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3 Ethik-Kodex

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5 Index Seite 7 1. Vorwort 9 2. Definition, Bedeutung und Ziele des Ethikkodex Ethische Aspekte und Verhaltensregeln Allgemeine Grundsätze Verhaltensregeln: Empfänger Bankgeheimnis Verschwiegenheit Umgang und Weiterleitung von vertraulichen Informationen An Kunden übermittelte Informationen Anfragen Dritter Handhabung von Insiderinformationen Marktmanipulation Erkennen von Interessenkonflikten Umgang mit Interessenkonflikten Kreditgewährung Geschützte Vertraulichkeitsbereiche Vorteilsnahme und Vorteilsgewährung Leistungen zu Gunsten von Beamten/Mitabeitern des öffentlichen Dienstes Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern Bestellungs- und Auftragsvergabe im Namen der Bank. Mandate Richtlinien für die Nutzung von , Intranet und Internet Kundenbeschwerden Beziehungen zu den Medien Regelung der Mitarbeitergeschäfte Allgemeine Bestimmungen Internal Dealing Depot- und Kontoführung Mitarbeitergeschäfte allgemeine Bestimmungen Erweiterter Personenkreis Transparenz der Mitarbeitergeschäfte Auftragserteilung Durchführung von Transaktionen Hinweise für Führungskräfte Nichteinhaltung der Regeln für Mitarbeitergeschäfte Ethik und Compliance Funktionen und Aufgaben von Compliance 5

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7 1. Vorwort In den vergangenen Jahren ist im Bankgewerbe ein Wandel in struktureller und verhaltensmäßiger Sicht eingetreten. Eine Neuorientierung ist nötig. Die Vorschriften von nationalen und internationalen Behörden und die Forderungen von Kunden und Verbrauchern zum korrekten Verhalten erfordern die Einführung und Pflege von Regeln und Mustern zur korrekten und transparenten Banktätigkeit. Die Volksbank ist in den letzten Jahren stark gewachsen (Mitarbeiteranzahl, verbunden mit nicht unbedeutendem Turnover, überdurchschnittlich starke Zunahme der Filialen vor allem in den Nachbarprovinzen, ständige Erweiterung der Produktpalette). Zudem nimmt der Wettbewerbsdruck zu. Daher ist auch in der Volksbank ein verstärkter Handlungsbedarf in jenen Bereichen notwendig, die auf das Verhalten der einzelnen Mitarbeiter (sog. Berufsethik) gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Dritten abzielen. Der Umgang mit vertraulichen Informationen und die Abwicklung von Geschäften, in die Personen aus der Bank involviert sind, müssen in klarer und nachvollziehbarer Art festgelegt und allgemeingültig geregelt werden. Zum genannten Personenkreis zählen Mitglieder der Verwaltungsorgane, der Gesellschaftsorgane, der Kontrollorgane, der Direktion, alle Angestellten (unabhängig von ihrer Vertragstypologie und des Grades) sowie alle Mitarbeiter (interne und externe), die in der Folge als»mitarbeiter«bezeichnet werden. In der angelsächsischen Bankenwelt sind bereits vor vielen Jahren Regelungen eingeführt worden, die verbindliche Verhaltensweisen für ihre Mitarbeiter vorsehen. Diese Regelungen, die sich primär auf ein ethisch korrektes Verhalten beziehen, haben sich im Laufe der Zeit immer stärker durchgesetzt und bewährt. Sie werden unter dem Begriff»Compliance«zusammengefasst und nach innen wie nach außen kommuniziert, unabhängig von den jeweiligen Dienstanweisungen des Betriebes. 7

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9 2. Definition, Bedeutung und Ziele des Ethikkodex Ein Ethikkodex umfasst Verhaltensweisen, die ein von Fairness und Vertrauen getragenes Miteinander von Mitgliedern, Aktionären, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf der Grundlage geltender Gesetze und Richtlinien zum Schutz der Anleger gewährleisten. Auch sollen sie Interessenkonflikten vorbeugen. Der Ethikkodex dient demzufolge auch der nachhaltigen Festigung des Vertrauensverhältnisses zwischen Bank (Führungskräfte, Mitarbeiter) und Dritten (Kunden, Mitglieder), wobei das Kundeninteresse vor dem Eigeninteresse der Bank und ihrer Mitarbeiter steht. Der vorliegende Ethikkodex dient als Richtlinie für Verhaltensweisen, welche die Bank von Führungskräften und Mitarbeitern erwartet. Selbstverständlich trägt er auch den Normen und Vorschriften Rechnung, die den Bankensektor regeln, in der Annahme, dass diese Verhaltensregeln auch die Kunden, Mitglieder, Lieferanten usw. schützen. Der Ethikkodex verfolgt folgende Ziele: Er gibt der Bank die Möglichkeit, im Rahmen ihrer allgemeinen Mission die geschäftlichen Aktivitäten aufgrund der statutarischen und gesetzlichen Vorschriften und der aufsichtsrechtlichen Bestimmungen, unter Berücksichtigung fairer Geschäftspraktiken und höchster Integritätsstandards durchzuführen. Er trägt dazu bei, das Reputationsrisiko der Bank zu reduzieren und ihr Ansehen zu stärken. Das Konzept der Marke Volksbank und der verschiedenen Untermarken der Bank, als wesentliche Werte der Bank selbst, verfolgen und schützen. Er trägt dazu bei, dass potenzielle Interessenkonflikte frühzeitig erkannt und vermieden werden. Er soll gewährleisten, dass die Banktätigkeit immer unter Beachtung der Pflichten laut Geldwäschenormen abgewickelt wird. Er soll das Bankgeheimnis, die Verschwiegenheitspflichten und den Datenschutz gewährleisten. Er soll sicherstellen, dass die Banktätigkeit laut den geltenden Transparenzvorschriften durchgeführt wird. Er soll den richtigen Umgang der Mitarbeiter mit vertraulichen und preisrelevanten Informationen gewährleisten. Besonders wichtig ist dabei die Beachtung der Vorschriften bezüglich Marktmissbrauch (Market Abuse). Er soll sicherstellen, dass Mitarbeitergeschäfte auf deren eigene Rechnung nur in Übereinstimmung mit den entsprechenden Regeln abgewickelt werden. Die Gewährung oder die Annahme von Zuwendungen bzw. Vorteilen muss vermieden und die professionelle Unabhängigkeit sowie objektive Entscheidungen sollen somit gewährleistet werden. Die Mitarbeiter sollen sensibilisiert werden, die Einhaltung aller geltenden Sicherheitsbestimmungen zu gewährleisten. Die gesamte Struktur dafür sensibilisieren, dass Verluste aus operativen Risiken und aus operativer Unbeständigkeit absolut zu reduzieren sind. Die Bank fordert von allen Akteuren (Mitglieder der Gesellschaftsorgane und der Direktion, interne und externe Mitarbeiter) die Einhaltung der Verhaltensregeln laut vorliegendem Ethikkodex. Dadurch sollen die eigenen Aufgaben bestmöglich bewältigt und zudem das Image und der gute Ruf der Bank gefestigt werden. 9

10 Vorliegende Verhaltensregeln haben grundsätzlich verbindlichen Charakter. Die Bank kann bei Nichteinhaltung der im Ethikkodex festgelegten Normen nach ihrem Ermessen entsprechende Sanktionen auferlegen. Dabei kann auch eine Entlassung in Erwägung gezogen werden, laut geltender Gesetzesregelung bzw. Arbeitsvertrag und interner Dienstanweisungen. Der Geist und der Wortlaut dieses Ethikkodex sind stets zu beachten. Die Einhaltung des Wortlautes reicht nicht aus, wenn ein klarer Verstoß gegen den Geist der Regelung vorliegt. Alle Mitarbeiter der Bank sind überdies den geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, auch wenn diese im Ethikkodex nicht angeführt sind. Es ist die Pflicht jedes Vorgesetzten, im Rahmen seiner Verantwortung für die Einhaltung dieser Verhaltensregeln zu sorgen. Verstöße gegen den Ethikkodex können unter Wahrung äußerster Diskretion dem Compliance- Verantwortlichen gemeldet werden. 10

11 3. Ethische Aspekte und Verhaltensregeln 3.1 Allgemeine Grundsätze Unter Ethik versteht man Grundsätze und Werte, die das zwischenmenschliche Verhalten einer Gesellschaft regeln, die von ihr auch als verbindlich akzeptiert werden. Ethik ist also eine Sammlung von grundlegenden Geboten bzw. Forderungen im Sinne eines rechtmäßigen Verhaltens. Die Volksbank ist in Südtirol und in den Provinzen Trient, Belluno, Treviso, Venedig und Pordenone mit ihren Filialen präsent. Damit ist sie Teil der Gesellschaft und des öffentlichen Lebens. Unser Erscheinungsbild wird von jedem Mitarbeiter gleich welcher hierarchischen Stellung und an welchem Arbeitsplatz geprägt. Jeder Mitarbeiter trägt eine besondere Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit, gegenüber den Kunden, gegenüber den Mitgliedern und Aktionären, gegenüber Kolleginnen und Kollegen. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, gelten für die Mitarbeiter der Bank die nachstehenden Verhaltensgrundsätze: Wer davon lebt, dass ihm seine Kunden ihre finanziellen Angelegenheiten anvertrauen, muss die Kunden von seiner Ehrlichkeit und Integrität überzeugen. Daher müssen gesetzliche und rechtliche Bestimmungen konsequent eingehalten werden. Sowohl das Auftreten gegenüber Kunden als auch der Umgang mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Behörden muss fair und korrekt sein. Auch das Verhalten im Privatleben darf den Interessen und dem Ansehen der Bank nicht schaden. Regelverstöße mögen kurzfristig zu scheinbaren Erfolgen führen, schaden aber nachhaltig allen Mitarbeitern. Deshalb können Erfolge, die mit unlauteren Mitteln erzielt wurden, nicht akzeptiert werden. Sich an unlauteren Geschäften zu beteiligen, bedeutet, den guten Ruf der Bank zu gefährden. Unlautere Geschäftspraktiken können alle Mitarbeiter betreffen. Jeder muss zu seiner Verantwortung stehen. Die Wahrung des Bankgeheimnisses und die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht sind wesentliche Grundlagen für das Vertrauen der Kunden. Deshalb werden vertrauliche Informationen geschützt. Sie werden ausschließlich im Rahmen der vom Gesetz vorgesehenen Grenzen und nur innerhalb der entsprechenden Aufgabenstellung bekannt gegeben. Jegliche unerlaubte Verwendung vertraulicher Informationen ist untersagt. Vertrauen genießt auf Dauer nur, wer sich fair verhält. Deshalb müssen Interessenkonflikte zwischen Kunden untereinander, zwischen Kunden und der Bank und innerhalb der Bank möglichst vermieden werden. Besteht dennoch ein Interessenkonflikt, müssen die Kunden darüber informiert werden. Potenzielle Konflikte müssen rechtzeitig erkannt und fair gelöst werden. Dabei genießen die Interessen der Kunden den Vorrang. Die Wahrung der beruflichen Unabhängigkeit ist die Grundlage des Erfolges der Bank. Persönliche Abhängigkeiten oder Verpflichtungen gefährden sachliche Entscheidungen und letztendlich den Erfolg der Bank. Es ist deshalb sehr wichtig, niemals persönliche Belange mit Kundeninteressen zum Nachteil der Bank oder mit vermeintlichen Interessen der Bank zum Nachteil der Kunden zu verbinden. Auch dürfen Vorteile für sich selbst oder Dritte, die über geschäftsübliche kleinere Aufmerksamkeiten hinausgehen, weder akzeptiert oder gefordert noch gewährt oder angeboten werden. Bei Verdacht auf unlautere Beeinflussung oder Beeinflussbarkeit muss dem Umstand sofort entgegengewirkt werden. 11

12 Der Erfolg der Bank beruht auf dem vollen Einsatz aller. Die Ausübung von Nebenbeschäftigungen oder sonstigen geschäftlichen Aktivitäten, die die Arbeitsleistung für die Bank oder die Loyalität beeinträchtigen könnten, soll daher vermieden werden. Keine Beteiligung soll eingegangen und kein Mandat angenommen werden, wenn damit die Interessen der Bank oder die eigene berufliche Unabhängigkeit gefährdet werden könnte. Gegenseitige Achtung, Vertrauen und Korrektheit sollen den Umgang der Mitarbeiter untereinander prägen. Respekt in Bezug auf Abstammung, Religion, Nationalität, Herkunft, Sprache, Geschlecht, politische oder gewerkschaftliche Betätigungen oder Einstellungen ist Voraussetzung dafür. Es kann nicht akzeptiert werden, dass die Würde einer Person missachtet, sie diskriminiert oder belästigt wird. Die Anlagen und Einrichtungen der Bank sollen die Mitarbeiter bei der erfolgreichen Bewältigung ihrer Aufgaben unterstützen. Jeder einzelne kann dazu beitragen, dass die materiellen und immateriellen Werte der Bank geschützt werden, indem er Anlagen und Einrichtungen nur für berufliche Zwecke verwendet. Private Telefongespräche und private Unterredungen müssen korrekterweise in vertretbaren Ausmaßen geführt werden. Dasselbe gilt für erhaltene private Telefongespräche, Besuche privater Natur sowie für die private Benutzung von Internet, die innerhalb der gesetzlich festgelegten Grenzen und unter Beachtung der entsprechenden internen Dienstanweisungen erfolgen muss. Sämtliche in der Bank geltenden Sicherheitsnormen und Maßnahmen zur Unfallverhütung müssen strikt eingehalten werden. Jeder Mitarbeiter muss dafür Sorge tragen, dass sich auch die übrigen Arbeitskollegen der eigenen Organisationseinheit bzw. Abteilung, aber auch alle anderen Mitarbeiter an die Anweisungen halten. In sämtlichen Bankräumlichkeiten und auch innerhalb der Bankgebäude herrscht absolutes Rauchverbot. Damit sollen Kolleginnen und Kollegen vor störenden bzw. gesundheitsschädlichen Begleiterscheinungen geschützt werden. Jeder sollte sich korrekt, aufrichtig und innerhalb der zugewiesenen Kompetenzen sowie den Dienstanweisungen der Bank entsprechend verhalten. Damit vermeidet er, dass er der Bank schadet und dadurch womöglich unliebsame Folgen zu tragen hat. Die internen Regeln sowie der interne Verhaltenskodex laut G.V. 231/01 müssen strikt eingehalten werden. Dadurch werden Verhaltensweisen bzw. Straftaten vermieden, welche die Amtshaftung der Bank zur Folge haben könnte. Gemäß dem entsprechenden Gesetz hat die Bank eine Reihe von Maßnahmen und Vorschriften gegen das Phänomen der Geldwäsche und des Terrorismus erlassen, die strengstens eingehalten werden müssen. Dadurch trägt die Bank zur Bekämpfung dieser kriminellen Phänomene bei. Bei Anlagedienstleistungen muss das Verhalten immer vom Respekt gegenüber dem Kunden und vom Anlegerschutz geprägt sein. Die geltenden Bestimmungen (MiFid) müssen eingehalten werden, indem man volle Rücksicht auf die Bekanntschaft mit dem Kunden und auf sein Anlegerprofil nimmt, und indem man eine genaue Bewertung der Eignung und Angemessenheit in allen Beratungsphasen mit dem Kunden vornimmt. 12

13 Um Professionalität, Kompetenz und Entwicklung der Mitarbeiter zu gewährleisten, aber auch im Interesse des Betriebes und jedes Einzelnen hält die Bank die Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand und kümmert sich um ihre Fortbildung. Über ein eigenes internes Ressort organisiert die Bank Fortbildungskurse und setzt dabei moderne Lernverfahren ein (z.b. E-Learning). 3.2 Verhaltensregeln: Empfänger Grundsätzlich gelten die in diesem Ethikkodex festgehaltenen Regeln für die Mitglieder des Verwaltungsund Aufsichtsrates, für die Generaldirektion, die Führungskräfte und alle Mitarbeiter unserer Bank, sofern nicht durch spezifische interne Dienstanweisungen anderweitig geregelt. 3.3 Bankgeheimnis Das Bankgeheimnis schützt den Kunden davor, dass die von ihm bei der Bank unterhaltenen Geschäftsbeziehungen Dritten zugänglich gemacht werden. Genauso sind sämtliche von Kunden erhaltene Informationen (privater wie beruflicher Natur) der Verschwiegenheit unterworfen. Im Zivilgesetzbuch scheint zwar kein eigener Artikel zum Bankgeheimnis auf, ein Bezug wird allerdings durch den Art (redliches Verhalten) hergestellt. Gleichzeitig ist das Berufsgeheimnis bzw. das Amtsgeheimnis zu nennen, bei denen ebenso die Verschwiegenheitspflicht gilt (siehe dazu den entsprechenden Artikel des Nationalen Kollektivvertrages). Alle in der Bank tätigen Personen, Verwaltungsrat und Aufsichtsrat, Generaldirektion und Mitarbeiter unterliegen somit ausnahmslos dem Bank-, Berufs- und Amtsgeheimnis, das nur in begründeten Ausnahmefällen preisgegeben werden darf (z. B. bei Nachforschungen durch die Gerichtsbarkeit). 3.4 Verschwiegenheit Bankgeschäft ist Vertrauensgeschäft. Darum muss Verschwiegenheit bei der Ausübung der Tätigkeit an erster Stelle stehen. Verschwiegenheit stellt genauso wie das Bankgeheimnis einen Eckpfeiler im Bankgeschäft dar. So ist auch bankintern zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen/Ressorts/Filialen die nötige Diskretion zu wahren. Das bedeutet, dass aufgabenbezogene vertrauliche Kenntnisse nicht anderen Mitarbeitern weitergegeben werden dürfen, außer sie sind für die Durchführung von Aufträgen oder Anweisungen notwendig. 3.5 Umgang und Weiterleitung von vertraulichen Informationen Der Umgang mit vertraulichen Informationen von Kunden, Mitgliedern und Geschäftspartnern ist Teil der täglichen Arbeit in der Bank. Die Wahrung des Bankgeheimnisses, die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht und der Datenschutz sind wesentliche Grundlagen für das Vertrauen unserer Kunden. Vertrauliche Informationen können auch von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung sein. Dies gilt nicht nur für jene Informationen, die den Wert gehandelter Wertpapiere beeinflussen können und als so genannte Insiderinformationen besonderen Regelungen unterliegen (siehe hierzu Insiderinformationen), sondern auch für personenbezogene Daten. Weil die Bank den Kunden einen effizienten und lückenlosen Dienst anbieten möchte, kommt dem sorgsamen Umgang mit vertraulichen Informationen eine besondere Bedeutung zu. 13

14 Vertrauliche Informationen werden nur im Rahmen der vom Gesetz vorgesehenen Grenzen und nur innerhalb der entsprechenden Aufgabenstellung weitergegeben - oder nur dann, wenn zur Erfüllung einer vom Unternehmen übergebenen Aufgabe unbedingt notwendig. Dabei müssen die gesetzlichen und vertraglichen Einschränkungen bezüglich der Weitergabe und Nutzung solcher Daten beachtet werden. Vertrauliche Informationen werden weder zum persönlichen Nutzen oder Vorteil noch zum Vorteil eines Dritten verwendet. Jeder Mitarbeiter muss dafür Sorge tragen, dass niemand außerhalb der eigenen Organisationseinheit bzw. Abteilung Zugang zu Akten, Dokumentationen oder Unterlagen erhält. Vertrauliche Angelegenheiten werden nicht an Orten besprochen, wo sie von Dritten mitgehört werden können. Für vertrauliche Besprechungen werden die Besprechungsräume genutzt. Bei Telefongesprächen oder Besprechungen außerhalb der eigenen Organisationseinheit bzw. Abteilung sowie außerhalb der Büroräume, zum Beispiel in Bars, Restaurants, Bahn, Bus, Flugzeug, Taxi und sonstigen öffentlichen Orten, muss vermieden werden, dass Mitarbeiter einer anderen Abteilung oder Dritte unbeabsichtigt zu Mitwissern von vertraulichen Informationen werden. Auch zufällige Unterhaltungen im privaten Bereich oder unter Kollegen außerhalb des Dienstes sollen vermieden werden, damit vertrauliche Informationen nicht an die Öffentlichkeit geraten An Kunden übermittelte Informationen Sofern die Kunden nicht persönlich bekannt sind, muss man sich vor Erteilung von Auskünften bzw. Aushändigung von Kundenpost vergewissern, dass es sich tatsächlich um den Kontoinhaber bzw. einen Bevollmächtigten handelt. Familienangehörigen von Kunden darf man keine Auskünfte erteilen, bevor man sich nicht davon überzeugt hat, dass eine Vollmacht bzw. die Zustimmung des Kunden vorliegt. Besonders problematisch sind telefonische Anfragen. Kann man den Kunden oder Bevollmächtigten an der Stimme nicht eindeutig identifizieren, muss man Kollegen einschalten, denen der Anrufer bekannt ist. Ansonsten wird der Gesprächspartner zurückgerufen und die angegebene Rufnummer dabei überprüft. Nur so ist sichergestellt, dass die Informationen wirklich den Berechtigten erreichen. Ein Mitarbeiter darf sich nicht durch unsachliche Äußerungen, Drohungen oder Überredungsversuche von diesem Grundsatz abbringen lassen. Gegebenenfalls muss der Vorgesetzte oder der Compliance-Beauftragte benachrichtigt werden Anfragen Dritter Bei Anfragen seitens Dritter ist es wichtig, die Aufmerksamkeit auf folgende Punkte zu richten: Eine Anfrage Dritter über eine Transaktion zu Gunsten eines Bankkunden berechtigt die Bank nicht, Angaben zur Kundenverbindung zu machen. Scheckabfragen anderer Banken werden begrenzt auf den banküblichen Umfang bearbeitet. Keinesfalls dürfen Informationen zur Vermögenssituation des Kunden (zum Beispiel Kontostände, -bewegungen, Schecks, Wechselproteste) gegeben werden. Auch wenn aus der Kontoführung bekannt ist, dass Kunden untereinander in enger geschäftlicher Beziehung stehen, dürfen ohne Zustimmung des betroffenen Kunden keine Auskünfte erteilt werden. Sollten Zweifel bestehen, ob die Weitergabe bestimmter Informationen gestattet ist oder nicht, muss vorher der direkte Vorgesetzte oder der Compliance-Beauftragte zu Rate gezogen werden. 3.6 Handhabung von Insiderinformationen Insiderinformationen sind vertrauliche und preisrelevante Informationen über (börsennotierte) Gesellschaften, deren Veröffentlichung den Kurs von Wertpapieren dieser Emittenten oder darauf basierende Derivate beeinflussen könnte. 14

15 Um den Missbrauch von Insiderinformationen zu vermeiden, gelten für die Bank nachfolgende Regeln und Verbote: Wer über Insiderinformationen verfügt, darf die betroffenen Wertpapiere oder Derivate weder auf eigene Rechnung noch auf die Rechnung der Bank oder Dritter handeln (Handelsverbot). Wer über Insiderinformationen verfügt, darf Dritte nicht darüber informieren, außer im Rahmen der gesetzlich festgelegten Grenzen und innerhalb der eigenen beruflichen Aufgabenstellung (Weitergabeverbot). Wer über Insiderinformationen verfügt, darf Dritten gegenüber keine Empfehlungen aussprechen oder sie zu Geschäften mit diesen Wertpapieren oder Derivaten bewegen (Empfehlungsverbot). Insiderinformationen sind beispielsweise: Käufe oder Verkäufe von Gesellschaften, Zusammenschluss/Eingliederung von Unternehmensbereichen Erwerb oder Veräußerung wesentlicher Beteiligungen Umstrukturierungen Kapitalmaßnahmen (inklusive Kapitalberichtigungen) Gewinnprognosen, Gewinnwarnungen geplante Dividendenausschüttungen oder Großaufträge Kreditinformationen Strategien von Fondsmanagern Eigenhandelsdispositionen Research-Analysen, die noch nicht veröffentlicht, aber zur Veröffentlichung bestimmt sind Anlageempfehlungen, die beabsichtigt oder noch umzusetzen sind. Zum eigenen Schutz und zum Schutz der Bank müssen sich alle Mitarbeiter strengstens an die Dienstanweisungen bezüglich»market Abuse«halten. 3.7 Marktmanipulation Als»Marktmanipulation«wird die Verbreitung von falschen Nachrichten bezeichnet, die Durchführung von vorgetäuschten Operationen oder andere Tricks, die eine»spürbare Preisänderung der Finanzinstrumente«verursachen. Die Bank kann der Marktmanipulation als Emittent, als Vermittler, als Berater oder als Kreditgeber ausgesetzt sein. Neben der verwaltungsrechtlichen Relevanz oben erwähnter Tatbestände besteht auch eine strafrechtliche Verantwortung der Bank. Deshalb ist es äußerst wichtig, dass jeder Mitarbeiter der Bank strikt die Dienstanweisungen über»market Abuse«beachtet. 3.8 Erkennen von Interessenkonflikten Umgang mit Interessenkonflikten Grundsätzlich entsteht für die Bank ein möglicher Interessenkonflikt, wenn innerhalb einer Kundenbeziehung voneinander abweichende Interessen auftreten kommen und dadurch die Gefahr entsteht, dass die Ziele der Bank und/oder deren Mitarbeiter dem Kundeninteresse vorgezogen werden. Zu Interessenkonflikten kann es z. B. kommen, wenn ein Mitarbeiter Mandate übernimmt, sowohl für einzelne Schaltertransaktionen, als auch im Falle der Unternehmensberatung (Umstrukturierung von Unternehmen oder Immobilienversteigerungen) oder Vermittlung von Finanzinstrumenten. Sobald die Bank ein Mandat übernimmt oder ein Geschäft für einen Kunden ausführt, muss dieses Mandat oder Geschäft im Interesse des Kunden und unabhängig von anderen eigenen oder Drittinteressen durchgeführt werden. 15

16 Bei der Durchführung von Banktransaktionen gerät der Mitarbeiter in einen Interessenkonflikt (in diesem Fall der Bank gegenüber), wenn es sich um die eigene Mitarbeiter-Position handelt und die Transaktion auf dem eigenen Arbeitsplatz durchgeführt wird - oder wenn der Mitarbeiter in Eigenautonomie einem nahen Verwandten einen Kredit gewährt. Potenzielle Interessenkonflikte sollen frühzeitig erkannt, nach Möglichkeit vermieden und auf jeden Fall fair gehandhabt werden. Treten Zweifel auf, ob ein Konflikt gegeben ist, ist Rücksprache mit dem Vorgesetzten oder dem Compliance-Beauftragten zu halten. 3.9 Kreditgewährung Bei der Gewährung von Krediten an unsere Kunden richtet sich die Bank an die geltenden, im Unternehmensplan und in der Kreditstrategie enthaltenen Richtlinien. Da die Kredittätigkeit die bedeutendste Ertragskomponente der Bank darstellt und überwiegend zur Vermögensfestigung des Betriebes sowie zur wirtschaftlichen Entwicklung der Einzugsgebiete beiträgt, ist die strikte Einhaltung der internen Bestimmungen zur Kreditgewährung äußerst wichtig. Die genaue Risikobewertung und eine sorgfältige Vorbereitung der für den jeweiligen Beschluss notwendigen Daten und Unterlagen sind wesentliche Voraussetzung für eine umsichtige und vorsichtige Kreditgewährung. Dabei gilt die Rückzahlungsfähigkeit als genauso wichtig wie die Vermögenslage und die gebotenen Garantien. Die Bank handelt letztendlich im Interesse des Kunden, wenn sie Kredite ablehnt, welche ihrer Ansicht nach nicht rückzahlbar sind. Die Fristenfolge der verschiedenen Beschlüsse, die von den entsprechenden Service Levels geregelt wird, sorgt dafür, dass der Kundenakt sicher und schnell behandelt wird. Für eine gesunde Kreditverwaltung sind die fortwährende Risikoüberwachung und die periodische Anpassung der Kontrollsysteme grundlegend. Alle Mitarbeiter, die Kreditanfragen der Kunden bearbeiten, sind dazu angehalten, bewusst jedes Verhalten zu vermeiden, das sie in einen möglichen Interessenkonflikt versetzen könnte Geschützte Vertraulichkeitsbereiche Die einfachste und nach außen hin sichtbarste Maßnahme zur Absicherung von Vertraulichkeitsbereichen besteht in der räumlichen Trennung. Geschäftliche Aktivitäten, die zu Interessenkonflikten führen könnten, sollten daher in abgetrennten Räumen durchgeführt werden. Mitarbeiter anderer Vertraulichkeitsbereiche erhalten zu diesen Räumen nur unter besonderen Voraussetzungen Zutritt. Mitarbeiter betreten daher grundsätzlich nur jene Büros bzw. Geschäftsräume, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit brauchen. Andere Mitarbeiter oder sonstige Personen (z. B. Berater, Handwerker, Techniker, Boten, Reinigungspersonal) erhalten den Zugang nur mit Zustimmung des/der betreffenden Ressorts/ Abteilung. Der Zugang zu besonders heiklen Bereichen (z. B. Hauptkasse, Kredit, Treasury etc.) ist durch eigene Sicherheitsanweisungen geregelt und beschränkt sich auf: die im entsprechenden Ressort tätigen Mitarbeiter jene Mitarbeiter, die aufgabenbedingte Arbeiten erledigen (z.b. Revision, Compliance, Post- und Materialabgabe) hierarchisch übergeordnete Mitarbeiter Vorteilsnahme und Vorteilsgewährung Mitarbeiter der Bank dürfen keine Gefälligkeiten annehmen, versprechen oder anbieten, die die Unabhängigkeit und die Unvoreingenommenheit ihres Handelns beeinträchtigen könnten, aber auch um 16

17 Abhängigkeit und Beeinflussung zu vermeiden. Dies gilt umso mehr für solche Handlungen, die in der Beziehung mit öffentlichen Ämtern und demzufolge strafrechtliche Sanktionen auch für die Bank mit sich ziehen können Leistungen zu Gunsten von Beamten/Mitabeitern des öffentlichen Dienstes Es ist untersagt, Beamten oder Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes Dienstleistungen, Kredite oder sonstige Vorteile von Seiten der Bank zu gewähren, um daraus Vorteile für die Bank, für sich selbst oder für andere Personen zu erlangen. Besonderes Augenmerk muss auf den Umgang mit Beiträgen, Finanzierungen oder anderen öffentlichen Auszahlungen gelegt werden sowie auf die Beziehungen zu Amtspersonen oder Beauftragen des öffentlichen Dienstes Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern Mitarbeiter dürfen geschäftsübliche kleinere Aufmerksamkeiten annehmen, wenn gewährleistet ist, dass dadurch Entscheidungen des Mitarbeiters nicht beeinflusst werden. Als Richtlinie dient ein Höchstwert bis zu 50 Euro. Sofern in besonderen Ausnahmefällen Geschenke aus der Situation heraus nicht abgelehnt werden können, ist das Geschenk nachträglich dem Freizeitclub zur Verfügung zu stellen oder einem gemeinnützigen Verein zu überlassen (Entscheidung liegt beim zuständigen Bereichs-, Ressort- oder Abteilungsleiter). Mitarbeiter dürfen weder Einladungen zu Essen oder Veranstaltungen, andere Zuwendungen, persönliche Dienste oder Gefälligkeiten von Kunden und Geschäftspartnern fordern. Einladungen zu Essen oder Veranstaltungen dürfen angenommen werden, wenn sie im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit erfolgen, einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und sich in einem vertretbaren Umfang halten. Eine besondere Bevorteilung von Kunden, Lieferanten und ihren Mitarbeitern ist nicht gestattet. Reisekosten, z. B. Kosten für Flüge und Übernachtung für geschäftliche Reisen mit privaten Aspekten, dürfen nicht von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern übernommen werden. Ausnahmen hiervon bedürfen der Zustimmung des Vorgesetzten; in Zweifelsfällen ist Rücksprache mit dem Compliance- Beauftragten zu halten Bestellungs- und Auftragsvergabe im Namen der Bank. Mandate. Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Aufgabenstellung Aufträge vergeben (z. B. Einkäufer von Waren bzw. Dienstleistungen) müssen sich streng an die Dienstanweisungen und die internen Reglements ihres Kompetenzbereiches halten. Ebenso müssen sie sich im Falle von Mandaten bei anderen Unternehmen in ihrem beruflichen Aufgabenbereich verhalten sowie bei aktiver und auch stiller Beteiligung an solchen Unternehmen, um so einem möglichen Interessenkonflikt entgegenzutreten. Treten Zweifel auf, ist Rücksprache mit dem Vorgesetzten oder dem Compliance-Beauftragten zu halten Richtlinien für die Nutzung von , Intranet und Internet Grundsätzlich dürfen die dienstliche -Adresse, das hauseigene Intranet und Internet nicht für private Zwecke genutzt werden. Der Zugang zu diesen Diensten ist mit dem zugewiesenen Benutzernamen bzw. dem periodisch abzuändernden Passwort möglich. Das Passwort darf keinesfalls Dritten, weder Vorgesetzten noch Arbeitskollegen, weitergegeben werden. 17

18 Auf Grund der äußerst hohen Gefahr, einen Virus zu importieren, der das Informationssystem per Bank beschädigen oder zerstören könnte, ist die Verwendung von Downloads und Newsgroups untersagt. Auch hier sind die Bestimmungen des Datenschutzes und der entsprechenden internen Dienstanweisungen strikt einzuhalten Kundenbeschwerden Die Südtiroler Volksbank hat eine eigene interne Beschwerdestelle eingerichtet, für die der Compliance- Beauftragte verantwortlich ist. Die Kunden können sich mit jeglichen Anliegen hinsichtlich der Bankgeschäfte und -dienstleistungen an diese Stelle wenden Kundenbeschwerden werden im Rahmen des entsprechenden, den Mitarbeitern bekannten Reglements abgewickelt, in dem Bearbeitungsmodus und Bearbeitungszeiten der Beschwerden festlegt sind. Die Bank hält die Transparenzvorschriften ein, indem sie den Kunden darüber informiert, in welcher Form Beschwerden an die Bank oder an die vorgesehenen Organe (Ombudsmann, Schiedsverfahren) eingereicht werden können Beziehungen zu den Medien Alle Kontakte mit Medienvertretern sind ausnahmslos von der Unternehmenskommunikation zu führen. Allein dieses Ressort ist für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und für jene Aspekte zuständig, die das Erscheinungsbild und die Marken der Bank betreffen. Mit Ausnahme der Betriebsorgane (Präsident, Generaldirektion) darf kein Mitarbeiter ohne ausdrückliche Genehmigung Aussagen oder Mitteilungen machen. 18

19 4. Regelung der Mitarbeitergeschäfte 4.1 Allgemeine Bestimmungen Die nachstehenden Regeln für Mitarbeitergeschäfte richten sich grundsätzlich sowohl an die Mitglieder der Betriebsorgane als auch alle Mitarbeiter der Bank, vorbehaltlich anderer entsprechender Dienstanweisungen. Mit diesen Regeln soll verhindert werden, dass die Bank oder deren Kunden durch das Eigeninteresse von Bank-Mitarbeitern oder Mitgliedern der Betriebsorgane, durch möglichen Insiderhandel oder durch den Missbrauch vertraulicher Informationen Schaden erleiden. Damit soll auch sichergestellt werden, dass Mitarbeiter keine Geschäfte abschließen, die deren Ruf oder jenen der Bank beeinträchtigen könnten. Selbst ein Verdachtsfall, der sich im Nachhinein als unbegründet oder unbeweisbar herausstellt, könnte bereits Ruf schädigend sein. 4.2 Internal Dealing Diese Regeln betreffen relevante Personen (Mitglieder verschiedener Gesellschaftsorgane, Generaldirektoren und Abteilungsdirektoren), die üblicherweise wichtige Vorgänge in der Bank kennen oder über wichtige Informationen verfügen. Sie betreffen im Detail die Vorgangsweise beim Handel von Aktien der Bank, mit Berücksichtigung von Mengeneinschränkungen und präzisen Meldepflichten. 4.3 Depot- und Kontoführung Grundsätzlich unterhalten alle Mitarbeiter ihre eigenen Konten und Depots bei der Südtiroler Volksbank und tätigen nur dort Mitarbeitergeschäfte. Vorzugsweise werden Geschäftsvorfälle entweder via direct vom Arbeitsplatz oder zu Hause über Internet durchgeführt, ausgenommen jene, bei denen eine Schalteroperation erforderlich ist (z. B. Bargeldeinlagen und Bargeldbehebungen, Sortengeschäft, Scheckeinlagen usw.). Die Höchstanzahl an Konten und Depots, für die Mitarbeiterkonditionen gelten, wird von den betrieblichen Regelungen festgelegt. 4.4 Mitarbeitergeschäfte allgemeine Bestimmungen Mitarbeitergeschäfte sind Geschäfte, die der Mitarbeiter selbst auf seinem Konto durchführt oder durchführen lässt. Dabei regelt der»interne Verhaltenskodex«der Südtiroler Volksbank die Wertpapier- Transaktionen, während spezifische Regelungen die übrige Banktätigkeit bestimmen (Kreditgeschäft, Schaltertätigkeit, direct usw.). Wie in den»konditionen für Mitarbeiter«innerhalb der betrieblichen Regelungen festgelegt, investieren Mitarbeiter ihre Ersparnisse vorzugsweise langfristig und sorgen für ihre persönliche zukünftige Absicherung und für jene ihrer Familie. Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass sich seine Geschäfte und deren Risiko im Rahmen seines Einkommens und Vermögens bzw. seiner eingegangenen Verpflichtungen und seines familiären Umfeldes halten. Die Mitarbeiter müssen vom»day Trading«Abstand nehmen und es muss ihnen bewusst sein, dass der Handel mit Aktien unerwünscht ist, weder über Trading online (TOL) noch über andere Formen. Die Bank sieht das Ziel der Vermögensanlage nicht mehr als gewährleistet an, wenn Positionen nur kurzfristig gehalten werden und/oder eine bestimmte Anzahl an Transaktionen überschritten wird, so wie im»internen Verhaltenskodex«der Südtiroler Volksbank festgehalten. 19

20 Mitarbeitergeschäfte werden immer nur auf der Basis eines Aktivsaldos oder im Rahmen von genehmigten Kreditlinien durchgeführt, sodass die Erfüllung aller aufgenommenen Verpflichtungen gewährleistet ist. Die Einschränkungen der Mitarbeitergeschäfte gelten auch in jenen Ausnahmefällen, bei denen Wertpapiergeschäfte über andere Banken, Finanzierungsgesellschaften u. ä. abgewickelt werden. 4.5 Erweiterter Personenkreis Zu den Mitarbeitergeschäften zählen auch Geschäfte, die der Mitarbeiter im Auftrag nahe stehender Personen, wie zum Beispiel Ehegatten, Eltern, voll- oder minderjährige Kinder abschließt, die von Mitarbeitern in Vertretung oder auf Rechnung von Dritten abgeschlossen werden (einschließlich Erbengemeinschaften, Gesellschaften, usw.), die für Personen durchgeführt werden, die dem Mitarbeiter so nahe stehen, dass man von einer direkten Einflussnahme ausgehen kann, wie zum Beispiel von Partnern in eheähnlicher Lebensgemeinschaft, sofern nichts Gegenteiliges belegt ist, die von Dritten auf Rechnung oder im Interesse eines Mitarbeiters abgeschlossen werden. 4.6 Transparenz der Mitarbeitergeschäfte Mitarbeitergeschäfte sind stets im Namen desjenigen abzuschließen, auf dessen Rechnung das Geschäft durchgeführt werden soll. Mitarbeiter dürfen Geschäfte auf eigene Rechnung nicht unter Verwendung von Namen anderer Personen abschließen und sich auch nicht durch Gewinnbeteiligung an Geschäften anderer beteiligen. Sämtliche Geschäfte, die der Mitarbeiter auf eigene Rechnung abwickelt, sind ausschließlich über seine eigenen Konten/Depots und unter seinem Namen durchzuführen: Es ist untersagt, fiktiv über Konten/ Depots von Dritten zu handeln. Man darf keine börsengehandelten Finanzinstrumente empfehlen oder damit handeln, wenn man über noch nicht öffentlich bekannte, preisrelevante Informationen verfügt (Market Abuse). Neuemissionen werden von Mitarbeitern nur so gezeichnet, wie dies für jeden anderen Kunden möglich ist. Mitarbeiter dürfen keine Zuteilung annehmen, die sie gegenüber anderen Zeichnern bevorzugt. Geschäfte am grauen Markt, das heißt, Kauf oder Verkauf von Aktien aus Emissionen vor der offiziellen Zuteilung der Emission, sind verboten. 4.7 Auftragserteilung Mitarbeiteraufträge sind an die dafür bestimmte Stelle genauso weiterzuleiten wie Kundenaufträge; die entsprechende Fristenfolge muss eingehalten werden. In keinem Fall darf sich ein Mitarbeiterauftrag mit einer Erteilung eines Kundenauftrags überlagern, diesen verzögern oder gar verhindern. Jede Absprache zwischen dem Auftrag gebenden Mitarbeiter und dem ausführenden Händler ist untersagt. 4.8 Durchführung von Transaktionen Mitarbeiter dürfen im Informationssystem auf Konten/Positionen, die auf sie selbst lauten, in Mitinhaberschaft oder mit Verfügungsberechtigung geführt werden, keine buchhalterischen Operationen (Beispiele: Barbehebungen, Überweisungen, Ratenzahlungen, Bareinlagen, Wertpapieraufträge u. a.) 20

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