Beispiel für einen Einladungsprozess - -einladung (Newsletter) mit integrierten Responselinks zum Datensatz des Adressaten

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1 Ihre Möglichkeiten: ecrm für Marketing & Vertrieb DMS Dokumentenmanagement CMS Contentmanagement Autom. Einladungs Prozess mit Response Management Auswertung der Veranstaltung (Kosten, Erfolg, Teilnehmerzahl) Komfortable Benutzer und Zugriffsrechtsverwaltung ecollaboration Für bessere Zusammenarbeit mit z.b. Filialen MultiProjektmanagement & SkillManagement (z.b. Referentenprofile) Beispiel für einen Einladungsprozess einladung (Newsletter) mit integrierten Responselinks zum Datensatz des Adressaten Veranstaltung: Seminar Verkaufen 1 Es gibt keine einfachere Möglichkeit um Listen auf 1 Basis vorhergegangener 2 Aktivitäten zu generieren Neue Listen werden einfach durch Auswahl und Abwahl vorheriger Ergebnisse von Aktionen erstellt, positives & negatives Feedback wird automatisch generiert Aktivität Erhalten Fehler Positiv Neutral Negativ Newsletter Einladung zum Seminar (Marktleiter) Newsletter Einladung zum Seminar (Mitarbeiter) Serienaktivität Kontrolle der adressen Newsletter Ergänzungseinladung Newsletter Ergänzungseinladung neue Mitarbeiter Serienaktivität Nachfassen Newsletter Bestätigung Serienaktivität Teilnehmer zur Veranstaltung Newsletter Feedback zur Veranstaltung

2 Beispiel: Kampagnen (Veranstaltungs) Eckdaten Diese Statistik kann während und nach Abschluß der Veranstaltung jederzeit aufgerufen werden

3 Alle Aktivitäten werden in der zentralen Veranstaltungsdatei komprimiert verfolgt. Es ist nachvollziehbar, wer wofür verantwortlich war und ist. Per Mausklick kann die Liste der angeschriebenen Personen aufgerufen werden z.b. je nach Reaktion auf die einladung. Es können jederzeit Folgeaktivitäten für z.b. Nichtreagierer generiert werden. Wenn dieser Personenkreis telefonisch angesprochen werden soll, generiert der Veranstaltungsleiter durch einen Eintrag eine Serienaktivität in den Datensätzen der Wunschteilnehmer. Der oder die für die Nachfassaktion verantwortliche Mitarbeiter/in findet die Aktivität bei Aufruf des Programms im Tagesplan. Eine Reaktion ob positiv oder negativ kann sowohl per FeedbackLink aus der einladung oder manuell durch einen aktiven Benutzer angeklickt werden. Die bis zum Anmeldeschluß mit positiver Reaktion gespeicherte Liste kann als Teilnehmerliste ausgedruckt werden. Beim jeweiligen TeilnehmerDatensatz kann die gesamte Historie inkl. der wahrgenommenen Veranstaltungen verfolgt werden. Das ist z.b. bei Qualifizierungsmaßnahmen interessant.

4 und NewsletterManagement Mit POOL4TOOL NewsletterManagement können Sie Ihr Einladungsaktionen für Veranstaltungen durchführen mit beliebigen Zielgruppen. POOL4TOOL verfügt außerdem über eine integrierte Funktion zur AntwortVerfolgung bzw. ResponseMessung, mit der Sie problemlos die Ergebnisse Ihrer EinladungsKampagnen auswerten können. Über die EmpfängerAktualisierungsFunktion können Sie außerdem Ihren Datenbestand (Kommunikationsdaten usw..) durch die Empfänger automatisch aktualisieren lassen. Höhere Effektivität und Produktivität der Kommunikation Automatische Verfolgung und Überwachung aller Antworten auf Einladungen Verfeinerung Ihrer Nachrichten und Optimierung Ihrer Marketingausgaben durch Ermittlung der erfolgreichsten Veranstaltungen Massensendung Sie können EinladungsKampagnen erstellen und verwalten sowie Massensendungen von kombinierten HTMLund Text s starten. Dabei werden nicht nur Empfängerdaten personalisiert, sondern auch Inhalte (damit der jeweilige Wunschteilnehmer gleich den richtigen Ansprechpartner mit der jeweiligen Telefonnummer kontaktieren kann). AntwortVerfolgung bzw. ResponseMessung Überprüfen Sie den Erfolg von EinladungsKampagnen mit der Funktion zur integrierten AntwortVerfolgung und zum einfachen Überwachen der wichtigen Kampagnendaten: z.b. ob und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet hat, auf welchen ResponseLink in der geklickt wurde oder ob sich Empfänger von einzelnen oder allen Newslettern abgemeldet haben. Aktualisierung der Empfängerdaten durch den Empfänger (Customer Self Service) Gestatten Sie dem Empfänger, bestimmte Kontaktdaten über einen Link im Newsletter oder in der Einladungs selbst zu aktualisieren. Diese neuen oder geänderten Daten werden in Zwischentabellen gespeichert, die Sie wiederum einfach und unkompliziert in Ihr aktives TeilnehmerManagement übernehmen können. NewsletterVorlagen Es können professionell gestaltete HTML Vorlagen für Ihre Mitarbeiter angelegt werden, die diese an ihre Bedürfnisse anpassen und senden können. Vorlagen können das Logo Ihres Unternehmens sowie Grafiken enthalten und ähnlich wie Ihre Homepage aussehen, um einen optimalen Eindruck zu machen und einen höchstmöglichen Wiedererkennungsfaktor zu generieren.

5 Veranstaltungscontrolling Mit POOL4TOOL können Sie von einem Ort aus Ihre Veranstaltungsausgaben effektiv planen, alle Initiativen und Kampagnen verwalten sowie Leistung und Ergebnisse analysieren. Optimierung der Veranstaltungsausgaben Verbessern Sie die Qualität der generierten Teilnehmerdaten Messung der Kampagnenleistung und effektivität Ermittlung der erfolgreichsten Veranstaltungen Marktsegmentierung Sie können zielgerichtete Kampagnen erstellen, indem Sie die angesprochenen Mitarbeiter in Untergruppen aufteilen (z. B. auf Basis von vorhandenen Daten oder der Produktverantwortung), und spezielle Nachrichten oder Angebote für diese einzelnen Untergruppen erstellen. Listenmanagement Sie können Kampagnenlisten problemlos in Excel exportieren, um diese DirektMailing Unternehmen und Partneragenturen zur Verfügung zu stellen, ohne dass Kompatibilitätsprobleme entstehen. Nach der Abarbeitung durch diese Firmen können Sie die Resultate wieder einfach in POOL4TOOL importieren und Ihre Mitarbeiterdateien aktualisieren. ZielgruppenManagement Definieren Sie Ihre TeilnehmerZielgruppe nicht nur auf Basis von Stammdaten, sondern auf Basis vorangegangener Veranstaltungen. Selektieren oder streichen Sie Personenkreise für neue Aktivitäten einfach durch das simple anklicken von plus oder minusicons. Kampagnenanalyse Verfolgen, analysieren und optimieren Sie Seminare, Produktschulungen, Verkaufstrainings und PromotionKickoffs. So konzentrieren Sie die Aktivitäten auf die effektivsten Kampagnen. Ertragsverfolgung Ermitteln Sie die Aktivitäten, über die Sie den höchsten Erfolg erzielen, indem Sie beispielsweise erreichte Umsätze der Teilnehmer den Kampagnen zuordnen und so jeden eingenommenen Cent auf eine Kampagnenquelle zurückführen.

6 Dokumentenmanagement Mit dem POOL4TOOL Teamroom haben Sie ein einfach administrierbares Dokumenten ManagementSystem (DMS), um Dateien während des gesamten Veranstaltungsprozesses gemeinsam zu nutzen. Das POOL4TOOL DMS bietet ein gemeinsames Dokumentenverzeichnis zur weltweit einheitlichen und effizienten Kommunikation. Ein zentraler Ort für Ihre aktuellen Dokumente und Tools Die Dokumente sind jederzeit und überall verfügbar Alle Mitarbeiter greifen automatisch immer auf den jeweiligen Letztstand des Dokuments zu Jeder Versand eines Dokuments wird beim Dokument und beim Empfänger protokolliert Aktualisierungen werden revisionssicher versionisiert Zentrale Datenbank Ermöglichen Sie den Benutzern den Zugriff auf eine Dokumentdatenbank, die immer und überall verfügbar ist und aktuell ist sie außerdem. Die Mitarbeiter im Veranstaltungs Orgateam können schnell und einfach auf Anfragen nach Informationen reagieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie sich im Büro, unterwegs oder in den einzelnen Märkten befinden. StichwortSuchfunktion für Dokumente Stellen Sie Infomaterial zur Verfügung, das Mitarbeiter und potentielle Teilnehmer per Mausklick abrufen können. Die Benutzer können ganz einfach ein Dokument ansehen oder direkt aus der Seite mit den Suchergebnissen als Anhang versenden. Ordner und Zugriffsrechte Organisieren Sie Ihre wichtigen Dokumente in benutzerdefinierten Ordnern, und erstellen Sie Sicherheitsregeln für den Zugriff darauf. Präsentationen, Anfahrtspläne, Infomaterial, FeedbackBögen und andere Dokumente speichern Sie nach der Abteilung, dem Tätigkeitsbereich, dem Typ oder anderen Kriterien. Veröffentlichung von Dokumenten Klicken Sie einfach auf den Button Veröffentlichen und stellen Sie Dokumente automatisiert auf Ihre Homepage. POOL4TOOL bietet Ihnen dafür ein eigenes Plugin für Ihr ContentManagementSystem (CMS) z.b. im Intranet.

7 SkillManagement mit POOL4TOOL Die Referentensuche und die Besetzung von Veranstaltungsprojekten ist eine aufwändige Aufgabe, egal ob bei internen Seminarleitern oder externen Fachreferenten. Mit POOL4TOOL können Sie nicht nur eigene Mitarbeiterprofile effizient verwalten, sondern auch externen Referenten und Trainern Zugriff auf ihr Profil in POOL4TOOL geben, damit diese ihr Profil selbstständig aktualisieren. Einfache Suche des richtigen Profils in Sekundenschnelle Selektieren Sie Profile mit musthave und nicetohave Kriterien Sehen Sie bei jeder Veranstaltung oder welchem Markt, wer dort bereits im Zuge welchen Projektes im Einsatz war Geben Sie Partnern oder Marktleitern Zugriff auf die Profildatenbank komplett oder anonymisiert Sparen Sie sich jeglichen Zeitaufwand für die Anonymisierung der Profile Tauschen Sie Profile mit Partnerfirmen einfach aus Greifen Sie auf die SAPModulBibliothek zu um Ihre Profile zu standardisieren Aktualisieren Sie alle Profile auf einmal bei einer Änderung der Suchbegriffe Profilsuche über SkillMatrix Kombinieren Sie alle beliebigen Datenbankfelder bei der Profilsuche und verwenden Sie musthave und nicetohave Kriterien um alle relevanten Mitarbeiterprofile einfach zu finden. Collaborative SkillManagement Greifen Sie auf Profile zu, die Ihnen Ihr Partner freigegeben hat und versenden Sie diese mit Ihrem CI. Lassen Sie externe Mitarbeiter ihre Profile selbst aktualisieren, kontrollieren Sie diese Änderungen und geben Sie die Änderungen frei. Integrierter Versand und EmpfängerTracking Mit POOL4TOOL wissen Sie immer exakt, wann, wer, welches Profil erhalten hat. Es wird sowohl z.b. beim Marktleiter der Empfang, als auch beim Mitarbeiterprofil der Versand protokolliert. Damit wissen Sie bei Gesprächen immer sofort, welcher Mitarbeiter in welchem Projekt bei welchem Markt bereits im Einsatz war und welchen Mitarbeiter Sie wann mit welchen Konditionen bereits budgetiert haben. Beim Versand können Sie außerdem angeben, ob Sie das Profil anonym oder mit allen Details sowie in HTML oder als pdf verschicken wollen.

8 ProjektManagement mit POOL4TOOL Mit Hilfe des POOL4TOOL ProjektPortals können Sie VeranstaltungsProjekte im Team und firmenübergreifend effizient planen, aktualisieren und kontrollieren. Ein zentraler, immer aktueller Projektplan Einfache Kontrolle von mehreren Projekten und den daraus resultierenden Aufgaben Budgetverwaltung zur Kontrolle des Projektbudgets Direkte Übernahme von freigegebenen fakturierbaren Leistungen in Auftragsverwaltung/Fakturierung AufgabenKontrolle mit externen Personen Protokollierung der laufenden Projektarbeit Frühzeitiges Erkennen von kritischen Projektsituationen OfflinePlanung mit MSProject POOL4TOOL ermöglicht Ihnen über ein MSProject Plugin, welches kostenlos von unserer Homepage heruntergeladen werden kann, Projekte aus POOL4TOOL direkt nach MS Project zu laden, lokal zu bearbeiten und anschließend wieder in POOL4TOOL inklusive sämtlicher Verknüpfungen, Ressourcenlisten etc. zu speichern. POOL4TOOL dient damit als zentraler MSProjectServer.

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