Das Team Freifahrten/Schulbücher des Finanzamtes Linz hat mit Schreiben vom Folgendes mitgeteilt:

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Julia Geier
vor 7 Jahren
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1 LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH A LINZ, SONNENSTEINSTRASSE 20 Direktionen der allgemein bildenden Pflichtschulen, der allgemein bildenden höheren Schulen, der berufsbildenden mittleren und höheren Schulen, der Anstalten der Lehrer- und Erzieherbildung sowie der Berufsschulen in O B E R Ö S T E R R E I C H Bearbeiterin: Fr. Mag. SCHWARZMAIR Tel: 0732 / Fax: 0732 / lsr@lsr-ooe.gv.at _ Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom A3-15/ Schulbuchaktion Unterrichtsmittel eigener Wahl Sehr geehrte Damen und Herren! Das Team Freifahrten/Schulbücher des Finanzamtes Linz hat mit Schreiben vom Folgendes mitgeteilt: Die Abwicklung im Bereich der Unterrichtsmittel eigener Wahl hat sich mit Jahresbeginn geändert. Nach einer Übergangsfrist ( bis ) werden Rechnungen dieser Unterrichtsmittel nur mehr als e-rechnungen anerkannt. Aus gegebenen Anlass wird darauf hingewiesen, dass nachfolgend genannte Punkte noch zu wenig beachtet werden, woraus ein erheblicher Mehraufwand und Zahlungsverzögerungen resultieren können: Vor Bestellung der Unterrichtsmittel eigener Wahl ist dafür Sorge zu tragen, dass ein ausreichendes Budget fixiert ist. Zu beachten ist dabei, dass die Überspielung des fixierten Budgets in das Abrechnungsprogramm ca. 1 Woche dauert! Die Papierrechnung oder der Lieferschein ist von der Schule wie bisher zu bestätigen und an den Händler zu senden. In der Anlage erhalten Sie diesbezüglich zwei Informationsblätter des Bundesministeriums für Wirtschaft, Familie und Jugend.

2 Von: Heindl, Roswitha Gesendet: :22:09 An: Schwarzmair, Gertraud CC: Kitzberger, Günther Betreff: e-rechnungen UEW Anlagen: Informationen e-rechnungen Schulen.doc Sehr geehrte Frau Mag a Schwarzmair! Die Abwicklung im Bereich der Unterrichtsmittel eigener Wahl hat sich mit Jahresbeginn geändert. Nach einer Übergangsfrist ( bis ) werden Rechnungen dieser Unterrichtsmittel nur mehr als e-rechnungen anerkannt. Über die Änderungen wurden die Schulen über die Schulbuchaktion informiert (Information , wird zu ihrer Information im Anhang mit übermittelt). Aus gegebenen Anlass möchte ich darauf hinweisen, dass nachfolgend genannte Punkte noch zu wenig beachtet werden und dadurch zu erheblichem Mehraufwand und verspäteter Zahlung von Rechnungen führen. Vor Bestellung der Unterrichtsmittel eigener Wahl ist dafür Sorge zu tragen, dass ein ausreichendes Budget fixiert ist. Zu beachten ist dabei, dass die Überspielung des fixierten Budgets in unser Abrechnungsprogramm ca. 1 Woche dauert! Die Papierrechnung oder der Lieferschein ist von der Schule wie bisher zu bestätigen und an den Händler zu senden. Ich ersuche diesbezüglich um Information der Schulen. Herzlichen Dank für ihre Bemühungen. Mit freundlichen Grüßen Roswitha Heindl Teamleiterin Freifahrten/Schulbücher Tel. 0732/ Mobil 0664/ E Mail: roswitha.heindl@bmf.gv.at Internet: Bahnhofplatz Linz

3 Das Rundschreiben 26/2013 vom "Schulbücher im Schuljahr 2014/15" wurde vom Unterrichtsministerium direkt an die Schulen versandt. Mit freundlichen Grüßen Für den Amtsführenden Präsidenten Dr. Sonnberger Anlagen: - Generelle Information zu Unterrichtsmittel eigener Wahl - Information an alle Schulen bezüglich e-rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl

4 Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 Information an alle Schulen bezüglich e-rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl Änderung - Rechnungsempfänger Seit 1. Jänner 2014 können Rechnungen für im Rahmen der Schulbuchaktion angeschaffte "Unterrichtsmittel eigener Wahl" vom (Schulbuch)Händler nur mehr als e-rechnung an das zuständige Kundenteam der Finanzämter zur Bezahlung eingereicht werden. Inländische Händler sind von den Schulen auf das Erfordernis der Übermittlung einer e- Rechnung und das dazu vorgesehene Unternehmensportal ( hinzuweisen. Bestätigung der Schule über Erhalt der Ware Für die Schule ist dabei zu beachten, dass der (Schulbuch)Händler der Lieferung für Unterrichtsmittel entweder einen Lieferschein oder eine Rechnungskopie anschließt, welche/r von der Schule auf die Richtigkeit der Lieferung zu prüfen ist und folglich darauf die sachliche und rechnerische Richtigkeit zu bestätigen und mit Schulstempel und Unterschrift zu unterfertigen ist. Der bestätigte Lieferschein bzw. die bestätigte Rechnungskopie ist umgehend an den (Schulbuch)Händler zu übergeben respektive zu retournieren, da e-rechnungen nur gemeinsam mit dem bestätigten Lieferschein/der bestätigten Rechnungskopie eingereicht werden sollten. Wichtige Information Einkäufergruppen (EKG) der Kundenteams Finanzämter UID Nummer der Kundenteams Finanzämter Zusammensetzung der Auftragsreferenz Die im Rahmen der Rechnungslegung notwendige Bekanntgabe der Auftragsreferenz soll nach folgendem Muster erfolgen: Einkäufergruppe:UEW-P, SKZ (P für Profan) Einkäufergruppe:UEW-R, SKZ (R für Religion) z.b.: Volksschule in Wien, SKZ , Lieferung für Religion Auftragsreferenz: H11:UEW-R, SKZ Achtung: Aufgrund technischer Vorgaben muss nach der Einkäufergruppe immer ein Doppelpunkt gesetzt werden und ohne Abstand weitergeschrieben werden! Franz-Josefs-Kai Wien

5 Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 Kundenteams EKG UID Nummern: FLAG FA WIEN 4/5/10 EKG H11 ATU FLAG FA KLAGENFURT EKG H12 ATU FLAG FA GRAZ-STADT EKG H13 ATU FLAG FA LINZ EKG H14 ATU FLAG FA SALZBURG-STADT EKG H15 ATU FLAG FA FELDKIRCH EKG H16 ATU FLAG FA INNSBRUCK EKG H17 ATU Teilen sie ihrem Händler mit, dass die Kreditorennummer beim zuständigen Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend - Abteilung II/8 Frau Claudia Hamm 01/ oder Frau Ursula Schiestl 01/ zu erhalten sind. Franz-Josefs-Kai Wien

6 Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 Generelle Information zu Unterrichtsmittel eigener Wahl 1) Beantragung und Fixierung Sollen Unterrichtsmittel eigener Wahl angeschafft werden, muss zuerst die Beantragung in der SBA-Online erfolgen und der Betrag dafür fixiert werden. Eingereichte Rechnungen können nur nach erfolgter Fixierung eines Betrages einer Erledigung zugeführt werden, da erst durch die Fixierung die in der SBA-Online ausgewiesenen Beträge an die Kundenteams der Finanzämter weitergeleitet wird. 2) Richtlinien und Budget Rechnungen mit Rechnungsbeträgen, die über dem von der Schule verfügbaren UEW- Budget liegen oder Bestellungen von Unterrichtsmitteln, die nicht den UEW-Richtlinien entsprechen, können von den Kundenteams der Finanzämter nicht ausbezahlt werden und müssen gelöscht werden. Nach erfolgter Information seitens der Kundenteams an den Händler, muss von diesem eine neuerliche e-rechnung erstellt und eingereicht werden. Die Schulen werden daher darauf aufmerksam gemacht, dass nur solche Unterrichtsmittel bestellt werden, die den UEW-Richtlinien des BMWFJ (s. Link in SBA-Online) entsprechen und auch die zur Verfügung stehenden budgetären Mittel für Unterrichtsmittel eigener Wahl nicht übersteigen. Unterrichtsmittel die nicht von den Kundenteams aus oben genannten Gründen bezahlt werden können, sind folglich entweder von der Schule an den Händler zu retournieren oder von der Schule direkt zu begleichen. In diesem Fall wird für die Schule eine neuerliche Rechnung ausgestellt. Bestellungen EU-Ausland Bei Bestellungen im EU-Ausland ist die Hinzurechnung der 20%igen (u.a. Lernspiele) bzw. 10%igen (Bücher) Erwerbssteuer zum Nettopreis zu berücksichtigen. Auf den innergemeinschaftlich steuerfreien Rechnungen ist die UID-Nr. des Finanzamtes (Blatt 1) und die Lieferadresse der Schule anzuführen. Franz-Josefs-Kai Wien

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