: freie Formate Preisänderungen einzelner Komponenten lassen sich so auf einfache Weise vornehmen und gelten für alle abhängigen Produkte, denn Komponenten können auch mehreren Produkten zugeordnet werden. Ändert sich beispielsweise der Papierpreis, so muss diese Änderung einmalig im System (siehe Kapitel 12»Konfiguration der Produktmatrix«) eingegeben werden. Die Preisänderung ist sofort wirksam für alle Produkte, die dieses Papier verwenden. Preise einmalig ändern Unmittelbar nach Abschluss der Produktdefinition wird dem Kunden der Preis, nach Auflagen gestaffelt, angezeigt. Wird die gewünschte Auflage nicht angezeigt, kann der Kunde diese in einem Feld eingeben und den Preis berechnen lassen. Das System kalkuliert stets online in Echtzeit. Preiskalkulation in Echtzeit Nach Auflagen gestaffelt wird der Preis in Echtzeit kalkuliert und angezeigt. 13

14 Online-Gestaltung von Druckvorlagen Der HIFLEX Webshop ist ein offenes System, in das Dritt-Systeme integriert werden können. Neben dem bereits eingebauten PDF-Online Designer können beispielsweise externe Tools integriert werden, die den Webshop-Besuchern Funktionen professioneller DTP-Programme bieten. Dadurch lassen sich individualisierte Printprodukte einfach und schnell erstellen. Professionelles Online Design mit externen Tools Der HIFLEX Webshop bietet in der Basis-Ausführung integrierte Tools zur Online-Gestaltung professioneller Druckvorlagen. PDF-Online: Als führendes Werkzeug dient PDFlib zur Erstellung und Verarbeitung von PDF- Dateien. Das Tool gehört zum Standard des HIFLEX Webshops und eignet sich hervorragend zur dynamischen Erzeugung von druckfähigen PDF-Dateien. PDF-Dokumente mit Text und Bildern werden direkt online erstellt. PDFlib verwendet oder erfordert keinerlei Zusatz-Software zur PDF- Erzeugung und ist im Auslieferungspaket vorinstalliert. Über PDFlib lassen sich individuelle Drucksachen erstellen. Aus Einzelteilen und eingegebenem Text wird automatisch ein druckfähiges PDF erstellt. 14

15 Hierbei handelt es sich um ein Grafik-Tool, das in den HIFLEX Webshop eingebunden werden kann. Kroppr ermöglicht das Zoomen, Drehen und Ausschneiden von Bildern. Ohne zusätzliche Software können Bilder übertragen, online bearbeitet und in vorbereitete Vorlagen eingebaut werden. Kroppr ist Bestandteil der Basis-Ausführung von HIFLEX Webshop. können online Bildausschnitte ausgewählt, gedreht oder skaliert werden. Das Ergebnis lässt sich dann in existierenden Vorlagen einbetten. Tom * 1. Mai

16 Pageflip: Der PageFlip-Effekt, also die Funktion des Umblätterns von Seiten, erlaubt eine Live- Präsentation im Buch- oder Zeitschriftenstil. Dadurch können Kunden das Printprodukt bereits vorab am Bildschirm sehen und kontrollieren. Sie wollen eine Zeitschrift oder ein Buch online drucken lassen? Über PageFlip können Sie bereits vorab sehen, wie Ihr Produkt aussieht. 16

17 Die Gestaltungsmöglichkeiten im HIFLEX Webshop können durch zusätzliche Systeme, die sich über die offene Struktur des Webshops integrieren lassen, erweitert werden. Über externe Tools schaffen Webshop-Betreiber Hier eine kurze Vorstellung typischer Produkte: XMPie: Diese Software eignet sich optimal zur Online-Erstellung von personalisierten Drucksachen. Anstelle von statischen Bildern können über XMPie variable Motive mit unterschiedlichen Farben und Texten erstellt werden. Dieses Tool eignet sich bestens zur Erstellung von personalisierten Druckerzeugnissen wie Broschüren, Mailings, Kalendern oder Katalogen. Pageflex: Sehr einfach lassen sich über Pageflex CI-konforme Drucksachen erstellen. Mithilfe dieses Systems designen Sie online Printprodukte, die sonst die Aufmerksamkeit eines Grafikdesigners benötigen. Die PageFlex-Technologie erlaubt die direkte Editierung (WYSIWYG) innerhalb des Layouts bis in die Microtypografie. Zudem können über die Personalisierungsoption (Data Merge) dynamisch Inhalte zur Erzeugung von personalisierten und individuellen Dokumenten aus einer Datenbank übernommen werden. InDesign-Server: Das weltweit bekannte Layoutprogramm InDesign gibt es auch als Server- Variante. Nach der Installation auf dem Webserver bietet das Programm umfangreiche Funktionen zur Erstellung von Drucksachen. Dabei stehen unzählige Möglichkeiten an Gestaltung und Typografie zur Verfügung. Erstellen Sie Printprodukte nach Ihren Wünschen und Vorstellungen. Schrift, Farbe und Bilder können nach Belieben ergänzt oder geändert werden. 17

18 Angebot und Factsheet Der HIFLEX Webshop erstellt automatisch ein Angebot samt Factsheet im PDF-Format. Die Factsheets beinhalten Produktansichten mit Formatdetails und Angaben zum benötigten Aufbau der Druckdaten, falls sich der Kunde für einen eigenen Daten-Upload entschieden hat. Einstellungsmöglichkeiten Nach der Produktauswahl erhält der Kunde optional ein Angebot als PDF mit den Kosten zur Erstellung der Printprodukte. So genannte Zusatzoptionen fließen unmittelbar in den Preis ein. In unserem Demo-Webshop Bestprint24 kann der Kunde beispielsweise einen klimaneutralen Druck wählen, einen Soft Proof bestellen, eine Express-Lieferung wählen und den vorhandenen Dateityp der Druckvorlage auswählen. Je nach Auswahl variiert die Leistung der Druckerei, wodurch der endgültige Preis bestimmt wird. Angebot zur Erstellung der Printprodukte Liefertermin und -kosten werden vom System automatisch ermittelt Neben dem Preis ermittelt das System automatisch den Liefertermin. Um diesen einhalten zu können, gibt der HIFLEX Webshop ebenfalls eine Lieferfrist für die Datenanlieferung an. Falls dieser Termin nicht eingehalten wird, erstellt das System automatisch einen späteren Liefertermin. Zusätzlich listet das System die entstehenden Frachtkosten auf, die mittels der Paketanzahl und des Gesamtgewichts berechnet werden. 18

19 Neben dem Angebot erstellt der HIFLEX Webshop automatisch Factsheets, welche der Kunde als PDF öffnen und ausdrucken kann. Diese Factsheets fassen die Informationen aus der Produktkonfiguration und dem Angebot zusammen und teilen dem Kunden ebenfalls Informationen über den notwendigen Datenaufbau (Anschnitt, Farbraum, Mindestgröße der Bilder etc.) mit. Factsheets fassen die Bestellung zusammen Die automatisch erstellten Factsheets fassen alle relevanten Informationen notwendige Datenaufbau erklärt. 19

20 Warenkorb Der HIFLEX Warenkorb zeigt dem Kunden die ausgewählten Printprodukte jederzeit an. Die darauf folgende Checkout-Seite bietet die Möglichkeit zur Eingabe von Liefer- und Rechnungsadresse. Zusätzlich kann in diesem Bereich die Zahlungsart gewählt werden. Produkte dem Warenkorb hinzufügen Nachdem der Kunde das gewünschte Printprodukt fertig konfiguriert hat, wird die Auswahl im HIFLEX Warenkorb abgespeichert. Nun stehen dem Drucksacheneinkäufer mehrere Möglichkeiten zur Auswahl: Sollen weitere Produkte bestellt werden, kann er beliebig viele Produkte in der Produktmatrix auswählen und dem Warenkorb hinzufügen. Wurde ein Produkt ausgewählt, das er doch nicht kaufen möchte, so kann dieses Produkt mit einem einfachen Mausklick wieder aus dem Warenkorb entfernt werden. Cookies speichern Inhalt des Warenkorbs Der HIFLEX Webshop speichert die ausgewählten Produkte und Spezifikationen in Cookies auf dem Computer des Kunden ab. Dadurch bleiben die Produkte bis zum nächsten Webshop-Besuch gespeichert, auch wenn der Browser geschlossen wird. Gutscheine einlösen Haben Sie eine Marketing-Kampagne mit Gutscheinen (siehe Kapitel 22»Gutschein-Generator«) gestartet, kann der Kunde die Gutscheinnummer nun in ein entsprechendes Feld eingeben. Das System überprüft die Nummer auf seine Echtheit und zieht den Wert des Gutscheins automatisch vom Gesamtpreis ab. Anlegen eines Accounts notwendig Bis zu diesem Schritt war es für den Drucksacheneinkäufer möglich, im offenen Webshop Produkte auszuwählen und zu konfigurieren. Für die endgültige Bestellung ist eine Registrierung notwendig. Falls der Kunde noch nicht eingeloggt ist oder kein Webshop-Konto angemeldet hat, ist dies nun der nächste Schritt (siehe Kapitel 8:»Benutzerverwaltung«). Eingabe von Lieferund Rechnungsadresse Zum Abschluss der Bestellung gibt der Kunde die Liefer- und Rechnungsadresse ein. Bestellt dieser bereits zum wiederholten Male, werden die früher eingegebenen Adressen zur Auswahl angezeigt. Der HIFLEX Webshop unterscheidet zwischen Rechnungs- und Lieferadresse. So können beispielsweise Agenturen im Auftrag ihrer Kunden Printprodukte bestellen und direkt zum Endkunden liefern lassen. Angeschlossene Payment-Provider In diesem Bereich gibt der Kunde auch die Zahlungsart an. Im Hintergrund werden über den angeschlossenen Payment-Provider (siehe Kapitel 17»Online-Bezahlsysteme«) Kreditkartenzahlungen oder Bankeinzüge abgewickelt. Der HIFLEX Webshop unterstützt auch eine optionale PCI (Payment Card Industry) Zertifizierung. 20

21 Die Checkout-Seite listet alle ausgewählten Produkte auf. Die Festlegung von Liefer- und Rechnungsadresse und der Zahlungsart erfolgt hier. 21

22 Benutzerverwaltung Der HIFLEX Webshop verfügt über eine Benutzerverwaltung, in der die Unternehmens- und Benutzerdaten vom Drucksacheneinkäufer angelegt und verwaltet werden. Über einen Firmenaccount können mehrere Personen einer Firma auf ein Konto zugreifen. Registrierung von Neukunden Für eine Bestellung im HIFLEX Webshop muss der Kunde über ein Konto angemeldet sein. Hat sich der Kunde bislang noch nicht registriert, kann er über die Registrierung ein Benutzerkonto anlegen. Die Registrierung beinhaltet Namen, Anschrift, Telefonnummer, -Adresse, Benutzername und ein persönliches Passwort. Alle Angaben werden dabei in der HIFLEX Kundendatenbank (siehe Kapitel 14»Kundendatenbank«) gespeichert und können zu jedem beliebigen Zeitpunkt geändert oder ergänzt werden. Neben den genannten Pflichtangaben können alternativ eine Fax- und Mobilfunknummer sowie ein akademischer Titel eingetragen werden. Firmenaccounts Aktiviert der Neukunde das Feld»Firma / Verein / Organisation«wird ein Firmenkonto erstellt, zu dem beliebig viele Mitarbeiter registriert werden können. Da für Unternehmen bei der Bestellung von Printprodukten die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer wichtig ist, bietet der HIFLEX Webshop die Möglichkeit zur Eingabe der Umsatzsteuer-ID. Diese Nummer wird automatisch und online bei einem EU-Server auf ihre Gültigkeit überprüft. Netto-Preise für Firmenkunden Die Umsatzsteuer-ID wird dann auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen. Die für so registrierte Firmenkunden ausgewiesenen Preise können netto mit dem Hinweis»zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer«angezeigt werden. Zusätzlich werden umsatzsteuerfreie Lieferungen ins Ausland unterstützt. 22

23 Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Accounts. Über einen Firmenaccount können beliebig viele Mitarbeiter zur Nutzung registriert werden. 23

24 Daten-Upload und Preflight-Check In den HIFLEX Webshop integriert ist eine komfortable Daten-Upload-Funktion mit anschließendem optionalen Preflight-Check. Hiermit werden die Druckdaten unmittelbar nach dem Upload auf ihre Drucktauglichkeit überprüft. Verschiedene Upload-Möglichkeiten Der HIFLEX Webshop bietet dem Drucksacheneinkäufer die Möglichkeit, die Druckdaten mühelos auf Ihren Server zu laden. Diese können entweder unmittelbar nach dem Abschluss der Bestellung über einen Daten-Upload oder zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe eines Upload-Links, den der Kunde mit der Auftragsbestätigung per erhält, übertragen werden. Beim Daten-Upload wählt der Kunde die druckfertige Datei auf seinem Computer aus. Der Upload startet unmittelbar. Das Gesamtvolumen der Datei und die noch benötigte Upload-Zeit werden dabei automatisch vom System errechnet und fortlaufend angezeigt, sodass der Kunde den Fortschritt des Uploads erkennt. Preflight-Check überprüft übermittelte Daten auf Drucktauglichkeit Nach dem Daten-Upload startet das System automatisch den optionalen Preflight-Check (z. B. Callas PDF Toolbox). Dadurch werden die hochgeladenen Daten auf die für den Druck notwendige Qualität überprüft. Es lassen sich dabei eigene Prüf-Profile verwenden. Liegt eine Datei vor, die nicht drucktauglich ist, wird der Kunde über nicht druckkonforme Stellen informiert. Durch den komfortablen Daten-Upload und den Preflight-Check werden Rücksprachen mit dem Kunden aufgrund mangelhafter Daten weitgehend vermieden. wenn Online-Druckvorlagen verwendet werden Werden die Drucksachen über den Produkt Designer (siehe Kapitel 5:»Online-Gestaltung von Druckvorlagen«) erstellt, entfällt dieser Teil des Bestellvorgangs, da hier bereits drucktaugliche Daten erstellt wurden. 24

25 Hier wählt der Kunde die Dateien aus, die übertragen werden sollen. 2. Der optionale Preflight-Check überprüft die Daten unmittelbar nach dem Upload auf ihre Drucktauglichkeit. 3. Ein Preview zeigt die übertragene Datei an. 4. Eine finale Bestätigung durch den Kunden ist notwendig, ehe die Datenübertragung abgeschlossen werden kann. 25

26 Geschlossener Webshop für Geschäftskunden Durch die Einrichtung des geschlossenen HIFLEX Webshops lassen sich kundenindividuelle Portale zur Bestellung CI-konformer Printprodukte realisieren. Diese nachhaltige Verbesserung der Kundenkommunikation gewinnt und bindet Kunden, spart Zeit und senkt Kosten. Geschlossener Webshop für Stammkunden Der geschlossene HIFLEX Webshop verbessert die Kommunikation zwischen einer Druckerei und seinen Geschäftskunden und garantiert eine einfache Bestellabwicklung. Das Nutzenpotenzial im geschlossenen Webshop ist ausgesprochen hoch, da komplette Geschäftsprozesse des Kunden abgebildet werden. Printprodukte im CI (Corporate Identity) werden mit wenigen Mausklicks erstellt und zum Druck freigegeben. Erstellen von personalisierten Standarddrucksachen Druckdienstleister bieten durch geschlossene Webshops ausgewählten Kunden die Möglichkeit, Drucksachen im Firmendesign zu bestellen. Durch die Eingabe von Benutzername und Passwort gelangt der Kunde auf Ihre Internetseite und loggt sich auf der firmenspezifischen Bestellseite ein. Hier erhält er eine Übersicht über die für sein Unternehmen bestellbaren Standardprodukte, für die ein festes Design vereinbart worden ist. Diese Produkte können abgerufen und bestellt werden. 26

27 Über den HIFLEX Webshop können sowohl vordefinierte, kundenspezifische Drucksachen als auch frei konfigurierbare Produkte bestellt werden. Zudem können definierte Drucksachen wie Visitenkarten oder Flyer nach festen Designregeln personalisiert werden. Dazu kann der Kunde aus den vorgegebenen Mustern auswählen und an entsprechenden Stellen individuelle Texte eingeben oder Bilder austauschen. Es wird ein druckfähiges PDF erstellt. Freigabeprozess und Der Besteller hat noch einmal die Möglichkeit, die Angaben zu überprüfen, eine oder mehrere Lieferadressen auszuwählen und die gewünschte Menge einzugeben. Damit ist der eigentliche Bestellvorgang abgeschlossen. Auf Kundenwunsch wird für zustimmungspflichtige Bestellungen ein Freigabeprozess mit weiteren Kontrollmechanismen und Korrekturschleifen eingebaut. Der Einkauf, insbesondere von Standarddrucksachen im Corporate Design der Firma, wird erheblich erleichtert. Vorteile eines geschlossenen Webshop-Systems:» Job-Tracking: Aktuelle Aufträge und deren Produktionsfortschritt können permanent eingesehen werden. Bereits abgeschlossene Aufträge sind ebenfalls im Zugriff.» Drucksachen personalisieren: Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich personalisierte Drucksachen CI-konform erstellen.» Fertigwaren- oder Halbfertigwarenbestand: Kunden können online ihren Warenbestand anschauen und Abrufe auslösen.» Freigabe der Druckdaten: Auftragsbezogene Druckdaten können hochgeladen und freigegeben werden.» Änderungen: Kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen können schnell und zielgerichtet übermittelt werden.» Informationen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine zu den Aufträgen können online aufgerufen und ausgedruckt werden.» Produkte konfigurieren: Printprodukte können online konfiguriert werden. Das System errechnet online die Preise, die kundenspezifisch hinterlegt werden können. 27

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