finanz.net V Finanz und Personal Anwenderinformation Domis Consulting AG, 6246 Altishofen

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1 finanz.net V Finanz und Personal Anwenderinformation Domis Consulting AG, 6246 Altishofen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 7 2 Generelles zum System finanz.net Systemdesign Finanz- /Betriebsbuchhaltung Nebenbücher Bewertungskreise Das Konzept der provisorischen und definitiven Buchungen 10 3 Arbeiten mit dem System Das Login Der Loader Die Outlookbar Die Betriebsmodi Sprachauswahl Konfiguration Konfiguration auf System- Ebene Konfiguration auf Benutzer- Ebene Controls und Bedienung Toolbar Datums- Control Numerische- Control Text- Control Comboboxen Grids 19 Tree- Control Reporting Generelle Funktionalität Standard- Reports Reportdesigner Customreporting Cubebrowser 29 4 Stammdaten Benutzer / Rollen / Zugriffsbeschränkungen Menu Stammdaten Systemoptionen Einstellungen Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Betriebsbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Personalbuchhaltung Allgemein 35 Seite 2/187

3 4.5 Mandanten eröffnen / Mandanten ändern Geschäftsjahre eröffnen / ändern / abschliessen Verrechnungssteuer Währungen Kurse Steuersätze Toleranzen Zahlungskonditionen Zahlungsverbindungen Periodendefinitionen Individuelle Zusätze Adressen Adressengruppen Sachbearbeiter Vertreter / Einkäufer Abteilungen Mitbewerber Aktivitäten Auswertungen 39 5 Finanzbuchhaltung Kontoplan Varianten Budgetierung OP geführtes Sachkonto Periodische Buchungen Standard- Buchungen Bewertungskreise Auswertungen 43 6 Debitoren Verzugszinskonditionen Mahngruppen Debitorenstammdaten Erweiterte Angaben Kontierungen auf dem Debitorenstamm Mahnen Verzugszinsen Saldo- /Bonitätsinformationen Zahlungs- Informationen Auswertungen 48 7 Kreditoren Kreditorenstammdaten Organisation der Kreditoren- Nummerierung Erweiterte Angaben Zahlungs- Informationen 50 Beispiele Saldo- Informationen Auswertungen 58 Seite 3/187

4 8 Anlagenbuchhaltung Anlagestammdaten Verbuchung der Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen Sonderabschreibungen Abgang Anlagehistorie/Bewegungen Individuelle Informationen Anlagekategorien Anlagestandorte Anlagegruppen Individuelle Anlagezusätze Abschreibungen Anlagebezeichnung Finanzierungsarten Kalkulatorische Zinsen Auswertungen 61 9 Lohn Personalstammdaten Personalien Zusatzangaben Anstellung Organisation Pflichtigkeit Tarife Zahlungsplan Angehörige Person Bewilligungen Stellenplan Basisanspruch Auswertungen Statistik Dokumente Firmenorganisation Organisationsstufen Organisationseinheiten Zugriffsorganisation Institutionen Konstanten Lohnverarbeitung Lohndaten 83 Variable Lohndaten 84 Feste Lohndaten 86 Schnellerfassung Personen 86 Schnellerfassung Lohnarten 87 Alle Lohndaten Lohnlauf 90 Lohnlauf selektieren 90 Lohnlauf starten Lohnbuchungen Zahlung Zahlungen verbuchen Verbuchen in Finanz 99 Seite 4/187

5 9.6.7 Kontrolle Stand der Verarbeitung Weitere Kontroll- Ansichten und - Listen 101 Einführung 101 Lohnabrechnung 102 Lohnabrechnung als Journal 103 Kontrollblatt Lohnarten Person 103 Kontrollblatt Lohnbasen Person 105 Kontrollblatt Zustand Lohnabrechnung 106 Kontrollblatt Erfasste Lohndaten 107 Quervergleich 108 Fehlerprotokoll Personal- Informations- System (PIS) Stellenplan Stellenverwaltung Ausdruck Stellenplan BetriebsbuchhaLtung / KORE Kostenarten Kosten- Stellen/- Träger Investitionsprojekte Fallprojekt Leistungsarten Verrechnungsvarianten Kostenblöcke Umlagestamm Umlageplan Verrechnungsstamm Verrechnungspreise / Preiskalkulation Variantenübersicht KEZ- LEA- Zuordnung Kostenblockvorlagen Verarbeitung Zentrale Buchungserfassung - Sachbuchungen Zentrale Buchungserfassung Debitoren- Belege - F Zentrale Buchungserfassung Kreditoren- Belege F Zentrale Buchungserfassung Debitoren- Zahlungen F Zahlungserfassung Zahlungsdifferenzen ESR- Zahlungen einlesen Vorauszahlungen Teilzahlungen Verluste Ausbuchen Zentrale Buchungserfassung Kreditoren- Zahlungen F Erstellen der Zahlungen (Kreditoren- Zahllauf) Verbuchen der Zahlungen Einzel- Zahlung Kreditoren- Daueraufträge Spezielle Verarbeitungsfunktionen Budgetierung 146 Budget- Perioden 146 Seite 5/187

6 Fibu- Budget 147 Bebu- Budget OP geführte Sachkonti Konsolidierung 150 Konsolidierungsplan 150 Konsolidieren Periodische Buchungen ausführen Buchungen Bewertungskreise Transitorische Rückbuchungen Buchungen abschliessen Kursdifferenzen buchen (nicht realisierte Kursdifferenzen) Mahnungen / Mahnlauf 155 Mahnlauf Eigenschafen 155 Mahnlauf/Toolbar 158 Mahnlauf/Register Definition 159 Mahnlauf/Register Selektion 160 Mahnlauf/Grid 162 Vorgang Mahnlauf aufbereiten und Mahnbriefe ausgeben Fakturierung 165 Artikel 165 Rechnung und OP- Übergabe Administration Security / Konfiguration / Datenzugriffe Benutzer- Verwaltung Benutzer- Rollen- Zuteilung Datenzugriff Protokollierungen/Auditing GOB- Journalisierung Active Auditing Weiterführende System- Überwachung Schnittstellen Custom- Importer Online- Schnittstelle (FinIntegration- Service) Installation InProc vs. Webservice- Versionen Datenbank- Konfiguration Gesicherte Kommunikation Installations- Ablauf Technisches Entwicklungs- Umgebung System- Anforderungen 186 Seite 6/187

7 1 EINFÜHRUNG finanz.net ist ein umfangreiches ERP- System, konzipiert für den Schweizer KMU- Markt. finanz.net ist auf neuester Microsoft Technologie (.net) entwickelt. Nebst der funktionalen Weiterentwicklung integrieren wir als Technologie- Leader laufend neueste Technologien in unsere Lösungen zu ihrem Nutzen, zur Kostenreduktion und zur Sicherung Ihrer Investition in unsere Produkte. Das Internet ist integraler Bestandteil von finanz.net. Deshalb können wir unseren Benutzern die Ergonomie und den Komfort eines Windows- Programmes, kombiniert mit den Kommunikationsmöglichkeiten einer Browser- Lösung, bieten. Natürlich braucht es keine Installation der Software auf Ihrem Client- Rechner und auch Updates werden automatisch verteilt egal ob im Intranet oder im Internet. Ressourcenschonende Software- Architektur ist uns genauso wichtig wie der Einsatz sicherer Kommunikation. Technologische und funktionale Weiter- Entwicklung behindern sich nicht, sondern ergänzen sich. Neueste Technologie eingesetzt zu Ihrem Nutzen! Die weiteren Seiten dieses Handbuches sollen Ihnen Hintergrund- Informationen zum System vermitteln sowie Input für die Konfiguration und Einrichtung vermitteln. Hoffentlich lesen sie diese Zeilen nicht erst, wenn Sie ein Problem haben, sondern vorgängig um Probleme möglichst zu vermeiden. Es wäre schade, wenn Sie mitten im Systembetrieb feststellen: Wenn ich das gewusst hätte, dann... Und last but not least, bitte bringen Sie Ihren Feedback zu uns zurück. finanz.net lebt von Ihren Erfahrungen und Anregungen. Für den technisch interessierten Leser fügen wir gewisse Hintergrund- Informationen ein. Sie sind mit gekennzeichnet. Seite 7/187

8 2 GENERELLES ZUM SYSTEM 2.1 FINANZ.NET SYSTEMDESIGN Möglicherweise haben Sie schon angemerkt, dass finanz.net keine umfassende ERP- Lösung ist, dass die Materialwirtschaft fehlt. Bewusst konzentrieren wir uns auf die Bereiche Finanz und Personal. Was in der Hardware- Branche schon lange mittels Modularisierung praktiziert wird, setzen wir auch in unserer Software um. Möglich macht dies die konsequente Ausrichtung auf standardisierte Schnittstellen (Webservices). Unsere Entwicklungs- Partner bringen Ihr Know How in die besten Branchen- Lösungen ein, wir ergänzen diese um das beste Finanz- und Personal- System. Wir konnten die jahrelangen Praxis- Erfahrungen eines Entwicklungspartners in eine komplett neue Lösung einbringen. Das Ergebnis ist eine Lösung, welche sowohl auf dem Deutschen wie auf dem Schweizer Markt eingesetzt wird, hervorragend skaliert und mit sehr grossen Datenmengen problemlos umgehen kann. finanz.net weist einige grundlegende Konzepte und Eigenheiten auf. Kennt man diese, versteht man gewisse Vorgänge besser. 2.2 FINANZ- /BETRIEBSBUCHHALTUNG finanz.net ist ein völlig integriertes System. Es gibt keine Verbuchungsläufe etc. So ist beispielsweise nach dem Speichern einer Debitorenrechnung, die Veränderung bis auf die letzte betroffene Kostenstelle sofort sichtbar. finanz.net versteht sich in Bezug auf die Kostenrechnung als reines Zweikreis- System. Die Differenzen zwischen Erfolgsrechnung und KORE (sachliche Abgrenzungen) werden zwingend auf der Pseudokostenstelle sachliche Abgrenzungen ausgewiesen. So lassen sich ER und KORE jederzeit abstimmen. Seite 8/187

9 Um Kostenverantwortung auf der Kostenstelle und gleichzeitig das Ergebnis eines spezifischen Kostenträger auszuweisen unterstützt finanz.net das Konzept vorgezogener Umlagen (gleichzeitige Buchung auf Stelle und Träger wird bei der späteren Umlage berücksichtigt). Neben Kostenarten- Kostenstellen - und Kostenträger- Rechnung unterstützt finanz.net auch eine Projektrechnung, welche sich im Unterschied zu den andern Kreisen nicht am Geschäftsjahr orientiert. Die Projektrechnung ihrerseits unterscheidet zwischen Investitions- und Fallprojekte. Mit finanz.net können Voll-, Teil- oder Plankostenrechnung abgebildet werden. Da die gewählte Methode wesentlichen Einfluss auf die Einrichtung der Stammdaten hat, ist es wichtig, dass der Entscheid, welches System gefahren werden soll vor Start der System- Konfiguration fest steht. finanz.net hält seine Konten-, Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträger- Pläne jahresbezogen. Eine 13. Rechnungsperiode oder ähnliche Konstrukte werden nicht benötigt. Es können beliebig viele Geschäftsjahre parallel offen sein. Bei Auswertungen von Bilanzkonti werden die Saldi offener Geschäftsjahre mitberücksichtigt, beim Abschluss werden physische Eröffnungsbuchungen erstellt. Dieses Konzept ermöglicht auch umfangreiche Strukturänderungen in der Rechnungslegung, falls betriebliche Veränderungen diese nötig machen. 2.3 NEBENBÜCHER Debitoren, Kreditoren und Anlagen werden als klassische Hilfsbücher geführt und verweisen auf Sammelkonti. Die Saldi der Sammelkonti stimmen jederzeit mit dem Saldo der Bewegungen überein. Dies ist sichergestellt, da keine redundanten Saldi geführt werden. Die entsprechenden Konti werden auf dem Kontoplan als Sammelkonti ausgezeichnet. 2.4 BEWERTUNGSKREISE finanz.net erlaubt es, zusätzlich zu IST- Buchungen Pseudobuchungen zu erfassen. Diese werden in Bewertungskreisen zusammengefasst. Diese Bewertungskreise kann man sich als Zusatz- Datentöpfe vorstellen, welche in Auswertungen, nach Bedarf, den effektiven Buchungen beigemischt werden. Als Beispiel können die Abschreibungen dienen. Angenommen ein Unternehmen muss die IST- Abschreibungen nach geltender Steuerverordnung vornehmen, innerhalb des Konzerns wird aber nach US- GAAP, IAS oder Seite 9/187

10 IFRS angeschrieben, dann kann die Differenz in einem entsprechenden Bewertungskreis versorgt werden. Die Bilanz kann dann wahlweise nach IST- Zahlen oder mit Einbezug des entsprechenden Bewertungskreis (Bsp. US- GAAP) erstellt werden je nach Empfänger. Übrigens: Die Anlagenbuchhaltung bedient diese Bewertungskreise auf Wunsch automatisch. 2.5 DAS KONZEPT DER PROVISORISCHEN UND DEFINITIVEN BUCHUNGEN finanz.net unterscheidet zwischen Buchungen im Status provisorisch und definitiv. Provisorische Buchungen können jederzeit gelöscht werden. Der Benutzer entscheidet, wann Buchungen definitiv werden. Zusätzlich gibt es gewisse Ereignisse, welche eine Buchung definitiv werden lassen. (Bsp. Eine Debitoren- Rechnung wird bezahlt). Da dieses Verhalten auch Gefahren bietet gibt es eine Vielzahl von Sicherungs- möglichkeiten. Möchte man beispielsweise verhindern, dass in einen abgestimmten Zeitraum versehentlich rückwirkend gebucht wird, oder Buchungen gelöscht oder verändert werden, kann man einen Datums- Bereich im offenen Geschäftsjahr zum Buchen sperren und/oder Periodendefinitionen für das Öffnen/Schliessen von Perioden innerhalb des Geschäftsjahres anlegen. Siehe auch Kapitel GOB- Journalisierung Seite 10/187

11 3 ARBEITEN MIT DEM SYSTEM 3.1 DAS LOGIN Das System- Loginfenster kann konfiguriert werden. Es kann deshalb sein, dass in Ihrer Umgebung ein anderes Hintergrundbild erscheint. Es kann sein, dass ihre Organisation mehrere Buchhaltungen führt (nicht Mandanten). Es wäre denkbar, dass eine Test- und Produktiv- Umgebung eingerichtet ist. Die Auswahl mit welchem System sie arbeiten wollen versteckt sich hinter dem Begriff Konfiguration. Nachdem sich der Benutzer über sein Passwort identifiziert hat, wird er aufgefordert, den Mandanten zu wählen mit welchem er arbeiten kann. Aufgrund der Rollenzugehörigkeit (Berechtigungen) des Benutzers gegenüber dem entsprechenden Mandanten wird nun dynamisch das Benutzer- Menu aufbereitet. Ein Benutzer kann in verschiedenen Mandanten unterschiedliche Rollen einnehmen. Es ist also möglich, dass er auch verschiedene Menus präsentiert bekommt. Nachdem der Benutzer authentifiziert ist, weiss das System auch, in welcher Benutzer- sprache gearbeitet werden soll und wechselt gegebenenfalls die System- Sprache. finanz.net ist konsequent als Internet- Lösung konzipiert. Nach dem Login werden Sie eine gewisse Verzögerung feststellen. In dieser Zeit wird eine Vielzahl von Client- Caches gefüllt. Dies hat den Vorteil, dass später viele Server- Roundtrips vermieden werden können und die Lösung auch im Einsatz mit schmaler Bandbreite responsiv bleibt. Seite 11/187

12 3.2 DER LOADER Vielleicht haben Sie bemerkt, dass sich hinter dem finanz.net- Icon auf Ihrem Desktop ein URL versteckt in der Art, wie Sie es aus Ihrem Web- Browser kennen. Etwas wie : https://synergetics.ch/sbs/finance.winapp.starterws.application Nachdem Sie zwischenzeitlich wissen, dass finanz.net eine Internet- Applikation ist, wird Sie dies kaum weiter erstaunen. Ab diesem Link wird der Loader, das SBS- Rahmen- programm gestartet. Ähnlich ihrem Web- Browser, welcher dynamisch Information anzeigt, lädt der Loader Programm- Module dynamisch in den rot markierten Bereich. In diesen Programm- Rahmen können nebst den Finance- und Pers- Module auch beliebige Module aus anderen Lösungen, welche auf unserer Plattform basieren, eingebunden werden. Für den Benutzer ist dies äusserst komfortabel. Ohne andere Programme starten zu müssen, kann er sich seinen Arbeitsplatz massschneidern. Wie bereits erwähnt, stehen im Hauptmenu jene Punkte zur Verfügung, für welche der aktuelle Benutzer, aufgrund seiner Rollenzugehörigkeiten im aktuellen Mandanten, die Berechtigungen besitzt. Der SB S.net- Loader erlaubt es WinForm wie auch WPF- Forms zu laden. Über diesen Möglichkeit eröffnet sich für SBS der Weg in die neueste Microsoft- Präsentations- Technologie. Seite 12/187

13 3.2.1 Die Outlookbar Die Leiste auf der linken Seite, die Outlookbar kann vom Benutzer beliebig belegt werde. Punkte, welche in der täglichen Arbeit häufig benutzt werden, können über Drag & Drop aus dem Menu hierher kopiert werden. Über die rechte Maustaste lässt sich diese Leiste anpassen und mit Untergruppen versehen Die Betriebsmodi Unter Betriebsmodus verstehen wir, wie Windows- Programme mit ihren Fenstern umgehen sollen. Microsoft unterscheidet zwischen SDI- (Single Document Interface) und MDI- Modus (Multi Document Interface). Im SDI- Modus lässt sich nur ein Fenster darstellen. Der Vorteil ist, dass das System sparsam mit den Ressourcen umgeht und eine klare Benutzerführung besteht. Werden im MDI- Modus mehrere Fenster gleichzeitig dargestellt, hat dies Vorteile beim Vergleichen von Inhalten, birgt aber die Gefahr, dass sich der Benutzer im Fensterwald verliert. finanz.net bietet zusätzlich eine Kombination aus diesen beiden Modi, den Multi- SDI- Modus. Falls von Ihrer Unternehmung nicht ein Modus vorgegeben wird, lässt ihnen finanz.net dem Benutzer die Wahl, welcher Modus seine Bedürfnisse am besten abdeckt. Systemadministratoren können in den System- Optionen zusätzliche Loader- Anpassungen vornehmen. 3.3 SPRACHAUSWAHL In der Benutzerverwaltung wird jedem Benutzer eine Sprache zugeordnet. finanz.net arbeitet standardmässig in dieser Sprache. Diese Sprache wird auch im Reporting verwendet. Externe Papiere können von dieser Regel abweichen, da sie potentiell in Empfängersprache gedruckt werden. Die Sprache kann manuell auch über den Menupunkt Sprachauswahl gesetzt werden. Dies gilt allerdings nur bis zum nächsten Systemstart, dann wird wieder die Benutzersprache verwendet. Möchten Sie die Sprache dauerhaft ändern, bitten sie ihren Administrator, ihre Benutzersprache zu ändern. Seite 13/187

14 3.4 KONFIGURATION finanz.net bietet umfangreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung. Es gibt Anpassungsmöglichkeiten auf Ebene System (ganze Firma) oder auf Ebene des einzelnen Benutzers Konfiguration auf System- Ebene Wird das System in den Konfigurationsmodus versetzt, dann präsentieren sich die Dialoge in einem speziellen Modus. Über die rechte Maustaste können entweder Anpassungen an einem Control oder am gesamten Form gemacht werden. Control- Änderungen Der Administrator kann hier festlegen: Bezeichnung : Branchenspezifisch kann die Feldbezeichnung unpassend sein. Hier kann sie angepasst werden. Hinweis : Dieser Text wird dem Benutzer als Tooltip angezeigt. Hier können betriebsspezifische Informationen hinterlegt werden. Sichtbar : Wenn in Ihrem Betrieb ein Feld nicht relevant ist, kann es hier versteckt werden. Handelt es sich um ein Pflichtfeld, kann mit dem Defaultwert gearbeitet werden. Seite 14/187

15 Über die rollenbasierte Konfiguration kann für eine spezifische Rolle der Standard umgedreht werden. Ein Button kann auf unsichtbar gesetzt werden, aber für die Rolle Administrator wird er sichtbar. Wir erlauben es nicht, die Position von Controls zu verschieben. Es handelt sich dabei nicht um ein technisches Problem, sondern um ein Problem der Migrationsfähigkeit. Wie sollten wir in eine nächste Version neue Felder positionieren, wenn wir nicht wissen ob an den betroffenen Positionen allenfalls kundenspezifische Felder stehen. Eine manuelle Nachbearbeitung nach jeder Migration erachten wir für unsere Kunden als nicht akzeptabel. Deshalb bieten wir heute diese Möglichkeit nicht. Seite 15/187

16 Form- Änderungen Auf Ebene Form kann nebst dem Titel auch die Cursor- Position (Focus) definiert werden, auf welche nach der entsprechenden Funktion verzweigt wird. Standard- Report- Änderungen Auf Unternehmungs- Ebene können sämtliche Reporte durch den Administrator angepasst werden. Hierzu verwendet er den Reportdesigner. Das Layout eines Reports lässt sich aus dem entsprechenden Assembly (Im Normalfall Finance.Reporting.dll) laden, auf die gewünschten Bedürfnisse anpassen, und auf die Datenbank speichern. Es wird also nie der Original- Report verändert, lediglich eine angepasste Kopie des Layouts wird angelegt. So lässt sich die Anpassung auch jederzeit wieder rückgängig machen. Die Konzepte des Report- Designers und des Custom- Reporting werden später ausführlich erläutert. Seite 16/187

17 3.4.2 Konfiguration auf Benutzer- Ebene Nebst der Flexibilität ist auch dem Aspekt der Wartung, Schulung etc. Rechnung zu tragen. Der einzelne Benutzer kann deshalb nur bedingt seine Masken konfigurieren. Ein wichtiger Punkt sind die Grids (Tabellen). Spalten können anders angeordnet (Drag & Drop), entfernt und hinzugefügt werden. Dies soll vor allem die Thematik abdecken, dass verschiedene Bildschirm- Auflösungen unterschiedliche Anordnungen der dargestellten Daten verlangen. 3.5 CONTROLS UND BEDIENUNG Hinter unseren Bedienungselementen (Controls) verstecken sich Funktionalitäten, welche nicht unbedingt offensichtlich sind. Die Erläuterungen sind generell gültig, überall wo solche Controls eingesetzt werden Toolbar Der Loader stellt eine Standard- Toolbar zur Verfügung. Jedes Programm- Modul ergänzt diesen nach seinen Bedürfnissen. Wie schon erwähnt, können in einem Loader Programm- Module aus verschiedenen Lösungen (Finanz, Personal, Heim, PEPS, etc.) geladen werden. Die Toolbar soll ein einheitliches Bedienungs- Element zur Verfügung stellen. Grundsätzlich sollten Forms nicht eigene Buttons implementieren. Es gibt aber Situationen, wo zu Gunsten Ergonomie Seite 17/187

18 Kompromisse gemacht werden. Beispielsweise implementiert die Buchungserfassung eigene Speichen- Buttons, da dies im Erfassungsablauf effizienter ist Datums- Control Der Datumscontrol stellt einen Kalender zur Auswahl zur Verfügung. Taste Insert setzt das aktuelle Tagesdatum Erfassung wird als umgesetzt ab 30 wird 1930 gesetzt Mit den Pfeiltasten kann in den einzelnen Teilen Tag/Monat/ Jahr vor- und rückwärts geblättert werden Numerische- Control Erlauben nur numerischen Eingaben Eingabe 5T wird als umgesetzt 5M wird als umgesetzt Text- Control An spezifischen Orten wie der Buchungserfassung kommt ein spezieller Textcontrol zum Einsatz, welcher es erlaubt Text- Bausteine zu verwalten. Über F3 kann in die Verwaltung verzweigt werden Comboboxen Unsere Comboboxen unterstützen mehrere Spalten. Der Inhalt kann über Doppelklick auf die Kopfzeile nach dem Entsprechenden Kriterium umsortiert werden. Durch die Eingabe im Eingabe- Teil wird direkt in der Auswahlliste positioniert, falls diese geöffnet ist. Seite 18/187

19 3.5.6 Grids finanz.net setzt als Darstellungs- wie auch Bearbeitungsinstrument häufig auf tabellarische Darstellungen (Grids). Die meisten Grids haben im Kopf eine Filter- Zeile. Über diese Zeile kann die Anzeige eingeschränkt werden. Wildcards in Form von * sind gültig, mehrere Selektionen sind möglich. In der Fusszeile wird angezeigt, wie viele Rows im Grid sind. In Grids welche in sich auf Bearbeitungsmasken befinden, lädt ein Doppelklick auf die Zeile die Information in den Bearbeitungsbereich. Durch Klicken auf den Spaltenkopf wir nach dieser Spalte sortiert. Über die Shift- Taste können Sortierungen nach mehreren Spalten (auf-, absteigend) gemacht werden. Die Spalten können verschoben, entfernt und benutzerspezifisch gespeichert werden. Der Originalzustand kann jederzeit wieder hergestellt werden. Über Drag & Drop kann standardmässig der Inhalt jedes Grids nach Excel (oder auch andere Office- Anwendungen) exportiert werden. Ausnahmen sind solche Grids, wo dies explizit unterbunden wurde. Seite 19/187

20 Tree- Control Hierarchische Strukturen werden in unserem Tree- Control abgebildet. Nebst den gängigen Funktionalitäten wie Verschieben über Drag & Drop in Gruppen oder auf Node- Ebene gibt es einige Zusatzfunktionen: Mehrfachselektionen (über Shift- oder Control- Taste) sind möglich und Gruppen können verschoben werden. Über die rechte Maustaste stehen Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. In tiefen Hierarchien ist es oft mühsam bis zum einzelnen Konto zu navigieren. Deshalb existiert der Tab Flach. Dort stehen die Daten in tabellarischer Form mit Filterzeile (vgl. Grids) zur Verfügung. Wird in der Tabelle ein Konto ausgewählt, wird dasselbe Konto auch gleich im Tree selektiert. Die entsprechende Hierarchie wird automatisch geöffnet. Trees stellen Varianten zur Verfügung. Varianten sind als Gliederungs- Strukturen zu verstehen und sind speziell interessant, da sie in Auswertungen verwendet werden können. Im Normalfall beinhaltet eine Variante alle Elemente (Konti, Kostenstellen etc.). In finanz.net wurde aber die Möglichkeit von Teilstrukturen geschaffen. Wird eine Variante als Teilstruktur eröffnet, könnten beliebige Elemente entfernt und auch wieder zugefügt werden. Für die Richtigkeit von Auswertungen, welche auf Teilstrukturen basieren ist der Benutzer selber verantwortlich. Seite 20/187

21 3.6 REPORTING Domis ist sich bewusst, dass unsere Benutzer unsere Lösungen nicht aufgrund der schönen Erfassungsmasken, sondern aufgrund der Informationen, welche sie aus dem System ziehen, kaufen. Deshalb haben wir sehr viel in den Reporting- Bereich viel investiert. Wir sind zur Auffassung gelangt, dass wir zwischen: statischem Reporting : jederzeit aktuell Starr in Konkurrenz mit dem Online- System, typische Listen, Reports Instrument für den Sachbearbeiter Analyse : zeitlich verzögert, dynamisch und interaktiv über sehr grosse Datenbestände Instrument für den Controller Unterschieden werden muss um die Anforderungen der verschiedenen Benutzerkategorien abdecken zu können. Wo sinnvoll setzt finanz.net auch auf Microsoft- Office, meist auf Excel. Aufgrund der Verwandtschaft der Produkte ist der integrationsgrad sehr hoch. Seite 21/187

22 3.7 GENERELLE FUNKTIONALITÄT Aufgrund dieser Überlegungen haben wir nebst einem äusserst flexiblen Standard- Reporting auch eine Analyse- Komponente (Cube Browser) gebaut. Unser Standard- Reporting bedient sich relationaler Daten aus dem OLTP- System von finanz.net. Die Datenquelle ist MS- SQL- Server. Die Analyse- Komponente (Cube- Browser) verwendet multidimensionale (OLAP) Daten. Die entsprechenden Daten werden in MS- Analysis- Server als Cubes gehalten. Grundsätzlich kann der Kunde, jeden Standard- Report nach seinen Bedürfnissen anpassen. Die verschiedenen Möglichkeiten werden in der Folge kurz erläutert. 3.8 STANDARD- REPORTS Nebst den Selektionskriterien, welche die darzustellenden Daten bestimmen, weist der Selektionsdialog eines Reports folgende Elemente auf: Dialogbox mit Standard- Selektionen Häufig verwendete Selektionen können unter einem Namen gespeichert und bei Bedarf sofort wieder aufgerufen werden. Eine Selektion kann als Default definiert werden. Sie wird dann beim Aufruf des Dialogs automatisch gewählt. Über den Delete- Button kann diese Default- Selektion wieder entfernt werden. Seite 22/187

23 Dialogbox mit Custom- Reports Hier kann ein angepasster Report gewählt und zur Ausführung gebracht werden, vgl. Custom Reports. Dialogbox mit Standard- Druckern Hier kann definiert werden, auf welchem Drucker der Report beim direkten Druck gedruckt werden soll. Wenn es immer der gleiche ist, kann auch dies als Standard festgelegt werden. Auch hier kann über den Delete- Button eine solche Zuordnung wieder aufgehoben werden. Grundsätzlich kann für jeden Report festgelegt werden aus welche Printer und welchem Schacht die erste, die letzte und alle Seiten dazwischen bezogen werden. Dort wo dies relevant ist, erscheinen erweiterte Wahlmöglichkeiten. Um die Auswahldialog einfach zu halten ist dies nicht überall verfügbar. Seite 23/187

24 Direkter Excel- Export Über diesen Button kann direkt eine Excel- Datei geschrieben werden. Besonders interessant an dieser Funktion ist, dass der Benutzer zwischen dem traditionellen Excel- Format (.xls) und dem neuen Open XML- Format (.xlsx) wählen kann, welches ab Office 2007 unterstützt wird. Für beide Exporte ist keine lokal installierte Office- Version nötig, für die Anzeige natürlich schon..xls Das traditionelle Excel- Format weist folgende Limitierungen auf: Zeilen und 256 Spalten.xlsx Das Open- XML- Format von Excel weist folgende Limitierungen auf: Zeilen und Spalten Seien Sie nicht erstaunt, das Öffnen solch grosser xlsx- Dateien beschäftigt Excel rasch einmal im Minutenbereich! Seite 24/187

25 Schedule Wenn sehr langlaufende Reports gedruckt werden sollen, dann kann es sein, dass man diese im Hintergrund laufen lassen und an anderen Aufgaben weiterarbeiten möchte. Schedule bietet genau diese Möglichkeit. Der Benutzer kann sich vom System benachrichtigen lassen, wenn der Report fertig ist. Unter dem Menupunkt Scheduled Reports kann sich der Benutzer dann den fertig erstellten Report ausdrucken. Scheduled Reports werden auf dem Server ausgeführt. Der Client ist also nicht belastet. Ebenfalls muss der Client- PC nicht laufen. Wenn der Report über Nacht läuft, kann der Benutzer also seinen Client- Rechner getrost ausschalten. Button Drucken Druckt den Report direkt, ohne vorherigen Preview. Wenn kein Standarddrucker gewählt wurde, auf den Default- Drucker der Arbeitsstation. Sonst wird der gewählte Standarddrucker verwendet. Button Abbrechen Verlässt den Selektionsdialog. Seite 25/187

26 Button OK Druckt den Report im Preview- Modus. Der Toolbar im Report- Preview beinhaltet nebst den Funktionen zum Blättern auch: o Export als PDF- Datei o Export als Excel- Datei (Layout wird möglichst beibehalten) o Export als RTF (Word)- Datei o Report direkt als Mail verschicken (als PDF- Attachment) o Neu abfragen präsentiert die Selektionsmaske mit den letzten Werten und erlaubt eine Aktualisierung o Jeder Report erlaubt es, die Daten mittels Drag & Drop nach Excel zu exportieren. Über Drag & Drop werden nur die nackten Daten ohne Formatierung übertragen, also in einer Form, welche sich für Weiter- verarbeitung eignet. Um dem Benutzer, im Rahmen des Custom- Reportings, die Möglichkeit zu geben, auch Felder auszutauschen, hat der Report nicht nur die Daten welche er anzeigt, sondern alles was Sinn machen könnte. Drag all sagt nun ob für den Excel- Export nur die sichtbaren oder alle Report- Daten exportiert werden sollen. Der SMTP- Host für den Mailversand wird in den Konfigurationsfiles von finanz.net festgelegt. Jeder Report kann die Daten seiner Datenquelle über Drag & Drop exportieren. Werden Felder während der Aufbereitung des Reports gerechnet, erscheinen diese nicht in Drag & Drop- Output. In einem solchen Fall muss das Drag & Drop für den spezifischen Report ausprogrammiert werden. 3.9 REPORTDESIGNER Der Report- Designer erlaubt es dem Administrator, den ausgelieferten Standard- Report für den gesamten Betrieb anzupassen. Hier ist schon der wesentliche Unterschied zum Custom- Reporting sichtbar Unternehmungsstandard, nicht Benutzer- Optik. Anpassungen über den Report- Designer werden typischerweise für Dokumente gemacht, welche die Unternehmung verlassen. Ein Beispiel ist die Mahnung. Das Unternehmen verwendet Couverts mit Sichtfenster links. Mittels Report- Designer wird der Adressblock dort positioniert, wo er benötigt wird. Es ist kaum sinnvoll, dass der einzelne Sachbearbeiter seinen Kunden, nettere Mahnungen schickt, als der Rest der Firma. Im Kontext des Report- Designers sprechen wir von unternehmensweiten Layout- Anpassungen. Die Änderungen können jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. Es wird eine modifizierte Kopie des Report- Layouts auf die Datenbank gespeichert. Es wird also nie der ausgelieferte Standard verändert. Sollen die Änderungen rückgängig gemacht werden, genügt es, das angepasste Layout wieder zu löschen. Seite 26/187

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