Einfachheit in Wirtschaftsinformatik und Controlling

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1 Jan vom Brocke Jörg Becker Herausgeber Einfachheit in Wirtschaftsinformatik und Controlling Festschrift für Heinz Lothar Grob Verlag Franz Vahlen München

2 Inhaltsverzeichnis I. Einfachheit 11 Warum einfach schwierig ist 13 Alexander Dilger Das Prinzip der Einfachheit und die Implementierung von ökonomischer Bildung in das allgemein bildende Schulsystem 25 Hans Kaminski Das Prinzip der Einfachheit als didaktische Handlungsmaxime zur Sicherung des Lerntransfers 45 Sabine Seufert Einfachheit als Gestaltungsfaktor von Wissensmanagementsystemen: Eine conjoint-analytische Untersuchung 61 Heinz Holling, Philipp Alexander Freund, Jörg-Tobias Kuhn Hybride Organisationsformen: Eine Herausforderung für das Management von Einfachheit 75 Michael Reiß Schalke 04 als Daseinsvorsorge: Staatliche Regulierung und die internationale Mittelmäßigkeit deutscher Fußballvereine 93 Karl-Hans Hartwig Einfachheit als Charakteristikum des Vollständigen Finanzplanes 107 Martin B. Schultz II. Einfachheit in der Wirtschaftsinformatik 127 Geschäftsprozessmanagement: Mit einer einfachen Modellierungssprache schneller zum Ziel 129 Jörg Becker Serviceorientierung: Vereinfachung von Softwareentwicklung? 145 Gottfried Vossen, Knut Zengerling, Gunnar Thies

3 VIII Inhaltsverzeichnis Produktionscontrolling durch Integration von Business Intelligence mit Manufacturing Execution Systemen 165 Paul Alpar, Jan Philipp Louis Die dreidimensionale Visualisierung objektorientierter Programmstrukturen 179 Alexander Fronk, Ernst-Erich Doberkat Berichtswesenvereinfachung: Perspektiven für eine gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatikforschung 199 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Das Pferd frisst keinen Gurkensalat: Überlegungen zur Internet Governance 217 Thomas Hoeren Die Skelett-Bibliothek Muesli 233 Herbert Kuchen Benford-Analyse: Einfachheit oder Schlichtheit? 249 Ulrich Müller-Funk, Stephan Dlugosz III. Einfachheit im Controlling 269 Komplexitätsreduktion beim Solvenztest 271 Jörg Baetge, Peter Brüggemann, Thorsten Melcher Einfachheit in der Gesetzgebung: Kostentreiber Rechtskomplexität und Ansätze des Rechtscontrollings 291 Andreas Hoffjan, Annehild Bramann, Stefan Kentrup Flache Zinsstrukturkurven in der Investitionsrechnung: Einfach, aber auch harmlos? 307 Andreas Pfingsten Die Konvergenz von internem und externem Rechnungswesen: Vereinfachung und Qualitätssteigerung durch Vereinheitlichung 317 Hans-Jürgen Kirsch, Corinna Ewelt

4 Inhaltsverzeichnis IX Controlling als Instrument des Allianzmanagements 331 Theresia Theurl Harmonisierung des Rechnungswesens: Ein Ansatz zur Vereinfachung des Controllings? 347 Peter Kajüter Controlling in Non-Profit-Organisationen am Praxisbeispiel des DRK-Landesverbandes Westfalen-Lippe e. V. 365 Wilfried Lange Beschaffungsmanagement: Vom Preisvergleich zum Risk Assessment 379 Wilfried von Eiff Prozessorientiertes Call Center-Controlling 395 Frank Bensberg, André Coners Risikokosten in der Kreditkalkulation 415 Manfred Steiner, Henning Fock, Andreas Rathgeber Trends in der Vereinfachung von Controllingorganisation und -prozessen 433 Péter Horváth Einfachheit versus Komplexität von Rechnungslegungsinformationen: Empirische Befunde 447 Christoph Watrin, Christiane Pott Kennzahlensteuerung in der Spezialchemie 459 Jens Leker, Michael Kruse Lebensphasenorientierte Finanzplanung zur Optimierung der privaten Altersvorsorge 477 Wolfgang Berens, Thorsten Knauer, Christian Maiworm, Arnt Wöhrmann Identitätsbasiertes Markencontrolling 493 Christoph Burmann, Heribert Meffert, Marc Jost-Benz

5 X Inhaltsverzeichnis IV. Einfachheit in der Schnittstelle zwischen Wirtschaftsinformatik und Controlling 513 Controlling der IT-Integration: Ein konzeptionelles Vorgehensmodell 515 Gerhard Schewe, Stephan Lohre, Christiane Genius Was kosten Prüfungen? Vereinfachung durch den Einsatz computergestützter Prüfungssysteme 531 Jan-Armin Reepmeyer Bewertung von Produktionsprozessen: Grobanalyse mit Rapid Modeling-Software 547 Martin Poiger, Werner Jammernegg, Alfred Taudes Einfachheit als Herausforderung für die Volkswirtschaftsinformatik 559 Stefan Kooths Die Komplexität der Einfachheit im Ökocontrolling 575 Stefan Bieletzke IT-Risiken im Change Management 591 Manfred Grauer, Anke Schüll Komplexitätsmanagement im Bankenbereich: Eine IT-Controlling-Fallstudie 605 Christoph Rosenkranz, Roland Holten Systemarchitektur für Unternehmenssteuerungssysteme: Ein serviceorientierter Ansatz 623 Robert Winter, Jörg H. Mayer Wirklich einfach? Technologiegetriebene (Re-)Organisationen und ihr Controlling mit VOFIs und PROFIs 649 Jan vom Brocke, Stefan Klein Autorenverzeichnis 667 Sponsorenverzeichnis 693 Stichwortverzeichnis 695

6 Berichtswesenvereinfachung: Perspektiven für eine gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatikforschung Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Zusammenfassung: Die Bereitstellung zielsetzungsgerechter Informationen im Rahmen des Berichtswesens ist eine wichtige Aufgabe des Controllings. Allerdings fehlt häufig in den Unternehmen eine durchgängige und konsistente Berichtswesenkonzeption, was zu irrelevanten, inflationären Zahlenkolonnen, individuellen Auswertungen, Inkonsistenzen und hohem Personalaufwand für die Pflege der Berichte führen kann. Eine Vereinfachung des Berichtswesens ist ein wesentlicher Beitrag zu dessen Effektivität und Effizienz. Die Wissenschaft kann hierzu aus gestaltungsorientierter Sicht durch eine systematische und theoriegeleitete Entwicklung geeigneter Sprachen, Methoden, Modelle und Implementierungen beitragen. Der Beitrag identifiziert wesentliche Artefakte der Berichtswesenvereinfachung und diskutiert ausgewählte Gestaltungsfelder ausführlich. Schlüsselworte: Controlling, Berichtswesen, Modellierung, Design Science 1 Berichtswesenvereinfachung als Aufgabe des Controllings Als eine wesentliche Aufgabe des Controllings stellen Alpar et al. die Gestaltung der betrieblichen Infrastrukturen zur Informationsversorgung von Entscheidungsträgern heraus. 1 Wesentlicher Bestandteil dieser Infrastruktur ist das Berichtswesen, dem in Unternehmen die Aufgabe zukommt, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Steuerung des Unternehmens bereitzustellen. Bei der Gestaltung des Berichtswesens legt das Controlling fest, welche verfügbaren Daten in steuerungsrelevante Informationen, beispielsweise in verdichteter Form als Kennzahlen, bereitgestellt werden sollen. 1 Vgl. Alpar et al. (2005), S. 94.

7 200 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann In einer Umfrage auf den EHI-Technologietagen 2007 wurden 38 technisch ausgerichtete Handelsexperten zu der Notwendigkeit von Vereinfachungen in ihrem Berichtswesen befragt. Rund 50 % wünschen sich einen besseren Abgleich von den angebotenen Informationen mit ihren Bedürfnissen und zugleich eine Verringerung der Berichtsanzahl. Unterschiedliche, nicht klar definierte Kennzahlendefinitionen und Begrifflichkeiten werden ebenso wie die Aktualität der Berichte moniert (vgl. Abb. 1). Wie wichtig erachten Sie folgende Verbesserungen für Ihr Berichtswesen? (n= 38) Verbesserung der Aktualität der Berichte Präzisierung und Vereinheiltichung der Kennzahlendefinitionen Vereinheitlichung des Begriffsgebrauchs Überarbeitung der für die Auswertung herangezogenen Bezugsobjekte Bessere Überlappung vom Informationsangebot in den Berichten und der Informationsnachfrage der Anwender Verringerung der Berichtsanzahl Pflege des Berichtsinventars als zentrales Verzeichnis aller Unternehmensberichte 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% sehr wichtig wichtig unentschlossen unwichtig sehr unwichtig Abb. 1: Verbesserungspotenziale im Berichtswesen Die Pflege des Berichtswesens ist ressourcenintensiv. Deshalb sollte eine Vereinfachung des Berichtswesens dazu beitragen, dass die Komplexität der Wartungsaufgabe reduziert und die Wartungsaufgabe damit insgesamt verbessert und vereinfacht wird. Die Wirtschaftsinformatik als Wissenschaft kann zu dieser Aufgabe beitragen, indem sie Artefakte schafft, die zur Lösung des Problems der Berichtswesenvereinfachung dienen. Diese gestaltungsorientierte Ausrichtung wird international unter dem Begriff Design Science diskutiert (vgl. Kapitel 2). Indem wir in diesem Beitrag wesentliche Artefakte identifizieren, zeigen wir, dass die Berichtswesenvereinfachung ein interessantes Forschungsfeld für eine gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatik darstellt. Nach einem zusammenfassenden Ü- berblick greifen wir ausgewählte Artefakte auf, um diese ausführlich zu diskutieren (vgl. Kapitel 3). Abschließend ergänzen wir unsere Überlegungen um eine Controllingsicht, die die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der vorgeschlagen Artefakte selbst hinterfragt (vgl. Kapitel 4).

8 Berichtswesenvereinfachung Gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatikforschung Wie Fragestellungen um die informationstechnologische Gestaltung des Berichtswesens zum Kern der Wirtschaftsinformatikdiskussion zählen, so sind auch forschungsmethodische und wissenschaftstheoretische Diskussionen Bestandteil der Wirtschaftsinformatikdisziplin selbst. 2 Wissenschaftstheoretische Debatten, beispielsweise auch die zum normativen und deskriptiven Paradigma des Controllings, dienen dazu, die Grundlagen für eine gemeinschaftliche Wissensgewinnung zu legen, um auf diese Weise den Austausch von Forschungsergebnissen zwischen Wissenschaftlern sowie zwischen Wissenschaft und Praxis zu ermöglichen. Gegenwärtig ist ein Kernbereich der Wissenschaftstheorie, die Epistemologie, 3 vermehrt ins Zentrum der internationalen wie deutschen Diskussion gerückt. 4 Während die gestaltungsorientierte Forschung seit jeher zum Kern deutscher Wirtschaftsinformatik zählt, erlangt sie in der Information Systems-Forschung erst langsam an Bedeutung. Synonym zur gestaltungswissenschaftlichen Forschung wurde in Information Systems der Begriff Design Science Research geprägt. Gegenstück der Gestaltungsorientierung ist die bislang im internationalen Raum dominierende verhaltenswissenschaftliche Forschung, die mit dem Begriff Behavioural Science Research bezeichnet wird (zur Abgrenzung der beiden Forschungsperspektiven vgl. Tab. 1). Kriterium Forschungsgegenstand Forschungsergebnisse Behavioural Science Research Soziale organisatorische Phänomene im Zusammenhang mit Fragen der Analyse, Gestaltung, Umsetzung und des Managements von Informationssystemen Entwicklung und Bestätigung/Falsifizierung von Theorien im Kontext der Analyse, Gestaltung, Umsetzung und des Managements von Informationssystemen Design Science Research IT-Artefakte im Sinne künstlich geschaffener Phänomene ( Artificial Phenomena ) Innovative IT-Artefakte ( Rather than producing general theoretical knowledge, design scientists produce and apply knowledge of tasks or situations in order to create effective artefacts. ) Vgl. Frank (2003); Heinrich (2005). Epistemologie (synonym: Erkenntnistheorie): Die Epistemologie ist ein Teilbereich der Wissenschaftstheorie. Sie beschäftigt sich im Speziellen mit der Frage nach den Möglichkeiten menschlicher Erkenntnis. Vgl. Becker et al. (2003). Vgl. z. B. Hirschheim (1985); Niehaves, Stahl (2006).

9 202 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Forschungsziele Wissensverständnis Normative Dimension Behavioural Science Research versucht zu erforschen, was wahr ist. Behavioural Science Research produziert wahres Wissen. Behavioural Science Research ist in erster Linie deskriptiv und erklärend ( Problem Understanding Paradigm ). Design Science Research versucht zu erforschen, was anwendbar bzw. effektiv ist. Design Science Research nutzt existierendes Wissen und wendet dieses auf Problemsituationen an. Design Science Research versucht, Handlungsempfehlungen zu geben und Artefakte zu entwerfen, die diese Handlungsempfehlungen umsetzen ( Problem Solving Paradigm ). Tab. 1: Abgrenzung von Behavioural und Design Science Research 5 Aufbauend auf den Arbeiten von Simon 6 konzeptionalisieren March/Smith 7 ihr Verständnis des Design Science Research in der Information Systems-Disziplin. Ihrer Argumentation folgend lässt sich Behavioural Science Research vor allem durch eine stark theoretische Ausrichtung, Erklärungskompetenz, Aufbau von Theorien und durch einen kritisch-distanzierten Erklärungsanspruch charakterisieren. Design Science Research hingegen zeichnet sich durch eine starke Anwendungsorientierung, Problemlösungskompetenz, Gestaltung von IT-Artefakten und durch einen stark normativen Anspruch aus. Konstrukte/ Sprachen Methoden Modelle Implementierungen Konstrukte liefern die sprachlichen Mittel, mit denen ein Problem beschrieben und kommuniziert werden kann. Methoden explizieren den Prozess, wie eine bestimmte Klasse von Problemen mithilfe des zur Verfügung stehenden Lösungsraums adressiert werden soll. Methoden verwenden Konstrukte, um einen Anwendungsbereich zu repräsentieren und hier den Problem- und Lösungsraum zu erfassen. Implementierungen stellen die Anwendung von Konstrukten, Methoden und Modellen in einem lauffähigen System dar. Tab. 2: IT-Artefakte gestaltungsorientierter Wirtschaftsinformatikforschung 8 Hierbei hat insbesondere die Diskussion um die Design-Artefakte einen zentralen Stellenwert eingenommen und eine hohe Anschlussfähigkeit an die theoretische Diskussion zum Design Science Research für die Praxis gestaltungsorientierter In Anlehnung an Hevner et al. (2004); March, Smith (1995). Vgl. Simon (1981). Vgl. March, Smith (1995). In Anlehnung an Hevner et al. (2004).

10 Berichtswesenvereinfachung 203 Forschung offenbart. So soll die gestaltungswissenschaftliche Forschung ihre hohe Praxisrelevanz insbesondere durch den Bau von Prototypen und durch exemplarische Umsetzungen erreichen. 9 Nah an der betrieblichen Praxis und an organisatorischen Anforderungen sollen prototypische Implementierungen den Nutzen theoretischer Erkenntnisse demonstrieren. Die IT-Artefakte gestaltungsorientierter Wirtschaftsinformatik gliedern sich entsprechend in diesen Umsetzungsprozess in Form von Konstrukten bzw. Sprachen, Methoden, Modellen und Implementierungen ein (vgl. Tab. 2). Forschung, die auf die Konstruktion solcher Artefakte zielt, hat Grob in umfangreichen Projekten immer wieder erfolgreich betrieben, was sich insbesondere an Produkten und Forschungsprototypen wie VOFI, OpenUSS, HERBIE oder dem Freestyle Learning-Konzept zeigt. 3 IT-Artefakte der Berichtswesenvereinfachung 3.1 Überblick Das Problem der Berichtswesenvereinfachung lässt sich dadurch charakterisieren, dass eine gegebene Menge an Berichten im Unternehmen in ihrer Anzahl und/oder Struktur so verändert wird, dass der Aufwand zur Pflege des Berichtswesens gesenkt wird und dabei die Abdeckung eines gegebenen Informationsbedarfs durch das Berichtswesen im Unternehmen sich zumindest nicht verschlechtert. Abb. 2: Aufgaben und IT-Artefakte der Berichtswesenvereinfachung Die Zielsetzung der Berichtswesenvereinfachung erfordert dabei die Konstruktion verschiedener Typen an IT-Artefakten, die sich den idealtypischen Phasen eines Projekts zur Berichtswesenvereinfachung zuordnen lassen (vgl. Abb. 2): Modellierung des Ist-Berichtswesens: Ein Großteil der im Rahmen der Berichtswesenvereinfachung zu konstruierenden IT-Artefakte sind Informationssystemmodelle (kurz: Informationsmodelle), die sich als Unterstützungsin- 9 Vgl. Lee (2000); Jani (2001).

11 204 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann strument bei der Gestaltung betrieblicher Informationssysteme bewährt haben. 10 Hierfür ist eine Modellierungstechnik zu entwickeln, die aufzeigt, welche konzeptionellen Aspekte vom Modellierer identifiziert werden sollen, welche repräsentationellen Aspekte zu deren Dokumentation zu verwenden sind und wie bei der Anwendung dieser Sprachaspekte vorzugehen ist. 11 Die Modellierungstechnik muss dabei geeignet sein, Berichte unterschiedlicher Anwendungssystemtypen, wie z. B. Online Analytical Processing (OLAP)- Systeme, Executive Information Systems (EIS), Listengeneratoren in ERP- Systemen und Tabellenkalkulationsprogramme, darzustellen (vgl. Abschnitt 3.2). Der Erstellungsprozess von Berichtswesenmodellen kann durch weitere IT-Artefakte unterstützt werden, die sich hinsichtlich des Automatisierungsgrades der Modellierungsunterstützung im Berichtswesen unterscheiden. Neben Anleitungen zur Organisation einer manuellen Erstellung der Berichtswesenmodelle ist eine automatisierte Ist-Modellierung denkbar und aufgrund der hohen Kosten von Modellierungsprojekten auch anzustreben. Forschungsgegenstand ist dabei die Entwicklung von Konvertern, die die technischen Metadaten der Anwendungssysteme im Berichtswesen auslesen, interpretieren und in das Repository eines Modellierungswerkzeugs schreiben, das die Modellierungssprache zur Repräsentation der Berichtsweseninhalte unterstützt. Standardisierte Austauschprotokolle für Berichtsdefinitionen können diese Aufgabe unterstützen. Das Austauschformat selbst stellt Sprachkonstrukte zur Verfügung, deren Entwicklung ebenfalls Gegenstand einer konstruktionsorientierten Wirtschaftsinformatik sein kann. Identifikation von Vereinfachungspotenzialen: Nach der Erstellung des Ist- Modells eines Berichtswesens ist dieses auf Vereinfachungspotenziale hin zu untersuchen. Die methodische Unterstützung dieser Aufgabe stellt ein bisher wenig adressiertes Forschungsfeld dar, sodass sich hierzu bisher keine Methoden etablieren konnten. Solange kein methodischer Ansatz vorliegt, der andere hinsichtlich seines Einsatznutzens dominiert, ist dafür zu plädieren, dass im Rahmen der Untersuchung multimethodisch vorgegangen wird. Vorliegende Ansätze zur Vereinfachung sehen beispielsweise vor, dass das Ist- Modell des Berichtswesens anhand statistischer Kennzahlen analysiert wird (vgl. Abschnitt 3.3). Ein alternativer Ansatz sieht den Vergleich des bestehenden unternehmensspezifischen Berichtswesens mit Referenzmodellen vor (vgl. Abschnitt 3.4). Konsolidierung der Ergebnisse der Ist-Analyse: Die einzelnen Verfahren zur Ist-Analyse können prinzipiell unterschiedliche Gestaltungsempfehlungen zum Ergebnis haben. Das multimethodische Vorgehen kann daher bedingen, dass die gegebenenfalls sogar konfliktären Gestaltungsempfehlungen zu einer 10 Vgl. z. B. Becker, Schütte (2004). 11 Vgl. Becker et al. (2001).

12 Berichtswesenvereinfachung 205 einheitlichen Konzeption konsolidiert werden. Die Entwicklung geeigneter Methoden und deren Softwareunterstützung stellen weitere Aktionsfelder für eine konstruktionsorientierte Wirtschaftsinformatikforschung dar. Geeignete Lösungsansätze könnten z. B. Anleihe an Methoden zur Modellintegration nehmen. 12 Das gegebenenfalls konsolidierte, vereinfachte Berichtswesenmodell kann mit derselben Modellierungstechnik im selben Modellierungswerkzeug dargestellt werden. Es bildet die Ausgangsbasis für die Umsetzung des Fachkonzepts in die Implementierung, der gegebenenfalls ein Abgleich mit der Soll-Konzeption voranzustellen ist. Der hier verfolgte Ansatz der Berichtsvereinfachung sieht vor, dass ein bestimmter Informationsbedarf gegeben ist, der mit einem vereinfachten Berichtswesen abgedeckt werden soll. Im Rahmen der Soll-Konzeption wird dagegen der Informationsbedarf selbst infrage gestellt wird. Hierzu können daten-, personen-, ziel- bzw. aufgabenorientierte und wiederum referenzmodellbasierte Ansätze der Informationsbedarfsanalyse eingesetzt werden, deren Ergebnisse ebenfalls zu konsolidieren sind. 13 Unsere Diskussion, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben kann, zeigt, dass alle gängigen IT-Artefakttypen (vgl. Abschnitt 2) im Kontext der Berichtswesenvereinfachung relevant sind (vgl. Tab. 3). Ausgewählte Artefakttypen der Berichtswesenvereinfachung werden im Folgenden ausführlich diskutiert (in Tab. 3 sind diese grau hinterlegt). Phase Artefakt Artefakttyp Modellierung des Konverter zur automatischen Ist- Ist- Berichtswesens Modellierungstechnik zur Repräsentation von Berichten Modellierungswerkzeug für die Modellierungstechnik zur Repräsentation von Berichten Methode zur Organisation der Berichtsaufnahme Modellierung Standardaustauschformat für Berichtsdefinitionen Methoden Implementierungen Methoden Implementierungen Sprachkonstrukte Methoden zur Modellintegration finden sich beispielsweise bei Ehrig et al. (2007); Pfeiffer, Gehlert (2005); Mendling, Simon (2007). 13 Hierzu können daten-, personen-, ziel- bzw. aufgabenorientierte und wiederum referenzmodellbasierte Ansätze der Informationsbedarfsanalyse eingesetzt werden, deren Ergebnisse ebenfalls zu konsolidieren sind, vgl. Knackstedt et al. (2005).

13 206 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Identifikation von Vereinfachungspotenzialen Konsolidierung der Ergebnisse der Ist-Analyse Statistische Verfahren zur Identifikation von Vereinfachungspotenzialen Methoden Referenzmodelle für das Berichtswesen Modelle Softwarewerkzeuge zur Identifikation von Vereinfachungspotenzialen Implementierungen Verfahren zur Konsolidierung der Ist- Analyse-Ergebnisse Methoden Softwarewerkzeuge zur Unterstützung der Verfahren zur Konsolidierung Implementierungen Modellierungstechnik zur Repräsentation Methoden von Berichten Modellierungswerkzeug für die Modellierungstechnik zur Repräsentation Implementierungen von Berichten Tab. 3: IT-Artefakte der Berichtsvereinfachung 3.2 Modellierungstechnik zur Repräsentation von Berichten Die Relevanz der Entwicklung einer Modellierungstechnik für das Ist-Berichtswesen ergibt sich aus der Bedeutung von Informationsmodellen als Grundlage für eine systematische Informationssystemgestaltung. Für die Modellierung von Berichtssystemen ist bereits eine Vielzahl von Modellierungstechniken vorgeschlagen worden. In der Praxis verbreitet ist die Pflege von Berichts- und Kennzahlenblättern in Form von MS-Word-Dokumenten oder MS-Excel-Tabellen. 14 Mit dem Aufkommen von OLAP-Systemen wurde ein Schwerpunkt auf die Modellierung multidimensionaler quantitativer Datenräume gelegt, die sich entlang von Kennzahlensystemen und alternativen Bezugsobjekthierarchien auswerten lassen. Die verschiedenen vorgeschlagenen Modellierungsansätze unterscheiden sich insbesondere im Detaillierungsgrad der Spezifikation verschiedener Arten von Kennzahlenbeziehungen, den Möglichkeiten zur Einschränkung des relevanten Bezugsobjektraumes und der Berücksichtigung weiterer spezieller Anforderungen, wie z. B. die Historisierung von Dimensionshierarchien. Die Ansätze verwenden zudem jeweils abweichende Begriffe und schlagen verschiedene Symboliken und Topologien für die grafische Repräsentation vor. 15 Ihnen gemeinsam ist, dass sie 14 Vgl. Becker, Winkelmann (2008), S Für eine ausführliche Übersicht vgl. Böhnlein (2001).

14 Berichtswesenvereinfachung 207 sich auf die Abgrenzung und Strukturierung des zu analysierenden quantitativen Datenraums beschränken. Allerdings unterstützen nicht alle Anwendungssysteme eines Berichtswesens die Navigation durch einen durch Bezugsobjekthierarchien und Kennzahlensysteme aufgespannten Informationsraum. In vielen Fällen wird eine weitestgehend unveränderliche Tabellenstruktur angeboten, wobei gegebenenfalls noch Sortierungen oder das Auf- und Zuklappen von Summenberichtszeilen unterstützt werden. Auch bei der Implementierung von OLAP-Berichten muss derjenige, der einen Bericht anlegt, entscheiden, welche Tabellenansicht auf den mehrdimensionalen Datenraum dem Berichtsnutzer als Ausgangsbasis nach Aufruf des Berichts angezeigt werden soll. Insofern greift die alleinige Spezifikation des Navigationsraums sogar bei der fachlichen Konzeption von OLAP-Berichten zu kurz. Es stellt daher einen Beitrag zum gegenwärtigen Stand der Forschung dar, eine integrierte Modellierungstechnik zu entwickeln, die sich sowohl für die inhaltliche Spezifikation von OLAP-Systemen als auch von herkömmlichen Berichtsgeneratoren eignet. Ein konzeptioneller Lösungsansatz für diese Fragestellung sieht vor, die auf Bezugsobjekten und Kennzahlen basierende Definition von Tabellenstrukturen mit der auf Bezugsobjekthierarchien und Kennzahlensystemen basierenden Eingrenzung von Navigationsräumen zu verbinden. 16 Wird die Navigation durch den Informationsraum nicht unterstützt, so kann die Zuweisung des Navigationsraums zur Tabellenstruktur unterbleiben. Wird die Zuweisung vorgenommen, müssen sich Bezugsobjekte und Kennzahlen der Tabellenstruktur im zugeordneten Navigationsraum wiederfinden. Dieses Konzept liegt beispielsweise der Modellierungssprache H2 for Reporting zugrunde, 17 die in mehreren Praxisprojekten bereits evaluiert werden konnte und dabei eine methodische Grundlage für die Dokumentation der Ist-Berichtswesen von Unternehmen gebildet hat. Ein Bericht wird dabei über die Festlegung seiner Spalten- und Zeileninhalte definiert. Das Konzept der Position wird eingeführt, um auf der gleichen Spalten- bzw. Zeilenebene Strukturbrüche in dem Sinne zu ermöglichen, dass Bezugsobjekte unterschiedlicher Dimensionen bzw. Dimensionsausdrücke in einer Spalten- bzw. Zeilenebene angezeigt werden können. 16 Vgl. Knackstedt (2006), S Vgl. Becker et al. (2007).

15 208 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Bericht Umsatzentwicklung Personalbedarfsplanung Zeilen H2 for Reporting-Modell des Berichts 2004 und und 2005 => D[Zeit nach Jahr, Monat, Tag] <Jahr>:(2004, 2005) D D Zeit nach Jahr, Monat, Tag Leistungsstellen Leistungsstelle Warenbereiche WRB 1, WRB2 und WRB 3 => D[Produkt nach Warenbereich, Warenlinie] <Warenbereich>:(WRB 1, WRB 2, WRB 3) D Produkt nach Warenbereich, Warenlinie Berichtsstruktur LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 WRB 1 WRB 2 WRB 3 LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 WRB 1 WRB 2 WRB 3 Umsatz Spalten + K Umsatz Legende Bericht D Dimension + K Kennzahl Berichtszeilendefinition Navigationsraum Dimensionsausschnitt Position Berichtsspaltendefinition Abb. 3: Beispielbericht Umsatzentwicklung mit Positionen 18 Abb. 3 zeigt das H2 for Reporting-Modell eines Berichts zur Umsatzentwicklung sowohl für Leistungsstellen als auch für einzelne Warenbereiche. Würde an dieser Stelle auf Positionen verzichtet, so würden in der Berichtstabelle zu jeder Leistungsstelle (LS) der Dimension Leistungsstelle alle Warenbereiche (WRB) der Dimension Produkt nach Warenbereich, Warenlinie ausgewiesen. Da jedoch nicht der Umsatz, den jede Leistungsstelle mit den einzelnen Warenbereichen erzielt hat, sondern die Umsätze der Warenbereiche und Leitungsbereiche unabhängig voneinander interessieren, wird die Kombination dieser Bezugsobjekte durch die Verwendung von Positionen verhindert. 3.3 Statistische Verfahren zur Identifikation von Vereinfachungspotenzialen Bei der Modellierung des Berichtswesens eines Unternehmens können mehrere Hundert Berichtsspezifikationen auf Basis von Standardberichten zusammenkommen. Angesichts der hohen Anzahl zu vergleichender Elemente ist der Controller bei der Analyse des Ist-Modells auf Vereinfachungspotenziale überfordert. Deshalb ist die Entwicklung von Hilfsmitteln, die einen aggregierten Blick auf die 18 Quelle: Becker et al. (2007).

16 Berichtswesenvereinfachung 209 Berichtsspezifikationen vermitteln und gezielte Hinweise auf mögliche Ansätze zur Vereinfachung bieten, von großer praktischer Relevanz. Statistische Auswertungen des Repositories eines Modellierungswerkzeugs zur Berichtswesenmodellierung können solche Hilfsmittel darstellen. Abb. 4 zeigt exemplarisch Auswertungsmöglichkeiten, wie sie im H2-Toolset realisiert sind, 19 das als Metamodellierungswerkzeug auch die Sprache H2 for Reporting unterstützt. Abb. 4: Statistische Analyse des Berichtswesens mit dem H2-Toolset Die Analyse der Kennzahlenverteilung zeigt, dass einige Kennzahlen verhältnismäßig selten verwendet werden. Für diese Kennzahlen ist es häufig ausreichend, dass diese zur Laufzeit von den Berichtssystemen berechnet werden. Die performancesteigernde Speicherung der Kennzahlenwerte im Data Warehouse ist häufig nicht notwendig. Damit gibt die Auswertung der Kennzahlenverteilung einen Hinweis auf Kennzahlen, für die geprüft werden sollte, ob diese nicht aus der Datenbank entfernt werden sollten, sodass sich der Datenbestand reduziert und seine Wartung entsprechend vereinfacht. 20 Die Übersicht der Kennzahlen- Berichts-Zuordnung zeigt auf einen Blick, welche Berichte gegebenenfalls von der 19 Vgl. Knackstedt et al. (2006). 20 Vgl. Seidel et al. (2007), S. 233.

17 210 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Änderung der Speicherstrategie betroffen wären. Die seltene Verwendung bestimmter Kennzahlen oder Dimensionen in Berichten kann auch darauf zurückzuführen sein, dass diese Berichtselemente lediglich abweichend von der sonstigen Unternehmenspraxis bezeichnet wurden und ansonsten strukturgleich zu anderen anders bezeichneten Berichtselementen sind. Die Analyse sollte deshalb mit einer Überprüfung der Verwendung von Synonymen und Homonymen einhergehen, 21 um gegebenenfalls durch die Beseitigung mehrfach vorhandener strukturgleicher Elemente einen Beitrag zur Vereinfachung des Berichtswesens zu leisten. Mit der Übersicht zur Berichts-Empfänger-Zuordnung kann überprüft werden, ob jeder Bericht auch nachgefragt wird. Ein Hilfsmittel von herausragender Bedeutung ist die Klassifizierung der Berichte nach Ähnlichkeit. Neben den im Bericht verwendeten Kennzahlen und Bezugsobjekten sowie dem Berichtsempfänger kann sich die Klassifikation auch auf zusätzliche Berichtsattribute, wie z. B. auf den Berichtsverantwortlichen oder die Periodizität, stützen. 22 Ziel der Identifikation ähnlicher Berichte ist es dabei zu erkennen, ob bestimmte Berichte sich nur darin unterscheiden, dass der zur Verfügung stehende Datenbestand auf unterschiedliche Art und Weise aggregiert bzw. in Tabellenstrukturen angeordnet wird. Solche Berichte können dann in der Regel durch einen gemeinsamen Basisbericht abgedeckt werden, der mit der Möglichkeit zur Filterung der Berichtsdaten beim Aufruf des Berichts versehen wird. Die Berichtsvarianten werden dann zur Laufzeit generiert, wodurch sich die Anzahl der zu pflegenden Basisberichte reduzieren lässt. Unterstützt durch die genannten Hilfsmittel konnten in der Praxis einige recht beeindruckende Reduktionen an Berichtsdefinitionen erzielt werden. 23 Die wissenschaftlich geleitete Konzeption und Evaluation entsprechender Methoden steht aber insgesamt noch am Anfang. Einerseits weisen die einzelnen Hilfsmittel selbst noch Entwicklungspotenziale auf und andererseits wäre auch eine systematische Verknüpfung der Einzelinstrumente zu einer integrierten Methodik wünschenswert. 3.4 Referenzmodelle für das Berichtswesen Referenzmodelle werden allgemein mit der Intention konstruiert, diese in unterschiedlichen Anwendungskontexten wiederzuverwenden. Sie dienen damit als Bezug bzw. als Empfehlung für die Konstruktion von Modellen, die auf einen bestimmten Anwendungskontext ausgerichtet sind. Der Einsatz von Referenzmodellen im Rahmen der Berichtswesenvereinfachung basiert darauf, dass Refe- 21 Vgl. Seidel et al. (2007), S Vgl. Seidel et al. (2007), S Vgl. z. B. Becker et al. (2007).

18 Berichtswesenvereinfachung 211 renzmodelle im Allgemeinen bereits in sich konsolidiert und möglichst vereinfacht sind. Typische Probleme historisch gewachsener Berichtswesen, wie z. B. die unkontrollierte Verwendung von Synonymen und Homonymen, sollten daher in Referenzmodellen nicht auftreten. Indem Abweichungen zum Referenzmodell identifiziert und nach Möglichkeit eliminiert werden, kann somit angestrebt werden, den Grad der Vereinheitlichung des eigenen Berichtswesens zu erhöhen. Eine Beschränkung erfährt dieser Ansatz derzeit insbesondere dadurch, dass Referenzmodelle heute hauptsächlich auf die Gestaltung des operativen Informationssystems beschränkt sind (z. B. für Handel, Industrie, Versicherung etc.). 24 In der Praxis vertretene Ansätze beziehen sich häufig entweder auf Teilbereiche eines betrieblichen Kennzahlensystems (beispielsweise das DuPont-Schema oder das ZVEI-System) oder auf die Strukturierung eines Berichtswesens unter Vernachlässigung der konkreten Berichtswesenausprägung (beispielsweise Balanced Scorecard oder Tableau de Board). 25 Die Entwicklung von Referenzmodellen für das betriebliche Berichtswesen stellt daher ein relevantes Forschungsfeld dar. 26 Die zukünftige Konstruktion von Referenzberichtsmodellen kann sich an Vorgehensmodellen orientieren, die den Modellierungsprozess in unterschiedliche Phasen gliedern: 27 Definition des Projektziels: Die erste Phase des Vorgehensmodells dient der Umschreibung des Problembereichs, für den das Referenzmodell konstruiert werden soll. Auswahl einer geeigneten Modellierungssprache: Ausgehend vom Modellierungszweck der Berichtsspezifikation kann bereits die Auswahl an geeigneten Modellierungssprachen eingeschränkt werden. 28 Konstruktion des Referenzmodells: Unter Nutzung der gewählten Modellierungssprache und in Anlehnung an das definierte Projektziel ist das Referenzmodell zu konstruieren. Dabei kann induktiv beispielsweise anhand von 24 Vgl. zu einer Übersicht existenter Referenzmodelle sowie deren Anwendungsgebiete ausführlich Fettke, Loos (2004), S. 21 ff., S Vgl. Becker, Winkelmann (2008), S Verbreitet sind allerdings mit betriebswirtschaftlichen Softwaresystemen ausgelieferte, vordefinierte Berichte. Beispielswiese bietet die Firma maxess systemhaus gmbh mit der Produktdienstleistungskombination x- decision ein ca. 100 Kennzahlen umfassendes System mit vorgefertigten Schnittstellen zu operativen Systemen des Lebensmittelhandels. 26 Methodische Grundlagen hierzu werden in Knackstedt (2006) entwickelt. In Becker et al. (2007) wird die Konstruktion eines Referenzberichtsmodell für Handelsunternehmen diskutiert, das mit operativ ausgerichteten Referenzmodellen integriert ist. 27 Vgl. im Folgenden Delfmann (2006), S ; Knackstedt (2006), S Zu Besonderheiten von Modellierungssprachen für Referenzmodelle des Berichtswesens vgl. Knackstedt (2006); Goeken, Knackstedt (2007).

19 212 Patrick Delfmann, Ralf Knackstedt, Björn Niehaves, Axel Winkelmann Praxiserfahrungen oder deduktiv angelehnt an theoretische Überlegungen vorgegangen werden. 29 Evaluation des Referenzmodells: Zur Überprüfung der Qualität des entstandenen Referenzmodells ist dieses zu evaluieren. Neben der Überprüfung der syntaktischen Korrektheit des Modells umfasst eine Evaluation die Sicherstellung seiner Zweckadäquanz. Verbreitung des Referenzmodells: Um mit einem Referenzberichtsmodell einen Beitrag zum aktuellen Forschungsstand leisten zu können, ist dieses in geeigneter Form zu verbreiten. Hierbei besteht die Chance, die Qualität des Modells durch Diskussion mit Fachexperten weiter zu erhöhen. 4 Ausblick Wie in einer Übersichtsdarstellung und an ausgewählten Beispielen gezeigt wurde, stellt die Vereinfachung des Berichtswesens ein interessantes Forschungsfeld für eine gestaltungsorientierte Wirtschaftsinformatikforschung dar. Für die Praxis bedeutet die Vereinfachung des Berichtswesens eine Investitionsentscheidung, die selbst wiederum durch geeignete Artefakte in Form von Methoden und Implementierungen unterstützt werden sollte, um die impliziten Prämissen zu explizieren und somit auch die laufende Pflege des Berichtswesens als wichtige und notwendige IT-Investition zu verankern. Vollständige Finanzpläne (VOFI) stellen ein geeignetes Instrument zur Unterstützung dieser Entscheidung dar. 30 Der Fall der Durchführung der Berichtswesenvereinfachung ist dabei mit dem Fall der Nichtdurchführung zu vergleichen. Für den Fall der Nichtdurchführung ist zu prognostizieren, welche Auszahlungen für die Pflege und den Betrieb des Berichtswesens in den Perioden bis zum Planungshorizont anfallen werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Berichtswesen ständigen Veränderungen unterworfen ist und sich dadurch die Komplexität der Wartung tendenziell stetig erhöht. Die Durchführung der Berichtswesenvereinfachung führt in der Periode bzw. den Perioden der erstmaligen Berichtsvereinfachung zu Auszahlungen für die Modellierung des Berichtswesens, die multimethodische Analyse des Ist-Modells, die Konsolidierung der Ergebnisse der Ist-Analyse und für die technische Umsetzung der Veränderungen am bestehenden Berichtswesen. Dabei können Anschaffungsoder Lizensierungsauszahlungen für die verwendeten Softwarewerkzeuge (Modellierungswerkzeug, Modellgeneratoren, Analysehilfsmittel, Referenzmodelle etc.) 29 Vgl. zu induktiv hergeleiteten Standardberichten z. B. Dreiling (2007), S Vgl. zu Vollständigen Finanzplänen (VOFIs) ausführlich Grob (2006).

20 Berichtswesenvereinfachung 213 anfallen. Dem stehen Einsparungen in Form geringerer Auszahlungen für die Pflege und den Betrieb des Berichtswesens in den Folgeperioden gegenüber. Die Prognose dieser Einsparungen ist in der Regel mit erheblichen Problemen verbunden. Aufgrund der Veränderlichkeit des Berichtswesens sind Maßnahmen im Anschluss an eine einmalige umfassende Vereinfachung nach Möglichkeit kontinuierlich weiterzuführen. Die Nutzung bereits angeschaffter Hilfsmittel führt dabei nicht zu neuerlichen Anschaffungsauszahlungen. mit Berichtswesenvereinfachung ohne Berichtswesenvereinfachung Zeitpunkt IT-Budget / Cash-Flow Ersatzinvestition - Servererneuerung Serverauflösung Wartung Berichtswesen - Personalkosten Berichtswesenwartung Personalkosten Serverwartung Berichtswesenvereinfachung - Lizenzen Modellierungssoftware Modellierung des Ist-Berichtswesens Analyse des Ist-Modells Umsetzung der Veränderung Standardanlage - Anlage Auflösung Habenzinsen Finanzierungssaldo Finanzbestand Abb. 5: Exemplarische Finanzpläne zur Unterstützung der Investitionsentscheidung Berichtswesenvereinfachung Mit diesen Vorüberlegungen lässt sich für beide Fälle eine Zahlungsfolge konstruieren, die sich mittels VOFI zu Kennzahlen wie Kapitel- und Endwert aggregieren lässt, anhand derer eine Entscheidung über die Durchführung der Berichtsvereinfachung getroffen werden kann (vgl. Abb. 5). Literatur Alpar, P., Grob, H. L., Weimann, P. (2005), Anwendungsorientierte Wirtschaftsinformatik, Wiesbaden Becker, J., Delfmann, P., Knackstedt, R. (2007), Konfigurierbare Handelsinformationssysteme. Referenzmodelle als Beitrag zur Sicherung des Softwarestandorts Deutschland?, in: Wirtschaftsinformatik, Sonderheft zu Ehren von Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Peter Mertens, 49. Jg., 2007, S Becker, J. et al. (2003), Wissenschaftstheoretische Grundlagen und ihre Rolle für eine konsensorientierte Informationsmodellierung, in: Proceedings der Tagung Wissenschaftstheorie in Ökonomie und Wirtschaftsinformatik (WOWI 2003), Koblenz 2003, S

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