Projektmanagement. Projektsteuerung. Dortmund, Oktober 1998

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Harald Lehmann
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1 Projektmanagement Projektsteuerung Dortmund, Oktober 1998 Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231) , FAX: (0231)

2 Inhalt Seite Übersicht 3 Kunst der Projektsteueung 4 Rolle der Projektsteuerung im PM 6 Netzplantechnik 8 Regelkreis 9 Dokumentarten zur Steuerung 11 Statusberichte 12 2

3 Übersicht Projektdefinition Projektdefinition Struktur des Projektmanagements Projektorganisation Prozeßorganisation Projektplanung Kostenplanung Terminplanung Strukturplanung Einsatzmittelplanung Aufwandsschätzung Projektsteuerung Projektpläne Aufwandskontrolle Kostenkontrolle Projektinformation Projektwerkzeuge Terminkontrolle Projektabschluß 3

4 Die Kunst der Projektsteuerung... schon bei den Alten Ägyptern Zuerst die Kunst, zu dem fest vereinbarten Zeitpunkt mit dem Tempelbau fertig zu sein und ihn dann den Priestern zum Gebet zu übergeben. Dann die Kunst, viele Leute zusammenzurufen und sie zu leiten und zu beaufsichtigen, bis das Schiff fertig ist. Die Kunst in die Zukunft zu schauen, um zu ich tun muß und was daraus für den Bau der wissen, was morgen geschehen wird, was Straße nach Theben folgt. Die Kunst der Steuerung großer Projekte mit einigen hundert Sklaven, die du zu leiten hast, oder die kleiner Projekte, die du vielleicht alleine durchzuführen hast. nach H. Kupper 4

5 ... die Kunst der Projektsteuerung Zur Kunst der Projektsteuerung gehört : - zu wissen, was man erreichen will - Erfahrungen richtig auswerten - andere zu überzeugen, aber ihre Argumente zu überdenken - mutig zu sein, tapfer und furchtlos - das Ganze zu sehen, das Einzelne aber nicht zu übersehen und... nach H. Kupper 5

6 Rolle der Projektsteuerung im Projektmanagement PLANUNG Projektorganisation Projektaufbau Projektorganisation Projektleiter Projektfunktionen Projektablauf Meilensteine Aktivitäten Ressourceneinsatz Mitteleinsatz Aufwand Vorgehensmodell Dokumentation Änderungsmanagement Konfigurationsmanagement Methoden und Werkzeuge DURCHFÜHRUNG Projekt X Phase 1 prozeßorientiert Phase 2 prozeßorientiert Überwachung Operatives Controlling Statuserhebung (regelmäßig) Dokumentation Zeit/Kapazität Aktivitätenfortschritt Ressourcen Review Änderungen Schnittstellen Qualität STEUERUNG UND FÜHRUNG Führung durch Zielvereinbarung Arbeitspaketsteuerung Einsatzplanung Statusbesprechungen 6

7 ... Rolle der Projektsteuerung im Projektmanagement Projektlenkung Projektplanung Änderungen Soll Projektsteuerung Abweichung (Soll-Ist) Projektüberwachung Soll-Ist-Vergleich Maßnahmen Ist Projektdurchführung 7

8 Netzplantechnik für die Projektsteuerung Projektmanagement Planung Meilensteine KW 1 KW 2 KW 3 KW 4 Steuerung A1 Ressourcen A2 A3 Kontrolle Maßnahme MA 1 MA 2 MA 3 A4 A5 Änderung M 1 M 2 M 3 M 4 Aktivitäten MA 1 A2,A3 MA 2 A1,A5 MA 3 Arbeitspakete A 1 Termin A 1 1 A 1 2 A 1 3 MA 1 MA 2 MA 3 MA 4 Rückmeldung Controlling Ressourcen Termine Kosten Legende: MA - Mitarbeiter KW - Kalenderwoche A - Aktivitäten M - Meilenstein 8

9 Projektsteuerung und Projektüberwachung als Regelkreis Termine Sollvorgaben Kosten Ressourcen Projektsteuerung Analyse / Soll-Ist Ist-Vergleich Istwert- Erfassung Projektüberwachung 9

10 ... Projektüberwachung und -steuerung als Regelkreis Soll-Werte (gemäß Projektauftrag): - sachliches Ergebnis - Zwischen- und Endtermine - zur Verfügung stehende Mitarbeiter - freigegebenes Budget Soll-Werte Planung Steuerung Soll- Werte Entscheidungen Ist-Werte Maßnahmen Entscheidungen Kontrolle Ist-Werte Durchführung Störungen (aus Projektablauf): - sachliche Änderungen - Terminüberschreitungen - Kapazitätsprobleme - Mitarbeiterprobleme - sonstige 10

11 Vier Dokumentenarten dienen zur Steuerung und Dokumentation aller Projektaktivitäten Statusbericht Aktivität xxx wurde ge- startet Aktivität zzx wird in den nächsten zwei Wochen beendet Aktivität xxx wurde abgeschlossen (Dokument yyy im Verzeichnis \...\... ) Aktivität zzz erbrachte ein Zwischenergebnis (Dokument zzz im Verzeichnis \...\... ) Frühwarnung Aktivität Hintergrund Lösungs- Verantvorschläge wortlicher xxx droht... a)... XY 2 Wochen Verzöge-... b)... YY rung c)... ZZ... Rote Ampel Aktivität Hinter- Lösungsvorschläge Verantgrund wortlicher xxx muß... a)... XX verscho Wochen Verzögeben wer-... rung mit Auswirkunden... gen auf folgende Aktivitäten... b)... YY drei Wochen... Entscheidungsvorlage Aktivität Entscheidungsalternativen Alternative A... Alternative B... nicht Empfehlung A gefolgt gefolgt wird 11

12 Statusberichte informieren über den Arbeitsgruppenfortschritt und sind verbindliche Aussagen der Verantwortlichen Statusbericht - Inhalt Verständliche Beschreibung von Ereignissen und laufenden Aktivitäten Verweis auf Projektplan (Aktivitäts-ID) Verweis auf Ergebnisbericht - Dokumentenname - Verzeichnis auf Projektserver Erstellung Verantwortlich für die Richtigkeit des Inhalts ist der Arbeitsgruppenleiter Projektleitung prüft Aktivitäten gegen den Projektplan Projektplan überprüft die Qualität der Ergebnisberichte. Bei Schnittstellen muß der empfangende AG-Leiter bestätigen, ob Ergebnisse ausreichend waren Erst wenn der Statusbericht geprüft ist bzw. nach Prüfung korrigiert wurde, gilt er als angenommen 12

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