Kapitel 3 Communication-Center (CC)

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1 Kapitel 3 (CC) Notwendige Voraussetzungen für diese Schulung: Internetfähiger Computer mit aktuellem Browser (z.b. Firefox, Internet Explorer) Internet-Domain mit aufgeschaltetem Worldsoft SalesPower-Paket. Bild- und Textvorlagen: Diese Vorlagen finden Sie auf der CC-Website unter dem Button ebusiness zum Download: Bilder von Bilder und Texte dürfen nur für die Ausbildung verwendet werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Communication Center 1.1 Adressen auswählen Vorlagen erstellen Gruppen- s versenden Kategorien verwalten Anreden bearbeiten Adressen exportieren Reporte 13 Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 2

3 1. Communication Center In diesem Bereich werden die Adressen für die Weiterverarbeitung selektiert, z.b. für personalisierte Rund- s oder Ihre Newsletter. Im Communication Center erstellen Sie Ihre E- Mail- Vorlagen und richten die automatischen Prozesse für Ihre FollowUp-Newsletter ein. 1.1 Adressen auswählen Klicken Sie auf Communication Center und wählen Sie Communication Center. Adressen nach Land filtern Wenn Sie nur Adressen aus bestimmten Ländern selektieren möchten, wählen Sie die Länder hier aus. Mit gedrückter Strg/Ctrl-Taste können Sie mehrere Länder gleichzeitig auswählen. Adressen nach Sprache filtern Wenn Sie nur Datensätze in bestimmten Sprachen selektieren möchten, wählen Sie die Sprachen hier aus. Mit gedrückter Strg/Ctrl-Taste können Sie mehrere Sprachen gleichzeitig auswählen. Adressen nach Gruppe(n) filtern Hier greifen Sie auf die in der Gruppenverwaltung angelegten Gruppencodes zu. Über diesen Filter steuern Sie den zielgruppenorientierten Versand Ihrer Rund-E- Mails und Newsletter. Wählen Sie einen oder mehrere Gruppencodes aus und klicken Sie jeweils auf Gruppenfilter hinzufügen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 3

4 Zusätzliche Filterkriterien erleichtern Ihnen die Feinabstimmung. So können Sie z.b. nach Datum filtern oder Zusatzfelder in die Selektion aufnehmen. Darüber hinaus können Sie die Auswahl auf Kombinationen von Gruppencodes einschränken oder Gruppen von der Selektion ausschließen. Jeder neue Filter wird der Auswahl hinzugefügt und kann mit einem Klick auf den Papierkorb gelöscht werden. Im Bereich Adressen nach Feldern filtern haben Sie Zugriff auf die Datenbankfelder und können Ihre Kunden z.b. nach der Postleitzahl (Zip) selektieren. Filter anwenden In den Filter-Optionen ist voreingestellt, dass eine mehrfach vorhandene -Adresse nur einmal in die Auswahl aufgenommen wird. Außerdem werden keine Adressen selektiert, die sich vom Versand Ihrer Mailings abgemeldet haben. Klicken Sie abschließend auf Filter anwenden. Hinweis: Wenn Sie keinen Filter hinzugefügt haben, werden alle Adressen selektiert. Sie sehen am oberen Fensterrand das Ergebnis Ihrer Abfrage. Filter speichern Wenn Sie bestimmte Selektionen häufiger benötigen, können Sie diese als Filter speichern. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und klicken Sie auf Filter speichern. Um einen gespeicherten Filter anzuwenden, wählen Sie diesen im Auswahlmenü aus und klicken Sie auf Filter laden. Auswahl ansehen Klicken Sie auf Auswahl ansehen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 4

5 Hier sehen Sie die Liste der gefundenen Adressen aus Ihrer Selektion. Bei Bedarf können Sie Datensätze aus der Liste entfernen. Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Von Auswahl löschen. Wenn Sie nur ausgewählte Adressen anschreiben möchten, markieren Sie diese und klicken Sie auf Nur ausgewählte Adressen beibehalten Vorlage erstellen Nachdem die Auswahl getroffen wurde, erstellen wir eine -Vorlage, die wir anschliessend personalisiert versenden werden. Klicken Sie auf die Lasche Aktionen. Nun wählen Sie Weiter zu den -Vorlagen. Klicken Sie auf Neues Dokument erstellen. Geben Sie in den Eingabefeldern Name des Absenders, Absender- und Betreff Ihre Daten ein. Zur optischen Gestaltung der -Vorlage steht uns ein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Klicken Sie auf das Symbol Tabelle einfügen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 5

6 Erstellen Sie eine Tabelle mit folgenden Eigenschaften: Zeilen: 2 Spalten: 1 Rahmen: 0 Ausrichtung: Zentriert Breite: 620 Zellenabstand außen: 0 Zellenabstand innen: 5 Bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie danach mit der rechten Maustaste in die obere Zeile und wählen Sie Zelle / Zellen Eigenschaften. Geben Sie im Feld Hintergrundfarbe folgenden Farbwert ein: #3769a0 Bestätigen Sie mit OK. Wiederholen Sie den Vorgang für die untere Zeile und geben Sie folgende Hintergrundfarbe ein: #e5e5e5 Bestätigen Sie mit OK. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 6

7 In die obere, blaue Zeile werden wir ein Logo einfügen. Wichtig: Lassen Sie OASIS geöffnet und verwenden Sie für diesen Schritt ein neues Browserfenster. Loggen Sie sich in die Website ein und wählen Sie im Express-Menü den Menüpunkt Bilderverwaltung. Hinweis: Sie können zu diesem Zweck Ihre Schulungs-Website verwenden oder auch eine Ihrer eigenen Webseiten (keine Partner- Homepage). Suchen Sie das Bild topfit-logo- .png im Verzeichnis mit den Schulungsdateien und laden es auf den Server. Klicken Sie auf das Vorschaubild. Das Logo wird nun auf der rechten Seite in der Originalgröße angezeigt. Klicken Sie auch diese Grafik an. Jetzt haben wir das Logo in einem neuen Fenster geöffnet und können es in unserer -Vorlage einsetzen. Ziehen Sie das Bild per Drag & Drop in die obere Tabellenzeile. Dadurch wird der Bildpfad automatisch in den Quellcode geschrieben und das Logo später in der angezeigt. Auf diese Art und Weise können Sie Ihren Newsletter mit beliebig vielen Bildern versehen. Hinweis: Es ist nicht möglich, direkt im Editor ein Bild hochzuladen. Dieses muss immer auf externem Webspace gespeichert und über den hier beschrieben Weg eingefügt werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 7

8 Geben Sie nun in der unteren Tabellenzeile die Anrede zur Personalisierung ein. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü Mail Macro die Anrede #SEHR# aus. #SEHR# wird in der automatisch in z.b. Sehr geehrter Herr Muster oder Sehr geehrte Frau Muster aufgelöst - abhängig von der Anrede, die im Datensatz hinterlegt ist. Darunter folgt der Text des Newsletters, den Sie nach Wunsch formatieren können: willkommen zur neuesten Ausgabe des Top Fit Newsletters mit den aktuellsten Informationen zu Fitness, Wellness und Bodybuilding. Viel Erfolg! Ihr Top Fit Fitness-Center Scrollen Sie ganz nach unten und fügen Sie Name der Vorlage und Beschreibung der Vorlage ein. Speichern Sie mit Als neue Vorlage speichern. Multipart-Format Die gerade erstellte -Vorlage wurde im HTML-Format erstellt. OASIS bietet auch die Möglichkeit, s im Multipart-Format zu versenden. Das bedeutet, dass die s automatisch im richtigen Format beim Empfänger ankommen, je nachdem ob er HTML- oder Text-Nachrichten empfängt. Um die auch für das Textformat zu optimieren, klicken Sie auf die Lasche Text- Format. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 8

9 Klicken Sie auf Text vom HTML-Format importieren. Sie sehen, dass nur der Text ohne jegliche Formatierung übernommen wurde. Hat ein Empfänger festgelegt, dass er nur Text- Nachrichten empfangen will, weicht die Darstellung der ab. So werden zum Beispiel weder Farben, noch Tabellen oder Bilder übernommen, sondern nur der reine Text. Passen Sie die Text-Formatierung bei Bedarf an. Hinweis: Nachträgliche Änderungen an der HTML- Version werden nicht automatisch übernommen. Sie müssen in diesem Fall jeweils neu importieren. Speichern Sie anschließend mit Dokument aktualisieren. 1.3 Gruppen- s versenden Im nächsten Schritt können wir unseren Newsletter an die selektierten Adressen versenden. Klicken Sie dazu auf Vorschau. Das Anrede-Makro wurde wie gewünscht durch den personalisierten Text ersetzt. Mit den Vor-Zurück-Pfeilen können Sie die erstellten s mit den Namen der Empfänger der Reihe nach aufrufen. Um den Newsletter zu versenden, klicken Sie auf An alle versenden. Hinweis: Wir haben für diese Schulung Datensätze mit nicht existierenden Muster- - Adressen importiert. Wenn Sie andere Adressen verwenden, denken Sie bitte daran, dass die E- Mails tatsächlich versendet werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 9

10 Die Übertragung Ihrer Rund- ist gespeichert und wird - je nach Auslastung des -Servers - in Kürze gestartet. Nach dem Versand erhalten Sie eine Empfangsbestätigung an die im Feld Absender-E- Mail eingetragene Adresse. 1.4 Kategorien verwalten Wenn Sie im Laufe der Zeit sehr viele - Vorlagen verwalten, ist es übersichtlicher, diese in verschiedenen Kategorien zu sortieren. Klicken Sie dazu auf die Lasche Kategorien. Klicken Sie auf Neue Hauptkategorie erstellen. Geben Sie für die neue Kategorie den Namen Newsletter ein. Die Beschreibung ist optional und dient lediglich zur besseren Orientierung. Klicken Sie auf Kategorie erstellen. Wechseln Sie zur Lasche Vorlagen. Rufen Sie die Vorlage Top Fit Newsletter auf. Ordnen Sie den Newsletter der Kategorie Newsletter zu und klicken Sie auf Dokument aktualisieren. Wechseln Sie erneut zur Lasche Vorlagen und wählen Sie im Auswahlmenü die Kategorie Newsletter. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 10

11 Die Newsletter-Vorlage steht wie gewünscht in der ausgewählten Kategorie zur Verfügung. Hinweis: Nachdem eine Kategorie angelegt wurde, kann eine Zuweisung künftig direkt bei der Erstellung der Vorlage gemacht werden. Die Newsletter-Vorlage steht wie gewünscht in der ausgewählten Kategorie zur Verfügung. Hinweis: Nachdem eine Kategorie angelegt wurde, kann die Zuweisung künftig direkt bei der Erstellung der Vorlage erfolgen. 1.5 Anreden bearbeiten Wir haben bei der Erstellung der Newsletter- Vorlage ein Anrede-Makro verwendet. Sie können dieses bearbeiten oder auch selbst neue Makros erstellen. Wählen Sie dazu die Lasche Anreden bearbeiten. Wählen Sie zunächst das gewünschte Makro aus. In der Übersicht der Anrede-Definitionen sehen Sie alle dazu erstellten Regeln und können diese auf Wunsch abändern. Die # wird beim Versand der s durch den Bezugswert ersetzt, in diesem Beispiel durch den Nachnamen. Mit einem Klick auf Aktualisieren werden Ihre Änderungen übernommen. Um selbst ein neues Makros zu erstellen, klicken Sie auf Neu Hinzufügen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 11

12 Geben Sie die Anrede Guten Tag ein und klicken Sie auf Anrede Hinzufügen. Bestimmen Sie die Regeln für die neue Anrede, z.b.: Sehr geehrte Damen und Herren Guten Tag Herr # Guten Tag Frau # Speichern Sie mit Aktualisieren. Die neue Anrede steht Ihnen ab sofort bei den Mail Makros zur Verfügung. 1.6 Adressen exportieren Mit dieser Funktion können Sie Ihre Datensätze aus der Adressen-Verwaltung exportieren. Danach haben Sie die Möglichkeit, die Daten z.b. in Excel weiterzubearbeiten. Klicken Sie dazu im Communication Center auf die Lasche Aktionen. Wichtig: Filtern Sie die Adressen, wie im Kapitel Adressen auswählen beschrieben, bevor Sie zu den Aktionen wechseln. Wenn Sie keine Selektion vornehmen, wird die letzte Selektion exportiert (oder alle Adressen, falls noch keine Selektion vorgenommen wurde)! Klicken Sie auf Adressen als CSV-Datei exportieren. Bestätigen Sie den Download mit Speichern und wählen Sie einen Speicherort aus. Die Datensätze können jetzt weiter bearbeitet oder in andere Anwendungen importiert werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 12

13 1.7 -Reporte Das Communication Center verfügt über eine Tracking-Funktion (funktioniert aus technischen Gründen nur, wenn der Empfänger das Mailprogramm auf HTML eingestellt hat). Klicken Sie auf Communication Center und wählen Sie -Reporte. In der Übersicht sehen Sie Ihre versendeten Newsletter sowie die Anzahl der zugestellten E- Mails. Klicken Sie auf den Link Task ID. In der Detail-Übersicht sehen Sie alle Empfänger, den Status der Zustellung und ob die geöffnet wurde. Klicken Sie im Feld Status auf den Link Gesehen. Im Im folgenden Fenster sehen Sie nun, wann die E- Mail von welcher IP-Adresse aus gelesen wurde. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 13

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