Modul D.1: OpenOffice Calc (Grundlagen)

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1 Modul D.1: OpenOffice Calc (Grundlagen) Inhalt A. Einführung... 1 B. Autoeingabe... 2 C. Formate der Zelle... 2 D. Zellen / Zeilen / Spalten einfügen... 3 E. Relativer / Absoluter Bezug... 4 F. Funktionen: allgemeiner Teil... 4 G. Funktionen: Datum... 5 H. Diagramme... 6 I. Bedingte Formatierung... 7 A. Einführung Die hier verwendete Version ist OpenOffice Calc Nach dem Starten von Calc erscheint ein leeres Arbeitsblatt. Dieses Arbeitsblatt ist schachbrettartig aufgebaut. Die Spalten werden mit Buchstaben (A... Z, AA... AZ, BA... BZ,... IV = 256 Spalten), die Zeilen mit Zahlen ( ) gekennzeichnet. Für jede Zelle kann also eine eindeutige Spalten/Zeilen oder Buchstaben/Zahlenkombination angegeben werden. Diese Information nennt man Zellenreferenz. Die Zelle in der oberen linken Spalte hat dementsprechend die Zellenreferenz A1, die Zelle darunter A2, und die Zelle daneben B1. In jede Zelle des Arbeitsblattes können Zahlen, beliebiger Text oder Formeln eingetragen werden. Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 1

2 Um eine Zelle zu bearbeiten, muss man diese doppelklicken. Nun wird auch ihr wahrer Wert sichtbar, etwa wenn der Inhalt der Zelle aus einer Formel besteht (unten im Bild: links ein einfacher Klick auf die Zelle, rechts ein Doppelklick). Übung: Schreiben Sie in die Zelle B3 das Wort OpenOffice! Um eine ganze Zeile auszuwählen, klickt man einfach auf die betreffende Zeilenzahl; bei der Spalte klickt man auf den Buchstaben der Spalte. Mehrere, unzusammenhängende Zellen werden mit gedrückter Strg Taste ausgewählt. B. Autoeingabe OpenOffice Calc erkennt automatisch, wenn ein Text mehrfach untereinander eingegeben wird und ergänzt automatisch die unteren Zellen mit diesem Inhalt, wenn dies vom Benutzer gewünscht wird. Wenn man z.b. in die Zelle A1 den Wert 1, in A2 den Wert 2 und in A3 den Wert 3 hineinschreibt, alle drei Zellen markiert und das rechte untere Eck der Markierung nach unten zieht (der Cursor wird zu einem kleinen +), werden die unteren Zellen ebenfalls jeweils um 1 erhöht (also A4 hat den Wert 4, A5 den Wert 5 usw.): Nach demselben Prinzip kann man auch Text bzw. Textabfolgen (z.b. a, b, c), ein Datum oder Monate (Eingabe im obigen Beispiel: Jänner, Februar, März) wiederholen. Übung: Lassen Sie nach dem obigen Prinzip die Monate eines Jahres anzeigen. C. Formate der Zelle OpenOffice Calc lässt mehrere Datentypen innerhalb der Zelle zu. Diese können beispielsweise Text, Zahlen, ein Datum, aber auch Formeln sein. Wenn möglich, ermittelt Calc diese automatisch. Man kann aber auch unter Format Zellen auswählen. So kann man zwischen Zahl, Währung, Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 2

3 Buchhaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent, Bruch, Wissenschaft, Text, oder einem Sonderformat wählen. Calc gestattet auch benutzerdefinierte Formate: # Zeigt nur signifikante Ziffern an, nichtsignifikante Nullen werden ignoriert (also z.b. statt 5,10 nur 5,1) 0 Zeigt auch nichtsignifikante Nullen an (5,10) [FARBE] Färbt den Ausdruck, steht am Anfang Beispiele: Standard 101, ;[ROT] 0,00 101,50 (schwarz, wenn die Zahl positiv wäre) [wäre auch über Weg der bedingten Formatierung lösbar, s. unten] Im Menü Zellen formatieren sind auch weitere Formatierungen möglich, etwa die Ausrichtung der Zelle (Neigung des Textes), sowie Schriftart, farbe, oder Rahmen der Zelle. Wichtig: die Gitternetzlinien in Calc werden standardmäßig nicht gedruckt; dies muss separat eingestellt werden (im Kontextmenü [also dasjenige, das erscheint, wenn man in einer Zelle oder in einem Bereich von Zellen rechtsklickt] Zellen formatieren unter Umrandung )! D. Zellen / Zeilen / Spalten einfügen Oft reicht der vorhandene Bereich nicht aus. Deswegen gibt es die Möglichkeit, einzelne Zellen, oder auch ganze Zeilen oder Spalten hinzuzufügen. Man klickt mit der rechten Maustaste auf den Bereich im Arbeitsblatt, und wählt den Punkt Zellen einfügen aus dem Kontextmenü. Mit dem Punkt Zellen löschen kann man analog dazu einzelne Zellen / Zeilen / Spalten aus dem Arbeitsblatt löschen. Jeder Arbeitsschritt kann aber leicht über Bearbeiten Rückgängig wieder aufgehoben werden. Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 3

4 E. Relativer / Absoluter Bezug Calc unterscheidet zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Der Unterschied macht sich erst beim Kopieren von Formeln deutlich. Genau wie Zahlen und Text können Sie auch Formeln kopieren und verschieben. Das Prinzip bleibt gleich: Zuerst markieren, dann kopieren (verschieben). Calc kopiert dabei aber nicht nur die Formel, sondern passt diese an. Lautet die Formel in B1 beispielsweise "= A1 * 5" und wird diese in B2 kopiert, wandelt Calc diese in "= B1 * 5" um. Calc behandelt die Formel intern so, als würde sie heißen "Multipliziere die Zahl in dem Feld, was ein Feld weiter links steht mit 5". Soll dagegen immer die Zahl in A1 mit 5 multipliziert werden, muss dazu ein absoluter Bezug verwendet werden. Absolute Bezüge werden durch ein $ Zeichen vor der Zeilen oder Spaltenangabe gekennzeichnet. Dabei kann die Spalte, die Zeile oder beides absolut sein. $A1 Spalte absolut, Zeile relativ nur die Zeile wird in der Formel geändert A$1 Spalte relativ, Zeile absolut nur die Spalte wird in der Formel geändert $A$1 Spalte absolut, Zeile absolut keine Zeilen /Spaltenangabe wird in der Formel geändert F. Funktionen: allgemeiner Teil Jede Funktion beginnt mit einem = Zeichen. Jede Zelle wird durch eine eindeutige Spalten Zeilen Kombination beschrieben. Diese Information kann man nun für Berechnungen nutzen. A B Ergebnis: 1 X 20 2 Y Subtrahiere Y von X =B1-B Addiere X mit Y =B1+B Multipliziere X mit Y =B1*B Dividiere X durch Y =B1/B2 4 8 Pozenziere X mit Y =B1^B Wurzel von "B1" =WURZEL(B1) 4, Potenz von B1 =POTENZ(B1;3) 8 Es gibt in Calc auch noch komplexere Funktionen. Sämtliche Funktionen in Calc sind nach dem gleichen Schema aufgebaut. Sie beginnen mit dem Funktionsnamen, in Klammern folgen dann die sogenannten Argumente, die durch Semikolons ( ; )getrennt werden. Das Grundmuster ist: =Funktion(Argument1; Argument2; Argument3;...) Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 4

5 Die häufigste Funktion ist die Summenfunktion. Sie addiert alle im Zellbezug angegebenen Werte. Auch hier beginnt man mit einem = Zeichen. Danach folgt der Funktionsname, in unserem Fall die Funktion SUMME. Man kann nun sämtliche zu addierende Zellen entweder der Reihe nach eingeben (A1, A2, A3, A4, A5) oder man wählt sie mit der Maus aus, indem man die betreffenden Zellen markiert. Man bestätigt die Funktion mit der ENTER Taste. Weitere wichtige Funktionen sind: A B C D Ergebnis 1 Mittelwert(Bereich) =MITTELWERT(D1:D3) Wert 1: 3 5, Minimum(Bereich) =MIN(D1:D3) Wert 2: Maximum(Bereich) =MAX(D1:D3) Wert 3: Runden einer Zahl auf eine gewisse Stellenanzahl =RUNDEN(D4;0) (das zweite Argument gibt die Anzahl der Dezimalstellen an; ein Minuswert von bspw. -1 rundet auf ganze Zehner, -2 auf ganze Hunderter usw..) Wert 4 5,6 6 5 Abrunden =ABRUNDEN(D4;0) 5 6 Aufrunden =AUFRUNDEN(D4;0) 6 7 Zählt die beschriebenen Zellen durch =ANZAHL(D1:D4) 4 8 Fügt die Inhalte mehrerer Zellen zusammen =VERKETTEN(D8;D1) Wert 5: Lohn/h: Lohn/h: 8 G. Funktionen: Datum OpenOffice Calc verwaltet Datumsangaben als so genannte fortlaufende Zahlen und Uhrzeitangaben als Dezimalbrüche des Tages(Ein Tag hat daher den seriellen Wert 1, ein Stunde den Wert 1 geteilt durch 24 = 0, ). Datums und Uhrzeitangaben sind somit als Werte anzusehen, welche addiert, voneinander subtrahiert oder in anderen Funktionen verwendet werden können. Um beispielsweise den Abstand zwischen zwei Datumsangaben zu ermitteln, kann man die Daten voneinander subtrahieren. Man kann eine Datums oder Uhrzeitangabe als fortlaufende Zahl anzeigen, indem man das Zahlenformat der Zelle, die das Datum oder die Uhrzeit enthält, in das Format 'Standard' ändert. Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 5

6 Im Bild rechts sieht man auf Zelle A1 das Datum in der Zellformatierung Datum, auf Zelle A2 mit Format Standard. Dies bezeichnet die Anzahl der Tage vom bis zum eingegebenen Datum (hier auch der ). A B C D Ergebnis 1 Das heutige Datum =HEUTE() Dat1: zb Heutiges Datum =JETZT() Dat2: zb :45 und Zeit 3 Wochentag eines =TEXT(D1, TTTT ) Samstag Datums als Text 4 Wochentag eines =WOCHENTAG(D1;2) 6 Datums als Zahl (das zweite Argument ist der Typ: bei 2 beginnt die Zählung bei Montag) 5 Tag eines Datums =TAG(D1) 22 6 Monat eines =MONAT(D1) 3 Datums 7 Jahr eines Datums =JAHR(D1) Datumsdifferenz in Tagen (einfach) =D1-D2 78 (Zellformat: Standard) H. Diagramme Um vorhandene Datenmengen grafisch darstellen zu können, empfiehlt sich ein Diagramm. Dazu muss eine Tabelle mit strukturell geordneten Daten vorhanden sein. Ein neues Diagramm erstellt man unter Einfügen / Diagramm oder über den Button in der Bearbeitungsleiste () ) Es stehen mehrere Typen von Diagrammen zur Verfügung. Jedes Diagramm eignet sich für ein spezielles Anwendungsgebiet. So wird man zeitliche Entwicklungen wohl eher mit dem Liniendiagramm darstellen, Verhältnisse mit dem Kreisdiagramm usw. Der Assistent führt durch die Erstellung des Diagramms. Im 1. Schritt kann der Diagrammtyp gewählt werden, im 2. Schritt der Datenbereich. Hier markiert man die Daten incl. Überschriften, die man tabellarisch anzeigen lassen will. Im 3. Punkt sieht man zusammengefasst alle Datenreihen, die im Diagramm angezeigt werden und kann ggf. noch Veränderungen vornehmen. Im 4. Schritt schließlich kann man noch diverse Überschriften vergeben bzw. Elemente der Legende ein oder ausblenden. Um den Assistenten abzuschließen bestätigt man mit Fertig stellen. Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 6

7 Farben oder Linien werden nicht mit dem Diagrammassistenten verändert. Um diese Parameter anzupassen, doppelklickt man einfach den gewünschten Bereich im Diagramm (etwa die Rubrikenachsen oder Teile des Inhalts). I. Bedingte Formatierung Dieser Menüpunkt schafft die Möglichkeit, Zellen je nach ihrem Inhalt zu formatieren. In Punkt C ist ein Beispiel zur bedingten Formatierung unter Zuhilfenahme des Zellformats vorhanden (0.00;[ROT] 0,00). Dieses Prinzip wird durch das Menü Bedingte Formatierung, welches nach dem Klick auf die betreffende Zelle(n) unter Format Bedingte Formatierung zu finden ist, ergänzt bzw. verfeinert. Hier steht dem Anwender eine ganze Fülle von Optionen zur Verfügung, welche die Formatierung über das Zellformat geradezu banal erscheinen lassen: Der Assistent ist selbsterklärend: Wenn der Zellwert den eingestellten Werten entspricht (z.b. Zellwert ist zwischen 5 und 10, wird die Zelle mit dem unter Zellvorlage einstellbaren Layout formatiert. Drücken Sie OK, um zu bestätigen. Anmerkung: Umständlicherweise kann nicht direkt eine individuelle Formatierung erstellt werden, sondern nur eine Zellenvorlage aus der Liste gewählt werden. Um eine neue Zellenvorlage zu erstellen, geht man ähnlich vor wie in OpenOffice Writer: Aus dem Feld Formatvorlagen erstellt man eine neue Vorlage, entweder durch den Button Neue Vorlage aus Selektion ( ) oder durch Recktsklick in die Vorlagenliste > Neu. Philipp Leitner : : Informationsverarbeitung I (Tutorium) 7